Línea de Atención al Usuario: (+57) 3205569781 | Aplicaciones Notarial: Mi Compendio | Ebook
Ebook1
Ebo
COMPENDIO TEÓRICO-PRÁCTICO DE DERECHO NOTARIAL
Concordada y Comentada
Legislación – Jurisprudencia – Doctrina
Minutas – Procedimientos – Requisitos
JAIME JAVIER ROMERO AMADOR
Primera edición
15 de julio 2023
Titulo Original
Compendio Teórico-Práctico de Derecho Notarial
Autor
Jaime Javier Romero Amador
Edición
María Camila Calderón Orozco
Jaime Javier Romero Amador
Diagramación y Montaje
María Camila Calderón Orozco
Jaime Javier Romero Amador
Diseño y Portada
María Camila Calderón Orozco
Jose Alfredo Gutiérrez Contreras
Tomo I
Colombia
Romero Amador Jaime Javier
IBSN: 978-628-01-0887-2
Todos los derechos reservados, imágenes e iconos son propiedad de Freepik Corporation
Impresión y encuadernación:
Carvajal Soluciones Editoriales S.A.S BIC
Printed in Colombia – Impreso en Colombia
No se permite la reproducción total o parcial de este libro, ni su incorporación a un sistema informático, ni su trasmisión en cualquier forma o por cualquier medio, sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por grabación, u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito del editor. La infracción de los derechos mencionados puede ser constitutiva del delito de propiedad intelectual conforme a la ley 23 de 1982 y la ley 44 de 1993.
RESPALDO NOTARIAL A SU SERVICIO
En NOTARIAL estamos a tu disposición para atender cada inquietud y solicitud
Punto de Venta Autorizado:
Valledupar
Calle 16A No. 9-11 Notaria Primera de Valledupar
Virtualmente puedes acceder a www.notarial.com.co/tienda y comprar nuestras ediciones. Si tienes problemas con tu publicación actualizable o impresa puedes comunicarte virtualmente a través de nuestro sitio web www.notarial.com.co/soporte
Además, puedes comunicarte con nosotros por correo electrónico a [email protected] o [email protected], nuestro equipo, en un tiempo no mayor a 24 horas, se estará comunicando contigo para atender todas tus inquietudes
Adicionalmente, cuentas con nuestra línea de WhatsApp disponible, donde nuestros operadores estarán permanentemente a tu servicio; envíanos tus mensajes al teléfono 3216617038
En Notarial Ediciones siempre estamos a su orden para atender cada uno de los problemas de nuestros clientes, recuerda que tu edición es la No. _____________; comunícate con nosotros para recibir una asesoría especializada con los problemas referentes a tu ejemplar.
NOTARIAL no absuelve consultas de carácter legal; se atiene a la norma conjunta, hoy en día internacional, adoptada por la Asociación Americana de Abogados y la Asociación de Editores de los EE. UU., que nos ordena advertir que esta publicación está destinada a proveer informaciones precisas y confiables con relación a las materias en ella comprendidas, y se vende en el entendido de que el editor no presta servicios de consultoría legal. Si se requieren estos servicios debe buscarse un abogado competente.
Cuadro de actualizaciones periódicas
|
Número de envió |
Mes al que corresponde |
¿Fue incorporado? |
Comentarios |
|
1 |
|||
|
2 |
|||
|
3 |
|||
|
4 |
|||
|
5 |
|||
|
6 |
|||
|
7 |
|||
|
8 |
|||
|
9 |
|||
|
10 |
Instrucciones para el uso y manejo adecuado de la obra
|
|
El servicio de envío consiste en remitir al suscriptor, hojas sueltas (perforadas) para: a) reemplazar las que perdieron vigencia por modificaciones y/o actualizaciones (se cambian las páginas que tienen la misma numeración); y b) incorporar las tengan nueva numeración, por razones de normativa adicional o complementaria – por ejemplo: se envió la página 220-1, esa hoja va después de la 220 y antes de la 221. Se recomienda al usuario destruir las hojas que se sustituyen para evitar confusiones. |
|
2 |
En cada paquete de actualizaciones periódicas, se le anexara al suscriptor la información de las hojas que son para sustitución y las que son para incorporación adicional. |
|
|
Los envíos periódicos tienen como finalidad la actualización permanente del contenido de la obra. |
|
|
Se recomienda al usuario manejar las hojas, tanto las del libro como las que hacen parte de los distintos envíos, con sumo cuidado y delicadeza, para evitar rasgaduras en las perforaciones o la ruptura del papel; en caso de recibir las hojas con imperfecciones, pueden solicitar su remplazo al número 3216617038 o a los correos electrónicos [email protected] o [email protected]. |
|
5
|
Si al ejemplar le hacen falta hojas o el empaste presenta deterioro, se le recomienda notificarlo máximo dentro de la semana siguiente a su recibo, para proceder con las respectivas sustituciones. De antemano, nos permitimos recordarle a nuestros suscriptores que la pasta de la obra es de excelente calidad y alta durabilidad, pero en caso de desperfectos de fábrica, se le remite una completamente nueva. |
|
6
|
Para que la obra les pueda brindar una eficiente y óptima utilidad, se les exhorta que la mantenga al día con las actualizaciones; las que deben estar debidamente incorporadas en la medida en la que se vaya efectuando los envíos y que no se olvide anotar los cambios en la página de “cuadro de actualizaciones periódicas”. |
1
3
4
Dedicatoria:
Este libro es el resultado de años de ardua labor y dedicación que, con el apoyo de mi equipo de trabajo, hemos confeccionado una obra con todo el profesionalismo, esmero y compromiso, desarrollada dentro de un funcional engranaje, que permitió la construcción de este importante y necesario compendio. Por ello, quiero expresar mi más profundo reconocimiento a todos esos invaluables refuerzos, pues cada uno de ellos ha sido una base fundamental en el perfeccionamiento de este ejemplar; estoy orgulloso de contar con su meritorio soporte y amistad.
Agradezco a mi familia por su aliento constante y abnegado, comenzando por mi señor Padre, ALVARO ROMERO GOENAGA, que en paz descanse, quien forjó los pilares éticos, el vivo interés por el estudio y los deseos de superación, en los momentos de mi formación; de manera muy especial, a mi hija, a quien admiro por su inteligencia, perseverancia y prolijidad; como padre sé que es una persona excepcional y me siento orgulloso de lo que ha logrado, ha sido mi inspiración y siempre será el motivo para avanzar en cada paso de mi carrera.
A mi compañera de vida, quiero expresar mi más profunda gratitud, por su inquebrantable respaldo en todo momento. Sin ella, este proyecto no habría sido posible, porque ha logrado mantenerme enfocado y motivado en el progreso de este tratado.
Jaime Javier Romero Amador
Prólogo:
El Estatuto del Notariado Colombiano, contenido en el Decreto 960 de 1970, es una normatividad fundamental que rige el funcionamiento y la organización notarial nacional, que surge como una inevitable obligatoriedad después de una larga espera en el tiempo, donde solo se alcanzaron a promulgar minúsculas y lacónicas normas regulatorias del andamiaje protocolario. Su importancia radica en la necesidad de reglamentar aspectos relevantes para la seguridad jurídica de los actos civiles y comerciales de los colombianos, luego de haber sido investidos de fe pública por parte de la autoridad que tiene la facultad fedataria, como son los notarios. Por esta razón, el compendio que nos ocupa se constituye en una herramienta valiosa e indispensable para los profesionales del ramo, puesto que en él se hace un análisis amplio e integral de todos los ingredientes normativos, jurisprudenciales y doctrinantes que interpretan, desarrollan, viabilizan y complementan a este gran marco legal, que da legitimidad, confianza, veracidad y valor probatorio a los objetos y documentos en general.
El compendio no consiste en una mera recopilación de leyes y de conceptos, pues efectúa una verdadera interrelación entre los distintos criterios jurisprudenciales emanados de connotados tribunales, con las voces autorizadas de calificados tratadistas, para luego trasegarlo desde los ámbitos de las conceptualizaciones teóricas al mundo de su implementación práctica y funcional; lo que la convierte en una obra exhaustiva y de gran conveniencia para la comunidad jurídica y para el lector universal, ya que su estructura permite tener una visión clara y minuciosa del Estatuto Notarial y de su aplicación eficaz en la vida cotidiana donde tiene vigencia.
Al ir desplegando dentro de la obra a todo el régimen escritural y de los actos que son objeto del amparo de autenticidad, inmersos dentro de un extenso océano de normas concordantes, que nos posibilitan hacer una simbiosis con el resto del ordenamiento jurídico colombiano, seguido de las precisiones que emergen de la jurisprudencia y la doctrina, como fuentes de clarificación y de unificación, por cumplir unas misiones desentrañadoras, que permiten conocer sus alcances y hasta su espíritu, encontramos una estructura exegética bastante arcaica que, producto de una acelerada modernidad, se abre camino hacia la incorporación de las innovaciones tecnológicas de manera inexorable.
El tratado contempla las ritualidades procesales que gobiernan las actuaciones notariales, de tal manera que los tópicos sustantivos pasan a los contornos del esquema adjetivo; lo que facilita el trabajo de los notarios y lo coadyuva para lograr una mayor eficiencia y rapidez en su gestión.
El compendio está enriquecido con una amalgama muy variable y amplia de minutas ajustables a cada situación particular, que se tornan en idóneas y expeditas guías para economizar tiempo y para eliminar potenciales equívocos. De igual forma, la inclusión de la legislación anterior es de especial trascendencia para observar y comprender la evolución histórica que ha sufrido el sistema notarial colombiano.
Se hace primordial destacar que la obra es de colosal preeminencia para el uso por parte de la comunidad de notarios y abogados colombianos, porque se les habilita tener acceso a una compilación completa y actualizada que incidirá positivamente en el perfeccionamiento de su actividad profesional. Asimismo, la sociedad en general se beneficia con la seguridad jurídica que se garantiza con la correcta utilización del Estatuto y, adicionalmente, con la promoción de la confianza en favor del notario.
En síntesis, el decreto 960 de 1970, enmarcado dentro de este compendio, es de suma significación para el conglomerado de juristas nacionales, debido a que se instituye como un invaluable apoyo para el cabal impulso de sus carreras, porque no solo recoge la normativa reinante, sino también la legislación anterior, la jurisprudencia y la doctrina patria; asimismo, proporciona las minutas pertinentes, ilustra sobre los procedimientos de rigor y enumera los requisitos imprescindibles para el correcto surtimiento de las actuaciones y actos notariales.
Es meritorio matizar que el notariado colombiano es un pilar medular en la descongestión de la administración de justicia y en la solución pacífica de los conflictos, y su papel es aún más sobresaliente en las actuales circunstancias jurídicas, sociales y económicas, las cuales se están moviendo en unos entornos muy cambiantes y altamente desafiantes. En este sentido, el compendio del decreto 960 de 1970 se erige como una excelente estrategia, por su política metodológica de actualización normativa constante, para mantener permanentemente informado a sus usuarios en lo concerniente a las principales modificaciones legislativas y reglamentarias que se vayan suscitando en los estadios venideros.
Como corolario se puede aseverar, sin temor alguno, que el compendio del decreto 960 de 1970 es un ejemplar de consulta inexcusable para los profesionales que llevan a cabo diligencias notariales, puesto que, por su contenido teórico-práctico, permite a los leedores estar al día con la normatividad vigente, la jurisprudencia y la doctrina alusivas a la materia. Este epítome es una mixtura legal articulada que propugna por el apropiado ejercicio de las funciones notariales, desplegado dentro de los parámetros jurídicos, éticos y morales que configuran la naturaleza deontológica que le es de su esencia.
|
Abreviaturas |
|
|
Jurisprudencia |
Jp. |
|
Doctrina |
Dc. |
|
Normas Concordantes |
N.C. |
|
Legislación Anterior |
L.A. |
|
Salario Mínimo Legal Mensual Vigente |
S.M.L.M.V. |
|
Instituto Colombiano del Bienestar Familiar |
I.C.B.F. |
|
Decreto-Ley |
D.L. |
|
Articulo |
Art. |
|
Código General del Proceso |
C.G. del P. |
|
Código Civil |
C.C. |
|
Código de Comercio |
C.Co. |
|
Constitución Política de Colombia |
C.P. de Co. |
|
Registro de Deudores Alimentarios Morosos |
R.E.D.A.M. |
|
Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones de Colombia |
Min. Tic |
|
Registro Nacional Automotor |
R.N.A. |
|
Oficina de Registro de Instrumentos Públicos |
O.R.I.P. |
|
Superintendencia de Notariado y Registro |
S.N.R. |
|
Etcétera |
Etc. |
|
Subsiguiente |
ss. |
|
Concordante |
cc |
|
Página |
Pág. |
|
Ventanilla Única de Registro |
V.U.R. |
|
Unidad de Valor Tributario |
U.V.T. |
|
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales |
D.I.A.N. |
|
Vivienda de Interés Social |
V.I.S. |
|
Unión Marital de Hecho |
U.M.H. |
|
Instituto de Crédito Territorial |
I.C.T. |
|
Certificado de Depósito a Término |
C.D.T. |
|
Unidad Agrícola Familiar |
U.A.F. |
|
Estatuto Tributario |
E.T. |
Tabla de contenido y Tabla temática.
Constitución Política de 1991. 41
Sentencia C-029 de 2019. Magistrado Ponente: Alberto Rojas Ríos. 44
Sentencia C-863 de 2012. Magistrado Ponente: Luis Ernesto Vargas Silva. 45
Sentencia C-033 de 2003. Magistrado Ponente: Álvaro Tafur Galvis. 45
Sentencia C-093 de 1998. Magistrado Ponente: Vladimiro Naranjo Mesa. 45
Sentencia C-741 de 1998. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero. 46
Sentencia C-181 de 1997. Magistrado Ponente: Fabio Morón Díaz. 46
Sentencia T-464 de 1995. Magistrado Ponente: Jorge Arango Mejía. 46
Sentencia del 13 de junio de 1983 Sala de Casación Civil, Corte Suprema de Justicia. 47
Notaripedia la Enciclopedia Notarial -Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis. 47
Procedimiento Notarial y Registral-Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 48
Estatuto del Notariado Colombiano- Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela. 48
INCOMPATIBILIDAD Y COMPETENCIA TERRITORIAL. 50
Sentencia C-029 de 2019. Magistrado Ponente: Alberto Rojas Ríos. 50
Sentencia C-863 de 2012. Magistrado Ponente: Luis Ernesto Vargas Silva. 51
Sentencia C-1508 de 2000. Magistrado Sustanciador: Jairo Charry Rivas. 51
Sentencia C-373 de 2002. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño. 52
Sentencia C-181 de 1997. Magistrado Ponente: Fabio Morón Díaz. 52
Procedimiento Notarial y Registral-Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 53
Competencia Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 53
Instrucción administrativa No. 1 de 2005 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 57
Instrucción administrativa No. 41 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 58
Instrucción admirativa No. 2 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 60
Circular No. 439 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 60
Instrucción administrativa No. 07 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 61
Resolución No. 04673 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 61
Resolución No. 00011 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 61
Concepto No. 311301 de 2019 del Departamento Administrativo de la Función Pública. 61
Sentencia C-159 de 2021. Magistrado Ponente: Alejandro Linares Cantillo. 62
Sentencia C-863 de 2012. Magistrado Ponente: Luis Ernesto Vargas Silva. 63
Sentencia C-1060 de 2008. Magistrado Ponente: Jaime Araujo Rentería. 63
Sentencia C-112 de 2000. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero. 64
Sentencia T-623 de 1996. Magistrado Ponente: Jorge Arango Mejía. 65
Competencia Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 65
Evolución del uso tecnológico en Colombia, hasta llegar a la notaría digital (cuadro del autor). 67
COMPETENCIAS ASIGNADAS POR LA LEY (integración del autor). 67
a) CELEBRACIÓN DE MATRIMONIO CIVIL ANTE NOTARIO PÚBLICO. 68
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 68
Requisitos del matrimonio civil. 69
Procedimiento del matrimonio civil (cuadro del autor). 70
Minutas del matrimonio civil. 70
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 72
Procedimientos en sede Notarial- Año: 2006. Autor: Julia Esther Tobón Agudelo. 73
Bienes que integran la sociedad conyugal, artículo 1781 del Código Civil (cuadro del autor). 74
Bienes que se excluyen de la sociedad conyugal (cuadro del autor). 75
Requisitos para liquidar la sucesión y la sociedad conyugal. 75
Procedimiento para liquidar la sucesión y la sociedad conyugal (cuadro del autor). 77
Cuantías 2023 (gráfica del autor). 78
Minutas para la liquidación de la sucesión y la sociedad conyugal. 78
Resolución No. 00387 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 79
Minuta de la declaración extra-proceso. 79
Procedimientos en sede Notarial- Año: 2006. Autora: Julia Esther Tobón Agudelo. 79
Falsa tradición (comentario del autor). 79
Requisitos de la donación de inmuebles. 80
Procedimiento de la donación (cuadro del autor). 81
Resolución No. 00387 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 83
Competencias Notariales, personas y familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 83
Procedimientos en sede Notarial- Año: 2006. Autora: Julia Esther Tobón Agudelo. 85
Minutas de la constitución y disolución de unión marital de hecho entre compañeros permanentes. 86
Competencias Notariales, Persona y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 89
Procedimientos en sede Notarial- Año: 2006. Autora: Julia Esther Tobón Agudelo. 90
Matrimonio religioso conforme a la expedición del decreto 0922 de 2023 (comentario del autor). 90
Requisitos del divorcio y la cesación de efectos civiles del matrimonio religioso. 91
Minutas del divorcio y la cesación de efectos civiles del matrimonio religioso. 92
g) DILIGENCIA DE TOMA DE POSESIÓN DE ACALDES. 93
Minuta del acta de posesión de alcaldes. 93
Circular No. 128 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 97
Sentencia C-222 de 2013. Magistrado Ponente: Maria Victoria Calle Correa. 97
Sentencia C-893 de 2001. Magistrado Ponente: Clara Inés Vargas Hernández. 98
Procedimientos en sede Notarial- Año: 2006. Autora: Julia Esther Tobón Agudelo. 98
Notaripedia la Enciclopedia Notarial-Tomo I-Año: 2020. Autor: Gonzalo González Galvis. 98
Clases de conciliación (cuadro del autor). 99
Procedimiento de la conciliación extrajudicial en derecho ante notario (cuadro del autor). 101
Minutas de la conciliación extrajudicial en derecho. 101
i) DECLARACIÓN DE LA POSESIÓN REGULAR (Ley 1183 de 2008, Decretos 2742 de 2008 y 1069 de 2015). 102
Requisitos de la posesión regular. 103
Procedimiento de la declaración de la posesión regular (cuadro del autor). 104
Minuta de la declaración de la posesión regular. 104
j) PROTOCOLIZACIÓN DEL SILENCIO ADMINISTRATIVO POSITIVO. 104
Minuta de la protocolización del silencio administrativo. 105
Circular No. 208 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 105
Resolución No. 00387 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 105
Circular No. 98 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y registro. 105
Concepto Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Notariado y Registro de 2014. 106
Consulta No. 2856 de 2013 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 106
Consulta No. 2344 de 2013 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 107
Instrucción administrativa No. 5 de 2011 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 108
Sentencia SCT-4806 de 2017. Magistrado Ponente: Álvaro Fernando García Restrepo. 109
Poder general y poder especial (cuadro del autor). 110
Minutas del poder general y especial. 110
Resolución No. 1167 de 2013 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 113
Instrucción administrativa No. 19 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 113
Requisitos de la insolvencia de la persona natural no comerciante. 117
Minutas de la insolvencia de la persona natural no comerciante. 119
m) PARTICIÓN EN VIDA DEL PATRIMONIO (Decretos 1069 de 2015 y 1664 de 2015). 119
Parágrafo del artículo 487 Ley 1564 de 2012. 119
Requisitos de la partición en vida del patrimonio. 120
Procedimiento de la partición en vida del patrimonio (cuadro del autor). 120
Minuta de la partición en vida del patrimonio. 121
n) CANCELACIÓN DE GARANTÍA MOBILIARIA. 121
Procedimiento de la cancelación de garantía mobiliaria (cuadro del autor). 121
Minuta de cancelación de la garantía mobiliaria. 122
o) MATRIMONIO ENTRE PERSONAS DEL MISMO SEXO. 122
Sentencia SU-214 de 2016. Magistrado Ponente: Alberto Rojas Ríos. 122
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 124
Evolución jurisprudencial del matrimonio igualitario (cuadro del autor). 125
Procedimiento del matrimonio civil (ver página 70) 125
Minutas del matrimonio civil (ver página 70) 125
p) INVENTARIO SOLEMNE DE BIENES. 126
Clasificación de los bienes (cuadro del autor). 126
Tipos de bienes (cuadro del autor). 127
q) CAPITULACIONES MATRIMONIALES. 127
Resolución No. 00387 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 128
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 128
Notaripedia la Enciclopedia Notarial- Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis. 129
Requisitos de las capitulaciones matrimoniales. 131
Minuta de las capitulaciones matrimoniales. 131
r) PROTESTO DE TÍTULOS VALORES. 131
s) REMATE DE BIENES POR COMISIÓN (Ley 1564 de 2012, Decretos 890 de 2003 y 1069 de 2015). 132
Clasificación de los bienes (ver página 126). 134
Tipos de bienes (ver página 127). 134
Minuta del remate de bienes por comisión. 135
t) LEGALIZACIÓN DE PERSONAS PARA LA SALIDA DEL PAÍS DE MENORES DE EDAD. 135
Circular No. 476 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 135
Documentos que se apostillan de carácter civil. 136
Documentos expedidos o firmados en notarías. 137
Requisitos para la salida del país de menores. 139
Procedimiento de la salida del país de menores (cuadro del autor). 140
Minuta de la salida del país de menores. 140
u) CONSTITUCIÓN, REFORMA Y LIQUIDACIÓN DE SOCIEDADES. 140
Características de las sociedades comerciales (tabla del autor). 142
Procedimiento de la constitución de sociedades comerciales (cuadro del autor). 144
Minutas de la constitución de sociedades comerciales. 144
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 146
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 147
Características del testamento (cuadro del autor). 149
Clases de testamentos (tabla del autor). 149
Requisitos del testamento abierto. 150
Requisitos del testamento cerrado. 150
Procedimiento de los testamentos. 151
Minutas de los testamentos. 152
w) ACUERDOS DE APOYO ANTE NOTARIO PÚBLICO (Leyes 1996 de 2019 y 1429 de 2020). 152
Capacidad legal de las personas sin distinción-ley 1996 de 2019 (comentarios del autor). 154
Notaripedia la Enciclopedia Notarial- Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis. 154
¿Cómo puede una persona con discapacidad ejercer su derecho a expresar su voluntad? y 155
Minutas del acuerdo de apoyo. 156
x) COMPETENCIAS ASIGNADAS A LOS NOTARIOS POR EL ARTÍCULO 617 DEL CÓDIGO GENERAL DEL PROCESO. 157
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 157
Minuta de la autorización para vender bienes de un menor. 158
2. De la declaración de ausencia de que trata el artículo 583 de este código. 158
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 158
Minuta de la declaración de ausencia. 160
Notaripedia, la Enciclopedia Notarial -Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis. 161
Minuta del inventario solemne de bienes de menores. 163
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 163
Minuta de la custodia del hijo mayor o menor discapacitado. 164
Minutas de la sociedad patrimonial de hecho. 166
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 167
Minutas de la declaración de bienes de la sociedad patrimonial. 168
7. De la cancelación de hipotecas en mayor extensión, en los casos de subrogación. 168
8. De la solicitud de copias sustitutivas de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo. 169
Minutas de la solicitud de copia sustitutiva. 170
9.De las correcciones de errores en los registros civiles. 170
Minuta de la corrección de registro civil. 171
10. De la cancelación y sustitución voluntaria del patrimonio de familia inembargable. 172
Instrucción administrativa No. 20 de 2006 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 172
Instrucción administrativa No. 19 de 2004 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 173
Notaripedia la Enciclopedia Notarial- Tomo II- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis. 174
Requisitos de la cancelación de patrimonio de familia. 174
Procedimiento de la cancelación de patrimonio de familia (cuadro del autor). 175
Minutas de la constitución y cancelación de patrimonio de familia. 175
PRINCIPIO DE LA ROGACIÓN DEL SERVICIO. 176
Circular No. 218 de 2023 de la Superintendente Delegada para el Notariado. 176
Resolución No. 14746 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 176
Circular No. 658 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 177
N.C. PRINCIPIO DE ROGACIÓN DEL SERVICIO. 177
Instrucción administrativa No. 04 de 2018 de Superintendencia de Notariado y Registro. 177
Concepto No. 10227 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 178
J.P. PRINCÍPIO DE ROGACION DEL SERVICIO. 178
Sentencia T-356 de 2018. Magistrada Sustanciadora: Gloria Stella Ortiz Delgado. 178
Sentencia T-044 de 1996. Magistrado Ponente: José Gregorio Hernández Galindo. 178
Sentencia C-216 de 1994. Magistrado Ponente: Vladimiro Naranjo Mesa. 178
D.C. PRINCIPIO DE ROGACIÓN DEL SERVICIO. 179
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 180
Principio de libre escogencia del notario (comentario del autor). 180
Principios Notariales (cuadro del autor). 181
D.C. HISTORIA DEL REPARTO NOTARIAL (cuadro del autor). 182
Clases de reparto notarial (cuadro del autor). 183
RETRIBUCIÓN DEL NOTARIO Y OBLIGATORIEDAD DEL SERVICIO. 183
Resolución No. 00387 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 183
Circular No. 106 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 183
Resolución No. 02589 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 184
FUNCIÓN DE REDACCIÓN Y CONTROL DE LEGALIDAD DEL ACTO. 186
Circular No. 167 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 187
Sentencia C-637 de 2009. Magistrado Ponente: Mauricio González Cuervo. 191
Sentencia C- 093 de 1998. Magistrado Ponente: Vladimiro Naranjo Mesa. 191
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 192
SERVICIO DEL DERECHO Y CONCILIACIÓN. 192
Sentencia C-863 de 2012. Magistrado Ponente: Luis Enersto Vargas Silva. 192
Circular No. 167 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 193
Sentencia C-029 de 2019. Magistrado Ponente: Alberto Rojas Ríos. 193
Estatuto del Notariado Colombiano-Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela. 194
RESPONSABILIDAD EN LA FORMA. 195
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 196
Tipos de capacidad e incapacidad (cuadro del autor). 197
Constitución Política de 1991. 198
Concepto No. 153441 de 2020 del Departamento Administrativo de la Función Pública. 198
Concepto No. 082681 de 2021 del Departamento Administrativo de la Función Pública. 200
Concepto No. 121171 de 2019 del Departamento Administrativo de la Función Pública. 200
Sentencia C-863 de 2012. Magistrado Ponente: Luis Ernesto Vargas Silva. 201
Sentencia C-373 de 2002. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño. 201
Sentencia T-212 de 2001. Magistrado Ponente: Carlos Gaviria Diaz. 202
Sentencia C-1508 de 2000. Magistrado Ponente: Jairo Charry Rivas. 202
EJERCICIO DE LA DOCENCIA Y ACTOS DE ADMINISTRACIÓN. 202
Concepto No. 053031 de 2022 del Departamento Administrativo de la Función Pública. 203
DEL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES DEL NOTARIO 203
DE LAS ESCRITURAS PÚBLICAS 203
ACTOS SUJETOS A LA SOLEMNIDAD DE LA ESCRITURA PÚBLICA. 204
Consulta No. 3835 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 204
Concepto No. 3915 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 205
Sentencia C-705 de 2015. Magistrado Ponente: Myriam Ávila Roldan. 208
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 215
UNIDADES AGRÍCOLAS FAMILIARES -U.A.F.- (integración del autor). 221
Acuerdo No. 167 de 2021 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. 221
PERFECCIONAMIENTO DE LA ESCRITURA PÚBLICA. 225
ETAPAS DEL PERFECCIONAMIENTO DE LA ESCRITURA PÚBLICA. 227
Circular No. 167 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 227
VERIFICACIÓN ESPECIAL (integración del autor). 227
Registro de Deudores Alimentarios Morosos -R.E.D.A.M. 227
Memorando No. 3371 de 2023 de la Unión Colegiada del Notariado Colombiano. 227
Circular No. 350 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 228
OBJETO DE LA ESCRITURA PÚBLICA. 230
N.C. DE CONTRATOS CIVILES Y SUS ELEMENTOS. 230
N.C DE LICENCIAS URBANÍSTICAS. 233
Sentencia SU-288 de 2022. Magistrado Ponente: Antonio José Lizarazo. 233
Acto jurídico, hecho jurídico, negocio jurídico y contratos (cuadro del autor). 234
Clasificación de los contratos (cuadro del autor). 235
Elementos de los contratos (cuadro del autor). 236
Tipos de leasing (cuadro del autor). 236
Características del leasing. Autor: Luis Eduardo Vélez, fecha: 13 de enero de 2020. Blog Rankia. 237
Leasing habitacional (comentario del autor). 237
Bienes que se pueden financiar mediante leasing (cuadro del autor). 238
El contrato de fiducia y el patrimonio autónomo. Autor: Juan Pablo Cárdenas Mejía. 239
Fiducia (comentario del autor). 239
Características de la fiducia, fecha: 19 de enero de 2023. Blog de Ámbito Jurídico. 240
D.C. DE LICENCIAS URBANÍSTICAS. 241
Clases de licencias urbanísticas y sus subdivisiones (cuadro del autor). 243
Requisitos para solicitar licencias urbanísticas. 244
SISMO RESISTENCIA (integración del autor). 245
Reglamento colombiano de construcción sismo resistente NSR-10. 247
FUNCIÓN DE ACOMODAMIENTO DEL ACTO A LAS NORMAS JURÍDICAS Y AL TIPO CONTRACTUAL. 248
MEDIOS FÍSICOS, DIGITALES O ELECTRÓNICOS. 248
Instrucción admirativa No. 2 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 249
Circular No. 439 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 249
Instrucción administrativa No. 07 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 250
Resolución No. 04673 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 250
Resolución No. 00011 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 250
Concepto No. 311301 de 2019 del Departamento Administrativo de la Función Pública. 250
Sentencia C-159 de 2021. Magistrado Ponente: Alejandro Linares Cantillo. 251
Evolución del uso tecnológico en Colombia, hasta llegar a la notaría digital (ver página. 67). 252
CANTIDADES Y REFERENCIAS NUMÉRICAS. 252
PAPEL AUTORIZADO PARA LA EXTENSIÓN DE LA ESCRITURA PÚBLICA. 252
ACTOS ABSOLUTAMENTE NULOS. 253
Sentencia C-345 de 2017. Magistrado Ponente: Alejandro Linares Cantillo. 255
Sentencia C-093 de 1998. Magistrado Ponente: Vladimiro Naranjo Mesa. 255
Clases de nulidades (cuadro del autor). 256
IDENTIFICACIÓN DE COMPARECIENTES. 258
Circular No. 3296 de 2019 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 258
Circular No. 834 de 2015 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 259
Sentencia T-1136 de 2001. Magistrado Ponente: Clara Inés Vargas Hernández. 261
Sentencia T-578 de 1994. Magistrado Ponente: José Gregorio Hernández Galindo. 261
DATOS PERSONALES DE LOS COMPARECIENTES. 262
Sentencia C-507 de 2004. Magistrado Ponente: Manuel José Cepeda Espinosa. 266
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 266
Procedimientos en sede Notarial- Año: 2006. Autora: Julia Esther Tobón Agudelo. 267
SITUACIÓN JURÍDICA DEL INMUEBLE RESPECTO A LA SOCIEDAD CONYUGAL. 268
Minutas relacionadas con la hipoteca. 268
Circular No. 98 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 269
Concepto Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Notariado y Registro de 2014. 270
Consulta No. 2856 de 2013 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 270
Consulta No. 2344 de 2013 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 271
Instrucción administrativa No. 5 de 2011 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 271
Poder general y poder especial (ver página 104). 272
Sentencia SC-4751 de 2018. Magistrado Ponente: Margarita Cabello Blanco. 273
REDACCIÓN DE LA DECLARACIONES DE LOS OTORGANTES. 273
IDENTIFICACIÓN DE INMUEBLES. 274
N.C. DE IDENTIFICACIÓN DEL INMUEBLE. 274
Sentencia S-228 de 1989. Magistrado Ponente: Eduardo García Sarmiento. 277
Vivienda de interés social (VIS) y Vivienda de interés prioritario (VIP). 277
Titulación de predios fiscales. 278
Programa de titulación de predios fiscales. 278
Sentencia SC- 973 de 2021. Magistrado Ponente: Aroldo Wilson Quiroz Monsalvo. 280
Sentencia SU- 454 de 2016. Magistrado Ponente: Gloria Stella Ortiz Delgado. 280
Resolución No. 0826 de 2018 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 281
Sentencia STC- 2370 de 2021. Magistrado Ponente: Aroldo Wilson Quiroz Monsalvo. 283
Limitaciones al dominio (comentario del autor). 284
Estimación del valor de la compraventa y permuta (comentario del autor). 286
DEL OTORGAMIENTO Y DE LA AUTORIZACIÓN. 287
LECTURA DE LA ESCRITURA PÚBLICA. 287
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 288
LECTURA PARA DISCAPACITADOS. 289
Sentencia C-076 de 2006. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño. 289
CONCLUSIÓN DE LA ESCRITURA PÚBLICA. 291
Circular No. 167 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 291
Sentencia T-873 de 2008. Magistrado Ponente: Mauricio González Cuervo. 293
Notaripedia la Enciclopedia Notarial- Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis. 293
Procedimiento de la firma a ruego (cuadro del autor). 294
CONTROL SOBRE LA REGULARIDAD FORMAL DEL INSTRUMENTO. 294
Concepto No. 1238 de 2014 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 295
Circular No. 498 de 2012 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 296
UNIDAD FORMAL DEL INSTRUMENTO. 297
DE LOS COMPROBANTES FISCALES. 298
PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS FISCALES. 298
N.C. DEL IMPUESTO DE TIMBRE. 299
Decreto 624 de 1989. Derogado parcialmente por la ley 2277 de 2022. 299
N.C. DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE. 301
Concepto No. 01970 de 2019 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. 301
Decreto 624 de 1989. Derogado parcialmente por la ley 2277 de 2022. 302
N.C. DEL IMPUESTO DE REGISTRO. 303
Circular No. 639 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 303
N.C. DEL IMPUESTO PREDIAL. 306
N.C. DEL IMPUESTO DE VALORIZACIÓN. 307
Breve comentario del autor sobre la historia del Impuesto de timbre. 307
Agente retenedor del impuesto de timbre (comentario del autor). 308
En lo concerniente a la novedades del impuesto nacional de timbre. 309
Manifestación de la D.I.A.N. referente al cobro del impuesto de timbre en las sucesiones. 312
Entidades exentas del pago del impuesto de timbre (cuadro del autor). 313
Notaripedia la Enciclopedia Notarial-Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis. 313
D.C. DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE. 314
D.C. DEL IMPUESTO DE VALORIZACIÓN. 315
D.C. DEL IMPUESTO DE REGISTRO INMOBILIARIO. 316
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 320
Descripción cronológica del U.V.T. (tabla del autor). 321
COMPROBANTES FISCALES AGREGADOS A LA ESCRITURA PÚBLICA. 322
Concepto No. 01970 de 2019 Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. 322
Instrucción administrativa No. 01 de 2008 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 323
Instrucción administrativa No. 21 de 2006 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 323
CANCELACIÓN DE ESCRITURA PÚBLICA. 324
Instrucción administrativa No. 04 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 324
Sentencia C-839 de 2013. Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. 325
Sentencia C-355 de 1997. Magistrado Ponente: Vladimiro Naranjo Mesa. 325
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 325
Sentencia C-839 de 2013. Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. 327
Sentencia C-355 de 1997. Magistrado Ponente: Vladimiro Naranjo Mesa. 328
Estatuto del Notariado Colombiano-Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela. 328
EXTINCIÓN DE LAS OBLIGACIONES. 329
Sentencia SL 3276 de 2021. Magistrado Ponente: Carlos Arturo Guarín Jurado. 329
Sentencia SC-5569 de 2019. Magistrado Ponente: Luis Armando Tolosa Villabona. 330
Clases de obligaciones (cuadro del autor). 330
CANCELACIÓN DE GRAVÁMENES O LIMITACIONES. 331
Sentencia T-263 de 2005. Magistrado Ponente: Jaime Araujo Rentería. 333
Sentencia SU-157 de 1999. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero. 333
CANCELACIÓN POR LOS SUCESORES DEL CRÉDITO 334
Instrucción administrativa No. 14 de 2012 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 337
Sentencia SC-4792 de 2020. Magistrado Ponente: Luis Armando Tolosa Villabona. 338
Sentencia STC-6009 de 2018. Magistrado Ponente: Aroldo Wilson Quiroz Monsalvo. 338
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 339
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 339
Notaripedia la Enciclopedia Notarial- Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis. 340
Orden hereditario (cuadro del autor). 341
Grados de parentesco (tabla del autor). 341
Formas de suceder en Colombia (cuadro del autor). 342
FORMAS DE LAS CANCELACIONES. 342
CERTIFICADO DE CANCELACIÓN. 343
CONTENIDO DE LAS CERTIFICACIONES DE CANCELACIÓN. 344
NOTA DE CANCELACIÓN Y EXPEDICIÓN DE COPIAS. 344
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 346
EFECTO SOBRE EL DOCUMENTO PROTOCOLIZADO. 347
REGISTRO PREVIO A LA PROTOCOLIZACIÓN. 348
Instrucción administrativa No. 25 de 2004 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 348
DE LA GUARDA, APERTURA Y PUBLICACIÓN DEL TESTAMENTO CERRADO. 348
TESTAMENTO CERRADO Y SU CUSTODIA. 348
Sentencia SC-1732 de 2021. Magistrado Ponente: Álvaro Fernando García Restrepo. 349
Sentencia S-043 de 2002. Magistrado Ponente: Jorge Santos Ballesteros. 350
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 350
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 351
APERTURA DEL TESTAMENTO CERRADO. 351
Concepto No. 3038 de 2013 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 351
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 352
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 352
SOLICITUD Y ANEXOS PARA APERTURA DE TESTAMENTO. 353
Sala de Casación Civil 3 de marzo de 1977. Magistrado Ponente: Alberto Ospina Botero. 355
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 355
CONSTANCIA RESPECTO DEL ESTADO DEL SOBRE Y COMPARECENCIA DE LOS TESTIGOS. 356
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 357
ACTA DE DILIGENCIA DE APERTURA Y TRANSCRIPCIÓN DEL TEXTO. 358
PROTOCOLIZACIÓN TESTAMENTO CERRADO. 360
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran. 360
Procedimiento del testamento cerrado (ver página 151). 362
DEL RECONOCIMIENTO DE DOCUMENTOS PRIVADOS. 362
DILIGENCIA DE RECONOCIMIENTO DE DOCUMENTO PRIVADO. 362
Circular No. 606 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 362
Circular No. 531 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 363
Sentencia T-972 de 2010. Magistrado Ponente: Gabriel Eduardo Mendoza Martelo. 365
RECONOCIMIENTO POR TESTIGO ROGADO. 366
Sentencia T-873 de 2008. Magistrado Ponente: Mauricio González Cuervo. 366
Procedimiento de la firma a ruego (ver página 294). 367
RECONOCIMIENTO POR PERSONAS CIEGAS. 367
Sentencia C-076 de 2006. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño. 367
Sentencia C-952 de 2000. Magistrado Ponente: Carlos Gaviria Diaz. 368
COMPARECIENTE ABSOLUTAMENTE INCAPAZ. 369
Sentencia C-534 de 2005. Magistrado Ponente: Humberto Antonio Sierra Porto. 371
EFECTOS DEL RECONOCIMIENTO. 371
Circular No. 172 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 372
Sentencia SU- 774 de 2014. Magistrado Ponente: Mauricio González Cuervo. 372
Instrucción administrativa No. 01-35 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 373
Notaripedia la Enciclopedia Notarial- Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis. 375
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 377
Notaripedia la Enciclopedia Notarial -Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis. 378
PROCEDIMIENTO DE AUTENTICACIÓN. 378
Instrucción administrativa No. 9 de 2007 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 378
AUTENTICIDAD POR MEDIO DE FOTOGRAFÍA. 379
Sentencia T- 269 de 2012. Magistrado Ponente: Luis Ernesto Vargas Silva. 379
AUTENTICACIÓN Y RECONOCIMIENTO. 380
Instrucción administrativa No. 13 de 2007 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 381
Instrucción administrativa No. 23 de 2003 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 381
EXPEDICIÓN DE COPIAS TOTALES Y PARCIALES. 382
Instrucción admirativa No. 2 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 383
Circular No. 439 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 383
Instrucción administrativa No. 07 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 383
Resolución No. 04673 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 384
Resolución No. 00011 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 384
Concepto No. 311301 de 2019 del Departamento Administrativo de la Función Pública. 384
Sentencia C-159 de 2021. Magistrado Ponente: Alejandro Linares Cantillo. 385
Notaripedia la Enciclopedia Notarial -Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis. 386
Evolución del uso tecnológico en Colombia, hasta llegar a la notaría digital (ver página 67). 387
COPIAS QUE PRESTAN MÉRITO EJECUTIVO. 387
Instrucción admirativa No. 2 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 388
Circular No. 439 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 389
Instrucción administrativa No. 07 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 389
Resolución No. 04673 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 389
Resolución No. 00011 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 389
Concepto No. 311301 de 2019 del Departamento Administrativo de la Función Pública. 390
Sentencia C-159 de 2021. Magistrado Ponente: Alejandro Linares Cantillo. 391
Sentencia T-920 de 2008. Magistrado Ponente: Clara Inés Vargas Hernández. 391
Evolución del uso tecnológico en Colombia, hasta llegar a la notaría digital (ver página 67). 392
Notaripedia la Enciclopedia Notarial- Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis. 395
MEDIOS DE EXPEDICIÓN DE COPIAS. 396
NOTAS EN LA EXPEDICIÓN DE LAS COPIAS. 397
ERRORES EN LAS COPIAS Y SU CORRECCIÓN. 397
CONSTANCIA DE EXPEDICIÓN DE COPIAS. 398
EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES. 399
Circular No. 95 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 399
DESTINO DE LOS CERTIFICADOS. 400
DE LAS NOTAS DE REFERENCIA. 401
NOTA DE REFERENCIA PARA ESCRITURA PÚBLICA EN CUSTODIA DE OTRO NOTARIO. 402
NOTAS DE REFERENCIA Y CANCELACIONES. 402
DE LOS TESTIMONIOS ESPECIALES. 403
TESTIMONIO ESCRITO DEL NOTARIO. 403
Sentencia SC-4420 de 2014. Magistrado Ponente: Luis Armando Tolosa Villabona. 403
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 404
ACTA NOTARIAL SOBRE TESTIMONIOS RELACIONADOS CON HECHOS JURÍDICOS. 404
INVALIDEZ Y SUBSANACIÓN DE LOS ACTOS NOTARIALES 406
DE LOS ACTOS NOTARIALES INVÁLIDOS 406
ESCRITURAS PÚBLICAS NULAS. 406
Instrucción administrativa No. 15 de 2011 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 407
Sentencia SC-17154 de 2015. Magistrado Ponente: Margarita Cabello Blanco. 408
Notaripedia la Enciclopedia Notarial- Tomo II- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis. 409
Clases de Nulidades (ver página 256). 410
Instrucción administrativa No. 01-13 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 411
DE LA CORRECCIÓN DE ERRORES Y DE LA RECONSTRUCCIÓN DE ESCRITURAS. 412
CORRECCIÓN DE ERRORES ANTES DE LA FIRMA. 412
Concepto No. 2563 de 2013 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 412
Instrucción administrativa No. 31 de 2003 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 413
Instrucción administrativa No. 01-18 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 413
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 414
CORRECCIÓN DE ERRORES DESPUÉS DE LA FIRMA. 415
ERRORES ARITMÉTICOS Y NUMÉRICOS. 416
CORRECCIÓN DE ERRORES EN LOS TÍTULOS ANTECEDENTES. 418
Instrucción administrativa No. 01 de 2018 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 418
Corrección de errores (comentario del autor). 419
RECONSTRUCCIÓN DE ESCRITURA PÚBLICA PERDIDA O DESTRUIDA. 420
DE LOS LIBROS QUE DEBEN LLEVAR LOS NOTARIOS Y DE LOS ARCHIVOS. 421
Instrucción Administrativa No. 01-12 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 422
Instrucción administrativa No. 01-12 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 423
Instrucción Administrativa No. 01-36 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 423
CONSERVACIÓN DEL LIBRO DE PROTOCOLO. 423
COMPONENTES DEL LIBRO DE RELACIÓN. 424
ÍNDICE DEL LIBRO DE RELACIÓN. 425
DE LA GUARDA Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS. 425
CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS. 425
Instrucción admirativa No. 2 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 426
Circular No. 439 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 427
Instrucción administrativa No. 07 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 427
Resolución No. 04673 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 427
Resolución No. 00011 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 427
Concepto No. 311301 de 2019 del Departamento Administrativo de la Función Pública. 428
Circular No. 502 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 428
Sentencia C-159 de 2021. Magistrado Ponente: Alejandro Linares Cantillo. 430
Sentencia T-918 de 2011. Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. 430
Sentencia T-656 de 2011. Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. 431
Evolución del uso tecnológico en Colombia, hasta llegar a la notaría digital (ver página 67). 432
Sentencia T- 656 de 2011. Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. 432
Sentencia T-473 de 1992. Magistrado Ponente: Ciro Angarita Barón. 433
Resolución No. 07030 de 2020 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 433
DE LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS ARCHIVOS. 434
ENTREGA DEL ARCHIVO POR TRASLADO AL ARCHIVO OFICIAL O CAMBIO DE NOTARIO. 434
Instrucción administrativa No. 3 de 2008 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 434
ENTREGA DEL ARCHIVO NOTARIAL. 435
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DEL ARCHIVO. 436
RETIRO TEMPORAL DEL NOTARIO. 436
SUSPENSIÓN EN EL EJERCICIO DEL CARGO. 437
Sentencia No. 00296 de 2018. Consejero Ponente: William Hernández Gómez. 437
DE LOS CÍRCULOS NOTARIALES. 439
Constitución Política 1991. 439
DETERMINACIÓN DE LA CATEGORÍA DEL CÍRCULO DE NOTARÍA. 440
CREACIÓN DE NOTARIAS DENTRO DE UN MISMO CÍRCULO DE NOTARÍA. 441
Estatuto del Notariado Colombiano-Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela. 441
Estatuto del Notariado Colombiano-Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela. 442
Estatuto del Notariado Colombiano-Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela. 442
CREACIÓN DE UN NUEVO CÍRCULO DE NOTARÍA. 442
Estatuto del Notariado Colombiano-Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela. 443
FORMA DE AGRUPAR EL CÍRCULO DE NOTARÍA. 443
Estatuto del Notariado Colombiano-Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela. 443
Estatuto del Notariado Colombiano-Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela. 444
Estatuto del Notariado Colombiano-Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela. 444
REQUISITOS PARA SER NOTARIO. 445
Sentencia C-676 de 1998. Magistrado Ponente: José Gregorio Hernández Galindo. 445
INHABILIDAD PARA OCUPAR EL CARGO DE NOTARIO. 445
Sentencia C-076 de 2006. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño. 447
INHABILIDAD POR CARGO PÚBLICO. 448
Sentencia C-128 de 2000. Magistrado Ponente: Antonio Barrera Carbonell. 448
INHABILIDAD PARA SER NOTARIO EN RAZÓN DEL PARENTESCO. 449
Constitución Política 1991. 449
Grados de parentesco (ver página 341). 450
INHABILIDADES PARA DESEMPEÑAR EN UN MISMO CIRCULO NOTARIAL EN RAZÓN DEL PARENTESCO. 450
Sentencia C-711 de 2002. Magistrado Ponente: Álvaro Tafur Galvis. 450
Grados de parentesco (ver página 341). 451
DESIGNACIÓN Y RETIRO FORZOSO. 451
Concepto No. 467441 de 2020 del Departamento Administrativo de la Función Pública. 451
Sentencia No. 02126 de 2018 Consejo de Estado, Consejo Ponente: William Hernández Gómez. 452
Sentencia T-187 de 2017. Magistrado Ponente: María Victoria Calle Correa. 453
Sentencia C-544 de 2008. Magistrado Ponente: Wilson Pinilla. 454
Sentencia C-258 de 2008. Magistrado Ponente: Mauricio González Cuervo. 454
Sentencia T-683 de 1998. Magistrado Ponente: Alfredo Beltrán Sierra. 456
ACEPTACIÓN O RECHAZO DEL CARGO. 456
PRUEBA DE LA CALIDAD DE ABOGADO. 456
CONFIRMACIÓN DE CARGO Y POSESIÓN. 458
Sentencia C-741 de 1998. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero. 460
SEPARACIÓN DEL EJERCICIO DEL CARGO. 460
CAUSALES DE PÉRDIDA DEL CARGO. 461
Sentencia C-741 de 1998. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero. 463
Constitución Política de 1991. 463
N.C. DEL FONDO CUENTA ESPECIAL DEL NOTARIADO. 466
Resolución No. 09518 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 466
Resolución No. 12657 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 466
Concepto 503141 de 2020 del Departamento Administrativo de la Función Pública. 466
Sentencia C-155 de 1999. Magistrado Ponente: Vladimiro Naranjo Mesa. 467
Procedimiento Notarial y Registral-Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 467
D.C. FONDO CUENTA ESPECIAL DEL NOTARIADO (comentario del autor). 468
Historia del Fondo Cuenta Especial del Notariado (cuadro del autor). 468
Sentencia No. 02126 de 2018. Consejero Ponente: William Hernández Gómez. 470
Sentencia T-1585 de 2000. Magistrado Ponente: Fabio Morón Diaz. 472
PERMANENCIA EN EL CARGO DE LOS INTERINOS. 472
Sentencia SU-250 de 1998. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero. 473
NECESIDAD DE REMPLAZO PARA DEJAR EL CARGO. 473
REQUISITOS ADICIONALES PARA SER NOTARIO EN CÍRCULO DE PRIMERA CATEGORÍA. 475
Sentencia C-069 de 1996. Magistrado Ponente: Antonio Barrera Carbonell. 475
REQUISITOS ADICIONALES PARA SER NOTARIO EN CÍRCULO DE SEGUNDA CATEGORÍA. 476
REQUISITOS ADICIONALES PARA SER NOTARIO EN CÍRCULO DE TERCERA CATEGORÍA. 476
INCOMPATIBILIDAD PARA AUTORIZAR SUS PROPIOS ACTOS Y EL DE SUS PARIENTES. 477
RESIDENCIA EN LA CABECERA DEL CÍRCULO DE NOTARÍA. 477
Instrucción administrativa No. 01-12 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 478
HORAS DE DESPACHO PÚBLICO. 478
Circular No. 216 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 478
Resolución No. 00964 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 479
Circular No. 576 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 479
Instrucción administrativa No. 01-12 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 479
Sentencia T-182 de 1993. Magistrado Ponente: Fabio Morón Díaz. 481
Instrucción administrativa No. 01-12 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 481
EJERCICIO DE LAS FUNCIONES EN HORAS EXTRAORDINARIAS. 481
Circular No. 601 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 481
DE LA PROVISIÓN, PERMANENCIA Y PERÍODO DE LOS NOTARIOS. 482
Instrucción administrativa No. 9 de 2007 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 482
Sentencia C-741 de 1998. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero. 483
INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES. 484
Sentencia C-097 de 2001. Magistrado Ponente: Fabio Morón Díaz. 484
ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DEL CONCURSO. 485
Concepto No. 053031 de 2022 del Departamento Administrativo de la Función Pública. 485
Sentencia C-863 de 2012. Magistrado Ponente: Luis Ernesto Vargas Silva. 486
Sentencia C-421 de 2006. Magistrado Ponente: Álvaro Tafur Galvis. 489
Sentencia C-741 de 1998. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero. 490
Notaripedia la Enciclopedia Notarial -Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis. 490
NO ACEPTACIÓN AL CONCURSO. 492
Sentencia C-177 de 2009. Magistrado Ponente: Clara Elena Reales Gutiérrez. 493
Sentencia C-153 de 1999. Magistrado Ponente: Eduardo Cifuentes Muñoz. 494
POSTULACIONES Y DESIGNACIONES. 496
Sentencia C-741 de 1998. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero. 496
OBLIGACIONES POR PERTENECER A LA CARRERA NOTARIAL. 498
Sentencia C-153 de 1999. Magistrado Ponente: Eduardo Cifuentes Muñoz. 499
Sentencia C-373 de 2002. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño. 501
Sentencia C-153 de 1999. Magistrado Ponente: Eduardo Cifuentes Muñoz. 501
Concepto No. 467441 de 2020 del Departamento Administrativo de la Función Pública. 502
Sentencia C-741 de 1998. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero. 504
Sentencia No. 2010-00907 de 2020. Consejo de Estado, Consejero Ponente: César Palomino Cortés. 505
Sentencia C-076 de 2006. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño. 506
NOTARIA INTERINA O POR ENCARGO. 507
DE LAS LICENCIAS Y REEMPLAZOS. 508
Concepto No. 032921 de 2022 del Departamento Administrativo de la Función Pública. 508
Instrucción administrativa No. 12 de 2016 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 509
Instrucción administrativa No. 9 de 2007 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 509
Instrucción administrativa No.7 de 2006 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 510
Instrucción administrativa No. 01-30 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 510
Notaripedia la Enciclopedia Notarial- Tomo II- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis. 512
Concepto No. 42141 de 2017 del Departamento Administrativo de la Función Pública. 514
Consulta No. 157 de 2013 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 515
Sentencia C-399 de 1999. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero. 516
ESTATUTOS Y REGLAMENTOS INTERNOS. 517
DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS NOTARIOS. 518
DE LA RESPONSABILIDAD EN EL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN. 518
Instrucción administrativa No. 05 de 2003 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 519
Responsabilidad Penal del Notario- Año: 2019. Autor: Álvaro Enrique Márquez Cárdenas. 521
La responsabilidad del notario (comentario del autor). 522
IRREGULARIDADES IMPUTABLES AL NOTARIO. 523
Sentencia C-373 de 2002. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño. 526
Sentencia C-728 de 2000. Magistrado Ponente: Eduardo Cifuentes Muñoz. 526
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 526
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 528
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 529
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 530
PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN DISCIPLINARIA. 533
COMPETENCIA PARA CONOCER DE LOS ASUNTOS DISCIPLINARIOS. 535
DE LA VIGILANCIA NOTARIAL. 535
Circular No. 566 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 535
Sentencia C-093 de 1998. Magistrado Ponente: Vladimiro Naranjo Mesa. 536
MEDIOS DE LA VIGILANCIA NOTARIAL. 536
PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO. 539
NOTIFICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN. 539
RECURSO DE REPOSICIÓN Y DE APELACIÓN. 539
Constitución Política de 1991. 540
CAPACITACIÓN PARA NOTARIOS. 541
DE LOS DERECHOS NOTARIALES. 541
TARIFA DE LOS DERECHOS NOTARIALES. 541
Resolución No. 00387 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 542
Circular No. 106 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 542
Resolución 02589 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 542
Instrucción administrativa No. 5 de 2017 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 542
DETERMINACIÓN DE LA CUANTÍA. 543
CONSIGNACIÓN DE DOS ACTOS O CONTRATOS EN LA MISMA ESCRITURA PÚBLICA. 544
CONTRATOS DE TRACTO SUCESIVO. 544
Sentencia C-924 de 2007. Magistrado Ponente: Humberto Antonio Sierra Porto. 544
DE LA OBLIGATORIEDAD DEL PAGO. 545
DERECHOS NOTARIALES PARA ACTOS Y CONTRATOS BILATERALES. 545
DERECHOS NOTARIALES PARA ACTOS Y CONTRATOS UNILATERALES. 545
DERECHOS NOTARIALES EN CONTRATOS DE MUTUO Y DE GARANTÍA. 545
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 545
Clasificación de los contratos (ver pagina 235). 546
CONTRATOS DE COMPRAVENTA EN QUE CONCURRA EL ICT. 546
DERECHOS NOTARIALES Y VARIOS INTERESADOS. 549
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora. 549
Características de las sociedades comerciales (ver página 142). 550
DERECHOS NOTARIALES Y CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 550
Resolución No. 9306 de 2008 de la Superintendencia de Notariado y Registro. 551
Tabla de Tablas
Tabla 1 Tarifas máximas para los centros de conciliación y notarías- Decreto 1885 de 2021. 94
Tabla 5 Características de las sociedades comerciales- tabla del autor 142
Tabla 6 Clases de testamento- tabla del autor 149
Tabla 7 Algunos actos que requieren la solemnidad de la escritura pública- tabla del autor. 209
Tabla 8 Base gravable impuesto de registro- Ley 223 de 1995. 305
Tabla 9 Retención en la fuente por enajenación de inmuebles- tabla del autor. 314
Tabla 10 Descripción cronológica del U.V.T.- tabla del autor. 321
Tabla 11 Grados de parentesco- tabla del autor. 341
Tabla 12 Licencias y permisos- Instrucción administrativa 01-30 de 2001 de la S.N.R. 510
Tabla de Ilustraciones
Ilustración 3 Procedimiento del matrimonio civil- cuadro del autor. 70
Ilustración 4 Bienes que integran la sociedad conyugal- cuadro del autor. 74
Ilustración 5 Bienes que se excluyen de la sociedad conyugal- cuadro del autor. 75
Ilustración 6 Procedimiento para liquidar la sucesión y la sociedad conyugal- cuadro del autor. 78
Ilustración 7 Cuantías 2023- cuadro del autor 78
Ilustración 8 Procedimiento de la donación- cuadro del autor 81
Ilustración 10 Clases de conciliación- cuadro del autor. 99
Ilustración 11 Características de la conciliación- Sentencia C-893 de 2001. 100
Ilustración 12 Procedimiento de la conciliación extrajudicial en derecho- cuadro del autor. 101
Ilustración 13 Procedimiento de la declaración de la posesión regular- cuadro del autor. 104
Ilustración 14 Poder general y poder especial- cuadro del autor. 110
Ilustración 16 Procedimiento de la partición en vida del patrimonio- cuadro del autor. 120
Ilustración 17 Procedimiento de cancelación de la garantía mobiliaria- cuadro del autor. 121
Ilustración 18 Evolución jurisprudencial del matrimonio igualitario- cuadro del autor. 125
Ilustración 19 Clasificación de los bienes- cuadro del autor. 127
Ilustración 20 Tipos de bienes- cuadro del autor. 127
Ilustración 23 Procedimiento del remate de bienes por comisión- cuadro del autor. 135
Ilustración 24 Procedimiento de la salida del pais de menores- cuadro del autor. 140
Ilustración 25 Procedimiento de la constitución de sociedades comerciales- cuadro del autor. 144
Ilustración 26 Características del testamento- cuadro del autor. 149
Ilustración 27 Procedimiento del testamento abierto- cuadro del autor. 151
Ilustración 28 Procedimiento del testamento cerrado- cuadro del autor. 151
Ilustración 30 Procedimiento para celebrar acuerdos de apoyo- Ley 1429 de 2020. 156
Ilustración 31 Procedimiento para la enajenación de bienes de incapaces- Decreto 1664 de 2015. 158
Ilustración 32 Procedimiento de la declaración de ausencia- Decreto 1664 de 2015. 159
Ilustración 35 Procedimiento de la sociedad patrimonial de hecho- Decreto 1664 de 2015. 166
Ilustración 38 Procedimiento de solicitud de copia sustitutiva- Decreto 1664 de 2015. 170
Ilustración 41 Procedimiento de la cancelación del patrimonio de familia- cuadro del autor. 175
Ilustración 42 Principios notariales- cuadro del autor. 181
Ilustración 43 Historia del reparto notarial- cuadro del autor. 182
Ilustración 44 Clases de reparto notarial- cuadro del autor. 183
Ilustración 45 Tipos de capacidad e incapacidad- cuadro del autor. 197
Ilustración 46 Recuento de normas que tratan el tema de la U.A.F.- cuadro del autor. 224
Ilustración 47 Actos, hechos, negocios jurídicos y contratos- cuadro del autor. 234
Ilustración 48 Clasificación de los contratos- cuadro del autor. 236
Ilustración 49 Elementos de los contratos- cuadro del autor. 236
Ilustración 50 Tipos de leasing- cuadro del autor. 236
Ilustración 51 Bienes que se pueden financiar mediante leasing- cuadro del autor. 238
Ilustración 52 ¿Qué es el leasing? información extraída de: https://www.larepublica.co/ 238
Ilustración 53 Modalidades de licencias urbanísticas- Decreto 1783 de 2021. 241
Ilustración 54 Clases de licencias urbanísticas-ABC de la ley. 242
Ilustración 55 Clases de licencias urbanísticas y sus subdivisiones- cuadro del autor. 243
Ilustración 57 Procedimiento para solicitar licencias urbanísticas-ABC de la ley. 245
Ilustración 58 Clases de nulidades- cuadro del autor. 256
Ilustración 61 Procedimiento de la firma a ruego- cuadro del autor. 294
Ilustración 62 Tarifa impuesto de timbre- ley 2277 de 2022 299
Ilustración 63 Tarifa de la retención en la fuente- decreto 624 de 1989. 302
Ilustración 64 Agente retenedor del impuesto de timbre- cuadro del autor. 308
Ilustración 65 Entidades exentas del pago del impuesto de timbre- cuadro del autor. 313
Ilustración 68 Tarifa ordinaria de derecho de registro- resolución 00009 de 2023. 317
Ilustración 69 Clases de obligaciones- cuadro del autor. 330
Ilustración 70 Orden hereditario- cuadro del autor. 341
Ilustración 71 Formas de suceder en Colombia- cuadro del autor. 342
Ilustración 72 Historia del Fondo Cuenta Especial del Notariado- cuadro del autor. 468
Ilustración 75 Evolución histórica y normativa del I.C.T.- cuadro del autor. 548
DECRETO 960 DE 1970
(Junio 20)
Diario Oficial No. 33.118 del 5 de agosto de 1970
Notas de Vigencia
Modificado por el Decreto Ley 2106 de 2019, por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública.
Modificado por la Ley 588 de 2000, por medio de la cual se reglamenta el ejercicio de la actividad notarial.
Modificado por la Ley 29 de 1973, por la cual se crea el Fondo Nacional del Notariado y se dictan otras disposiciones.
Modificado por el Decreto 2163 de 1970, por el cual se oficializa el servicio de Notariado.
Por el cual se expide el Estatuto del Notariado
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA,
en ejercicio de las facultades extraordinarias que le confirió la Ley 8a. de 1969, y atendido el concepto de la Comisión Asesora en ella prevenida,
DECRETA:
ESTATUTO DEL NOTARIADO
TÍTULO I.
DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
CAPÍTULO ÚNICO
NORMAS GENERALES
ARTÍCULO 1.
Artículo derogado por el artículo 46 del Decreto 2163 de 1970; el artículo 1 del decreto 2163 de 1970, fue derogado por el artículo 22 de la ley 29 de 1973.
Legislación anterior.
L.A. Artículo 1.
El notariado es una función pública e implica el ejercicio de la fe notarial. La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el Notario y a lo que este exprese respecto de los hechos percibidos por él en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la Ley establece.
Normas concordantes.
Constitución Política de 1991.
“Artículo 131. Compete a la ley la reglamentación del servicio público que prestan los notarios y registradores, la definición del régimen laboral para sus empleados y lo relativo a los aportes como tributación especial de las notarías, con destino a la administración de justicia. El nombramiento de los notarios en propiedad se hará mediante concurso. Corresponde al gobierno la creación, supresión y fusión de los círculos de notariado y registro y la determinación del número de notarios y oficinas de registro.”
Ley 29 de 1973.
“Artículo 1. El Notariado es un servicio público que se presta por los Notarios e implica el ejercicio de la fe notarial. La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el Notario y a lo que éste exprese respeto de los hechos percibidos por él en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.1.1. Servicio público notarial. El notariado es un servicio público e implica el ejercicio de la fe notarial. La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo expresado por este respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 24. Ejercicio de funciones jurisdiccionales por autoridades administrativas. Las autoridades administrativas a que se refiere este artículo ejercerán funciones jurisdiccionales conforme a las siguientes reglas:
1. La Superintendencia de Industria y Comercio en los procesos que versen sobre:
a) Violación a los derechos de los consumidores establecidos en el Estatuto del Consumidor.
b) Violación a las normas relativas a la competencia desleal.
2. La Superintendencia Financiera de Colombia conocerá de las controversias que surjan entre los consumidores financieros y las entidades vigiladas relacionadas exclusivamente con la ejecución y el cumplimiento de las obligaciones contractuales que asuman con ocasión de la actividad financiera, bursátil, aseguradora y cualquier otra relacionada con el manejo, aprovechamiento e inversión de los recursos captados del público.
3. Las autoridades nacionales competentes en materia de propiedad intelectual:
a) La Superintendencia de Industria y Comercio en los procesos de infracción de derechos de propiedad industrial.
b) Literal CONDICIONALMENTE exequible. La Dirección Nacional de Derechos de Autor en los procesos relacionados con los derechos de autor y conexos. (La Corte Constitucional declaró estarse a lo resuelto en la Sentencia C-436-13, ‘en relación con el cargo por violación al derecho fundamental al debido proceso y el principio de imparcialidad judicial’ mediante Sentencia C-178-14 de 26 de marzo de 2014, Magistrada Ponente Dra. María Victoria Calle Correa.)
c) El Instituto Colombiano Agropecuario en los procesos por infracción a los derechos de obtentor de variedades vegetales.
4. Aparte tachado INEXEQUIBLE El Ministerio de Justicia y del Derecho, o quien haga sus veces, a través de la dependencia que para tales efectos determine la estructura interna, podrá, bajo el principio de gradualidad en la oferta, operar servicios de justicia en todos los asuntos jurisdiccionales que de conformidad con lo establecido en la Ley 446 de 1998 sobre descongestión, eficiencia y acceso a la justicia han sido atribuidos a la Superintendencia de Industria y Comercio, Superintendencia Financiera y Superintendencia de Sociedades, así como en los asuntos jurisdiccionales relacionados con el trámite de insolvencia de personas naturales no comerciantes y los asuntos previstos en la Ley 1098 de 2006 de conocimiento de los defensores y comisarios de familia. También podrá asesorar y ejercer la representación judicial de las personas que inicien procesos judiciales de declaración de pertenencia con miras al saneamiento de sus propiedades. (Aparte tachado declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-156-13 de 20 de marzo de 2013, Magistrado Ponente Dr. Luis Ernesto Vargas Silva.)
5. La Superintendencia de Sociedades tendrá facultades jurisdiccionales en materia societaria, referidas a:
a) Las controversias relacionadas con el cumplimiento de los acuerdos de accionistas y la ejecución específica de las obligaciones pactadas en los acuerdos.
b) La resolución de conflictos societarios, las diferencias que ocurran entre los accionistas, o entre estos y la sociedad o entre estos y sus administradores, en desarrollo del contrato social o del acto unilateral.
c) La impugnación de actos de asambleas, juntas directivas, juntas de socios o de cualquier otro órgano directivo de personas sometidas a su supervisión. Con todo, la acción indemnizatoria a que haya lugar por los posibles perjuicios que se deriven del acto o decisión que se declaren nulos será competencia exclusiva del Juez.
d) La declaratoria de nulidad de los actos defraudatorios y la desestimación de la personalidad jurídica de las sociedades sometidas a su supervisión, cuando se utilice la sociedad en fraude a la ley o en perjuicio de terceros, los accionistas y los administradores que hubieren realizado, participado o facilitado los actos defraudatorios, responderán solidariamente por las obligaciones nacidas de tales actos y por los perjuicios causados. Así mismo, conocerá de la acción indemnizatoria a que haya lugar por los posibles perjuicios que se deriven de los actos defraudatorios.
e) La declaratoria de nulidad absoluta de la determinación adoptada en abuso del derecho por ilicitud del objeto y la de indemnización de perjuicios, en los casos de abuso de mayoría, como en los de minoría y de paridad, cuando los accionistas no ejerzan su derecho a voto en interés de la compañía con el propósito de causar daño a la compañía o a otros accionistas o de obtener para sí o para un tercero ventaja injustificada, así como aquel voto del que pueda resultar un perjuicio para la compañía o para los otros accionistas.
Numeral adicionado por el artículo 91 de la Ley 1676 de 2013. Rige a partir del 20 de febrero de 2014. El nuevo texto es el siguiente: La Superintendencia de Sociedades tendrá facultades jurisdiccionales en materia de garantías mobiliarias. (Artículo derogado por el artículo 91 de la Ley 1676 de 2013, ‘por la cual se promueve el acceso al crédito y se dictan normas sobre garantías mobiliarias’, publicada en el Diario Oficial No. 48.888 de 20 de agosto de 2013. Entra en vigencia seis (6) meses después de su promulgación.)
Parágrafo 1. Las funciones jurisdiccionales a que se refiere este artículo generan competencia a prevención y, por ende, no excluyen la competencia otorgada por la ley a las autoridades judiciales y a las autoridades administrativas en estos determinados asuntos.
Cuando las autoridades administrativas ejercen funciones jurisdiccionales, el principio de inmediación se cumple con la realización del acto por parte de los funcionarios que, de acuerdo con la estructura interna de la entidad, estén habilitados para ello, su delegado o comisionado.
Parágrafo 2. Las autoridades administrativas que a la fecha de promulgación de esta ley no se encuentren ejerciendo funciones jurisdiccionales en las materias precisas que aquí se les atribuyen, administrarán justicia bajo el principio de gradualidad de la oferta. De acuerdo con lo anterior, estas autoridades informarán las condiciones y la fecha a partir de la cual ejercerán dichas funciones jurisdiccionales.
Parágrafo 3. Las autoridades administrativas tramitarán los procesos a través de las mismas vías procesales previstas en la ley para los jueces.
Las providencias que profieran las autoridades administrativas en ejercicio de funciones jurisdiccionales no son impugnables ante la jurisdicción contencioso-administrativa.
Las apelaciones de providencias proferidas por las autoridades administrativas en primera instancia en ejercicio de funciones jurisdiccionales se resolverán por la autoridad judicial superior funcional del juez que hubiese sido competente en caso de haberse tramitado la primera instancia ante un juez y la providencia fuere apelable.
Cuando la competencia la hubiese podido ejercer el juez en única instancia, los asuntos atribuidos a las autoridades administrativas se tramitarán en única instancia.
Parágrafo 4. Las partes podrán concurrir directamente a los procesos que se tramitan ante autoridades administrativas en ejercicio de funciones jurisdiccionales sin necesidad de abogado, solamente en aquellos casos en que, de haberse tramitado el asunto ante los jueces, tampoco hubiese sido necesaria la concurrencia a través de abogado.
Parágrafo 5. Las decisiones adoptadas en los procesos concursales y de reorganización, de liquidación y de validación de acuerdos extrajudiciales de reorganización, serán de única instancia, y seguirán los términos de duración previstos en el respectivo procedimiento.
Parágrafo 6. Las competencias que enuncia este artículo no excluyen las otorgadas por otras leyes especiales por la naturaleza del asunto.”
“Artículo 243. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.
Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.”
Ley 588 de 2000.
“Artículo 1. Notariado y competencias adicionales. El notariado es un servicio público que se presta por los notarios e implica el ejercicio de la fe pública o notarial.
Parágrafo 1. Las notarías y consulados podrán ser autorizados por la Superintendencia de Industria y Comercio como entidades de certificación, de conformidad con la Ley 527 de 1999.
Parágrafo 2. Las notarías y consulados podrán transmitir como mensajes de datos, por los medios electrónicos, ópticos y similares a los que se refiere el literal a) del artículo 2o. de la Ley 527 de 1999, a otros notarios o cónsules, copias, certificados, constancias de los documentos que tengan en sus archivos, así como de los documentos privados que los particulares quieran transmitir con destino a otros notarios y cónsules o personas naturales o jurídicas. Dichos documentos serán auténticos cuando reúnan los requisitos técnicos de seguridad que para transmisión de mensajes de datos que establece la Ley 527 de 1999.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 1. El notariado es un servicio público e implica el ejercicio de la fe notarial. La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo expresado por este respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-029 de 2019. Magistrado Ponente: Alberto Rojas Ríos.
“Naturaleza de la Función Notarial-Función Notarial como Servicio Público.
El constituyente consideró la actividad notarial como un servicio público, en cuanto se trata de una actividad destinada a satisfacer, en forma continua, permanente y obligatoria, una necesidad de interés general, en este caso, la función fedante. Este servicio puede ser prestado directamente por el Estado o por los particulares, pero siendo un servicio público el Estado es responsable de asegurar su prestación eficiente”
(…)
<<Función notarial como forma de organización administrativa. La doctrina y la jurisprudencia consideran a esta actividad como una expresión de la descentralización por colaboración, porque se presenta en los casos en que el Estado decide acudir al apoyo de los particulares para el desempeño de algunas de sus funciones, bien sea cuando su actividad exige el concurso de personas con una formación especializada, o cuando los costos y el esfuerzo organizativo que requiere el montaje de una estructura técnica adecuada para llevar a cabo la prestación del servicio especial, resulta fiscalmente onerosa y menos eficiente que la opción de utilizar el apoyo del sector privado. La Corporación se ha referido a esta forma de organización de la siguiente manera:
“La complejidad y el número creciente de las tareas que la organización política debe cumplir en la etapa contemporánea ha llevado a procurar el concurso de los particulares, vinculándolos, progresivamente, a la realización de actividades de las cuales el Estado aparece como titular, proceso que en algunas de sus manifestaciones responde a la denominada descentralización por colaboración, inscrita dentro del marco más amplio de la participación de los administrados “en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación”, consagrada por el artículo 2 superior como uno de los fines prevalentes del Estado colombiano.
La Constitución Política de 1991 alude al fenómeno comentado en los artículos 123, 365 y 210. La primera de las normas citadas defiere a la ley la determinación del régimen aplicable a los particulares que temporalmente desempeñen funciones públicas y la regulación de su ejercicio, de conformidad con la segunda, los particulares prestan servicios públicos y de acuerdo con las voces del artículo 210, “los particulares pueden cumplir funciones administrativas en las condiciones que señale la ley”>>
<<Función fedante de la actividad notarial. “Siguiendo lo dispuesto en la Ley, el notariado es una función pública e implica el ejercicio de la fe notarial, de allí deriva el valor jurídico y el alcance probatorio reconocido a los actos y declaraciones llevadas a cabo ante el notario, y a los hechos de los cuales éste da cuenta por haber ocurrido en su presencia. En tanto depositario de la fe pública, el notario está investido por el Estado de la autoridad necesaria para atribuir autenticidad a determinados actos y atestaciones”.>>
(…)
<<La función notarial corresponde a una actividad de interés general que bien podría asumir directamente el Estado o, como en el caso colombiano, transferirla a determinados particulares para que la ejerzan dentro de un marco normativo específico y bajo el control de aquél. Sobre esta materia la Corte ha precisado:
“El servicio notarial implica […] el ejercicio de la fe notarial, por cuanto el notario otorga autenticidad a las declaraciones que son emitidas ante él y da plena fe de los hechos que él ha podido percibir en el ejercicio de sus atribuciones.
Esta finalidad básica del servicio notarial pone en evidencia que los notarios no desarrollan únicamente un servicio público, como podría ser el transporte o el suministro de electricidad, sino que ejercen una actividad, que, si bien es distinta de las funciones estatales clásicas, a saber, la legislativa, la ejecutiva y la judicial, no puede ser calificada sino como una verdadera función pública.
(…)
Esta función es en principio estatal, ya que el notario puede atribuir autenticidad a determinados documentos y dar fe de ciertos hechos con plenos efectos legales únicamente porque ha sido investido por el Estado de la autoridad para desarrollar esa función. Esto significa que una persona que no ha sido designada formalmente por las autoridades como notario o escribano, según la terminología de otros ordenamientos, no puede dar oficialmente fe de unos hechos o conferir autenticidad a unos documentos, por más de que sea la persona más respetada de la comunidad. En efecto, las aseveraciones de un particular que no es notario tienen el valor de un testimonio, que es más o menos creíble, según el valor que las autoridades le otorguen, pero tales aseveraciones no confieren, con efectos legales, autenticidad al documento, por cuanto no desarrollan la función fedante que, dentro del llamado sistema latino, se desarrolla bajo la égida del Estado y por delegación de éste.
Esta función de dar fe es además claramente de interés general por cuanto establece una presunción de veracidad sobre los documentos y los hechos certificados por el notario, con lo cual permite un mejor desarrollo de la cooperación social entre las personas, en la medida en que incrementa la seguridad jurídica en el desenvolvimiento de los contratos y de las distintas actividades sociales. Algunos sectores de la doctrina consideran incluso que la función notarial es una suerte de administración de justicia preventiva, ya que la autenticidad de los documentos y la presunción de veracidad sobre los hechos evita numerosos litigios que podrían surgir en caso de que hubiese incertidumbre sobre tales aspectos.”>>
Sentencia C-863 de 2012. Magistrado Ponente: Luis Ernesto Vargas Silva.
“Esta función de dar fe es además claramente de interés general por cuanto establece una presunción de veracidad sobre los documentos y los hechos certificados por el notario, con lo cual permite un mejor desarrollo de la cooperación social entre las personas, en la medida en que incrementa la seguridad jurídica en el desenvolvimiento de los contratos y de las distintas actividades sociales.
Algunos sectores de la doctrina consideran incluso que la función notarial es una suerte de administración de justicia preventiva, ya que la autenticidad de los documentos y la presunción de veracidad sobre los hechos evita numerosos litigios que podrían surgir en caso de que hubiese incertidumbre sobre tales aspectos. El notario ejerce entonces una actividad complementaria a la del juez, ya que el primero previene los litigios que el segundo debería resolver. El documento notarial aparece así, para ciertos doctrinantes, como la «prueba anti litigiosa por excelencia», por lo cual consideran que «el número de sentencias ha de estar en razón inversa del número de escrituras; teóricamente, notaría abierta, juzgado cerrado.”
Sentencia C-033 de 2003. Magistrado Ponente: Álvaro Tafur Galvis.
“La jurisprudencia tanto de la Corte Constitucional como de esta corporación ha precisado que la actividad de prestación de servicios públicos no implica en sí misma el ejercicio de funciones públicas.
Solamente en caso de que la prestación haga necesario el ejercicio por parte de ese particular de potestades inherentes al Estado, como, por ejemplo, señalamiento de conductas, ejercicio de coerción, expedición de actos unilaterales, podrá considerarse que este cumple en lo que se refiere a dichas potestades una función pública.”
Sentencia C-093 de 1998. Magistrado Ponente: Vladimiro Naranjo Mesa.
“El notario es entonces un particular con carácter de autoridad a quien el Estado ha confiado la importante labor de brindar seguridad jurídica a los actos, contratos, negocios jurídicos y situaciones o relaciones jurídicas de los individuos, cuando en aquellos se exige el cumplimiento de ciertas solemnidades o cuando los interesados, previo acuerdo, optan por revestirlos de las mismas”.
(…)
“Al respecto cabe anotar que la función notarial implica la guarda de la fe pública, la cual otorga la presunción de plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo que éste exprese en relación con los hechos percibidos por él en ejercicio de sus funciones En Colombia, la Constitución Política califica dicha actividad como un «servicio público» (art. 131) en el que se manifiesta, según lo dicho por esta Corporación, «una de las modalidades de la aludida descentralización por colaboración, ya que la prestación de ese servicio y de las funciones inherentes a él ha sido encomendada, de manera permanente, a particulares.»
(…)
“La función notarial no está precedida de jurisdicción entendida ésta como la potestad para administrar justicia o decidir el derecho mediante sentencia. La potestad de definir derechos e imponer sanciones desborda el ámbito de competencia del notario y se traslada a las autoridades judiciales o administrativas con poder decisorio. Por ello, mal podría exigirse en la actuación notarial el ejercicio del jus postulandi que comprende el derecho de pedir y defenderlo pedido, utilizando los mecanismo y recursos que otorga el proceso para la satisfacción de las pretensiones. En estos términos ante el notario no es viable exigir el respeto por el derecho de defensa, la presunción de inocencia o el derecho a presentar y controvertir pruebas, razón por la cual el debido proceso, propio de las actuaciones judiciales y administrativas de orden procesal es absolutamente inoperante.”
Sentencia C-741 de 1998. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero.
“Función Notarial-Naturaleza Jurídica.
El servicio notarial es no sólo un servicio público, sino que también es desarrollo de una función pública, con lo cual la demanda pierde gran parte de sus fundamentos, pues los cargos del actor reposan en gran medida en la afirmación según la cual el notariado no es el desarrollo de una función pública, por tratarse de un servicio público. Por ende, la Corte encuentra que no tiene ningún sustento la acusación del demandante contra la expresión «en el ejercicio de sus funciones» del artículo 1º de la Ley 29 de 1973 puesto que los notarios ejercen funciones públicas.”
(…)
“El servicio notarial implica, conforme lo señala una de las disposiciones acusadas, el ejercicio de la fe notarial, por cuanto el notario otorga autenticidad a las declaraciones que son emitidas ante él y da plena fe de los hechos que él ha podido percibir en el ejercicio de sus atribuciones.
Esta finalidad básica del servicio notarial pone en evidencia que los notarios no desarrollan únicamente un servicio público, como podría ser el transporte o el suministro de electricidad, sino que ejercen una actividad, que, si bien es distinta de las funciones estatales clásicas, a saber, la legislativa, la ejecutiva y la judicial, no puede ser calificada sino como una verdadera función pública.
Esta función de dar fe es además claramente de interés general establece una presunción de veracidad sobre los documentos y certificados por el notario, con lo cual permite un mejor desarrollo de la cooperación social entre las personas, en la medida en que inseguridad jurídica en el desenvolvimiento de los contratos y de actividades sociales. Algunos sectores de la doctrina consideran la función notarial es una suerte de administración de justicia preventiva que la autenticidad de los documentos y la presunción de veracidad sobre los hechos evitan numerosos litigios que podrían surgir en caso de incertidumbre sobre tales aspectos.”
(…)
“Ley 588 del 2000, fueron expedidas por el Congreso de la República, en ejercicio de las facultades otorgadas por el artículo 131 de la C.P., al establecer esta disposición constitucional que: «compete a la ley la reglamentación del servicio público que prestan los notarios”.
Sentencia C-181 de 1997. Magistrado Ponente: Fabio Morón Díaz.
“La complejidad y el número creciente de las tareas que la organización política debe cumplir en la etapa contemporánea ha llevado a procurar el concurso de los particulares, vinculándolos, progresivamente, a la realización de actividades de las cuales el Estado aparece como titular, proceso que en algunas de sus manifestaciones responde a la denominada descentralización por colaboración, inscrita dentro del marco más amplio de la participación de los administrados «en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación», consagrada como uno de los fines prevalentes del Estado colombiano”.
Sentencia T-464 de 1995. Magistrado Ponente: Jorge Arango Mejía.
“El notario no es una autoridad ni una organización privada, es una persona natural. No tiene la calidad de servidor público, es un profesional del derecho que presta el servicio de dar fe pública. Los notarios no son personas jurídicas, y para todos los efectos civiles, penales, disciplinarios, tributarios es siempre el notario quien responde”
(…)
“la fe pública en la función notarial El notario en palabras de la Corte Constitucional: “Se trata de particulares a los que se les ha asignado el desempeño de una función pública, y aunque objetivamente su situación ofrece similitudes con los empleados estatales, como la exigencia de neutralidad en sus actuaciones, técnicamente no es válido sostener que por tal circunstancia adquieran la condición de servidores públicos”.
Sentencia del 13 de junio de 1983 Sala de Casación Civil, Corte Suprema de Justicia.
“Parece ya verdad averiguada afirmar que el fin supremo del Estado consiste en asegurar y garantizar la convivencia pacífica de un grupo humano, vale decir, proteger el interés social. Y con el propósito de alcanzarlo realiza, mediante los diversos organismos que integran su estructura, el servicio público, o sea la actividad encaminada a satisfacer una necesidad de carácter general
La necesidad de reglamentar los negocios y contratos de los particulares, a fin de dar legalidad, autenticidad y publicidad a los actos que ellos celebran, aparece, así como un deber fundamental del Estado, cuyo cumplimiento apunta hacia la prestación de un servicio público.
Respecto de actos y contratos el legislador colombiano siempre ha depositado la fe pública en el notario, para que con la intervención de este funcionario queden ellos amparados de una presunción de veracidad, que los hacen aptos para imponerse por sí mismos en las relaciones jurídicas y para exigir su cumplimiento, si ello fuere necesario, a través del poder coercitivo del Estado.
Cuando el orden jurídico exige que una determinada declaración de la voluntad privada sea revestida de la forma de una escritura pública para alcanzar los efectos deseados por el declarante, se indica que debe emitirse ante notario; y que, sin el cumplimiento de estos requisitos, sin el empleo de la forma escrita, el negocio no producirá ningún efecto o no nacerá a la vida del derecho.”
Doctrinas.
Notaripedia la Enciclopedia Notarial -Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis.
“FUNCIÓN NOTARIAL
El servicio notarial implica, de conformidad con las disposiciones vigentes -Art. 1, de la Ley 29 de 1973 artículo 1, del Decreto Reglamentario 2148 de 1983- el ejercicio de la fe notarial, por cuanto el Notario torga autenticidad a las declaraciones que son emitidas ante él y da plena fe de los hechos que él ha podido percibir en el ejercicio de sus atribuciones.
Lo anterior, quiere decir que los notarios no desarrollan únicamente un servicio público, sino que ejercen una actividad que, si bien es distinta a las clásicas de la ejecutiva, legislativa y judicial, no puede ser calificada sino como una verdadera función pública.
El ejercicio de la de la «función fedante” se desarrolla en nuestro medio dentro de los ordenamientos que han acogido el modelo latino de notariado. No obstante, esta función, que es en principio estatal, se delega a unos particulares llamados Notario o Escribano para que la desarrollen, dando fe a determinados documentos y de ciertos hechos con plenos efectos legales.
Esta función es claramente de interés general, por cuanto establece presunciones de veracidad certificados por el Notario, lo cual permite un mejor desarrollo de la cooperación social entre las personas, en la medida en que incrementa la seguridad jurídica en el desenvolvimiento de los contratos y de las distintas actividades sociales.
Igualmente, tiene elevada importancia, dado que constituye una pieza fundamental para la prevención de conflictos, al punto de que un vasto sector de la doctrina considera la función notarial como una especie de administración de justicia preventiva, ya que, mediante la asesoría profesional, la redacción y autorización de los documentos que son por sus contenidos válidos conforme a la ley evita numerosos litigios que podrían surgir en caso de incertidumbre sobre tales aspectos.
La doctrina y la jurisprudencia, nacional e internacional, coinciden en afirmar que la función notarial, en los países que han acogido el sistema latino, no constituye únicamente un servicio público, sino que configura una función pública.”[1]
Procedimiento Notarial y Registral-Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“FUNCIÓN NOTARIAL, NOTARIOS Y
ORGANIZACIÓN NOTARIAL
1 LA FUNCIÓN NOTARIAL COMO SERVICIO PÚBLICO A CARGO DE PARTICULARES
La complejidad y el número creciente de las tareas que la organización política debe cumplir en la etapa contemporánea ha llevado a procurar el concurso de los particulares, vinculándolos, progresivamente, a la realización de actividades de las cuales el Estado aparece como titular, proceso que en algunas de sus manifestaciones responde a la denominada descentralización por colaboración, inscrita dentro del marco más amplio de la participación de los administrados en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación».[2]
Estatuto del Notariado Colombiano- Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela.
“Del servicio notarial
(…)
Nota
El Decreto 960 de 1970 en su artículo 1.0 calificó al notariado como una «función pública» El Decreto 2163 del mismo año derogó esa disposición, señalando al notario como «funcionario público», pero este a su vez fue derogado por la Ley 29 de 1973, que reprodujo la definición del Decreto 960 de 1970 pero sustituyendo los términos «función pública» por «servicio público. Esta definición concordaba con la utilizada por la Constitución Nacional anterior en el art. 188. La actual Constitución Política de 1991 dispuso en su art. 131:
Artículo 131. Compete a la ley la reglamentación del servicio público que prestan los notarios y registradores, la definición del régimen laboral para sus empleados y lo relativo a los aportes como tributación especial de las notarías, con destino a la administración de justicia. El nombramiento de los notarios en propiedad se hará mediante concurso. Corresponde al gobierno la creación, supresión y fusión de los círculos de notariado y registro y la determinación del número de notarios y oficinas de registro.” [3]
Incompatibilidades, Incumbencias, Responsabilidad en la Función Notarial. Colegio de escribanos de la provincia de Córdoba, revista notarial 1992-1 Nro. 63. Autora: Sara Elisa Galliano de Díaz Cornejo.
“Función notarial
Notario es el profesional del Derecho que recepta e interpreta la voluntad de las partes y las asesoras respecto de los actos que se deben otorgar para la obtención de los fines lícitos que persiguen y que investido -por delegación de Estado- de potestad fedante, ejerce la función pública de exteriorizar esa voluntad receptada e interpretada en un instrumento auténtico -el documento notarial- legítimo, seguro y eficaz. El desempeño de esta actividad atípica por aunar características de las profesiones liberales con el ejercicio de funciones públicas requiere el mantenimiento de un ideal y delicado equilibrio que conjugue ambas facetas, pues el predominio de una sobre la otra traería, como consecuencia, su desnaturalización”.[4]
Características de la función notarial (información del cuadro extraída del libro Estatuto del Notariado Colombiano del autor Ocaris Úsuga Varela).
Ilustración Características de la función notarial- información extraída del Libro Estatuto del Notariado Colombiano.
INCOMPATIBILIDAD Y COMPETENCIA TERRITORIAL.
ARTÍCULO 2.
La función notarial es incompatible con el ejercicio de autoridad o jurisdicción y no puede ejercerse sino dentro de los límites territoriales del respectivo Círculo de Notaría. (Aparte subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-181-97, Magistrado Ponente Dr. Fabio Morón Díaz).
Normas concordantes.
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 1. Objeto. Este código regula la actividad procesal en los asuntos civiles, comerciales, de familia y agrarios. Se aplica, además, a todos los asuntos de cualquier jurisdicción o especialidad y a las actuaciones de particulares y autoridades administrativas, cuando ejerzan funciones jurisdiccionales, en cuanto no estén regulados expresamente en otras leyes.”
Artículo 15. Cláusula general o residual de competencia. Corresponde a la jurisdicción ordinaria, el conocimiento de todo asunto que no esté atribuido expresamente por la ley a otra jurisdicción.
Corresponde a la jurisdicción ordinaria en su especialidad civil, el conocimiento de todo asunto que no esté atribuido expresamente por la ley a otra especialidad jurisdiccional ordinaria.
Corresponde a los jueces civiles del circuito todo asunto que no esté atribuido expresamente por la ley a otro juez civil.”
Consulta ante la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Notariado y Registro. 16 de junio de 2021.
“La función notarial en términos de la Corte Constitucional “es un servicio público que consiste en declarar la autenticidad de las manifestaciones que son emitidas ante el notario y dar fe de los hechos que ha podido percibir en ejercicio de su cargo. Esta ha sido considerada una función pública por la trascendencia que tiene para el buen funcionamiento del Estado, y porque se desarrolla con fundamento en prerrogativas estatales” definición que es aceptada y compartida en el artículo 1° del Decreto 2148 de 1983.
Establecido lo anterior, el Decreto 960 de 1970 en su artículo 2° señaló que “la función notarial es incompatible con el ejercicio de autoridad o jurisdicción y no puede ejercerse sino dentro de los límites territoriales del respectivo Círculo de Notaría”. Si bien es cierto que ni la norma en cita ni el propio Tribunal Constitucional hacen mención taxativa en quién recae principalmente o de manera exclusiva la prestación del servicio, bien sea en el notario o entre este y sus empleados, basta con interpretar incluso con aprobación por parte de la Corte Constitucional, que se trata de un servicio que es prestado por particulares bajo la figura de la descentralización por colaboración; lo que forzosamente permite concluir que tanto el notario como sus empleados de manera conjunta prestan este servicio público de la fe notarial.
En definitiva, tanto el Estatuto Notarial como el Código Disciplinario Único, contemplan aquellas inhabilidades, impedimentos o conflictos de intereses en los que puede estar inmerso el Notario y/o sus empleados y ante su inobservancia, conlleva implícitamente una conducta que se enmarque en una falta disciplinaria.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-029 de 2019. Magistrado Ponente: Alberto Rojas Ríos.
“La función notarial acarrea el ejercicio de autoridad, por cuanto comporta el desarrollo de una atribución del Estado, esto es, la de dar fe, en virtud de lo cual está reconocida como una función pública”.
(…)
<<El notariado implica ejercicio de autoridad. La jurisprudencia ha explicado como sigue: “No cabe duda de que el notario cumple, en desarrollo de sus actividades, funciones administrativas que aparejan potestades, que le han sido atribuidas por la ley. Ese poder o autoridad se traduce en una supremacía de su operador sobre quienes están dentro de un ámbito de actuación que le ha sido delimitado por la ley, de manera que éstos quedan vinculados jurídicamente con aquél dentro de una relación de subordinación, para el ejercicio de sus derechos o la realización de las actividades que supone la prestación de un servicio”.
“Para García De Enterría la potestad procede directamente del ordenamiento, tiene un carácter genérico y se refiere a un ámbito de actuación definido en grandes líneas y no consiste en una pretensión particular sino en la posibilidad abstracta de producir efectos jurídicos, “…de donde eventualmente pueden surgir, como una simple consecuencia de su ejercicio, relaciones jurídicas particulares”
“Justamente en nuestro ordenamiento jurídico, la ley le reconoce a los notarios autoridad cuando les confía atribuciones en las cuales está de por medio el ejercicio de una función pública, pues en ese caso, éstos se colocan en una posición de supremacía frente a quienes acuden al servicio notarial y, por supuesto, los usuarios del servicio quedan obligatoriamente subordinados a las determinaciones que aquél imparta, desde luego, en el ejercicio de sus atribuciones”.>>
“Los notarios no son servidores públicos. Se trata de particulares a los que se les ha asignado el desempeño de una función pública, y aunque objetivamente su situación ofrece similitudes con los empleados estatales, como la exigencia de neutralidad en sus actuaciones, técnicamente no es válido sostener que por tal circunstancia adquieran la condición de servidores públicos”.
<<La Corte se ha referido a esta materia en los siguientes términos: “Para esta Corporación es indudable que a los notarios en el cumplimiento de sus labores relacionadas con la fe pública les asiste el carácter de autoridades. Ya la Corte Constitucional ha precisado que los particulares encargados del desarrollo de funciones públicas, en el ejercicio de esas funciones ocupan la posición de la autoridad estatal gozando, por ende, de las prerrogativas del poder público”.
Si técnicamente no es válido sostener que los notarios son empleados del Estado, no cabe duda de que, objetivamente su situación ofrece evidentes similitudes con éstos, como que también cumplen funciones de interés general y carácter público, ejercen por razón de ello autoridad y están obligados, por lo mismo, a evitar que el ejercicio de cualquier otra función distinta a las que desempeñan, pueda comprometer el interés superior que éstas representan”.>>
Sentencia C-863 de 2012. Magistrado Ponente: Luis Ernesto Vargas Silva.
“(…) No obstante, ha aclarado que se trata de particulares a los que se les ha asignado el desempeño de una función pública, y aunque objetivamente su situación ofrece evidentes similitudes con los empleados estatales, como la exigencia de neutralidad en sus actuaciones, técnicamente no es válido sostener que, por tal circunstancia, adquieran la condición de servidores públicos. Al respecto la jurisprudencia precisó:
“Para esta Corporación es indudable que a los notarios en el cumplimiento de sus labores relacionadas con la fe pública les asiste el carácter de autoridades. Ya la Corte Constitucional ha precisado que los particulares encargados del desarrollo de funciones públicas, “en el ejercicio de esas funciones ocupan la posición de la autoridad estatal gozando, por ende, de las prerrogativas del poder público.”
(…)
“En síntesis, ha reconocido la jurisprudencia de esta corporación, las dificultades que en ocasiones presenta la definición acerca de si una función atribuida a una autoridad o a un particular es de naturaleza jurisdiccional, pero también ha destacado la importancia que tal distinción presenta, en situaciones similares a la que ahora enfrenta la Sala, para definir la constitucionalidad de determinadas atribuciones. Para el efecto ha aplicado una serie de criterios que, sin ser exhaustivos, ni de aplicación mecánica, cumplen una finalidad orientadora. En este orden de ideas ha sostenido que son judiciales, desde el punto de vista formal: (i) las funciones que se materializan en actos con fuerza de cosa juzgada; o (ii) son desplegadas por jueces, o al menos por funcionarios que gozan de los atributos propios de los jueces; o (iii) se desarrollan en el marco de procesos judiciales, o se encuentran indisolublemente ligadas a un proceso judicial. Como criterios materiales ha indicado que (iv) se trata de actuaciones que restringen derechos fundamentales sujetos a reserva judicial, como el derecho la libertad personal y el acceso a la administración de justicia.”
Sentencia C-1508 de 2000. Magistrado Sustanciador: Jairo Charry Rivas.
“Esta atribución, que caracteriza la gestión notarial, tiene como razón de ser la naturaleza de la función que se ejerce, de la cual es titular el Estado, como es la de dar fe, en virtud de lo cual está reconocida como una función pública”.
(…)
“No cabe duda de que el notario cumple, en desarrollo de sus actividades, funciones administrativas que aparejan potestades, que le han sido atribuidas por la ley. Ese poder o autoridad se traduce en una supremacía de su operador sobre quienes están dentro de un ámbito de actuación que le ha sido delimitado por la ley, de manera que éstos quedan vinculados jurídicamente con aquél dentro de una relación de subordinación, para el ejercicio de sus derechos o la realización de las actividades que supone la prestación de un servicio.”
(…)
<<La potestad procede directamente del ordenamiento, tiene un carácter genérico y se refiere a un ámbito de actuación definido en grandes líneas y no consiste en una pretensión particular sino en la posibilidad abstracta de producir efectos jurídicos, “…de donde eventualmente pueden surgir, como una simple consecuencia de su ejercicio, relaciones jurídicas particulares”.>>
Sentencia C-373 de 2002. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño.
“En diferentes oportunidades la Corte ha sometido a su análisis la institución del notariado, y como resultado de ello ha podido elaborar un diseño doctrinario sobre dicho asunto donde se examinan temas relacionados con su naturaleza jurídica, la condición misma del notario como colaborador del Estado, el sentido y finalidad de la función fedante y el ámbito de competencias del legislador para configurar la regulación sobre la materia.
A partir de estos pronunciamientos, la Corporación ha deducido las notas distintivas de la actividad notarial, que en resumen la caracterizan como (i) un servicio público, (ii) de carácter testimonial, iii) que apareja el ejercicio de una función pública, (iv) a cargo normalmente de los particulares, en desarrollo del principio de descentralización por colaboración y (v) a los cuales les otorga, la condición de autoridades.
Es por estas connotaciones que la actividad notarial está sujeta a un sistema normativo especial, y por las que el notario, como gestor de dicha función, se le somete a reglas más exigentes en materia de inhabilidades que a otros particulares que también ejercen funciones públicas, pero que no tienen la importancia y trascendencia que conlleva la función fedante. Es claro que la finalidad de estas previsiones con que se rodea por la ley la actuación notarial obedece al propósito de garantizar la seriedad, eficacia e imparcialidad de dicha actividad.
…Según los términos del artículo 131 de la Constitución, el legislador goza, en ejercicio de su libertad de configuración normativa, de facultades lo suficientemente amplias para regular el servicio público notarial, y establecer el régimen de incompatibilidades al cual deben someter su conducta quienes la ejerzan. Esa amplitud de configuración se explica en razón de que la Constitución no estableció con cierto detalle, pautas que lo guiaran, porque se limita apenas a señalar los elementos esenciales que identifican la función, algunos aspectos relacionados con el régimen laboral de los empleados y consagrar la obligación tributaria de que los notarios contribuyan con la administración de justicia.
…Es obvio que la reglamentación legal del servicio público de la actividad notarial, contiene la facultad implícita del legislador para establecer y precisar, tanto los derechos de éstos, sus funciones específicas, la organización a nivel nacional, la provisión, permanencia y periodo de los notarios, el alcance y límite de sus responsabilidades, el manejo de la vigilancia y control de su gestión, como también, el régimen de incompatibilidades de sus funciones con el ejercicio de otras actividades. Como es fácil admitirlo, esta regulación constituye un componente necesario de la actividad notarial, que de omitirse dejaría incompleto el diseño jurídico aplicable al manejo de una función del Estado.”
Sentencia C-181 de 1997. Magistrado Ponente: Fabio Morón Díaz.
“A los notarios en el cumplimiento de sus labores relacionadas con la fe pública les asiste el carácter de autoridades. Si bien, quienes prestan el servicio notarial no son servidores públicos, difícil sería entender el conjunto de tareas que les han sido asignadas si actos de tanta trascendencia como aquellos en los que se vierte el ejercicio de su función no estuvieran amparados por el poder que, en nombre del Estado, les imprimen los notarios en su calidad de autoridades. El propósito ínsito de la disposición es el de establecer la incompatibilidad del ejercicio de la función notarial con el cumplimiento de cualesquiera otras funciones que impliquen el ejercicio de autoridad o de jurisdicción, bajo el entendido de que el notario también es autoridad y que, por lo mismo, el desempeño de sus labores no puede concurrir con el desarrollo de funciones diferentes a la suya y que, igualmente, sean el resultado y la expresión de la autoridad con la que la organización política las reviste”.
(…)
“La incompatibilidad comporta una prohibición dirigida al titular de una función pública a quien, por ese hecho, se le impide ocuparse de ciertas actividades o ejercer, simultáneamente, las competencias propias de la función que desempeña y las correspondientes a otros cargos o empleos, en guarda del interés superior que puede verse afectado por una indebida acumulación de funciones o por la confluencia de intereses poco conciliables y capaces, en todo caso, de afectar la imparcialidad y la independencia que deben guiar las actuaciones de quien ejerce la autoridad en nombre del Estado”.
(…)
“Es oportuno reiterar, en esta oportunidad, que en la Constitución Política se encuentra la autorización para que el ejercicio de funciones públicas y la prestación de servicios de esa misma naturaleza sean confiados a particulares.”
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral-Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“FUNCIÓN NOTARIAL, NOTARIOS Y
ORGANIZACIÓN NOTARIAL
(…)
8. EL NOTARIO COMO SUJETO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
(…)
8.3 Incompatibilidades de los notarios
1° – La función notarial es incompatible con el ejercicio de autoridad o jurisdicción y no puede ejercerse sino dentro de los límites territoriales del respectivo circulo notarial
2°- El ejercicio de la función notarial es incompatible con el de todo empleo o cargo público; con la gestión particular u oficial de negocios ajenos; con el ejercicio de la profesión de abogado; con el de cargos de representación política; con la condición de ministro de cualquier culto; con el de los cargos de albacea, curador dativo, auxiliar de la justicia, con toda intervención en política, distinta del ejercicio del sufragio y en general, con toda la actividad que perjudique el ejercicio de su cargo.
Se entiende por gestión de negocios ajenos todo acto de representación, disposición o administración que ejecute un notario en nombre de otra persona, salvo los atinentes al ejercicio de la patria potestad.
3°- No obstante, el notario podrá ejercer cargos docentes, académicos o de beneficencia en establecimientos públicos o priva-dos, hasta un límite de ocho horas semanales.
4°- Con las limitaciones establecidas en la ley, el notario podrá ser miembro de juntas o consejos directivos de entidades oficiales siempre y cuando no interfiera el ejercicio de su función.”[5]
Competencia Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“LA NATURALEZA DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
1. LA NATURALEZA JURIDICA DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
(…)
1.3 LA ACTIVIDAD NOTARIAL COMO EJERCICIO DE LA AUTORIDAD
(…)
Al caracterizar la actividad notarial la Corte Constitucional afirma que a ella se le otorga la condición de autoridad, lo explica afirmando, que:
«Esta atribución, que caracteriza la gestión notarial, tiene como razón de ser la naturaleza de la función que se ejerce, de la cual es titular el Estado, como es la de dar fe, en virtud de lo cual está reconocida como una función pública.”[6]
(…)
“El tipo de autoridad que reconoce la corte constitucional a la función notarial es de función testimonial de autoridad y a los notarios en el cumplimiento de sus labores relacionadas con la fe pública les asiste el carácter de autoridades.”[7]
FUNCIONES DE LOS NOTARIOS.
ARTÍCULO 3.
Compete a los Notarios:
1. Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las Leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad.
2. Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados.
3. Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros Notarios que las tengan registradas ante ellos.
4. Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal.
5. Acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida.
6. Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la Ley o el Juez ordenen protocolizar o que los interesados quieran proteger de esta manera.
7. Expedir copias o certificaciones según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos.
8. Dar testimonio escrito con fines jurídico – probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos.
9. Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme a la Ley civil deban otorgarse ante ellos.
10. Practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados.
11. <Numeral derogado por el artículo 46 del Decreto 2163 de 1970, publicada en el Diario Oficial No. 33.213 del 16 de diciembre de 1970.>
12. <Numeral derogado por el artículo 46 del Decreto 2163 de 1970, publicada en el Diario Oficial No. 33.213 del 16 de diciembre de 1970.>
13. Llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades prescritos en la Ley.
14. Las demás funciones que les señalen las Leyes.
Parágrafo INEXEQUIBLE, Parágrafo adicionado por el artículo 59 del Decreto Ley 2106 de 2019. El nuevo texto es el siguiente: Para el desarrollo y ejecución de las competencias relacionadas en este artículo, el notario podrá adelantar las actuaciones notariales a través de medios electrónicos, garantizando las condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias.
La Superintendencia de Notariado y Registro expedirá las directrices necesarias para la correcta prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos. (Artículo 59 al 63 del Decreto Ley 2106 de 2019 declarado INEXEQUIBLE, con efectos diferidos a partir del 20 de junio de 2023, por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-159-21 de 26 de mayo de 2021, Magistrado Ponente Dr. Alejandro Linares Cantillo.)
Legislación anterior.
L.A. del Numeral 11.
11. Intervenir en la liquidación de las comunidades universales en los casos y por el procedimiento establecido en el presente estatuto.
L.A. del Numeral 12.
12. Recibir, mantener y dar la destinación prevista a los depósitos que para el pago de impuestos o de obligaciones originadas en contratos otorgados ante ellos o en garantía de las mismas, acuerden constituir los interesados o establezca la Ley.
Normas concordantes.
N.C. DEL NUMERAL 2 Y 3.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.4.1. Diligencia de reconocimiento privado. En la diligencia de reconocimiento de un documento privado el notario dejará constancia de la manifestación del interesado, suscrita por éste, de que el contenido de aquél es cierto. Para tal efecto podrá utilizar un sello en donde se exprese de manera inequívoca esta declaración. Si el documento contiene varias hojas, sellará y rubricará cada una de ellas. Esta diligencia será firmada por el notario en último lugar. En igual forma se procederá para el reconocimiento de la firma.
Artículo 2.2.6.1.2.5.1. Diligencia de autenticación. El notario extenderá la diligencia de autenticación de copias directamente o utilizando un sello. En ambos casos se precisará que el contenido del documento corresponde exactamente al que tuvo a la vista.
Para la autenticación de firmas podrá también utilizar un sello que se ajustará a lo dispuesto en el artículo 73 del Decreto-Ley 0960 de 1970.
Las diligencias de autenticación serán suscritas por el notario con firma autógrafa en último lugar.”
“Artículo 2.2.6.1.2.5.2. Autenticación de copia mecánica o literal. La copia mecánica o literal de un documento tomada de una copia, podrá ser autenticada por el notario y en la respectiva diligencia se indicará que es copia de copia. Y si fuere de copia autenticada así lo expresará.”
“Artículo 2.2.6.1.4.1.3. Libro de actas. El notario, además de los libros que constituyen el archivo, tendrá el de actas que suscriba en ejercicio de su función y que no deban ser protocolizadas según la ley. En los círculos en donde haya más de una notaría se llevará el de actas de reparto, el cual una vez clausurado se enviará a la Superintendencia de Notariado y Registro o a la oficina de registro de instrumentos públicos correspondiente.”
“Artículo 2.2.6.1.2.6.4. Corrección de errores u omisiones. Los errores u omisiones en la expedición de las copias de las escrituras podrán ser corregidos o subsanados por el notario en el momento en que se adviertan, atendiendo el procedimiento señalado en los artículos 86 del Decreto-Ley 0960 de 1970 y 2.2.6.1.3.2.4 de este capítulo.”
“Artículo 2.2.6.1.2.7.1 Numeración de los certificados. Todo certificado que expida el notario tendrá numeración continua que se iniciará en el respectivo año.”
“Artículo 2.2.6.1.2.9.1. Prueba de la comparecencia. Cuando se trate de comprobar que una persona concurrió a la notaría a otorgar una escritura prometida, el notario dará testimonio escrito de la comparecencia mediante acta o escritura pública, a elección del interesado. En todos los casos el notario dejará constancia de los documentos presentados por el compareciente.”
“Artículo 2.2.6.1.2.3.2. Formalidades para la revocatoria del testamento. La escritura que contenga la simple declaración del otorgante de revocar su testamento deberá llenar las mismas formalidades del testamento.”
“Artículo 2.2.6.1.2.3.3. Guarda del testamento. El testamento será guardado por el notario en la cajilla de un banco, en una caja fuerte o en un lugar que ofrezca seguridad.
El notario llevará una relación de testamentos cerrados en la cual anotará el nombre del testador y el lugar donde están guardados aquellos.”
“Artículo 2.2.6.1.2.3.1. Obligación del notario en la apertura y publicación del testamento cerrado. En la apertura y publicación del testamento cerrado, el notario quien lo autorice advertirá de la formalidad del registro, tal como se procede para el testamento abierto.”
“Artículo 2.2.6.1.2.3.4. Obligación del notario a quien se le pide la apertura de testamento. El notario a quien se pidiera la apertura y publicación de un testamento cerrado dispondrá que se cite a los testigos, señalando el día y hora en que deban comparecer ante él.”
“Artículo 2.2.6.1.2.3.5. Acta. Toda actuación notarial referente a la apertura y publicación del testamento cerrado se hará constar en acta que será suscrita por quienes intervengan en la diligencia.”
“Artículo 2.2.6.1.2.10.1 Depósitos. Los títulos de crédito, efectos negociables, valores o documentos confiados al notario por los usuarios, así como los depósitos en dinero que constituyan para seguridad, garantía o cumplimiento de las obligaciones emanadas de los negocios jurídicos contenidos en escrituras otorgadas ante él, o para el pago de impuestos o contribuciones y en general los dineros que le hayan sido confiados, serán relacionados diariamente anotando el monto, las fechas de ingresos y egresos y los nombres de los usuarios y beneficiarios. El notario procurará que el efectivo permanezca en cuenta especial que abrirá para este fin.
Exceptúense de la relación el impuesto de timbre, el de registro y anotación y su sobretasa y los recaudos con destino a la Superintendencia de Notariado y Registro y al Fondo Cuenta Especial del Notariado.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 243. Distintas Clases De Documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.
Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.”
“Artículo 244. Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.
Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.
También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución.
Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo.
La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos.
Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos y en todas las jurisdicciones.”
“Artículo 256. Documentos ad substantiam actus. La falta del documento que la ley exija como solemnidad para la existencia o validez de un acto o contrato no podrá suplirse por otra prueba.”
“Artículo 257. Alcance probatorio. Los documentos públicos hacen fe de su otorgamiento, de su fecha y de las declaraciones que en ellos haga el funcionario que los autoriza.
Las declaraciones que hagan los interesados en escritura pública tendrán entre estos y sus causahabientes el alcance probatorio señalado en el artículo 250; respecto de terceros se apreciarán conforme a las reglas de la sana crítica.”
N.C. DEL NUMERAL 4.
Instrucción administrativa No. 1 de 2005 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Por lo anterior el doctor Carlos Iván Plazas Herrera, Coordinador del Grupo de Visas e Inmigración del Ministerio de Relaciones Exteriores, ha dicho a esta Superintendencia, refiriéndose a las derogadas visas temporales especiales para matrimonio:
“Por cuanto esta categoría de visa no fue consagrada en el Decreto 4000 de 2004, es decir que a partir de su vigencia, para que un extranjero contraiga matrimonio en Colombia, no se requerirá de una visa específica sino que lo podrá hacer con cualquier categoría o clase de visa, así como con el permiso de ingreso y permanencia expedido por el Departamento Administrativo de Seguridad, muy comedidamente me permito solicitarle al señor Superintendente que, con fundamento en lo expuesto anteriormente, se derogue la Circular No. 02- 02 del 3 de enero de 2002, por medio de la cual se instruye a los notarios del país acerca de la clase de visa que es idónea para que un extranjero pueda contraer matrimonio en Colombia, así como se relacionan aquellas cuyo titular puede realizar dicho acto y las que no le permiten hacerlo.”
(…)
“De acuerdo con las consideraciones anteriores le ruego señor Notario dejar de exigir, a los extranjeros que vayan a contraer matrimonio ante Usted, la visa temporal especial para matrimonio”.
N.C. DEL NUMERAL 5.
Ley 962 de 2005.
“Artículo 13. Prohibición de exigencia de presentaciones personales para probar supervivencia. Ninguna autoridad podrá exigir presentaciones personales para probar supervivencia cuando no haya transcurrido más de un (1) año contado a partir de la última presentación de supervivencia. Este término será de tres (3) meses cuando se trate de entidades que hagan parte del Sistema de Seguridad Social Integral, a menos que la persona se encuentre residenciada fuera del país en sitio donde no exista representación consular colombiana, en cuyo caso operará el término de seis (6) meses.
Parágrafo. El certificado de supervivencia solamente se podrá exigir cuando el importe de la prestación se pague por abono en cuenta corriente o de ahorro, abierta a nombre del titular de la prestación, o cuando se cobre a través de un tercero.”
Instrucción administrativa No. 41 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Desde el año 1991, mediante el DECRETO 2651 DE 1991 el Gobierno Nacional los faculto para conocer de la liquidación de sucesiones y sociedades conyugales, donde cualquiera de los herederos legatarios o supérstite sea menor o incapaz. Para su conocimiento y aplicación se trascribe la parte pertinente del decreto arriba citado, que dispone:
ARTÍCULO 33. Adoptado como legislación permanente, art. 162, Ley 446 de 1998. Además de las sucesiones y liquidaciones que se vienen tramitando ante notario de conformidad con las normas vigentes, este funcionario podrá, dando aplicación a los Decretos 902 de 1988 y 1729 de 1989 y normas concordantes, liquidar sucesiones y sociedades conyugales donde cualquiera de los herederos, legatarios o cónyuge supérstite sea menores o incapaces, si se cumplen los siguientes requisitos:
1. Que por lo menos alguno de los interesados sea mayor de edad.
2. Que los interesados que sean menores o incapaces estén representados legalmente por quien corresponda.
3. Que exista común acuerdo entre todos los intervinientes que sean plenamente capaces y los representantes legales de los menores o incapaces.
En la partición y adjudicación, se dará prelación a los menores e incapaces en la adjudicación de inmuebles.
El notario dará fe de que en la sucesión o en la liquidación de sociedad conyugal se han garantizado todos los derechos sustanciales del menor o del incapaz.
Artículo 34. Adoptado como legislación permanente, art. 162, Ley 446 de 1998. Si después de presentada la solicitud de que trata el artículo 1º del Decreto 902 de 1988 y antes de que se suscriba la escritura de que trata el numeral tercero del artículo 3º del mismo Decreto, falleciere un heredero, legatario o el cónyuge sobreviviente, el trámite de la liquidación continuará con su apoderado, aunque sus sucesores no sean plenamente capaces.
Artículo 35. Adoptado como legislación permanente, art. 162, Ley 446 de 1998. La responsabilidad que el Decreto 902 de 1988 establece para los intervinientes queda en cabeza del representante legal del incapaz en cuyo nombre actúa.
Artículo 36. Adoptado como legislación permanente, art. 162, Ley 446 de 1998. Para los casos previstos en este capítulo el representante legal del incapaz no requiere de licencia judicial.
Artículo 37. Adoptado como legislación permanente, art. 162, Ley 446 de 1998. Los interesados en procesos de sucesión o liquidación de sociedad conyugal en curso, aunque entre ellos hubiere algún menor o incapaz, podrán optar por el trámite notarial. La solicitud dirigida al notario deberá ser suscrita por todos los interesados y presentada personalmente mediante apoderado. A ellas se deberán anexar los documentos referidos en el Decreto 902 de 1988 y copia auténtica de la petición dirigida al juez que conoce del correspondiente proceso, para que suspenda la actuación judicial.
Concluido el trámite notarial, el notario comunicará tal hecho al respectivo quien dará por terminado el proceso y dispondrá su archivo.
Intervención de abogado en sucesiones. Decreto 522 de 1988. Artículo 3ºLas cuantías previstas en los artículos anteriores se aumentarán en un cuarenta por ciento (40%) desde el primero (1º) de enero de mil novecientos noventa (1990), y se seguirán ajustando automáticamente cada dos años, en el mismo porcentaje y en la misma fecha. Los resultados de estos ajustes se aproximarán a la decena de miles inmediatamente superior.
Matrimonio ante notario. Decreto 2668 de 1988 ARTÍCULO 1º Sin perjuicio de la competencia de los jueces civiles Municipales, podrá celebrarse ante Notario el matrimonio civil, el cual se solemnizará mediante escritura pública con el lleno de todas las formalidades que tal instrumento requiere. El matrimonio se celebrará ante el Notario del Círculo del domicilio de la (mujer.)”
Ley 29 de 1973.
“Artículo 18. Los depósitos de dineros, títulos de crédito, efectos negociables, valores o documentos que los otorgantes quieran constituir en poder del Notario para seguridad, garantía o cumplimiento de las obligaciones surgidas de los actos o contratos por escrituras otorgadas ante él, se harán constar en actas suscritas por todos los interesados, que contendrán la descripción y monto de los depósitos, los fines que se pretenden con el depósito, y las condiciones y términos en que deben ser entregados los objetos a la persona que allí mismo se designe.
Artículo 19. Los depósitos de dinero que los otorgantes constituyen en poder del Notario para el pago de impuestos o contribuciones implican la obligación de darles la destinación que les corresponda, inmediatamente o en los términos señalados, y comprometen la responsabilidad civil y penal del Notario en caso de incumplimiento, de darles una destinación diferente de la que les corresponda o de emplearlos en provecho propio o de terceros.
Parágrafo. El Notario a quien le haya sido hecho depósito en dinero para lo dispuesto en este artículo, deberá pagar el respectivo impuesto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que legalmente pueda hacerlo, a menos que el plazo para pagarlo se venza con anterioridad. Transcurrido este término incurrirá en causal de mala conducta y pagará intereses, a la entidad oficial acreedora, a la tasa fijada por el Ministerio de Hacienda para los contribuyentes en mora, si hubiere retención indebida.
La Superintendencia de Notariado y Registro reglamentará especialmente lo dispuesto en el anterior y el presente artículo.”
N.C. DEL NUMERAL 8 Y 9.
Código Civil.
“Artículo 1055. Definición de testamento. El testamento es un acto más o menos solemne, en que una persona dispone del todo o de una parte de sus bienes para que tenga pleno efecto después de sus días, conservando la facultad de revocar las disposiciones contenidas en él mientras viva.”
“Artículo 1064. Clases de testamentos. El testamento es solemne, y menos solemne. Testamento solemne es aquel en que se han observado todas las solemnidades que la ley ordinariamente requiere. El menos solemne o privilegiado es aquél en que pueden omitirse algunas de estas solemnidades, por consideración a circunstancias particulares, determinadas expresamente por la ley.
El testamento solemne es abierto o cerrado.
Testamento abierto, nuncupativo o público es aquel en que el testador hace sabedores de sus disposiciones a los testigos, y al notario cuando concurren; y testamento cerrado o secreto, es aquél en que no es necesario que los testigos y el notario tengan conocimiento de ellas.”
N.C. DEL NUMERAL 10.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.3.1. Obligación del notario en la apertura y publicación del testamento cerrado. En la apertura y publicación del testamento cerrado, el notario quien lo autorice advertirá de la formalidad del registro, tal como se procede para el testamento abierto.
(Decreto 2148 de 1983, artículo 29)”
“Artículo 2.2.6.1.2.3.2. Formalidades para la revocatoria del testamento. La escritura que contenga la simple declaración del otorgante de revocar su testamento deberá llenar las mismas formalidades del testamento.
(Decreto 2148 de 1983, artículo 30)”
“Artículo 2.2.6.1.2.3.3. Guarda del testamento. El testamento será guardado por el notario en la cajilla de un banco, en una caja fuerte o en un lugar que ofrezca seguridad.
El notario llevará una relación de testamentos cerrados en la cual anotará el nombre del testador y el lugar donde están guardados aquellos.
(Decreto 2148 de 1983, artículo 31)”
“Artículo 2.2.6.1.2.3.4. Obligación del notario a quien se le pide la apertura de testamento. El notario a quien se pidiera la apertura y publicación de un testamento cerrado dispondrá que se cite a los testigos, señalando el día y hora en que deban comparecer ante él.
(Decreto 2148 de 1983, artículo 32)”
“Artículo 2.2.6.1.2.3.5. Acta. Toda actuación notarial referente a la apertura y publicación del testamento cerrado se hará constar en acta que será suscrita por quienes intervengan en la diligencia.”
N.C. DEL PARÁGRAFO.
Instrucción admirativa No. 2 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Aplicabilidad de la Sentencia C-159 de 2021.
Mediante sentencia C-159 de 2021 proferida por la Corte Constitucional se declararon inexequibles los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, al considerar que el Presidente de la República se habría extralimitado en el ejercicio de las facultades otorgadas por parte del Congreso de la República en la Ley 1955 de 2019, al indicar que no se podía entender que dicha reglamentación pretendía adoptar medidas respecto de trámites innecesarios de la administración motivo por el que no sería posible su modificación en el ejercicio de las facultades excepcionales concedidas por el artículo 333 de la citada Ley—. Aunado a ello, indicó que los efectos de la decisión tendrían aplicación desde el 20 de junio de 2023.”
(…)
“La decisión de la Corte únicamente tiene efectos respecto de los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, por lo que los trámites y procedimientos digitales y electrónicos que estén previstos en cualquier otra regulación y que puedan implicar a los notarios conservan plena validez. Tal es el caso de la radicación electrónica, la facturación electrónica, los informes y pagos de impuestos que deban efectuarse a la DIAN, las actuaciones que deban llevarse a cabo ante la RNEC, los informes y reportes que deban llevarse ante el Ministerio de Justicia y del Derecho, el trámite de apostilla adoptado, el reporte del permiso de salida del país de niños, niñas y adolescentes, el pago de impuestos y la remisión de información a entidades de las diferentes ramas del poder público, del orden nacional o territorial.
Es preciso señalar que el Gobierno Nacional está adelantando un proyecto de Ley respecto de la digitalización del servicio público notarial en consideración de la importancia que ostenta el mismo y el compromiso del Gobierno con este propósito.
Por lo tanto, mientras se expide la reglamentación pertinente, a partir del 20 de junio de 2023, los notarios deberán prestar el servicio notarial de conformidad con las disposiciones que les resulten aplicables.”
Circular No. 439 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“las Notarías y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, deberán procurar que prevalezca el uso de las herramientas tecnológicas dispuestas para la radicación electrónica, sin desconocer la posibilidad de recepcionar los documentos que sean presentados para el trámite registral de manera física, en aras de garantizar la prestación del servicio público notarial y registral. Finalmente, se precisa que aquellas Notarías que vienen utilizando el Aplicativo REL, continuarán haciéndolo y en todo caso los usuarios desde las Notarías tendrán la posibilidad de optar por el mecanismo de radicación de su documento, ya sea físico o electrónico en la Oficina de Registro correspondiente.”
Instrucción administrativa No. 07 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Inicialmente, es importante contextualizar a los notarios que, si bien es cierto que a través de la sentencia C-159 de 2021 la Corte Constitucional declaró inexequibles los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019 –por considerar que el Presidente de la República se habría extralimitado en el ejercicio de las facultades otorgadas por parte del Congreso de la República en la Ley 1955 de 2019, en tanto que los trámites notariales no podrían entenderse como trámites innecesarios de la administración motivo por el que no sería posible su modificación en el ejercicio de las facultades excepcionales concedidas por el artículo 333 de la citada Ley–, también es cierto que dicha Corte resaltó la importancia de virtualizar la prestación del servicio público notarial, razón por la cual considero pertinente no frenar la evolución industrial y tecnológica alcanzada por los notarios, motivo por el que declaró que las disposiciones referidas tendrían efectos y son aplicables hasta el 20 de junio de 2023. En consecuencia, es importante recordar a los notarios del país que las disposiciones establecidas en el Decreto Ley 2106 de 2019 continuarán vigentes hasta el 20 de junio de 2023.”
Resolución No. 04673 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Por medio de la cual se validan los requisitos técnicos establecidos en las Resoluciones 00011 y 00012 del 04 de enero de 2021, y se permite la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos conforme con lo dispuesto en el Decreto Ley 2106 de 2019.
Que, en atención a las competencias atribuidas a la Superintendencia de Notariado y Registro, se profirieron las Resoluciones Nos. 00011 y 00012 del 4 de enero de 2021, “por la cual se dictan directrices para la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos” y “por la cual se establecen pautas para la transferencia de la copia del archivo digital de los actos notariales al repositorio de la Superintendencia de Notariado y Registro”, respectivamente.
Que en el artículo 1 de la Resolución No. 11 de 2021, se precisó que “[t]odas las notarías deberán contar con la correspondiente validación realizada por la Superintendencia Delegada para el Notariado que permita la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos, previo concepto favorable expedido por la OTI de la SNR”.”
Resolución No. 00011 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Por la cual se dictan directrices para la prestación del servicio público notarial a través de medio electrónicos.
De conformidad con el Decreto Ley 2106 de 2019, el servicio ciudadano digital de interoperabilidad será prestado por la Agencia Nacional Digital. El uso y reutilización de la información que repose en bases de datos o sistemas de información que se encuentren integrados en el servicio ciudadano digital de interoperabilidad, se deberá efectuar bajo los principios y reglas de protección de datos personales señaladas, entre otras, en las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, y conforme a los protocolos de clasificación, reserva y protección de datos, que deberán seguir las entidades para su uso.
Que el artículo 10 del Decreto – Ley 2106 de 2019 señaló que «Las autoridades deberán vincular a los mecanismos que disponga la Agencia Nacional Digital, los instrumentos, programas, mecanismos, desarrollos, plataformas, aplicaciones, entre otros, que contribuyan a masificar las capacidades del Estado en la prestación de Servicios Ciudadanos Digitales.»”
Concepto No. 311301 de 2019 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
“Es preciso señalar que sobre la naturaleza de los notarios la Corte Constitucional en la sentencia C-1040 de 2007, señala «Es una condición plenamente asumida que los notarios no son ni empleados públicos ni trabajadores oficiales, sino particulares que en ejercicio de funciones públicas prestan un servicio público, que se acomoda al modelo de administración conocido como descentralización por colaboración, en el que el Estado, por intermedio de particulares, ejerce algunas de las funciones que le han sido constitucionalmente asignadas.
La Corte ha dicho al respecto que los notarios son “particulares que prestan en forma permanente la función pública notarial, bajo la figura de la descentralización por colaboración, de conformidad con los artículos 123 inciso final, 210 inciso segundo, y 365 inciso segundo, de la Carta Política».
En este orden de ideas, y dado que los notarios son particulares que ejercen funciones públicas, en criterio de esta Dirección Jurídica se considera que no se configura la inhabilidad prevista para ser concejal toda vez que la misma se predica del ejercicio de autoridad civil, política y administrativa por parte de empleados públicos.”
Jurisprudencias.
Corte Constitucional.
“La Corte Constitucional mediante Sentencia C-896-99 del 10 de noviembre de 1999, Magistrado Ponente Dr. Vladimiro Naranjo Mesa, declaró: Estese a lo resuelto en la Sentencia C-601-96. Numeral 13 declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-601-96 del 6 de noviembre de 1996, Magistrado Ponente Dr. José Gregorio Hernández Galindo.
Parágrafo. <Parágrafo INEXEQUIBLE, con efectos diferidos a partir del 20 de junio de 2023> <Parágrafo adicionado por el artículo 59 del Decreto Ley 2106 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Para el desarrollo y ejecución de las competencias relacionadas en este artículo, el notario podrá adelantar las actuaciones notariales a través de medios electrónicos, garantizando las condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias. La Superintendencia de Notariado y Registro expedirá las directrices necesarias para la correcta prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos.”
Corte Constitucional.
“Artículo del Decreto Ley 2106 de 2019 declarado INEXEQUIBLE, con efectos diferidos a partir del 20 de junio de 2023, por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-159-21 según Comunicado de Prensa de 26 y 27 de mayo de 2021, Magistrado Ponente Dr. Alejandro Linares Cantillo.”
<<Funciones de los notarios públicos en el ordenamiento jurídico colombiano “Actualmente, en el derecho colombiano, el notario es una particular que realiza funciones públicas atribuidas por el Estado, las cuales están determinadas y reguladas en la ley. El notario ejerce funciones que son trascendentes en el mundo del Derecho y que la doctrina divide en tres grupos, a saber: a) la función fedante; b) la función de jurisdicción voluntaria y otros trámites; y c) las nuevas funciones. Nos parece acertada la anterior división, aunque puede resumirse en los dos primeros grupos, es decir, el de la función fedante y el de la función de jurisdicción voluntaria y otros trámites”.>>
Adicionalmente, consideró la Corte que la administración pública es un concepto que debe tener en cuenta tanto el criterio orgánico como el criterio funcional. Además de la rama ejecutiva del Poder Público, la administración pública incluye a las ramas legislativa y judicial y los diferentes órganos del Estado, cuando éstos ejercen las funciones administrativas. Aunque este argumento no constituye ratio decidendi, la Sala llama la atención sobre la necesidad de evaluar si las actividades notariales pueden incluirse en el concepto de administración pública, para entender que las facultades extraordinarias autorizaban al presidente a modificar la forma cómo se adelantan dichas funciones.
(…)
<<La Sala Plena de la Corte Constitucional declaró la inexequibilidad de los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública”, al materializar una extralimitación en el ejercicio de las facultades legislativas extraordinarias conferidas al Presidente de la República mediante el artículo 333 de la Ley 1955 de 2019, “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022” y vulnerar, por lo tanto, los artículos 121 y 150.10 de la Constitución Política. Al haber prosperado la acusación relativa al exceso en el ejercicio de las facultades extraordinarias, por sustracción de materia, la Corte Constitucional no se pronunció respecto del cargo referente a la vulneración a la reserva de ley.”>>
Sentencia C-159 de 2021. Magistrado Ponente: Alejandro Linares Cantillo.
“Al respecto, encontró la Corte que las normas expedidas desbordaron las facultades legislativas conferidas en cuanto: (i) fueron ejercidas por fuera de las finalidades que motivaron la solicitud de la delegación legislativa al Congreso de la República; y (ii) los trámites notariales reformados no responden a la exigencia de falta de necesidad. Indicó la Corte que, en virtud del requisito de precisión de las facultades extraordinarias, la habilitación para la legislación en la materia debía limitarse a lo estrictamente facultado y no podía ser deducida, mediante interpretaciones extensivas o analógicas. Igualmente, puso de presente la Corte que la interpretación estricta de la norma que atribuye facultades legislativas extraordinarias es una exigencia mayor cuando la delegación legislativa se encuentre en la Ley del Plan Nacional de Desarrollo, como ocurría en el presente caso, si se tiene en cuenta que dicha normativa tiene objetivos constitucionales propios y su relación con las facultades extraordinarias debe soportarse expresamente. Así, concluyó la Corte que el presidente no contaba con facultades para introducir nuevos trámites notariales que claramente no son innecesarios.
Adicionalmente, consideró la Corte que la administración pública es un concepto que debe tener en cuenta tanto el criterio orgánico como el criterio funcional. Además de la rama ejecutiva del Poder Público, la administración pública incluye a las ramas legislativa y judicial y los diferentes órganos del Estado, cuando éstos ejercen las funciones administrativas. Aunque este argumento no constituye ratio decidendi, la Sala llama la atención sobre la necesidad de evaluar si las actividades notariales pueden incluirse en el concepto de administración pública, para entender que las facultades extraordinarias autorizaban al presidente a modificar la forma cómo se adelantan dichas funciones.”
(…)
“En atención a lo anterior, la Sala Plena de la Corte Constitucional declaró la inexequibilidad de los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública”, al materializar una extralimitación en el ejercicio de las facultades legislativas extraordinarias conferidas al Presidente de la República mediante el artículo 333 de la Ley 1955 de 2019, “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022” y vulnerar, por lo tanto, los artículos 121 y 150.10 de la Constitución Política. Al haber prosperado la acusación relativa al exceso en el ejercicio de las facultades extraordinarias, por sustracción de materia, la Corte Constitucional no se pronunció respecto del cargo referente a la vulneración a la reserva de ley.
Ahora bien, en cuanto a los efectos de la decisión, decidió la Corte Constitucional modular sus efectos, por lo cual, la declaratoria de inexequibilidad sólo comenzará a surtir efectos a partir del 20 de junio de 2023. Es el proceso tecnológico de verificación y validación de la identidad de las personas por medio de la captura de las huellas dactilares. Es la identificación personal inmediata mediante medios tecnológicos que permiten cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en los términos dispuestos en el Decreto Ley 019 de 2012.”
Sentencia C-863 de 2012. Magistrado Ponente: Luis Ernesto Vargas Silva.
“Concluye sobre este aspecto de su argumentación que “a los notarios les asiste el carácter de autoridades administrativas, por lo tanto (…) en el cumplimiento de sus labores relacionadas con la fe pública toman el carácter de autoridades, pero de ninguna manera puede asimilarse a aquella potestad que la Constitución le ha reservado a determinados sujetos para administrar justicia”
(…)
La jurisprudencia de esta Corte ha analizado en varias oportunidades problemas jurídicos que le exigen definir la naturaleza jurídica de las funciones que desempeñan los notarios su condición como colaboradores del Estado, el sentido y finalidad de la función fedante y el ámbito de competencias del legislador para configurar la regulación sobre la materia.
“La actividad notarial es considerada por el orden jurídico como un servicio público (Art. 131 C.P.) en razón a que constituye una labor destinada a satisfacer, de manera continua y obligatoria, una necesidad de interés general, como es la función fedante, sometida a un régimen jurídico especial, bien sea que se preste por el Estado o por los particulares. Los servicios públicos, según nuestro ordenamiento jurídico, son inherentes a la finalidad social del Estado, en virtud de lo cual asume éste la responsabilidad de asegurar su prestación eficiente (Art. 365 C.P.)”.
“Ha señalado la Corte que el régimen propio de los servicios públicos limita en buena medida el ejercicio de determinadas libertades individuales, respecto de sus prestadores. De ahí que la actividad notarial, como ejercicio de un servicio público, esté sometida a un régimen jurídico preciso y exigente establecido por la ley y sujeta, además, al control y vigilancia del Estado en virtud de las potestades que le reconoce, entre otros, los Arts. 365 y 131 de la Constitución, cuya finalidad es la de “asegurar su prestación eficiente a todos los habitantes del territorio nacional».
Sentencia C-1060 de 2008. Magistrado Ponente: Jaime Araujo Rentería.
“Mediante la Ley 915 de 2004, de la cual forma parte la norma demandada, se dictó el Estatuto Fronterizo para el Desarrollo Económico y Social del departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, cuyo objeto era la creación de las condiciones legales especiales para la promoción y el desarrollo económico y social de los habitantes del departamento archipiélago, que les permita su supervivencia digna conforme a lo reglado por la Constitución Nacional y dentro de sus particulares condiciones geográficas, ambientales y culturales, y la regulación de la celebración del matrimonio de que trata en su artículo 56, que forma parte del Capítulo VII de la citada ley, trata del régimen turístico, y no está comprendida en las materias administrativa, de inmigración, fiscal, de comercio exterior, de cambios, financiera y de fomento económico de que trata en forma excepcional y taxativa el Art. 310 superior, por lo cual el legislador, al incluir dicha regulación en la normativa especial que dictara en desarrollo de ese precepto, desbordó el contenido del mismo, esto es, obró por fuera de la competencia por él atribuida, encontrándose que la regulación de la celebración del matrimonio en el archipiélago no guarda conexidad causal, temática, sistemática o teleológica con el núcleo temático o la materia dominante de la ley”.
(…)
“La norma demandada desconoce el principio de unidad de materia consagrado en el Art. 158 de la Constitución, por no tener su contenido conexidad con el de la ley, teniendo en cuenta que aquella regula la celebración de matrimonios en el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, y dicha ley, conforme a su Art. 1°, tiene por objeto la creación de las condiciones legales especiales para la promoción y el desarrollo económico y social de los habitantes de dicho departamento, que les permita su supervivencia digna conforme a lo reglado por la Constitución y dentro de sus particulares condiciones geográficas, ambientales y culturales.”
(…)
“La Corte declarará inexequible el Art. 56 de la Ley 915 de 2004. Esta decisión sólo producirá efectos hacia el futuro, conforme a la regla general sobre los efectos de las decisiones que en ejercicio del control de constitucionalidad adopte esta corporación, de manera que los matrimonios celebrados hasta la fecha en el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina con fundamento en dicha disposición conservan su validez”.
“La Corte destaca que la decisión que adoptará en este asunto no impide ni restringe lógicamente la expedición de normas legales especiales acerca de las materias señaladas en el Art. 310 superior, respecto del citado Departamento Archipiélago”.
“Por otra parte, por prosperar el cargo de inconstitucionalidad analizado, esta Corte no estudiará los demás cargos planteados, esto es, la supuesta violación del principio de igualdad (Art. 13 C. Pol.) Y del deber estatal de protección de la familia (Art. 42 C. Pol.), conforme a la técnica aplicable en el control de constitucionalidad de las disposiciones legales.”
Sentencia C-112 de 2000. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero.
“En principio nada se opone en la Carta a que la ley defina cuál es el funcionario competente para celebrar los matrimonios. Además, esta definición legal constituye una forma de regular el estado civil y la forma del matrimonio, que son también atribuciones propias del Congreso. Sin embargo, aunque la facultad del Legislador para definir competencias y regular la forma del matrimonio es muy amplia, su libertad no es absoluta. La ley, al definir las competencias de los funcionarios que celebran los matrimonios, debe no sólo respetar ciertos diseños institucionales establecidos por la propia Carta, sino que, además, la regulación debe armonizar con los principios y valores constitucionales”.
(…)
“Si se busca el efecto práctico y útil de la norma, se justifica su vigencia y la discriminación (sic) resulta razonable, por cuanto al retirarse del ordenamiento jurídico, como consecuencia de la declaratoria de inexequibilidad, no quedaría definida la competencia respecto al factor territorial para celebrar el matrimonio civil, tanto por los jueces como Notarios, ya que «la competencia es improrrogable, cualquiera que sea el factor que la determine» (artículo 13 del Código de Procedimiento Civil) y en el evento que se verifique un matrimonio en contravía de este principio, quedaría viciado de nulidad (art. 140 numeral 4º ib.).
De otra parte, el Constituyente del 91 se ocupó del tema del matrimonio y por ese motivo dispuso que las formas del vínculo, la edad y capacidad para contraerlo, la separación y disolución de este, se rigen por la legislación civil (C.P.Co. art. 42 inc. 9º). Esto justifica que el Congreso a quien se le atribuyó en forma exclusiva la función de expedir códigos, ya que es una facultad indelegable (C. Po. Artículo 150-10.”
(…)
“La Corte concluye que es inconstitucional que la ley señale que es competente el juez del domicilio de la mujer, entonces debe realizar la unidad normativa con los apartes pertinentes del artículo 1º del decreto 2668 de 1988, los cuales tienen exactamente el mismo vicio de inconstitucionalidad puesto que señalan que el matrimonio se celebrará ante el notario del círculo del domicilio de la mujer.”
Sentencia T-623 de 1996. Magistrado Ponente: Jorge Arango Mejía.
“La actora fue sometida a una intervención quirúrgica que consistió, según certificó al Notario el director del hospital donde se le practicó el procedimiento en “ligaduras de trompas de Falopio (procedimiento quirúrgico de esterilización).” Es indudable que este hecho pertenece a la vida privada. Esta clase de actos, por pertenecer a la vida privada, sólo pueden ser revelados, mediante autorización del interesado. En ninguna parte se ve cómo pueda suministrarse a un notario esta información reservada. La Constitución, al referirse a los notarios, no les da la categoría de autoridad administrativa ni judicial. Sólo señala la clase de servicio público que prestan. Por ello, al suministrar la información reservada al Notario, el director no estaba en cumplimiento de un deber legal. Su conducta, pues, vulneró, el derecho a la intimidad en la misma forma que lo hizo el Notario al solicitar tal información.”
Doctrinas.
Competencia Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“LA NATURALEZA DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
1 LA NATURALEZA JURÍDICA DE LA FUNCIÓN NOTARIA
(…)
1.4 LA FUNCIÓN NOTARIAL NO TIENE CARÁCTER DE FUNCIÓN JURISDICCIONAL
El notariado no ejerce funciones jurisdiccionales y por ello, cuando la ley de atribuido algunas competencias concurrentes con la que ejercen los jueces de la República, lo ha hecho en aquellos eventos en los que existe un acuerdo entre las partes, como ocurre con la liquidación notarial de sucesiones, de la sociedad conyugal, el divorcio, la separación de bienes, o cuando se trata de mera declaración de voluntad de los comparecientes, premio el cumplimiento de algunos requisitos de orden legal, tal como ocurre con la insinuación en la donación o el otorgamiento de testamento abierto o cerrado.”[8]
Estudios de Derecho Notarial- Año: 2011. Autores: Ocaris Úsuga Varela y Adriana Marcela Úsuga Osorio.
“1. BREVE RESEÑA HISTORIA
DEL NOTARIADO
(…)
10. PRINCIPIOS Y NORMAS GENERALES
SOBRE LA FUNCIÓN NOTARIAL
(…)
10.3. Competencia funcional del notario
O por razón de la materia
(…)
10.3.3 Autenticación de firmas
(…)
b) Autenticación de firmas puestas en presencia del notario
El articulo 73 en su inciso 2° expresa:
también podrá dar testimonio de que las firmas fueron puestas en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes.”[9]
(…)
“10.3.4. Autenticación de copias
(…)
El artículo 80 del Decreto 960 de 1970 modificado por el decreto 2163 de 1970 en su artículo 42 dice: Toda persona tiene derecho a obtener copias auténticas de las escrituras públicas. Pero si se tratare de un instrumento en fuerza del cual pudiere exigirse el cumplimiento de una obligación, cada vez que fuere presentado, el notario señalará la copia que presta este mérito, que será necesariamente la primera que del instrumento se expida, expresándolo así en caracteres destacados, junto con el nombre del acreedor a cuyo favor la expide.
En las demás copias que del instrumento se compulsen en cualquier tiempo, y salvo lo prevenido en el artículo 81, se pondrá por el notario una nota expresiva de ningún valor de dichas copias para exigir el pago o cumplimiento de la obligación, o para su endoso.”[10]
Evolución del uso tecnológico en Colombia, hasta llegar a la notaría digital (cuadro del autor).
Ilustración 2 Evolución del uso tecnológico en Colombia, hasta llegar a la notaría digital- cuadro del autor.
COMPETENCIAS ASIGNADAS POR LA LEY (integración del autor).
El artículo tercero del estatuto notarial señala las funciones de los notarios y, de manera genérica, en su numeral 14, amplia el espectro a todas las competencias que determinan las leyes, al prescribir: “y las demás funciones que disponga la ley”; en ese orden de ideas, allí estarían inmersas todas las funciones notariales que no están expresamente consagradas en este estatuto, así:
CELEBRACIÓN DE MATRIMONIO CIVIL ANTE NOTARIO PÚBLICO.
Decreto 2668 de 1988.
“Artículo 1º Sin perjuicio de la competencia de los jueces civiles Municipales, podrá celebrarse ante Notario el matrimonio civil, el cual se solemnizará mediante escritura pública con el lleno de todas las formalidades que tal instrumento requiere. El matrimonio se celebrará ante el Notario del Círculo del domicilio de la mujer. Los menores adultos celebrarán el matrimonio con el permiso de sus representantes legales, en la forma prevista por la ley.”
Doctrinas.
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“DE LA CELEBRACIÓN DEL MATRIMONIO CIVIL
Mediante el Decreto 2668 publicado en el Diario Oficial 38631 de diciembre 27 de 1988 el gobierno nacional, en ejercicio de las facultades extraordinarias que le confirió la Ley 30 de 1987 se autorizó la celebración del matrimonio civil ante Notario, sin perjuicio de la competencia de los Jueces Civiles Municipales
Conforme el inciso ° del artículo 42 de la Constitución Política, «Las formas del matrimonio, la edad y capacidad para contraerlo, los deberes y derechos de los cónyuges, su separación y la disolución del vínculo, se rigen por la ley civil». Los matrimonios religiosos tendrán efectos civiles en los términos que establezca la ley, dispone el inciso 9° ib.”[11]
(…)
2. AUTORIZACIÓN NOTARIAL
(…)
2.1.4. EDAD PARA CONTRAER MATRIMONIO
“El artículo 116 del Código Civil, modificado por el artículo 2º del Decreto 2820 de 1974, estableció la edad para casarse en 18 años.
Sin embargo, el artículo 117 del C.C., modificado por el artículo 7º del Decreto 2820 de 1974, autorizó a los menores para contraer matrimonio con el permiso escrito de sus padres o del curador a falta de aquellos. La edad para contraer matrimonio fue señalada por la Corte Constitucional, Sentencia C-507 de 2004, en 14 años para ambos contrayentes.”
- Permiso para contraer matrimonio
“Al menor de edad, mayor de 14 años, se le exige un permiso que debe constar por escrito (C.C., arts. 117 a 125). El permiso debe ser otorgado por ambos padres, y si alguno de ellos hubiere muerto, o se hallare impedido para conceder este permiso, bastará el consentimiento del otro (art. 117); a falta de dichos padre o madre será necesario al que no haya cumplido la edad, el consentimiento de su curador general, o en su defecto, el de un curador especial (art. 120). Los padres no están obligados a explicar las causas de la negativa del permiso, lo que en cambio sí debe hacer el curador (art. 121), señalando el art. 122º las causales para la negativa.” [12]
Los Efectos del Matrimonio entre colombianos celebrado en el extranjero en la Jurisprudencia de la Corte Constitucional. Autor: Luis Carlos Gutiérrez Henao.
“La ley civil colombiana hace una definición legal y concibe “El matrimonio es un contrato solemne por el cual un hombre y una mujer se unen con el fin de vivir juntos, de procrear y de auxiliarse mutuamente” Articulo 113 C.C, por otro lado La Corte Constitucional Colombiana ha precisado al matrimonio como un contrato de carácter solemne, bilateral, del cual se desprenden un sin número de derechos y obligaciones entre los contrayentes que versan sus efectos específicamente en el orden personal y patrimonial, (Corte Constitucional Colombiana, Sentencia C-395/02 ).”
Planteamiento que va de la mano con lo planteado por López (s.f) quien indica que matrimonio debe ser interpretado primero como institución respecto a las obligaciones reciprocas entre los cónyuges para luego examinarse como acto jurídico o contrato que cumpla con las formalidades exigidas para su validez, como es la voluntad, Capacidad y consentimiento. El presente artículo no pretende detener hacer un estudio historicista del matrimonio sino evaluar cuáles son sus efectos teniendo en cuenta la condición de un matrimonio celebrado entre colombianos en territorio extranjero los cuales nuevamente se domicilian en el país.”
(…)
“El matrimonio por regla general con lleva a la formación de sociedad conyugal, sin embargo, en Colombia existe otro tipo de régimen patrimonial como son las capitulaciones o la presunción legal de separación de bienes para los nacionales casados en el extranjero que se domicilian nuevamente en territorio colombiano, planteamiento fundamentado en lo preceptuado en el Artículo 180 Inciso 2º C.C, modificado por el decreto ley 2820 Articulo 13.
Las obligaciones que contraen los cónyuges de carácter personal tienen un carácter único, obligatorio y general, en cambio a lo referente a los bienes los cónyuges pueden discrecionalmente elegir el régimen patrimonial que les parezca dentro del margen de la ley, lo que lo enmarca dentro de un orden privado teniendo en cuenta que los contrayentes pueden realizar modificaciones a su régimen patrimonial antes, después o durante el matrimonio. (Valencia, 1985, pág. 232) otro lado, el régimen económico a escoger por los contrayentes hace parte de la libertad contractual, una libertad que no se puede refutar absoluta, debido a que las normas que regulan los bienes de los cónyuges son tipo suplenticas, es decir, si los colombianos no constituyen capitulaciones entonces inmediatamente se da nacimiento a la sociedad conyugal. (Alessandri, 1998, pág. 117) Sin embargo resulta cuestionable que planteamiento mencionado sea aplicado a los colombianos que celebraron matrimonio en el extranjero teniendo en cuenta que la constitución de la misma forma de manera directa familia, y que las normas nacionales referentes al estado civil y a la familia extienden su protección a Todos los colombianos sin importar su país de domicilio.
Por tanto resulta preciso hacer un estudio a la presunción de separación de bienes de colombianos con matrimonio celebrado en el extranjero, no va en contra de los planteamientos de protección nacional a la familia consagrado en la Constitución de 1991, evaluándolo frente al principio soberanía de Estado, extraterritorialidad de la ley, pactos internacionales, para determinar el alcance el artículo 180 inciso 2 del C.C.C , incluyéndole al estudio la variante o fenómeno social de relaciones simultaneas, teniendo en cuenta Colombianos que se casan en el extranjero y al regresar al país conviven bajo cama techo y lecho con una persona diferente al cónyuge. (Corte Suprema de Justicia, Sentencia No. 25286-3184-001-2007-00152-01, 2017, pág.46).”
Requisitos.
Requisitos del matrimonio civil.
- Solicitud de matrimonio civil debidamente diligenciada, autenticada, presentada por los interesados o por apoderado (se puede realizar en la notaría).
- Registros civiles de nacimiento de los contrayentes para acreditar parentesco, con las notas marginales. Su vigencia no mayor a 3 meses.
- Fotocopia de las cédulas de ciudadanía.
- Si es a través de apoderado, poder especial.
- Si hay hijos para legitimar con el matrimonio, se adjunta su registro civil de nacimiento.
- Cuando hay hijos menores de edad de uniones anteriores, se debe realizar inventario solemne de bienes.
- Cuando alguno de los contrayentes es extranjero, debe aportar registro civil de nacimiento o su equivalente, copia del pasaporte, carta de soltería, documentos con vigencia de expedición no mayor a 30 días. En caso de haber estado casado debe aportar sentencia o registro de divorcio. Si el documento viene en un idioma distinto al español, debe acompañarse de su traducción oficial.
- Si alguno de los contrayentes tiene 14 o más años, pero menos de 18, se requerirá permiso especial y escrito por sus padres o tutores.
- Las personas con discapacidad podrán contraer matrimonio civil de manera libre con la ayuda de su apoyo respectivo, siempre y cuando tenga algún grado de capacidad mental que le permita ser consciente de lo que implica esta nueva situación. En todo caso, no podrán ser discriminados por su condición y se les debe garantizar la protección de su derecho a formar una familia.
Procedimiento.
Procedimiento del matrimonio civil (cuadro del autor).
Ilustración 3 Procedimiento del matrimonio civil- cuadro del autor.
Minutas.
Minutas del matrimonio civil.
Modelo de solicitud de matrimonio con hijos.
Modelo de solicitud de matrimonio sin hijos.
Modelo de escritura pública de matrimonio civil con hijos.
Modelo de escritura pública matrimonio civil sin hijos.
LIQUIDACIÓN NOTARIAL DE LA SUCESIÓN Y LA SOCIEDAD CONYUGAL (Decretos 902 de 1988, 1729 de 1989, 2651 de 1991 y 1069 de 2015).
Decreto 902 de 1988.
“Artículo 1. Artículo modificado por el artículo 1 del Decreto 1729 de 1989. El nuevo texto es el siguiente: Podrán liquidarse ante notario público las herencias de cualquier cuantía y las sociedades conyugales cuando fuere el caso, siempre que los herederos, legatarios y el cónyuge sobreviviente, o los seccionarios de estos, sean plenamente capaces, procedan de común acuerdo y lo soliciten por escrito mediante apoderado, que deberá ser abogado titulado e inscrito.
También los acreedores podrán suscribir la solicitud, sin perjuicio de la citación a que se refiere el artículo 3o. de este Decreto.
Cuando el valor de los bienes relictos sea menor de cien mil pesos ($100.000.00), no será necesaria la intervención de apoderado. El valor señalado se incrementará en las fechas y porcentajes previstos en el artículo 3o. del Decreto 522 de 1988.
La solicitud deberá presentarse personalmente por los apoderados o los peticionarios, según el caso, ante el notario del círculo que corresponda al último domicilio del causante en el territorio nacional, y si éste tenía varios, al del asiento principal de sus negocios. Si en el lugar hubiere más de un notario, podrá presentarse la solicitud ante cualquiera de ellos, a elección unánime de los interesados.
Parágrafo. Al trámite de este Decreto también podrá acogerse el heredero único.”
Decreto 2651 de 1991.
“Artículo 33. Adoptado como legislación permanente, art. 162, Ley 446 de 1998. Además de las sucesiones y liquidaciones que se vienen tramitando ante notario de conformidad con las normas vigentes, este funcionario podrá, dando aplicación a los Decretos 902 de 1988 y 1729 de 1989 y normas concordantes, liquidar sucesiones y sociedades conyugales donde cualquiera de los herederos, legatarios o cónyuge supérstite sea menores o incapaces, si se cumplen los siguientes requisitos:
1. Que por lo menos alguno de los interesados sea mayor de edad.
2. Que los interesados que sean menores o incapaces estén representados legalmente por quien corresponda.
3. Que exista común acuerdo entre todos los intervinientes que sean plenamente capaces y los representantes legales de los menores o incapaces.
En la partición y adjudicación, se dará prelación a los menores e incapaces en la adjudicación de inmuebles.
El notario dará fe de que en la sucesión o en la liquidación de sociedad conyugal se han garantizado todos los derechos sustanciales del menor o del incapaz.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.13.2.2.6. Protocolización del proceso judicial de sucesión. La liquidación de los derechos notariales en la protocolización de los procesos judiciales de sucesión tomará como base el patrimonio líquido, y en todo caso, se aplicará lo dispuesto en el artículo 2.2.6.13.2.1.1., literal c) de este capítulo, así: cuando la cuantía no exceda de trescientos setenta y cinco comas trescientos cuarenta y un mil doscientos cuarenta y siete (375,341247) UVT, causará los derechos correspondientes a un acto sin cuantía.
A las sumas que excedan el valor antes señalado, se les aplicará la tarifa única del tres punto cinco por mil (3.5×1.000)
(modificado por el art. 11 del decreto 1885 de 2021).”
Código Civil.
“Artículo 1783. Bienes excluidos del haber social. No obstante, lo dispuesto en el artículo precedente, no entraran a componer el haber social:
1.) El inmueble que fuere debidamente subrogado a otro inmueble propio de alguno de los cónyuges.
2.) Las cosas compradas con valores propios de uno de los cónyuges, destinados a ello en las capitulaciones matrimoniales o en una donación por causa de matrimonio.
3.) Todos los aumentos materiales que acrecen a cualquiera especie de uno de los cónyuges, formando un mismo cuerpo con ella, por aluvión, edificación, plantación o cualquiera otra causa.”
“Artículo 1820. Causales de disolución de la sociedad conyugal. Artículo modificado por el artículo 25 de la Ley 1a. de 1976, publicada en el Diario Oficial No. 34.492, de 18 de febrero de 1976. El nuevo texto es el siguiente: La sociedad conyugal se disuelve:
1.) Por la disolución del matrimonio.
2.) Por la separación judicial de cuerpos, salvo que fundándose en el mutuo consentimiento de los cónyuges y siendo temporal, ellos manifiesten su voluntad de mantenerla.
3.) Por la sentencia de separación de bienes.
4.) Por la declaración de nulidad del matrimonio, salvo en el caso de que la nulidad haya sido declarada con fundamento en lo dispuesto por el numeral 12 del artículo 140 de este Código. En este evento, no se forma sociedad conyugal, y (Ordinal modificado por la Ley 1 de 1976 declarado EXEQUIBLE por la Corte Suprema de Justicia, mediante Sentencia aprobada mediante Acta número 19 de mayo 31 de 1978, Magistrado Ponente Dr. Luis Sarmiento Buitrago.)
5.) Por mutuo acuerdo de los cónyuges capaces, elevado a escritura pública, en cuyo cuerpo se incorporará el inventario de bienes y deudas sociales y su liquidación.
No obstante, los cónyuges responderán solidariamente ante los acreedores con título anterior al registro de la escritura de disolución y liquidación de la sociedad conyugal.
Para ser oponible a terceros, la escritura en mención deberá registrarse conforme a la ley.
Lo dispuesto en este numeral es aplicable a la liquidación de la sociedad conyugal disuelta por divorcio o separación de cuerpos judicialmente decretados.”
“Artículo 1775. Renuncia a los gananciales. Artículo modificado por el artículo 61 del Decreto 2820 de 1974. El nuevo texto es el siguiente: Cualquiera de los cónyuges siempre que sea capaz, podrá renunciar a los gananciales que resulten a la disolución de la sociedad conyugal, sin perjuicio de terceros.”
Doctrinas.
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“LIQUIDACIÓN NOTARIAL DE SUCESIÓN
TRÁMITE DE SUCESIÓN NOTARIAL
(…)
2 SUCESIONES SUSCEPTIBLES DE SER LIQUIDADAS NOTARIALMENTE
(…)
2.18. TRÁMITE SIMULTÁNEO DE SUCESIONES ANTE DIVERSOS NOTARIOS
Si se estuvieren adelantando simultáneamente dos o más liquidaciones notariales de una misma herencia o sociedad conyugal, los notarios que conocieren de ellas, deberán devolver las actuaciones a los respectivos interesados, o a sus apoderados, tan pronto conozcan por cualquier medio dicha situación, para que éstos promuevan, de común acuerdo, una sola liquidación notarial o inicien proceso judicial de sucesión.
Cuando la Superintendencia de Notariado y Registro tenga conocimiento de que cursan varias liquidaciones de la misma herencia o sociedad conyugal ordenará a los respectivos notarios que procedan como se acaba de indicar.
Quien tenga conocimiento de que se están adelantando simultáneamente varias actuaciones notariales para la liquidación de la misma herencia o sociedad conyugal, informará tal circunstancia a los respectivos notarios o a la Superintendencia de Notariado y Registro, para que procedan a devolver las actuaciones a los respectivos interesados, o a sus apoderados, tan pronto conozcan por cualquier medio dicha situación, para que éstos promuevan, de común acuerdo, una sola liquidación notarial o inicien proceso judicial de sucesión.”[13]
Procedimientos en sede Notarial- Año: 2006. Autor: Julia Esther Tobón Agudelo.
“Disolución y liquidación de sociedad conyugal
El Artículo 180 del Código Civil, modificado por el decreto 2820 de 1974, dispone que por el solo hecho del matrimonio se contrae entre los cónyuges una sociedad de bienes, de acuerdo a las normas que se consagran en el Título 22, del Libro IV del mismo Código.
Estos bienes no pueden tener el mismo tratamiento de los bienes de las demás personas. Es necesario conocer el título de adquisición, pues no es lo mismo que se hayan adquirido antes del matrimonio o dentro de éste, al igual que no reciben el mismo tratamiento si son muebles que si son inmuebles.
Teniendo en cuenta lo anterior podemos definir el régimen legal de bienes en el matrimonio como un conjunto de normas que regulan la adquisición y administración de los bienes adquiridos por los cónyuges, entre éstos y frente a terceros.
La sociedad conyugal ha tenido dos tratamientos en nuestra legislación: antes de la Ley 28 de 1932 y después de la Ley 28 de1932.
Antes de la Ley 28 de 1932, era el marido quien administraba los bienes, fueran éstos adquiridos dentro del matrimonio o llevados a él por alguno de los esposos, por cuanto la ley de ese entonces disponía que la mujer, aunque siendo capaz se casare, se tornaba en absolutamente incapaz y quedaba sometida a la potestad del marido, Llamada «Potestad Marital». En ese entonces la sociedad de bienes se regía como una COMUNIDAD. El marido era el único responsable de las obligaciones frente a terceros. El marido, era pues, el administrador absoluto de los bienes de su esposa, por ser el representante legal de ésta, de los bienes sociales y de los suyos.
Con la Ley 28 de 1932, la mujer casada ya es plenamente capaz y puede administrar sus bienes propios o los bienes sociales que se encuentren en cabeza suya, al igual que el marido administra los suyos. Así pues, cada cónyuge es responsable de las obligaciones frente a terceros. Con esta Ley se terminó en Colombia la potestad marital y ambos cónyuges tienen los mismos derechos y las mismas obligaciones frente a sus bienes.”[14]
(…)
“La sociedad conyugal
La sociedad conyugal es una institución jurídica, diferente a las sociedades comerciales, y a las comunidades, y no es persona jurídica por cuanto no es ente autónomo apto para adquirir derechos y contraer obligaciones, no tiene patrimonio como tal, está conformada por los bienes adquiridos por los cónyuges y no tiene representación, cada cónyuge administra los bienes que se encuentren en cabeza suya, es sólo una comunidad de bienes, que requiere para su existencia un matrimonio, un patrimonio diferente al patrimonio de los cónyuges que la componen, tiene vida para morir, es decir, que la sociedad conyugal se materializa en el momento de su disolución y para entrar a liquidarla.
Se diferencia de las sociedades comerciales en que en éstas los socios hacen un aporte, que no se hace en la sociedad conyugal, en aquella los socios pueden ser dos o más y de igual sexo, en esta sólo hay dos socios llamados cónyuges y siempre tienen que ser de diferente sexo, en aquellas, las ganancias se dividen según sean los aportes, en ésta se dividen por iguales partes; aquella se puede pactar por un tiempo determinado, ésta dura mientras dure el matrimonio, a menos que los cónyuges deseen disolverla de mutuo acuerdo o por medio de sentencia judicial.
La sociedad conyugal se diferencia de la comunidad de bienes, en que en ésta el comunero tiene derecho sobre la cosa común, en aquella, el cónyuge no tiene derecho sobre los bienes que se encuentren en cabeza del otro.
Podemos, entonces, concluir que la sociedad conyugal es una institución jurídica sui generis, creada como ficción legal para regir los intereses económicos de los cónyuges entre sí y frente a terceros.”[15]
(…)
“Liquidación de la sociedad conyugal
Una vez disuelta la sociedad conyugal se inicia un proceso para darle a los cónyuges o excónyuges lo que a cada uno le corresponde, siempre respetando los derechos de los terceros.
Para poder repartir el activo entre los cónyuges o ex cónyuges, es necesario cubrir el pasivo externo y que se generen las recompensas, tanto de la sociedad a uno de los cónyuges, que sería el pasivo interno, como de uno de éstos a la sociedad, haciéndose un inventario de bienes señalándose su valor, y de deudas, entrando a este inventario los bienes que se encuentren en cabeza de cada uno de los cónyuges, porque a partir de la disolución de la sociedad conyugal se forma una masa de bienes donde se confunden los que se encuentran en cabeza del marido con los que se encuentran en cabeza de la mujer, formándose una comunidad de bienes.
Así las cosas, la fórmula para determinar el haber social partible para liquidar una sociedad conyugal es:
Haber absoluto más haber relativo más recompensa de cónyuge a sociedad menos recompensa de sociedad a cónyuge menos pasivo externo.”[16]
Bienes que integran la sociedad conyugal, artículo 1781 del Código Civil (cuadro del autor).
Ilustración Bienes que integran la sociedad conyugal- cuadro del autor.
Bienes que se excluyen de la sociedad conyugal (cuadro del autor).
Ilustración 5 Bienes que se excluyen de la sociedad conyugal- cuadro del autor.
Requisitos.
Requisitos para liquidar la sucesión y la sociedad conyugal.
- Solicitud ante la Notaría competente (último domicilio del causante) acompañado de los trabajos de inventarios (activos y pasivos), avalúos, de partición y adjudicación de ambas liquidaciones, si se van a realizar simultáneamente.
- Declaración de los herederos y/o su representante, que puede estar inmersa dentro de la misma petición, en la que se asegura bajo la gravedad del juramento que no conocen otros individuos con iguales o superiores derechos.
- Poder para el abogado que va a representar a todos los herederos y a la cónyuge supérstite (de común acuerdo), debidamente autenticado y verificado en el repositorio de poderes del V.U.R.
- Documentos de identificación de todos los asignatarios e intervinientes.
- Registros civiles de nacimiento de los interesados, para acreditar el parentesco; y de matrimonio o prueba de la existencia de la U.M.H., en caso de aspirarse a liquidar la sociedad conyugal o patrimonial conjuntamente.
- Registro civil de nacimiento y de defunción del causante.
(Si el matrimonio o los nacimientos de las personas interesadas ocurrieron antes del 15 de junio de 1938, podrán adjuntar partidas de bautismo).
- Prueba del crédito invocado, si el solicitante fuere acreedor hereditario.
- Escritura pública de cesión de derechos herenciales, si el interesado es cesionario de esos derechos.
- En el evento de tratarse de una sucesión testada, se debe aportar copia de la escritura pública donde se otorgó el testamento abierto o donde se protocolizó el testamento cerrado, junto con el sobre lacrado. Y habrá simplificación de los anteriores requisitos.
- En presencia de una sucesión abintestato se requerirá la mayoría de los requisitos, dependiendo de la particularidades.
Si hay bienes inmuebles, también se requerirán lo siguiente:
- Se recomienda presentar sendas copias de las escrituras públicas o títulos de adquisición, junto con los certificados de libertad y tradición de los bienes inmuebles dejados por el causante, con un tiempo no mayor a 30 días de expedición por parte de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
- Comprobantes fiscales: paz y salvo del impuesto predial unificado o impuesto predial y complementarios o impuesto catastral, al igual que el paz y salvo sobre contribución de valorización, cuando aplique. Los cuales se presentan en original o se descargan donde sea posible.
Si hay vehículos, adicionar lo siguiente:
- Tarjeta de propiedad de los vehículos.
- Impuestos de automotores al día.
Si hay cuentas bancarias, C.D.T., créditos y/o demás saldos en el sistema financiero; o prestaciones sociales, cesantías, Etc.:
- Estado de cuentas y certificaciones.
Si hay acciones o inversiones, se deberán anexar lo siguiente:
- Certificado de Cámara de Comercio.
- Certificado de composición accionaria firmada por contador.
Varios:
- Otros requisitos específicos, según las particularidades del acto.
Procedimiento.
Procedimiento.
Procedimiento.
Procedimiento para liquidar la sucesión y la sociedad conyugal (cuadro del autor).
Ilustración Procedimiento para liquidar la sucesión y la sociedad conyugal- cuadro del autor.
Cuantías 2023 (gráfica del autor).
S.M.L.M.V. 2023: 1.160.000 + Auxilio de transporte: 140.606 = 1.300.606
Ilustración Cuantías 2023- cuadro del autor
Minutas.
Minutas para la liquidación de la sucesión y la sociedad conyugal.
Modelo de solicitud de liquidación sucesoral o conyugal.
Modelo de inventario y avaluó de bienes.
Modelo de trabajo de partición y adjudicación.
Modelo de acta de iniciación.
Modelo de oficio dirigido a la D.I.A.N.
Modelo de escritura pública de liquidación sucesoral o conyugal.
RECEPCIÓN DE DECLARACIONES CON FINES EXTRAPROCESALES (Decretos 1557 de 1989 y 1069 de 2015).
Decreto 1557 de 1989.
“Artículo 1. Podrán presentarse ante notario bajo la gravedad del juramento, declaraciones para fines extraprocesales, las cuales tendrán el alcance de las rendidas ante juez civil, sin perjuicio de la competencia asignada a este último funcionario.
La declaración se hará constar en acta que suscribirán el declarante y el respectivo notario.
El interesado podrá elaborar el acta y presentarla ante notario, quien constatará que cumple los siguientes requisitos: Los generales de la ley, la manifestación de que declara bajo la gravedad del juramento, la explicación de las razones de su testimonio y que éste versa sobre hechos personales del declarante o de que tenga conocimiento.
Si el acta reúne los requisitos señalados en el inciso anterior, será suscrita por el declarante y el notario.
En uno y otro caso, el acta se entregará al interesado para los fines pertinentes.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.1.1. Servicio público notarial. El notariado es un servicio público e implica el ejercicio de la fe notarial. La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo expresado por este respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece.”
Resolución No. 00387 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Artículo 7. Declaración extraproceso. Cuando sea procedente la declaración extraproceso, esta causará la suma de dieciséis mil quinientos pesos ($16.500), independientemente del número de declarantes.”
Minutas.
Minuta de la declaración extra-proceso.
Modelo de declaración extraprocesal.
DONACIÓN E INSINUACIÓN.
Decreto 1712 de 1989.
“Artículo 1. Corresponde al notario autorizar mediante escritura pública, las donaciones cuyo valor exceda la suma de cincuenta (50) salarios mínimos mensuales, siempre que donante y donatario sean plenamente capaces, lo soliciten de común acuerdo y no se contravenga ninguna disposición legal. Las donaciones cuyo valor sea igual o inferior a cincuenta (50) salarios mínimos mensuales, no requieren insinuación.”
Doctrinas.
Procedimientos en sede Notarial- Año: 2006. Autora: Julia Esther Tobón Agudelo.
“Insinuación para donación
La donación es un acto por medio del cual una persona transfiere a otra, en forma gratuita e irrevocable, parte de sus bienes.
Tanto el donante como el donatario tienen que ser plenamente capaces y existir al momento de la donación y si ésta es condiciona-da, debe existir al momento de cumplirse la condición.
Por ser la donación un acto jurídico, exige la presencia de los requisitos legales para su validez, como son: capacidad, consentimiento exento de vicios, objeto y causa lícitos.”[17]
Falsa tradición (comentario del autor).
La falsa tradición consiste en no disponer de un justo título que de nacimiento a un determinado dominio o derecho. Puede ocurrir por distintas razones, como la venta de una posesión o mejora, la venta de un derecho herencial o, incluso, la venta de una cosa ajena.
La falsa tradición se caracteriza por la ausencia de un título legal que conlleva al traslado del dominio del tradente al adquiriente y que usualmente se perfecciona por medio una escritura pública de compraventa o de donación, etc.
Requisitos.
Requisitos de la donación de inmuebles.
- Solicitud por escrito de quien hace la donación y de quien la recibe, ante la notaría de la ciudad o municipio del domicilio del donante.
- Documento de identificación de los interesados.
- Certificado del valor comercial de la propiedad que se va a donar. Este certificado debe ser expedido por la Lonja de Propiedad Raíz.
- Copia de la escritura pública por medio de la cual adquirió el donante la propiedad del inmueble que se va a donar y su folio inmobiliario.
- Certificados de paz y salvo: a) del impuesto predial o catastral que contenga el avalúo catastral; b) de valorización o certificado que indique la no existencia de dicho tributo; c) de administración, si el inmueble está sometido al régimen de propiedad horizontal.
- El que va a donar debe tener plena capacidad para ello. Si se trata de una donación a favor de un menor o de un mayor discapacitado, los deben representar, siendo un menor: el padre y la madre; o alguno de ellos, a falta del otro; o quien tiene la guarda, es decir: el tutor, curador o administrador de bienes de los menores de edad (herencia). Siendo mayor con discapacidad, la persona de apoyo asignado voluntaria o judicialmente.
- Si alguno de los interesados es una persona jurídica, como v.gr. una sociedad, debe presentar el certificado de la Cámara de Comercio que acredite su existencia y representación legal.
- El donante debe demostrar sumariamente que queda con un patrimonio suficiente para vivir y atender sus obligaciones.
- Se sugiere que cuando el inmueble esté sujeto al régimen de propiedad horizontal, se aporte la parte pertinente del reglamento que se refiere a la propiedad que se dona.
Las donación por valor superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales requieren insinuación
Procedimiento.
Procedimiento.
Procedimiento de la donación (cuadro del autor).
Ilustración Procedimiento de la donación- cuadro del autor
Minutas.
Minutas de la donación.
Modelo de solicitud de donación.
Modelo de escritura pública de insinuación de donación y donación.
DECLARACIÓN DE LA CONSTITUCIÓN Y DISOLUCIÓN DE UNIÓN MARITAL DE HECHO ENTRE COMPAÑEROS PERMANENTES Y LA DECLARACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE SOCIEDAD PATRIMONIAL DE HECHO ENTRE COMPAÑEROS PERMANENTES (leyes 54 de 1990, 979 de 2005, Sentencia C-075 de 2007 y Decreto 1069 de 2015).
Ley 54 de 1990.
“Artículo 5. La sociedad patrimonial entre compañeros permanentes se disuelve:
a) Por la muerte de uno o de ambos compañeros;
b) Por el matrimonio de uno o de ambos compañeros con personas distintas de quienes forman parte de la sociedad patrimonial;
c) Por mutuo consentimiento de los compañeros permanentes elevado a escritura pública;
d) Por sentencia judicial.”
“Artículo 6. Cualquiera de los compañeros permanentes o sus herederos, podrán pedir la liquidación de la sociedad patrimonial y la adjudicación de los bienes. Cuando la causa de la disolución y liquidación sea la muerte de uno o de ambos compañeros permanentes, la liquidación podrá hacerse dentro del respectivo proceso de sucesión, siempre que exista la prueba de la unión marital de hecho, en la forma exigida por el artículo 2o. de la presente Ley.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.13.2.2.4. Disolución y liquidación de la sociedad conyugal y de la unión marital de hecho. La escritura de disolución y liquidación de la sociedad conyugal por causa distinta a la muerte de uno de los cónyuges, así como ja de las uniones maritales de hecho, cuando la sociedad patrimonial haya sido declarada por vía notarial, judicial o por conciliación, tomará como base para ja liquidación y cobro de los derechos notariales el patrimonio líquido, aplicando para tal efecto lo dispuesto en el artículo 2.2.6.13.2.1.1., literal c) del presente decreto, así: cuando dicha cuantía no exceda de trescientos setenta y cinco coma trescientos cuarenta y un mil doscientos cuarenta y siete (375,341247) UVT, causará los derechos correspondientes a un acto sin cuantía.
A las sumas que excedan el valor antes señalado se les aplicará la tarifa única del tres punto cinco por mil (3.5×1.000).
(Modificado por el art. 10 del decreto 1885 de 2021).”
“Artículo 2.2.6.15.2.5.1. Declaración de existencia de la unión marital de hecho. La solicitud deberá formularse en forma conjunta por los interesados, e indicará:
1. La designación del notario a quien se dirija.
2. Nombre, identificación, edad, domicilio y residencia de los interesados.
3. La manifestación de común acuerdo de la existencia de la unión marital de hecho.
(Decreto 1664 de 2015, artículo 1)”
“Artículo 2.2.6.15.2.5.3. Declaración de cesación de los efectos civiles de la unión marital de hecho. La solicitud deberá formularse en forma conjunta por los interesados, mediante apoderado, e indicará:
1. Los nombres, apellidos, documento de identidad, edad y residencia de los compañeros permanentes.
2. El acuerdo suscrito por los compañeros permanentes con la manifestación de voluntad de que cesen los efectos civiles de la unión marital de hecho. Además, contendrá disposiciones sobre el cumplimiento de las obligaciones alimentarias entre ellos, si es el caso.
3. Si se hubiere constituido, el estado en que se encuentra la sociedad patrimonial.
4. Si hubiere hijos menores de edad se informará sobre su existencia. El acuerdo también comprenderá los siguientes aspectos: la forma en que contribuirán los padres a la crianza, educación y establecimiento de estos, precisando la cuantía de la obligación alimentaria, indicando lugar y forma de su cumplimiento y demás aspectos que se estimen necesarios; custodia y cuidado personal de los menores; y régimen de visitas con la periodicidad de las mismas.
(Decreto 1664 de 2015, artículo 1).”
“Artículo 2.2.6.15.2.5.6. Declaración de constitución de sociedad patrimonial de hecho. La solicitud deberá formularse por escrito ante el notario por los interesados, e indicará:
1. La designación del notario a quien se dirija.
2. Nombre, identificación, edad y domicilio o residencia de los interesados.
3. Manifestación de la existencia de la unión marital de hecho por un lapso no inferior a dos años, así como la manifestación sobre la existencia o no de impedimentos para contraer matrimonio. De existir impedimento, los solicitantes deberán allegar prueba que demuestre que la sociedad o sociedades conyugales anteriores han sido disueltas por lo menos un año antes de la fecha en que se inició la unión marital de hecho.
(Decreto 1664 de 2015, artículo 1).”
“Artículo 2.2.6.15.2.6.1. Declaración de bienes de la sociedad patrimonial que ingresan a la sociedad conyugal. Quienes tengan entre sí unión marital de hecho y sociedad patrimonial no declarada ni liquidada y pretendan celebrar matrimonio, podrán declarar, por escritura pública, que han tenido unión marital de hecho y sociedad patrimonial entre ellos y que es su voluntad que los bienes integrantes de esta sociedad ingresen a la sociedad conyugal que surge por el hecho del matrimonio.
Los declarantes relacionarán e identificarán todos los bienes habidos en la sociedad patrimonial para que hagan parte de la sociedad conyugal.
(Decreto 1664 de 2015, artículo 1).”
Resolución No. 00387 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Artículo 12. Disolución y liquidación de la sociedad conyugal y de la unión marital de hecho. La escritura de disolución y liquidación de la sociedad conyugal por causa distinta a la muerte de uno de los cónyuges, así como la de las uniones maritales de hecho cuando la sociedad patrimonial haya sido declarada por vía notarial, judicial o por conciliación, tomará como base para la liquidación y cobro de los derechos notariales el patrimonio líquido, aplicando para tal efecto lo dispuesto en el literal c) del artículo 2.2.6.13.2.1.1 del Decreto 1069 de 2015, así: cuando dicha cuantía no exceda de trescientos setenta y cinco coma trescientos cuarenta y un mil doscientos cuarenta y siete (375,341247)2 UVT, causará los derechos correspondientes a un acto sin cuantía. A las sumas que excedan el valor antes señalado se les aplicará la tarifa única del tres punto cinco por mil (3.5×1000).”
Doctrinas.
Competencias Notariales, personas y familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“DE LAS DECLARACIONES DE CONSTITUCIÓN, DISOLUCIÓN
Y LIQUIDACIÓN DE LA SOCIEDAD PATRIMONIAL DE HECHO,
Y DE LA EXISTENCIA Y CESACION DE LOS EFECTOS CIVILES
DE LA UNION MARITAL DE HECHO, ENTRE COMPAÑEROS
PERMANENTES, DE COMÚN ACUERDO
(…)
2. CONTENIDO NORMATIVO DE LA LEY 54 DE 1990
Contempla el artículo 1° de esta ley dos contenidos normativos:
a) La declaración de la existencia y cesación de efectos civiles de la unión marital de hecho entre compañeros permanentes.
b) La declaración de constitución, disolución y liquidación de la sociedad patrimonial de hecho.
Esta ley dispuso que la declaración de la existencia de la unión marital de hecho solo procedía mediante declaración judicial (art. 49). El art. 2° de la Ley 979 de 2005, dispuso que su existencia se declarará por «escritura pública ante notario por mutuo consentimiento de los compañeros permanentes; por acta de conciliación suscrita por los compañeros permanentes, en centro legalmente constituido» y mediante sentencia judicial.
Es condición sine qua non, para la procedencia del trámite notarial, que exista común acuerdo entre los integrantes de la pareja. De llegarse a dar algún desacuerdo, debe acudirse al Juez de Familia para hacer tales declaraciones.”
(…)
“2.1. ÚNION MARITAL DE HECHO
Define el artículo 1° de la Ley 54 de 1990, la Unión Marital de Hecho, como la formada entre un hombre y una mujer que, sin estar casados, hacen una comunidad de vida permanente y singular. Igualmente, y para todos los efectos civiles, se denominan compañero y compañera permanente, al hombre y la mujer que forman parte de la unión marital de hecho.”
(…)
“2.2. VOLUNTAD RESPONSABLE
(…)
La «voluntad responsable», que normalmente no es expresa, dado que se manifiesta mediante hechos, debe inferirse con claridad de los hechos, de modo que pueda deducirse que la unión de los compañeros en la «comunidad de vida» significa para cada uno de ellos, que con ella se dispusieron a compartir sus vidas formando una pareja que da comienzo a una familia. Ello implica residir bajo un mismo techo, brindarse afecto, socorro, ayuda y respetos mutuos, colaborarse en su desarrollo personal, social, laboral y/o profesional, mantener relaciones sexuales, proveer los medios para su mejor subsistencia y decidir si tienen o no descendencia.”[18]
(…)
“4 LA ÚNION MARITAL DE HECHO CONSTITUYE UN ESTADO CIVIL
(…)
4.4. DECLARACIÓN DE LA ÚNION MARITAL DE HECHO ANTE NOTARIO
El artículo 2.2.6.15.2.5.1 del Decreto 1664 de 2015 señaló los requisitos que debe contener la solicitud de la declaración de existencia de la u marital de hecho, disponiendo que la solicitud deberá formularse por escrito en forma conjunta por los interesados, constituyendo la presentación conjunta manifestación del común acuerdo. Agregó que la solicitud indicará:
a) La designación del notario a quien se dirija;
b) Nombre, identificación, edad, domicilio y residencia de los interesa
c) La manifestación de común acuerdo de la existencia de la unión marital de hecho.”
(…)
“4.4.2. DECLARACIÓN DE CESACIÓN DE EFECTOS CIVILES DE LA UNIÓN MARITAL DE HECHO
Por mandato del artículo 2.2.6.15.2.5.3, la solicitud de cesación de los efectos civiles de la unión marital de hecho deberá formularse en forma conjunta por los interesados, quienes deben concurrir a través de apoderado, e indicará:
a) Nombres, apellidos, documentos de identidad, edad y residencia de los compañeros permanentes.
b) Acuerdo suscrito por los compañeros permanentes con la manifestación de voluntad de que cesen los efectos civiles de la unión marital de hecho, y las disposiciones sobre el cumplimiento de obligaciones alimentarias entre ellos, si es el caso.
c) Si se hubiese constituido, el estado en que se encuentra la sociedad patrimonial.
d) Si hubiese hijos menores de edad se informará sobre su existencia. El acuerdo comprenderá, además, los siguientes aspectos:
- La forma en que contribuirán los padres a la crianza, educación y establecimiento de estos, precisando la cuantía de la cuota alimentaria, indicando el lugar y forma de su cumplimiento y demás aspectos que se estimen necesarios;
- Custodia y cuidado personal de los menores, y
- Régimen de visitas con la periodicidad de estas.
Reitero que siendo la unión marital de hecho un hecho o un conjunto de hechos, una vez terminada la relación por decisión de los compañeros, sea por el abandono o porque lo decidan de común acuerdo, es innecesaria esta formalidad, exigiendo además la intervención de un apoderado judicial, desbordando así el reglamento a la ley reglamentada, como si estas exigencias tuvieran la capacidad de restablecer la unión ya rota. Considero que esta norma es ilegal.”[19]
(…)
“5. SOCIEDAD PATRIMONIAL ENTRE COMPAÑEROS PERMANENTES
(…)
5.2. DECLARACION NOTARIAL DE LA CONSTITUCIÓN DE LA SOCIEDAD PATRIMONIAL DE HECHO
5.2.1. CONTENIDO DE LA SOLICITUD
Los requisitos necesarios para la declaración de la constitución de la sociedad patrimonial de hecho son regulados por el artículo 2.2.6.15.2.5.6 del Decreto 1664 de 2015, que dispone que la solicitud deberá formularse por escrito ante el notario por los interesados, e indicará:
a) La designación del notario a quien se dirija.
b) Nombre, identificación, edad y domicilio o residencia de los interesados.
c) Manifestación de la existencia de la unión marital de hecho por un lapso no inferior a dos años, así como la manifestación sobre la existencia o no de impedimentos para contraer matrimonio. De existir impedimento, los solicitantes deberán allegar prueba que demuestre que la sociedad o sociedades conyugales anteriores han sido disueltas y liquidadas por lo menos un año antes de la fecha en que se inició la unión marital de hecho.”[20]
“5.3. DISOLUCIÓN DE LA SOCIEDAD PATRIMONIAL ENTRE COMPAÑEROS PERMANENTES.
La sociedad patrimonial entre compañeros permanentes se disuelve, conforme el artículo 5° de la Ley 54 de 1990, modificado por el artículo 3º de la Ley 979 de 2005, por los siguientes hechos:
a) Por mutuo consentimiento de los compañeros permanentes elevado a
Escritura Pública ante Notario.
b) De común acuerdo entre compañeros permanentes, mediante acta suscrita ante un Centro de Conciliación legalmente reconocido.
c) Por Sentencia Judicial.
d) Por la muerte de uno o ambos compañeros.”[21]
Procedimientos en sede Notarial- Año: 2006. Autora: Julia Esther Tobón Agudelo.
“Unión marital y sociedad patrimonial entre compañeros permanentes
Dentro de la normatividad colombiana no existen antecedentes de protección legal al régimen patrimonial o económico que pudiera existir entre personas que no estuvieran casadas entre sí, hasta la expedición de la Ley 54 de 1990.
Históricamente la legislación colombiana no se había ocupado, antes de la expedición de la Ley 54 de 1990, de reconocer efectos civiles a las relaciones familiares de carácter extramatrimonial, aunque existían algunas previsiones normativas que consagraban derechos esenciales a favor de la familia natural.
En ese entonces, la jurisprudencia nacional tuvo que acudir a Instituciones como la «Sociedad de Hecho», para poder resolver las situaciones de carácter familiar y evitar el detrimento patrimonial de las personas vinculadas por estas relaciones. Y así fue como por vía jurisprudencial se le reconoció a la concubina (hoy llamada compañera permanente) la facultad de reclamar sus derechos haciendo valer la existencia una sociedad de hecho entre ella y su concubino (hoy compañero permanente) pero demostrando que participó en dicha sociedad con su trabajo, de no ser así, no tenía ningún derecho, además se debían reunir todos los requisitos del contrato social, así consta en las Sentencias de la H. Corte Suprema de Justicia, nro. 2211 de 14 de mayo de 1959 y de 5 de noviembre de 1960.
Teniendo en cuenta el gran problema social existente en Colombia a raíz de la inmensa mayoría de parejas que hacen vida en común sin estar casados entre sí, se expidió, entonces, la Ley 54 de 1990, sólo para regular los aspectos económicos entre estas parejas, y no los aspectos personales entre los mismos.
La iglesia católica nunca ha aceptado el concubinato o unión libre y tampoco acepta la unión marital de hecho; se considera que esta puede ser una de las razones que tuvo el legislador del 90 para no tratar los aspectos personales entre compañeros permanentes, como: alimentos, los que fueron reconocidos por vía jurisprudencial, mediante sentencia de la H. Corte Constitucional; porción marital, como equivalente a la porción conyugal; vocación hereditaria, modificándose el segundo y tercer orden hereditario para que la compañera o el compañero, puedan concurrir con los ascendientes de grado más próximo en uno de los casos, o con los hermanos del causante, en el otro caso, y así los compañeros permanentes puedan heredarse mutuamente.”[22]
Minutas.
Minutas de la constitución y disolución de unión marital de hecho entre compañeros permanentes.
Modelo de escritura pública de declaración unión marital de hecho.
Modelo de escritura pública de disolución de la unión marital de hecho.
Modelo de escritura pública de liquidación de sociedad patrimonial.
EL DIVORCIO DEL MATRIMONIO CIVIL Y LA CESACIÓN DE EFECTOS CIVILES DEL MATRIMONIO RELIGIOSO, DE COMÚN ACUERDO (Leyes 25 de 1992, Art. 5; y 962 de 2005, art. 34; Decretos 4436 de 2005, y Decreto 1069 de 2015).
Ley 25 de 1992.
“Artículo 5. El artículo 152 del Código Civil quedará así:
El matrimonio civil se disuelve por la muerte real o presunta de uno de los cónyuges o por divorcio judicialmente decretado.
Los efectos civiles de todo matrimonio religioso cesarán por divorcio decretado por el juez de familia o promiscuo de familia.
En materia del vínculo de los matrimonios religiosos regirán los cánones y normas del correspondiente ordenamiento religioso.”
Ley 962 de 2005.
“Artículo 34. Divorcio ante notario. Podrá convenirse ante notario, por mutuo acuerdo de los cónyuges, por intermedio de abogado, mediante escritura pública, la cesación de los efectos civiles de todo matrimonio religioso y el divorcio del matrimonio civil, sin perjuicio de la competencia asignada a los jueces por la ley.
El divorcio y la cesación de los efectos civiles ante notario producirán los mismos efectos que el decretado judicialmente.”
Decreto 4436 de 2005.
“Artículo 1. El Divorcio ante Notario, o la cesación de los efectos civiles de los matrimonios religiosos. El divorcio del matrimonio civil, o la cesación de los efectos civiles de los matrimonios religiosos, por mutuo acuerdo de los cónyuges, podrá tramitarse ante el Notario del círculo que escojan los interesados y se formalizará mediante escritura pública.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.8.1. El divorcio ante notario, o la cesación de los efectos civiles de los matrimonios religiosos. El divorcio del matrimonio civil, o la cesación de los efectos civiles de los matrimonios religiosos, por mutuo acuerdo de los cónyuges, podrán tramitarse ante el notario del círculo que escojan los interesados y se formalizará mediante escritura pública.
(Decreto 4436 de 2005, artículo 1)”
“Artículo 2.2.6.8.2. La petición, el acuerdo y sus anexos. La petición de divorcio del matrimonio civil o la cesación de los efectos civiles de los matrimonios religiosos será presentada por intermedio de abogado, tal como lo dispone el artículo 34 de la ley 962 de 2005.
Los cónyuges presentarán personalmente el poder ante notario o juez.
La petición de divorcio contendrá:
a) Los nombres, apellidos, documento de identidad, edad y residencia de los cónyuges.
b) El acuerdo suscrito por los cónyuges con la manifestación de voluntad de divorciarse o de que cesen los efectos civiles del matrimonio religioso. Además, contendrá disposiciones sobre el cumplimiento de las obligaciones alimentarias entre ellos, si es el caso, y el estado en que se encuentra la sociedad conyugal; y se informará sobre la existencia de hijos menores de edad;
c) Si hubiere hijos menores de edad, el acuerdo también comprenderá los siguientes aspectos: la forma en que contribuirán los padres a la crianza, educación y establecimiento de estos, precisando la cuantía de la obligación alimentaria, conforme al artículo 24 de la ley 1098 de 2006, indicando lugar y forma de su cumplimiento y demás aspectos que se estimen necesarios; custodia y cuidado personal de los menores; y régimen de visitas con la periodicidad de las mismas;
d) los anexos siguientes:
-Copias o certificados de los registros civiles de nacimiento y matrimonio de los cónyuges, y habiendo hijos menores, las copias o los certificados de los registros civiles de nacimiento de estos.
-El poder de los cónyuges al abogado para que adelante y lleve a término el divorcio o la cesación de efectos civiles del matrimonio religioso ante notario, incluyendo expresamente, si así lo deciden, la facultad para firmar la escritura pública correspondiente.
-El concepto del defensor de familia, en el caso de que haya hijos menores de edad, si por cualquier circunstancia legal ya se cuenta con este, sin perjuicio de la notificación del acuerdo de los cónyuges establecida en el parágrafo del artículo 34 de la ley 962 de 2005.
(Decreto 4436 de 2005, artículo 2)”
“Artículo 2.2.6.8.3. Intervención del defensor de familia. Habiendo hijos menores de edad, el notario le notificará al defensor de familia del lugar de residencia de aquellos, mediante escrito, el acuerdo al que han llegado los cónyuges, en los términos del artículo anterior. El defensor de familia deberá emitir su concepto en los quince (15) días siguientes a la notificación. Si en dicho plazo el defensor de familia no ha llegado su concepto, el notario dejará constancia de tal circunstancia, autorizará la escritura y le enviará una copia a costa de los interesados.
Las observaciones legalmente sustentadas que hiciere el defensor de familia referidas a la protección de los hijos menores de edad se incorporarán al acuerdo, de ser aceptadas por los cónyuges. En caso contrario se entenderá que han desistido del perfeccionamiento de la escritura pública, y se devolverán los documentos de los interesados, bajo recibo.
(Decreto 4436 de 2005, artículo 3)”
“Artículo 2.2.6.8.4. Desistimiento. Se considerará que los interesados han desistido de la solicitud de divorcio o de la cesación de efectos civiles del matrimonio religioso ante notario, si transcurren dos (2) meses desde la fecha en que el instrumento fue puesto a su disposición, sin que concurran a su otorgamiento.
(Decreto 4436 de 2005, artículo 4)”
“Artículo 2.2.6.8.5. Protocolización de los anexos y autorización. En la escritura de divorcio del matrimonio civil o la cesación de los efectos civiles del matrimonio religioso se protocolizará la solicitud, el poder, las copias o certificados de los registros civiles y el concepto del defensor de familia.
Una vez satisfechos los requisitos sustanciales y formales exigidos en la ley y en este capítulo, el notario autorizará la escritura de divorcio del matrimonio civil o la cesación de los efectos civiles del matrimonio religioso.
(Decreto 4436 de 2005, artículo 5)”
“Artículo 2.2.6.8.6. Registro de la escritura de divorcio o de la cesación de efectos civiles de los matrimonios religiosos. Una vez inscrita la escritura de divorcio o de la cesación de efectos civiles del matrimonio religioso en el libro registro de varios, el notario comunicará la inscripción al funcionario competente del registro del estado civil, quien hará las anotaciones del caso, a costa de los interesados.
(Decreto 4436 de 2005, artículo 6)”
Decreto 0922 de 2023.
«Por el cual se aprueba la minuta 1 del Convenio de Derecho Público Interno número 2 de 2023, suscrito entre el Estado colombiano e IGLESIA CRISTIANA CENTRO CRISTIANO EMPRESARIAL FE EN ACCIÓN, IGLESIA UNIVERSAL APOSTÓLICA ANGLICANA (lUAA) FRATERNIDAD SACERDOTAL «EL BUEN PASTOR», IGLESIA CATÓLICA ANGLICANA, IGLESIA CENTRO MUNDIAL DE AVIVAMIENTO, IGLESIA EVANGÉLICA INTERAMERICANA, IGLESIA ANTIGUA DE GOLOMBIA, IGLESIA DE DIOS MINISTERIAL DE ,JESUCRISTO INTERNACIONAL y la minuta 2 del Convenio de Derecho Público Interno número 2 de 2023, suscrito entre el Estado colombiano y LA IGLESIA CENTRO CRISTIANO”
(…)
“ARTÍCULO II
De la celebración del matrimonio religioso con efectos civiles
El Estado reconoce plenos efectos civiles a los matrimonios celebrados a partir de la vigencia del presente Convenio, por los Ministros de Culto de las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones que suscriben el presente Convenio, previo el lleno de los requisitos contenidos en sus doctrinas internas y el fiel cumplimiento de la Constitución Política y las disposiciones legales vigentes y las que se acuerdan en el presente Convenio, sin perjuicio de la competencia estatal para regularlos
ARTÍCULO III
Efectos jurídicos y civiles del matrimonio religioso
El vínculo del matrimonio se constituye y perfecciona por el libre y mutuo consentimiento de los contrayentes expresado ante el Ministro de Culto competente de las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones que suscriben este Convenio; en la forma y con las solemnidades y requisitos establecidos en este Convenio y no producirá efectos civiles si en su celebración se contraponen a tales formas, solemnidades y requisitos.
Los matrimonios celebrados por las entidades religiosas que suscriben el presente Convenio deberán ser oficiados por Ministros que cumplan los siguientes requisitos:
Ser Ministro de Culto. Para todos los efectos legales, son Ministros de Culto de las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones que suscriben el presente Convenio, las personas naturales que estén dedicadas, con carácter estable, a las funciones de culto o asistencia religiosa, y acrediten el cumplimiento de estos requisitos mediante certificación expedida por la entidad religiosa, de conformidad con sus estatutos y reglamentos internos.
Presentar ante la Oficina de Registro del Estado Civil de las personas de su jurisdicción, una certificación expedida por el representante legal o su apoderado legalmente constituido de iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones que suscriben el presente Convenio en las que se haga constar que se trata de uno de sus Ministros de Culto, autorizado por ella para celebrar matrimonios en el distrito correspondiente a la entidad religiosa ubicada en un barrio, zona o sector determinado, en un municipio o varios municipios o en un departamento enunciando el nombre de los mismos y la delimitación de su área de competencia.
El matrimonio se celebrará ante el Ministro de Culto competente de las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones qué celebran este Convenio, correspondiente a la jurisdicción de la respectiva entidad religiosa. El matrimonio se solemnizará mediante la suscripción y registro de un acta de matrimonio con el lleno de las formalidades establecidas en el artículo 1 de la ley 25 de 1992 y el parágrafo 1 del artículo 1 de la Resolución 2118 de 2021.”
(…)
“ARTÍCULO VII
De la Disolución del vínculo matrimonial
Todo lo relacionado con la cesación de efectos civiles, separación de cuerpos y de bienes, nulidad y disolución del vínculo civil de los matrimonios religiosos regulados por el presente convenio, son de competencia exclusiva de la jurisdicción ordinaria y por lo tanto estarán sometidos a la legislación civil colombiana establecida para estos efectos.”
Doctrinas.
Competencias Notariales, Persona y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“DEL DIVORCIO DE COMÚN ACUERDO
DIVORCIO DE MATRIMONIO CIVIL
(CESACIÓN DE EFECTOS CIVILES DEL MATRIMONIO ECLESIÁSTICO)
(…)
2. COMPETENCIA NOTARIAL PARA CONOCER DEL TRAMITE DE DIVORCIO
El 28 de noviembre de 2005 fue expedido el Decreto 4436, que reglamentó el artículo 34 de la Ley 962 de 2005, y en su artículo 1° dispuso que «el divorcio del matrimonio civil, o la cesación de los efectos civiles de los matrimonios religiosos, por mutuo acuerdo de los cónyuges podrá tramitarse ante el notario del círculo que escojan los interesados y se formalizará mediante escritura pública». El Decreto 1069 de 2015 compiló las normas referentes al divorcio del matrimonio civil y la cesación de efectos civiles del matrimonio religioso.”
(…)
“2.4. INTERVENCIÓN DEL DEFENSOR DE FAMILIA
En el evento de haber hijos menores será necesaria la intervención de Defensor de Familia, para lo cual el Notario notificará al Defensor del lugar de residencia de los hijos menores, mediante escrito allegado por los cónyuges con la solicitud.
El Defensor de Familia debe emitir su concepto en el término de los quince (15) días siguientes a la notificación. En el caso de que el Defensor no rinda su concepto en el término indicado, el Notario dejará constancia de tal circunstancia y autorizará la escritura enviando una copia de la misma al Defensor de familia, a costas de los interesados. La remisión de esta copia no tiene objeto distinto de consagrar una formalidad sin consecuencia, acaso como para que le dé pena al Defensor que no cumplió con su deber.
Las observaciones legalmente sustentadas que hiciere el Defensor de Familia referidas a la protección de los hijos menores de edad se incorporaran al acuerdo, en caso de ser aceptadas por los cónyuges.
Pueden los cónyuges concurrir ante el Defensor de Familia y con anticipación celebrar el acuerdo acerca de la patria potestad, el cuidado personal de los hijos menores, alimentos, salud, vivienda, salud, educación, régimen de visitas, etc. En estos casos no se requiere remitir el acuerdo al Defensor de Familia puesto que ya ha sido aprobado.”[23]
Procedimientos en sede Notarial- Año: 2006. Autora: Julia Esther Tobón Agudelo.
“Divorcio
(…)
Divorcio y cesación de efectos civiles en notaría
El Artículo 42 de la Constitución Nacional, en su antepenúltimo ciso dice: «Los efectos civiles de todo matrimonio cesarán por divorcio con arreglo a la ley civil».
Así fue como se expidió la Ley 25 de 1992, con el fin de desarrollar este inciso, señalándose en la misma las causales y la oportunidad para alegarlas; siendo absolutamente novedoso en nuestro ordenamiento jurídico el que los efectos civiles de los matrimonios religiosos cesaran por divorcio.
Se presentan dos clases de acciones: La contenciosa, en la que se alega cualquiera de las causales señaladas en el Artículo 6º de la Ley 25 de 1992 que modificó el Artículo 154 del Código Civil; y el mutuo acuerdo de los cónyuges.
La acción contenciosa se dirime mediante el trámite del proceso verbal de menor cuantía, y el mutuo acuerdo, inicialmente se tramitaba mediante el proceso verbal sumario, luego se modificó este procedimiento y se señaló que el trámite para el divorcio o la cesación de los efectos civiles de matrimonio religioso es el consagrado para los procesos de jurisdicción voluntaria.”[24]
Matrimonio religioso conforme a la expedición del decreto 0922 de 2023 (comentario del autor).
Los matrimonios religiosos que se celebren en Colombia por medio de organizaciones que hayan suscrito convenios con el Estado colombiano, deberán ser inscritos como tal (matrimonios religiosos) en el registro civil de matrimonio. Para este caso, el decreto No. 922 de 2023 aprobó los convenios con: LA IGLESIA CRISTIANA CENTRO CRISTIANO EMPRESARIAL FE EN ACCIÓN, IGLESIA UNIVERSAL APOSTÓLICA ANGLICANA (IUAA) FRATERNIDAD SACERDOTAL «EL BUEN PASTOR», IGLESIA CATÓLICA ANGLICANA, IGLESIA CENTRO MUNDIAL DE AVIVAMIENTO, IGLESIA EVANGÉLICA INTERAMERICANA, IGLESIA ANTIGUA DE COLOMBIA, IGLESIA DE DIOS MINISTERIAL DE JESUCRISTO INTERNACIONAL y LA IGLESIA CENTRO CRISTIANO.
Anteriormente, se habían aprobado los convenios, además de la IGLESIA CATÓLICA, con las siguientes comunidades religiosas:
- CONCILIO DE LAS ASAMBLEAS DE DIOS DE COLOMBIA, A LA QUE PERTENECE LA IGLESIA COMUNIDAD CRISTIANA MANANTIAL DE VIDA ETERNA.
2. IGLESIA CRUZADA CRISTIANA
3. IGLESIA CRISTIANA CUADRANGULAR
4. IGLESIA DE DIOS EN COLOMBIA
5. CASA SOBRE LA ROCA IGLESIA CRISTIANA INTEGRAL
6. IGLESIA PENTECOSTAL UNIDA DE COLOMBIA
7. DENOMINACIÓN MISIÓN PANAMERICANA DE COLOMBIA
8. IGLESIA DE DIOS PENTECOSTAL MOVIMIENTO INTERNACIONAL EN COLOMBIA
9. IGLESIA ADVENTISTA DEL SÉPTIMO DÍA DE COLOMBIA
10. IGLESIA WESLEYANA
11. IGLESIA CRISTIANA DE PUENTE LARGO
12. FEDERACION CONSEJO EVANGÉLICO DE COLOMBIA CEDECOL, entre otras.
Requisitos.
Requisitos del divorcio y la cesación de efectos civiles del matrimonio religioso.
- Poder para el abogado.
- Petición del divorcio, presentada por el apoderado de los interesados en divorciarse.
Que contendrá, además de los datos generales de la pareja, el acuerdo suscrito por los cónyuges donde: manifiesten su intención de divorciarse; definan el cumplimiento de las obligaciones entre ellos, si es del caso; expresen el estado en el que se encuentra la sociedad conyugal; e indiquen la existencia de hijos menores. Habiendo estos últimos, deberán informar sobre: el cuidado (aspectos de la crianza), la custodia, el régimen de visita, la cuantía y la forma de cumplimiento de las obligaciones alimentarias (que abarca alimentación, educación, recreación, salud, vivienda, Etc.).
Si hay bienes que liquidar, se debe realizar el inventario, avalúo, partición y adjudicación de los mismos, conforme al mandato legal.
- Registros civiles de nacimiento de la pareja que va a divorciarse.
- Registros civiles de nacimiento de los hijos menores, si los hay.
- Copia del registro civil de matrimonio.
- El concepto del Defensor de Familia, en el caso de que haya hijos menores de edad, si por cualquier circunstancia legal ya se cuenta con este, sin perjuicio de la notificación del acuerdo de los cónyuges establecida en el parágrafo del artículo 34 de la Ley 962 de2005.
Procedimiento.
Procedimiento del divorcio y la cesación de efectos civiles del matrimonio religioso (cuadro del autor).
Ilustración 9 Procedimiento del divorcio y la cesación de efectos civiles del matrimonio religioso- cuadro del autor.
Minutas.
Minutas del divorcio y la cesación de efectos civiles del matrimonio religioso.
Solicitud de divorcio.
Acuerdo de divorcio.
Modelo de escritura pública de divorcio con hijos menores.
Modelo de escritura pública de divorcio sin hijos.
Modelo de escritura pública de disolución de sociedad conyugal.
DILIGENCIA DE TOMA DE POSESIÓN DE ACALDES.
Ley 136 de 1994.
“Artículo 94. Posesión y juramento. Los alcaldes tomarán posesión del cargo ante el juez o Notaría Pública, y presentarán juramento en los siguientes términos: «Juro a Dios y prometo al pueblo cumplir fielmente la Constitución, las leyes de Colombia, las ordenanzas y los acuerdos».
Antes de la toma de posesión los alcaldes deberán declarar bajo gravedad de juramento y ante autoridad competente el monto de sus bienes y rentas, las de su cónyuge e hijos no emancipados.”
Minutas.
Minuta del acta de posesión de alcaldes.
Modelo del acta de posesión de alcaldes ante notario.
CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN DERECHO (Ley 2220 de 2022, Decretos 2771 de 2001, 1829 de 2013, 1069 de 2015 y 1885 de 2021).
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.4.9.2.2. Conciliación extrajudicial en materia de familia. De conformidad con lo establecido en el artículo 47 de la ley 23 de 1991, 31 de la ley 640 de 2001 y 30 del decreto 1818 de 1998, la conciliación extrajudicial en derecho de familia podrá ser adelantada ante los conciliadores de los centros de conciliación, ante los defensores y comisarios de familia, los delegados regionales y seccionales de la defensoría del pueblo, los agentes del ministerio público ante las autoridades judiciales y administrativas en asuntos de familia y ante los notarios en los siguientes asuntos:
a) La suspensión de la vida en común de los cónyuges;
b) La custodia y cuidado personal, visita y protección legal de los niños, niñas y adolescentes;
c) La fijación de la cuota alimentaria;
d) La separación de cuerpos del matrimonio civil o canónico;
e) La separación de bienes y la liquidación de sociedades conyugales por causa distinta de la muerte de los cónyuges;
f) Los procesos contenciosos sobre el régimen económico del matrimonio y derechos sucesorales;
g) y en los definidos por el artículo 40 de la ley 640 de 2001, como sujetos a conciliación extrajudicial para acreditar requisito de procedibilidad en asuntos de familia.
Parágrafo. A falta de las anteriores autoridades en el respectivo municipio, la conciliación podrá ser adelantada por los personeros y por los jueces civiles o promiscuos municipales.
(Decreto 4840 de 2007, artículo 8)”
“Artículo 2.2.4.4.2.5. Competencia de las notarías. Las notarías podrán conocer de los procedimientos de insolvencia a través de los notarios, sin necesidad de autorización previa, o de los conciliadores inscritos en la lista que aquellos hayan constituido para el efecto.
Cuando el notario conforme la lista de conciliadores en insolvencia para atender este tipo de procedimientos, los conciliadores que la integren deberán reunir los mismos requisitos de formación e idoneidad previstos para los conciliadores inscritos en los centros de conciliación, de acuerdo con el presente capítulo.
(Decreto 2677 de 2012, artículo 8)”
“Artículo 2.2.4.4.2.6. Responsabilidad del notario y de los conciliadores de su lista. En caso de que el notario avoque directamente el conocimiento de los procedimientos de insolvencia, será responsable por sus actuaciones como conciliador.
Cuando el notario designe un conciliador de la lista que haya conformado para el efecto, este último responderá por las actuaciones que desarrolle en el trámite de insolvencia.
(Decreto 2677 de 2012, artículo 9)”
“Artículo 2.2.4.4.2.7. Obligaciones del notario. El notario responderá, como titular de la notaría en sede de los procedimientos de insolvencia, entre otros, por el cumplimiento de las siguientes obligaciones:
1. Conformar la lista de conciliadores entre quienes cumplan los requisitos exigidos por la ley y el presente capítulo y se encuentren inscritos en el sistema de información en conciliación del ministerio de justicia y del derecho.
2. Fijar la proporción que corresponderá al conciliador de las tarifas que se cobren por los procedimientos de insolvencia.
3. Dar trámite a las quejas que se presenten contra la actuación de los conciliadores de su lista y correr traslado de ellas al consejo superior de la judicatura, cuando a ello hubiere lugar.
4. Excluir de la lista a los conciliadores en los casos previstos por la ley y el presente capítulo.
5. Repartir las solicitudes de negociación de deudas y convalidación de acuerdos privados en los términos legales.
6. Designar al conciliador de la lista.
7. Pronunciarse sobre los impedimentos y recusaciones a que hubiere lugar.
8. Velar por que las audiencias se desarrollen en un lugar y en condiciones adecuadas.
9. Velar por la debida conservación de las actas.
10. Suministrar el papel notarial que exija la fijación de las actas.
11. Las demás que le imponga la ley y este capítulo.
La superintendencia de notariado y registro ejercerá orientación en el cumplimiento de estas obligaciones y realizará la inspección, vigilancia y control que corresponda.
(Decreto 2677 de 2012, artículo 10).”
Decreto 1885 de 2021.
“Artículo 2.2.4.2.6.1.1 Tarifas máximas para los centros de conciliación y las notarías. Las tarifas máximas que podrán cobrar los centros de conciliación de entidades sin ánimo de lucro y los notarios no podrán superar los siguientes montos:
Tabla Tarifas máximas para los centros de conciliación y notarías- Decreto 1885 de 2021.
|
Cuantía de la pretensión sometida a conciliación (Unidad de Valor Tributario – UVT) |
Tarifa (UVT) |
|
Menos de 200,18 |
7,51 |
|
Entre 200, 18 e igual a 325, 30 |
10,84 |
|
Más de 325,30 e igual a 425,39 |
12,75 |
|
Más de 425,39 e igual a 875,80 |
17,52 |
|
Más de 875,80 e igual a 1301,18 |
20,85 |
|
Más de 1301,18 |
3,50% |
[1 UVT 2023-$42.412]
Los Centros de Conciliación fijarán, en su reglamento interno, la proporción de dichas tarifas que corresponderá al conciliador.
En ningún caso el conciliador podrá recibir directamente pago alguno por cuenta de las partes. Cuando el trámite conciliatorio sea adelantado por un conciliador autorizado para la realización de audiencias por fuera de las instalaciones del Centro, el convocante cancelará la totalidad de la tarifa ante el Centro de Conciliación.
Parágrafo: La tarifa máxima permitida para la prestación del servicio de conciliación será de setecientos cincuenta con sesenta y ocho Unidades de Valor Tributario -UVT (750,68 UVT)».”
“Artículo 2.2.4.4.7.2. Tarifas máximas aplicables a los centros de conciliación remunerados. Los centros de conciliación remunerados calcularán el monto de sus tarifas de acuerdo con las siguientes pautas:
a) Cuando el total del monto de capital de los créditos a cargo del deudor sea inferior o igual a un veinticinco con cero dos UVT (25,02 UVT), la tarifa a aplicar será de hasta cuatro con cincuenta UVT (4,50);
b) Cuando el total del monto de capital de los créditos a cargo del deudor supere la suma de veinticinco con cero dos UVT (25,02 UVT) y sea inferior o igual a doscientos cincuenta con veintitrés UVT (250,23 UVT), la tarifa máxima será de hasta diecisiete con cuarenta y dos UVT (17,52 UVT)
c) Cuando el total del monto de capital de los créditos a cargo del deudor supere los doscientos cincuenta con veintitrés UVT (250,23 UVT) y sea inferior o igual a quinientos con cuarenta y cinco (500,45 UVT), la tarifa máxima será de hasta veinticinco con cero dos UVT (25,02 UVT)
d) Cuando el total del monto de capital de los créditos a cargo del deudor supere quinientos con cuarenta y cinco UVT (500,45 UVT), por cada quinientos con cuarenta y cinco UVT (500,45 UVT) o fracción del monto de capital de los pasivos del deudor, la tarifa máxima se incrementará en treinta y siete con cincuenta y tres UVT (37,53 UVT) sin que pueda superarse setecientos cincuenta con sesenta y ocho UVT (750,68 UVT), tal como se indica en la siguiente tabla:
Tabla Tarifas máximas aplicables a los centros de conciliación remunerados- Decreto 1885 de 2021.
|
Valor total del monto de capital de los créditos (UVT) |
Tarifa máxima (UVT) |
|
De 0 hasta 25,03 |
4,50 |
|
Más de 25,02 hasta 250,23 |
17,52 |
|
Mas de 250,23 hasta 500,45 |
25,02 |
|
Mas de 500,45 hasta 1.000,91 |
62,56 |
|
Mas de 1000,91 hasta 1.501,36 |
100,09 |
|
Más de 1.501,36 hasta 2.001,82 |
137,63 |
|
Mas de 2.001,82 hasta 2.502,27 |
175,16 |
|
Mas de 2.502 hasta 3.002,73 |
212,69 |
|
Mas de 3,002,73 hasta 3.5003,18 |
250,23 |
|
Mas de 3.500,18 hasta 4.003,64 |
287,76 |
|
Mas de 4.003,64 hasta 4,504,09 |
325,30 |
|
Mas de 4,504,09 hasta 5.004,55 |
362.83 |
|
Mas de 5.004,55 hasta 5.505,00 |
400,36 |
|
Mas de 5.505,00 hasta 6.005,46 |
437,90 |
|
Mas de 6.005,46 hasta 6.505.91 |
475,43 |
|
Mas de 6.505,91 hasta 7.006,37 |
512,97 |
|
Mas de 7.006,37 hasta 7.506,82 |
550,50 |
|
Mas de 7.506,82 hasta 8.007,28 |
588,03 |
|
Mas de 8.007,28 hasta 8.507,73 |
625,57 |
|
Mas de 8.507.73 hasta 9,008,19 |
663,10 |
|
Mas de 9,008,19 hasta 9.508,64 |
700,64 |
|
Mas de 9508,64 hasta 10.009,10 |
738,17 |
|
Mas de 10.009,10 |
750,68 (máximo) |
[1 UVT 2023-$ 42.412]
Parágrafo 1. Los centros de conciliación fijarán, en su reglamento interno, la proporción de dichas tarifas que corresponderá al conciliador.
Parágrafo 2. Los centros de conciliación deberán establecer criterios objetivos de cálculo de las tarifas teniendo en cuenta la complejidad del caso, el número de acreedores, el valor de los activos y el valor de los pasivos, siempre que se respeten los topes y porcentajes a los que se refiere el presente artículo. En todo caso, para el cálculo de las tarifas se tendrá en cuenta el monto total de las obligaciones por concepto de capital, así como los ingresos del deudor, de manera que, para el caso en concreto, las tarifas fijadas no constituyan una barrera de acceso a los procedimientos de insolvencia de la persona natural no comerciante.”
Ley 2220 de 2022.
“Artículo 11. Operadores autorizados para conciliar extrajudicialmente en materias que sean competencia de los jueces civiles. La conciliación extrajudicial en derecho en materias que sean competencia de los jueces civiles, sin perjuicio de la naturaleza jurídica de las partes, podrá ser adelantada ante los conciliadores de los centros de conciliación, ante los delegados regionales y seccionales de la defensoría del pueblo, los agentes del ministerio público en materia civil y ante los notarios. A falta de todos los anteriores en el respectivo municipio, esta conciliación podrá ser adelantada por los personeros y por los jueces civiles o promiscuos municipales, siempre y cuando el asunto a conciliar sea de su competencia.
Se excluye competencia a los consultorios jurídicos cuando una de las partes sea una entidad pública.”
“Artículo 12. Operadores autorizados para conciliar extrajudicialmente en materia de familia. La conciliación extrajudicial en derecho en materia de familia podrá ser adelantada ante los conciliadores de los centros de conciliación, ante les defensores y los comisarios de familia cuando ejercen competencias subsidiarias en los términos de la ley 2126 de 2021, los delegados regionales y seccionales de la defensoría del pueblo, los agentes del ministerio público ante las autoridades judiciales y administrativas en asuntos de familia y ante los notarios. A falta de todos los anteriores en el respectivo municipio, esta conciliación podrá ser adelantada por los personeros y por los jueces civiles o promiscuos municipales, siempre y cuando el asunto a conciliar sea de su competencia.
En la conciliación extrajudicial en materia de familia los operadores autorizados lo son en los asuntos específicos que los autorice la ley.”
“Artículo 22. Tarifas del servicio de conciliación. El gobierno nacional, si lo considera conveniente, podrá establecer el marco de regulación de tarifas de los centros de conciliación y los notarios. En todo caso, se podrán establecer límites máximos a las tarifas si se considera conveniente.”
Circular No. 128 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“En cumplimiento de las funciones establecidas en el artículo 20 del Decreto 2723 de 2014, en especial la de “Impartir las directrices para el desarrollo del servicio público registral”, que facultan a esta entidad entre otras, a requerir información y orientar en la forma en que se debe cumplir e interpretar el régimen jurídico, en apoyo al calificador al momento de ejercer su labor”, esta Superintendencia Delegada se pronuncia ante los Registradores de Instrumentos Públicos de todo el país en el siguiente sentido:
PRIMERO: Es política pública del actual gobierno lograr un DESARROLLO AGRARIO INTEGRAL, que nos lleve como nación a la autosuficiencia alimentaria, lo cual pasa por facilitar el acceso de la población campesina a la tierra, formalizando la propiedad rural. Esta inequívoca voluntad política nace del Acuerdo General para la Terminación del Conflicto y la Construcción de una Paz Estable y Duradera, 2012, donde se pactó y declaro que “el desarrollo rural integral es determinante para impulsar la integración de las regiones y el desarrollo social y económico equitativo del país.
SEGUNDO: Un instrumento que apoya el proceso el logro del propósito anotado es la Ley 2220 de 2022 “Estatuto de Conciliación” que permite adelantar de manera expedita trámites judiciales otrora excesivamente ritualistas, ante los Centros de Conciliación y Notarias como daciones en pago, levantamiento de medidas cautelares y gravámenes, sin necesidad de elevar a escrituras públicas las actas respectivas.
TERCERO: En este contexto se hace imprescindible que en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de todo el país se supere el Exceso Ritual Manifiesto con el que en ocasiones se niega el registro de escrituras públicas y actas de conciliación, especialmente en el sector rural, desconociendo la voluntad de las partes al exigir requisitos de imposible cumplimiento en predios con tradiciones centenarias y/o ancestrales.
QUINTO: Concretamente es notorio el desconocimiento en el que vienen incurriendo muchos calificadores al desconocer el valor probatorio y la fuerza de cosa juzgada de los acuerdos que constan en las actas de conciliación en el marco del Estatuto de Conciliación consagrado en la Ley 2220 de 2022.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-222 de 2013. Magistrado Ponente: Maria Victoria Calle Correa.
“La conciliación extrajudicial como mecanismo de resolución de conflictos se ha definido como un procedimiento por el cual un número determinado de individuos, trabados entre sí por causa de una controversia jurídica, se reúnen para componerla con la intervención de un tercero neutral – el conciliador ‑ quién, además de proponer fórmulas de acuerdo, da fe de la decisión de arreglo e imparte su aprobación. El convenio al que se llega como resultado del acuerdo es obligatorio y definitivo para las partes que concilian.
Son características propias de la conciliación: es un mecanismo de acceso a la administración de justicia, sea cuando los particulares actúan como conciliadores o cuando las partes en conflicto negocian sin la intervención de un tercero y llegan a un acuerdo, a través de la autocomposición; constituye una oportunidad para resolver de manera rápida un conflicto, a menores costos que la justicia formal; promueve la participación de los particulares en la solución de controversias, bien sea como conciliadores, o como gestores de la resolución de sus propios conflictos; contribuye a la consecución de la convivencia pacífica; favorece la realización del debido proceso, en la medida que reduce el riesgo de dilaciones injustificadas en la resolución del conflicto; y repercute de manera directa en la efectividad de la prestación del servicio público de administración de justicia.”
(…)
“La conciliación extrajudicial en materia civil plantea un debate entre partes que están en igualdad de condiciones, siendo los derechos en juego, en su mayoría, de naturaleza patrimonial, respecto de los cuales, los particulares ejercen su autonomía para disponer de ellos y, en esa medida, pueden también escoger el camino a través del cual pretenden alcanzar una solución, ya sea acudiendo a la justicia formal o escogiendo un conciliador para otorgarle competencia temporal para resolver el conflicto existente. La autorización de intervención que otorgan las partes al conciliador es transitoria, y se agota cuando éstas firman el acuerdo de conciliación, o cuando convienen que no es posible llegar a él.”
Sentencia C-893 de 2001. Magistrado Ponente: Clara Inés Vargas Hernández.
“La justicia informal proveniente de la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos no es sustitutiva sino complementaria de la justicia estatal formal. De ahí la necesidad de que sea desarrollada gradualmente por el legislador, como expresión de una política de Estado tendiente a propiciar la vinculación de la sociedad civil en la construcción de su propio destino.”
(…)
“Estas alternativas privadas para la solución de conflictos no deban ser impuestas unilateralmente por el Estado con el fin de solucionar los problemas estructurales que aquejan a la administración de justicia, porque en vez de propender por la eficacia de esta función pública se estarían generando serios problemas prácticos producto del resquebrajamiento de la autonomía privada y la consecuente desconfianza de las partes en los árbitros y conciliadores. En verdad, esta clase de soluciones parciales pueden ser dañinas y contraproducentes cuando se las concibe como remedios absolutos y unilaterales.”
Doctrinas.
Procedimientos en sede Notarial- Año: 2006. Autora: Julia Esther Tobón Agudelo.
“Conciliación en sede notarial
(…)
Trámites para la conciliación en sede notarial
La conciliación se inicia con una solicitud que deberá ser presentada personalmente por el convocante o su apoderado y en la que se hará un relato de los hechos que originaron el conflicto, las pretensiones sobre las que considera se deben conciliar, la cuantía de la pretensión y las direcciones de las partes para las correspondientes citaciones.
Una vez recibida la solicitud por el notario, si la encuentra ajustada a la ley, la admite, y fija fecha y hora para la celebración de la Audiencia de Conciliación, ordenando la citación a las partes. La ley no indica el medio por el cual se deben hacer las citaciones, y es por ello por lo que se permite efectuar las mismas por cualquier instrumento legal.
Si la solicitud versa sobre un hecho que no admite la conciliación, el notario no la admitirá y, en consecuencia, de ello, expedirá una constancia dentro de los diez (10) días siguientes a la presentación, explicando en forma motivada las causas de la negativa, y devolverá la solicitud al interesado.”[25]
(…)
“Una vez terminada la audiencia y firmada el Acta por los intervinientes, se entrega copia auténtica de ésta a los Interesados con la nota de que «es primera copia y presta mérito ejecutivo». El Acta se debe inscribir en el Libro de Actas que lleve el despacho notarial, dentro de los dos días siguientes a la celebración de la Audiencia.
Si no hubo acuerdo entre las partes, o si una de las partes no asistió a la audiencia, habiéndosele citado y tener constancia de este envió, el conciliador notario expedirá una constancia.
Si la constancia se origina por falta de acuerdo entre las partes, se debe expedir inmediatamente después de terminada la audiencia.”[26]
Notaripedia la Enciclopedia Notarial-Tomo I-Año: 2020. Autor: Gonzalo González Galvis.
“CONCILIACIÓN
(…)
Requisitos para ser conciliador
(…)
Además pueden actuar como conciliadores los siguientes funcionarios: Los Notarios, los delegados regionales y seccionales de la defensoría del pueblo, los inspectores de trabajo, los defensores de familia, los comisarios de familia, los jueces civiles o promiscuos municipales, los fiscales, los personeros, los defensores del cliente en las entidades del sistema financiero, los funcionarios encargados de la procuraduría, la Dirección Nacional de Derechos de Autor, el Ministerio de Desarrollo Económico, la Superintendencia de Valores, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, la Superintendencia de Transporte, la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Todas las anteriores dentro del marco de sus funciones.
También pueden actuar como conciliadores los estudiantes adscritos a los centros de conciliación de los consultorios jurídicos de las Facultades de Derecho, previo al cumplimiento de algunos requisitos determinados por dicho centro. Pueden actuar como asesores o auxiliadores, dentro de la etapa conciliatoria, cuando así lo requieran las partes o las vicisitudes del negocio, estudiantes de último año de psicología y trabajo social, apoyando la labor del conciliador y el desarrollo de la audiencia.”[27]
Clases de conciliación (cuadro del autor).
Ilustración Clases de conciliación- cuadro del autor.
Características de la conciliación (información del cuadro extraída de la sentencia C-893 de 2001).
Ilustración 11 Características de la conciliación- Sentencia C-893 de 2001.
Procedimiento.
Procedimiento de la conciliación extrajudicial en derecho ante notario (cuadro del autor).
Ilustración Procedimiento de la conciliación extrajudicial en derecho- cuadro del autor.
Minutas.
Minutas de la conciliación extrajudicial en derecho.
Modelo de solicitud de conciliación extrajudicial en derecho ante Notario.
Modelo de acta de conciliación extrajudicial en derecho ante Notario.
Modelo de constancia de no acuerdo.
Modelo de constancia de inasistencia a la audiencia.
DECLARACIÓN DE LA POSESIÓN REGULAR (Ley 1183 de 2008, Decretos 2742 de 2008 y 1069 de 2015).
Ley 1183 de 2008.
“Artículo 1. Declaración de la posesión regular. Los poseedores materiales de inmuebles urbanos de estratos uno y dos que carezcan de título inscrito, podrán solicitar ante notario del círculo donde esté ubicado el inmueble, la inscripción de la declaración de la calidad de poseedores regulares de dichos bienes, a fin de quedar habilitados para adquirir su dominio por prescripción ordinaria, de acuerdo con la ley y en los términos y plazos señalados por la Ley 791 de 2002 y las leyes especiales que reglamentan el dominio de los bienes considerados Vivienda de Interés Social, VIS.
En caso de presentarse oposición durante cualquier etapa de la actuación ante el notario, se ordenará el archivo de las diligencias.”
Decreto 2742 de 2008.
“Artículo 1°. Reparto. Los poseedores materiales de inmuebles urbanos de estratos uno y dos, que carezcan de título inscrito, podrán solicitar ante notario donde se encuentre localizado el inmueble, el otorgamiento de escritura pública de declaración de la calidad de poseedores regulares de dichos bienes a fin de quedar habilitados para adquirir su dominio por prescripción ordinaria, teniendo en cuenta, el siguiente procedimiento en caso de que en el municipio haya una o más notarías.
Cuando exista una sola notaría en el lugar donde se encuentra ubicado el inmueble: el interesado, presentará ante el respectivo notario, la solicitud correspondiente de acuerdo con lo establecido en los artículos 5° y 6° de la Ley 1183 de 2008.
Cuando exista más de una notaría en el lugar donde se encuentra ubicado el inmueble: el interesado presentará ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos del lugar donde esté ubicado el inmueble o de la Superintendencia de Notariado y Registro para el caso en que los inmuebles se encuentren ubicados en la ciudad de Bogotá, la correspondiente solicitud, para proceder al reparto de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 1183 de 2008.
La Superintendencia de Notariado y Registro diseñará un formulario único para el trámite de la solicitud de declaratoria de posesión regular de vivienda de interés social ubicada en zonas urbanas.
Efectuado el reparto y/o presentada la solicitud ante el notario correspondiente según sea el caso, este dentro del transcurso de los ocho días (8) hábiles siguientes, revisará que el contenido de la misma se encuentre acorde con lo preceptuado con la Ley 1183 de 2008, con el fin de determinar si proceden las excepciones a la declaración de posesión de que trata el artículo 9° de la Ley 1183 de 2008, caso en el cual deberá archivar la solicitud.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.6.1 Reparto. Los poseedores materiales de inmuebles urbanos de estratos uno y dos, que carezcan de título inscrito, podrán solicitar ante notario donde se encuentre localizado el inmueble, el otorgamiento de escritura pública de declaración de la calidad de poseedores regulares de dichos bienes a fin de quedar habilitados para adquirir su dominio por prescripción ordinaria, teniendo en cuenta el siguiente procedimiento en caso de que en el municipio haya una o más notarías.
Cuando exista una sola notaría en el lugar donde se encuentra ubicado el inmueble: el interesado, presentará ante el respectivo notario, la solicitud correspondiente de acuerdo con lo establecido en los artículos 5 y 6 de la Ley 1183 de 2008.
Cuando exista más de una notaría en el lugar donde se encuentra ubicado el inmueble: el interesado presentará ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos del lugar donde esté ubicado el inmueble o de la Superintendencia de Notariado y Registro para el caso en que los inmuebles se encuentren ubicados en la ciudad de Bogotá, la correspondiente solicitud, para proceder al reparto de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 1183 de 2008.
La Superintendencia de Notariado y Registro diseñará un formulario único para el trámite de la solicitud de declaratoria de posesión regular de vivienda de interés social ubicada en zonas urbanas.
Efectuado el reparto y/o presentada la solicitud ante el notario correspondiente según sea el caso, este dentro del transcurso de los ocho días (8) hábiles siguientes, revisará que el contenido de la misma se encuentre acorde con lo preceptuado con la Ley 1183 de 2008, con el fin de determinar si proceden las excepciones a la declaración de posesión de que trata el artículo 9 de la Ley 1183 de 2008, caso en el cual deberá archivar la solicitud.
(Decreto 2742 de 2008 artículo 1).”
“Artículo 2.2.6.6.2. Certificación de zonas en riesgo, suelo de protección y desarrollos no legalizados. Los interesados deberán presentar con la solicitud de declaración de posesión regular, certificado de la autoridad de planeación municipal o Distrital correspondiente, en el que se manifieste: i) que el inmueble no se encuentra situado en zonas de protección ambiental o de alto riesgo no mitigable; ii) que el inmueble no se encuentra ubicado en desarrollos no autorizados por las autoridades de planeación y; iii) que el inmueble cuya declaración de posesión se solicita, no se trate de un bien de uso público o fiscal. Dicha certificación se protocolizará junto con los documentos previstos en el artículo 6 de la Ley 1183 de 2008.
Para efectos de obtener las certificaciones que permitan definir si el o los predio(s) objeto del proceso de declaración de pertenencia se encuentra(n) ubicado(s) en zonas de protección ambiental, zonas de alto riesgo no mitigable o en desarrollos no autorizados por las autoridades de planeación y que no se trata de un bien de uso público o fiscal, el interesado deberá oficiar a las oficinas de Planeación Municipal o Distrital, las Corporaciones Autónomas Regionales y/o las demás entidades competentes de la entidad territorial en donde se ubique el inmueble.
La entidad competente deberá pronunciarse en un término no superior a veinte (20) días hábiles, contados a partir de la fecha de radicación de la solicitud, sobre la condición técnica y urbanística del inmueble para efectos de determinar la procedencia o no del trámite notarial de declaración de posesión.
Si la autoridad de planeación no se pronuncia dentro del plazo fijado, el notario dejará constancia de tal circunstancia y podrá seguir adelante con el trámite de declaratoria de posesión, pero se abstendrá de autorizar la escritura de declaración de posesión hasta tanto, no se pronuncie al respecto la Secretaría de Planeación o la entidad municipal o distrital competente.
(Decreto 2742 de 2008 artículo 2).”
“Artículo 2.2.6.6.3. Excepciones a la inscripción de declaración de posesión regular. El Notario deberá indagar al interesado acerca de si la posesión cuya declaración busca el peticionario fue adquirida mediante violencia, engaño, testaferrato o desplazamiento forzado.
El notario no autorizará el instrumento cuando quiera que el contenido de las declaraciones de los otorgantes o con apoyo en pruebas fehacientes o en hechos percibidos por él, llegue a la convicción de que el acto se encuentra dentro de una de las excepciones previstas en el artículo 9 de la Ley 1183 de 2008 o que el inmueble cuya posesión se pretende declarar se encuentra ubicado en zona de protección ambiental o de alto riesgo no mitigable o que se encuentre ubicado en desarrollos ilegales o sobre bienes de uso público o fiscales.
El Registrador de Instrumentos Públicos se abstendrá de inscribir la escritura pública de declaración de posesión regular, si en el folio de matrícula se encuentra inscrita prohibición de enajenar proveniente de los Comités de atención a población desplazada o por solicitud individual del desplazado de conformidad con lo establecido en la Ley 1152 de 2007.
(Decreto 2742 de 2008 artículo 3).”
“Artículo 2.2.6.6.4. Efectos de la declaración de posesión regular. La inscripción de la escritura pública de declaración de posesión regular de que trata el artículo 7 de la Ley 1183 de 2008, podrá servir de fundamento para solicitar la declaración de prescripción ordinaria del bien, caso en el cual el término de prescripción comenzará a contarse a partir del momento de la inscripción en el Registro de la escritura de declaratoria de posesión regular de acuerdo a los plazos y condiciones señalados por la Ley 791 de 2002 y las leyes especiales que reglamenten el dominio de los bienes considerados Vivienda de Interés Social, VIS.
Parágrafo. Las escrituras de declaración de posesión causarán derechos notariales como actos sin cuantía, igualmente su inscripción ante las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos se entenderá como un acto sin cuantía.”
Requisitos.
Requisitos de la posesión regular.
- Estar en posesión regular del inmueble en nombre propio, en forma continua y exclusiva, sin violencia ni clandestinidad durante un año continuo o más.
- Acreditar que no existe proceso pendiente en su contra en el que se discuta el dominio o posesión del inmueble iniciado con anterioridad a la fecha de presentación de la solicitud.
- No será obstáculo para la inscripción de la posesión, la circunstancia de que existan inscripciones anteriores sobre todo o parte del mismo inmueble.
Procedimiento.
Procedimiento de la declaración de la posesión regular (cuadro del autor).
Ilustración Procedimiento de la declaración de la posesión regular- cuadro del autor.
Minutas.
Minuta de la declaración de la posesión regular.
Modelo de escritura pública de declaración de la posesión regular.
PROTOCOLIZACIÓN DEL SILENCIO ADMINISTRATIVO POSITIVO.
Ley 1437 de 2011.
“Artículo 85. Procedimiento para invocar el silencio administrativo positivo. La persona que se hallare en las condiciones previstas en las disposiciones legales que establecen el beneficio del silencio administrativo positivo, protocolizará la constancia o copia de que trata el artículo 15, junto con una declaración jurada de no haberle sido notificada la decisión dentro del término previsto.
La escritura y sus copias auténticas producirán todos los efectos legales de la decisión favorable que se pidió, y es deber de todas las personas y autoridades reconocerla así.
Para efectos de la protocolización de los documentos de que trata este artículo se entenderá que ellos carecen de valor económico.”
Minutas.
Minuta de la protocolización del silencio administrativo.
Modelo de escritura pública de protocolización de las pruebas que acreditan el silencio administrativo.
PODERES GENERALES.
Circular No. 208 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“El artículo 89 del Decreto Ley 19 de 2012 precisó que los poderes que versen sobre actos de disposición, gravamen o limitación al dominio de inmuebles, así como sus modificaciones o revocatorias, deberán ser “digitalizados en las Notarías y Consulados y consignados en un repositorio especial creado para tal efecto en la Ventanilla Única de Registro Inmobiliario, VUR, una vez autorizada la escritura pública o la diligencia de reconocimiento de contenido y firma por el Notario o Cónsul, según el caso, a fin de facilitar a los notarios destinatarios su consulta, la confrontación con la copia física que tengan en su poder y la verificación de los mismos”
Respecto de la obligación de cargue de poderes al repositorio dispuesto por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro en la Ventanilla Única de Registro Inmobiliario – VUR, esta Superintendencia emitió la Instrucción Administrativa No. 22 de 2018 en la que se indicó lo siguiente:
“El Superintendente de Notariado y Registro mediante la Instrucción Administrativa No. 10 del 26 de diciembre de 2013, instruyó que los Notarios y Cónsules que se encuentren autorizados para acceder al aplicativo del repositorio de poderes en la Ventanilla Única de Registro, estarán en la obligación de cargar en el sistema, y sin excepción alguna, todos los poderes generales otorgados en su notaría y aquellos especiales que hayan sido presentados personalmente ante su despacho, de acuerdo con las formalidades legales, concedidos para realizar actos de disposición, gravamen o limitación al dominio de inmuebles.
Mediante sesión del Comité de Asuntos Jurídicos celebrado el 15 de agosto de 2018, se decidió que el repositorio de poderes debe ser entendido como una plataforma de consulta, en virtud de la cual se enmarca una obligación legal en cabeza de las notarías y consulados. Dicha obligación debe ser acogida de manera integral en pro de la seguridad jurídica y una debida prestación del servicio público notarial; esto con el fin de garantizar la guarda de la fe pública y la seguridad jurídica del servicio público notarial.
El Decreto-Ley 960 de 1970 contempla que los servicios notariales serán retribuidos según la tarifa oficial y el Notario no podrá negarse a prestar los servicios sino en los casos expresamente previstos en la Ley.
(…)”
En ese sentido, dicha Instrucción señaló que los Notarios, por una parte, están obligados a “consignar los poderes que contengan actos de disposición, gravamen o limitación al dominio de inmuebles, en el repositorio especial de poderes de la Ventanilla Única de registro — VUR”, aunado a lo cual, precisó que “no podrán cobrar por el cumplimiento de la obligación mencionada en el numeral anterior, ya que no existe una tarifa establecida por el Gobierno Nacional por medio”
Resolución No. 00387 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Artículo 36. Actos sin cuantía. Constituyen actos sin cuantía para efectos de la liquidación de derechos notariales, entre otros: “(…) el poder general otorgado por escritura pública (…)”
Circular No. 98 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y registro.
“Por esta razón, esta Superintendencia en desarrollo de las facultades de orientación consagradas en el numeral 7 del artículo 24 del Decreto 2723 de 2014, modificado por el artículo 6 del Decreto 1554 de 2022, y teniendo en cuenta el llamado efectuado por la Superintendencia Delegada para el Registro, frente al número de notas devolutivas generadas por la ausencia de tal requerimiento, se recuerda a todos los notarios del país que, cuando se para que un poder general tenga la vocación de permitirle al apoderado disponer del derecho de dominio sobre un inmueble, se requerirá que el poder general describa el inmueble con las características estipulados por el artículo 89 del Decreto Ley 019 de 2012.”
Consulta 2021 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro OAJ-0056.
“Las normas referenciadas en torno a los poderes engloban un carácter especial y no genérico, por lo que se deben aplicar de manera preferente en los trámites notariales. Lo anterior obedece que las normas de carácter especial prevalecen en su aplicación sobre aquellas de carácter general. Ahora nos referiremos al contenido normativo del Código General del Proceso, donde en su artículo 74 señala: “Poderes. Los poderes generales para toda clase de procesos solo podrán conferirse por escritura pública. El poder especial para uno o varios procesos podrá conferirse por documento privado. En los poderes especiales los asuntos deberán estar determinados y claramente identificados.
El poder especial puede conferirse verbalmente en audiencia o diligencia o por memorial dirigido al juez del conocimiento. El poder especial para efectos judiciales deberá ser presentado personalmente por el poderdante ante juez, oficina judicial de apoyo o notario. Las sustituciones de poder se presumen auténticas. Los poderes podrán extenderse en el exterior, ante cónsul colombiano o el funcionario que la ley local autorice para ello; en ese último caso, su autenticación se hará en la forma establecida en el artículo 251. Cuando quien otorga el poder fuere una sociedad, si el cónsul que lo autentica o ante quien se otorga hace constar que tuvo a la vista las pruebas de la existencia de aquella y que quien lo confiere es su representante, se tendrán por establecidas estas circunstancias. De la misma manera se procederá cuando quien confiera el poder sea apoderado de una persona. Se podrá conferir poder especial por mensaje de datos con firma digital. Los poderes podrán ser aceptados expresamente o por su ejercicio.
A partir de la base normativa expuesta anteriormente, se desprende que no es requisito legal el dirigir el poder a una persona determinada, luego si éste se otorgó dirigiéndose a un Notario específico y lo van a hacer efectivo o a utilizar ante otro Notario, esto no es óbice para no aceptarlo, e igualmente, por cuanto no constituye causal de terminación del mandato, señalada por el artículo 2189 del C.C. 1; claro está, que el poder debe estar debidamente diligenciado. Queda en los anteriores términos modificado el concepto SNR2018EE064103 de 30 de noviembre de 2018, en lo relacionado al poder, lo demás queda vigente.”
Concepto Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Notariado y Registro de 2014.
“Unificación Criterio Jurídico Aplicación Artículo 89 del Decreto 019 del 2012.
¿Según lo estipulado en el artículo 89 del Decreto 019 de 2012, cuando se trata de un poder general otorgado por escritura pública y verse sobre actos de disposición gravamen o limitación, deberá identificarse el bien inmueble objeto de dicho acto?
Ahora bien, en tratándose del inciso segundo del Artículo 89 del Decreto 019 de 2012, no obstante la «coma» que aparece después de la palabra especial, pareciera dar a entender que la obligación se predica de los dos tipos de poderes descritos, esto es, especiales y generales; al leer con detenimiento, se puede inferir que la utilización de la conjunción disyuntiva «O», tiene el propósito de distinguir un tipo de poder del otro, es decir, presentar dos supuestos diferentes en los que proceden los actos de disposición, gravamen o limitación al dominio de inmuebles, que son: 1. «El poder general por escritura pública o 2. El poder «especial, que contenga únicamente la identificación precisa del inmueble o inmuebles, su ubicación, dirección, número de matrícula inmobiliaria y cédula catastral».
De otra parte, se hace necesario precisar que la palabra «que contenga», consignada en el Artículo objeto de estudio, está en singular y no en plural, de donde se colige que se trata únicamente de los poderes especiales.2 De los postulados anteriormente expuestos, la Oficina Asesora Jurídica concluye que cuando se trate de poderes generales a través de los cuales se faculte la disposición, gravamen o limitación de bienes inmuebles, no es necesaria la identificación de estos, siempre y cuando en este documento, preferiblemente en clausula especial se faculte al apoderado para este tipo de actos.”
Consulta No. 2856 de 2013 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Poder General para disposición de bienes de una persona detenida y solicitada en extradición por narcotráfico, CN- 02, radicación ER 034913 de fecha 23 de julio de 2013.
Sobre el particular, inicialmente es importante precisar, que los conceptos emitidos por esta Oficina Asesora Jurídica se ciñen a los parámetros establecidos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 -, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatorio acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del país.
Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta Entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 2163 de 2011. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 6° y 21° del decreto ley 960 1970 y 3° de del decreto reglamentario 2148 de 1983, el notario debe velar por la legalidad de las declaraciones que ante él se emitan y queden consignadas en los instrumentos públicos, negando su autorización únicamente en el caso de que advierta en el acto o negocio jurídico a celebrar la existencia de nulidad absoluta o por estar clara y expresamente prohibido por la ley. De las demás irregularidades advertirá a las partes, y si ellas insisten en la autorización, el notario dejará constancia de fuera de texto) lo ocurrido en el instrumento.”
Consulta No. 2344 de 2013 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Efectos de la revocatoria de poder.
La jurisprudencia ha sostenido que el objeto propio de esta clase de contrato es la ejecución de actos jurídicos que deben cumplirse por cuenta del mandante, tales como contratos, cancelaciones, cobranzas, administración de un patrimonio, representación activas y pasivas en juicio y otras de similar o parecida índole, actos que el mandatario ejecuta a nombre y por cuenta y riesgo del mandante, de tal suerte que este último hace o debe hacer las veces del dueño, de manera que si el representante es quien materialmente ejecuta el acto, sus efectos se producen para el representado, siempre que la realización jurídica se haya efectuado como resultado de la voluntad delegada de la persona que se dice representar.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 74. Poderes. Los poderes generales para toda clase de procesos solo podrán conferirse por escritura pública. El poder especial para uno o varios procesos podrá conferirse por documento privado. En los poderes especiales los asuntos deberán estar determinados y claramente identificados.
El poder especial puede conferirse verbalmente en audiencia o diligencia o por memorial dirigido al juez del conocimiento. El poder especial para efectos judiciales deberá ser presentado personalmente por el poderdante ante juez, oficina judicial de apoyo o notario. Las sustituciones de poder se presumen auténticas.
Los poderes podrán extenderse en el exterior, ante cónsul colombiano o el funcionario que la ley local autorice para ello; en ese último caso, su autenticación se hará en la forma establecida en el artículo 251.
Cuando quien otorga el poder fuere una sociedad, si el cónsul que lo autentica o ante quien se otorga hace constar que tuvo a la vista las pruebas de la existencia de aquella y que quien lo confiere es su representante, se tendrán por establecidas estas circunstancias. De la misma manera se procederá cuando quien confiera el poder sea apoderado de una persona.
Se podrá conferir poder especial por mensaje de datos con firma digital.
Los poderes podrán ser aceptados expresamente o por su ejercicio.”
“Artículo 75. Designación y sustitución de apoderados. Podrá conferirse poder a uno o varios abogados.
Igualmente podrá otorgarse poder a una persona jurídica cuyo objeto social principal sea la prestación de servicios jurídicos. En este evento, podrá actuar en el proceso cualquier profesional del derecho inscrito en su certificado de existencia y representación legal. Lo anterior, sin perjuicio de que la persona jurídica pueda otorgar o sustituir el poder a otros abogados ajenos a la firma. Las Cámaras de Comercio deberán proceder al registro de que trata este inciso.
En ningún caso podrá actuar simultáneamente más de un apoderado judicial de una misma persona.
El poder especial para un proceso prevalece sobre el general conferido por la misma parte.
Si se trata de procesos acumulados y una parte tiene en ellos distintos apoderados, continuará con dicho carácter el que ejercía el poder en el proceso más antiguo, mientras el poderdante no disponga otra cosa.
Podrá sustituirse el poder siempre que no esté prohibido expresamente.
El poder conferido por escritura pública puede sustituirse para un negocio determinado, por medio de memorial.
Quien sustituya un poder podrá reasumirlo en cualquier momento, con lo cual quedará revocada la sustitución.”
Ley 019 de 2012.
“Artículo 89. De los poderes. Cuando el poder otorgado por escritura pública se revoca en una notaría distinta de aquella en la que se otorgó, el notario que autoriza la revocación enviará por medio seguro un certificado dirigido al notario en cuyo protocolo repose la escritura cancelada para que éste imponga la nota respectiva. Este certificado no requiere de protocolización por medio de escritura pública, pero si será archivado.
Cuando se trate de actos de disposición, gravamen o limitación al dominio de inmuebles solo procederá el poder general por escritura pública o especial, que contenga únicamente la identificación precisa del inmueble o inmuebles, su ubicación, dirección, número de matrícula inmobiliaria y cedula catastral. Los poderes no requerirán linderos.
Los poderes mencionados serán digitalizados en las notarías y consulados y consignados en un repositorio especial creado para tal efecto en la ventanilla única de registro inmobiliario, VUR, una vez autorizada la escritura pública o la diligencia de reconocimiento de contenido y firma por el notario o cónsul, según el caso, a fin de facilitar a los notarios destinatarios su consulta, la confrontación con la copia física que tengan en su poder y la verificación de los mismos.”
Instrucción administrativa No. 5 de 2011 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Tratándose de un poder que no haya sido limitado por el transcurso del tiempo por parte del mandante, ni frente al cual se configure alguna de las causales de expiración señaladas en el artículo 2189, habrá de estimarse vigente.
Si el poder se otorgó por escritura pública, el Notario podrá certificar, constatando con el respectivo instrumento, que éste no ha sido revocado, es decir, que en la escritura pública de constitución no existe nota de revocatoria, toda vez que quien debe estar pendiente de la ejecución del mandato y de su revocatoria, es el poderdante.”
Código Civil.
“Artículo 2189. Causales de terminación. El mandato termina:
1. Por el desempeño del negocio para que fue constituido.
2. Por la expiración del término o por el evento de la condición prefijados para la terminación del mandato.
3. Por la revocación del mandante.
4. Por la renuncia del mandatario.
5. Por la muerte del mandante o del mandatario.
6. Por la quiebra o insolvencia del uno o del otro.
7. Por la interdicción del uno o del otro.
8. <Ordinal derogado por el artículo 70 del decreto 2820 de 1974.>
9. Por las cesaciones de las funciones del mandante, si el mandato ha sido dado en ejercicio de ellas.”
“Artículo 2194. Muerte del mandante. Sabida la muerte natural del mandante, cesará el mandatario en sus funciones; pero si de suspenderlas se sigue perjuicio a los herederos del mandante, será obligado a finalizar la gestión principiada.”
“Artículo 2195. Ejecución de mandato posterior a la muerte del mandante. No se extingue por la muerte del mandante el mandato destinado a ejecutarse después de ella. Los herederos suceden en este caso en los derechos y obligaciones del mandante.”
“Artículo 2196. Muerte del mandatario. Los herederos del mandatario que fueren hábiles para la administración de sus bienes darán aviso inmediatamente de su fallecimiento al mandante; y harán en favor de éste lo que puedan y las circunstancias exijan: la omisión a este respecto los hará responsables de los perjuicios.
A igual responsabilidad estarán sujetos los albaceas, los tutores y curadores, y todos aquéllos que sucedan en la administración de los bienes del mandatario que ha fallecido o se ha hecho incapaz.”
Jurisprudencias.
Sentencia SCT-4806 de 2017. Magistrado Ponente: Álvaro Fernando García Restrepo.
“El profesor Álvaro Pérez Vives, sobre el particular explica: “El acreedor (…) puede delegar en otro el recibo del pago. Conviene saber cuándo hay delegación para recibir por el acreedor. El acreedor puede diputar a un tercero para que reciba por él, mediante poder general con facultad de libre administración, en virtud de un poder especial, esto es, conferido precisamente para recibir el pago (art. 1639); por medio de un mandato especial representativo, con facultad de libre administración del negocio para el cual se haya conferido el mandato; finalmente, ordenando directamente al deudor hacer el pago al tercero. Esto es lo que en forma confusa – debido a la poca claridad de conceptos en materia de representación y mandato-, dice el artículo 1638, empleando una terminología equívoca como esa de llamar “mandato” a lo que es simple “orden”.”
(…)
Validez del mandato para el pago.
“El mandato para cobrar y recibir el pago, desde luego, avala esas consecuencias jurídicas, puesto que al tenor del artículo 2142 del Código Civil, quien asume la gestión encomendada, apoderado, procurador o mandatario, lo hace por cuenta y riesgo del mandante o comitente. En sentir de la Corte, “desde el punto de vista jurídico, la noción de mandato viene asociada a la idea de favor o de encargo (…). Se trata, entonces, de un instrumento de integración y colaboración que facilita satisfacer intereses del comitente, en cuyo beneficio se realizan actos que, por circunstancias de diversa índole, no puede o no desea llevar a cabo él directamente. Tal herramienta permite, pues, que, a través de una superposición personal, un sujeto de derecho realice una gestión por o para otro, ya como simple benevolencia, ora a cambio de una contraprestación”.”
Vigencia del mandato para ejecutar el pago postmortem.
“En el derecho colombiano el mandato puede tener vigencia postmortem con relación al mandante. En el asunto puesto a consideración de la Corte, el encargo tenía propósito específico para ejecutarse después de la muerte. Entre otras causales, el mandato expira por la muerte del comitente (artículo 2189-5 del Código Civil), salvo cuando de suspenderse la gestión principiada, ocasione perjuicios a sus herederos, en cuyo evento el procurador se encuentra compelido a finalizarla (artículo 2194 del Código Civil); no así, en el caso de estar específicamente destinado a ejecutarse después del fallecimiento del mandante (artículo 2195, Ibidem).”
Doctrinas.
Poder general y poder especial (cuadro del autor).
Ilustración Poder general y poder especial- cuadro del autor.
Minutas.
Minutas del poder general y especial.
Modelo de poder especial para firmar escritura pública de compraventa.
Modelo de escritura pública de poder general.
Modelo de poder especial.
TRÁMITE DE INSOLVENCIA DE PERSONA NATURAL NO COMERCIANTE (C.G del P. arts. 531 a 746, Decretos 1069 de 2015 y 2677 de 2012).
Decreto 2677 de 2012.
“Artículo 8°. Competencia de las Notarías. Las Notarías podrán conocer de los Procedimientos de Insolvencia a través de los notarios, sin necesidad de autorización previa, o de los conciliadores inscritos en la lista que aquellos hayan constituido para el efecto.
Cuando el notario conforme la lista de conciliadores en insolvencia para atender este tipo de procedimientos, los conciliadores que la integren deberán reunir los mismos requisitos de formación e idoneidad previstos para los conciliadores inscritos en los Centros de Conciliación, de acuerdo con el presente decreto.”
“Artículo 9°. Responsabilidad del notario y de los conciliadores de su lista. En caso de que el notario avoque directamente el conocimiento de los Procedimientos de Insolvencia, será responsable por sus actuaciones como conciliador.
Cuando el notario designe un conciliador de la lista que haya conformado para el efecto, este último responderá por las actuaciones que desarrolle en el trámite de insolvencia.”
“Artículo 10. Obligaciones del notario. El notario responderá, como titular de la notaría en sede de los Procedimientos de Insolvencia, entre otros, por el cumplimiento de las siguientes obligaciones:
1. Conformar la lista de conciliadores entre quienes cumplan los requisitos exigidos por la ley y el presente decreto y se encuentren inscritos en el Sistema de Información en Conciliación del Ministerio de Justicia y del Derecho.
2. Fijar la proporción que corresponderá al conciliador de las tarifas que se cobren por los Procedimientos de Insolvencia.
3. Dar trámite a las quejas que se presenten contra la actuación de los conciliadores de su lista y correr traslado de ellas al Consejo Superior de la Judicatura, cuando a ello hubiere lugar.
4. Excluir de la lista a los conciliadores en los casos previstos por la ley y el presente decreto.
5. Repartir las solicitudes de negociación de deudas y convalidación de acuerdos privados en los términos legales.
6. Designar al conciliador de la lista.
7. Pronunciarse sobre los impedimentos y recusaciones a que hubiere lugar.
8. Velar por que las audiencias se desarrollen en un lugar y en condiciones adecuadas.
9. Velar por la debida conservación de las actas.
10. Suministrar el papel notarial que exija la fijación de las actas.
11. Las demás que le imponga la Ley y este Decreto.
La Superintendencia de Notariado y Registro ejercerá orientación en el cumplimiento de estas obligaciones y realizará la inspección, vigilancia y control que corresponda.”
“Artículo 26. Tarifas máximas aplicables a los Centros de Conciliación Remunerados. Los Centros de Conciliación Remunerados calcularán el monto de sus tarifas de acuerdo con las siguientes pautas:
a) Cuando el total del monto de capital de los créditos a cargo del deudor sea inferior o igual a un salario mínimo legal mensual vigente (1 smlmv), la tarifa a aplicar será de hasta cero puntos dieciocho salarios mínimos legales mensuales vigentes (0.18 smlmv);
b) Cuando el total del monto de capital de los créditos a cargo del deudor supere la suma de un salario mínimo legal mensual vigente (1 smlmv) y sea inferior o igual a diez salarios mínimos legales mensuales vigentes (10 smlmv), la tarifa máxima será de hasta cero puntos siete salarios mínimos legales mensuales vigentes (0.7 smlmv);
c) Cuando el total del monto de capital de los créditos a cargo del deudor supere los diez salarios mínimos legales mensuales vigentes (10 smlmv) y sea inferior o igual a veinte salarios mínimos legales mensuales vigentes (20 smlmv), la tarifa máxima será de hasta un salario mínimo legal mensual vigente (1 smlmv);
d) Cuando el total del monto de capital de los créditos a cargo del deudor supere los veinte salarios mínimos legales mensuales vigentes (20 smlmv), por cada veinte salarios mínimos legales mensuales vigentes (20 smlmv) o fracción del monto de capital de los pasivos del deudor, la tarifa máxima se incrementará en uno punto cinco salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.5 smlmv), sin que pueda superarse los treinta salarios mínimos legales mensuales vigentes (30 smlmv), tal como se indica en la siguiente tabla:
Tabla Tarifas máximas aplicables a los centros de conciliación remunerados- Decreto 2677 de 2012.
|
Valor total del monto de capital de los créditos (smlmv) |
Tarifa máxima (smlmv) |
|
De 0 hasta 1 |
0.18 |
|
Más de 1 hasta 10 |
0.7 |
|
Más de 10 hasta 20 |
1.0 |
|
Más de 20 hasta 40 |
2.5 |
|
Más de 40 hasta 60 |
4.0 |
|
Más de 60 hasta 80 |
5.5 |
|
Más de 80 hasta 100 |
7.0 |
|
Más de 100 hasta 120 |
8.5 |
|
Más de 120 hasta 140 |
10.0 |
|
Más de 140 hasta 160 |
11.5 |
|
Más de 160 hasta 180 |
13.0 |
|
Más de 180 hasta 200 |
14.5 |
|
Más de 200 hasta 220 |
16.0 |
|
Más de 220 hasta 240 |
17.5 |
|
Más de 240 hasta 260 |
19.0 |
|
Más de 260 hasta 280 |
20.5 |
|
Más de 280 hasta 300 |
22.0 |
|
Más de 300 hasta 320 |
23.5 |
|
Más de 320 hasta 340 |
25.0 |
|
Más de 340 hasta 360 |
26.5 |
|
Más de 360 hasta 380 |
28.0 |
|
Más de 380 hasta 400 |
29.5 |
|
Más de 400 |
30 (máximo) |
Parágrafo 1°. Los Centros de Conciliación fijarán, en su reglamento interno, la proporción de dichas tarifas que corresponderá al conciliador.
Parágrafo 2°. Los Centros de Conciliación deberán establecer criterios objetivos de cálculo de las tarifas teniendo en cuenta la complejidad del caso, el número de acreedores, el valor de los activos y el valor de los pasivos, siempre que se respeten los topes y porcentajes a los que se refiere el presente artículo. En todo caso, para el cálculo de las tarifas se tendrá en cuenta el monto total de las obligaciones por concepto de capital, así como los ingresos del deudor, de manera que, para el caso en concreto, las tarifas fijadas no constituyan una barrera de acceso a los procedimientos de insolvencia de la persona natural no comerciante.”
“Artículo 27. Tarifas máximas aplicables a las notarías. La Superintendencia de Notariado y Registro determinará mediante resolución las tarifas a cobrar por los notarios para conocer de los Procedimientos de Insolvencia, dentro de los topes máximos fijados por el artículo anterior. Para la fijación de los montos, tendrá en cuenta que estas deben constituir una equitativa retribución del servicio y que no pueden gravar en exceso a quienes acceden a los Procedimientos de Insolvencia. Dichas tarifas serán revisadas anualmente.”
Resolución No. 1167 de 2013 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Por la cual se fijan los rangos tarifario-correspondientes a los procedimientos de Insolvencia que se adelanten en las Notarlas del país en cumplimiento de lo dispuesto en el Titulo IV de la Sección Tercera del Libro Tercero del Código General del Proceso.
ARTICULO PRIMERO: En los procedimientos de insolvencia, los notarios estimarán las tarifas según el valor total del monto de capital de los créditos a cargo del deudor, de conformidad con la relación de acreedores que se presente como anexo de la solicitud.
ARTICULO SEGUNDO: Los notarios calcularán el monto de sus tarifas a cobrar con ocasión de los procedimientos de insolvencia que se adelanten en la notaría a su cargo, de acuerdo con las siguientes pautas:
Cuando el total del monto de capital de los créditos a cargo del deudor sea inferior lo igual a un salario mínimo legal mensual vigente (1 SMLMV), la tarifa a aplicar será de hasta cero punto dieciocho salarios mínimos legales mensuales vigentes (0.18 smlmv).
Cuando el, total del monto de capital de los créditos a cargo del deudor supere la suma de un salario mínimo legal mensual vigente (1 SMLMV) y sea inferior o igual a diez salarios mínimos legales mensuales vigentes (10 smlmv), la tarifa máxima será de hasta cero punto siete salarios mínimos legales mensuales vigentes (0.7 smlmv).
Cuando el, total del monto de capital de los créditos a cargo del deudor supere los diez salarios mínimos legales mensuales vigentes (10 smlmv) y sea inferior o igual a veinte salarios mínimos legales mensuales vigentes (20 smlmv), la tarifa máxima será de hasta un salario mínimo legal mensual vigente (1 smlmv);
Cuando el total del monto de capital de los créditos a cargo del deudor supere los veinte salarios mínimos legales mensuales vigentes (20 SMLMV), por cada veinte salarios mínimos legales mensuales vigentes (20 smlmv) o fracción del monto del capital de los pasivos del deudor, la tarifa máxima se incrementará en uno punto cinco salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.5 smlmv), sin que pueda superarse los treinta salarios mínimos legales mensuales vigentes (30 SMMLV), tal como se indica en la siguiente tabla:”
(se transcribe la tabla del decreto 2677 de 2012)
Instrucción administrativa No. 19 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“En los Procesos de Liquidación Judicial se determina que, en la transferencia del derecho de dominio de bienes sujetos a registro, bastará la inscripción de la providencia de adjudicación en el correspondiente registro, sin necesidad de otorgar ningún otro documento o paz y salvo. Dicha providencia será considerada sin cuantía para efectos de timbre, impuestos y derechos de registro, sin que al nuevo adquirente se le pueda hacer exigibles las obligaciones que pesen sobre los bienes adjudicados o adquiridos.
En los Procesos de Reorganización, el acuerdo deberá constar íntegramente en un documento escrito, firmado por quienes lo hayan votado favorablemente. Cuando el acuerdo tenga por objeto transferir, modificar, limitar el dominio u otro derecho real sobre bienes sujetos a registro, constituir gravámenes o cancelarlos, la inscripción de la parte pertinente del acta en el correspondiente registro será suficiente sin que se requiera el otorgamiento previo de escritura pública u otro documento.
Igualmente, se establece que para efectos de timbre, impuestos y derechos de registro el acuerdo de reorganización o de adjudicación, al igual que las escrituras públicas otorgadas en su desarrollo o ejecución, incluidas aquellas que tengan por objeto reformas estatutarias o daciones en pago sujetas a dicha solemnidad, directamente relacionadas con el mismo, serán documentos sin cuantía. Los documentos en que consten las deudas una vez reestructuradas quedan exentos del impuesto de timbre. “
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.4.4.1.1. Objeto. El presente capítulo tiene por objeto reglamentar los requisitos con los que deben cumplir los operadores de la insolvencia para conocer de los procedimientos de negociación de deudas y convalidación de acuerdos privados de los que trata el título 4 de la sección 3 del libro 3 del código general del proceso, los requisitos que deben llenar las entidades que busquen obtener aval para formar conciliadores en insolvencia, las tarifas que pueden cobrarse por conocer de tales procedimientos, la forma de integrar las listas de conciliadores en insolvencia y liquidadores que actuarán en los procedimientos de insolvencia de la persona natural no comerciante, el tratamiento de los bienes del deudor constituidos como patrimonio de familia inembargable o afectados a vivienda familiar en los procedimientos de insolvencia, y otras disposiciones referidas a la debida ejecución del referido título.
(Decreto 2677 de 2012, artículo 1).”
“Artículo 2.2.4.4.2.5. Competencia de las notarías. Las notarías podrán conocer de los procedimientos de insolvencia a través de los notarios, sin necesidad de autorización previa, o de los conciliadores inscritos en la lista que aquellos hayan constituido para el efecto.
Cuando el notario conforme la lista de conciliadores en insolvencia para atender este tipo de procedimientos, los conciliadores que la integren deberán reunir los mismos requisitos de formación e idoneidad previstos para los conciliadores inscritos en los centros de conciliación, de acuerdo con el presente capítulo.”
(Decreto 2677 de 2012, artículo 8).”
“Artículo 2.2.4.4.2.6. Responsabilidad del notario y de los conciliadores de su lista. En caso de que el notario avoque directamente el conocimiento de los procedimientos de insolvencia, será responsable por sus actuaciones como conciliador.
Cuando el notario designe un conciliador de la lista que haya conformado para el efecto, este último responderá por las actuaciones que desarrolle en el trámite de insolvencia.
(Decreto 2677 de 2012, artículo 9).”
“Artículo 2.2.4.4.3.1 conciliadores habilitados para conocer de los procedimientos de insolvencia. Podrán actuar como conciliadores para conocer de los procedimientos de insolvencia:
1. Los conciliadores en derecho que hubieren cursado y aprobado el programa de formación previsto en el presente capítulo y hayan sido inscritos en la lista conformada para el efecto por el centro de conciliación o el notario, según sea el caso.
2. Los promotores inscritos en las listas de la superintendencia de sociedades para el régimen de insolvencia empresarial que hayan sido inscritos en la lista conformada para el efecto por el centro de conciliación o el notario, según sea el caso.
3. Los notarios directamente, cuando la solicitud se haya presentado ante la notaría respectiva, sin que sea necesario acreditar requisitos adicionales.
Parágrafo. Los promotores que cumplan con los requisitos de que trata el numeral 2 del presente artículo no requerirán tener la calidad de abogado, ni haber cursado el programa de formación en insolvencia previsto en el presente capítulo.
(Decreto 2677 de 2012, artículo 11).”
Doctrinas.
Insolvencia de la Persona Natural no Comerciante- Año: 2020. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“Finalidad y objeto del trámite de insolvencia.
Finalidad
La finalidad del trámite de insolvencia de la persona natural no comerciante es señalada por el artículo 531′ de la Ley 1564 de 2012, conocida como Código General del Proceso (C.G. del P.). Y esa finalidad no es otra que la de permitir al deudor no comerciante entrar a negociar con sus acreedores la posibilidad del pago de sus deudas, mediante un trámite conciliatorio.
Objeto
“El objeto del trámite de Insolvencia es el de permitir al deudor persona natural no comerciante, acogerse a un procedimiento legal que le conceda, mediante un trámite de negociación de deudas en audiencia de conciliación extrajudicial, negociar sus deudas a través de un acuerdo, para de manera ordenada y con plena protección legal, intentar salir de la crisis económica a la que se ve abocada; crisis que antes de la expedición de esta ley lo llevaba inexorablemente a perder todo o parte de su patrimonio como resultado de ser sujeto pasivo de procesos coactivos adelantados por acreedores insatisfechos.
Mediante el acuerdo con sus acreedores puede obtener el deudor:
a La normalización de sus relaciones crediticias
b) Convalidar los acuerdos privados a los que hubiese llegado con sus acreedores
c) Liquidar su patrimonio
Es el deudor quien autónomamente decide acogerse o no a este procedimiento, enmarcado en los tres escenarios señalados y plenamente definidos por el legislador.
A cada una de estas posibilidades nos referiremos, en detalle, más adelante.”[28]
(…)
“Sujetos del tramite
(…)
2. Personas naturales que no son comerciantes
El Art. 23 del Código de Comercio señala, por vía dispositiva, cuales actos no son de comercio y, en consecuencia, quienes no son comerciantes. En ese orden de ideas, los artistas no tienen la calidad de comerciante, cuando ellos mismos enajenan sus obras; los funcionarios y empleados, los agricultores y ganaderos, cuando enajenan directamente sus productos o los transforman, siempre que tal transformación y enajenación no se efectúe a través de una empresa.
Así, toda persona que no ejerce profesionalmente el comercio, o sea, que no ejecuta habitualmente como su actividad principal los actos descritos por los artículos 2018 y 211º del Código de Comercio, no será considerado comerciante.”[29]
(…)
“Competencia
(…)
2. Las Notarías
2.1. Las Notarías del lugar de domicilio del deudor
Define el artículo 3º del Decreto 2677 de 2012 a la Notaría como «la institución integrada por el notario y los conciliadores inscritos en la lista que conforme para el efecto.
Las Notarías del domicilio del deudor conocerán del trámite de insolvencia del deudor persona natural no comerciante, y lo harán a través de sus notarios y conciliadores inscritos en las listas conformadas para el efecto de acuerdo con el reglamento. Para adelantar estos trámites, no requieren las notarías de autorización previa, tal como lo dispone el artículo 8º del Decreto Reglamentario 2677 de 2012.
Como puede observarse, la competencia para conocer de los trámites de insolvencia no los asigna el legislador al notario sino a la notaría, la que para efectos el ejercicio de esta competencia actúa como centro de conciliación, y como consecuencia de ellos queda habilitada para elaborar lista de conciliadores y para designar al que va a asumir el conocimiento en cada caso particular.
Cuando el notario conforme la lista de conciliadores en insolvencia para atender este tipo de procedimientos, los conciliadores que la integren deberán reunir los mismos requisitos de formación e idoneidad previstos para los conciliadores inscritos en los centros de conciliación.”[30]
“2.2. Responsabilidad del Notario y de los conciliadores de su lista.
En caso de que el notario avoque directamente el conocimiento de los Procedimientos de Insolvencia, será responsable por sus actuaciones como conciliador, dispone el inciso 1° del artículo 9 del Decreto 2677 de 2012.
Si el notario designa un conciliador de la lista que haya conformado para el efecto, éste responderá por las actuaciones que desarrolle en el trámite de insolvencia (inc. 2°, Art. 9°, Decreto 2677/12).
Lo relacionado con las causales de remoción y sustitución de los conciliadores se encuentra en el acápite 8.1, al cual remitimos.”
2.3. Obligaciones del Notario
El notario como titular de la notaría en sede de los procedimientos a insolvencia, velará por las obligaciones que le impone el artículo 10 de Decreto Reglamentario 2677 de 2012, que son las siguientes:
1) Conformar la lista de conciliadores entre quienes cumplan los requisitos legales y se encuentren inscritos en el Sistema de Información en Conciliación del Ministerio de Justicia y del Derecho.
2) Fijar la proporción que corresponderá al conciliador de las tarifas que se cobren por los Procedimientos de Insolvencia.
3) Dar trámite a las quejas que se presenten contra la actuación de los conciliadores de su lista y correr traslado de ellas al Consejo Superior de la Judicatura, cuando a ello hubiere lugar.
4) Excluir de la lista a los conciliadores en los casos en los que haya lugar a ello.
5) Repartir las solicitudes de negociación de deudas y convalidación de acuerdos privados en los términos legales.
6) Designar al conciliador de la lista.
7) Pronunciarse sobre los impedimentos y recusaciones a que hubiere lugar.
8) Velar porque las audiencias se desarrollen en un lugar y en condiciones adecuadas.
9) Velar por la debida conservación de las actas.
10) Suministrar el papel notarial que exija la fijación de las actas.
11)Las demás que le imponga la Ley. Entre ellas, asumir de manera directa el trámite de la insolvencia cuando no designe conciliador para el efecto, en los términos que señala la ley.”[31]
(…)
“Tarifas
(…)
3. Tarifas Máximas Aplicables para las Notarias
Asignó la ley la facultad de determinar, mediante resolución, las tarifas a cobrar por los notarios para conocer de los Procedimientos de Insolvencia, dentro de los topes máximos fijados por el decreto reglamentario, a la Superintendencia de Notariado y Registro, la que para ello tendrá en cuenta que éstas deben constituir una equitativa retribución del servicio y que no pueden gravar en exceso a quienes acceden a los Procedimientos de Insolvencia, las que serán revisadas anualmente, según disposición del artículo 27.
El Superintendente de Notariado y Registro cumplió con este encargo a través de la Resolución 1167 de 2013, expedida el 8 de febrero del mismo año, mediante la cual fijó los rangos tarifarios correspondientes a los procedimientos de insolvencia que se adelanten en las notarías del país.”[32]
Requisitos.
Requisitos de la insolvencia de la persona natural no comerciante.
- Presentar un informe preciso sobre las causas que originaron la cesación de pagos.
- Elaborar una propuesta clara, expresa y objetiva para negociar las deudas, donde podrá incluir las daciones en pago con sus bienes para extinguir total o parcialmente una o varias de sus obligaciones.
- Listado completo y actualizado de todos los acreedores, según la prelación de créditos, indicando todos los datos personales y de contacto de cada uno de ellos, especificando el monto y los intereses adeudados, documentos en los que conste la obligación, la fecha en que se otorgó y la fecha en que vence el título, con corte al último día calendario del mes inmediatamente anterior a aquel en que se presente la solicitud.
- Relación de todos sus bienes en el país y si tiene en el exterior, con sus valores y descripción, detallando si están sujetos a gravámenes y en el caso de inmuebles señalar si poseen patrimonio de familia o afectación a vivienda familiar, con corte igual al requisito anterior.
- Señalar específicamente los procesos judiciales, procedimientos o actuaciones administrativa patrimoniales que estén adelantando los deudores, señalando los juzgados de radicación y el estado actual en que se encuentran.
- Certificación de sus ingresos expedida por su empleador, si es del caso, o una declaración de estos, si es trabajador independiente.
- Expresión del monto total de los recursos con los que cuenta paga pagar las obligaciones, guardando para sí el valor de dinero que requiere para subsistir junto a la familia a su cargo, para conservar los bienes y para solventar los gastos que cause el trámite de insolvencia.
- Información de la sociedad conyugal o patrimonial vigente, si la hay. Aportar copia de la Escritura o de la sentencia que la haya liquidado, en caso de haber ocurrido dentro de los dos años anteriores a que se realice la solicitud del procedimiento de insolvencia.
- Discriminación de las obligaciones alimentarias que tenga a su cargo, con indicación de cuantías y beneficiarios de estas.
Procedimiento.
Procedimiento de la insolvencia de persona natural no comerciante ante notario (cuadro del autor).
Ilustración 15 Procedimiento de insolvencia de la persona natural no comerciante- cuadro del autor
Minutas.
Minutas de la insolvencia de la persona natural no comerciante.
Modelo de solicitud de insolvencia de persona natural no comerciante.
Modelo de acta de insolvencia de persona natural no comerciante.
PARTICIÓN EN VIDA DEL PATRIMONIO (Decretos 1069 de 2015 y 1664 de 2015).
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.15.2.11.1. Solicitud de partición del patrimonio en vida. La solicitud de partición del patrimonio que espontáneamente quiera efectuar una persona para adjudicar todo o parte de sus bienes, con o sin reserva de usufructo o administración, mediante escritura pública, previa licencia judicial tramitada conforme a las normas del código general del proceso para los procesos de jurisdicción voluntaria, respetando las asignaciones forzosas, los derechos de terceros y los gananciales, deberá contener:
1. La designación del notario a quien se dirija.
2. Nombre, identificación y domicilio o residencia de los solicitantes.
3. El objeto de la solicitud.
(Decreto 1664 de 2015, artículo 1).”
“Artículo 2.2.6.15.2.11.2. Anexos de la solicitud. A la solicitud se anexarán:
1. Copia con nota de ejecutoria de la sentencia que concede la licencia judicial de adjudicación, conferida con base en el trabajo de partición.
2. La partición o adjudicación aprobada por el juez.
(Decreto 1664 de 2015, artículo 1).”
“Artículo 2.2.6.15.2.11.3. Competencia. Sera competente para tramitar la solicitud el notario del domicilio del adjudicante.
(Decreto 1664 de 2015, artículo 1).”
“Artículo 2.2.6.15.2.11.4. Derechos notariales. Por el trámite se causarán los derechos señalados para la liquidación de herencia por causa de muerte, en el literal c) del artículo 2.2.6.13.2.1.1 del presente decreto.
(Decreto 1664 de 2015, artículo 1)”
Parágrafo del artículo 487 Ley 1564 de 2012.
“Parágrafo. La partición del patrimonio que en vida espontáneamente quiera efectuar una persona para adjudicar todo o parte de sus bienes, con o sin reserva de usufructo o administración, deberá, previa licencia judicial, efectuarse mediante escritura pública, en la que también se respeten las asignaciones forzosas, los derechos de terceros y los gananciales. En el caso de estos será necesario el consentimiento del cónyuge o compañero.
Los herederos, el cónyuge o compañero permanente y los terceros que acrediten un interés legítimo, podrán solicitar su rescisión dentro de los dos (2) años siguientes a la fecha en que tuvieron o debieron tener conocimiento de la partición.
Esta partición no requiere proceso de sucesión.”
Requisitos.
Requisitos de la partición en vida del patrimonio.
- Copia de la cédula de ciudadanía de quien pretender hacer la partición.
- Copia de la cédula de ciudadanía del beneficiario de la partición.
- Copia de la sentencia por medio de la cual el Juez de Familia aprobó la licencia judicial para la partición en vida.
Procedimiento.
Procedimiento de la partición en vida del patrimonio (cuadro del autor).
Ilustración Procedimiento de la partición en vida del patrimonio- cuadro del autor.
Minutas.
Minuta de la partición en vida del patrimonio.
Modelo de escritura pública de la partición en vida del patrimonio.
CANCELACIÓN DE GARANTÍA MOBILIARIA.
Ley 1676 de 2013.
“Artículo 64. Entidades autorizadas para conocer de la ejecución especial de la garantía. El trámite de ejecución especial de la garantía podrá adelantarse ante los notarios, y las Cámaras de Comercio.”
Procedimiento.
Procedimiento de la cancelación de garantía mobiliaria (cuadro del autor).
Artículo 65 de la ley 1676 de 2013.
Ilustración Procedimiento de cancelación de la garantía mobiliaria- cuadro del autor.
Minutas.
Minuta de cancelación de la garantía mobiliaria.
Modelo de escritura pública de la cancelación de la garantía mobiliaria.
MATRIMONIO ENTRE PERSONAS DEL MISMO SEXO.
Jurisprudencias.
Sentencia SU-214 de 2016. Magistrado Ponente: Alberto Rojas Ríos.
“CONSTITUCION POLITICA-No excluye la posibilidad de contraer matrimonio por personas del mismo sexo/ARTICULO 42 DE LA CONSTITUCION POLITICA-No puede ser comprendido de forma aislada, sino en perfecta armonía con los principios de la dignidad humana, la libertad individual y la igualdad en materia de matrimonio por parejas del mismo sexo/PRINCIPIO DE HERMENEUTICA CONSTITUCIONAL DEL DERECHO-Aplicación
Aunque el Artículo 42 de la Constitución establece, de manera expresa, que el matrimonio surge del vínculo entre un hombre y una mujer, de esta descripción normativa mediante la cual se consagra un derecho a favor de las personas heterosexuales, no se sigue que exista una prohibición para que otras que lo ejerzan en igualdad de condiciones. Instituir que los hombres y las mujeres puedan casarse entre sí, no implica que la Constitución excluya la posibilidad de que este vínculo se celebre entre mujeres o entre hombres también. Esto se debe a que, en la hermenéutica constitucional, la enunciación expresa de una categoría no excluye la existencia de otras, incorporando per se la regla de interpretación “inclusio unius est exclusio alterius”, pues la Carta Política no es una norma general escrita en lenguaje prohibitivo. Por el contrario, la norma Superior, al estar escrita en el lenguaje deóntico de valores, de principios y derechos fundamentales, su contenido esencial se determina con base en la interpretación sistemática de éstos. A la luz de lo anterior, la Sala Plena encuentra que la Constitución en ninguna parte excluye la posibilidad de contraer matrimonio por personas del mismo sexo. El artículo 42 Superior no puede ser comprendido de forma aislada, sino en perfecta armonía con los principios de la dignidad humana, la libertad individual y la igualdad.”
(…)
“DERECHOS FUNDAMENTALES-En un Estado Social de Derecho existe un conjunto de derechos fundamentales, cuyos contenidos esenciales configuran un “coto vedado” para las mayorías
En un Estado Social de Derecho existe un conjunto de derechos fundamentales, cuyos contenidos esenciales configuran un “coto vedado” para las mayorías, es decir, un agregado de conquistas no negociables, entre ellas, aquella que tiene todo ser humano, en condiciones de igualdad, para unirse libremente con otro y conformar una familia, con miras a realizar un plan de vida común. Los poderes públicos encuentran en ellos la fuente de su legitimidad y, a su vez, el límite material a sus actuaciones. Un sistema democrático significa un gobierno sujeto a condiciones de igualdad de status para todos los ciudadanos. Si las instituciones mayoritarias las proveen, el veredicto acogido debería ser aceptado por todos, pero cuando no lo hacen entonces no pueden objetarse, en nombre de la democracia, otros procedimientos que amparen mejor esas condiciones. La libertad de configuración del legislador está enmarcada dentro de los principios y derechos constitucionales. Es una realidad innegable que las mayorías políticas, tradicionalmente se han mostrado reacias al reconocimiento de derechos de quienes deciden vivir en pareja con otra persona del mismo sexo.”
(…)
“MATRIMONIO IGUALITARIO ENTRE PAREJAS DEL MISMO SEXO-Competencia de la Corte Constitucional ante omisión legislativa, se funda en el principio de protección de los derechos fundamentales de grupos minoritarios
La democracia no puede entenderse, exclusivamente, como el conjunto de reglas que adoptan los representantes mayoritarios del pueblo en el Congreso de la República, por cuanto esta visión podría excluir el ejercicio de derechos fundamentales y libertades públicas de las minorías sin representación política. El sistema democrático constitucional impone límites en el ejercicio del poder público a las mayorías, con el fin de asegurar derechos inherentes a la dignidad humana, que actúan como “precondiciones” de aquél. La competencia de este Tribunal Constitucional se funda en el principio de protección de los derechos fundamentales de grupos minoritarios, en este caso, las parejas del mismo sexo accionantes, quienes en una sociedad democrática no pueden supeditar indefinidamente el ejercicio de sus derechos individuales a las injusticias derivadas del principio mayoritario.
MATRIMONIO ENTRE PAREJAS DEL MISMO SEXO-Igualdad frente a parejas heterosexuales
DERECHOS DE LAS MINORIAS-Protección como presupuesto de la democracia y fundamento de la función garantista de la Corte Constitucional
La democracia no puede entenderse, exclusivamente, como el conjunto de reglas que adoptan los representantes mayoritarios del pueblo en el Congreso de la República, por cuanto esta visión podría excluir el ejercicio de derechos fundamentales y libertades públicas de las minorías sin representación política. El sistema democrático constitucional impone límites en el ejercicio del poder público a las mayorías, con el fin de asegurar derechos inherentes a la dignidad humana, que actúan como “precondiciones” de aquél. La competencia de este Tribunal Constitucional se funda en el principio de protección de los derechos fundamentales de grupos minoritarios, en este caso, las parejas del mismo sexo accionantes, quienes en una sociedad democrática no pueden supeditar indefinidamente el ejercicio de sus derechos individuales a las injusticias derivadas del principio mayoritario.”
Doctrinas.
El matrimonio de parejas del mismo sexo y la Corte Constitucional de Colombia. Autores: Carlos Jesús Molina Ricaurte y Yudy Andrea Carrillo Cruz. Revista de derecho Valdivia versión on-line.
“En Colombia, las personas homosexuales forman parte de un grupo que ha sido históricamente marginado y discriminado, inclusive por el Derecho. La Corte Constitucional ha tenido un papel preponderante en el reconocimiento de derechos a personas homosexuales; desde una interpretación evolutiva, ha ido extendiendo su protección, primero al ejercicio de los derechos individuales sin discriminación hasta llegar a derechos como a conformar una familia y contraer matrimonio. Desde el 30 de junio de 2013, las parejas del mismo sexo quedaron facultadas por un fallo de la Corte Constitucional a acudir a notarios y jueces de la República para formalizar y solemnizar su unión mediante un vínculo contractual. Este artículo plantea como problema la competencia de la Corte para intervenir en temas que son de configuración exclusiva del Congreso. Los autores realizan una revisión documental de jurisprudencia de la Corte y de normas nacionales e internacionales para responder a este problema.”
(…)
“A partir del 30 de junio de 2013, las parejas del mismo sexo en Colombia quedaron facultadas por un fallo de la Corte Constitucional (sentencia C-577 de 2011) para acudir a notarios y jueces de la República para formalizar y solemnizar su unión, mediante un vínculo contractual. El reconocimiento del derecho de las parejas del mismo sexo en Colombia a contraer matrimonio mediante contrato civil ha significado la concreción de otros derechos, como son a conformar familias y a la libre disposición de la voluntad.”
(…)
“La sentencia C-577 de 2011 fue emblemática y marcó un giro en la jurisprudencia de la Corte Constitucional, por cuanto hizo un reconocimiento explícito de las parejas conformadas por personas del mismo sexo como un tipo de familia amparado por el ordenamiento jurídico colombiano, pero también porque identificó un déficit de protección jurídica que afectaba a estas parejas. En la misma providencia, la Corte hizo un exhorto al Congreso de la República para que, en el plazo perentorio de 20 de junio de 2013 legislara de manera sistemática y organizada con la finalidad de eliminar el déficit de protección que afectaba a las parejas conformadas por personas del mismo sexo.
Este fallo también es conocido porque sus efectos fueron modulados, de suerte que, de manera diferida, facultaba a las parejas de personas del mismo sexo a acudir a notarios o jueces de la República para formalizar y solemnizar sus uniones mediante un vínculo contractual, en caso de que el Congreso no legislara en el término establecido.”
(…)
“La Corte Constitucional ha ido aplicando de manera progresiva los distintos esquemas de juicios de igualdad a lo largo del tiempo. En una primera etapa fue más recurrente la aplicación del test de igualdad norteamericano, en especial del escrutinio de igualdad estricto. La Corte ha enumerado los casos en que se hace exigible la aplicación del escrutinio de igualdad estricto para determinar la constitucionalidad de una disposición legal:
El escrutinio judicial debe ser más intenso al menos en los siguientes casos: de un lado, cuando la ley limita el goce de un derecho constitucional a un determinado grupo de personas, puesto que la Carta indica que todas las personas tienen derecho a una igual protección de sus derechos y libertades (CP art. 13). De otro lado, cuando el Congreso utiliza como elemento de diferenciación un criterio prohibido o sospechoso, como la raza, pues la Constitución y los tratados de derechos humanos excluyen el uso de esas categorías (CP art. 13). En tercer término, cuando la Carta señala mandatos específicos de igualdad, como sucede con la equiparación entre todas las confesiones religiosas (CP art, 19), pues en esos eventos, la libertad de configuración del Legislador se ve menguada. Y, finalmente, cuando la regulación afecta a poblaciones que se encuentran en situaciones de debilidad manifiesta ya que estas ameritan una especial protección del Estado (CP art. 13).”
Parejas del mismo sexo en Colombia: tres modelos para su reconocimiento jurídico y político. Autor: Abogado Daniel Bonilla.
“La línea jurisprudencial articulada por la Corte Constitucional colombiana sobre parejas del mismo sexo puede dividirse en tres partes: reconocimiento, consolidación y expansión. En la primera, conformada por la sentencia C-075 de 2007, el tribunal constitucional por primera vez en la historia de Colombia reconoció la existencia jurídica de las parejas del mismo sexo.
La Corte decidió que la Ley 54 de 1990, que regula todas las materias relacionadas con la unión marital de hecho, era aplicable tanto a las parejas heterosexuales como a las del mismo sexo. Señaló que el artículo 1 de la Ley 54, que definía la unión marital de hecho como aquella institución compuesta por un hombre y una mujer que cohabitan por al menos dos años, era constitucional únicamente si era aplicable también a las parejas homosexuales. Esta interpretación condicionada de su artículo 1, implicó que el resto de los preceptos que componen la Ley 54, que regulan los aspectos patrimoniales de la unión marital de hecho, fueran aplicables a todas las parejas, heterosexuales y homosexuales, que existen en el país.
La Corte señaló de manera inequívoca que su decisión se circunscribe únicamente a la Ley 54 de 1990. Este argumento resulta de particular importancia pues el artículo 1 de esta ley era el único que definía de manera clara y precisa la unión marital de hecho en el ordenamiento jurídico colombiano y constituía un referente ineludible para interpretar el amplio número de preceptos que precisan derechos y obligaciones para las personas que constituyen uniones maritales de hecho –normas que regulan materias tan distintas como la obtención de la ciudadanía, los seguros de automóviles y la obligación que tienen los padres y madres de proveer una cuota de alimentos para sus hijos. Si la Corte lo hubiera querido, con esta sola sentencia hubiera podido hacer una transformación global del sistema jurídico colombiano de manera que todas las normas que regulan la unión marital de hecho y sus consecuencias fueran aplicables tanto a las parejas heterosexuales como a las parejas del mismo sexo. Si bien esta sentencia no tuvo este efecto, abrió el camino para que nuevas demandas que tuvieran como objetivo cuestionar la constitucionalidad de las normas jurídicas que hicieran referencia a la unión marital de hecho pero que siguieran siendo aplicadas únicamente a las parejas heterosexuales.”
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“MATRIMONIO DE PERSONAS DEL MISMO SEXO
- ANTECEDENTES
La Corte Constitucional ha construido una línea de precedentes judiciales que reconoce la protección de los derechos fundamentales de las personas y las parejas del mismo sexo, señalando a los homosexuales como «un grupo tradicionalmente discriminado», reconociendo derechos a las Lesbianas, Gays, Bisexuales, Transexuales e Intersexuales (LGTBI), tanto en el plano individual como a las parejas del mismo sexo.”[33]
(…)
- “SENTENCIA SU-214 DE 2016
Mediante la Sentencia SU-214 proferida el 28 de abril de 2016 (M.P: Alberto Rojas Ríos), amparó el derecho de varios de los accionantes a contraer matrimonio civil (numeral 7 de la parte resolutiva), en el numeral 8° extendió con:
<<«(…) efectos inter pares, la presente sentencia de unificación, a todas las parejas del mismo sexo que, con posterioridad al veinte (20) de junio de 2013: (i) hayan acudido ante los jueces o notarios del país y se les haya negado la celebración de un matrimonio civil, debido a su orientación sexual; (ii) hayan celebrado un contrato para formalizar y solemnizar su vínculo, sin la denominación ni los efectos jurídicos de un matrimonio civil; (ii) habiendo celebrado un matrimonio civil, la Registraduría Nacional del Estado Civil se haya negado a inscribirlo y; (Iv) en adelante, formalicen y solemnicen su vínculo mediante matrimonio civil, bien ante Jueces Civiles Municipales, ora ante Notarios Públicos, o ante los servidores públicos que llegaren a hacer sus veces».>>
Su numeral noveno declaró «que los matrimonios civiles celebrados entre parejas del mismo sexo, con posterioridad al veinte (20) de junio de 2013, gozan de plena validez jurídica»; declaró, en su ordinal décimo que «los Jueces de la República, que hasta la fecha de esta providencia han celebrado matrimonios civiles entre parejas del mismo sexo en Colombia, actuaron en los precisos términos de la Carta Política y en aplicación del principio constitucional de la autonomía judicial, de conformidad con la parte motiva de esta sentencia», y advirtió, en su ordinal decimo primero «a las autoridades judiciales, a los Notarios Públicos, a los Registradores del Estado Civil del país, y a los servidores públicos que llegaren a hacer sus veces, que el presente fallo de unificación tiene carácter vinculante, con efectos inter pares, en los términos de la parte motiva de esta providencia».”[34]
Evolución jurisprudencial del matrimonio igualitario (cuadro del autor).
Ilustración Evolución jurisprudencial del matrimonio igualitario- cuadro del autor.
Procedimiento.
Procedimiento del matrimonio civil (ver página 70)
Minutas.
Minutas del matrimonio civil (ver página 70)
INVENTARIO SOLEMNE DE BIENES.
Doctrinas.
Clasificación de los bienes (cuadro del autor).
Ilustración Clasificación de los bienes- cuadro del autor.
Tipos de bienes (cuadro del autor).
Ilustración 20 Tipos de bienes- cuadro del autor.
CAPITULACIONES MATRIMONIALES.
Código Civil.
“Artículo 1771. Definición de capitulaciones matrimoniales. Se conocen con el nombre de capitulaciones matrimoniales las convenciones que celebran los esposos antes de contraer matrimonio, relativas a los bienes que aportan a él, y a las donaciones y concesiones que se quieran hacer el uno al otro, de presente o futuro.”
Consulta de 2020 ante la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Mediante consulta con el número de radicado referido en el asunto, en el que solicitó a la Oficina Asesora Jurídica que absuelva el siguiente interrogante: Se le aclare si de conformidad a los artículos 1771 y siguientes del Código Civil, el artículo 10 de la Resolución 1299 de 2020 expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro y demás normas concordantes, las capitulaciones matrimoniales pueden ser un acto sin cuantía. En caso afirmativo por favor aclarar en qué eventos puntuales se pueden celebrar las capitulaciones sin cuantía. [Sic]
Ahora bien, la Ley 962 de 2005 facultó a los Notarios para conocer de las capitulaciones, en los siguientes términos: “(…) Artículo 37. También serán de competencia de los notarios las siguientes materias: constitución del patrimonio de familia inembargable; capitulaciones, constitución, disolución y liquidación de la sociedad patrimonial de compañeros permanentes; matrimonio civil e inventario de bienes de menores que se encuentren bajo patria potestad cuando los padres estén administrándolos y quieran contraer matrimonio.” Bajo este contexto normativo, resulta preciso reiterar lo dispuesto por esta Oficina Jurídica mediante Concepto N.º 3915 del 9 de septiembre de 2009, en la que se manifestó que el objeto principal de las capitulaciones matrimoniales está encaminado a fijar por los futuros cónyuges el régimen de bienes que ha de regir sus relaciones patrimoniales una vez celebrado el matrimonio; teniendo en cuenta que con las capitulaciones se persigue básicamente una forma de organización de patrimonial antes de contraer matrimonio o antes de la unión marital de hecho, con la que se determinan los bienes a aportar, las donaciones y concesiones que se quieran hacer el uno al otro.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.13.2.2.2. Capitulaciones matrimoniales. La escritura pública contentiva de capitulaciones matrimoniales tomará como base para efectos de liquidar los derechos notariales el valor de los bienes objeto de esta convención, el que no podrá ser inferior del avalúo catastral.
Los bienes incluidos en las capitulaciones matrimoniales siempre deben tener un valor pecuniario. Si fueren acciones inscritas en bolsa, su valor será el que certifique la bolsa respectiva el día anterior de la escritura. Si no estuvieren inscritas, su valor será el que aparece en la declaración de renta del año inmediatamente anterior.
(Decreto 188 de 2013, artículo 10).”
Resolución No. 00387 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Artículo 10. Capitulaciones matrimoniales. La escritura pública contentiva de capitulaciones matrimoniales tomará, como base para efectos de liquidar los derechos notariales, el valor de los bienes objeto de esta convención el cual no podrá ser inferior del avalúo catastral. Los bienes incluidos en las capitulaciones matrimoniales siempre deben tener un valor pecuniario. Si fueren acciones inscritas en bolsa, su valor será el que certifique la bolsa respectiva el día anterior de la escritura. Si no estuvieren inscritas, su valor será el que aparece en la declaración de renta del año inmediatamente anterior.”
Doctrinas.
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“CAPITULACIONES MATRIMONIALES
(…)
1. CONCEPTO
Descansa el régimen de las capitulaciones matrimoniales las dispone al artículo 1771 del Código Civil.
Se conocen con el nombre de capitulaciones matrimoniales las convenciones que celebran los esposos antes de contraer matrimonio, relativas a los bienes que aportan a él, y a las donaciones y concesiones que se quieran hacer el uno al otro, de presente o futuro. Se sabe que el objeto de las capitulaciones matrimoniales es el de regular:
a) los bienes a futuro,
b) las donaciones que se hacen entre ellos y,
c) las concesiones que se quieran hacer el uno al otro, de presente o futuro.”[35]
“4. CONTENIDO DE LAS ESTIULACIONES
Las capitulaciones pueden referirse a las distintas concesiones que los cónyuges acuerden hacerse entre sí, como podría ser el pacto de una renta determinada en beneficio de alguno de ellos, o el pacto de indemnizaciones en caso de culpabilidad en la ruptura del matrimonio, el gravamen de algún bien en beneficio de uno de ellos o de la sociedad conyugal, la renuncia de gananciales, sin perjuicio de terceros (art. 1775, modificado por el Decreto 2820 de 1974, art. 61) etc., con las limitaciones que consagra el art. 1773, que prohíbe el pacto de “estipulaciones contrarias a las buenas costumbres» y a las leyes, y «no serán, pues, en detrimento de los derechos y obligaciones que las leyes señalan a cada cónyuge respecto del otro o de los descendientes comunes», y como quedó dicho atrás, se puede pactar el régimen de absoluta separación de bienes con exclusión de la sociedad conyugal.
De tal manera que «designarán los bienes que los esposos aportan al matrimonio, con expresión de su valor y una razón circunstanciada de las deudas de cada uno*, de manera que «las omisiones o inexactitudes en que bajo este respecto se incurra, no anularan las capitulaciones», dispone el art. 1780.”[36]
(…)
“7. CAPITULACIONES DEL MENOR
Ya sabemos que los menores, mayores de catorce años, son capaces para contraer matrimonio. Sin embargo, estos menores tienen la calidad de relativamente incapaces para celebrar una convención como lo son las capitulaciones matrimoniales, razón por la que deben estar representados por sus padres o representantes o curadores.”[37]
Notaripedia la Enciclopedia Notarial- Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis.
“CAPITULACIONES MATRIMONIALES
(…)
En síntesis, con las capitulaciones la pareja puede acordar que determinados bienes que normalmente serían de la sociedad conyugal no lo sean o, al contrario, también puede convenirse que aquellos bienes que no serían parte de la sociedad sí lo sean.
Este instituto es una expresión más de la autonomía de la voluntad que rige las actuaciones de los particulares; sin embargo, a través de sus cláusulas los futuros contrayentes no podrán transgredir algunos principios de orden público como lo prevé expresamente el artículo 1773 del Código Civil:
<<«Las capitulaciones matrimoniales no contendrán estipulaciones contrarias a las buenas costumbres ni a las leyes. No serán pues, en detrimento de los derechos y obligaciones que las leyes señalan a cada cónyuge respecto del otro o de los descendientes comunes.»>>
Si los futuros esposos guardan silencio sobre este pacto o convención previa a la realización del matrimonio, una vez perfeccionado este y por el sólo ministerio de la ley, quedan sometidos al sistema de sociedad ras del conyugal que, con las sustanciales modificaciones introducidas por la Ley 28 de 1932, reglamentan los
Capítulos 2º y siguientes del Título XII del Libro 40 del Código Civil.”[38]
(…)
“Capitulaciones en la unión marital de hecho.
De manera un tanto tardía la Ley 54 de 1990 vino a darle un tratamiento de igualdad y protección a una forma de constitución familiar con mayor arraigo en la sociedad colombiana, como es la unión marital hecho. A pesar de los vacíos y problemas de interpretación que su aplicación ha generado, se considera un gran avance legal que armoniza las variantes sociológicas con la actualidad constitucional. En esa ley, expresamente por mandato del artículo 7°, se autoriza al régimen patrimonial entre compañeros permanentes aplicar las normas relativas a la institución de las capitulaciones matrimoniales.
El fin esencial que se persigue con este pacto premarital es que los contrayentes celebren acuerdos en torno a la organización e integración de la futura sociedad conyugal, de modo tal que permite o facilita que estos puedan hacer aportes, concesiones o donaciones al nuevo patrimonio que forman por el acto del matrimonio o por las declaraciones de existencia de la unión marital entre compañeros permanentes.
Conforme a lo anterior y a lo dispuesto en el artículo 1780 del C. C., el Notario ante quien se celebra es pacto deberá instruir y orientar a los contrayentes o compañeros permanentes para que determinen criban los bienes que aportarán al matrimonio, con expresión de su valor y una razón circunstanciada de las deudas de cada uno.”[39]
Ilustración Capitulaciones en el caso de las uniones libres- información extraída de: www.asuntoslegales.com.co/
Reglas generales (información del cuadro extraída del libro Procedimiento Notarial y Registral del autor Nicolas Vargas Otalora).
Ilustración Reglas generales de las capitulaciones matrimoniales- información del cuadro extraída del libro Procedimiento Notarial y Registral.
Requisitos.
Requisitos de las capitulaciones matrimoniales.
- Documentos de identificación de los interesados.
- Relación detallada de los bienes (muebles e inmuebles) que los contrayentes van a aportar a la sociedad conyugal, así como los que no, con indicación de su valor y una relación de las deudas de cada uno.
- Explicación de la forma cómo quedará la sociedad de bienes, indicando si se acogen al régimen de separación de bienes.
- Impuesto predial que contenga el avalúo catastral o su estimación comercial, correspondiente al año en el que se celebran las capitulaciones matrimoniales, para determinar el valor de los inmuebles.
Minutas.
Minuta de las capitulaciones matrimoniales.
Modelo de escritura pública de las capitulaciones matrimoniales.
PROTESTO DE TÍTULOS VALORES.
Código de Comercio.
“Artículo 697. Utilización del protesto para la letra de cambio. El protesto sólo será necesario cuando el creador de la letra o algún tenedor inserte la cláusula «con protesto», en el anverso y con caracteres visibles.”
“Artículo 698. Formalización ante notario del protesto en la letra de cambio. El protesto se practicará con intervención de notario público y su omisión producirá la caducidad de las acciones de regreso.”
“Artículo 699. Lugar para efectuar el protesto de la letra de cambio. El protesto se hará en los lugares señalados para el cumplimiento de las obligaciones o del ejercicio de los derechos consignados en el título.”
“Artículo 700. Desarrollo de la diligencia de protesto sobre una letra de cambio a persona ausente. Si la persona contra quien haya de hacerse el protesto no se encuentra presente, así lo asentará el notario que lo practique y la diligencia no será suspendida.”
“Artículo 701. Protesto de letra de cambio de persona con domicilio desconocido – notaría pública. Si se desconoce el lugar donde se encuentra la persona contra la cual deba hacerse el protesto, éste se practicará en la oficina del notario que haya de autorizarlo.”
“Artículo 702. Vencimiento para efectuar el protesto de una letra de cambio por falta de pago. El protesto por falta de aceptación deberá hacerse antes de la fecha del fallecimiento.”
“Artículo 703. Vencimiento de protesto en una letra de cambio por falta de pago. El protesto por falta de pago se hará dentro de los quince días comunes siguientes al del vencimiento.”
“Artículo 704. Protesto de letra de cambio por falta de aceptación no requiere protesto por falta de pago. Si la letra fuere protestada por falta de aceptación, no será necesario protestarla por falta de pago.”
“Artículo 705. Protesto de letra de cambio a la vista solo por falta de pago. La letra a la vista sólo se protestará por falta de pago. Lo mismo se observará si respecto de las letras cuya presentación para la aceptación fuera potestativa.”
“Artículo 706. Contenido del acta que se levanta por protesto de la letra de cambio. En el cuerpo de la letra de hoja adherida a ella se hará constar, bajo la firma del notario, el hecho del protesto con indicación de la fecha del acta respectiva. Además, el funcionario que lo practique levantará acta que contendrá:
1) La reproducción literal de todo cuanto conste en la letra;
2) El requerimiento al girado o aceptante para aceptar o pagar la letra, con la indicación de si esa persona estuvo o no presente;
3) Los motivos de la negativa para la aceptación o el pago;
4) La firma de la persona con quien se extienda la diligencia, o la indicación de la imposibilidad para firmar o de su negativa, y
5) La expresión del lugar, fecha y hora en que se practique el protesto y la firma del funcionario que lo autorice.”
REMATE DE BIENES POR COMISIÓN (Ley 1564 de 2012, Decretos 890 de 2003 y 1069 de 2015).
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 454. Remate por comisionado. Para el remate podrá comisionarse al juez del lugar donde estén situados los bienes, si lo pide cualquiera de las partes; en tal caso, el comisionado procederá a realizarlo previo el cumplimiento de las formalidades legales.
El comisionado está facultado para recibir los títulos de consignación para hacer postura y el saldo del precio del remate, los cuales deberán hacerse a la orden del comitente y enviarse a este por el comisionado junto con el despacho comisorio. Si el rematante no consigna oportunamente el saldo, así lo hará constar el comisionado a continuación del acta de la diligencia, para que el comitente resuelva lo que fuera pertinente.
Parágrafo 1o. A petición de quien tenga derecho a solicitar el remate de los bienes, se podrá comisionar a las notarías, centros de arbitraje, centros de conciliación, cámaras de comercio o martillos legalmente autorizados.
Las tarifas, expensas y gastos que se causen por el remate ante las mencionadas entidades, serán sufragadas por quien solicitó el remate, no serán reembolsables y tampoco tenidas en cuenta para efectos de la liquidación de las costas.
Parágrafo 2o. La superintendencia de notariado y registro fijará las tarifas de los derechos notariales que se cobrarán por la realización de las diligencias de remate. Las tarifas de los centros de arbitraje, centros de conciliación, cámaras de comercio o martillos serán fijadas por el gobierno nacional.
Parágrafo 3o. No se requerirá la entrega material de los títulos de que trata el inciso 2o del presente artículo cuando estos se encuentren desmaterializados. En estos casos, la verificación se hará a través de la consulta del sistema de información del banco respectivo.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.3.7.1 Comisionados. Para todos los efectos de que trata este capítulo, tendrán la calidad de comisionados:
a) Las Notarías;
b) Las Cámaras de Comercio;
c) Los Martillos legalmente autorizados, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1639 de 1996 o las normas que lo compilan, sustituyan, adicionen o complementen.
(Decreto 890 de 2003 artículo 1).”
“Artículo 2.2.3.7.2 Petición de la comisión. El juez de conocimiento, a petición de quien tenga derecho a solicitar el remate – o interesado-, deberá comisionar al Notario, a la Cámara de Comercio o al Martillo legalmente autorizado, dentro o fuera de la sede del juzgado, para adelantar la diligencia de remate.
El interesado escogerá la Notaría, Cámara de Comercio o Martillo legalmente autorizado que adelantará la comisión, especificando la entidad en caso de existir varias en el municipio en donde estén ubicados los bienes.
En la petición, el interesado deberá autorizar expresamente al juez para que debite de las sumas de dinero producto del remate lo correspondiente a la cancelación de la Tarifa por Adjudicación de que trata el artículo 2.2.3.7.6 de este capítulo.
El juez deberá comisionar a quien se le solicite y el comisionado no podrá rechazar la comisión, salvo por causas legales. Si se presentan varias peticiones, el juez atenderá la que primero haya sido radicada en su despacho.
(Decreto 890 de 2003 artículo 2).”
“Artículo 2.2.3.7.3 Tarifa administrativa. La Tarifa Administrativa a que tienen derecho los comisionados serán los siguientes.
Tarifa administrativa
Tiempo entre radicación Valor del avalúo judicial de la comisión y fecha para la diligencia de remate
Hasta 3.946, 95 UVT Más de 3.946, 95 UVT
Hasta 30 días 26,31 UVT 39, 47 UVT
De 31 días hasta 40 días 21,05 UVT 31,58 UVT
De 41 días hasta 90 días 10,53 UVT 15, 79 UVT
De 91 días en adelante 5,26 UVT 2,63 UVT
La causación, liquidación y pago de la Tarifa Administrativa se sujetará a las siguientes reglas:
El pago de la Tarifa Administrativa deberá hacerse por quien solicitó la comisión, dentro de los tres (3) días siguientes a aquel en que simultáneamente se radique, se fije fecha para la práctica de remate y se ordene realizar las publicaciones de que trata el artículo 525 del Código de Procedimiento Civil o la norma que lo sustituya, adicione o complemente. De no efectuarse el pago, este podrá hacerse por cualquier otra persona que hubiera podido solicitar la comisión, dentro de los tres (3) días siguientes al vencimiento del término inicial. Si el pago no se efectúa en las oportunidades aquí previstas, el comisionado devolverá la comisión al comitente con la correspondiente constancia.
La Tarifa Administrativa se causa por cada despacho comisorio y no es reembolsable, salvo que el remate se impruebe por causas atribuibles al comisionado, lo cual deberá ser establecido por el comitente.
La devolución del despacho comisorio, cuando fuere el caso, interrumpe el término establecido como parámetro para efectos del cálculo de la Tarifa Administrativa.”
Doctrinas.
Clasificación de los bienes (ver página 126).
Tipos de bienes (ver página 127).
Procedimiento.
Procedimiento del remate de bienes por comisión (cuadro del autor).
Ilustración 23 Procedimiento del remate de bienes por comisión- cuadro del autor.
Minutas.
Minuta del remate de bienes por comisión.
Modelo de acta del remate de bienes por comisión.
LEGALIZACIÓN DE PERSONAS PARA LA SALIDA DEL PAÍS DE MENORES DE EDAD.
Circular No. 476 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Permisos de salida de niños, niñas y adolescentes del país.
Mediante la circular no 3508 del 15 de octubre de 2019, esta superintendencia delegada puso en conocimiento de todos los notarios del país la suscripción del convenio interadministrativo entre la superintendencia de notariado y registro y la unidad administrativa especial migración Colombia, donde se indicó la existencia de un repositorio digital para el cargue y verificación de dichos permisos, a través del cual, la superintendencia entregará copia de la información descriptiva de cada permiso de menor suministrado por los notarios del país con destino al repositorio dispuesto para el efecto por parte de migración Colombia.
Así las cosas, es preciso reiterar que desde el 16 de octubre de 2019 todos los notarios del país están obligados a utilizar llevar a cabo el cargue de los permisos de salida del país de niños, niñas y adolescentes tramitados ante sus despachos.”
Doctrinas.
¿Qué es la apostilla?
La apostilla es certificar la autenticidad de la firma de funcionarios públicos o agentes diplomáticos en ejercicio de sus funciones y la calidad en que hayan actuado, la cual deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento sea válido y surta efectos legales en otro país miembro del Convenio de la Haya de 1961, sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros.
Documentos que se apostillan de carácter civil.
Tabla 4 Documentos que se apostillan de carácter civil- tabla extraída de la página de la Cancillería.
|
Tipo de documento |
Requisito y avalado por |
|
Registros civiles de nacimiento, matrimonio o defunción, expedidos por Registraduría Distrital, Municipal, Especial, Auxiliar, Corregidores o Inspecciones de Policía |
Para los registros civiles de nacimiento, matrimonio o defunción, expedidos en Registradurías distritales, municipales, especiales, auxiliares, corregimientos o inspecciones de policía, debe enviar de manera escaneada copia íntegra del registro civil a certificar, con fecha de expedición legible y no mayor a 90 días, con el respectivo adhesivo de recaudos, firma, cargo y nombre completo de quien expide la copia autentica del documento, al correo electrónico [email protected]. El tiempo que tome esta validación depende de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Si aprueban su solicitud, recibirá un correo de Cancillería, para continuar con el trámite de expedición de apostilla y/o legalización. |
|
Registros civiles de nacimiento, matrimonio o defunción, expedidos por Notarias |
Fiel copia tomada del original que reposa en el archivo de la notaría en donde se efectúo el registro civil de nacimiento, matrimonio o defunción, o el respectivo aval del notario. |
|
Escrituras |
Fiel copia tomada del original que reposa en el archivo de la notaría en donde se efectúo el registro o el respectivo aval del notario. |
|
Cédula de Ciudadanía |
Debe solicitar una autenticación a la vista de la fotocopia del documento en la notaría de su preferencia. |
|
Tarjeta de Identidad |
En el caso de la tarjeta de identidad de color rosado, solo se Apostillará o Legalizará, si la firma del registrador que la emitió se encuentra en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Caso contrario, Debe solicitar una autenticación a la vista de la fotocopia del documento en la notaría de su preferencia. |
|
Cédula de Extranjería |
Debe solicitar una autenticación a la vista de la fotocopia del documento en la notaría de su preferencia. |
|
Pasaporte convencional sin lectura mecánica |
Copia simple y legible del documento o en el que caso que la firma impuesta en el mismo no contenga nombre o cargo del servidor público, se deberá solicitar ante el Grupo Interno de Trabajo de Pasaportes, una certificación del pasaporte. |
|
Contraseña |
Debe solicitar una autenticación a la vista de la fotocopia del documento en la notaría de su preferencia. |
|
Comprobante documento en trámite |
Debe solicitar una autenticación a la vista de la fotocopia del documento en la notaría de su preferencia. |
Documentos expedidos o firmados en notarías.
|
Autorizados directamente por la notaría |
|
|
Registro Civil Nacimiento |
Deberá solicitar en la Notaría respectiva, la firma digital del documento para apostillar o legalizar, junto con la generación del código de identificación. Una vez reciba el correo electrónico con los datos de aprobación del trámite, valide que estén correctos y correspondan a su documento. En caso de existir algún error o inconsistencia en la información, deberá solicitar su corrección directamente ante la Notaría que le expidió el documento, previa solicitud del trámite de Apostilla o de Legalización ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, por cuanto estos datos son capturados de manera automática por el sistema. Para registrar la solicitud de Apostilla o Legalización en línea, el usuario deberá ingresar en el sitio Web del Ministerio de Relaciones Exteriores https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx opción: DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON FIRMA DIGITAL – Documentos firmados en Notarías colombianas, seleccionar el país de destino e indicar el código de identificación que le fue remitido por la correspondiente Notaría al correo electrónico proporcionado para el trámite. |
|
Registro Civil Matrimonio |
|
|
Registro Civil Defunción |
|
|
Escritura Pública |
|
|
Declaración Extra-proceso |
|
|
Certificación Notarial |
|
|
Libro de Registro de varios |
|
|
Libro de Registro de varios |
|
|
Reconocimiento de firma y contenido en documento privado |
|
|
Acta |
|
|
Acuerdo |
|
|
Anexo |
|
|
Autorización |
|
|
Carta |
|
|
Certificación |
|
|
Certificación Documento de estudio |
|
|
Certificado Fe de vida |
|
|
Certificado de Supervivencia |
|
|
Cesión |
|
|
Constancia |
|
|
Contrato |
|
|
Convenio |
|
|
Declaración |
|
|
Estatutos |
|
|
Extracto |
|
|
Factura de venta |
Personas naturales o jurídicas Deberá realizar reconocimiento de firma de la persona que suscribió el documento en la Notaría de su preferencia. El documento para apostillar o legalizar debe estar firmado digitalmente por el notario, quien debe estar registrado en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Una vez reciba el correo electrónico con los datos de aprobación del trámite y el código de identificación, deberá validar que estén correctos y correspondan a su documento. En caso de existir algún error o inconsistencia en la información, deberá solicitar su corrección directamente ante la Notaría que le expidió el documento, previa solicitud del trámite de Apostilla o de Legalización ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, por cuanto estos datos son capturados de manera automática por el sistema. Para registrar la solicitud de Apostilla o Legalización en línea, el usuario deberá ingresar en el sitio Web del Ministerio de Relaciones Exteriores https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx opción: DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON FIRMA DIGITAL – Documentos firmados en Notarías colombianas, seleccionar el país de destino e indicar el código de identificación que le fue remitido por la correspondiente Notaría al correo electrónico proporcionado para el trámite. |
|
Formato |
|
|
Fórmula |
|
|
Garantía |
|
|
Informe |
|
|
Pagaré |
|
|
Permiso salida menor |
|
|
Poder |
|
|
Recibo de pago |
|
|
Resolución |
|
|
Traducción oficial |
|
|
Artículo |
|
|
Carnet |
|
|
Cédula de Ciudadanía |
|
|
Cédula de Extranjería |
|
|
Consulta web |
|
|
Contraseña documento de identidad |
|
|
Comprobante de documento en trámite |
|
|
Correo o mensaje electrónico |
|
|
Fotografía |
|
|
Libro |
|
|
Publicidad |
|
|
Tarjeta de identidad |
|
Requisitos.
Requisitos para la salida del país de menores.
- Cédula de ciudadanía de quien da el permiso.
- Cédula de ciudadanía de la persona con quien viaja el menor y
- Registro civil de nacimiento o tarjeta de identidad del menor.
Procedimiento.
Procedimiento de la salida del país de menores (cuadro del autor).
Ilustración 24 Procedimiento de la salida del pais de menores- cuadro del autor.
Minutas.
Minuta de la salida del país de menores.
Modelo de escritura pública de salida del país de menores.
CONSTITUCIÓN, REFORMA Y LIQUIDACIÓN DE SOCIEDADES.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.13.2.3.1. Sociedades. En las escrituras públicas de constitución de sociedades los derechos notariales se liquidarán tomando como base el capital social suscrito, excepto en las escrituras de constitución de sociedades por acciones, en las cuales la liquidación de los derechos notariales se efectuará con base en el capital autorizado.
a) Reforma estatutaria. La reforma estatutaria atinente al aumento del capital social o del autorizado, causará derechos notariales sobre el incremento respectivo; en los demás casos en las sociedades por acciones, entiéndase como capital social el suscrito.
b) Reforma estatutaria con disminución de capital. Cuando la reforma implique disminución del capital, la liquidación se efectuará como acto sin cuantía.
c) Fusión de sociedades. En la fusión de sociedades, la liquidación de los derechos notariales tomará como base el capital de la nueva sociedad o de la absorbente. En la transformación de una sociedad, los derechos notariales se liquidarán con base en el capital social. Téngase el capital suscrito como capital social en las sociedades por acciones.
d) Escisión de sociedades. En la escisión de sociedades, los derechos notariales se liquidarán como acto sin cuantía.
e) Cambio de razón social. El cambio de razón social y la prórroga del término de duración de una sociedad, se tiene como acto sin cuantía para efectos de la liquidación de los derechos notariales.
f) Liquidación de sociedades. En las escrituras públicas de liquidación de sociedades, los derechos notariales tomarán como base el activo líquido, pero en todo caso será necesario protocolizar el balance debidamente firmado por contador en el cual se señale el pasivo declarado.
(Decreto 188 de 2013, artículo 16).”
“Artículo 2.2.6.13.2.3.2. Constitución y reformas estatutarias de empresas industriales y comerciales del estado. Los derechos notariales que se causen por la escritura de constitución de empresas industriales y comerciales del estado del orden nacional, departamental o municipal, se liquidarán sobre la base de los aportes de las entidades no exentas que intervengan en el acto, las cuales pagarán en proporción a sus aportes.
En las escrituras referentes a reformas estatutarias que impliquen incremento de capital, la asunción del pago de los respectivos derechos estará a cargo de las empresas industriales y comerciales del estado, tomando como base el incremento dado.
(Decreto 188 de 2013, artículo 17).”
“Artículo 2.2.6.13.2.3.3. Constitución y reformas estatutarias de sociedades de economía mixta. Los derechos notariales que se causen por la escritura de constitución de sociedades de economía mixta del orden nacional, departamental o municipal, se liquidarán sobre la base de los aportes de los particulares y de las entidades no exentas que intervengan en el acto, los cuales pagarán en proporción a los mismos. En las escrituras referentes a reformas estatutarias que impliquen aumento de capital, la asunción del pago de los respectivos derechos correrá a cargo de tales organismos, tomando como base el incremento dado.”
Código de Comercio.
“Artículo 110. Requisitos para la constitución de una sociedad. La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará:
1) El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con el nombre de las personas naturales deberá indicarse su nacionalidad y documento de identificación legal; con el nombre de las personas jurídicas, la ley, decreto o escritura de que se deriva su existencia;
2) La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad que regula este Código;
3) El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución;
4) El objeto social, esto es, la empresa o negocio de la sociedad, haciendo una enunciación clara y completa de las actividades principales. Será ineficaz la estipulación en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada o que no tengan una relación directa con aquél;
5) El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitución. En las sociedades por acciones deberá expresarse, además, el capital suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y términos en que deberán cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año;
6) La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas y las juntas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad;
7) La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia;
8) Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales, y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse;
9) La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma;
10) La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicación, puedan hacerse distribuciones en especie;
11) Si las diferencias que ocurran a los asociados entre sí o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisión arbitral o de amigables componedores y, en caso afirmativo, la forma de hacer la designación de los árbitros o amigables componedores;
12) El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no corresponda, por la ley o por el contrato, a todos o a algunos de los asociados;
13) Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o en los estatutos, y
14) Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato.”
“Artículo 218. Causales de disolución de la sociedad. La sociedad comercial se disolverá:
1) Por vencimiento del término previsto para su duración en el contrato, si no fuere prorrogado válidamente antes de su expiración;
2) Por la imposibilidad de desarrollar la empresa social, por la terminación de la misma o por la extinción de la cosa o cosas cuya explotación constituye su objeto;
3) Por reducción del número de asociados a menos del requerido en la ley para su formación o funcionamiento, o por aumento que exceda del límite máximo fijado en la misma ley;
4) Por la declaración de quiebra de la sociedad; (El Título II del Libro Sexto del Código de Comercio, que trata del concepto de quiebra, fue derogado expresa e íntegramente por el artículo 242 de la Ley 222 de 1995, publicada en el Diario Oficial No. 42.156 del 20 de diciembre de 1995.
El Capítulo III del Título II, Régimen de Procesos Concursales, de la Ley 222 de 1995, introduce el ‘trámite de liquidación obligatoria’, artículos 149 a 208).
5) Por las causales que expresa y claramente se estipulen en el contrato;
6) Por decisión de los asociados, adoptada conforme a las leyes y al contrato social;
7) Por decisión de autoridad competente en los casos expresamente previstos en las leyes, y
8) Por las demás causales establecidas en las leyes, en relación con todas o algunas de las formas de sociedad que regula este Código.”
Doctrinas.
Características de las sociedades comerciales (tabla del autor).
Tabla Características de las sociedades comerciales- tabla del autor
|
Clases. |
Nombre. |
Denominación de los socios. |
No. De socios. |
Responsabilidad. |
Capital social y voto para decisiones. |
|
Personas. |
Sociedad colectiva. |
Socios. |
Min: 2. |
Solidaria e ilimitada. |
Todos los socios tienen un voto sin importar la participación que tengan en la sociedad. |
|
Sociedad limitada. |
Socios |
Min: 2 Max: 25 |
Limitada hasta el monto de los aportes. |
Cuotas de igual valor, todos los socios tienen un voto sin importar las cuotas. |
|
|
Sociedad en comandita simple. |
Gestores y comanditarios. |
Gest Max: 1. Com Min: 1. |
Gest: Solidaria e ilimitada. Com: Hasta el monto de sus aportes. |
Cuotas de igual valor, las decisiones las toman los socios gestores en igualdad de votos. |
|
|
Capital. |
Sociedad por acciones simplificada. |
Accionistas. |
Min: 1. |
Hasta el monto de sus aportes. |
Cuotas de igual valor, de acuerdo con los establecido en el documento de constitución. |
|
Sociedad anónima. |
Accionistas. |
Min: 5 |
Hasta el monto de sus aportes. |
Acciones de igual valor, los votos de los accionistas serán de acuerdo con el número de acciones. |
|
|
Sociedad en comandita por acciones. |
Gestores y comanditarios. |
Gest Min: 1. Com Min: 1. |
Gest: Solidaria e ilimitada. Com: Hasta el monto de sus aportes. |
Acciones de igual valor, las decisiones las toman los socios gestores en igualdad de votos. |
Procedimiento.
Procedimiento de la constitución de sociedades comerciales (cuadro del autor).
Ilustración Procedimiento de la constitución de sociedades comerciales- cuadro del autor.
Minutas.
Minutas de la constitución de sociedades comerciales.
Modelo de constitución de sociedad anónima cerrada.
Modelo de constitución de sociedad colectiva.
Modelo de constitución en comandita.
Modelo de constitución de sociedad en comandita simple.
Modelo de constitución de sociedad de responsabilidad limitada.
Modelo de constitución de sociedad anónima abierta.
Modelo de constitución de sociedad de economía mixta.
Modelo de constitución de sociedad por acciones simplificada.
TESTAMENTOS.
Código Civil.
“Artículo 1061. Inhabilidades testamentarias. No son hábiles para testar:
1o.) El impúber.
2o.) <Numeral derogado por el artículo 61 de la Ley 1996 de 2019>
3o.) El que actualmente no estuviere en su sano juicio por ebriedad u otra causa.
4o.) Todo el que de palabra o por escrito no pudiere expresar su voluntad claramente.
Las personas no comprendidas en esta enumeración son hábiles para testar.”
“Artículo 1070. Testamento solemne y abierto. El testamento solemne y abierto debe otorgarse ante el respectivo notario o su suplente y tres testigos.
Todo lo que en el presente código se diga acerca del notario, se entenderá respecto del suplente de éste en ejercicio, en su caso. “
“Artículo 1071. Testamento nuncupativo. En los lugares en que no hubiere notario o en que faltare este funcionario, podrá otorgarse el testamento solemne, nuncupativo, ante cinco testigos que reúnan las cualidades exigidas en este código.”
“Artículo 1072. Esencia del testamento abierto. Lo que constituye esencialmente el testamento abierto, es el acto en que el testador hace sabedor de sus disposiciones al notario, si lo hubiere, y a los testigos.
El testamento será presenciado en todas sus partes por el testador, por un mismo notario, si lo hubiere, y por unos mismos testigos.”
“Artículo 1073. Contenido del testamento. En el testamento se expresará el nombre y apellido del testador; el lugar de su nacimiento; la nación a que pertenece; si está o no avecindado en el territorio, y si lo está, el lugar en que tuviere su domicilio; su edad; la circunstancia de hallarse en su entero juicio; los nombres de las personas con quienes hubiere contraído matrimonio, de los hijos habidos o legitimados en cada matrimonio, y de los hijos naturales del testador, con distinción de vivos y muertos; y el nombre, apellido y domicilio de cada uno de los testigos.
Se ajustarán estas designaciones a lo que respectivamente declaren el testador y testigos. Se expresarán, asimismo, el lugar, día, mes y año del otorgamiento; y el nombre y apellido del notario, si asistiere alguno.”
“Artículo 1077. Publicación de testamento otorgado ante testigos. Si el testamento no ha sido otorgado ante notario, sino ante cinco testigos, será necesario que se proceda a su publicación, en la forma siguiente:
El juez competente hará comparecer los testigos para que reconozcan sus firmas y la del testador.
Si uno o más de ellos no compareciere por ausencia u otro impedimento, bastará que los testigos instrumentales presentes reconozcan la firma del testador, las suyas propias y las de los testigos ausentes.
En caso necesario, y siempre que el juez lo estimare conveniente, podrán ser abonadas las firmas del testador y de los testigos ausentes, por declaraciones juradas de otras personas fidedignas.
En seguida pondrán el juez y su secretario sus rúbricas en cada página del testamento, y después de haberlo el juez declarado testamento nuncupativo, expresando su fecha, lo mandará pasar con lo actuado, al respectivo notario, previo el correspondiente registro.”
“Artículo 1078. Testamento solemne cerrado. El testamento solemne cerrado debe otorgarse ante un notario y cinco testigos.”
“Artículo 1079. Incapacidad para otorgar testamento cerrado. El que no sepa leer y escribir no podrá otorgar testamento cerrado.”
“Artículo 1080. Esencia del testamento cerrado. Lo que constituye esencialmente el testamento cerrado es el acto en que el testador presenta al notario y los testigos una escritura cerrada, declarando de viva voz, y de manera que el notario y los testigos lo vean, oigan y entiendan (salvo el caso del artículo siguiente), que en aquella escritura se contiene su testamento. Los mudos podrán hacer esta declaración, escribiéndola a presencia del notario y los testigos.
El testamento deberá estar firmado por el testador. La cubierta del testamento estará cerrada o se cerrará exteriormente, de manera que no pueda extraerse el testamento sin romper la cubierta.
Queda al arbitrio del testador estampar un sello o marca, o emplear cualquier otro medio para la seguridad de la cubierta.
El notario expresará sobre la cubierta, bajo el epígrafe testamento, la circunstancia de hallarse el testador en su sano juicio; el nombre, apellido y domicilio del testador y de cada uno de los testigos, y el lugar, día, mes y año del otorgamiento.
Termina el otorgamiento por las firmas del testador, de los testigos y del notario, sobre la cubierta.
Si el testador no pudiere firmar al tiempo del otorgamiento, firmará por él otra persona diferente de los testigos instrumentales, y si alguno o algunos de los testigos no supieren o no pudieren firmar, lo harán otros por los que no supieren o no pudieren hacerlo, de manera que en la cubierta aparezcan siempre siete firmas: la del testador, las de los cinco testigos y la del notario.
Durante el otorgamiento estarán presentes, además del testador, un mismo notario y unos mismos testigos, y no habrá interrupción alguna sino en los breves intervalos en que algún accidente lo exigiere.
Artículo adicionado por la ley 36 de 1931, con el siguiente texto:
Artículo 1o. Inmediatamente después del acto en que el testador presenta al notario y a los testigos la escritura en que declara que se contiene su testamento, según el artículo 1080 del código civil, se deberá extender una escritura pública en que conste el lugar, día, mes y año de la constitución del testamento cerrado; el nombre y apellido del notario; el nombre y apellido, domicilio y vecindad del testador y cada uno de los testigos; la edad del otorgante, la circunstancia de hallarse éste en su entero y cabal juicio, el lugar de sus nacimiento y la nación a que pertenece.
Artículo 2o. En el mismo instrumento se consignará una relación pormenorizada de la clase, estado y forma de los sellos, marcas y señales que como medios de seguridad contenga la cubierta.
Artículo 3o. La escritura de que tratan los artículos anteriores debe ser firmada por el testador, los cinco testigos y el notario.
Artículo 4o. Copia de esta escritura debe acompañarse a la solicitud de apertura y publicación del testamento.”
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“INTERVENCIÓN NOTARIAL EN MATERIA
SUCESORAL Y TESTAMENTARIA
(…)
1. ASPECTOS GENERALES RELATIVOS AL TESTAMENTO
(…)
1.5. Limitaciones o restricciones del testador
Las facultades que tiene el testador no son ilimitadas, por el contrario, están sujetas a ciertas restricciones establecidas por la ley. Generalmente tales limitaciones hacen relación a aquellos eventos en que el testador no respeta las asignaciones forzosas.
En consecuencia, cuando las desatiende, los beneficiarios de las mismas pueden hacer valer sus derechos por la vía judicial, entre otros, en los siguientes casos:
a) Si el testador asigna a un legitimario determinada cuota que resulta inferior a la que legalmente le corresponde, ese legitimario puede ejercer la acción de reforma del testamento consagrada en el artículo 1274 del Código Civil.
b) Si, por el contrario, el testador lo pasa en silencio y por ende nada le asigna, se está en presencia del fenómeno de la preterición que consagra el artículo 1276 del Código Civil, en virtud del cual el legitimario preterido, por ministerio de la ley, se entiende instituido en su legítima. Ese asignatario forzoso no necesita pues pedir la reforma del testamento, porque le basta con invocar el derecho que le otorga la norma citada. La Corte ha dicho a este respecto que la simple preterición de un legitimario no puede servir de fundamento a la acción de reforma del testamento. Al legitimario preterido le basta para lograr el reconocimiento de su derecho, presentarse al respectivo juicio de sucesión con las pruebas pertinentes, o proponer, si ya está concluido, la correspondiente acción de petición de herencia.
c) Ya no como una limitación a la facultad de testar, pero sí para garantizar en todo caso la efectividad de los derechos de los herederos, forzosos o no, el Título VII del Libro III del Código Civil, en su Capítulo IV, otorga a estos las acciones de petición de herencia y la reivindicatoria que consagra el artículo 1325 del mismo Código.”[40]
“1.6. Capacidad para testar
La capacidad jurídica para testar es especial, razón por la cual los principios que la rigen no coinciden con los que gobiernan la capacidad civil en general.
La capacidad es, en una u otra, la regla común, siendo la excepción la incapacidad. Sin embargo, en tratándose de capacidad especial para testar, la regla común se amplía, así como también es más amplio el caso de las incapacidades.
Entonces, de acuerdo con el artículo 1061 del Código Civil no son hábiles para testar:
a) El impúber.
b) El que se halle bajo interdicción por causa de discapacidad mental.
c) El que actualmente no se encuentre en su sano juicio por ebriedad u otra causa.
Pues bien, cuando de la discapacidad mental se trata, probatoriamente es indispensable hacer la distinción indicada anteriormente.
d) Tampoco es capaz para testar la persona que de palabra o por escrito no pueda expresar su voluntad claramente.
En consecuencia, las personas no comprendidas en la anterior enumeración son hábiles para testar. Retomando el inicio del tema, puede observarse que los púberes y los interdictos por disipación, Que son incapaces en la legislación civil en general, en esta materia particular del testamento son hábiles como testadores. Lo mismo sucede con las excepciones a la incapacidad, la cual abarca no solo a interdictos por discapacidad mental, sino que la extiende a quienes no tienen un juicio sano por ebriedad u otra causa.”[41]
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“LAS SUCESIONES
(…)
11. EL TESTAMENTO
11.1. DEFINICIÓN LEGAL DE TESTAMENTO
Define el artículo 1055 del Código Civil el testamento como «un acto más nos solemne, en que una persona dispone del todo o de una parte de sus bienes para que tenga pleno efecto después de sus días, conservando la facultad de revocar las disposiciones contenidas en él mientras viva».
Si bien la ley clasifica los testamentos en solemnes y menos solemnes (C.C., art. 1064), es preciso atender a que el testamento solemne es el que debe ser otorgado ante notario. El testamento solemne es aquel en el que se han observado todas las formalidades que la ley requiere, y se clasifica en abierto y cerrado.
En el testamento abierto, también denominado nuncupativo o público, el testador hace sabedor de sus disposiciones a los testigos y al notario.
En el testamento cerrado o secreto no es necesario que los testigos y el notario tengan conocimiento de tales disposiciones.
El testamento menos solemne o privilegiado es aquel en el que pueden omitirse algunas de las solemnidades establecidas por la ley, en consideración a circunstancias particulares expresamente señaladas en ella.
Son privilegiados el testamento verbal, el testamento militar y el testamento marítimo (C.C., art. 1087) instituciones que no son de interés para nuestro estudio.”[42]
(…)
“12. REVOCACIÓN DEL TESTAMENTO
El testamento es esencialmente revocable y constituyéndose mediante una declaración de voluntad del testador, su revocación debe hacerse en la misma forma. Dispone el art. 1270 del C.C. que «El testamento que ha sido otorgado válidamente no puede invalidarse sino por la revocación del testador».
La revocación puede ser total o parcial (C.C., art. 1270, inc. 3); es total la revocación cuando el testador, mediante un nuevo testamento deja sin efectos uno anteriormente otorgado. La revocación es parcial cuando el testador hace un nuevo testamento para agregarle al anterior nuevas disposiciones o modificar algunas ya hechas.
La revocación puede ser expresa o tácita. El art. 1271 señala que el testamento solemne puede ser revocado expresamente en todo o parte, por un testamento solemne o privilegiado. La revocación tácita se produce cuando en un nuevo testamento se regulan íntegramente las disposiciones hechas en el primero y que resultan incompatibles con él, conforme el art. 1273.
La revocación del testamente mediante el cual se revoca uno anterior no revive por sí solo el primer testamento, a menos que el nuevo testamento manifieste expresamente voluntad contraria (C.C., art. 1272).”[43]
Características del testamento (cuadro del autor).
Ilustración Características del testamento- cuadro del autor.
Clases de testamentos (tabla del autor).
Tabla Clases de testamento- tabla del autor
|
Testamento abierto. |
Testamento cerrado. |
|
El testamento abierto es aquel cuyo contenido es conocido por las personas que participan en su elaboración, que son el notario, el testador y los testigos que lo firman. |
El testamento cerrado es aquel que sólo el testador conoce, y su contenido será divulgado luego del fallecimiento del testador. |
|
El artículo 1070 del código civil dispone que el testamento abierto debe hacerse ante notario público y tres testigos. |
El testamento cerrado, según el artículo 1078 del código civil, debe otorgarse ante notario público y 5 testigos. |
|
El testador debe dar a conocer el contenido del testamento ante el notario y ante los testigos, y de allí es que se conoce como abierto. |
El testamento cerrado exige que el testador sepa leer y escribir; sino sabe debe otorgarse un testamento abierto. |
|
Diferencias y semejanzas del testamento abierto y testamento cerrado. |
|
|
Semejanzas. |
|
|
Ambos son solemnes y deben constar por escrito, deben otorgarse ante notario y los testigos; y los dos tienen los mismos efectos jurídicos. |
|
|
Diferencias. |
|
|
El testamento abierto se da a conocer a viva voz, es decir, las disposiciones testamentarias son dadas a conocer por el testador ante el notario y los testigos |
El testamento cerrado es secreto. |
|
El número de testigos en el testamento abierto son tres |
En el testamento cerrado los testigos son cinco. |
Requisitos.
Requisitos del testamento abierto.
- La persona que va a distribuir sus bienes debe estar en plena capacidad para hacerlo. El notario verificará esta condición.
- Documento de identificación de la persona que va a hacer el testamento.
- Tres testigos y sus documentos de identificación.
- Se sugiere que la persona que va a repartir sus bienes deje por escrito sus disposiciones, a partir de las cuales el notario realizará la escritura pública.
- El acto termina con la firma de la persona que hace el testamento, los tres testigos y el notario.
- Cuando muera la persona que hizo el testamento abierto, los interesados deben adelantar la sucesión testamentaria, vía judicial o notarial (si todos están de acuerdo).
Requisitos del testamento cerrado.
- La persona que hace un testamento debe estar en plena capacidad para hacerlo. El notario verificará esta condición.
- Documento de identificación de la persona que va a hacer el testamento.
- Cinco testigos y sus documentos de identificación.
- Sobre cerrado presentado directamente por la persona que hace el testamento, con la declaración escrita que contiene su última voluntad. El sobre debe estar marcado con la palabra «testamento» y debe ser lacrado en presencia de los comparecientes.
- El acto termina con la firma de la persona que hace el testamento, los cinco testigos y del notario.
Cuando muera la persona que hizo el testamento cerrado, los interesados deben solicitar su apertura, presentando:
- Solicitud escrita.
- Documentos de identificación.
- Prueba de la relación del solicitante con el testador. Por Ej. Si el interesado es hijo del fallecido, debe presentar copia auténtica del registro civil de nacimiento.
- Registro civil de defunción del testador.
- Copia auténtica de la escritura pública donde el testador hace su manifestación de otorgar testamento cerrado y entrega el respectivo sobre al notario y frente a los 5 testigos.
- Sobre que contiene el testamento cerrado, el cual custodia el notario bajo estrictas condiciones de seguridad.
Nota del autor: Los testigos, tanto para el testamento abierto como para el cerrado, tienen que cumplir ciertos requisitos de la ley, entre otros, no pueden ser: menores de 18 años; empleados de la notaría; hermanos, tíos ni primos de la persona que hizo el testamento o del notario.
Procedimiento.
Procedimiento de los testamentos.
Al momento de hacer el documento de testamento, se deben relacionar los datos personales del testador (nombres, número de cédula de ciudadanía, dirección, Etc.); así como también, el inventario total de sus bienes muebles e inmuebles, y la manifestación de su voluntad para hacer el trámite.
Procedimiento del testamento abierto (cuadro del autor).
Ilustración 27 Procedimiento del testamento abierto- cuadro del autor.
Procedimiento del testamento cerrado (cuadro del autor).
Ilustración 28 Procedimiento del testamento cerrado- cuadro del autor.
Notas del autor: de la legalización de ambos testamentos se le dará información a la Superintendencia de Notariado y Registro.
Minutas.
Minutas de los testamentos.
Modelo de escritura pública con testamento abierto.
Modelo de escritura pública donde se protocoliza el testamento cerrado.
ACUERDOS DE APOYO ANTE NOTARIO PÚBLICO (Leyes 1996 de 2019 y 1429 de 2020).
Ley 1996 de 2019.
“Artículo 1°. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer medidas específicas para la garantía del derecho a la capacidad legal plena de las personas con discapacidad, mayores de edad, y al acceso a los apoyos que puedan requerirse para el ejercicio de la misma.”
“Artículo 9°. Mecanismos para establecer apoyos para la realización de actos jurídicos. Todas las personas con discapacidad, mayores de edad, tienen derecho a realizar actos jurídicos de manera independiente y a contar con apoyos para la realización de los mismos.
Los apoyos para la realización de actos jurídicos podrán ser establecidos por medio de dos mecanismos:
1. A través de la celebración de un acuerdo de apoyos entre la persona titular del acto jurídico y las personas naturales mayores de edad o personas jurídicas que prestarán apoyo en la celebración de este;
2. A través de un proceso de jurisdicción voluntaria o verbal sumario, según sea el caso, para la designación de apoyos, denominado proceso de adjudicación judicial de apoyos.”
“Artículo 10. Determinación de los apoyos. La naturaleza de los apoyos que la persona titular del acto jurídico desee utilizar podrá establecerse mediante la declaración de voluntad de la persona sobre sus necesidades de apoyo o a través de la realización de una valoración de apoyos.”
“Artículo 11. Valoración de apoyos. La valoración de apoyos podrá ser realizada por entes públicos o privados, siempre y cuando sigan los lineamientos y protocolos establecidos para este fin por el ente rector de la política nacional de discapacidad. Cualquier persona podrá solicitar de manera gratuita el servicio de valoración de apoyos ante los entes públicos que presten dicho servicio. En todo caso, el servicio de valoración de apoyos deberán prestarlo, como mínimo, la defensoría del pueblo, la personería, los entes territoriales a través de las gobernaciones y de las alcaldías en el caso de los distritos.
Los entes públicos o privados solo serán responsables de prestar los servicios de valoración de apoyos, y no serán responsables de proveer los apoyos derivados de la valoración, ni deberán considerarse responsables por las decisiones que las personas tomen, a partir de la o las valoraciones realizadas.”
Ley 1429 de 2020.
“Artículo 2.2.4.5.2.1. Obligaciones de los centros de conciliación y notarios. Para la implementación de la ley 1996 de 2019, los centros de conciliación y notarios deberán:
1. Disponer de herramientas en formatos accesibles para dar a conocer la información del servicio, facilitar la comprensión del trámite y difundir las tarifas vigentes para la formalización de acuerdos de apoyo y directivas anticipadas.
2. Disponer de atención presencial o remota a través del uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, para la recepción de las solicitudes, la realización de entrevistas y de audiencias.
3. Identificar y eliminar las barreras que impiden el acceso de las personas con discapacidad a las instalaciones, la información y las comunicaciones, así como su participación efectiva durante todas las fases del trámite, a través de la implementación del protocolo de servicios de justicia inclusivos para personas con discapacidad del ministerio de justicia y del derecho, y demás estándares normativos aplicables.
4 realizar los ajustes razonables que se requieran para garantizar la participación plena de la persona con discapacidad durante el trámite.
5. Disponer de los servicios de mediación lingüística y comunicacional, cuando ello sea necesario.
6. Asegurar un trato digno, respetuoso e incluyente a las personas con discapacidad.
7. Garantizar los procesos de formación y toma de conciencia sobre el enfoque de derechos de la discapacidad y el trato incluyente, dirigidos a toda la cadena de atención al usuario.
8. Garantizar que quienes integran la lista de los conciliadores extrajudiciales en derecho para atender trámites de formalización de acuerdos de apoyo y directivas anticipadas, acrediten la formación en la ley 1996 de 2019.
En el caso de los notarios, la superintendencia de notariado y registro, en el ejercicio de la función de orientación impartirá las instrucciones básicas sobre los aspectos relacionadas con la ley 1996 de 2019, a fin de garantizar que los notarios presten el servicio público con el enfoque de derechos de la discapacidad y el trato incluyente, dirigidos a toda la cadena de atención al usuario.
9. Velar por que el trámite de formalización de acuerdos de apoyo o de directivas anticipadas se lleve a cabo en observancia de los términos generales contenidos en el titulo 11 de la parte prima de la ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la ley 1755 de 2015. Para el efecto, el ministerio de justicia y del derecho y la superintendencia de notariado y registro vigilarán el cumplimiento de estos términos haciendo uso de las funciones de inspección, vigilancia y control, de acuerdo con la normativa que las rige.
10. Registrar la información en el sistema de información de la conciliación, arbitraje y amigable composición (SICAAC), administrado por el ministerio de justicia y del derecho.
11. Garantizar la custodia, conservación y disponibilidad de la documentación relacionada con la prestación de sus servicios.
12. Expedir copias del acta o escritura de formalización del acuerdo de apoyo o directiva anticipada, a quienes las suscribieron.”
“Artículo 2.2.4.5.2.2. Obligaciones de los conciliadores extrajudiciales en derecho y notarios. Para la implementación de la ley 1996 de 2019, deberán:
1. Identificar qué ajustes razonables se deben efectuar para asegurar la participación plena de la persona con discapacidad en el trámite.
2. Dirigir la audiencia o diligencia de formalización de acuerdos de apoyo o de directivas anticipadas, respetando en todo momento la voluntad y las preferencias de las personas con discapacidad.
3. Propiciar las condiciones para lograr una clara, asertiva, respetuosa y cordial comunicación durante la audiencia o diligencia.
4. Explicar la naturaleza del trámite a quienes en él intervienen.
5. Manifestar las consecuencias de las declaraciones efectuadas por la persona titular del acto, al igual que la repercusión de su inobservancia.
6. Exponer al titular del acto jurídico y a la persona de apoyo, el trámite para la modificación, finalización, revocación o sustitución del acuerdo de apoyo o directiva anticipada, y cerciorarse de su comprensión.”
Consulta OAJ-1324 de 2020 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro.
“Solicito a su entidad muy respetuosamente, que me indique si actualmente se están registrando los actos jurídicos de Directivas Anticipadas con respecto a los bienes inmuebles que poseen las personas con discapacidad que voluntariamente asignan para el manejo de sus bienes, una persona de apoyo.
La ley en mención estuvo motivada por la Convención sobre los derechos de las personas con discapacidad que reconoció la necesidad de promover y proteger los derechos humanos de todas las personas con discapacidad, incluidas aquellas que necesitan un apoyo más intenso con relación a otras. Dicha Convención dispuso que los Estados parte debían adoptar las medidas pertinentes para proporcionar acceso a las personas con discapacidad, al apoyo que puedan necesitar en el ejercicio de su capacidad jurídica.
Por tal motivo, el Congreso de la República promulgó la Ley 1996 de 2019 “por medio de la cual se establece el régimen para el ejercicio de la capacidad legal de las personas con discapacidad mayores de edad”, mediante la cual se establecieron medidas específicas para la garantía del derecho a la capacidad legal plena de las personas con discapacidad, mayores de edad, y a los apoyos que puedan requerirse para el ejercicio de ésta.
En este punto se aclara que la valoración de apoyos es un proceso que no realizan las notarías o centros de conciliación sino las entidades, privadas y públicas, que se autoricen para determinar cuáles son los apoyos formales que requiere una persona para tomar decisiones relacionadas con el ejercicio de su capacidad legal. Razón por la cual, con relación a este aspecto señalado en su consulta, esta Superintendencia carece de competencia para pronunciarse respecto a su vigencia.”
Doctrinas.
Capacidad legal de las personas sin distinción-ley 1996 de 2019 (comentarios del autor).
La ley 1996 de 2019 establece el régimen para el ejercicio de la capacidad legal de las personas mayores de edad con discapacidad, porque garantiza el respeto de la dignidad humana y de la autonomía personal, al impedir que sean discriminadas las personas con esa condición, acogiendo los preceptos establecidos en LA CONVENCIÓN SOBRE LOS DERECHOS DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD, que es un instrumento internacional de los derechos humanos de la O.N.U., aprobado en Nueva York el 13 de diciembre de 2006 y puesto en vigor el 3 de mayo de 2008, el cual fue ratificado por Colombia, puesto que eliminó los mecanismos jurídicos de exclusión o prescindencia para los discapacitados, al permitirles el ejercicio pleno de la libertad para tomar sus propias decisiones y para que, en desarrollo del principio de la igualdad, se conviertan en los protagonistas de sus proyectos de vida.
La Convención reconoce que la discapacidad es un concepto que evoluciona y que resulta de la interacción entre las personas con deficiencias y las barreras debidas a la actitud y al entorno que evitan su participación plena y efectiva en la sociedad, en igualdad de condiciones con las demás.
Su propósito es promover, proteger y asegurar el goce pleno y en condiciones de igualdad de todos los derechos humanos y libertades fundamentales por todas las personas con discapacidad, y promover el respeto de su dignidad inherente. Las personas con discapacidad incluyen a aquellas que tengan deficiencias físicas, mentales, intelectuales o sensoriales a largo plazo que, al interactuar con diversas barreras, puedan impedir su participación plena y efectiva en la sociedad, en igualdad de condiciones con las demás.
La ley 1996 de 2019 dispone que la capacidad legal de las personas, sin distinción alguna, siempre se presume; y que el ejercicio legal de sus derechos no puede ser restringidos por la existencia de una discapacidad, ya que ellas pueden tomar sus propias decisiones de manera autónoma, expresando su voluntad y consentimiento para contraer derechos y obligaciones, haciendo uso de los apoyos, si así lo requieren.
En otras palabras, la Ley 1996 de 2019 desterró la figura de la interdicción, proceso judicial que buscaba que una persona mentalmente incapaz fuera declarada interdicto por un juez; lo que quiere decir que, a partir de su entrada en vigencia, no se podrán iniciar este tipo de proceso para decretarla, pues ya no se hace imprescindible; así como tampoco, se podrá exigir que una persona se encuentre bajo esta medida jurídica, para poder realizar los trámites que pretenda, por cuanto se implementaron los llamados “apoyos” para la celebración de los actos jurídicos, cuando se haga indispensable.
Ahora, una persona con discapacidad puede tomar decisiones relevantes para su vida, sin tener que estar sujeta a una interdicción, como por Ej. celebrar contratos y definir su porvenir, pues su capacidad existe y, máximo, lo que podría necesitar sería un apoyo para expresarla; claro está, siempre que no esté absolutamente imposibilitada para manifestar su voluntad, pues de ser así, requerirá de un apoyo designado judicialmente que lo represente para ciertos actos.
Notaripedia la Enciclopedia Notarial- Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis.
“Ley 1996 de 2019. Un cambio de paradigma de la discapacidad en Colombia
El Congreso de Colombia aprobó la Ley 1996 de 2019 de fecha agosto 26 de 2019, «Por medio de la cual se establece el régimen para el ejercicio de la capacidad legal de las personas con discapacidad mayores de edad”.
La importancia de esta Ley radica en que incorpora un nuevo paradigma, es decir un nuevo modelo o enfoque que, en el tratamiento de las personas con discapacidad, haciendo prevalecer su autonomía en el ejercicio de los negocios jurídicos, aspectos médicos, situaciones personales y situaciones familiares.
Las fuentes fundamentales sobre las cuales se cimienta la ley son de contenido universal como la Declaración Universal de Derechos Humanos de 1948; la Convención Americana sobre Derechos Humanos 1968; la Declaración de Derechos del Deficiente Mental de 1971 (Aprobada por la Asamblea General Naciones Unidas) la Convención Interamericana para la Eliminación de todas las Formas de Discriminación contra las personas con discapacidad de 1999 (organización de los Estados Americanos, aprobada mediante Ley 762 de 2002): La prevención y eliminación de todas las formas de discriminación contra las personas con discapacidad y propiciar su plena integración en la sociedad, esta convención concentra parte de su atención en la accesibilidad y la inclusión.”
Merece tratamiento aparte, por su cardinal importancia, la Convención sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad, en adelante CDPD. Adoptada por la Asamblea General de la Naciones Unidas el 13 diciembre de 2006. (La Convención se abrió a la firma el 30 de marzo de 2007 y entró en vigor el 3 de gro de 2008. Después de la firma de la Convención el Estado debe ratificar y pasa a ser un estado Parte que tiene la obligación jurídica de aplicar sus disposiciones). Posteriormente fue probada por nuestro ordenamiento interno mediante Ley 1346 de 2009. Esta Convención concretamente es la fuente inspiración de la Ley 1996; especialmente los artículos 2, 5 y 12 que constituyen la columna vertebral la dicha ley: La persona con discapacidad primero como sujeto, la persona con discapacidad incluyente dentro del contexto social y la persona con todos los derechos.”[44]
¿Cómo puede una persona con discapacidad ejercer su derecho a expresar su voluntad? y
¿Qué debe hacer para que esa decisión sea respetada en la celebración de actos jurídicos? (interrogantes del autor).
Ilustración ¿Cómo puede una persona con discapacidad ejercer su derecho a expresar su voluntad?- cuadro del autor.
Procedimiento.
Procedimiento para celebrar acuerdos de apoyo (información del cuadro extrada del artículo 2.2.4.5.2.4. de la Ley 1429 de 2020).
Ilustración Procedimiento para celebrar acuerdos de apoyo- Ley 1429 de 2020.
Minutas.
Minutas del acuerdo de apoyo.
Modelo de solicitud de acuerdo de apoyo ante notario.
Modelo de escritura pública de acuerdo de apoyo.
Modelo de escritura pública de decisión anticipada.
COMPETENCIAS ASIGNADAS A LOS NOTARIOS POR EL ARTÍCULO 617 DEL CÓDIGO GENERAL DEL PROCESO.
El Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012) adjudicó competencia notarial para algunos trámites su artículo 617, algunos de ellos ya los tenía asignado el notariado y otros se constituyen nuevas competencias.
De la autorización para enajenar bienes de los incapaces, sean estos mayores o menores de edad, de conformidad con el artículo 581 de este código.
Doctrinas.
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“DE LA AUTORIZACIÓN PARA ENAJENAR BIENES DE LOS INCAPACES
(…)
1. ANTECEDENTES
La incapacidad de ejercicio es una protección de los derechos de los menores y los demás incapaces en las relaciones jurídicas, proveyéndoles legislador de un representante legal, que puede ser el padre de familia, el tutor el curador, personas que suplen su inmadurez o sus dificultades cognoscitivas volitivas cuando se obligan en el tráfico jurídico, pero además, frente a algún actos, se ha considerado necesario hacer algunas exigencias adicionales con fin de brindar a menores y discapacitados mentales una protección adicional.
Por eso, en los actos jurídicos que implican la disposición o el gravamen bienes inmuebles del menor o los demás incapaces, desde la expedición mismas de la Ley 57 de 1887, que adoptó el Código Civil, se exige la previa obtención por el representante del incapaz de licencia judicial.”[45]
Procedimiento.
Procedimiento para la enajenación de bienes de incapaces (información del cuadro extraída del Decreto 1664 de 2015).
Ilustración Procedimiento para la enajenación de bienes de incapaces- Decreto 1664 de 2015.
Minutas.
Minuta de la autorización para vender bienes de un menor.
Modelo de solicitud para vender bienes de un menor.
Modelo de escritura pública autorizando la venta de bienes de un menor.
De la declaración de ausencia de que trata el artículo 583 de este código.
Doctrinas.
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“DE LA DECLARACIÓN DE AUSENCIA
(…)
El artículo 2.2.6.15.2.2.1 del Decreto 1664 de 2015, que adicionó el Decreto Reglamentario 1069 de 2015, señala que sin perjuicio de la competencia judicial. la declaración de mera ausencia de una persona que haya desaparecido de su domicilio, ignorándose su paradero podrá hacerse por escritura pública.”[46]
Procedimiento.
Procedimiento de la declaración de ausencia (información del cuadro extraída del Decreto 1664 de 2015).
Ilustración Procedimiento de la declaración de ausencia- Decreto 1664 de 2015.
Minutas.
Minuta de la declaración de ausencia.
Modelo de solicitud de declaración de ausencia.
Modelo de escritura pública de la declaración de ausencia.
Del inventario solemne de bienes propios de menores bajo patria potestad o mayores discapacitados, en caso de matrimonio, de declaración de unión marital de hecho o declaración de sociedad patrimonial de hecho de uno de los padres, así como de la declaración de inexistencia de bienes propios del menor o del mayor discapacitado cuando fuere el caso, de conformidad con lo establecido en los artículos 169 y 170 del Código Civil.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.10.1. Inventario de bienes de menores bajo patria potestad en caso de matrimonio o de unión libre de sus padres. Sin perjuicio de la competencia judicial, quien pretenda contraer matrimonio ante notario deberá presentar ante este, antes del matrimonio, un inventario solemne de los bienes pertenecientes a sus hijos menores, cuando esté administrándolos.
Igual obligación en relación con la confección y presentación del inventario mencionado ante notario tendrá quien pretenda conformar una unión libre de manera estable.
(Decreto 2817 de 2006, artículo 7, derogado por el decreto 1664 de 2015, artículo 2).”
“Artículo 2.2.6.10.2. La petición y sus anexos. El o los interesados presentarán la solicitud para obtener el inventario de bienes de los menores, ante el notario del círculo donde vaya o vayan a contraer matrimonio o conformar la unión libre de manera estable. Esta solicitud se entiende formulada bajo la gravedad del juramento, y contendrá lo siguiente:
a) Nombres, apellidos, documento de identidad, lugar de nacimiento, edad, ocupación y domicilio del interesado y nombre de los hijos menores;
b) Inventario de los bienes del menor que estén siendo administrados, con indicación de estos y descripción legal;
c) El nombre de la persona con quien contraerá nupcias, la fecha del matrimonio, su domicilio e identificación.
(Decreto 2817 de 2006, artículo 8, derogado por el decreto 1664 de 2015, artículo 2).”
“Artículo 2.2.6.10.3. Nombramiento del curador. Si la petición reúne los requisitos el notario solicitará al juez de familia del lugar, o quien haga sus veces, la designación de un curador y la fijación de sus honorarios.
En caso de que en el círculo notarial correspondiente no hubiese juez de familia o quien haga sus veces, el notario hará la solicitud al defensor de familia del lugar y en su defecto al personero.
Para la aceptación y discernimiento del cargo, el notario tendrá en cuenta lo establecido en el código civil y de procedimiento civil o las normas que lo modifiquen, sustituyan, adicionen o complementen.
(Decreto 2817 de 2006, artículo 9, derogado por el decreto 1664 de 2015, artículo 2).”
“Artículo 2.2.6.10.4. Inventario. El inventario deberá presentarlo el curador, ante el notario, de manera personal, por escrito y bajo la gravedad del juramento que se entenderá prestado por el hecho de la firma.
Una vez en firme el inventario, se procederá a la extensión y otorgamiento de la escritura pública.
(Decreto 2817 de 2006, artículo 10, derogado por el decreto 1664 de 2015, artículo 2).”
“Artículo 2.2.6.10.5. Vigencia del inventario. Si el matrimonio no se llevare a cabo dentro de los seis (6) meses siguientes a la autorización de la escritura pública del inventario solemne de bienes este deberá actualizarse. Esta actualización implica presentar una nueva solicitud de inventario.
(Decreto 2817 de 2006, artículo 11, derogado por el decreto 1664 de 2015, artículo 2).”
Doctrinas.
Notaripedia, la Enciclopedia Notarial -Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis.
“INVENTARIO SOLEMNE DE BIENES DE MENORES Y DE MAYORES DISCAPACITADOS
ANTE NOTARIO
El inventario de bienes de menores ante Notario constituye un avance importante en materia de traslado de la jurisdicción voluntaria, pues no sólo ayuda a la descongestión judicial, sino que permite que las partes íntimamente involucradas en estos trámites, ausentes por demás de sujeto procesal demandado, puedan satisfacer en breve término y a menores costos su aspiración de conformar un núcleo familiar nuevo, sin tanta injerencia y trabas por parte del Estado.
Esta facultad la ejercerán los notarios sin perjuicio de la competencia judicial. Quien pretenda contraer matrimonio ante Notario, deberá presentar ante éste, antes del matrimonio, un inventario solemne de los bienes pertenecientes a sus hijos menores, cuando esté administrándolos. Este traslado de competencias se dio primero a través de la Ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
El artículo 37 incorporó como nueva función de los notarios el inventario de bienes de menores que se encuentren bajo patria potestad cuando los padres estén administrándolos y quieran contraer matrimonio. Posteriormente, se puso en ejecución esta nueva función de los notarios con la reglamentación que se hizo de esta figura en el artículo 7º del Decreto 2817 de 2006 (este artículo quedó incorporado en el Decreto 1069 de 2015 como artículo 2.2.6.10.1)
Más tarde, el CGP en el artículo 617 estableció nuevas competencias a cargo los notarios, entre las cuales se encuentra en el numeral 3° la relacionada con el inventario solemne de bienes propios de menores bajo patria potestad o mayores discapacitados, en caso de matrimonio, de declaración de unión marital de hecho o declaración de sociedad patrimonial de hecho de uno de los padres, así como de la declaración de inexistencia de bienes propios del menor o del mayor discapacitado cuando fuere el caso, de conformidad con lo establecido en los artículos 169 y 170 del Código Civil, las cuales fueron reglamentadas a través del Decreto 1664 de 2015.”[47]
Procedimiento.
Procedimiento del inventario solemne de bienes de menores (información del cuadro extraída del Decreto 1664 de 2015).
Ilustración Procedimiento del inventario solemne de bienes propios de menores- Decreto 1664 de 2015.
Minutas.
Minuta del inventario solemne de bienes de menores.
Modelo de solicitud del inventario solemne de bienes propios de menores bajo la patria potestad o mayor discapacitado.
Modelo de escritura pública con inventario solemne de bienes propios de menores bajo la patria potestad o mayor discapacitado.
De la custodia del hijo menor o del mayor discapacitado y la regulación de visitas, de común acuerdo.
Doctrinas.
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“DE LA CUSTODIA DEL HIJO MENOS O DEL MAYOR
DISCAPACITADO Y LA REGULACIÓN DE VISITAS,
DE COMÚN ACUERDO
(…)
- CUSTODIA Y REGULACIÓN DE VISITAS
Sin perjuicio de la competencia judicial y de la notarial en materia conciliación extrajudicial en derecho, de común acuerdo y por escritura pública los padres de sus hijos menores o mayores incapaces podrán convenir la custodia y regulación de visitas de éstos.
Tratándose de mayores con discapacidad mental se adjuntará la copia auténtica del folio del Libro Varios donde conste la inscripción de la sentencia de interdicción y copia auténtica del registro civil de nacimiento (artículo 2.2.6.15.2.4.1).”[48]
Procedimiento.
Procedimiento de la custodia del hijo menor o mayor discapacitado (información del cuadro extraída del Decreto 1664 de 2015).
Ilustración Procedimiento de la custodia del hijo menor o mayor discapacitado- Decreto 1664 de 2015.
Minutas.
Minuta de la custodia del hijo mayor o menor discapacitado.
Modelo de solicitud de la custodia de hijo mayor o menos discapacitado y la regulación de visitas.
Modelo de escritura pública de la custodia del hijo mayor o menor discapacitado y la regulación de visitas.
De las declaraciones de constitución, disolución y liquidación de la sociedad patrimonial de hecho, y de la existencia y cesación de efectos civiles de la unión marital de hecho, entre compañeros permanentes, de común acuerdo.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.13.2.2.4. Disolución y liquidación de la sociedad conyugal y de la unión marital de hecho. La escritura de disolución y liquidación de la sociedad conyugal por causa distinta a la muerte de uno de los cónyuges, así como ja de las uniones maritales de hecho, cuando la sociedad patrimonial haya sido declarada por vía notarial, judicial o por conciliación, tomará como base para ja liquidación y cobro de los derechos notariales el patrimonio líquido, aplicando para tal efecto lo dispuesto en el artículo 2.2.6.13.2.1.1., literal c) del presente decreto, así: cuando dicha cuantía no exceda de trescientos setenta y cinco coma trescientos cuarenta y un mil doscientos cuarenta y siete (375,341247) UVT, causará los derechos correspondientes a un acto sin cuantía.
A las sumas que excedan el valor antes señalado se les aplicará la tarifa única del tres punto cinco por mil (3.5×1.000).
(Modificado por el art. 10 del decreto 1885 de 2021).”
“Artículo 2.2.6.15.2.5.1. Declaración de existencia de la unión marital de hecho. La solicitud deberá formularse en forma conjunta por los interesados, e indicará:
1. La designación del notario a quien se dirija.
2. Nombre, identificación, edad, domicilio y residencia de los interesados.
3. La manifestación de común acuerdo de la existencia de la unión marital de hecho.
(Decreto 1664 de 2015, artículo 1).”
Procedimiento.
Procedimiento de la sociedad patrimonial de hecho (información del cuadro extraída del Decreto 1664 de 2015).
Ilustración Procedimiento de la sociedad patrimonial de hecho- Decreto 1664 de 2015.
Minutas.
Minutas de la sociedad patrimonial de hecho.
Modelo de solicitud de la declaración y disolución de la unión marital de hecho y de la sociedad patrimonial de hecho entre compañeros permanentes de mutuo acuerdo.
Modelo de escritura pública de la declaración y disolución de la unión marital de hecho y de la sociedad patrimonial de hecho entre compañeros permanentes de mutuo acuerdo.
Modelo de escritura pública de unión marital de hecho y de la sociedad patrimonial de hecho entre compañeros permanentes.
Modelo de escritura pública disolución de unión marital de hecho y de la sociedad patrimonial de hecho entre compañeros permanentes.
De la declaración de bienes de la sociedad patrimonial no declarada, ni liquidada que ingresan a la sociedad conyugal.
Decreto 1664 de 2015.
“Artículo 2.2.6.15.2.6.1. Declaración de bienes de la sociedad patrimonial que ingresan a la sociedad conyugal. Quienes tengan entre sí unión marital de hecho y sociedad patrimonial no declarada ni liquidada y pretendan celebrar matrimonio, podrán declarar, por escritura pública, que han tenido unión marital de hecho y sociedad patrimonial entre ellos y que es su voluntad que los bienes integrantes de esta sociedad ingresen a la sociedad conyugal que surge por el hecho del matrimonio.
Los declarantes relacionarán e identificarán todos los bienes habidos en la sociedad patrimonial para que hagan parte de la sociedad conyugal.”
Doctrinas.
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“DE LA DECLARACIÓN DE BIENES DE LA SOCIEDAD
PATRIMONIAL DE HECHO NO DECLARADA NI LIQUIDADA
QUE INGRESAN A LA SOCIEDAD CONYUGAL
(…)
- DECLARACIÓN DE BIENES DE LA SOCIEDAD PATRIMONIAL QUE INGRESAN A LA SOCIEDAD CONYUGAL
Quienes tengan entre sí unión marital de hecho y sociedad patrimonial no declarada ni liquidada y pretendan celebrar matrimonio, podrán declarar, por escritura pública, que han tenido unión marital de hecho y sociedad patrimonial entre ellos y que es su voluntad que los bienes integrantes de esta sociedad ingresen a la sociedad conyugal que surge por el hecho del matrimonio.
Los declarantes relacionarán e identificarán todos los bienes habidos en la sociedad patrimonial para que hagan parte de la sociedad conyugal.
Estimo que nada impide que los cónyuges, antiguos integrantes de la unión marital, puedan hacer esta declaración después de haber contraído nupcias entre ellos, procediendo a puedan declarar y liquidar la sociedad patrimonial que nació en el pasado.”[49]
Procedimiento.
Procedimiento de la declaración de bienes de la sociedad patrimonial (información del cuadro extraída del Decreto 1664 de 2015).
Ilustración Procedimiento de la declaración de bienes de la sociedad patrimonial- Decreto 1664 de 2015.
Minutas.
Minutas de la declaración de bienes de la sociedad patrimonial.
Modelo de solicitud de la declaración de bienes de la sociedad patrimonial no declarada, ni liquidada que ingresan a la sociedad conyugal.
Modelo de escritura pública de la declaración de bienes de la sociedad patrimonial no declarada, ni liquidada que ingresan a la sociedad conyugal.
De la cancelación de hipotecas en mayor extensión, en los casos de subrogación.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.15.2.7.1. Cancelación de hipoteca en mayor extensión, en los casos de subrogación. Cuando existiere un gravamen hipotecario sobre el inmueble de mayor extensión que se sometió al régimen de propiedad horizontal, el propietario inicial deberá solicitar el levantamiento del gravamen, en la proporción que afecte a la unidad privada.
La cancelación de la hipoteca de mayor extensión podrá realizarse dentro del mismo acto jurídico de transferencia de dominio de la unidad privada, o en solicitud independiente.
(Decreto 1664 de 2015, artículo 1).”
Procedimiento.
Procedimiento de la cancelación de hipoteca en mayor extensión (información del cuadro extraída del Decreto 1664 de 2015).
Ilustración Procedimiento de la cancelación de hipoteca en mayor extensión- Decreto 1664 de 2015.
De la solicitud de copias sustitutivas de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.15.2.8.1. De la solicitud de copia sustitutiva de la primera que presta mérito ejecutivo. Quien tenga un interés legítimo, ya sea por haber sido parte en la relación jurídica o su beneficiario podrá solicitar copias sustitutivas de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo extraviadas, perdidas, hurtadas o destruidas, previos el trámite reglamentado en este capítulo.
(Decreto 1664 de 2015, artículo 1).”
Procedimiento.
Procedimiento de la solicitud de copia sustitutiva (información del cuadro extraída del Decreto 1664 de 2015).
Ilustración Procedimiento de solicitud de copia sustitutiva- Decreto 1664 de 2015.
Minutas.
Minutas de la solicitud de copia sustitutiva.
Modelo de solicitud de copia sustitutiva que presta merito ejecutivo.
Modelo de escritura pública de copia sustitutiva que presta merito ejecutivo.
De las correcciones de errores en los registros civiles.
Decreto Ley 1260 de 1970.
“Artículo 91. notas para corrección de errores. artículo modificado por el artículo 4o. Del decreto 999 de 1988. El nuevo texto es el siguiente: Una vez realizada la inscripción del estado civil, el funcionario encargado del registro, a solicitud escrita del interesado, corregirá los errores mecanográficos, ortográficos y aquellos que se establezcan con la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio, mediante la apertura de uno nuevo donde se consignarán los datos correctos. Los folios llevarán notas de recíproca referencia. Los errores en la inscripción, diferentes a los señalados en el inciso anterior, se corregirán por escritura pública en la que expresará el otorgante las razones de la corrección y protocolizará los documentos que la fundamenten. Una vez autorizada la escritura, se procederá a la sustitución del folio correspondiente. En el nuevo se consignarán los datos correctos y en los dos se colocarán notas de referencia recíproca.
Las correcciones a que se refiere el presente artículo se efectuarán con el fin de ajustar la inscripción a la realidad y no para alterar el estado civil.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.12.4.3. Alcance de la corrección. La corrección del componente sexo en el registro civil de nacimiento podrá consistir en la inscripción del sexo masculino (m) o femenino (f).
El número único de identificación personal (NUIP) no se modificará con la corrección del componente sexo en el registro civil. En el caso de las cédulas otorgadas con anterioridad a marzo del año 2000, se realizará la cancelación del cupo numérico a fin de que sea asignado un número único de identificación personal (NUIP) de diez (10) dígitos.
(Decreto 1227 de 2015, artículo 1).”
Procedimiento.
Procedimiento de la corrección de errores en los registros civiles (información del cuadro extraída del Decreto 1664 de 2015).
Ilustración Procedimiento de la corrección de errores en los registros civiles- Decreto 1664 de 2015.
Minutas.
Minuta de la corrección de registro civil.
Modelo de solicitud de corrección de registro civil.
Modelo de escritura pública de corrección de registro civil.
De la cancelación y sustitución voluntaria del patrimonio de familia inembargable.
Decreto 2817 de 2006.
“Artículo 1°. Constitución del patrimonio de familia inembargable. Sin perjuicio de la competencia judicial, el padre, la madre, los dos o un tercero podrán constituir de manera voluntaria ante el Notario del círculo donde se encuentre ubicado el predio objeto de la limitación, por Escritura Pública, patrimonio de familia inembargable, conforme a los siguientes requisitos:
a) Que el inmueble que se afecta sea, al momento de la solicitud, de propiedad del constituyente, y no lo posea con otra persona proindiviso;
b) Que su valor catastral no sea superior a 250 salarios mínimos mensuales legales vigentes; que no esté gravado con censo o anticresis, ni con hipoteca, salvo que esta última se haya constituido para la adquisición del inmueble;
c) Que no esté gravado con censo o anticresis, ni con hipoteca;
d) Que se encuentre libre de embargo.
Parágrafo. El patrimonio de familia de que trata este decreto es el de carácter voluntario regulado por la Ley 70 de 1931, modificada por la Ley 495 de 1999. Quedan excluidos de esta reglamentación los patrimonios de familia de carácter obligatorio consagrados en las normas sobre vivienda de interés social, a los que se refieren la Ley 91 de 1936 y los artículos 60 de la Ley 9ª de 1989 y 38 de la Ley 3ª de 1991, y facultativos de que tratan el artículo 22 de la Ley 546 de 1999 y la Ley 861 de 2003, patrimonios que continuarán constituyéndose ante Notario en los términos previstos en las leyes citadas.”
“Artículo 2°. Inembargabilidad. El patrimonio de familia es inembargable.”
“Artículo 3°. Beneficiarios. El patrimonio de familia puede constituirse a favor:
a) De una familia compuesta por un hombre y una mujer mediante matrimonio o por compañero y compañera permanente y sus hijos menores, o los que llegaren a tener;
b) De una familia compuesta únicamente por un hombre y una mujer, y
c) De un menor de edad, o de dos o más que estén entre sí dentro del segundo grado de consanguinidad legítima o extramatrimonial, con los constituyentes.”
Instrucción administrativa No. 20 de 2006 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“El Decreto 2817 de 2006 faculta a los notarios para autorizar escrituras públicas de constitución voluntaria de patrimonio de familia inembargable. Señalan los requisitos que deben cumplirse para tal efecto entre los cuales cabe destacar que el competente es el notario del círculo donde se encuentra ubicado el inmueble objeto de la limitación, que tal inmueble no se posea con otra persona en proindiviso y que no esté gravado con censo, anticresis ni con hipoteca.
También se establece a favor de quienes puede constituirse el patrimonio; dispone qué elementos debe contener la petición y cuáles sus anexos.
Es pertinente destacar que dentro de la petición se hará manifestación sobre la existencia o no de acreedores que pueden verse afectados por la constitución de la limitación.
Además, se señala el procedimiento que debe seguirse por parte del notario una vez la petición llene las exigencias señaladas.
El notario dispondrá el emplazamiento por medio de edicto por el término de quince (15) días, en lugar visible de la notaría, así como la publicación por una vez y dentro del mismo periodo, en un periódico de amplia circulación.
Una vez desfijado el edicto, si hay oposición de uno o más acreedores, y no se obtuviere consentimiento de su parte, para la constitución del patrimonio, se dejará constancia en un acta y sedará por terminada la actuación. Si no se presenta oposición o se supera esta, se procederá a la extensión y otorgamiento de la escritura pública. La misma causará por concepto de derechos notariales la tarifa fijada para los actos sin cuantía.”
Instrucción administrativa No. 19 de 2004 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“El patrimonio de familia no puede constituirse sino sobre el dominio pleno de la mujer. Es decir, no se posee con otra persona proindiviso. (Artículo 3°, Ley 70 de 193 La constitución sobre el dominio pleno de un inmueble, es decir cuya propiedad no se posea en proindiviso, está prevista por el artículo 1° de la Ley 861 de 2003. Al patrimonio familiar inembargable el único bien inmueble urbano o rural perteneciente a la mujer cabeza de familia. Esto significa que no es procedente su constitución proindiviso, por cuanto contraviene norma expresa.”
Doctrinas.
Aspectos generales del patrimonio de familia (información del cuadro extraída del libro Procedimiento Notarial y Registral del autor Nicolas Vargas Otalora).
Ilustración 40 Aspectos generales del patrimonio de familia- información extraída del libro Procedimiento Notarial y Registral.
Notaripedia la Enciclopedia Notarial- Tomo II- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis.
“PATRIMONIO
PATRIMONIO DE FAMILIA
Es el acto por medio del cual se afecta el derecho de propiedad en su atributo de disposición y que contiene, además, una limitación al dominio, con el fin de proteger el patrimonio de la familia y evitar que, mediante actos individuales, especialmente de los cónyuges, se deterioren o pongan en peligro los bienes que pertenecen a todos sus integrantes.
El patrimonio de familia, además, como una limitación al dominio y a la libertad dispositiva, no puede ser objeto de embargos; no prosperan sobre él los gravámenes hipotecarios, los censos, las anticresis, Sin embargo, si la venta del bien se efectuó por una institución estatal, dicha entidad sí puede embargarlo o hipotecarlo.”[50]
Requisitos.
Requisitos de la cancelación de patrimonio de familia.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía de quienes figuran como propietarios.
- Registro civil de nacimiento autenticado de los hijos bien sean mayores de edad o menores.
- Escritura pública de la adquisición del inmueble.
- Certificado de tradición y libertad.
- En caso de que existan menores de edad, debe especificarse el motivo por el cual se desea hacer la cancelación del patrimonio de familia y presentar las pruebas suficientes que garanticen que el menor no quedará desprotegido.
- Autorización del Instituto Colombiano del Bienestar Familiar (I.C.B.F).
Procedimiento.
Procedimiento de la cancelación de patrimonio de familia (cuadro del autor).
Ilustración Procedimiento de la cancelación del patrimonio de familia- cuadro del autor.
Minutas.
Minutas de la constitución y cancelación de patrimonio de familia.
Modelo de solicitud de constitución de patrimonio de familia.
Modelo de solicitud de cancelación de patrimonio de familia.
Modelo de escritura pública de constitución de patrimonio de familia con hijos.
Modelo de escritura pública de constitución de patrimonio de familia sin hijos.
Modelo de escritura pública de cancelación de patrimonio con hijos.
Modelo de escritura pública de cancelación de patrimonio sin hijos.
Parágrafo. Cuando en estos asuntos surjan controversias o existan oposiciones, el trámite se remitirá al juez competente.
PRINCIPIO DE LA ROGACIÓN DEL SERVICIO.
ARTÍCULO 4.
Los Notarios sólo procederán a ejercer sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegir libremente el Notario ante quien deseen acudir.
Normas concordantes.
N.C DEL REPARTO NOTARIAL.
Circular No. 218 de 2023 de la Superintendente Delegada para el Notariado.
“PRECISIONES SOBRE EL TRÁMITE DE REPARTO NOTARÍAL.
La Superintendencia Delegada para el Notariado tiene a su cargo, entre otras funciones, la orientación sobre la aplicación de las normas que rigen la actuación notarial, como se señala en el numeral 7 del artículo 24 del Decreto 2723 de 2014, modificado por el artículo 6 del Decreto 1554 de 2022. En ese sentido, y conforme a la posición asumida el 14 de febrero de 2018 en el Comité de Unificación de Criterios Jurídicos de la Superintendencia de Notariado y Registro, es preciso manifestar que la circular tiene por objeto dar a conocer el concepto de la Entidad respecto de uno o varios asuntos específicos, y que, sin plantear decisiones concretas, tienen el carácter de abstractas y obligatorias. Al respecto, el Consejo de Estado ha manifestado que las mismas son “simples pronunciamientos de la administración, con el fin de cumplir sus deberes de orientación, coordinación o control.
En ese orden de ideas, es preciso recalcar que el artículo 16 de la Resolución 1578 de 2023 consagra lo pertinente con los actos notariales derivados de aquellos sometidos previamente al trámite de reparto notarial, estableciendo lo siguiente:
“Las escrituras públicas de aclaración, modificación o adición de una escritura pública previamente sometida a reparto, las que se deriven de los actos escriturarios de constitución de régimen de propiedad horizontal, los gravámenes y la transferencia de inmuebles ya repartidos, deberán ser conocidas por la misma notaría a la que le correspondió el reparto del acto inicial.”
Conforme lo anterior, se aclara que las cancelaciones de hipotecas, cuyas constituciones fueron sometidas a reparto en su momento, no están supeditadas al mencionado trámite nuevamente, para lo cual deberán acudir a la notaría que conoció del acto inicial con la respectiva acta de reparto que asignó la constitución.
No obstante, en lo que respecta a las cancelaciones de hipotecas cuyas constituciones no se sometieron a reparto notarial, deberán someterse al respectivo trámite ante la Dirección de Administración Notarial, en los términos de la resolución por medio de la cual se estableció el mencionado procedimiento.”
(…)
“Finalmente, respetuosamente se solicita a las entidades obligadas al trámite de reparto notarial, tener cuidado en el diligenciamiento del formulario de solicitud, teniendo en cuenta el incremento exorbitante de solicitudes de corrección de actas de reparto.”
Resolución No. 14746 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Artículo 1. El reparto. El reparto notarial es un procedimiento administrativo, a través del cual, en los casos dispuestos por la ley, se reparten aquellos actos que deban celebrarse por escritura pública entre las notarías de aquellos círculos que cuenten con más de una notaría. El reparto puede ser ordinario o especial.”
“Artículo 2. Administración del reparto. La administración general del reparto estará a cargo de la dirección de administración notarial y se llevará a cabo por los medios y la forma que la superintendencia de notariado y registro determine.”
“Artículo 3. Reparto notarial ordinario. Hay lugar al reparto notarial ordinario para aquellos actos que deban celebrarse por medio de escritura pública, y en los que intervenga por lo menos alguno de los siguientes otorgantes: Las entidades territoriales:
- La Nación, los Departamentos, los Distritos, los Municipios, las Áreas metropolitanas, etc.
- Sus organismos administrativos del sector central y descentralizado, territorial y por servicios. Entidades financieras del Estado que otorguen u otorgaron el crédito para la adquisición de vivienda.
- Empresas industriales y comerciales del Estado o las sociedades de economía mixta.
- Cualquier entidad que integre la estructura de la administración pública del orden nacional o territorial. Las demás entidades administrativas nacionales con personería jurídica que cree organicen o autorice la ley para que formen parte de la Rama Ejecutiva del Poder Público.
- Las demás entidades administrativas del orden territorial con personería jurídica que creen organicen o autoricen las Asambleas Departamentales y los Concejos Municipales o Distritales.
- Los demás que determine la Ley También hace parte del reparto notarial ordinario las solicitudes de declaración de posesión regular ante notario a que se refiere la Ley 1183 de 2008.
PARÁGRAFO 1°. La obligatoriedad del reparto se consagra para las entidades de que trata el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 y los demás casos que determine la Ley, sin que sea potestativa la aplicación del principio de rogación.
PARÁGRAFO 2°. Las minutas de escrituras públicas que versen sobre inmuebles en el que intervengan alguna de las entidades mencionadas en el presente artículo, se deberán tramitar en el lugar de ubicación del inmueble. Si en el círculo hay más de una notaría, deberá someterse al trámite de reparto notarial.
PARÁGRAFO 3°. Tratándose de donaciones en las que intervenga alguna entidad sometida a reparto, éste se efectuará entre las notarías del círculo notarial correspondiente al domicilio del donante. Si hubiere varios donantes y estuvieren domiciliados en diferentes municipios, se someterá a reparto en el círculo en que haya un mayor número de notarías. Tratándose de círculos con igual número de notarías, los interesados podrán escoger el círculo notarial de uno de los donantes a prevención.”
Circular No. 658 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Puesta en marcha del módulo de Reparto Notarial a través del Sistema integrado de Servicios y Gestión.
Es así como, la Entidad desarrollo el módulo de «Reparto Notarial» dentro del Sistema integrado de Servicios y gestión (SISG), el cual fue diseñado en los términos de la Resoluci6n 14746 del 14 de diciembre de 2022 con miras a garantizar equidad frente a los notarios de aquellos círculos en que exista más de una notaría a través de un, mecanismo aleatorio eliminatorio.”
N.C. PRINCIPIO DE ROGACIÓN DEL SERVICIO.
Instrucción administrativa No. 04 de 2018 de Superintendencia de Notariado y Registro.
“En ejercicio de las facultades conferidas en el numeral 19 del artículo 13 del Decreto 2723 de 2014, y con el fin de adoptar medidas que aseguren la eficiente prestación del servicio público notarial, es necesario enfatizar sobre el rechazo de prácticas que resulten contrarias a los principios que orientan la función fedante. Siendo necesario reiterar la importancia de garantizar la facultad de rogación o libre escogencia, que recae en cabeza de los particulares, esto es, el derecho que tienen a elegir de manera libre y voluntaria el notario ante el cual elevar la solicitud para acceder a la prestación del servicio”.
“Lo anterior, en consideración a la práctica indebida que se viene generalizando en los actos en los cuales intervienen entidades de crédito, bancarias y financieras, que prevalidos de su posición dominante pretenden imponer una notaría determinada para el otorgamiento de escrituras públicas; cuando ello, conlleva a un claro desconocimiento del libre ejercicio de escogencia contenido en el artículo 4 del Decreto Ley 960 de 1970 y 2,2.6.1.1.2 del Decreto 1069 de 2015. Eh tal orden, señores notarios es preciso observar la orientación dada en esta instrucción y encaminar su gestión a garantizar a los usuarios el libre ejercicio del derecho de rogación y libre escogencia, a efectos de no incurrir en la falta contenida en el numeral 3° del artículo 62 de la Ley 734 de 2002”.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.1.2 Ejercicio de funciones. El notario ejercerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado para el reparto.”
Concepto No. 10227 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“¿Si dentro de las facultades del asesor jurídico de una Notaria como empleado de la misma y en ejercicio de la profesión, puede recibir poder de usuarios, adelantar, tramitar y firmar actos propios que se lleven en la notaría para la cual el presta sus servicios? 2. ¿O si lo puede hacer en otras notarias y no lo puede hacer en la Notaria a la cual se encuentra vinculado? 3. ¿O si lo puede hacer en la Notaria donde se desempeña y no lo puede hacer en otras? Igualmente se sirva indicarme, así como el asesor jurídico y el secretario general, de una notaría siendo este segundo abogado puede ejercer la profesión, más exactamente ante los despachos judiciales y así mismo si es correcto a que a uno de estos funcionarios el Notario para quien trabaja les pueda otorgar poder para que lo representen en una acción judicial de su interés”
(…)
Artículo 118. “Bajo su responsabilidad el notario podrá crear los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de la oficina a su cargo, tendrá especial cuidado en la selección de los empleados, velará por su capacitación y por el buen desempeño de sus funciones y cumplirá las obligaciones que para con sus subalternos le señalan las normas legales”
(…)
“En conclusión, tanto el secretario como el asesor de una notaría no pueden adelantar procesos ni llevar negocios en la misma notaría donde laboran en donde tengan un interés personal por el hecho de existir una subordinación laboral directa con el notario, lo que llevaría a favorecer a la notaría, lo cual podría a su vez hacer que el notario incurra en una falta establecida en el numeral 4 del artículo 198 del Decreto 960 de 1970. El presente concepto se expide de acuerdo con el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo que en su inciso tercero contempla: “Las respuestas en estos casos no comprometerán la responsabilidad de las entidades que las atienden, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 2. El notario ejercerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado para el reparto.”
Jurisprudencias.
J.P. PRINCÍPIO DE ROGACION DEL SERVICIO.
Sentencia T-356 de 2018. Magistrada Sustanciadora: Gloria Stella Ortiz Delgado.
“Este principio se manifiesta en todo el procedimiento de registro e impone cargas a los peticionarios, relacionadas no sólo con la legitimación en la causa, sino con la determinación del tipo de actos que pueden ser inscritos, los requisitos formales que deben cumplir los documentos y las etapas del proceso registral”.
Sentencia T-044 de 1996. Magistrado Ponente: José Gregorio Hernández Galindo.
“La representación puede darse por el otorgamiento de un poder o en virtud de la agencia oficiosa, según el artículo 10 del decreto 2591/91 que dice. También se pueden agenciar derechos ajenos cuando el titular de estos no esté en condiciones de promover su propia defensa. Cuando tal circunstancia ocurra, deberá manifestarse en la solicitud.
La agencia oficiosa, desde luego, se encuentra fundamentada en la imposibilidad de defensa de la persona a cuyo nombre se actúe. El propósito radica en evitar que, por la sola falta de legitimación para actuar, en cuanto no se puede acreditar un interés directo, se sigan perpetrando los actos violatorios de los derechos fundamentales, prosiga a la omisión que los afecta, o se perfecciona la situación amenazante que pesa sobre ellos.”
Sentencia C-216 de 1994. Magistrado Ponente: Vladimiro Naranjo Mesa.
“La facultad de «rogación», en estricto sentido, se origina de un derecho de los particulares, y se expresa libremente, con el solo límite de no contrariar el orden jurídico. Es por ello por lo que el particular puede hacer todo aquello que no esté prohibido. Pretender que la Administración local tenga la facultad de escoger a su arbitrio la Notaría, equivale a darle un tratamiento jurídico desproporcionado a la naturaleza de la función pública, equiparándola en absoluto a la facultad de los particulares. Es así como el principio de la rogación sólo es aplicable a los usuarios particulares, al paso que las autoridades tienen la obligación de Reparto.”
Tribunal Superior de Distrito Judicial de Bogotá Sala Civil de Decisión-providencia del 24 septiembre de 1983.
“El otorgamiento de una escritura pública supone a las luces del decreto citado, un proceso, tal como lo definió la Corte en sentencia de 28 de septiembre de 1972 en los siguientes términos: «El proceso’ o gramaticalmente el conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno del perfeccionamiento de una escritura pública, ‘consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización’ (art. 13).
La recepción consiste en percibir las declaraciones que hacen ante el notario los interesados’; la extensión ‘es la versión escrita de lo declarado; el otorgamiento es ‘el asentamiento expreso que aquellos prestan al instrumento extendido; y la autorización es la fe que imprime el notario al instrumento ‘en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados’ (art. 14). De manera que la culminación del proceso es la autorización ósea la firma del notario, la cual no puede estamparse sino cuando los requisitos legales para el perfeccionamiento de la escritura pública estén totalmente cumplidos.
‘El notario autorizará el instrumento una vez cumplido todos los requisitos formales del caso y presentados los comprobantes pertinentes, suscribiéndola con su firma autógrafa en último lugar (art. 40)».
Sin embargo, la doctrina agrega otra fase situada cronológicamente anterior a las ya descritas, es decir, que el nacimiento de una escritura pública empieza por el fenómeno de lo que se denomina la petición o rogación o requerimiento que hacen las partes para obtener del notariado la prestación de sus servicios.”
Doctrinas.
D.C. PRINCIPIO DE ROGACIÓN DEL SERVICIO.
Estudios de Derecho Notarial- Año: 2011. Autores: Ocaris Úsuga Valera y Adriana Maria Úsuga Osorio.
“1. BREVE RESEÑA HISTORIA DEL NOTARIADO
(…)
10. PRINCIPIOS Y NORMAS GENERALES
SOBRE LA FUNCIÓN NOTARIAL
(…)
10.4. Principio de la Rogación
(…)
La rogatio es un principio que, a nuestra manera de ver, tiene vigencia actual en la normatividad solamente por razones históricas: se trata de reafirmar en la ley, el carácter de jurisdicción rogada en la cual tuvo su origen la institución notarial para distinguirla de la jurisdicción plena, a la que estuvo ligada y confundida por muchos siglos. – De allí que el artículo 3° del Reglamento Español disponga: «El Notariado, como órgano de jurisdicción voluntaria, no podrá nunca actuar sin previa rogación del sujeto interesado, excepto en los casos especiales legalmente fijados».”
(…)
“La rogación debe ser expresada y puede manifestarse en cualquier forma (verbal o escrita) y por cualquier medio (teléfono, fax), etc.; lo importante es que el requerimiento llegue al conocimiento del notario. Puede llegar a cristalizarse por medio de mensajero o nuncio, no necesariamente de apoderado.
Entre nosotros, la rogación es predocumental; no es necesario dejar constancia de ella en el instrumento, va implícita en la comparecencia y. dentro de las etapas de la escritura pública (recepción, extensión, otorgamiento y autorización).”[51]
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“LA NATURALEZA DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
1. LA NATURALEZA JURÍDICA DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
(…)
-
- LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO NOTARIAL ES ROGADA, ONEROSA Y PERMANENTE
La prestación del servicio notarial es rogada, onerosa y permanente, El notario sólo está autorizado para actuar a solicitud de las partes interesadas, lo que excluye la intervención oficiosa en la prestación de su ministerio. En efecto el artículo cuarto del estatuto del notariado dispone que los notarios sólo procederán a ejercer sus funciones a solicitud de los interesados quienes tienen derecho a elegir libremente al notario ante quien desean acudir.
Esta norma es reiterada por el artículo 2.2.6.1.1.2 del decreto 1069 del 2015 mediante el cual fue compilado el artículo segundo del decreto 2148 de 1983 que dispone “ejercicio de funciones”. El notario funciones a solicitud de los interesados y quienes tienen el derecho de elegir libremente salvo lo estipulado para el reparto.”[52]
Principio de libre escogencia del notario (comentario del autor).
El principio de la libre escogencia del notario tiene dos principales excepciones, a saber: 1. El reparto notarial y 2. La competencia notarial por mandato de la ley, como es el caso de la donación y la sucesión, entre otros, que corresponden al notario del domicilio del donante (Decreto 1712 de 1989, art. 1) y del último domicilio del causante (Decreto 1729 de 1989, art 1), respectivamente.
Principios Notariales (cuadro del autor).
Ilustración 42 Principios notariales- cuadro del autor.
D.C. HISTORIA DEL REPARTO NOTARIAL (cuadro del autor).
Ilustración Historia del reparto notarial- cuadro del autor.
Clases de reparto notarial (cuadro del autor).
Ilustración Clases de reparto notarial- cuadro del autor.
RETRIBUCIÓN DEL NOTARIO Y OBLIGATORIEDAD DEL SERVICIO.
ARTÍCULO 5.
En general, los servicios notariales serán retribuidos por las partes según la tarifa oficial y el Notario no podrá negarse a prestarlos sino en los casos expresamente previstos en la Ley.
Normas concordantes.
Resolución No. 00387 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Por la cual se actualizan las tarifas de los derechos por concepto del ejercicio de la función notarial.
Que en el artículo 218 del Decreto Ley 960 de 1970, se dispuso que le compete al Gobierno Nacional establecer las tarifas correspondientes a los derechos del servicio público notarial y revisables de manera periódica de acuerdo con el costo del servicio y la conveniencia pública.”
Circular No. 106 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Tarifa de cambio de nombre y corrección del registro civil de población indígena.
Desde esta Superintendencia se observa que en las resoluciones de tarifas expedidas desde 2016 hasta 2023 se ha replicado la versión original previo a su modificación del literal v) del artículo 2.2.6.13.2.9.1. del Decreto 1069 de 2015. Por ende, es indispensable orientar a los Notarios respecto de los actos de cambio de nombre y corrección en el Registro del Estado Civil de los integrantes de las comunidades indígenas.
Así las cosas, en aplicación a lo dispuesto por el literal v) del artículo 2.2.6.13.2.9.1. del Decreto 1069 de 2015, modificado por el artículo 1 del Decreto 304 de 2016, se orienta a los notarios del país en el sentido de que el otorgamiento de la escritura pública, la expedición de copias y todos los trámites necesarios para el cambio de nombre y para la corrección (como ocurre con ocasión del cambio en el componente sexo) y omisiones en el Registro del Estado Civil de integrantes de comunidades indígenas, son exentos.”
Resolución No. 02589 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Artículo 1. Modifíquese el literal v) del artículo 37 de la resolución 00387 del 23 de enero de 2023, el cual quedara así: “v) el otorgamiento de la escritura pública, la expedición de copias y demás trámites necesarios para el cambio de nombre y para la corrección de errores u omisiones en el registro del estado civil de miembros de comunidades indígenas”.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.7.1.1. Aplicación del estatuto notarial. Las normas referentes al pago de derechos notariales consagradas en el Decreto-Ley 0960 de 1970, se aplicarán a falta de estipulación diferente de los interesados.
En los actos en que concurran los particulares con la Nación, los departamentos, y los municipios, aquellos pagarán la totalidad de los derechos y no valdrá estipulación en contrario, salvo disposición legal.”
“Artículo 2.2.6.1.7.1.2. No autorización por falta de pago. Salvo las excepciones legales, los notarios podrán abstenerse de autorizar las escrituras o actuaciones en que hayan intervenido o de expedir copias de los documentos, hasta cuando reciban la totalidad de los derechos que les corresponden por la prestación de sus servicios.”
Decreto 2817 de 2006.
“Artículo 13. Tarifas. La Escritura Pública de constitución del patrimonio de familia inembargable causará por concepto de derechos notariales la tarifa fijada para los actos sin cuantía. La Escritura Pública del inventario solemne de bienes del menor causará derechos calculados sobre el valor de los bienes inventariados, y conforme a la regla establecida en el Decreto 1681 de 1996.”
Decreto 1326 de 2001.
“Artículo 1. La autorización por los notarios de las escrituras públicas que por su naturaleza o por disposición legal carezcan de cuantía o las de aquellas en que esta no se pudiere determinar, causará derechos por treinta mil pesos ($30.000) moneda corriente.”
Decreto 1681 de 1996.
“Artículo 2. De la protocolización. Artículo subrogado por el artículo 3 del Decreto 188 de 2013.”
“Artículo 3. Protocolización. “Los derechos notariales que causa la protocolización de documentos, se liquidarán teniendo en cuenta lo previsto en los ordinales a) y b) del artículo 2° de este decreto, según el caso”.
Parágrafo 1. Cuando la protocolización de un documento que se incorpore a la escritura pública, y no sea de la esencia del acto o contrato y este corresponda a la decisión voluntaria del otorgante se aplicará la tarifa de los actos sin cuantía por cada uno de ellos.
Parágrafo 2. La protocolización de los expedientes de los tribunales de arbitramento, en cumplimiento del artículo 159 del Decreto número 1818 de 1998, causará derechos notariales correspondientes a lo previsto en los ordinales a) y b) del artículo 2° de este decreto, según sea el caso.”
“Artículo 13. Testamento cerrado. La diligencia de apertura y publicación del testamento cerrado y la protocolización de lo actuado por el notario causará los derechos establecidos para los actos sin cuantía”.
Ley 29 de 1973.
“Artículo 2º. La remuneración de los Notarios la constituyen las sumas que reciban de los usuarios por la prestación de sus servicios, de acuerdo con las tarifas legales, y por subsidios que les fije el Fondo Nacional del Notariado o la Superintendencia de Notariado y Registro cuando fuere el caso.
Con esta remuneración los Notarios están obligados a costear y mantener el servicio.”
Jurisprudencias.
Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, en concepto emitido el 24 de octubre de 1996.
“De conformidad con el artículo 2. ° de la Ley 29 de 1973, la remuneración de los notarios está constituida por las sumas que reciban de los usuarios como contraprestación de los servicios notariales, los cuales en su tasación deben ceñirse a la tarifa oficial, y por los subsidios que fije el Fondo Nacional de Notariado [hoy Cuenta Especial de Notariado] o la Superintendencia de Notariado y Registro
Con los dineros recibidos por los notarios y en razón de los conceptos precitados se deben cubrir los costos y los gastos que demande la prestación del servicio a su cargo, esto es, les corresponde cubrir el pago de los empleados subalternos, y cuyos empleos son creados bajo su responsabilidad, así como la dotación y sostenimiento de las respectivas oficinas.
Los únicos aportes que en algunos casos reciben las notarías por parte del Gobierno Nacional, provienen del Fondo Nacional del Notariado [hoy de la Cuenta Especial de Notariado] o de la Superintendencia de Notariado y Registro, para mejorar las condiciones económicas de las notarías de ingresos insuficientes. No obstante, estos aportes pueden provenir de recaudos especiales adicionados a los cobrados con fundamento en la tarifa notarial común. Se tiene entonces que la remuneración de los notarios, así como el sostenimiento del servicio, se deduce de los recursos que perciban de los usuarios por concepto de los derechos notariales que autoriza la ley.
Ingresos públicos
Los ingresos públicos se clasifican en ordinarios y extraordinarios, según la regularidad con que ingresen al patrimonio público. Los primeros se conforman con las rentas de dominio público, las tasas, los ingresos parafiscales y los impuestos. Los segundos son los empréstitos, herencias y expropiaciones. La ley orgánica de presupuesto, por su parte, clasifica los ingresos corrientes en tributarios y no tributarios. Los tributarios, que corresponden a los impuestos, se subclasifican en directos e indirectos.
Los no tributarios comprenden las tasas y las multas (art. 27, Decreto Ley 111 de 1996).
El presupuesto de rentas comprende la estimación de los ingresos corrientes de la Nación, las contribuciones parafiscales cuando son administradas por un órgano que no hace parte del presupuesto, los fondos especiales, los recursos de capital y los ingresos de los establecimientos públicos del orden nacional. Y el presupuesto de gastos o ley de apropiaciones, incluye las destinadas para la rama judicial, la rama legislativa, la Fiscalía General de la Nación, la Procuraduría General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, la Contraloría General de la República, la Registraduría Nacional del Estado Civil, que incluye el Consejo Nacional Electoral, los ministerios, los departamentos administrativos, los establecimientos públicos y la Policía Nacional (art. 11, Decreto Ley 111 de 1996).
El artículo 29 ibidem, define las contribuciones parafiscales como a que los gravámenes establecidos con carácter obligatorio a cargo de un determinado y único grupo social y económico usuario de ciertos organismos públicos o semipúblicos, para asegurar su funcionamiento de manera autónoma.
Constituyen fondos especiales en el orden nacional, los ingresos definidos en la ley para la prestación de un servicio público específico y los pertenecientes a los fondos sin personería jurídica creados por la ley (art. 30 Ibidem).
Las tasas, se definen como aquellas remuneraciones a cargo de los particulares por determinados servicios que debe prestar el Estado, así la suma pagada no cubra el valor total del servicio prestado. También se entiende por tasa aquella contraprestación que exige el Estado como retribución de servicios, impuesta en su condición estatal propiamente dicha y no necesariamente como productor de bienes y servicios.
Dentro de esta definición cabe la retribución que reciben los notarios de los usuarios del servicio notarial. Que si bien no es prestado por el Estado, la tarifa de estos servicios se halla fijada por la ley.
Sin embargo, el Estatuto Orgánico del Presupuesto no se refiere a las notarías ni incorpora los valores recibidos
(…)
Conclusiones
Si bien los dineros que pagan los usuarios del servicio público notarial de acuerdo a las tarifas que fija el Estado como retribución a la función que ejercen los notarios, se identifican con la noción de tasa, entendida como la contraprestación que exige el Estado como estipendio de unos servicios, aun en algunos casos no prestados por este, tal retribución no constituye fondos públicos porque la ley no les otorga este carácter, ni ingresan al presupuesto nacional; y por consiguiente, no hacen parte de los bienes o fondos de la Nación.
Los recursos notariales tienen una destinación específica como es la de cubrir la remuneración profesional del notario y costear y mantener el servicio notarial, dejando la ley a la discrecionalidad del notario el manejo de tales recursos, lo cual se enmarca en la autonomía que le otorga la ley para el ejercicio de sus funciones (art. 8.°, Decreto Ley 960 de 1970).
La Sala responde:
1. Los ingresos de las notarías provenientes del ejercicio de la función pública, esto es, de la retribución que pagan los usuarios de acuerdo con las tarifas oficiales, no constituyen fondos públicos, porque la ley no les otorga este carácter ni ingresan al Presupuesto General de la Nación.
Los únicos recursos del Presupuesto Nacional que se destinan al servicio notarial son los que se apropian en el presupuesto del Fondo Nacional del Notariado hoy Cuenta Especial de Notariado], organismo que tiene por objeto mejorar las condiciones de los notarios de insuficientes ingresos, propender la capacitación de los mismos y la divulgación del derecho notarial. Los aportes del Gobierno
Nacional pueden cubrirse con recursos ordinarios del presupuesto o con recaudos especiales de la tarifa notarial. Por otra parte, el Fondo Notarial se mantiene con los aportes que deben hacer de sus ingresos los notarios del país en proporción al número de escrituras que se otorguen en los respectivos despachos (art. 11, Ley 29 de 1973).
2. Como la ley no otorga el carácter de fondos públicos a los recaudos que reciben los notarios por concepto de la tarifa notarial, sobre estos no ejerce vigilancia la Contraloría General de la República, dado que el control fiscal se cumple sobre la gestión de la administración y de particulares o entidades privadas que manejen o administren fondos o bienes de la Nación (arts. 267,268-4, Constitución Nacional).
En ejercicio de la autonomía funcional que la ley da a los notarios, estos gozan de discrecionalidad para manejar dichos recursos, los cuales están destinados a cubrir la remuneración del respectivo titular y a sufragar los costos y el mantenimiento del servicio (art. 8. ° del Decreto Ley 960 de 1970, y 2. °, 3.° y 4.° de la Ley 29 de 1973)”
FUNCIÓN DE REDACCIÓN Y CONTROL DE LEGALIDAD DEL ACTO.
ARTÍCULO 6.
Corresponde al Notario la redacción de los instrumentos en que se consignen las declaraciones emitidas ante él, sin perjuicio de que los interesados las presenten redactadas por ellos o sus asesores. En todo caso, el Notario velará por la legalidad de tales declaraciones y pondrá de presente las irregularidades que advierta, sin negar la autorización del instrumento en caso de insistencia de los interesados, salvo lo prevenido para la nulidad absoluta, dejando siempre en él constancia de lo ocurrido. (Aparte subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-093-98 del 18 de marzo de 1998, Magistrado Ponente Dr. Vladimiro Naranjo Mesa).
Normas concordantes.
Circular No. 167 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Es preciso recordar que el notario, en ejercicio del control de legalidad y de la responsabilidad en la forma que le corresponde, debe acatar las disposiciones que regulan la forma de los negocios que se sometan a su conocimiento, evitando que la omisión de tales formalidades pueda conducir a la declaración judicial de ineficacia o nulidad del instrumento y al consecuente juicio de responsabilidad civil, penal o disciplinario, en caso de probarse el dolo o la culpa en su actuación (artículo 195 ibidem).
En consonancia con ello, es necesario resaltar que, según lo previsto en el artículo 5 del Estatuto Notarial, el notario solo podrá negarse a prestar el servicio en los casos expresamente señalados en la Ley. Así, a modo de ejemplo, el artículo 3 del Decreto 2148 de 1983 compilado en el artículo 2.2.6.1.1.3 del Decreto 1069 de 2015 y el artículo 231 del Decreto Ley 960 de 1970, precisan que el notario puede negarse a prestar el servicio cuando advierta que el acto puede estar viciado de nulidad absoluta, o cuando no reciban la totalidad de los derechos que les corresponden por la prestación de sus servicios; ello sin perjuicio de las normas especiales que consagren otras causales expresas para la negación de la prestación del servicio público notarial.
De lo expuesto, se desprende que los notarios, y el personal vinculado a la Notaría, han de prestar el servicio de conformidad con la dignidad propia de los servidores del Estado, siguiendo los parámetros establecidos por el artículo 7 de la Ley 1437 de 2011 y demás normas concordantes, en cuanto a los deberes de las autoridades en la atención al público. Razón por la que deben tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con que tengan relación por razón del servicio, en los horarios autorizados por esta Superintendencia para tal efecto.
De conformidad con el artículo 6 del Decreto Ley 960 de 1970, al notario le corresponde redactar los instrumentos en los que se plasmen las declaraciones que ante él se emitan, sin perjuicio de que los interesados las presenten redactadas por ellos o sus asesores. En cualquier caso, al notario le corresponde ejercer el control de legalidad de los actos, negocios o actuaciones que sean presentados ante su despacho, con el propósito de evitar la declaración judicial de ineficacia o nulidad del instrumento.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.1.3 No autorización de actos. El notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley.
De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si éstos insistieren lo autorizará, dejando constancia de ello en el instrumento.”
“Artículo 2.2.6.1.1.7 Dependencias de la notaría. Las diversas dependencias de la notaría funcionarán conservando su unidad locativa salvo lo previsto en el artículo 2.2.6.12.1.3., de este título y tendrán las mejores condiciones posibles de presentación y comodidad. La vigilancia notarial velará por el estricto cumplimiento de esta disposición.”
Decreto 2400 de 1989.
“Artículo 11. Los defensores de menores o el personal municipal, según el caso, darán el visto bueno para la enajenación directa de inmuebles de los menores y demás incapaces, respectivamente, mediante oficio que se protocolizará con la correspondiente escritura. Prohíbase a los Notarios y Registradores de Instrumentos Públicos autorizar e inscribir escrituras, sin el cumplimiento de este requisito. Son competentes para dar el visto bueno los funcionarios del lugar del domicilio del incapaz. Y si estuviere domiciliado en el exterior, lo expedirá el del lugar de la ubicación del inmueble. Los defensores de menores o los personeros municipales decidirán y enviarán el oficio respectivo, dentro de los diez (10) días siguientes al recibo de la solicitud.”
Decreto 255 de 1973.
“Artículo 1. Los Notarios del País y los Cónsules en el extranjero no podrán autorizar escrituras mediante las cuales se traspase el dominio de inmuebles ubicados en el Archipiélago de San Andrés y Providencia a favor de personas naturales que no sean colombianas de nacimiento o de personas jurídicas extranjeras, sino cuando en el mismo instrumento se protocolice la prueba de que el inmueble que se traspasa salió del patrimonio nacional antes de la vigencia del Decreto 1415 de 1940.”
Decreto 2087 de 1973.
“Artículo 1. Para los efectos de los artículos 1 y 2 del Decreto-ley número 255 de 1973 son únicos medios admisibles de prueba de que los inmuebles ubicados en la Intendencia Especial de San Andrés y Providencia salieron del patrimonio nacional antes de la vigencia del Decreto número 1415 de 1940, los siguientes:
1° Titulo inscrito antes de la vigencia del Decreto número 1415 de 1940 en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de San Andrés y Providencia, o reinscrito como consecuencia de la destrucción de los archivos de esta en el incendio de 1965.
2° Sentencia judicial en firme e inscrita en la que se declare que el inmueble de que se trata salió del patrimonio nacional antes d la vigencia del Decreto número 1415 de 1940, por haberlo solicitado y probado el actor en juicio de pertenencia.”
“Artículo 2. Toda persona que se considere con derecho a hacer uso de los servicios profesionales gratuitos del Estado para ejercer cualquiera de las acciones judiciales a que se refieren los Decretos-leyes 255 y 256 de 1973, deberá solicitar su inscripción ante el respectivo abogado de pobres.”
Ley 66 de 1968.
“Artículo 23. Son anulables los siguientes actos celebrados por persona sometida al proceso de liquidación:
a) Los actos de disposición y administración sobre cualquiera especie o porción de sus bienes, después de ordenada la liquidación;
b) Los celebrados a título gratuito dentro del año anterior a la fecha de la providencia que ordena la liquidación;
c) Los celebrados por la persona natural dentro del año anterior a la providencia que dispone la liquidación, con su cónyuge o con parientes comprendidos dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad o con algún consorcio que no lo sea en compañía anónima;
d) Los actos de disposición y administración, celebrados dentro de los cuatro (4) años anteriores a la fecha de la providencia que dispone la liquidación, cuando se probare cualquier conveniencia entre las partes, consumada en menoscabo de la prenda general de los acreedores;
e) El pago de deudas no vencidas dentro del año anterior a la fecha de la providencia que ordena la liquidación;
f) Las daciones en pago y el otorgamiento de cauciones que no hayan sido aprobadas por el Superintendente Bancario;
g) Los contratos de arrendamiento por escritura pública.”
Código Civil.
“Artículo 1740. Concepto y clases de nulidad. Es nulo todo acto o contrato a que falta alguno de los requisitos que la ley prescribe para el valor del mismo acto o contrato según su especie y la calidad o estado de las partes.
La nulidad puede ser absoluta o relativa.
Artículo 1741. Nulidad absoluta y relativa. La nulidad producida por un objeto o causa ilícita, y la nulidad producida por la omisión de algún requisito o formalidad que las leyes prescriben para el valor de ciertos actos o contratos en consideración a la naturaleza de ellos, y no a la calidad o estado de las personas que los ejecutan o acuerdan, son nulidades absolutas.
Hay así misma nulidad absoluta en los actos y contratos de personas absolutamente incapaces.
Cualquiera otra especie de vicio produce nulidad relativa, y da derecho a la rescisión del acto o contrato.”
“Artículo 1504. Incapacidad absoluta y relativa. Artículo modificado por el artículo 57 de la Ley 1996 de 2019. El nuevo texto es el siguiente: Son absolutamente incapaces los impúberes. Sus actos no producen ni aún obligaciones naturales, y no admiten caución. Son también incapaces los menores púberes. Pero la incapacidad de estas personas no es absoluta y sus actos pueden tener valor en ciertas circunstancias y bajo ciertos respectos determinados por las leyes. Además de estas incapacidades hay otras particulares que consisten en la prohibición que la ley ha impuesto a ciertas personas para ejecutar ciertos actos.”
“Artículo 1519. Objeto ilícito. Hay un objeto ilícito en todo lo que contraviene al derecho público de la nación. Así, la promesa de someterse en la república a una jurisdicción no reconocida por las leyes de ella es nula por el vicio del objeto.”
“Artículo 1521. Enajenaciones con objeto ilícito. Hay un objeto ilícito en la enajenación:
1.) De las cosas que no están en el comercio.
2.) De los derechos o privilegios que no pueden transferirse a otra persona.
3.) De las cosas embargadas por decreto judicial, a menos que el juez lo autorice o el acreedor consienta en ello.
4.) Ordinal derogado por el artículo 698 del Código de Procedimiento Civil. (Artículo 698 derogado por el artículo 626 de la Ley 1564 de 2012, C.G del P.)”
“Artículo 1523. Objeto ilícito por contrato prohibido. Hay así mismo objeto ilícito en todo contrato prohibido por las leyes.”
“Artículo 1524. Causa de las obligaciones. No puede haber obligación sin una causa real y lícita; pero no es necesario expresarla. La pura liberalidad o beneficencia es causa suficiente.
Se entiende por causa el motivo que induce al acto o contrato; y por causa ilícita la prohibida por la ley, o contraria a las buenas costumbres o al orden público.
Así, la promesa de dar algo en pago de una deuda que no existe, carece de causa; y la promesa de dar algo en recompensa de un crimen o de un hecho inmoral, tiene una causa ilícita.”
“Artículo 1526. Invalidez legal. Los actos o contratos que la ley declara inválidos no dejarán de serlo por las cláusulas que en ellos se introduzcan y en que se renuncie a la acción de nulidad.”
Código de Comercio
“Artículo 12. Personas habilitadas e inhabilitadas para ejercer el comercio. Toda persona que según las leyes comunes tenga capacidad para contratar y obligarse, es hábil para ejercer el comercio; las que con arreglo a esas mismas leyes sean incapaces, son inhábiles para ejecutar actos comerciales.
El menor habilitado de edad puede ejercer libremente el comercio y enajenar o gravar, en desarrollo del mismo, toda clase de bienes.
Los menores no habilitados de edad que hayan cumplido 18 años y tengan peculio profesional, pueden ejercer el comercio y obligarse en desarrollo del mismo hasta concurrencia de dicho peculio.
Los menores adultos pueden, con autorización de sus representantes legales, ocuparse en actividades mercantiles en nombre o por cuenta de otras personas y bajo la dirección y responsabilidad de éstas.”
“Artículo 101. Validez del contrato de sociedad. Para que el contrato de sociedad sea válido respecto de cada uno de los asociados será necesario que de su parte haya capacidad legal y consentimiento exento de error esencial, fuerza o dolo, y que las obligaciones que contraigan tengan un objeto y una causa lícitos. Se entiende por error esencial el que versa sobre los móviles determinantes del acto o contrato, comunes o conocidos por las partes.”
“Artículo 103. Socios incapaces. Artículo subrogado por el artículo 2o. de la Ley 222 de 1995. El nuevo texto es el siguiente: Los incapaces no podrán ser socios de sociedades colectivas ni gestores de sociedades en comandita.
Aparte tachado INEXEQUIBLE En los demás casos, podrán ser socios, siempre que actúen por conducto de sus representantes o con su autorización, según el caso. Para el aporte de derechos reales sobre inmuebles, bastará el cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 111.”
“Artículo 104. Vicios en el contrato de sociedad-nulidades. Los vicios del contrato de sociedad o el defecto de los requisitos de fondo indicados en el artículo 101 afectarán únicamente la relación contractual u obligación del asociado en quien concurran.
La incapacidad relativa y los vicios del consentimiento sólo producirán nulidad relativa del contrato; la incapacidad absoluta y la ilicitud del objeto o de la causa producirán nulidad absoluta.
Habrá objeto ilícito cuando las prestaciones a que se obliguen los asociados o la empresa, o la actividad social, sean contrarias a la ley o al orden público. Habrá causa ilícita cuando los móviles que induzcan a la celebración del contrato contraríen la ley o el orden público y sean comunes o conocidos por todos los socios.”
“Artículo 105. Nulidad por objeto o causa ilícita en contrato de sociedad. La nulidad por ilicitud del objeto o de la causa podrá alegarse como acción o como excepción por cualquiera de los asociados o por cualquier tercero que tenga interés en ello.
Los terceros de buena fe podrán hacer efectivos sus derechos contra la sociedad, sin que a los asociados les sea admisible oponer la nulidad.
En el caso de nulidad proveniente de objeto o causa ilícitos los asociados no podrán pedir la restitución de sus aportes, y los bienes aportados por ellos, así como los beneficios que puedan corresponderles, serán entregados a la junta departamental de beneficencia del lugar del domicilio social o, a falta de ésta en dicho lugar, se entregarán a la junta que funcione en el lugar más próximo.
Los asociados y quienes actúen como administradores responderán ilimitada y solidariamente por el pasivo externo y por los perjuicios causados. Además, quedarán inhabilitados para ejercer el comercio por el término de diez años, desde la declaratoria de la nulidad absoluta.”
“Artículo 106. Nulidad insanable en contrato de sociedad. La nulidad proveniente de ilicitud del objeto o de la causa no podrá sanearse. No obstante, cuando la ilicitud provenga de una prohibición legal o de la existencia de un monopolio oficial, la abolición de la prohibición o del monopolio purgarán el contrato del vicio de nulidad.”
“Artículo 822. Aplicación del derecho civil. Los principios que gobiernan la formación de los actos y contratos y las obligaciones de derecho civil, sus efectos, interpretación, modo de extinguirse, anularse o rescindirse, serán aplicables a las obligaciones y negocios jurídicos mercantiles, a menos que la ley establezca otra cosa.
La prueba en derecho comercial se regirá por las reglas establecidas en el Código de Procedimiento Civil, salvo las reglas especiales establecidas en la ley.”
“Artículo 899. Nulidad absoluta. Será nulo absolutamente el negocio jurídico en los siguientes casos:
1) Cuando contraría una norma imperativa, salvo que la ley disponga otra cosa;
2) Cuando tenga {causa u objetos ilícitos}, y
3) Cuando se haya celebrado por persona absolutamente incapaz.”
“Artículo 900. Anulabilidad. Artículo CONDICIONALMENTE exequible Será anulable el negocio jurídico celebrado por persona relativamente incapaz y el que haya sido consentido por error, fuerza o dolo, conforme al Código Civil.
Esta acción sólo podrá ejercitarse por la persona en cuyo favor se haya establecido o por sus herederos, y prescribirá en el término de dos años, contados a partir de la fecha del negocio jurídico respectivo. Cuando la nulidad provenga de una incapacidad legal, se contará el bienio desde el día en que ésta haya cesado.
Artículo 906. Compraventas prohibidas. No podrán comprar directamente, ni por interpuesta persona, ni aún en pública subasta, las siguientes personas:
1) Los cónyuges no divorciados, ni el padre y el hijo de familia, entre sí;
5) Los administradores de los bienes de cualquier entidad o establecimiento público, respecto de los que les hayan sido confiados a su cuidado;
6) Los empleados públicos, respecto de los bienes que se vendan por su ministerio, y
7) Los funcionarios que ejerzan jurisdicción y los abogados, respecto de los bienes en cuyo litigio hayan intervenido y que se vendan a consecuencia del litigio.
Las ventas hechas en los casos contemplados en los ordinales 2o., 3o. y 4o. serán anulables; en los demás casos la nulidad será absoluta.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-637 de 2009. Magistrado Ponente: Mauricio González Cuervo.
“Respecto de la exigencia de veracidad de los documentos privados, no existe acuerdo en relación con el hecho de que los particulares deban decir siempre la verdad en sus documentos. No obstante, la Corte Suprema de Justicia considera que la exigencia de veracidad es posible en documentos privados cuando: (i) el deber de veracidad proviene de la ley, como ocurre en los casos en que la ley suele entregar a los particulares el deber de certificar hechos con fines probatorios, a efectos de generar confianza en la sociedad. Tal es el caso de médicos, revisores fiscales y administradores de sociedades, que deben dar fe de hechos de que tienen conocimiento; (ii) el documento tiene capacidad probatoria; (iii) el documento es utilizado con fines jurídicos; y (iv) el documento determine la extinción o modificación de una relación jurídica sustancial con perjuicio de un tercero”.
(…)
“Como quiera que el tipo que describe la falsedad documental del artículo 221 del C. P. no distingue entre las modalidades ideológica y material y puesto que una y otra son naturalística mente posibles, en cuanto se puede alterar físicamente el contenido de un documento privado con valor probatorio, lo mismo que consignar en él hechos que no corresponde a la verdad para demostrar lo que realmente no ocurrió, ha de concluirse que en tal tipo penal pueden subsumirse tanto la especie de falsedad documental material como aquella de carácter ideológico , siempre que en uno y otro casos el actor haga uso del documento así falsificado”.
Sentencia C- 093 de 1998. Magistrado Ponente: Vladimiro Naranjo Mesa.
<<Los particulares están obligados a decir la verdad en los documentos privados, pues no resulta suficiente la afirmación de la Corte Suprema de que, en algunas ocasiones, se impone a los particulares, de manera expresa o tácita, el deber de decir la verdad en ciertos documentos privados. “Cuando la ley, de manera expresa, impone la obligación de decir la verdad en ciertos documentos privados estamos frente a un verdadero tipo penal; pero cuando frente a determinados documentos, como por ejemplo la declaración de renta, la ley no exige consignar en ellos la verdad no ocurre lo mismo; luego no puede afirmarse que tácitamente se puedan imponer obligaciones”.>>
(…)
“El notario ejerce una competencia estrictamente documental ya que todos los actos en los que interviene deben constar por escrito, generalmente en la escritura pública o el acta notarial. Dicha competencia es eminentemente rogada y está regida por el principio de la autonomía de la voluntad y el mutuo acuerdo, lo cual evidencia la ausencia de poderes decisorios dentro de la función notarial.
En efecto, como se deriva de los artículos 13 y 14 del Decreto 960 de 1970, las partes acuden ante el notario para emitir sus declaraciones de voluntad con el fin de que las mismas produzcan determinados efectos jurídicos. Tales declaraciones son percibidas por el notario y posteriormente autorizadas, pero como actos de voluntad de los comparecientes. Este funcionario no produce decisión alguna, y su intervención se limita a prestar asesoría jurídico-técnica a las partes para que lo expresado ante él cumpla las características esenciales o naturales del negocio que han querido celebrar los otorgantes.
Al ser demanda la inconstitucionalidad del artículo sexto parcial del decreto 960 de 1970 y el artículo tercero parcial del decreto 2148 de 1983 dijo la corte en la sentencia antes mencionada, la función notarial implica la guarda de la fe pública la cual otorga la presunción de plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo que este exprese en relación con los hechos percibidos por él en ejercicio de sus funciones. La Constitución política de Colombia califica dicha actividad como un servicio público en el artículo 131 en el que se manifiesta que una de las modalidades de la aludida descentralización por colaboración, ya que la prestación de servicio y de las funciones inherentes a él ha sido encomendada de manera permanente a particulares.”
(…)
“Se parte del supuesto de que los contratantes podrían ocultar mediante la compraventa una donación irrevocable, o simular con su cónyuge tras la apariencia de un contrato de supuesta enajenación de bienes de su propiedad, en perjuicio de terceros, lo que es tanto como dar por preestablecida la falta de rectitud, lealtad y probidad de quien así contrata, es decir su mala fe, lo que resulta contrario a la norma constitucional consagrada en el artículo 83 de la Carta Política que, precisamente, dispone lo contrario cuando en ella se instituye como deber el proceder conforme a los postulados de la buena fe, sin que existan razones valederas para que pueda subsistir en la ley la presunción de que los contratantes, por ser casados entre sí actúan de mala fe, como igualmente tampoco resulta admisible la suposición implícita de que, en tal caso, los cónyuges dejan de lado el cumplimiento del mandato constitucional consagrado en el artículo 95, numeral 1 que impone como deberes de la persona y del ciudadano, entre otros, el de «respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios».
Doctrinas.
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“LA NATURALEZA DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
1. LA NATURALEZA JURÍDICA DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
(…)
-
- EL TRÁMITE NOTARIAL NO ES DE NATURALEZA PROCESAL
El artículo 6° del Decreto 960 de 1970 ordena al notario velar por la legalidad de las declaraciones emitidas por los interesados en las escrituras públicas, y pondrá de precedente de las irregularidades que advierta sin negar la autorización del instrumento en caso de insistencia de los interesados, salvo lo prevenido para la unidad absoluta dejando siempre en constancia de lo ocurrido. Este artículo fue reglamentado por el artículo 3° del Decreto 2148 de 1983, compilado por al art. 2.2.6.1.1.3 del Decreto Reglamentario 1069 de 2015, cuyo tenor es el siguiente:
No autorización de actos. El notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley. De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si estos insistieren lo autorizará dejando constancia de ello en el instrumento.”[53]
SERVICIO DEL DERECHO Y CONCILIACIÓN.
ARTÍCULO 7.
El Notario está al servicio del derecho y no de ninguna de las partes, prestará su asesoría y consejo a todos los otorgantes en actitud conciliatoria.
Jurisprudencias.
Sentencia C-863 de 2012. Magistrado Ponente: Luis Enersto Vargas Silva.
“Comoquiera que el notario ejerce una función pública, se le impone el deber de neutralidad en sus actuaciones: “[…] El notario ejerce una función pública y, si bien por ello, no se coloca en la condición de funcionario público, debe aceptarse que por esa circunstancia adquiere un compromiso especial con el Estado y la sociedad que es el de obrar con absoluta imparcialidad, en el ejercicio de sus funciones, y que, a no dudarlo, se verá comprometida con la intervención en política en apoyo de sus convicciones partidistas. Por eso es que se considera que la prohibición de participar en el debate político, es, para quien detenta la calidad de funcionario público, como para quien ejerce una función pública que atribuya autoridad, una condición necesaria de la neutralidad en el desempeño de sus funciones”.
(…)
“Si técnicamente no es válido sostener que los notarios son empleados del Estado, no cabe duda de que, objetivamente su situación ofrece evidentes similitudes con éstos, como que también cumplen funciones de interés general y carácter público, ejercen por razón de ello autoridad y están obligados, por lo mismo, a evitar que el ejercicio de cualquier otra función distinta a las que desempeñan, pueda comprometer el interés superior que éstas representan”
AUTONOMÍA DEL NOTARIO.
ARTÍCULO 8.
Los Notarios son autónomos en el ejercicio de sus funciones, y responsables conforme a la Ley.
Normas concordantes.
Circular No. 167 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Lineamiento o tratamiento que deben adoptar los notarios frente a la normatividad aplicable a cada asunto, todo en miras de fortalecer la prestación del servicio notarial. Atendiendo los despachos notariales, en el ejercicio de la autonomía prevista en el artículo 8 del Decreto Ley 960 de 1970, pueden establecer los canales de comunicación que estimen pertinentes y que sean apropiados para velar por un servicio público notarial de calidad. En consecuencia, estos canales deben ser puestos en conocimiento de los usuarios del servicio y atendidos con la diligencia y prontitud que correspondan, en aras de poder llevar a cabo el deber de asesoría que está en cabeza de los notarios, de conformidad con lo señalado en el Estatuto del Notariado”.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.6.1.1. Autonomía en el ejercicio del cargo. La autonomía del notario en el ejercicio de su función implica que dentro del marco de sus atribuciones interpreta la ley de acuerdo con las reglas establecidas en el Código Civil y no depende de un superior jerárquico que le revise sus actuaciones para reformarlas, confirmarlas o revocarlas, sino que actúa bajo su personal responsabilidad.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 116. La autonomía del notario en el ejercicio de su función implica que dentro del marco de sus atribuciones interpreta la ley de acuerdo con las reglas establecidas en el Código Civil y no depende de un superior jerárquico que le revise sus actuaciones para reformarlas, confirmarlas o revocarlas, sino que actúa bajo su personal responsabilidad.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-029 de 2019. Magistrado Ponente: Alberto Rojas Ríos.
“No cabe duda de que el notario cumple, en desarrollo de sus actividades, funciones administrativas que aparejan potestades, que le han sido atribuidas por la ley. Ese poder o autoridad se traduce en una supremacía de su operador sobre quienes están dentro de un ámbito de actuación que le ha sido delimitado por la ley, de manera que éstos quedan vinculados jurídicamente con aquél dentro de una relación de subordinación, para el ejercicio de sus derechos o la realización de las actividades que supone la prestación de un servicio.”
Doctrinas.
Estatuto del Notariado Colombiano-Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela.
“Nota
AUTONOMÍA
El concepto de la autonomía del notario en el ejercicio de su función debe conciliarse con la atribución de orientación jurídica que la ley confiere a la Superintendencia de Notariado y Registro.
En efecto, el artículo 12, numeral 3, del Decreto 2163 2011, que reestructuró la Superintendencia de Notariado y Registro, establece: «Son funciones de la Superintendencia de Notariado y Registro:
[…] 3) Instruir a los notarios y registradores de instrumentos públicos, sobre la aplicación de las normas que regulan su actividad».
Y el artículo 11 del mismo decreto, en su numeral 9, expresa: «Oficina Jurídica. Son funciones de la Oficina Jurídica las siguientes: […] Preparar instrucciones y directrices sobre materias jurídicas y aplicación de normas para ser impartidas a los notarios y registradores».
Por su parte, el artículo 62 de la Ley 734 de febrero 5 de 2002 (Código Disciplinario Único), en su numeral 3, establece:
Es deber de los notarios no desatender las recomendaciones e instrucciones de la Superintendencia de Notariado y Registro, en lo relacionado con el desempeño de la función notarial y prestación del servicio, contenidas en los actos administrativos dictados dentro de la órbita de su competencia.
El Decreto 960 de 1970 fija en su numeral 13:
“Son conductas del notario, que atentan contra la majestad, dignidad y eficacia del servicio notarial, y que acarrean sanción disciplinaria: […] La renuencia a cumplir las orientaciones que la vigilancia notarial imparta dentro del ámbito de sus atribuciones, en lo relacionado con la prestación del servicio.”
Y el artículo 60 de la misma obra expresa:
«Faltas de los notarios. Constituye falta disciplinaria grave y por lo tanto da lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente, el incumplimiento de los deberes, el abuso o extralimitación de los derechos y funciones».
De todas maneras, creemos nosotros, se debe respetar al notario la autonomía que la ley le concede, la cual lleva consigo la potestad de interpretar sin necesidad de consulta alguna, la ley que debe aplicar y el alcance de la que aplica, conforme a las normas sobre interpretación de la ley, la jurisprudencia y la doctrina. Es en esta forma como puede entenderse que el notario sea el principal responsable de los daños que se le ocasionaren a los usuarios con ocasión del servicio, tal como lo expresa el Decreto 2148 de 1983 en su artículo 116 (hoy Decreto 1069 de 2015, artículo 2.2.6.1.6.1.1) cuyo texto se trascribió atrás. Esto dejando de lado la responsabilidad civil del Estado por falla en el servicio notarial, tal como está establecido actualmente en la jurisprudencia nacional (art. 90 de la Constitución Política de Colombia).”[54]
RESPONSABILIDAD EN LA FORMA.
ARTÍCULO 9.
Los Notarios responden de la regularidad formal de los instrumentos que autorizan, pero no de la veracidad de las declaraciones de los interesados; tampoco responden de la capacidad o aptitud legal de estos para celebrar el acto o contrato respectivo.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.6.1.2. Responsabilidad disciplinaria. Independientemente de la responsabilidad civil o penal que le pueda corresponder, el notario responde disciplinariamente de cualquier irregularidad en la prestación del servicio, aunque no se produzca perjuicio.”
“Artículo 2.2.6.1.6.2.1. Responsabilidad del notario. El notario ejercerá su función con la cumplida dignidad de quien sirve un encargo público. En consecuencia, responderá de todas las conductas que atentan contra el cumplimiento de la función y la calidad del servicio.”
Ley 27 de 1977.
“Artículo 1. Para todos los efectos legales llámase mayor de edad, o simplemente mayor, a quien ha cumplido diez y ocho (18) años.
Artículo 2. En todos los casos en que la ley señale los 21 años como aptitud legal para ejecutar determinados actos jurídicos, o como condición para obtener la capacidad de ejercicio de los derechos civiles, se entenderá que se refiere a los mayores de 18 años.”
Código Civil.
“Artículo 34. Palabras relacionadas con la edad. Apartes tachados declarados INEXEQUIBLES Llámase infante o niño, todo el que no ha cumplido siete años; impúber, el varón que no ha cumplido catorce años y la mujer que no ha cumplido doce; adulto, el que ha dejado de ser impúber; mayor de edad, o simplemente mayor, el que ha cumplido veintiún* años, y menor de edad, o simplemente menor, el que no ha llegado a cumplirlos.
Las expresiones mayores de edad o mayor, empleadas en las leyes comprenden a los menores que han obtenido habilitación de edad*, en todas las cosas y casos en que las leyes no hayan exceptuado expresamente a estos.”
“Artículo 1503. Presunción de capacidad. Toda persona es legalmente capaz, excepto aquéllas que la ley declara incapaces.”
“Artículo 1504. Incapacidad absoluta y relativa. Artículo modificado por el artículo 57 de la Ley 1996 de 2019. El nuevo texto es el siguiente: Son absolutamente incapaces los impúberes. Sus actos no producen ni aún obligaciones naturales, y no admiten caución. Son también incapaces los menores púberes. Pero la incapacidad de estas personas no es absoluta y sus actos pueden tener valor en ciertas circunstancias y bajo ciertos respectos determinados por las leyes. Además de estas incapacidades hay otras particulares que consisten en la prohibición que la ley ha impuesto a ciertas personas para ejecutar ciertos actos.”
Jurisprudencias.
Gaceta Judicial Órgano de la Corte Suprema de Justicia. Director: Julián Motta Salas del 18 junio 1941.
“La Corte ha reconocido y consagrado en numerosos fallos, con carácter doctrinario, la función creadora de derechos que tiene la buena fe. Bajo el imperio de reglas morales que deben presidir las relaciones contractuales ha convenido en que no puede tener carácter absoluto la vieja sentencia latina: nemo plus juris ad alium transferre potest quam ipse habet.
Pero al sistematizar las diversas aplicaciones que pueda tener la teoría de la apariencia, como creadora de derechos, y en especial la fórmula del error común, error comunis facit jus como excepción al principio jurídico antes citado, tuvo especial cuidado de estudiar los diversos elementos que debían allegar para asignarle tan trascendental función con validadora o creadora.
En esas providencias se dijo expresamente que la máxima del error común no podía aplicarse como norma general en situaciones no previstas por los códigos, ni tampoco tenía la actualidad en casos en que los sistemas oficiales de publicidad y registro de los actos civiles eliminaran todo motivo de error para un hombre prudente, cuidadoso y diligente. Tratándose del caso de la capacidad aparente del sujeto de la relación jurídica convienen los más ilustres tratadistas de esta materia, como Gorphe, Mazeaud y Alsina Atienza, que los principios del error común y en general de la teoría de la apariencia tienen un campo de acción y de experimentación bastante limitado. Se fundan en dos razones igualmente valederas, a saber: a) en que lo concerniente a la protección jurídica de los incapaces debe prevalecer sobre la tutela y protección de los terceros de buena fe, y b) en que el error sobre la capacidad del sujeto no es invencible ni generalizado, sino excepcionalmente.”
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“FUNCIÓN NOTARIAL, NOTARIOS Y
ORGANIZACIÓN NOTARIAL
(…)
8. EL NOTARIO COMO SUJERO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
(…)
8.6. Responsabilidad de los notarios
1) Los notarios responden de la regularidad formal de los instrumentos que autorizan, pero no de la veracidad de las declaraciones de los interesados; tampoco responden de la capacidad o aptitud legal de estos para celebrar el acto o contrato respectivo.
2) Los notarios son responsables civilmente de los daños y perjuicios que causen los usuarios del servicio por culpa o dolo de la prestación de este.
3) Cuando se trate de irregularidades que le sean imputables, el notario responderá de los daños causados siempre que aquéllas sean subsanables a su costa.
4) La indemnización que tenga que pagar el notario por causas que aprovechen a otra persona, podrá ser repetida contra ésta hasta concurrencia del monto del provecho que reciba y si éste se hubiere producido con malicia o dolo de ella, el notario será resarcido en todo perjuicio.
5) La autonomía del notario en el ejercicio de su función implica que dentro del marco de sus atribuciones interpreta la ley de acuerdo con las reglas establecidas en el Código Civil y no depende de un superior jerárquico que le revise sus actuaciones para reformarlas, confirmarlas o revocarlas, sino que actúa bajo su personal responsabilidad
6) Independientemente de la responsabilidad civil o penal que le pueda corresponder, el notario responde disciplinariamente de cualquier irregularidad en la prestación del servicio, aunque no se produzca perjuicio.
7) Bajo su responsabilidad el notario podrá crear los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de la oficina a su cargo, tendrá especial cuidado en la selección de los empleados, velará por su capacitación y por el buen desempeño de sus funciones y cumplirá las obligaciones que para con sus subalternos le señalan las normas legales. En consecuencia, las cuotas o aportes de carácter patronal sólo se causan cuando el notario tenga por lo menos un empleado.
8) En los casos en que la Nación sea condenada por falta en la prestación del servicio notarial, podrá ejercitar la acción de repetición correspondiente.
9) Dentro del ejercicio de sus funciones el notario responderá, además:
a) Por las sumas que deba recaudar y aportar.
b) Por las cuotas y los aportes que por ley deba pagar por él y por sus empleados a las instituciones de seguridad social y demás
entidades oficiales.
c) Por los depósitos en dinero que los otorgantes constituyan en su poder para el pago de impuestos o contribuciones;
d) Por los depósitos en dinero, títulos de crédito, efectos negociables, valores o documentos que los otorgantes constituyan en su poder para la seguridad, garantía o cumplimiento de las obligaciones surgidas de los actos o contratos contenidos en escrituras otorgadas ante él.”[55]
Tipos de capacidad e incapacidad (cuadro del autor).
Ilustración 45 Tipos de capacidad e incapacidad- cuadro del autor.
INCOMPATIBILIDADES.
ARTÍCULO 10.
Artículo modificado por el artículo 21 de la Ley 29 de 1973. El nuevo texto es el siguiente: El ejercicio de la función notarias es incompatible con el de todo empleo o cargo público; con la gestión particular u oficial de negocios ajenos; con el ejercicio de la profesión de abogado; con el de los cargos de representación política; con la condición de Ministro de cualquier culto; con el de los cargos de albacea, curador dativo, auxiliar de la justicia, con toda intervención en política, distinta del ejercicio del sufragio y en general con toda actividad que perjudique el ejercicio de su cargo. (Aparte subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-1508-00 de 8 de noviembre de 2000, Magistrado Ponente Dr. Jairo Charry Rivas.)
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 10.
El ejercicio de la función notarial es incompatible con el de todo empleo o cargo público; con la gestión particular u oficial de negocios ajenos; con el ejercicio de la profesión de abogado; con el de los cargos de representación política; con la condición de ministro de cualquier culto; con el de los cargos de albacea, curador dativo, auxiliar de la justicia y con la dirección y fiscalización de sociedades comerciales; y con toda intervención en política, distinta del ejercicio del sufragio.
Normas concordantes.
Constitución Política de 1991.
“Artículo 127. Los servidores públicos no podrán celebrar, por sí o por interpuesta persona, o en representación de otro, contrato alguno con entidades públicas o con personas privadas que manejen o administren recursos públicos, salvo las excepciones legales.
Inciso modificado por el artículo 1 del Acto Legislativo 2 de 2004. El nuevo texto es el siguiente. A los empleados del Estado que se desempeñen en la Rama Judicial, en los órganos electorales, de control y de seguridad les está prohibido tomar parte en las actividades de los partidos y movimientos y en las controversias políticas, sin perjuicio de ejercer libremente el derecho al sufragio. A los miembros de la Fuerza Pública en servicio activo se les aplican las limitaciones contempladas en el artículo 219 de la Constitución.”
“Artículo 128. Nadie podrá desempeñar simultáneamente más de un empleo público ni recibir más de una asignación que provenga del tesoro público, o de empresas o de instituciones en las que tenga parte mayoritaria el Estado, salvo los casos expresamente determinados por la ley.
Entiéndese por tesoro público el de la Nación, el de las entidades territoriales y el de las descentralizadas.”
“Artículo 129. Los servidores públicos no podrán aceptar cargos, honores o recompensas de gobiernos extranjeros u organismos internacionales, ni celebrar contratos con ellos, sin previa autorización del Gobierno.”
Concepto No. 153441 de 2020 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
“El ejercicio de la función notarial es incompatible, entre otros, con todo empleo o cargo público, con el de los cargos en representación en política, con toda intervención en política, distinto del ejercicio del sufragio y en general toda actividad que perjudique su ejercicio.
De conformidad con lo expuesto por la Corte Constitucional y el Consejo de Estado, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades, como las demás calidades, exigencias o requisitos que debe reunir quien aspire a ingresar o a permanecer al servicio del Estado, deben estar consagradas en forma expresa y clara en la Constitución y en Ley.
Conforme lo anterior, las inhabilidades son restricciones fijadas por el legislador para limitar el derecho de acceso al ejercicio de cargos o funciones públicas, ello quiere decir, que tienen un carácter prohibitivo, y por consiguiente, son taxativas, es decir, están expresamente consagradas en la Constitución o en la Ley y su interpretación es restrictiva, sin que puedan buscarse analogías o aducirse razones para hacerlas extensivas a casos no comprendidos por el legislador, pues la voluntad de éste no puede ser suplantada, en detrimento de derechos de terceros o de intereses sociales que exigen la sujeción estricta al texto de la ley prohibitiva.”
Consulta ante la Oficina de Asesor Jurídico de la Superintendencia de Notariado y Registro-Año: 2021.
“Asunto: Respuesta petición modalidad de concepto- incompatibilidad del ejercicio de la función notarial.
En atención a su petición elevada a la Superintendencia de Notariado y Registro, la Oficina Asesora Jurídica procede a dar estudio y respuesta a la misma respecto a las inquietudes planteadas, en el sentido de aclarar si es posible:
“1. El ejercicio de la funciona notarial es incompatible con el ejercicio de la profesión de abogado, ¿esta incompatibilidad recae en el notario y en todos sus empleados de profesión abogado de los cuales se vale para cumplir con su función notarial?; 2.- Empleados de las notarías de profesión abogados ¿pueden prestar asesoría jurídica particular en el horario de servicio en la notaría?; 3.- Empleados de las notarías de profesión abogados ¿pueden ofrecer sus servicios jurídicos profesionales a los clientes de la notaría? ello configura alguna infracción disciplinaria; 4.- Empleados de las notarías NO abogados, pueden ofrecer servicios jurídicos, ¿redacción de documentos o asesoría en trámites jurídicos a los clientes de la notaría? en caso negativo ¿qué instrucción deben dar los notarios a sus empleados y a que sanciones se exponen?”
La función notarial en términos de la Corte Constitucional “es un servicio público que consiste en declarar la autenticidad de las manifestaciones que son emitidas ante el notario y dar fe de los hechos que ha podido percibir en ejercicio de su cargo. Esta ha sido considerada una función pública por la trascendencia que tiene para el buen funcionamiento del Estado, y porque se desarrolla con fundamento en prerrogativas estatales” definición que es aceptada y compartida en el artículo 1° del Decreto 2148 de 1983.
Establecido lo anterior, el Decreto 960 de 1970 en su artículo 2° señaló que “la función notarial es incompatible con el ejercicio de autoridad o jurisdicción y no puede ejercerse sino dentro de los límites territoriales del respectivo Círculo de Notaría”. Si bien es cierto que ni la norma en cita ni el propio Tribunal Constitucional hacen mención taxativa en quién recae principalmente o de manera exclusiva la prestación del servicio, bien sea en el notario o entre este y sus empleados, basta con interpretar incluso con aprobación por parte de la Corte Constitucional, que se trata de un servicio que es prestado por particulares bajo la figura de la descentralización por colaboración; lo que forzosamente permite concluir que tanto el notario como sus empleados de manera conjunta prestan este servicio público de la fe notarial.
Aunado a lo anterior, ha sido este Tribunal de cierre quien ha expresado que “los notarios no desarrollan únicamente un servicio público, como podría ser el transporte o el suministro de electricidad, sino que ejercen una actividad, que, si bien es distinta de las funciones estatales clásicas, a saber, la legislativa, la ejecutiva y la judicial, no puede ser calificada sino como una verdadera función pública. En efecto, el notario declara la autenticidad de determinados documentos y es depositario de la fe pública, pero tal atribución, conocida como el ejercicio de la “función fedante”, la desarrolla, dentro de los ordenamientos que han acogido el modelo latino de notariado, esencialmente en virtud de una delegación de una competencia propiamente estatal, que es claramente de interés general.
Es así como ha entendido esta Superintendencia, y ante presupuestos normativos y jurisprudenciales, que la relación laboral entre el notario y sus empleados se encuentra cobijada por las normas susceptibles de aplicación a un contrato laboral entre particulares.
Es así como el alto Tribunal Constitucional sostuvo que los particulares que laboran en un despacho notarial están investidos de autoridad para el ejercicio de la función fedante: “Quienes ingresan a trabajar a una notaría son contratados por los notarios, no en su calidad de persona naturales, sino como particulares investidos de la autoridad requerida para el ejercicio de la función fedante. Los empleados a los que se refiere el artículo 131 de la Constitución no son vinculados para el cumplimiento de cualquier servicio personal requerido por el patrono, sino para la realización de las tareas que componen la función notarial. Por esto, laboran en las instalaciones de la notaría y utilizan los implementos requeridos ordinariamente para el cumplimiento de las tareas de este tipo de establecimientos. Además, solo una interpretación de este tipo permite entender que la ley autorice el pago de los trabajadores con los recaudos percibidos por los derechos notariales.”
(…)
“2. Del régimen de inhabilidades e incompatibilidades.
La Corte Constitucional, en reiterada jurisprudencia ha entendido las inhabilidades “como aquellas reglas y exigencias que deben observarse para el acceso y ejercicio de funciones públicas” En su lugar, el Consejo de Estado las ha tratado como “(…) impedimentos de origen político, ético, o moral, para ser elegido o nombrado, en determinado cargo, pero que provienen de circunstancias externas, tales como el parentesco, los antecedentes, el ejercicio de otras actividades”. En definitiva, son circunstancias de origen constitucional o legal que impiden que una persona pueda ingresar al servicio público y con ello, prevenir conflictos que puedan suscitarse en la órbita de lo personal y a su vez en contra del interés general. Por lo tanto, su institución en el ordenamiento jurídico debe estar acorde con principios como la “moralización, idoneidad, probidad e imparcialidad.”
Concepto No. 082681 de 2021 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
“La Corte ha dicho al respecto que los notarios son “particulares que prestan en forma permanente la función pública notarial, bajo la figura de la descentralización por colaboración, de conformidad con los artículos 123 inciso final, 210 inciso segundo, y 365 inciso segundo, de la Carta Política». (Subrayado y negrilla fuera de texto) En este orden de ideas, y dado que los notarios son particulares que ejercen funciones públicas, esta Dirección Jurídica, considera que no se configura la inhabilidad prevista en el numeral 2° del artículo 179 de la Constitución Política, toda vez que la misma se predica del ejercicio de autoridad civil, política y administrativa por parte de empleados públicos, calidad de la que no gozan los notarios.
De otra parte, respecto a la fecha en que debe renunciar un notario para inscribir su candidatura al Congreso, me permito precisarle lo siguiente: La Ley 29 de 1973, «Por la cual se crea el Fondo Nacional del Notariado», expone:
«ARTÍCULO 21. El artículo 10 del Decreto Ley 960 de 1970 quedará así: El ejercicio de la función notarial es incompatible con el de todo empleo o cargo público; con la gestión particular u oficial de negocios ajenos; con el ejercicio de la profesión de abogado; con el de los cargos de representación política; con la condición de ministro de cualquier culto; con el de los cargos de albacea, curador dativo, auxiliar de la justicia, con toda intervención en política, distinta del ejercicio del sufragio, y en general, con toda actividad que perjudique el ejercicio de su cargo».
La Corte Constitucional en Sentencia C-1508 de 2000, respecto a la participación en política por parte de los notarios, señaló: “NOTARIO-Prohibición de intervención en política. El notario ejerce una función pública y, si bien por ello, no se coloca en la condición de funcionario público, debe aceptarse que por esa circunstancia adquiere un compromiso especial con el Estado y la sociedad que es el de obrar con absoluta imparcialidad, en el ejercicio de sus funciones, y que, a no dudarlo, se verá comprometida con la intervención en política en apoyo de sus condiciones partidistas.” “6. No resultan entonces de recibo los cargos que formula el demandante contra el segmento del artículo 10 del Decreto 960/70, al señalar que la norma discrimina a los notarios en el ejercicio de sus derechos políticos, porque la prohibición censurada, como se ha visto, está amparada en las atribuciones que la Constitución le otorgó al legislador. Una incompatibilidad consagrada dentro de estos términos por el legislador para el ejercicio de la función notarial no puede resultar inexequible, como lo pretende el demandante. Es necesario insistir en que la norma bajo censura coincide en su propósito con los que se propone el artículo 127 superior, ya que en ambos casos la prohibición de tomar parte en actividades políticas busca preservar el criterio de neutralidad en la gestión administrativa de quienes se desempeñan como notarios o empleados del Estado.
Con todo, la Corte se permite aclarar, que el fundamento efectivo de la norma acusada, no se respalda propiamente en las previsiones del art. 127 constitucional, sino exactamente en el art. 131, que, aunque no señala un catálogo de prohibiciones para los notarios, le permite al legislador señalar el régimen de incompatibilidades por constituir éstas un agregado necesario de “la reglamentación del servicio público que prestan los notarios…”, según la última norma en cita.
En este orden de ideas, el ejercicio de la función notarial es incompatible con todo empleo o cargo público y con toda intervención en política, distinta del ejercicio del sufragio. De esta manera el legislador, en ejercicio de su libertad de decisión, estableció la prohibición a los notarios de desarrollar simultáneamente actividades proselitistas como garantía de imparcialidad en la función pública. Por lo tanto, en criterio de esta Dirección Jurídica se considera que el mismo debe renunciar a su cargo cuando inicie las actividades propias de la contienda electoral.”
Concepto No. 121171 de 2019 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
“En la referencia, mediante la cual consulta acerca de la inhabilidad de un notario para postularse como alcalde en el mismo municipio donde realiza sus actividades notariales, así como, la fecha en la cual debe renunciar para inscribir su candidatura, me permito manifestarle lo siguiente: Ley 617 de 2000, con respecto a las inhabilidades para ser alcalde, expresa: artículo 37° inhabilidades para ser alcalde. el artículo 95 de la ley 136 de 1994, quedará así: artículo 95° “Inhabilidades para ser alcalde. No podrá ser inscrito como candidato, ni elegido, ni designado alcalde municipal o distrital.
Quien dentro de los doce (12) meses anteriores a la fecha de la elección haya ejercido como empleado público, jurisdicción o autoridad política, civil, administrativa o militar, en el respectivo municipio o distrito, o quien, como empleado público del orden nacional, departamental o municipal, haya intervenido como ordenador de gasto en la ejecución de recursos de inversión o celebración de contratos, que deban ejecutarse o cumplirse en el respectivo municipio o distrito. La Corte ha dicho al respecto que los notarios son “particulares que prestan en forma permanente la función pública notarial, bajo la figura de la descentralización por colaboración, de conformidad con los artículos 123 inciso final, 210 inciso segundo, y 365 inciso segundo, de la Carta Política». (Subrayado fuera de texto).
En este orden de ideas, y dado que los notarios son particulares que ejercen funciones públicas, en criterio de esta Dirección Jurídica se considera que no se configura la inhabilidad prevista para ser alcalde toda vez que la misma se predica del ejercicio de autoridad civil, política y administrativa por parte de empleados públicos.
En este orden de ideas, el ejercicio de la función notarial es incompatible con todo empleo o cargo público y con toda intervención en política, distinta del ejercicio del sufragio. De esta manera el legislador, en ejercicio de su libertad de decisión, estableció la prohibición a los notarios de desarrollar simultáneamente actividades proselitistas como garantía de imparcialidad en la función pública. Por lo tanto, en criterio de esta Dirección Jurídica se considera que el mismo debe renunciar a su cargo cuando inicie las actividades propias de la contienda electoral”.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.1.4 Gestión de negocios ajenos. Entiéndese por gestión de negocios ajenos todo acto de representación, disposición o administración que ejecute un notario en nombre de otra persona, salvo los atinentes al ejercicio de la patria potestad.”
“Artículo 2.2.6.1.1.5 Pertenencia a juntas directivas. Con las limitaciones establecidas en la ley, el notario podrá ser miembro de juntas o consejos directivos de entidades oficiales siempre y cuando no interfiera el ejercicio de su función.”
“Artículo 2.2.6.1.5.6.6. Prohibiciones durante la licencia. Durante el lapso de la licencia, el notario está cobijado por las prohibiciones legales, especialmente por las señaladas en el artículo 10 del Decreto-Ley 960 de 1970.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 4. Entiéndese por gestión de negocios ajenos todo acto de representación, disposición o administración que ejecute un notario en nombre de otra persona, salvo los atinentes al ejercicio de la patria potestad.”
“Artículo 5. Con las limitaciones establecidas en la ley, el notario podrá ser miembro de juntas o consejos directivos de entidades oficiales siempre y cuando no interfiera el ejercicio de su función.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-863 de 2012. Magistrado Ponente: Luis Ernesto Vargas Silva.
«El notario ejerce una función pública y, si bien por ello, no se coloca en la condición de funcionario público, debe aceptarse que por esa circunstancia adquiere un compromiso especial con el Estado y la sociedad que es el de obrar con absoluta imparcialidad, en el ejercicio de sus funciones, y que, a no dudarlo, se verá comprometida con la intervención en política en apoyo de sus convicciones partidistas.
Por eso es por lo que se considera que la prohibición de participar en el debate político es, para quien detenta la calidad de funcionario público, como para quien ejerce una función pública que atribuya autoridad, una condición necesaria de la neutralidad en el desempeño de sus funciones. Si técnicamente no es válido sostener que los notarios son empleados del Estado, no cabe duda de que, objetivamente su situación ofrece evidentes similitudes con estos, como que también cumplen funciones de interés general y carácter público, ejercen por razón de ello autoridad y están obligados, por lo mismo, a evitar que el ejercicio de cualquier otra función distinta a las que desempeñan, pueda comprometer el interés superior que estas representan.»
Sentencia C-373 de 2002. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño.
“En materia disciplinaria, la ley debe orientarse a asegurar el cumplimiento de los deberes funcionales que le asisten al servidor público o al particular que cumple funciones públicas pues las faltas le interesan al derecho disciplinario en cuanto interfieran tales funciones. De allí que el derecho disciplinario valore la inobservancia de normas positivas en cuanto ella implique el quebrantamiento del deber funcional, esto es, el desconocimiento de la función social que le incumbe al servidor público o al particular que cumple funciones públicas.
Aquellas particulares conducciones de vida de los servidores públicos que se explican como alternativas existenciales y que no involucran infracción de deber funcional alguno, son incuestionables para la potestad disciplinaria e irrelevantes para la configuración de inhabilidades pues ni los ilícitos disciplinarios ni los impedimentos para acceder a la función pública pueden orientarse a la formación de hombres buenos y mucho menos a hacerlo de acuerdo con los parámetros de bondad que pueda irrogarse el Estado. A éste le basta con orientar su potestad disciplinaria al cumplimiento de los deberes funcionales de sus servidores y a asegurar la primacía del interés general en la función pública pero no tiene ninguna legitimidad para interferir la esfera interna de cada ser humano.”
Sentencia T-212 de 2001. Magistrado Ponente: Carlos Gaviria Diaz.
“Naturaleza jurídica del cargo de notario y la función notarial “La Constitución Política, en su artículo 131, confiere al legislador la reglamentación del “servicio público” que prestan los notarios y el régimen laboral aplicable a sus empleados. En el decreto 2163 de 1970, así como en las leyes 29 de 1973 y 588 de 2000, se consagra que “el notariado es un servicio público que se presta por los notarios y que implica el ejercicio de la fe pública o notarial”. La Corte ya ha precisado que la prestación de dicho servicio apareja el cumplimiento de una función pública”.
(…)
“De conformidad con lo expuesto por la Corte Constitucional y el Consejo de Estado, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades, como las demás calidades, exigencias o requisitos que debe reunir quien aspire a ingresar o a permanecer al servicio del Estado, deben estar consagradas en forma expresa y clara en la Constitución y en Ley.
Conforme lo anterior, las inhabilidades son restricciones fijadas por el legislador para limitar el derecho de acceso al ejercicio de cargos o funciones públicas, ello quiere decir, que tienen un carácter prohibitivo, y por consiguiente, son taxativas, es decir, están expresamente consagradas en la Constitución o en la Ley y su interpretación es restrictiva, sin que puedan buscarse analogías o aducirse razones para hacerlas extensivas a casos no comprendidos por el legislador, pues la voluntad de éste no puede ser suplantada, en detrimento de derechos de terceros o de intereses sociales que exigen la sujeción estricta al texto de la ley prohibitiva”.
(…)
“En materia de inhabilidades que rigen los aspirantes a la carrera notarial, resultan aplicables las previsiones contenidas en la ley 588 de 2000 con los alcances dados por la sentencia de la Corte Constitucional C – 373 de 2002, el Decreto Reglamentario 3454 de 2006 y el Decreto Ley 960 de 1970.”
Sentencia C-1508 de 2000. Magistrado Ponente: Jairo Charry Rivas.
“La Corte declaró exequible una expresión del artículo 10 del Decreto 960 de 1970 que prevé una incompatibilidad entre el ejercicio de la función notarial y la intervención en política, distinta al ejercicio del sufragio. Señala la Corte:
En resumen, si técnicamente no es válido sostener que los notarios son empleados del Estado, no cabe duda de que, objetivamente su situación ofrece evidentes similitudes con éstos, como que también cumplen funciones de interés general y carácter público, ejercen por razón de ello autoridad y están obligados, por lo mismo, a evitar que el ejercicio de cualquier otra función distinta a las que desempeñan, pueda comprometer el interés superior que éstas representan.”
EJERCICIO DE LA DOCENCIA Y ACTOS DE ADMINISTRACIÓN.
ARTÍCULO 11.
Artículo modificado por el artículo 34 del Decreto 2163 de 1970. El nuevo texto es el siguiente: No obstante, el notario podrá ejercer cargos docentes hasta un límite de ocho horas semanales y académicas o de beneficencia en establecimientos públicos o privados.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 11.
No obstante, el Notario podrá ejercer cargos docentes hasta un límite de ocho horas semanales, y académicos o de beneficencia en establecimientos públicos o privados y ejercer actos de administración en asuntos de empresas o sociedades de personas en que tenga intereses vinculados, siempre que no se afecte la marcha regular del trabajo.
Normas concordantes.
Concepto No. 053031 de 2022 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
“Artículo 188. Los Notarios tienen derecho a separarse del ejercicio de sus cargos mediante licencias hasta por noventa días continuos o discontinuos en cada año calendario, y a obtener licencia por enfermedad o incapacidad física temporal hasta por ciento ochenta días, en cada caso. Los Notarios de carrera, además tendrán derecho a licencia hasta por dos años, pero solo para proseguir cursos de especialización o actividades de docencia o investigación o asesoría científica al Estado, previo concepto favorable del Consejo Superior de la Administración de Justicia. (Declarado inexequible las expresiones tachadas mediante Sentencia de la Corte Constitucional C-153 de 1999)
De acuerdo con lo anterior, los Notarios tienen derecho a separarse del ejercicio de sus cargos mediante licencias hasta por noventa días continuos o discontinuos en cada año calendario, así como los Notarios de carrera, además tendrán derecho a licencia hasta por dos años, pero solo para proseguir cursos de especialización o actividades de docencia o investigación o asesoría científica, en consecuencia, el estatuto notarial, no contempla la viabilidad que los notarios se separen temporalmente,
Finalmente, es importante destacar que los Artículos 2.2.6.1.5.6.1 y ss del Decreto 1069 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, frente a las situaciones administrativas de los notarios dispone:
Artículo 2.2.6.1.5.6.4. Licencias ordinarias. Los notarios tienen derecho a licencias ordinarias hasta por noventa días continuos o discontinuos, de cada año.
Los notarios de carrera tienen derecho a solicitar licencia hasta por dos (2) años, para cursos de especialización o actividades de docencia o investigación, o asesoría científica al estado, previo concepto del consejo superior.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.1.6 Ejercicio de la academia. El notario podrá ejercer cargos docentes, académicos o de beneficencia en establecimientos públicos o privados, hasta un límite de ocho horas semanales.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 6. El notario podrá ejercer cargos docentes, académicos o de beneficencia en establecimientos públicos o privados, hasta un límite de ocho horas semanales.”
TÍTULO II.
DEL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES DEL NOTARIO
CAPÍTULO I.
DE LAS ESCRITURAS PÚBLICAS
ACTOS SUJETOS A LA SOLEMNIDAD DE LA ESCRITURA PÚBLICA.
ARTÍCULO 12.
Deberán celebrarse por escritura pública todos los actos y contratos de disposición o gravamen de bienes inmuebles, y en general aquellos para los cuales la Ley exija esta solemnidad.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.1 Transcripción en la escritura pública. Cuando por disposición legal o por voluntad de las partes deba elevarse a escritura pública un documento, el texto de éste se transcribirá en la escritura copiándolo íntegramente.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 256. Documentos ad substantiam actus. La falta del documento que la ley exija como solemnidad para la existencia o validez de un acto o contrato no podrá suplirse por otra prueba.”
Ley 1579 de 2012.
“Artículo 4. Actos, títulos y documentos sujetos al registro. Están sujetos a registro:
a) Todo acto, contrato, decisión contenida en escritura pública, providencia judicial, administrativa o arbitral que implique constitución, declaración, aclaración, adjudicación, modificación, limitación, gravamen, medida cautelar, traslación o extinción del dominio u otro derecho real principal o accesorio sobre bienes inmuebles;
b) Las escrituras públicas, providencias judiciales, arbitrales o administrativas que dispongan la cancelación de las anteriores inscripciones y la caducidad administrativa en los casos de ley;
c) Los testamentos abiertos y cerrados, así como su revocatoria o reforma de conformidad con la ley.
Parágrafo 1. <Parágrafo derogado a partir del 30 de diciembre de 2022 por el artículo 146 de la Ley 2220 de 2022> Las actas de conciliación en las que se acuerde enajenar, limitar, gravar o desafectar derechos reales sobre inmuebles se cumplirá y perfeccionará por escritura pública debidamente registrada conforme a la solemnidad consagrada en el Código Civil Escritura Pública que será suscrita por el Conciliador y las partes conciliadoras y en la que se protocolizará la respectiva acta y los comprobantes fiscales para efecto del cobro de los derechos notariales y registrales.
Parágrafo 2. El Gobierno Nacional reglamentará el Registro Central de Testamentos cuyo procedimiento e inscripciones corresponde a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.”
Consulta No. 3835 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
¿Existe algún impedimento para que un agente oficioso suscriba una escritura pública por medio de la cual se hace cesión a título de beneficio a un adjudicatario de subsidio de vivienda que se niega a firmarla?
“El artículo 2304 del Código Civil, expresa: “La agencia oficiosa o gestión de negocios ajenos, llamada comúnmente gestión de negocios, es un contrato (sic) por el cual el que administra sin mandato los bienes de alguna persona, se obliga para con esta, y la obliga en ciertos casos” La Corte Suprema de Justicia, señaló que “ de conformidad con el artículo 2304 del CC., cuatro son los requisitos necesarios para la agencia oficiosa; la administración de negocios ajenos, la falta de mandato para la gestión, la intención de obligarse para con el tercero, a quien se le administran bienes, y la posibilidad de obligarlo en determinados casos: ( Sent. 15 de octubre de 1941).
Es necesario hacer la claridad en cuanto a la agencia oficiosa y estipulación para otro. Con relación a la agencia oficiosa o gestión de negocios ajenos, aunque el Código la define como un contrato (sic), más bien se trata de un acto jurídico unilateral, el cual no puede revocarse, siendo una característica fundamental. Al tiempo que sí puede ser revocada la estipulación para otro, produciendo efecto al beneficiado, quien sólo en virtud de su ratificación, contraerá obligaciones. Por tanto, es recomendable para un mejor control legal en las actuaciones notariales, eliminar el empleo o concepto de “agente oficioso” prestado en muchas ocasiones a confusiones. Lo correcto sería “representado o apoderado” y “estipulante para otro o a favor de otro tercero”, según el caso. “Para que exista la estipulación para otro es necesario que el estipulante no sea mandatario ni representante legal ni gestor de negocios del tercero beneficiario, y que este no haya tenido ninguna injerencia en la celebración del contrato, exclusivamente acordado entre estipulante y promitente.
El tercero no es parte contratante. Es precisamente porque la voluntad jurídica de este está ausente… La aceptación del beneficiario es lo que hace inmodificable la estipulación que, mientras no sea aceptada, puede revocarse por los contratantes por efecto del mutuo consentimiento como forma de extinguir las obligaciones”. (Sent. 16 diciembre de 1947, LXIII, 622). Como la agencia oficiosa se da en relación con la administración de negocios ajenos y no para actos de compraventa, no es aplicable dicha figura en la compraventa de inmuebles o viviendas de interés social. Este concepto se emite de conformidad con lo dispuesto por el artículo 25 del CCA.”
Concepto No. 3915 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
¿Es viable excluir el régimen de sociedad conyugal con el otorgamiento de la escritura pública contentiva de capitulaciones matrimoniales?
“Las capitulaciones matrimoniales son un contrato mediante el cual la pareja que se dispone a contraer matrimonio pacta el régimen económico que los va a regir durante el matrimonio. Las capitulaciones matrimoniales son convenciones o acuerdos que celebran los futuros esposos antes de contraer matrimonio, relativas a los bienes que aportan a él, y a las donaciones y concesiones que se quieran hacer el uno al otro. Artículo 1771 del Código Civil Colombiano.
Teniendo en cuenta que con las capitulaciones se persigue básicamente una forma de organización patrimonial antes de contraer matrimonio o antes de la unión marital de hecho, con la que se determina los bienes a aportar o las donaciones y concesiones que se quieran hacer el uno al otro, no es viable que manifiesten la no creación de la sociedad conyugal o sociedad patrimonial, toda vez que ésta no es la esencia de las capitulaciones, y máxime cuando la sociedad conyugal nace por el hecho del matrimonio o la unión patrimonial de hecho por la declaratoria judicial que haga de ésta el respectivo juez de familia.
Según lo dispuesto por el artículo 1780 del Código Civil “Las capitulaciones matrimoniales designarán los bienes que los esposos aportan al matrimonio, con expresión de su valor y una razón circunstanciada de las deudas de cada uno; con ésta no se da transferencia de bienes y, por lo tanto, no hay lugar a inscripción en la oficina de registro de instrumentos públicos a que corresponda cada inmueble, ni a exigir paz y salvo alguno, pero sí son objeto de registro en el Libro de Varios, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1o. del Decreto 2158 de 1970. Este concepto se emite de conformidad con lo dispuesto por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.”
Ley 675 de 2001.
“Artículo 4. Constitución. Un edificio o conjunto se somete al régimen de propiedad horizontal mediante escritura pública registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Realizada esta inscripción, surge la persona jurídica a que se refiere esta ley.”
Decreto 2150 de 1995.
“Artículo 9. Salida de menores del país. Todo menor puede obtener pasaporte y salir del país en compañía de sus dos padres, sin acreditar ningún otro documento. En caso de que lo haga con el cónyuge supérstite, además del pasaporte, bastará acreditar el registro de defunción del padre faltante. Cuando el menor salga del país acompañado de uno solo de los padres, bastará con acreditar mediante documento reconocido la autorización del otro padre, si la patria potestad se ejerce conjuntamente. La autorización de salida del país podrá otorgarse con carácter general por escritura pública con la constancia sobre su vigencia.
Parágrafo. Para estos efectos previstos en este artículo el Ministerio de Relaciones Exteriores incluirá en los pasaportes de los menores, los nombres y los documentos de identidad de los padres.
Parágrafo transitorio. Mientras en el pasaporte se incorporan las modificaciones previstas en este artículo, se exigirá la presentación del Registro Civil de nacimiento de los menores.”
“Artículo 40. Supresión del reconocimiento de personerías jurídicas. Suprímase el acto de reconocimiento de personaría jurídica de las organizaciones civiles, las corporaciones, las fundaciones, las juntas de acción comunal y de las demás entidades privadas sin ánimo de lucro. Para la obtención de su personalidad, dichas entidades se constituirán por escritura pública o documento privado reconocido en el cual se expresará, cuando menos, lo siguiente:
1. El nombre, identificación y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes.
2. El nombre.
3. La clase de persona jurídica.
4. El objeto.
5. El patrimonio y la forma de hacer los aportes.
6. La forma de administración con indicación de las atribuciones y facultades de quien tenga a su cargo la administración y representación legal.
7. La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias.
8. La duración precisa de la entidad y las causales de disolución.
9. La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la Corporación o Fundación.
10. Las facultades y obligaciones del Revisor Fiscal, si es del caso.
11. Nombre e identificación de los administradores y representantes legales.
Las entidades a que se refiere este artículo formarán una persona distinta de sus miembros o fundadores individualmente considerados, a partir de su registro ante la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la persona jurídica que se constituye.
Parágrafo. Con sujeción a las normas previstas en este capítulo, el Gobierno Nacional reglamentará la forma y los plazos dentro de los cuales las personas jurídicas de derecho privado actualmente reconocidas se inscribirán en el registro que lleven las cámaras de comercio.”
“Artículo 143. Constitución de entidades de naturaleza cooperativa, fondos de empleados y asociaciones mutuas. Las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales, así como sus organismos de integración y las instituciones auxiliares del cooperativismo, son entidades sin ánimo de lucro y se constituirán por escritura pública o documento privado, el cual deberá ser suscrito por todos los asociados fundadores y contener instancia acerca de la aprobación de los estatutos de la empresa asociativa.
Parágrafo. Las entidades de que trata el presente artículo formarán una persona distinta de sus miembros individualmente considerados, cuando se realice su registro ante la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la empresa asociativa, el fondo de empleados o la asociación mutua.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 8. Cuando por disposición legal o por voluntad de las partes deba elevarse a escritura pública un documento, el texto de éste se transcribirá en la escritura copiándolo íntegramente.”
Código Civil.
“Artículo 35° Inciso 3. Cuando la división se refiera a bienes raíces, se hará constar en escritura pública.”
“Artículo 656. Inmuebles. Inmuebles o fincas o bienes raíces son las cosas que no pueden transportarse de un lugar a otro; como las tierras y minas, y las que adhieren permanentemente a ellas, como los edificios, los árboles.
Las casas y veredas se llaman predios o fundos.”
“Artículo 657. Inmuebles por adhesión. Las plantas son inmuebles, mientras adhieren al suelo por sus raíces, a menos que estén en macetas o cajones que puedan transportarse de un lugar a otro.”
“Artículo 658. Inmuebles por destinación. Se reputan inmuebles, aunque por su naturaleza no lo sean, las cosas que están permanentemente destinadas al uso, cultivo y beneficio de un inmueble, sin embargo, de que puedan separarse sin detrimento. Tales son, por ejemplo:
Las losas de un pavimento.
Los tubos de las cañerías.
Los utensilios de labranza o minería, y los animales actualmente destinados al cultivo o beneficio de una finca, con tal que hayan sido puestos en ella por el dueño de la finca.
Los abonos existentes en ella y destinados por el dueño de la finca a mejorarla.
Las prensas, calderas, cubas, alambiques, toneles y máquinas que forman parte de un establecimiento industrial adherente al suelo y pertenecen al dueño de éste.
Los animales que se guardan en conejeras, pajareras, estanques, colmenas y cualesquiera otros vivares, con tal que estos adhieran al suelo, o sean parte del suelo mismo o de un edificio.”
“Artículo 749. Solemnidades para la enajenación. Si la ley exige solemnidades especiales para la enajenación, no se transfiere el dominio sin ellas.”
“Artículo 756. Tradición de bienes inmuebles. Se efectuará la tradición del dominio de los bienes raíces por la inscripción del título en la oficina de registro de instrumentos públicos.
De la misma manera se efectuará la tradición de los derechos de usufructo o de uso, constituidos en bienes raíces, y de los de habitación o hipoteca.”
“Artículo 1741. Nulidad absoluta y relativa. La nulidad producida por un objeto o causa ilícita, y la nulidad producida por la omisión de algún requisito o formalidad que las leyes prescriben para el valor de ciertos actos o contratos en consideración a la naturaleza de ellos, y no a la calidad o estado de las personas que los ejecutan o acuerdan, son nulidades absolutas.
Hay así misma nulidad absoluta en los actos y contratos de personas absolutamente incapaces.
Cualquiera otra especie de vicio produce nulidad relativa, y da derecho a la rescisión del acto o contrato.”
“Artículo 1760. Necesidad de la prueba por instrumento público. La falta de instrumento público no puede suplirse por otra prueba en los actos y contratos en que la ley requiere esa solemnidad; y se mirarán como no ejecutados o celebrados aun cuando en ellos se prometa reducirlos a instrumento público, dentro de cierto plazo, bajo una cláusula penal; esta cláusula no tendrá efecto alguno.
Fuera de los casos indicados en este artículo, el instrumento defectuoso por incompetencia del funcionario o por otra falta en la forma, valdrá como instrumento privado si estuviere firmado por las partes.”
“Artículo 1766. Simulación. Las escrituras privadas, hechas por los contratantes para alterar lo pactado en escritura pública, no producirán efecto contra terceros.
Tampoco lo producirán las contraescrituras públicas, cuando no se ha tomado razón de su contenido al margen de la escritura matriz, cuyas disposiciones se alteran en la contraescritura, y del traslado en cuya virtud ha obrado el tercero.”
“Artículo 1857. Perfeccionamiento del contrato de venta. La venta se reputa perfecta desde que las partes han convenido en la cosa y en el precio, salvo las excepciones siguientes:
La venta de los bienes raíces y servidumbres y la de una sucesión hereditaria, no se reputan perfectas ante la ley, mientras no se ha otorgado escritura pública.
Los frutos y flores pendientes, los árboles cuya madera se vende, los materiales de un edificio que va a derribarse, los materiales que naturalmente adhieren al suelo, como piedras y sustancias minerales de toda clase, no están sujetos a esta excepción.”
Código de Comercio.
“Artículo 110. Requisitos para la constitución de una sociedad. La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará:
1) El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con el nombre de las personas naturales deberá indicarse su nacionalidad y documento de identificación legal; con el nombre de las personas jurídicas, la ley, decreto o escritura de que se deriva su existencia;
2) La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad que regula este Código;
3) El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución;
4) El objeto social, esto es, la empresa o negocio de la sociedad, haciendo una enunciación clara y completa de las actividades principales. Será ineficaz la estipulación en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada o que no tengan una relación directa con aquél;
5) El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitución. En las sociedades por acciones deberá expresarse, además, el capital suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y términos en que deberán cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año;
6) La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas y las juntas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad;
7) La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia;
8) Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales, y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse;
9) La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma;
10) La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicación, puedan hacerse distribuciones en especie;
11) Si las diferencias que ocurran a los asociados entre sí o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisión arbitral o de amigables componedores y, en caso afirmativo, la forma de hacer la designación de los árbitros o amigables componedores;
12) El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no corresponda, por la ley o por el contrato, a todos o a algunos de los asociados;
13) Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o en los estatutos, y
14) Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-705 de 2015. Magistrado Ponente: Myriam Ávila Roldan.
“Para la Corte el cargo de inconstitucionalidad se fundamenta en el hecho de que la disposición demandada consagró la elevación a escritura pública del acta de conciliación como una condición para la producción de sus efectos.
Para el tribunal el cumplimiento de los acuerdos relacionados con derechos reales relativos a bienes inmuebles y que se encuentren contenidos en un acta de conciliación, exige la observancia de la solemnidad establecida en el ordenamiento vigente, en este caso, la escritura pública. Esta conclusión se apoya en las consideraciones que a continuación se exponen.
Parágrafo 1. Las actas de conciliación en las que se acuerde enajenar, limitar, gravar o desafectar derechos reales sobre inmuebles se cumplirá y perfeccionará por escritura pública debidamente registrada conforme a la solemnidad consagrada en el Código Civil Escritura Pública que será suscrita por el Conciliador y las partes conciliadoras y en la que se protocolizará la respectiva acta y los comprobantes fiscales para efecto del cobro de los derechos notariales y registrales.”
Doctrinas.
Algunos actos que requieren la solemnidad de la escritura pública comprendidos hasta la expedición del Decreto-Ley 960 de 1970 (tabla del autor).
Tabla Algunos actos que requieren la solemnidad de la escritura pública- tabla del autor.
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“EJERCICIO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
EN MATERIA DE BIENES INMUEBLES.
(…)
- COMPRAVENTA
- Forma y Requisitos
a) La compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra pagarla en dinero. Aquella se dice vender y esta comprar.
El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio. Cuando el precio consiste parte en dinero y parte en otra cosa, se entenderá permuta si la cosa vale más que el dinero; y venta en el caso contrario.
b) Son hábiles para el contrato de ventas todas las personas que la ley no declara inhábiles para celebrarlo o para celebrar todo contrato.
c) Por regla general, la venta se reputa perfecta desde que las partes han convenido en la cosa y en el precio. Pero la venta de los bienes raíces y servidumbres y la de una sucesión hereditaria, no se reputan perfectas ante la ley, mientras no se ha otorgado escritura pública.
d) Las costas de la escritura de venta serán divisibles entre el vendedor y el comprador, a menos que las partes contratantes estipulen otra cosa.
e) La venta puede ser pura y simple, o bajo condición suspensiva o resolutoria. Puede igualmente hacerse a plazo para la entrega de las cosas o del precio.
f) El precio de la venta debe ser determinado por los contratan-tes. No podrá dejarse el precio al arbitrio de uno de los contratan-tes.
g) Pueden venderse todas las cosas cuya enajenación no esté prohibida por ley.
La venta de cosa ajena vale, sin perjuicios de los derechos del dueño de la cosa vendida, mientras no se extingan por el lapso. En cambio, la compra de cosa propia no vale.”[56]
(…)
- “HIPOTECA
- Características y requisitos de la hipoteca
a) La hipoteca es un derecho de prenda constituido sobre inmuebles que no dejan por eso de permanecer en poder del deudor.
la hipoteca es indivisible. En consecuencia, cada una de las cosas hipotecadas a una deuda, y cada parte de ellas son obligadas al pago de toda deuda y cada parte de ella.
b) La hipoteca deberá otorgarse por escultura pública. Podrá ser una misma la escritura pública de la hipoteca y la del contrato a que accede.
c) La hipoteca deberá además ser inscrita en el registro de instrumentos públicos. Sin este requisito no tendrá valor alguno; ni se contará su fecha sino desde la inscripción.
d) La hipoteca podrá otorgarse bajo cualquiera condición, y desde o hasta cierto día. Otorgada bajo condición suspensiva o desde día cierto, no valdrá sino desde que se cumpla la condición o desde que llega el día; pero cumplida la condición o llegado el día, será su fecha la misma de la inscripción.
e) Podrá asimismo otorgarse en cualquier tiempo, antes o después de los contratos a que acceda; y correrá desde que se inscriba.
f) No podrá constituir hipoteca sobre sus bienes sino la persona que sea capaz de enajenarlos, y con los requisitos necesarios para su enajenación.
g) La hipoteca no podrá tener lugar sino sobre bienes inmuebles que se posean en propiedad o usufructo.
h) La hipoteca se extiende a todos los aumentos y mejoras que reciba la cosa hipotecada.”[57]
(…)
“6. CESIÓN DE DERECHOS.
1) De créditos
La cesión de un crédito, a cualquier título que se haga, no tendrá efecto entre el cedente y el cesionario sino en virtud de la entrega del título. Pero si el crédito que se cede no consta en documento, la cesión puede hacerse otorgándose uno por el cedente al cesionario, y en este caso la notificación de que trata el artículo 1961 debe hacerse con exhibición de dicho documento. La cesión de un crédito comprende sus fianzas, privilegios e hipotecas; pero no traspasa las excepciones personales del cedente.”[58]
(…)
“2) De derechos herenciales
El que cede a título oneroso un derecho de herencia» o legado, sin especificar los efectos de que se compone, no se hace responsable sino de su calidad de heredero o de legatario. Cediéndose una cuota hereditaria se entenderá cederse al mismo tiempo las cuotas hereditarias que por el derecho de acrecer sobrevengan a ella, salvo que se haya estipulado otra cosa.”[59]
(…)
“7. USUFRUCTO
1) Características y requisitos
“a) El derecho de usufructo es un derecho real que consiste en la facultad de gozar de una cosa con cargo de conservar su forma y sustancia, y de restituirla a. su dueño, si la cosa no es fungible; o con cargo de volver igual cantidad y calidad del mismo género, o de pagar su valor si la cosa es fungible.
b) El usufructo supone necesariamente dos derechos coexisten-tes: el del nudo propietario, y el del usufructuario. Tiene, por consiguiente, una duración limitada, al cabo de la cual pasa al nudo propietario y se consolida con la propiedad.
c) El derecho de usufructo se puede constituir de varios modos:
1°) Por la ley, como el del padre de familia, sobre ciertos bienes del hijo;
2°) Por testamento;
3°) Por donación, venta u otro acto entre vivos;
4°) Se puede también adquirir un usufructo por prescripción.
d) El usufructo que haya de recaer sobre inmuebles por acto entre vivos, no valdrá si no se otorgare por instrumento público inscrito.
e) Se prohíbe constituir usufructo alguno bajo una condición o a un plazo cualquiera que suspenda su ejercicio. Si de hecho se constituyere, no tendrá valor alguno.
Con todo, si el usufructo se constituye por testamento, y la condición se hubiere cumplido, o el plazo hubiere expirado antes del fallecimiento del testador, valdrá el usufructo.
Se prohíbe, igualmente, constituir dos o más usufructos sucesivos o alternativos. Si de hecho se constituyeren, los usufructuarios posteriores se considerarán como sustitutos, para el caso de faltar los anteriores, antes de deferirse el primer usufructo. El primer usufructo que tenga efecto hará caducar los otros; pero no durará sino por el tiempo que le estuviere designado.
f) El usufructo podrá constituirse por tiempo determinado o por toda la vida del usufructuario.
Cuando en la constitución del usufructo no se fija tiempo alguno para su duración, se entenderá constituido por toda la vida del usufructuario. Al usufructo constituido por tiempo determinado o por toda la vida del usufructuario, podrá agregarse una condición, verificada la cual se consolide con la propiedad. Si la condición no es cumplida antes de la expiración de dicho tiempo, o antes de la muerte del usufructuario según los casos, se mirará como no escrita.
g) Se puede constituir un usufructo a favor de dos o más personas que lo tengan simultáneamente, por igual, o según las cuotas determinadas por el constituyente, y podrán en este caso los usufructuarios dividir entre sí el usufructo, de cualquier modo, que de común acuerdo les pareciere.”[60]
(…)
“9. LA PROPIEDAD HORIZONTAL Y UNIDADES INMOBILIARIAS CERRADAS
9.1. La propiedad horizontal
(…)
1°. La llamada propiedad horizontal es una forma de dominio que hace objeto de propiedad exclusiva o particular determinadas partes de un inmueble y sujeta las áreas de éste destinadas al uso o servicio común de todos o parte de los propietarios de aquélla al dominio de la persona jurídica que nace conforme con las disposiciones establecidas en la ley.
2°. Pueden someterse al régimen de propiedad horizontal tanto los edificios de uno o varios pisos, como los grupos de edificios que constituyan un conjunto, construido o por construirse, sobre el mismo terreno, que sean susceptibles de división en unidades privadas independientes con salida directa a la vía pública o por áreas destinadas al uso común.
3°. Para todos los efectos legales, se entiende constituido el régimen de propiedad horizontal, una vez se eleve a escritura pública y se inscriba en la oficina de registro de instrumentos públicos correspondiente.
4°. La escritura pública que contiene el reglamento de propiedad horizontal deberá incluir como mínimo:
1) El nombre e identificación del propietario.
2) El nombre distintivo del edificio o conjunto.
3) La determinación del terreno o terrenos sobre los cuales se levanta el edificio o conjunto, por su nomenclatura, área y linde-ros, indicando el título o títulos de adquisición y los correspondientes folios de matrícula inmobiliaria.
4) La identificación de cada uno de los bienes de dominio particular de acuerdo con los planos aprobados por la Oficina de Planeación Municipal o Distrital o por la entidad o persona que haga sus veces.
5) La determinación de los bienes comunes, con indicación de los que tengan el carácter de esenciales, y de aquellos cuyo uso se asigne a determinados sectores del edificio o conjunto, cuando fuere el caso.
6) Los coeficientes de copropiedad y los módulos de contribución, según el caso.
5°. Con la escritura pública de constitución o de adición al régimen de propiedad horizontal, según sea el caso, deberán protocolizarse la licencia de construcción o el documento que haga sus veces y los planos aprobados por la autoridad competente que muestren la localización, linderos, nomenclatura y área de cada una de las unidades independientes que serán objeto de propiedad exclusiva o particular y el señalamiento general de las áreas y bienes de uso común.
Si se encontraren discordancias entre la escritura de constitución o adición al régimen de propiedad horizontal y los documentos señalados, el notario público respectivo dejará constancia expresa en la escritura.
6°. Cuando un conjunto se desarrolle por etapas, la escritura de constitución deberá indicar esta circunstancia, y regular dentro de su contenido el régimen general del mismo, la forma de integrar las etapas subsiguientes, y los coeficientes de copropiedad de los bienes privados de la etapa que se conforma, los cuales tendrán
carácter provisional.[61]
(…)
“9.2. Las unidades inmobiliarias cerradas sometidas al régimen de propiedad horizontal.
La Ley 428 de 1998 introdujo este régimen, el cual fue acogido en parte por la Ley 675 de 2001, entre los artículos 63 y siguientes, cuyas características y requisitos son los siguientes:
- Las unidades inmobiliarias cerradas son conjuntos de edificios, casas y demás construcciones integradas arquitectónica y funcionalmente, que comparten elementos estructurales y constructivos, áreas comunes de circulación, recreación, reunión, instalaciones técnicas, zonas verdes y de disfrute visual; cuyos copropietarios participan proporcionalmente en el pago de las expensas, tales como los servicios públicos comunitarios, vigilancia, mantenimiento y mejoras.
El acceso a tales conjuntos inmobiliarios se encuentra restringido por un cerramiento y controles de ingreso.
- Las unidades inmobiliarias cerradas dispondrán de vías de acceso vehicular y áreas de circulación peatonal para acceder a los inmuebles, con la debida iluminación y señalización. Las áreas de circulación interna y común de los edificios deberán cumplir normas higiénicas, de aseo y ventilación.
Todas las unidades inmobiliarias cerradas dispondrán proporcionalmente a su tamaño y al uso predominante de áreas comunes suficientes para actividades recreativas, culturales y deportivas. Tales exigencias podrán disminuirse cuando se garantice de otra manera el derecho a la práctica del deporte y a la recreación. La utilización de las áreas comunes de recreación se someterá a la reglamentación interna que expida la asamblea de copropietarios y la junta administradora de la unidad inmobiliaria cerrada.
Las unidades inmobiliarias cerradas deben disponer de áreas específicas destinadas al uso social de todos sus moradores y visitantes, como lugares de encuentro y reunión. Su utilización estará sometida a la reglamentación de la junta administradora y a las decisiones del administrador de la respectiva unidad.
Las unidades inmobiliarias cerradas tendrán áreas libres engramadas y arborizadas destinadas al cuidado del medio ambiente, al ornato y a la recreación.
Además, cuando las dimensiones de la unidad inmobiliaria cerrada lo permitan, se construirán parques comunes internos debidamente autorizados.
Las unidades inmobiliarias cerradas tendrán áreas adecuadas y suficientes para atender los servicios de portería, seguridad, instalaciones de energía, acueducto, alcantarillado, comunicaciones y otros servicios.
Las unidades inmobiliarias cerradas tendrán cerramientos en setos vivos o cerramientos transparentes que permitan la integración visual de los espacios libres privados y edificaciones al espacio público adyacente, sin que ello implique que se prive a la ciudadanía de su uso, goce y disfrute visual.”[62]
“INTERVENCIÓN NOTARIAL EN CAUSAS DE FAMILIA
3. PATRIMONIO DE FAMILIA Y AFECTACIÓN A VIVIENDA FAMILIAR
3.1. El patrimonio de familia
a) Legislación aplicable y definición
La Ley 70 del 20 de mayo de 1931, por la cual se autorizó la Constitución de patrimonios de familia no embargables, la Ley 91 del 8 de abril de 1936, por la cual se autorizó la misma constitución, pero con criterio y fines de acción social y la Ley 495 de 1999, modificatoria de la Ley 70 de 1931, son las normas pilares en materia de patrimonio de familia.”[63]
(…)
“f) Patrimonio de familia del único bien inmueble perteneciente a la mujer cabeza de familia
La Ley 861 de 2003 introdujo esta modalidad. Conforme con esta disposición se tiene que el único bien inmueble urbano o rural perteneciente a la mujer cabeza de familia definida en el artículo 2° y parágrafo de la Ley 82 de 1993 se constituye en patrimonio familiar inembargable a favor de sus hijos menores existentes y de los que estén por nacer.
En consecuencia, la constitución del patrimonio de familia se hará ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de la Jurisdicción donde se encuentre ubicado el inmueble.
Para el efecto, será necesaria la presentación de los registros civiles de nacimiento de la mujer y de sus hijos, para demostrar su parentesco; declaración notarial de su condición de mujer cabeza de familia según lo dispuesto en el parágrafo del artículo 2º de la Ley 82 de 1993; el título de propiedad del inmueble; y declaración bajo la gravedad del juramento de dos (2) personas honorables de la localidad donde se encuentre ubicado el inmueble, hecha ante notario o en su defecto ante el alcalde municipal del lugar o ante el inspector de policía donde testifiquen que la mujer cabeza de familia sólo posee ese bien inmueble.
Una vez cumplidos los requisitos mencionados, el respectivo Registrador de Instrumentos Públicos de la Seccional, mediante revisión de comprobación dejará constancia en la respectiva matrícula inmobiliaria, de que el bien inmueble es patrimonio de familia, para que no pueda ser afectado por medida cautelar. Los trámites no tendrán costo alguno.
Respecto del levantamiento del patrimonio de familia por esta modalidad, la norma citada dispuso que el juez de familia a través de providencia podrá ordenar el levantamiento del patrimonio de familia constituido a favor de los hijos menores de la Mujer cabeza de familia, en los siguientes casos:
1. Cuando exista otra vivienda efectivamente habitada por la familia o se apruebe que la abra
2. Por cualquier justo motivo para levantar la constitución. ”[64]
“3.2. Afectación a vivienda Familiar.
a) Normatividad.
La Ley 258 del 17 de enero de 1996, modificada por la Ley 854 de 2003, estableció la afectación a vivienda familiar en Colombia, indicando su procedimiento, el cual puede ser judicial o notarial.”
b) Definición
Se entiende afectado a vivienda familiar el bien inmueble adquirido en su totalidad por uno o ambos cónyuges, antes o después de la celebración del matrimonio, destinado a la habitación de la familia.”
c) Constitución
La afectación opera por ministerio de la ley respecto a las viviendas que se adquieran con posterioridad a la vigencia de la Ley 258 de 1996.
Los inmuebles adquiridos antes de la vigencia de dicha ley podrán afectarse a vivienda familiar mediante escritura pública otorgada por ambos cónyuges, o conforme al procedimiento notarial o judicial.”
(…)
“e) Viviendas de interés social construidas como mejoras en predio ajeno
Las viviendas de interés social construidas como mejoras en predio ajeno podrán registrarse como tales en el folio de matrícula inmobiliaria del inmueble respectivo y sobre ellas constituirse afectación a vivienda familiar o patrimonio de familia inembargable, sin desconocimiento de los derechos del dueño del predio.”[65]
UNIDADES AGRÍCOLAS FAMILIARES -U.A.F.- (integración del autor).
Normas concordantes.
Ley 135 de 1961.
“Artículo 50. Modificado y reformado por el artículo 19 de la ley 4 de 1973. Tanto en sus labores de colonización como en las que lleve a cabo para parcelar propiedades y realizar concentraciones parcelarias, el instituto buscará, preferentemente, la constitución de «unidades agrícolas familiares». Se entiende por «unidad agrícola familiar» la que se ajusta a las siguientes condiciones:
a) Que la extensión del predio, conforme a la naturaleza de la zona, clase de suelos, aguas, ubicación, relieve y posible naturaleza de la producción sea suficiente para que, explotado en condiciones de razonable eficiencia, pueda suministrar a una familia de tipo normal ingresos adecuados para su sostenimiento, el pago de las deudas originadas en la compra o acondicionamiento de las tierras, si fuere el caso, y el progresivo mejoramiento de la vivienda, equipo de trabajo y nivel general de vida;
b) Que dicha extensión no requiera normalmente para ser explotada con razonable eficiencia más que del trabajo del propietario y su familia. Es entendido, sin embargo, que esta última regla no es incompatible con el empleo de mano de obra extraña en ciertas épocas de la labor agrícola. Si la naturaleza de la explotación así lo requiere, ni con la ayuda mutua que los trabajadores vecinos suelen prestarse para determinadas tareas.”
“Artículo 51. Quien adquiera por adjudicación o compra una «unidad agrícola familiar», contrae las siguientes obligaciones:
a) Sujetarse a las reglamentaciones que sobre uso de agua, caminos y servidumbres de tránsito dicte el instituto para las zonas correspondientes;
b) Someter a la previa aprobación del instituto cualquier proyecto de enajenación del predio. El instituto podrá entonces adquirirlo, junto con las mejoras en él realizadas, al precio que señale por peritos, si, en su concepto la enajenación proyectada contradice el espíritu y las finalidades de la presente ley.
En la matrícula de propiedad de cada «unidad agrícola familiar» se dejará constancia de este carácter, y los registradores de instrumentos públicos, no incluirán ningún acto de transmisión del dominio a terceros si en la respectiva escritura no se ha transcrito la comunicación del instituto en que conste que éste ha renunciado a ejercer el derecho preferencial de compra aquí consagrado.
c) Vender al instituto, a solicitud de éste, el predio y sus mejoras, por el valor que señale un avalúo pericial, si el propietario lo hubiere arrendado o dado en uso o usufructo a terceros, excepto en el caso de que se hallare físicamente inhabilitado para explotarlo directamente con su familia.”
Acuerdo No. 167 de 2021 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
“Que de conformidad con el artículo 64 de la Constitución Política es deber del Estado promover el acceso progresivo a la propiedad de la tierra de los trabajadores agrarios en forma individual o asociativa con el fin de mejorar su ingreso y calidad de vida.
Que el artículo 8 de la Constitución Política señala la obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación; a su vez, el articulo 80 ibidem indica que el Estado planificará el manejo y aprovechamiento de los recursos naturales, para garantizar su desarrollo sostenible, su conservación, restauración o sustitución. Además, deberá prevenir y controlar los factores de deterioro ambiental, imponer las sanciones legales y exigir la reparación de los daños causados. Este contenido programático vincula al sector agropecuario en la configuración de sus políticas, lineamientos, criterios e instrumentos en el marco del ordenamiento productivo y social de la propiedad rural.”
(…)
“Artículo Primero. Objeto. Adoptar la «Guía metodológica para el cálculo de la unidad agrícola familiar por unidades físicas homogéneas a escala municipal» contenida en el documento anexo que hace parte integral del presente Acuerdo.
Artículo Segundo. Ámbito de aplicación. La metodología adoptada deberá ser aplicada por la Agencia Nacional de Tierras, para las formas de acceso a tierras contempladas en los capítulos 1 y 2 del Título IV del Decreto Ley 902 de 2017, en los siguientes términos:
1. Adjudicación de baldíos:
-Por reconocimiento de derechos para quienes presentan solicitud con posterioridad al 29 mayo de 2017.
-Por asignación de derechos.
2. Adjudicación de baldíos Reservados, de que trata el artículo 56 de la Ley de 1994 y el Acuerdo 203 de 2009, también sobre los cuales la Age Nacional de Tierras, con arreglo al artículo 76 de la Ley 160 de 1994 establezca un régimen especial de ocupación, aprovechamiento adjudicación, reglamentado por el Gobierno Nacional, que permita adjudicatario contar con la tierra como activo para iniciar actividades generación de ingresos, exclusivamente a trabajadores agrarios de escasos recursos, de forma individual.
3. Adjudicación de bienes fiscales patrimoniales que hagan parte del Fondo de Tierras para la Reforma Rural Integral, de que tratan los artículos 18 y 24 Decreto Ley 902 de 2017, excluyendo los relacionados en el artículo ibidem.
4. Subsidio Integral de Acceso a Tierras, de conformidad con el artículo 2.14.22.1.4. del Decreto 1071 de 2015 o la norma que lo modifique complemente o sustituya.
Parágrafo. No será aplicable la metodología señalada en el presente Acuerdo en siguientes casos
1. En los casos de excepción establecidos en el Acuerdo 014 de 1995, o la norma que lo modifique, adicione o lo sustituya, o demás que establezca el Consejo Directivo de la Agencia Nacional de Tierras, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo86 de la Ley 160 de 1994.
2. En los casos de los baldíos reservados que tengan una destinación distinta
a la prevista en el numeral 2 del presente artículo.
3. En los casos de las Zonas de Reserva Campesina con arreglo al artículo 9 numeral 8 del Acuerdo 024 de 1996 o la norma que lo modifique, adicione o lo sustituya, o demás que establezca el Consejo Directivo de la Agencia Nacional de Tierras.”
Doctrinas.
Metodología para el Cálculo de la Unidad Agrícola Familiar por Unidades Físicas Homogéneas a Escala Municipal – versión No. 07 abril de 2021 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
“Entre las finalidades del ordenamiento territorial agropecuario está orientar la planificación y gestión territorial del desarrollo agropecuario, mediante acciones que contribuyan al uso eficiente del suelo rural, así como a la cohesión económica, social y territorial, la sostenibilidad integral de la producción agropecuaria y a la seguridad territorial rural. La UAF es un instrumento del sector agrario requerido para este efecto y aborda estas mismas finalidades de manera integral.
El cálculo de la UAF toma elementos base para su determinación: a) el marco jurídico que señala las exclusiones y áreas en donde aplica la UAF y las determinaciones frente al ordenamiento territorial, b) la aptitud biofísica del territorio para la producción agropecuaria y en especial para la producción de alimentos en equilibrio con la conservación de recursos naturales, c) la dinámica de los sistemas productivos propia del territorio, d) las cadenas de comercialización y e) factores sociales, culturales y ambientales fundamentales en la concepción rural de cara a una reforma rural integral.”
(…)
“Evitar los conflictos de uso es consecuencia de una correcta concepción de la UAF y su aplicación en el territorio. Entre conflictos de uso del suelo, recientes e históricos, las comunidades hacen uso de este recurso limitado, perseveran por sus modos de vida y trabajo en condiciones que favorezcan la pervivencia de sus familias, sostenibilidad de sus iniciativas productivas y generación de los socio ecosistemas que conforman el territorio.
Si una misma unidad de área permite que a una comunidad diversa y amplia se le generen sus actividades de manera común, los requerimientos de espacio estarán compensados por factores como a) el mercado, b) el ordenamiento productivo, c) la tecnología y d) la reciprocidad, entre otros. De tal forma, las unidades económicas de producción que enmarca la UAF favorecerán la superación de los conflictos por uso y la escalabilidad del uso eficiente del suelo, al reconocer derechos de propiedad orientados desde una perspectiva de aptitud productiva y atención directa en el sector rural ante la integración de nuevos conocimientos y gestiones que dan progreso a las apuestas territoriales.”
Unidad Agrícola Familiar (UAF), instrumento de política pública agropecuaria en Colombia. Autor: Wilber Hernando Botia Carreño. Revista pensamiento y acción. Fecha: 20 de octubre de 2019.
“La situación socioeconómica del sector campesino en Colombia no dista demasiado de la presentada en América Latina, pues este sigue siendo uno de los grupos más vulnerables de la sociedad rural, del cual también hacen parte otros grupos de gran relevancia como, por ejemplo, afrodescendientes, indígenas y mujeres cabeza de hogar. Por este motivo resulta indispensable contar con un modelo de desarrollo rural, el cual incluya la pequeña propiedad y producción, sin desconocer la mediana y gran industria, vinculado al Estado por medio de unas políticas acordes a las necesidades reales de la población.
El Gobierno nacional en su momento decidió crear un instrumento de política pública, definido como UAF, que permitiera el acceso real y oportuno a la tierra por parte de los sectores sociales anteriormente mencionados, aunque obedeciendo a la marcada vocación agropecuaria que poseía el país en la década del60, la cual ha ido cambiando de manera significativa con el transcurso del tiempo.”
(…)
“Colombia, al igual que el resto de países latinoamericanos, se ha caracterizado por contar con un gran potencial en el sector agropecuario, debido en gran parte a la enorme riqueza que poseen sus tierras; sin embargo, la posesión de esas ha sido un problema conocido a lo largo de la historia, especialmente en el área rural, donde su papel es fundamental en el desarrollo de un país, debido a su gran relevancia económica y social.”
Las unidades agrícolas familiares (UAF), un instrumento de política rural en Colombia. Autores: Eladio Rey Gutiérrez, José Andelfo Lizcano y Caro Yefer Asprilla Lara. Fecha: 10 de noviembre de 2013.
“Las unidades agrícolas familiares (UAF) aparecen en la Ley 135 de 1961 y luego en la Ley 160 de 1994, como un instrumento básico de distribución de tierras. El objetivo, más allá de superar la dicotomía minifundio-latifundio, era ofrecerle al campesino o adjudicatario un predio que, según las condiciones productivas del suelo y del entorno, le garantizara el mejoramiento de su calidad de vida y la posibilidad de generar excedentes económicos que incrementaran su patrimonio familiar.”
(…)
“Los países de Latinoamérica se han caracterizado por la importancia económica y social que el sector agrícola representa en cada uno de ellos y comparten además las características de la distribución y tenencia de la tierra desde la Colonia. Si bien es cierto que esta estructura ha sufrido cambios significativos a través del tiempo, es una realidad que, pese a reformas, la presencia del minifundio (con una baja representatividad en cuanto al área equivalente) ha sido una constante, en convivencia con la gran propiedad, esto es, grandes extensiones de tierra cultivable en pocas manos.”
(…)
“En Colombia el concepto de UAF aparece con la Ley 135 de 1961, también conocida como Ley de Reforma Agraria, que la define como:
La explotación agraria de un fundo que dependa directa y principalmente de la vinculación de la fuerza de trabajo de una misma familia compuesta por el jefe del hogar y su cónyuge, compañero o compañera, según el caso, o por parientes hasta el segundo grado de consanguinidad y primero civil, sin perjuicio del empleo ocasional de la mano de obra extraña al núcleo familiar y que además reúna las siguientes condiciones: a) Que la extensión del predio, que dependerá de la naturaleza de la zona, clase de suelos, aguas, posibilidades de irrigación, ubicación, relieve y potencialidad del tipo de explotación agropecuaria para el cual sea apto, pueda suministrar a la familia que lo explota, en condiciones de eficiencia productiva promedio, ingresos no inferiores a tres salarios mínimos. b) Que no más de la tercera parte de los ingresos provenientes de la explotación puedan ser destinados al pago de deudas originadas en la compra o adquisición de la tierra. c) Que el adjudicatario y su familia puedan disponer de un excedente capitalizable que les permita el mejoramiento gradual de su nivel de vida.”
(…)
“A partir de la Ley 135 de 1961 en Colombia se ha expedido una enorme cantidad de normas tanto en el ámbito nacional como en el regional que buscan redefinir las UAF para atender múltiples requerimientos y necesidades de la política rural, como un instrumento básico de asignación de recursos y de equidad social.”
Recuento de normas importantes que tratan el tema de la U.A.F. después de la promulgación de la ley 135 de 1961 (cuadro del autor).
Ilustración 46 Recuento de normas que tratan el tema de la U.A.F.- cuadro del autor.
Minutas.
Actos que requieren la solemnidad de la escritura pública comprendidos hasta la expedición del decreto 960 de 1970.
Modelo de escritura pública de compraventa.
Modelo de escritura pública de permuta.
Modelo de escritura pública de constitución usufruto.
Modelo de escritura pública de cancelación de usufructo.
Modelo de escritura pública de constitución de hipoteca.
Modelo de escritura pública de cancelación de hipoteca.
Modelo de escritura pública de constitución de afectación a vivienda familiar.
Modelo de escritura pública de cancelación de afectación de vivienda familiar.
Modelo de escritura pública de constitución de patrimonio de familia.
Modelos de escritura pública de cancelación de patrimonio de familia.
Modelo de escritura pública de reglamento de propiedad horizontal y declaración de construcción.
PERFECCIONAMIENTO DE LA ESCRITURA PÚBLICA.
ARTÍCULO 13.
La escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el Notario, con los requisitos previstos en la Ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.2. Firma numeración y fecha de la escritura. La escritura será firmada, numerada y fechada en un mismo acto. Sin perjuicio de las normas especiales previstas en la ley para los testamentos, excepcionalmente y por causa debidamente justificada, el notario podrá aceptar su otorgamiento en diferentes momentos sin que por esto se afecte su unidad formal. Procederá entonces a numerarla y fecharla con la firma del primer otorgante y una vez suscrita por los demás comparecientes, la autorizará. En este caso sus efectos se retrotraen al momento de la primera firma.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.3. Falta de firma de uno de los otorgantes. Cuando transcurridos dos meses desde la fecha de la firma del primer otorgante no se hayan presentado alguno o algunos de los demás declarantes, el notario anotará en el instrumento lo acaecido, dejará constancia de que por ese motivo no lo autoriza y lo incorporará al protocolo.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 243. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.
Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.”
“Artículo 244. Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.
Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.
También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución.
Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo.
La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos.
Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos y en todas las jurisdicciones.”
“Artículo 250. Indivisibilidad y alcance probatorio del documento. La prueba que resulte de los documentos públicos y privados es indivisible y comprende aun lo meramente enunciativo, siempre que tenga relación directa con lo dispositivo del acto o contrato.”
“Artículo 259. Instrumento público defectuoso. El instrumento que no tenga carácter de público por incompetencia del funcionario o por otra falta en la forma se tendrá como documento privado si estuviere suscrito por los interesados.”
Jurisprudencias.
Corte Suprema de Justicia Sala de Casación Civil. Magistrado Ponente: César Julio Valencia Copete. Expediente No. 110013110-001-1996-00324.01, 31 de agosto de 2009.
“El proceso de perfección de una escritura pública, como aquella en que ha de constar el ánimo postrimero, se halla, con arreglo al artículo 13 del Decreto 960 de 1970, constituido por cuatro fases bien diferenciadas, al punto que «la recepción consiste en percibir las declaraciones que hacen ante el notario los interesados; la extensión es la versión escrita de lo declarado; el otorgamiento es el ‘asentimiento expreso que aquellos prestan al instrumento extendido; y la autorización es ‘la fe que imprime el notario al instrumento en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes (se enfatiza) y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados’ (Art. 14).
De manera que la culminación del proceso es la autorización, o sea la firma del notario, la cual no puede estamparse sino cuando los requisitos legales para el perfeccionamiento de la escritura pública están totalmente cumplidos. El notario autorizará el instrumento una vez cumplido todos los requisitos formales del caso, y presentados los comprobantes pertinentes (énfasis de la Corte), suscribiéndolo con firma autógrafa en último lugar’ (art.40).”
Sentencia de la Corte Suprema de Justicia No. 16678 de 2000. Magistrado Ponente: Álvaro Orlando Pérez Pinzón.
“La Corte Suprema de Justicia es muy clara en cuanto a los pasos a seguir para el perfeccionamiento de la escritura pública y por eso establece estrictamente la comparecencia del notario frente al acto al cual le va a otorgar fe pública. Desde la recepción hasta la autorización es deber del notario estar frente a las partes y acto jurídico que va a tomar carácter de solemne. Es de esta manera, como se debería hacer el perfeccionamiento de la escritura pública a nivel cultural hoy en día, es decir, como realmente se debería materializar. Esto porque, las escrituras públicas se componen de una frase muy especial dada por el notario y es “compareció ante mí”, que es necesario analizarla jurídica y lingüísticamente para determinar si se materializa a nivel cultural en la realidad”.
ETAPAS DEL PERFECCIONAMIENTO DE LA ESCRITURA PÚBLICA.
ARTÍCULO 14.
La recepción consiste en percibir las declaraciones que hacen ante el Notario los interesados; la extensión es la versión escrita de lo declarado; el otorgamiento es el asentimiento expreso que aquellos prestan al instrumento extendido; y la autorización es la fe que imprime el Notario a este, en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes, y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados.
Normas concordantes.
Circular No. 167 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Autorización de la escritura pública transcurridos dos meses desde la firma del primer otorgante. El artículo 10 del Decreto 2148 de 1983, compilado en el artículo 2.2.6.1.2.1.3 del Decreto 1069 de 2015 dispone que “cuando transcurridos dos meses desde la fecha de la firma del primer otorgante no se hayan presentado alguno o algunos de los demás declarantes, el notario anotará en el instrumento lo acaecido, dejará constancia de que por ese motivo no lo autoriza y lo incorporará al protocolo”.
Por tal motivo, se recuerda que el notario no debe autorizar el instrumento y en tal sentido, dejará la correspondiente anotación cuando hayan transcurrido dos meses desde la firma del primer otorgante, sin que los demás otorgantes lo hubieran firmado.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.5. Suscripción de instrumentos fuera de la sede la notaría. Los representantes legales de las entidades oficiales y particulares que tengan registrada su firma en la notaría podrán ser autorizados por el notario para suscribir los instrumentos fuera del despacho.”
VERIFICACIÓN ESPECIAL (integración del autor).
Registro de Deudores Alimentarios Morosos -R.E.D.A.M.
La ley 2097 de 2021 estableció una nueva obligación para los notarios antes de proceder a autorizar la correspondiente escritura pública, como lo es el verificar que el otorgante vendedor no este incluido en el listado de los deudores alimentarios morosos (R.E.D.A.M.), para estos efectos hacemos un análisis normativo al respecto.
Normas concordantes.
Memorando No. 3371 de 2023 de la Unión Colegiada del Notariado Colombiano.
“Atentamente me permito poner en conocimiento de todos que, en la actualidad, la verificación del certificado de Deudores Alimentarios Morosos en el “REDAM”, por parte de los notarios, no es posible darle cumplimiento en los trámites de enajenación de inmuebles y muebles sujetos a registro. Ello se desprende de la respuesta dada por el Ministerio de Tecnologías de la Información – MinTIC con ocasión de la propuesta presentada por la UCNC por oficio 212P/23 del 23 de marzo de 2023, en el cual se puso en conocimiento de ese Ministerio todas las situaciones que impedían la aplicación de la Ley 2097 de 2021 y su Decreto Reglamentario. Mediante oficio No. TRD-320, se nos ha informado concretamente lo siguiente:
1. A la fecha el proyecto se encuentra en la primera fase, toda vez que, de momento, el MinTIC está realizando los pilotos, capacitaciones y estabilización de la solución tecnología, de lo cual se colige que aún la herramienta no se encuentra en funcionamiento.
2. Conforme a la respuesta de la Dra. Ana María Sterling Bastidas – Directora de Gobierno Digital, hasta ahora está en operación el recaudo de la información con «Juzgados Promiscuos de Familia, Comisarías de Familia y el Instituto Colombiano de bienestar familiar ICBF», además advierte la distinguida funcionaria que: «Una vez sea agotado dicho trámite las fuentes de información cargarán la información en el Formato Único de Registro de la Herramienta o solución tecnológica dispuesta»
3. Igualmente, de la simple lectura del oficio se entiende que los notarios como «Usuarios de la Información», deberán consultarla de oficio una vez esté disponible la base de datos del MinTIC.
4. Se aceptó la propuesta que hicimos de integrar una mesa de trabajo, la cual será integrada por: «Viceministerio de Promoción de la Justicia, la Superintendencia de Notariado y Registro y la UCNC”, con el fin de atender las inquietudes planteadas y se dé respuesta a las mismas.
En conclusión, al ser imposible la verificación notarial por parte de los notarios como “usuarios de la información”, por no haberse llegado a dicha fase, si un compareciente en acto de enajenación no cuenta con dicho certificado, o no le es posible acceder al Redam, o lo aporta con resultado negativo, la única obligación actual del notario es dejar la correspondiente constancia, según sea el caso. Como el Estado es el único responsable de esa verificación, y no el ciudadano, para no dilatar el servicio notarial se sugiere insertar una cláusula en términos similares a la siguiente:
CLÁUSULA: En virtud de la imposibilidad de dar aplicación a lo dispuesto en la Ley 2097 de 2021 y su Decreto Reglamentario 1310 de 2022, en el sentido de llevar a cabo la consulta para verificación en la base de datos del REDAM, dado que a la fecha la misma no se encuentra disponible para el acceso del notario, el/los comparecientes(s) declara(n) que, al momento de otorgar la presente escritura pública no tiene(n) pendientes obligaciones alimentarias superiores a tres (3) meses.”
Decreto 1310 de 2022.
Artículo 2.2.23.1. Objeto. El presente título tiene por objeto reglamentar la ley 2097 de 2021 por la cual se crea el registro de deudores alimentarios morosos (REDAM) y designar una entidad del orden nacional para que lo diseñe, desarrolle, implemente, administre, opere y actualice, en el marco de la política de gobierno digital.
Artículo 2.2.23.4. Objetivo del registro de deudores alimentarios morosos (REDAM). El registro de deudores alimentarios morosos tiene como objetivo servir como mecanismo de control al incumplimiento de las obligaciones alimentarias.
Parágrafo. La información suministrada por el REDAM será utilizada en forma exclusiva por quienes estén vinculadas a la aplicación de las consecuencias de la inscripción en el REDAM de que trata el artículo 6 de la ley 2097 de 2021, a partir de la entrada en producción de la solución tecnológica.
Circular No. 350 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“El artículo 6 numeral 3 ordena a los Notarios que: «Cuando el deudor alimentario pretenda perfeccionar la enajenación de bienes muebles o inmuebles sujetos a registro, la notaría exigirá el certificado del Registro de Deudores Alimentarios Morosos».
La Ley descrita hace alusión al artículo 411 del código civil’ que trata de quienes son los titulares para reclamar derechos de alimentos.
A la fecha, el Gobierno Nacional, no ha designado la Entidad que se encargará de implementar, administrar y mantener el REDAM, y por ende la remisión de la información contenida en el Registro de Deudores Alimentarios Morosos a las centrales de riesgo crediticio, financiero y comercial, para lo de su competencia.
En consideración a lo anterior y por mandato legal, una vez, se conozca la Entidad a la cual hace referencia la norma en comento, los Notarios deberán dar cumplimiento a la misma para el perfeccionamiento de la enajenación de los inmuebles sujetos a registro.”
Decreto 2097 de 2021.
“Artículo 6°. Consecuencias de la inscripción en el registro de deudores alimentarios morosos. La inscripción en el registro de deudores alimentarios morosos generara las siguientes consecuencias:
1. El deudor alimentario moroso solo podía contratar con el estado una vez se ponga a paz y salvo con sus obligaciones alimentarias. Esta inhabilidad también se predica del deudor alimentario moroso que actúe como representante legal de la persona jurídica que aspira a contratar con el estado.
2. No se podrá nombrar ni posesionar en cargos públicos ni de elección popular a las personas reportadas en el registro de deudores alimentarios morosos, hasta tanto no se pongan a paz y salvo con las obligaciones alimentarias.
Si el deudor alimentario es servidor público al momento de su inscripci6n en el REDAM, estará sujeto a la suspensión del ejercicio de sus funciones, hasta tanto no se ponga a paz y salvo con las obligaciones alimentarias. En todo caso, se garantizará al deudor alimentario los derechos de defensa y debido proceso.
3. Cuando el deudor alimentario pretenda perfeccionar la enajenación de bienes muebles o inmuebles sujetos a registro, la notaría exigirá el certificado del registro de deudores alimentarios morosos
4. Cuando el deudor alimentario solicite un crédito o la renovación de un crédito ante una entidad bancaria o de financiamiento, se exigirá el certificado del registro de deudores alimentarios morosos.
5. Impedimento para salir del país y efectuar trámites migratorios ante migración Colombia o la entidad que haga sus veces.”
Doctrinas.
Registro de Deudores Alimentarios Morosos -R.E.D.A.M- (comentario del autor).
El legislativo creó el Registro de Deudores Alimentarios Morosos – R.E.D.A.M., en el cual se deben registrar a las personas que deban más de tres (3) cuotas alimentarias, sucesivas o no. La intención es la de establecer medidas que permitan garantizar el cumplimiento de las obligaciones alimentarias, como mecanismo de control para aquellos morosos que no acaten las disposiciones emitidas por los jueces u otra autoridad, es decir, se utiliza para combatir la inasistencia alimentaria.
Debe aclararse que esta nueva iniciativa legislativa prevé unas medidas sancionatorias, no de tipo penal ni civil, sino que contempla restricciones concretas y ejemplarizantes, entre las cuales están:
- No se permitirá la salida fuera del país.
- Excluido para contratar con el Estado.
- Inhabilidad para ocupar cargos públicos.
- Imposibilidad para posesionarse en cargos de elección popular.
- No podrá comprar o vender bienes sujetos a registro, y que queden o estén a su nombre.
- Si tiene un crédito con una entidad financiera, se podrán descontar las cuotas alimentarias adeudadas.
Los deudores morosos no podrán suscribir escrituras públicas de enajenación de buenes muebles e inmuebles, dado que, de ahora en adelante, las Notarías verificarán la situación de los otorgantes en el R.E.D.A.M.
El reporte en el Registro de Deudores Alimentarios Morosos R.E.D.A.M. tendrá una vigencia de cuatro (4) años, contado a partir del momento en que se realiza la inscripción en la base de datos. Si la persona satisface las cuotas alimentarias adeudadas, se procederá a cancelar la inscripción en el registro, una vez que el juez del proceso por inasistencia alimentaria compruebe tal hecho y tendrá tres (3) días para oficiar el reporte.
Considero que, de acuerdo al contenido de la Ley 2097 de 2021 y de su D.R. 1310 de 2022, no se debe exigir a todos los comparecientes el certificado de Registro de Deudores Alimentarios Morosos R.E.D.A.M., pues hacerlo, es desatender el precepto constitucional de la buena fe y convertir la regla general en la excepción.
Exigir el certificado a todo enajenante indiscriminadamente, reitero, es desobedecer al principio de la buena fe, consagrado en la ley y en la Constitución Nacional, dentro del capítulo de los derechos fundamentales; y que, eventualmente, podría afectar a otros postulados igual de esenciales, como son: el buen nombre y la presunción de inocencia.
No es factible, por tanto y a mi modo de pensar, que los Notarios deban exigir al enajenante el aporte del certificado de no estar inscrito en el R.E.D.A.M., porque no está previsto dentro de los requisitos legales necesarios para el perfeccionamiento del acto jurídico y, de paso, se convertiría en una carga injustificada para el compareciente.
Por otra parte, corresponde al acreedor alimentario solicitar al juez o al funcionario competente (comisario o defensor de familia) que, previo el traslado establecido en la ley, ordene el registro en el Min. Tic., como operador de la información o quien haga las veces, de los deudores alimentarios morosos, esto es, a quienes no han cumplido el pago de tres o más cuotas alimentarias.
Para la correcta aplicación de esa exigencia, tanto la ley como su decreto reglamentario disponen que el Operador de la Información, que lo es Min. Tic. o quien haga las veces, debe suministrar gratuitamente la solución tecnológica a, entre otros, «los usuarios de la información», siendo uno de ellos los notarios, quienes deberán consultar de oficio esos registros, para determinar la aplicación de las consecuencias establecidas en el artículo 6o de la Ley 2097 de 2021.
Es decir, Min. Tic. o quien haga las veces debe contar con una «base de datos» (parágrafo 1º del art. 7o de la Ley) o con un «banco de datos» (art. 2.2.23.3. del Decreto 1078 de 2015, con la modificación del D.R. 1310 de 2022), para que los notarios, como usuarios de la información, cumplan con la obligación de realizar las consultas oficiosas y verificar si los enajenantes están incluidos o no en dichos registros, para efectos de proceder o no a autorizar las respectivas transferencias.
El numeral 9 del art. 2.2.23.14. del decreto reglamentario establece que es responsabilidad y deber del Operador de la información frente al Registro de Deudores Alimentarios Morosos:
“Asegurar el acceso permanente, gratuito y directo al Registro de Deudores Alimentarios Morosos (REDAM) por parte de las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas que están vinculadas a la aplicación de las consecuencias de la inscripción en el REDAM descritas en el Artículo 6º de la Ley 2097 de 2021”.
Hay que tener siempre presente que la obligación de verificación si el ciudadano está inscrito en el R.E.D.A.M. o no, recaerá únicamente en el Estado. Al notario, por su parte, se le podría acarrear una sanción, si no confronta las bases de datos del R.E.D.A-M., cuando ya estén disponibles y esté en presencia de una enajenación. La imposibilidad de constatar ese registro deberá interpretarse en favor del ciudadano (Art. 6o, parágrafo 2o de la Ley 2097).
Recomendación del autor: Mientras se perfecciona el R.E.D.A.M. y se pone al servicio de los Notarios, les sugiero insertar en la escrituras públicas correspondientes, este parágrafo:
PARAGRAFO- CUMPLIMIENTO DE la ley 2097 DE 2021 y el decreto 1310 de 2022: Los vendedor (a/es) manifiestan bajo la gravedad del juramento que, en la actualidad, carecen de deudas por alimentos y que tampoco se encuentran inscrito (a/os) en el registro de deudores alimentarios morosos (REDAM), de conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la citada ley y, por lo tanto, conforme con lo establecido en el parágrafo 2º del otra vez señalado artículo, se interpreta, por la imposibilidad de verificar el respectivo registro, a favor del ciudadano; además, las partes insisten en el otorgamiento de la presente escritura pública, situación que conoce y acepta la parte compradora.
OBJETO DE LA ESCRITURA PÚBLICA.
ARTÍCULO 15.
Cuando el Notario redacte el instrumento, deberá averiguar los fines prácticos y jurídicos que los otorgantes se proponen alcanzar con sus declaraciones, para que queden fielmente expresados en el instrumento; indicará el acto o contrato con su denominación legal si la tuviere, y al extender el instrumento velará porque contenga los elementos esenciales y naturales propios de aquel, y las estipulaciones especiales que los interesados acuerden o indique el declarante único, redactado todo en lenguaje sencillo, jurídico y preciso.
Normas concordantes.
N.C. DE CONTRATOS CIVILES Y SUS ELEMENTOS.
Código Civil.
“Artículo 1502. Requisitos para obligarse. Para que una persona se obligue a otra por un acto o declaración de voluntad, es necesario:
1o.) Que sea legalmente capaz.
2o.) Que consienta en dicho acto o declaración y su consentimiento no adolezca de vicio.
3o.) Que recaiga sobre un objeto lícito.
4o.) Que tenga una causa lícita.
La capacidad legal de una persona consiste en poderse obligar por sí misma, sin el ministerio o la autorización de otra.”
“Artículo 1503. Presunción de capacidad. Toda persona es legalmente capaz, excepto aquéllas que la ley declara incapaces.”
“Artículo 1504. Incapacidad absoluta y relativa. Artículo modificado por el artículo 57 de la ley 1996 de 2019. El nuevo texto es el siguiente: son absolutamente incapaces los impúberes. Sus actos no producen ni aún obligaciones naturales, y no admiten caución. Son también incapaces los menores púberes. Pero la incapacidad de estas personas no es absoluta y sus actos pueden tener valor en ciertas circunstancias y bajo ciertos respectos determinados por las leyes. Además de estas incapacidades hay otras particulares que consisten en la prohibición que la ley ha impuesto a ciertas personas para ejecutar ciertos actos.”
“Artículo 1521. Enajenaciones con objeto ilícito. Hay un objeto ilícito en la enajenación:
1o.) De las cosas que no están en el comercio.
2o.) De los derechos o privilegios que no pueden transferirse a otra persona.
3o.) De las cosas embargadas por decreto judicial, a menos que el juez lo autorice o el acreedor consienta en ello.”
“Artículo 1523. Objeto ilícito por contrato prohibido. Hay así mismo objeto ilícito en todo contrato prohibido por las leyes.”
“Artículo 1524. Causa de las obligaciones. No puede haber obligación sin una causa real y lícita; pero no es necesario expresarla. La pura liberalidad o beneficencia es causa suficiente.
Se entiende por causa el motivo que induce al acto o contrato; y por causa ilícita la prohibida por la ley, o contraria a las buenas costumbres o al orden público.
Así, la promesa de dar algo en pago de una deuda que no existe, carece de causa; y la promesa de dar algo en recompensa de un crimen o de un hecho inmoral, tiene una causa ilícita.”
“Artículo 1740. Concepto y clases de nulidad. Es nulo todo acto o contrato a que falta alguno de los requisitos que la ley prescribe para el valor del mismo acto o contrato según su especie y la calidad o estado de las partes.
La nulidad puede ser absoluta o relativa.”
“Artículo 1741. Nulidad absoluta y relativa. La nulidad producida por un objeto o causa ilícita, y la nulidad producida por la omisión de algún requisito o formalidad que las leyes prescriben para el valor de ciertos actos o contratos en consideración a la naturaleza de ellos, y no a la calidad o estado de las personas que los ejecutan o acuerdan, son nulidades absolutas.
Hay así misma nulidad absoluta en los actos y contratos de personas absolutamente incapaces.
Cualquiera otra especie de vicio produce nulidad relativa, y da derecho a la rescisión del acto o contrato.
N.C. LEASING.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.13.2.5.1. Leasing. Los derechos notariales en el contrato de leasing se liquidarán, así: cuando las obligaciones emanadas de lo declarado consistan en prestaciones periódicas de plazo determinable con base en los datos consignados en el instrumento, los derechos notariales se liquidarán teniendo en cuenta la cuantía total de tales prestaciones. Si el plazo fuere indeterminado la base de la liquidación será el monto de la misma en cinco (5) años.
Cuando el beneficiario, usuario o tomador ejerza la opción de compra, se tomará como base para la liquidación de los derechos notariales el saldo que le reste por pagar, el cual deberá estipularse en el contrato de leasing constituido.
(Decreto 188 de 2013, artículo 22)”
“Artículo 2.2.6.13.2.5.2. Contrato de leasing sin escritura pública. En aquellos eventos en que el contrato de leasing no se hubiere celebrado por escritura pública, si posteriormente, por la opción de compra, hubiere transferencia de bienes, el acto jurídico contenido en la escritura pública respectiva causará derechos notariales que se liquidarán teniendo en cuenta el valor del acto o, tratándose de inmuebles, así: cuando la cuantía del acto o contrato convenida por las partes sea inferior a la del avalúo catastral, al autoavalúo o al valor del remate, los derechos se liquidarán con base en el concepto de los mencionados que presente el mayor valor.
(Decreto 188 de 2013, artículo 23)”
N.C. FIDUCIA.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.13.2.4.1. Fiducia mercantil. En las escrituras públicas contentivas del negocio jurídico de fiducia mercantil y que impliquen transferencia de bienes, se tendrá como acto con cuantía y se cobrará de conformidad con lo dispuesto en el literal b) del artículo 2.2.6.13.2.1.1., de este capítulo.
Parágrafo 1. La cuantía del acto será la correspondiente al valor de los bienes transferidos. En caso de no expresarse dicho valor, se tomará en cuenta el avalúo catastral o el autoavalúo.
(Decreto 188 de 2013, artículo 19)”
“Artículo 2.2.6.13.2.4.2. Fiducia en garantía. La escritura pública de fiducia en garantía causará por derechos notariales los ordenados para las hipotecas. Cuando se trate de escrituras públicas de restitución de bienes se causarán los derechos propios de la cancelación hipotecaria, previstos en este capítulo.
(Decreto 188 de 2013, artículo 20)”
“Artículo 2.2.6.13.2.4.3. Fiducia de administración. En el mandato fiduciario con fines estrictamente de administración, se tendrá como cuantía del acto, el valor estipulado como remuneración para el fiduciario.
Parágrafo 1. Cuando en el contrato se prevea la remuneración del fiduciario mediante pagos periódicos y se exprese además un plazo determinado o determinable, los derechos notariales se liquidarán sobre el valor de la remuneración que corresponda a la duración del contrato. En caso de que el contrato sea de término indefinido y la remuneración se pacte en cuotas periódicas, los derechos se liquidarán sobre el valor de las cuotas que correspondan a cinco años.
Parágrafo 2. Cuando en el contrato la remuneración del fiduciario sea indeterminada, la cuantía del acto será la correspondiente al valor de los bienes. En caso de no expresarse dicho valor, se tomará en cuenta el avalúo catastral o el autoavalúo. Cuando la remuneración del fiduciario sea parte determinada y parte indeterminada, se procederá en igual forma.
(Decreto 188 de 2013, artículo 21)”
Código Civil.
“Artículo 794. Propiedad fiduciaria. Se llama propiedad fiduciaria la que está sujeta al gravamen de pasar a otra persona por el hecho de verificarse una condición.
La constitución de la propiedad fiduciaria se llama fideicomiso. Este nombre se da también a la cosa constituida en propiedad fiduciaria. La traslación de la propiedad a la persona en cuyo favor se ha constituido el fideicomiso, se llama restitución.”
N.C. DE BALDÍOS.
Concepto del 14 de febrero de 2018 de Agencia Nacional de Tierras (ANT) Fraccionamiento de predios antes de la ley 160 de 1994.
“El tema que ocupa hoy la atención de esta Oficina, tal como se expuso en líneas anteriores, es el interrogante plante do respecto a la obligación de solicitar a la Agencia Nacional de Tierras autorización para el fraccionamiento de un lote de terreno adjudicado por el INCORA con anterioridad a la entrada en vigor de la Ley 160 del 5 de agosto de 1994.
Frente al interrogante planteado, es pertinente señalar que, en aras de garantizar la seguridad jurídica y los derechos adquiridos, por regla general las normas tienen efecto retrospectivo. La Honorable Corte Constitucional en la Sentencia T-110 del 22 de febrero de 201. MP. Luis Eresto Vargas Silva, señala: *la aplicación retrospectiva de una norma jurídica comporta la posibilidad de afectar situaciones fácticas y jurídicas que se han originado con anterioridad a su vigencia, pero que aún no han finalizado al momento de entrar a regir la nueva norma, por encontrarse en curso la aludida situación jurídica
Así las cosas. para el presente análisis es necesario hacer hincapié en el contenido del artículo 28 de la Ley 153 de 1887, que señala que Todo derecho real adquirido bajo una ley y en conformidad con ella, subsiste bajo el imperio de otra; pero en cuanto a su ejercicio y cargas, y en lo tocante a su extinción, prevalecerán las disposiciones de la nueva ley (Negrilla fuera de texto
Conforme a tal disposición, se identifica que si bien, la preexistencia de un derecho, adquirido en vigencia de una normatividad anterior, debe ser respetado por la nueva Ley; el mismo puede ser limitado en su ejercicio por una nueva Ley siempre y cuando no se desconozca la existencia de este
Ahora bien, en el Lineamiento 01-2018, P. 33, emitido por la Agencia Nacional de Tierras se señala que en el artículo 51 de la Ley 135 de 1961: *No se contempló de manera expresa la prohibición a los adjudicatarios de fraccionar sus predios por debajo de una determinada extensión. Pese a ello el que estuviesen condicionados desde el mismo inicio a la figura de la UAF implicaba que el predio tuviera condiciones suficientes para dar cumplimiento a los atributos de la figura.”
N.C DE LICENCIAS URBANÍSTICAS.
Decreto 1783 de 2021.
“Artículo 2.2.6.1.1.4. Licencia de urbanización. Es la autorización previa para ejecutar en uno o varios predios localizados en suelo urbano, la creación de espacios públicos y privados, así como las vías públicas y la ejecución de obras de infraestructura de servicios públicos domiciliarios que permitan la adecuación, dotación y subdivisión de estos terrenos para la futura construcción de edificaciones con destino a usos urbanos, de conformidad con el Plan de Ordenamiento Territorial, los instrumentos que lo desarrollen y complementen, las leyes y demás reglamentaciones que expida el Gobierno Nacional.
Se podrá solicitar licencia de urbanización sobre suelos de expansión urbana una vez adoptado el respectivo plan parcial y durante el término de su vigencia.”
Jurisprudencias.
J.P. DE BALDÍOS.
Sentencia SU-288 de 2022. Magistrado Ponente: Antonio José Lizarazo.
“Al revisar los fallos constitucionales de instancia, la Sala Plena encontró que existen dos grandes tendencias de decisión. Algunos aplican el precedente establecido en la Sentencia T-488 de 2014 y, por lo tanto, declaran la existencia de defectos orgánicos, sustantivos y/o fácticos (según el caso) en las sentencias civiles que declararon la pertenencia sobre bienes rurales.
Otros jueces y tribunales, en cambio, afirman que siguen el precedente (en especial de tutela) establecido por la Corte Suprema de Justicia, específicamente, en la Sentencia STC-1776 de 2016. Este es un primer motivo para dictar una decisión de unificación por parte de la Sala Plena de la Corte Constitucional. En segundo lugar, en las sentencias contra las cuales se dirigen las acciones de tutela, dictadas por jueces civiles en procesos de pertenencia, se evidencia que estos funcionarios no aplican ni interpretan de manera uniforme las disposiciones del régimen especial de baldíos, razón por la que adoptan decisiones diferentes y en algunos casos contradictorias. El enorme impacto social que tiene esta diversidad de posiciones, en un tema de especial trascendencia para la equidad y la justicia social, constituye otra razón para la adopción de esta decisión de unificación.
Estas son algunas de las divergencias evidenciadas en las decisiones de los jueces civiles:
(i) Sobre la naturaleza de la participación en el proceso de pertenencia de la autoridad de tierras. En algunos casos, los jueces la vinculan como litisconsorte necesario, en otros, como litisconsorte facultativo, y en unos más es llamada con fines probatorios, es decir, para que aporte información sobre la existencia de procesos agrarios relacionados con los inmuebles pretendidos, sobre su naturaleza baldía o privada, o para que conteste un cuestionario. En otros casos la entidad no es vinculada ni informada del proceso e, incluso, ciertos jueces le han llamado la atención por intervenir sin que se le haya solicitado. (ii) Sobre el curso de acción asumido por la autoridad de tierras. La autoridad de tierras, por su parte, tampoco actúa de manera uniforme en los procesos de pertenencia. En algunos casos se abstiene de intervenir; en ciertas ocasiones se declara incompetente para pronunciarse; en otros, afirma que no cuenta con un inventario de baldíos; y en unos más se limita a informar que los predios no son objeto de procedimientos agrarios en curso. (iii) Sobre el contenido, alcance e interpretación del régimen de baldíos. Es posible encontrar posiciones diversas en torno al régimen legal aplicable y su interpretación y, en especial, acerca de la vigencia del artículo 1º de la Ley 200 de 1936 y su relación con el artículo 48 de la Ley 160 de 1994. Estas discusiones conducen a que distintos jueces, con fundamento en las mismas disposiciones, en ciertos casos accedan a declarar la prescripción adquisitiva, aplicando la presunción de propiedad privada por la ocupación con explotación económica; mientras que en otros decidan negarla, por persistir dudas sobre la naturaleza privada del predio. (iv) Sobre la prueba de la propiedad privada de los bienes rurales. Algunos jueces admiten que la presunción de propiedad privada prevista en el artículo 1º de la Ley 200 de 1936 permite adquirir por prescripción de dominio los predios ocupados con cultivos, a pesar de que no cuentan con título originario o títulos traslaticios de dominio debidamente inscritos; y otros exigen probar la naturaleza privada del bien con tales antecedentes registrales, en los términos del artículo 48 de la Ley 160 de 1994.”
Doctrinas.
D.C. DE CONTRATOS.
Acto jurídico, hecho jurídico, negocio jurídico y contratos (cuadro del autor).
Ilustración 47 Actos, hechos, negocios jurídicos y contratos- cuadro del autor.
Clasificación de los contratos (cuadro del autor).
Ilustración Clasificación de los contratos- cuadro del autor.
Elementos de los contratos (cuadro del autor).
Ilustración 49 Elementos de los contratos- cuadro del autor.
D.C. DE LEASING.
Tipos de leasing (cuadro del autor).
Ilustración 50 Tipos de leasing- cuadro del autor.
Características del leasing. Autor: Luis Eduardo Vélez, fecha: 13 de enero de 2020. Blog Rankia.
Cuotas: normalmente las cuotas de arrendamiento por concepto del leasing suelen ser fijas; pero existe la posibilidad, siempre que se establezca en el contrato, de pactarse cuotas variables con intereses. Siempre deben ser canceladas al término del período pautado, que es generalmente mensual y que, en caso de vencerse, tienen ciertos cargos por mora.
Valor residual: se refiere al valor que tendrá el bien al término de su uso, en este caso al tiempo del leasing. Cuando el valor residual es alto o semejante al valor inicial, la depreciación es menor.
Garantía: suele servir como tal el mismo bien objeto del leasing, aunque también se requieren, al momento de optar por esa opción, fiadores y fianzas, dependiendo de la entidad financiera.
Contrato: se suscribe un contrato entre la entidad financiera y el interesado en el bien, donde se establecen: cuotas de arrendamiento, períodos de cancelación, sanciones y, sobre todo, se precisa que el bien pertenece a la entidad financiera hasta que se haya cancelado en su totalidad.
Mantenimiento: aunque por lo general queda planteado en el contrato, es importante destacar que en el leasing el mantenimiento y las reparaciones requeridas por el bien, siempre corren por cuenta del arrendatario.
Leasing habitacional (comentario del autor).
Para comprar una vivienda en Colombia se presentan varias alternativas, como son, entre otras: a) contar con el dinero para adquirirla de contado; b) pagar la cuota inicial e ir cancelando las cuotas mensuales, en reemplazo del pago del alquiler; c) conseguir un crédito financiero a largo plazo en UVR o en pesos amortizados, según la modalidad que escoja dependiendo de su capacidad de endeudamiento; d) celebrar un leasing habitacional, el cual hace parte del leasing financiero donde el bien objeto es un inmueble con destino a vivienda.
Leasing puede recaer sobre un bien mueble o inmueble, que a su vez conforma cada una de las distintas variedades existentes del leasing (leasing financiero, leasing operativo y lease-back) que, como lo describí antes, cada una representa una solución sujeta a la necesidad del solicitante, que puede ser para adquirir vivienda, bodegas, vehículos, maquinarias, tecnologías, Etc., con opción de compra o para mero uso operativo.
Hace 20 años se acogió en Colombia el leasing habitacional, como una buena opción para respaldar la adquisición de vivienda de forma diferente al crédito financiero tradicional y darle una posible solución a la crisis social y económica generada por el colapso del sistema UPAC y brindarles una oportunidad a las personas con poca capacidad de endeudamiento.
Bienes que se pueden financiar mediante leasing (cuadro del autor).
Ilustración Bienes que se pueden financiar mediante leasing- cuadro del autor.
Ilustración 52 ¿Qué es el leasing? información extraída de: https://www.larepublica.co/
Minutas.
Minuta del leasing.
Modelo de escritura pública de leasing.
D.C. DE FIDUCIA.
El contrato de fiducia y el patrimonio autónomo. Autor: Juan Pablo Cárdenas Mejía.
“En principio el concepto de patrimonio autónomo es propio del contrato de fiducia, no obstante, si se examina el derecho colombiano se encuentra que el mismo reconoce la existencia de patrimonios autónomos también en hipótesis distintas al contrato de fiducia. En efecto, la ley 100 de 1993 contempla diversos patrimonios autónomos que no están vinculados a un contrato de fiducia.
Así, la ley establece la existencia de un patrimonio autónomo en el régimen de prima media con prestación definida que era administrado por el ISS (artículo 20). Igualmente, al regular los fondos de pensiones del régimen de ahorro individual la ley estableció en su artículo 60 que “d. El conjunto de las cuentas individuales de ahorro pensional constituye un patrimonio autónomo propiedad de los afiliados, denominado fondo de pensiones, el cual es independiente del patrimonio de la entidad administradora “. Dichos fondos son administrados por sociedades administradoras de fondos de pensiones.”
(…)
“Es pertinente además anotar que la ley 100 de 1993 había contemplado la existencia de patrimonios autónomos que serían administrados por encargo fiduciario. En efecto, el artículo 122 de la citada ley previó que “las Cajas, Fondos o Entidades del sector público que no hayan sido sustituidos por el Fondo de Pensiones Públicas del Nivel Nacional, destinarán los recursos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de sus correspondientes bonos pensionales y de las cuotas partes que les correspondan, mediante la constitución de patrimonios autónomos manejados por encargo fiduciario de acuerdo con las disposiciones que expida la Superintendencia Bancaria y las garantías que exija el Gobierno Nacional.”.”
Fiducia (comentario del autor).
La fiducia, hoy por hoy, es un mecanismo jurídico que ha logrado importante crecimiento en la vida civil y comercial de nuestra sociedad, pues su utilización en ambos ámbitos ha tenido un especial dinamismo, sobre todo en lo concerniente a la fiducia mercantil que contribuyó a modificar los sistemas de ahorro, inversión y financiación que estaban vigente.
En el derecho colombiano se presenta una separación legislativa en el tratamiento jurídico de la fiducia, por un lado, está el fideicomiso civil definido por nuestro Código Civil, en su artículo 794, de la siguiente manera:
“Se llama propiedad fiduciaria la que está sujeta al gravamen de pasar a otra persona por el hecho de verificarse una condición.
La constitución de la propiedad fiduciaria se llama fideicomiso. Este nombre se da también a la cosa constituida en propiedad fiduciaria. La traslación de la propiedad a la persona en cuyo favor se ha constituido el fideicomiso, se llama restitución.»
El fideicomiso civil es entonces un contrato por medio del cual el propietario de un bien lo limita con la finalidad de que sea transferido a un tercero beneficiario, luego de cumplida una condición previa y expresamente determinada por el constituyente.
Por otra parte, el Código de Comercio define la fiducia mercantil, en su artículo 1226, así:
“Es un negocio jurídico en virtud del cual una persona, llamada fiduciante o fideicomitente, transfiere uno o mas bienes especificados a otra, llamada fiduciario, quien se obliga a administrarlos o enajenarlos para cumplir una finalidad determinada por el constituyente, en provecho de éste o de un tercero llamado beneficiario o fideicomisario.»
Del artículo transcrito podemos concluir que la fiducia mercantil es un negocio jurídico en virtud del cual una persona sea esta natural o jurídica (fideicomitente o fiduciante), transfiere a una sociedad (fiduciario- patrimonio autónomo) uno o varios bienes, que se obliga a administrarlos o enajenarlos de acuerdo a la voluntad del constituyente, en provecho de éste o de un tercero (beneficiario o fideicomisario).
Para ambas fiducias si recaen sobre bienes inmuebles debe ser constituida mediante escritura pública, la cual debe ser registrada ante la Oficina de Instrumentos Públicos. Pero como diferencia de ellas, podemos establecer que en el fideicomiso civil una vez cumplida la condición establecida por el fideicomitente, el beneficiario adquiere la propiedad total de los bienes, mientras que en la fiducia mercantil el conjunto de bienes transferidos a la sociedad fiduciaria conforman un patrimonio autónomo, por lo que esta última no adquiere el dominio absoluto de dichos bienes. Dicho sea de paso, se precisa que la fiduciaria dentro de la fiducia mercantil debe reunir unas calidades especiales señaladas en la ley, puesto que el Código de Comercio establece que la sociedad fiduciaria debe ser una persona jurídica autorizada por la Superintendencia Financiera.
Características de la fiducia, fecha: 19 de enero de 2023. Blog de Ámbito Jurídico.
- “Se funda en la confianza, razón por la cual el fideicomitente contrata a la sociedad fiduciaria para que con sus conocimientos profesionales y técnicos gestione la finalidad determinada en el negocio fiduciario.
- Puede ser consensual o solemne. Por regla general es solemne, esto es, debe constituirse mediante escritura pública, y será consensual en los casos que así lo autorice el Gobierno Nacional mediante norma de carácter general conforme lo prevé el artículo 16 de la Ley 35 de 1993.
- Es un contrato plurilateral, dado que intervienen tres partes, el fiduciante, la fiduciaria y el beneficiario.
- Es un negocio jurídico de colaboración, esto es, de aquellos en los cuales media una función de cooperación para alcanzar el fin que ha de determinar el advenimiento del contrato, y exige el deber de buena fe en relación con todos los intervinientes. Entre otros.”
Minutas.
Minutas de la fiducia.
Modelo de escritura pública de fideicomiso civil.
Modelo de contrato de fiducia mercantil.
D.C. DE LICENCIAS URBANÍSTICAS.
Artículo 2.2.6.1.1.4. Decreto 1783 de 2021. Son modalidades de la licencia de urbanización las siguientes (cuadro del autor).
Ilustración Modalidades de licencias urbanísticas- Decreto 1783 de 2021.
Clases de licencias urbanísticas (información del cuadro extraída del ABC de las licencias urbanísticas).
Ilustración Clases de licencias urbanísticas-ABC de la ley.
Clases de licencias urbanísticas y sus subdivisiones (cuadro del autor).
Ilustración Clases de licencias urbanísticas y sus subdivisiones- cuadro del autor.
Ilustración 56 ¿Qué vigencias tienen las licencias urbanísticas?-información extraída del ABC de la ley.
Requisitos.
Requisitos para solicitar licencias urbanísticas.
- Diligenciar el Formulario único nacional de solicitud de licencia (resolución 0984 de 2005).
- Copia del certificado de libertad y tradición del inmueble objeto de la solicitud (expedido máximo con un mes de antelación).
- Si el solicitante es una persona jurídica, debe acreditar su existencia y representación legal mediante documento idóneo, cuya fecha de expedición no sea mayor a un mes.
- Si actúa por medio de apoderado, se debe anexar el poder debidamente otorgado.
- Copia del documento de pago del impuesto predial de los últimos 5 años, donde figure la dirección del predio. Si existe un acuerdo de pago, se requiere constancia de la Secretaría de Hacienda en la que se certifique que se está cumpliendo dicho acuerdo.
- Plano de localización e identificación del predio objeto de la solicitud.
- Relación de las direcciones de los inmuebles colindantes; es decir, los que tienen un lindero en común con el predio para el cual se solicita la licencia.
- Si el proyecto es para el desarrollo de vivienda de interés social, el titular manifestará de manera escrita, bajo la gravedad de juramento, tal condición, y de ello se dejará constancia en el acto administrativo que resuelva la solicitud de la licencia.
Procedimiento.
Procedimiento para solicitar licencia urbanísticas (información del cuadro extraído del ABC de licencias urbanísticas).
Ilustración 57 Procedimiento para solicitar licencias urbanísticas-ABC de la ley.
SISMO RESISTENCIA (integración del autor).
Normas concordantes.
Decreto 2113 de 2019.
“Por el cual se incorpora al Reglamento Colombiano de Construcción Sismorresistente NSR-10 el documento AIS-610-EP-2017 – Evaluación e Intervención de Edificaciones Patrimoniales de uno y dos pisos de Adobe y Tapia Pisada, y se dictan otras Disposiciones.
Que en este sentido se evidenció la necesidad de realizar una investigación técnica que estudiara las condiciones estructurales de los sistemas constructivos tradicionales, con el fin de generar para los bienes de interés cultural, opciones de reforzamiento estructural efectivas, coherentes y compatibles con su materialidad y sus condiciones constructivas, que dieran como resultado un documento técnico soportado en estudios internacionales para vincular y complementar el marco normativo vigente, representado por el Reglamento Colombiano de Construcciones Sismorresistentes NSR-10, fomentando la conservación del patrimonio cultural construido y a su vez, la protección y continuidad de los saberes y prácticas constructivas que componen el patrimonio cultural inmaterial y hacen parte de las memorias de nuestros pueblos.
Que se han tenido significativos avances del trabajo conjunto entre el Ministerio de Cultura, el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural (IDPC), y la Asociación Colombiana de Ingeniería Sísmica (AIS), con el fin de aunar esfuerzos institucionales, logísticos y técnicos para la realización de investigaciones y estudios sobre el comportamiento estructural de los sistemas constructivos tradicionales de los bienes de interés cultural, lo cual tuvo como resultado el documento denominado “AIS-610-EP-2017 – Evaluación e Intervención de Edificaciones Patrimoniales de uno y dos pisos de Adobe y Tapia Pisada”.”
Doctrinas.
Desarrollo de la normativa sismo resistente colombiana en los 30 años desde su primera expedición. Autor: Luis Enrique García. Revista de ingeniería No. 41 de 2014 de la Universidad de los Andes.
“Estructura de la norma.
La primera norma de sismo resistencia colombiana se expidió por medio del Decreto 1400 de 1984. Este fue un decreto de facultades extraordinarias, expedido al amparo de la Ley 11 de 1983 que hablaba sobre la reconstrucción de Popayán; duró vigente14 años. El pronóstico era que duraba vigente un mes porque aquí en Colombia los decretos de facultades extraordinarias los demandaban hasta por el tamaño del marco. El contenido: lo primero era lo sísmico, aunque lo usual era que esto se tratara dentro de las cargas de diseño. En este caso, por temor a que fuera demandado pues la autorización de la ley era para hacer una norma antisísmica (término que se dejó de usar hace años, ahora es sismo resistente, nada actúa contra el sismo) se puso en esta norma; más adelante, venía lo que normalmente viene en los códigos: cargas, concreto estructural, mampostería estructural, edificaciones de uno y dos pisos -esto es algo único a nivel mundial, es un código para diseñar y construir casas de uno y dos pisos- luego las estructuras metálicas y por último las sanciones. Se trató definitivamente de un código de estructuras.”
(…)
“¿Cómo está compuesta la reglamentación de sismo resistencia colombiana?
Está compuesta por la Ley 400/97, el Reglamento NSR que se expide al amparo de esa ley y las resoluciones que expide una comisión que crea la misma ley. Además, la Ley 400/97 incluye una facultad reglamentaria al presidente para expedir por decreto, como se ha utilizado dos veces, la reglamentación de sismo resistencia: en enero de 1998, la NRS-98, la cual duró vigente hasta el 15 de diciembre de 2010 y la NSR-10 vigente en este momento, la cual ha tenido una serie de decretos reglamentarios que la actualizan, el último es de 2012. Esto es lo que está vigente como normativa sismo resistente en el país.
¿Qué contiene la ley 400/97?
Primero una serie de definiciones define qué es constructor, qué es una edificación, y otra serie de términos por ley. Con frecuencia se ven fallos de los tribunales que nunca consultan las definiciones que contiene la Ley 400/97. En seguida, vienen las responsabilidades y una serie de procedimientos para aprobar sistemas y materiales innovativos por medio de procedimientos relativamente sencillos. Luego, una cosa importantísima, la revisión de los diseños; muchos se quejan de la excesiva revisión, pero esto es mundial, hay que revisar y hay que hacerlo con gente competente. Eso no es que se muestren planos, se sellen y se construya, no debe ser así. Hemos tenido tragedias recientes gravísimas por simple falta de revisión. Más adelante, viene la obligación de la supervisión técnica de las construcciones, no solo lo que está en los planos, hay que ver que lo que se construya sea lo que es. Después define los profesionales afectados por eso. Les exige experiencia mínima y fija una manera para demostrar su idoneidad por medio de exámenes para demostrar que son competentes para las diferentes actividades profesionales cubiertas.
En este momento está listo el proyecto para empezar a llamar a los diferentes ingenieros que van cumpliendo los cinco años que se exigen, por ejemplo, para diseño estructural, a que presenten unos exámenes en que demuestren que conocen la normativa, no son solo de ingeniería. Próximamente empezarán a salir los decretos de convocatoria a estas pruebas, está en el plan del Ministerio de Vivienda y las conversaciones con el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior (ICFES) están muy adelantadas, por lo que se llevara a cabo muy pronto. Estaremos viendo que van a llamar a los primeros grupos piloto para presentarse al examen y no van a poder firmar en la curaduría si no demuestran que lo han hecho. Los afectados son los ingenieros civiles y arquitectos, en lo que respecta a elementos no estructurales y a la parte de sismo resistencia; ingenieros mecánicos en lo que ellos están facultados para hacer; los supervisores, los revisores de proyectos, los diseñadores de elementos estructurales y no estructurales, todos van a tener que tomar el examen. Estaba en la normativa desde 1998 pero hasta ahora se van a realizar las pruebas.
Además de lo anterior, la Ley 400/98 crea una comisión asesora, comisión bastante compensada porque asiste el gobierno y algunas asociaciones profesionales. La clave de la ley 400 es la potestad reglamentaria donde el Congreso autoriza al Presidente a actualizar la norma por decreto con un visto bueno de la Comisión. Finalmente, contiene responsabilidades y sanciones y las disposiciones finales que fueron las que obligaron a rehabilitar todos los hospitales y otras edificaciones indispensables y de atención a la comunidad del país en zonas de amenaza sísmica intermedia y alta. Adicionalmente, hay unas sanciones muy claras ante el incumplimiento de la ley, por ejemplo, el alcalde puede mandar demoler una edificación que no cumpla la reglamentación, entre otros aspectos.”
Reglamento colombiano de construcción sismo resistente NSR-10.
“A partir de desde comienzos de la década de 1990 y gracias al apoyo de la Dirección Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, a través del Fondo Nacional de Calamidades y la activa participación de la Asociación Colombiana de Ingeniería Sísmica, se había iniciado los estudios correspondientes a una actualización de la reglamentación de sismo resistencia de 1984. Una vez aprobada la Ley 400 de 1997 se consignaron todas estas investigaciones en una actualización de la reglamentación de sismo resistencia la cual se denominó Reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente – NSR-98. Esta actualización fue expedida por medio del Decreto 33 del 9 de Enero de 1998 con base en la autorización que al respecto concede la Ley 400 de 1997.
La actualización de la Reglamentación de sismo resistencia nacional se estructuró de una manera similar al Decreto 1400/84. El temario se dividió en Títulos, cada uno de los cuales agrupaba una temática particular. Los seis Títulos del Decreto 1400/84 se actualizaron y se incluyeron cinco Títulos totalmente nuevos. Además, dentro de algunos de los Títulos del Decreto 1400/84 se introdujeron Capítulos nuevos.
Posteriormente se expidieron tres decretos adicionales que hicieron parte del Reglamento NSR-98, a saber, el Decreto 34 de 1999, el Decreto 2809 del 2000 y el Decreto 52 de 2002.”
AIS 610-EP-17: Evolución e intervención de edificaciones patrimoniales de uno y dos pisos de adobe y tapia pesada (escanear código QR).
IDIOMA CASTELLANO.
ARTÍCULO 16.
Los instrumentos notariales se redactarán en idioma castellano. Cuando los otorgantes no lo conozcan suficientemente, serán asesorados por un intérprete que firmará con ellos, y de cuya intervención dejará constancia el Notario.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.15. Lectura de la escritura pública. Extendida la escritura será leída en su totalidad por el notario o por los otorgantes o por la persona designada por éstos. Si se tratare de personas sordas, la lectura será hecha por ellas mismas, y si son ciegas o mudas que no puedan darse a entender por escrito únicamente por el notario, quien debe establecer de manera inequívoca el asentimiento del otorgante. Si el sordo no supiere leer, el contenido de la escritura le será dado a conocer por medio de un intérprete designado por él. En todos los casos el notario dejará constancia de lo ocurrido.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.16. Asesoría con intérpretes. Cuando los otorgantes no conozcan suficientemente el idioma español serán asesorados por un intérprete, quien también firmará y de cuya intervención e identidad dejará constancia el notario.
El intérprete será designado por el otorgante que no entienda el idioma o en su defecto por el notario.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 251. Documentos en idioma extranjero y otorgados en el extranjero. Para que los documentos extendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarse como prueba se requiere que obren en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez. En los dos primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente. En caso de presentarse controversia sobre el contenido de la traducción, el juez designará un traductor.
Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de este o con su intervención, se aportarán apostillados de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. En el evento de que el país extranjero no sea parte de dicho instrumento internacional, los mencionados documentos deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República de Colombia en dicho país, y en su defecto por el de una nación amiga. La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país amigo, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de este por el cónsul colombiano.
Los documentos que cumplan con los anteriores requisitos se entenderán otorgados conforme a la ley del respectivo país.”
Código de Comercio.
“Artículo 50. Contabilidad – requisitos. La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.”
FUNCIÓN DE ACOMODAMIENTO DEL ACTO A LAS NORMAS JURÍDICAS Y AL TIPO CONTRACTUAL.
ARTÍCULO 17.
El Notario revisará las declaraciones que le presenten las partes, redactadas por ellas o a su nombre, para establecer si se acomodan a la finalidad de los comparecientes, a las normas legales, a la clara expresión idiomática; en consecuencia, podrá sugerir las correcciones que juzgue necesarias.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.10. Obligación de los notarios frente a las estipulaciones de las partes. El notario al revisar las declaraciones de los otorgantes velará porque no sean contradictorias y se ajusten a la ley.”
MEDIOS FÍSICOS, DIGITALES O ELECTRÓNICOS.
ARTÍCULO 18.
Artículo modificado por el artículo 60 del Decreto Ley 2106 de 2019. El nuevo texto es el siguiente: Las escrituras se extenderán por medios físicos, digitales o electrónicos, en caracteres claros y procurando su mayor seguridad y garantizando su perduración. Se realizarán en forma continua y sin dejar espacios libres o en blanco, escribiendo en todos los renglones o llenando los vacíos con rayas u otros trazos que impidan su posterior utilización. No se dejarán claros o espacios vacíos ni aún para separar las distintas partes o cláusulas del instrumento, ni se usarán en los nombres abreviaturas o iniciales que puedan dar lugar a confusión. (Artículo declarado INEXEQUIBLE mediante la sentencia C-159 de 2021, con efectos diferidos a partir del 20 de junio de 2023).
Legislación anterior.
L.A. de Artículo 18.
Medios manuales o mecánicos. Las escrituras se extenderán por medios manuales o mecánicos, en caracteres claros y procurando su mayor seguridad y perduración; podrán ser impresas de antemano para llenar los claros con los datos propios del acto o contrato que se extiende, cuidando de ocupar los espacios sobrantes con líneas u otros trazos que impidan su posterior utilización. No se dejarán claros o espacios vacíos ni aún para separar las distintas partes o cláusulas del instrumento, ni se usarán en los nombres abreviaturas o iniciales que puedan dar lugar a confusión.
Normas concordantes.
Instrucción admirativa No. 2 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Aplicabilidad de la Sentencia C-159 de 2021.
Mediante sentencia C-159 de 2021 proferida por la Corte Constitucional se declararon inexequibles los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, al considerar que el Presidente de la República se habría extralimitado en el ejercicio de las facultades otorgadas por parte del Congreso de la República en la Ley 1955 de 2019, al indicar que no se podía entender que dicha reglamentación pretendía adoptar medidas respecto de trámites innecesarios de la administración motivo por el que no sería posible su modificación en el ejercicio de las facultades excepcionales concedidas por el artículo 333 de la citada Ley—. Aunado a ello, indicó que los efectos de la decisión tendrían aplicación desde el 20 de junio de 2023.”
(…)
“La decisión de la Corte únicamente tiene efectos respecto de los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, por lo que los trámites y procedimientos digitales y electrónicos que estén previstos en cualquier otra regulación y que puedan implicar a los notarios conservan plena validez. Tal es el caso de la radicación electrónica, la facturación electrónica, los informes y pagos de impuestos que deban efectuarse a la DIAN, las actuaciones que deban llevarse a cabo ante la RNEC, los informes y reportes que deban llevarse ante el Ministerio de Justicia y del Derecho, el trámite de apostilla adoptado, el reporte del permiso de salida del país de niños, niñas y adolescentes, el pago de impuestos y la remisión de información a entidades de las diferentes ramas del poder público, del orden nacional o territorial.
Es preciso señalar que el Gobierno Nacional está adelantando un proyecto de Ley respecto de la digitalización del servicio público notarial en consideración de la importancia que ostenta el mismo y el compromiso del Gobierno con este propósito.
Por lo tanto, mientras se expide la reglamentación pertinente, a partir del 20 de junio de 2023, los notarios deberán prestar el servicio notarial de conformidad con las disposiciones que les resulten aplicables.”
Circular No. 439 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“las Notarías y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, deberán procurar que prevalezca el uso de las herramientas tecnológicas dispuestas para la radicación electrónica, sin desconocer la posibilidad de recepcionar los documentos que sean presentados para el trámite registral de manera física, en aras de garantizar la prestación del servicio público notarial y registral. Finalmente, se precisa que aquellas Notarías que vienen utilizando el Aplicativo REL, continuarán haciéndolo y en todo caso los usuarios desde las Notarías tendrán la posibilidad de optar por el mecanismo de radicación de su documento, ya sea físico o electrónico en la Oficina de Registro correspondiente.”
Instrucción administrativa No. 07 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Inicialmente, es importante contextualizar a los notarios que, si bien es cierto que a través de la sentencia C-159 de 2021 la Corte Constitucional declaró inexequibles los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019 –por considerar que el Presidente de la República se habría extralimitado en el ejercicio de las facultades otorgadas por parte del Congreso de la República en la Ley 1955 de 2019, en tanto que los trámites notariales no podrían entenderse como trámites innecesarios de la administración motivo por el que no sería posible su modificación en el ejercicio de las facultades excepcionales concedidas por el artículo 333 de la citada Ley–, también es cierto que dicha Corte resaltó la importancia de virtualizar la prestación del servicio público notarial, razón por la cual considero pertinente no frenar la evolución industrial y tecnológica alcanzada por los notarios, motivo por el que declaró que las disposiciones referidas tendrían efectos y son aplicables hasta el 20 de junio de 2023. En consecuencia, es importante recordar a los notarios del país que las disposiciones establecidas en el Decreto Ley 2106 de 2019 continuarán vigentes hasta el 20 de junio de 2023.”
Resolución No. 04673 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Por medio de la cual se validan los requisitos técnicos establecidos en las Resoluciones 00011 y 00012 del 04 de enero de 2021, y se permite la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos conforme con lo dispuesto en el Decreto Ley 2106 de 2019.
Que, en atención a las competencias atribuidas a la Superintendencia de Notariado y Registro, se profirieron las Resoluciones Nos. 00011 y 00012 del 4 de enero de 2021, “por la cual se dictan directrices para la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos” y “por la cual se establecen pautas para la transferencia de la copia del archivo digital de los actos notariales al repositorio de la Superintendencia de Notariado y Registro”, respectivamente.
Que en el artículo 1 de la Resolución No. 11 de 2021, se precisó que “[t]odas las notarías deberán contar con la correspondiente validación realizada por la Superintendencia Delegada para el Notariado que permita la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos, previo concepto favorable expedido por la OTI de la SNR”.”
Resolución No. 00011 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Por la cual se dictan directrices para la prestación del servicio público notarial a través de medio electrónicos.
De conformidad con el Decreto Ley 2106 de 2019, el servicio ciudadano digital de interoperabilidad será prestado por la Agencia Nacional Digital. El uso y reutilización de la información que repose en bases de datos o sistemas de información que se encuentren integrados en el servicio ciudadano digital de interoperabilidad, se deberá efectuar bajo los principios y reglas de protección de datos personales señaladas, entre otras, en las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, y conforme a los protocolos de clasificación, reserva y protección de datos, que deberán seguir las entidades para su uso.
Que el artículo 10 del Decreto – Ley 2106 de 2019 señaló que «Las autoridades deberán vincular a los mecanismos que disponga la Agencia Nacional Digital, los instrumentos, programas, mecanismos, desarrollos, plataformas, aplicaciones, entre otros, que contribuyan a masificar las capacidades del Estado en la prestación de Servicios Ciudadanos Digitales.»”
Concepto No. 311301 de 2019 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
“Es preciso señalar que sobre la naturaleza de los notarios la Corte Constitucional en la sentencia C-1040 de 2007, señala «Es una condición plenamente asumida que los notarios no son ni empleados públicos ni trabajadores oficiales, sino particulares que en ejercicio de funciones públicas prestan un servicio público, que se acomoda al modelo de administración conocido como descentralización por colaboración, en el que el Estado, por intermedio de particulares, ejerce algunas de las funciones que le han sido constitucionalmente asignadas.
La Corte ha dicho al respecto que los notarios son “particulares que prestan en forma permanente la función pública notarial, bajo la figura de la descentralización por colaboración, de conformidad con los artículos 123 inciso final, 210 inciso segundo, y 365 inciso segundo, de la Carta Política».
En este orden de ideas, y dado que los notarios son particulares que ejercen funciones públicas, en criterio de esta Dirección Jurídica se considera que no se configura la inhabilidad prevista para ser concejal toda vez que la misma se predica del ejercicio de autoridad civil, política y administrativa por parte de empleados públicos.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-159 de 2021. Magistrado Ponente: Alejandro Linares Cantillo.
“Al respecto, encontró la Corte que las normas expedidas desbordaron las facultades legislativas conferidas en cuanto: (i) fueron ejercidas por fuera de las finalidades que motivaron la solicitud de la delegación legislativa al Congreso de la República; y (ii) los trámites notariales reformados no responden a la exigencia de falta de necesidad. Indicó la Corte que, en virtud del requisito de precisión de las facultades extraordinarias, la habilitación para la legislación en la materia debía limitarse a lo estrictamente facultado y no podía ser deducida, mediante interpretaciones extensivas o analógicas. Igualmente, puso de presente la Corte que la interpretación estricta de la norma que atribuye facultades legislativas extraordinarias es una exigencia mayor cuando la delegación legislativa se encuentre en la Ley del Plan Nacional de Desarrollo, como ocurría en el presente caso, si se tiene en cuenta que dicha normativa tiene objetivos constitucionales propios y su relación con las facultades extraordinarias debe soportarse expresamente. Así, concluyó la Corte que el presidente no contaba con facultades para introducir nuevos trámites notariales que claramente no son innecesarios.
Adicionalmente, consideró la Corte que la administración pública es un concepto que debe tener en cuenta tanto el criterio orgánico como el criterio funcional. Además de la rama ejecutiva del Poder Público, la administración pública incluye a las ramas legislativa y judicial y los diferentes órganos del Estado, cuando éstos ejercen las funciones administrativas. Aunque este argumento no constituye ratio decidendi, la Sala llama la atención sobre la necesidad de evaluar si las actividades notariales pueden incluirse en el concepto de administración pública, para entender que las facultades extraordinarias autorizaban al presidente a modificar la forma cómo se adelantan dichas funciones.
En atención a lo anterior, la Sala Plena de la Corte Constitucional declaró la inexequibilidad de los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública”, al materializar una extralimitación en el ejercicio de las facultades legislativas extraordinarias conferidas al Presidente de la República mediante el artículo 333 de la Ley 1955 de 2019, “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022” y vulnerar, por lo tanto, los artículos 121 y 150.10 de la Constitución Política. Al haber prosperado la acusación relativa al exceso en el ejercicio de las facultades extraordinarias, por sustracción de materia, la Corte Constitucional no se pronunció respecto del cargo referente a la vulneración a la reserva de ley.
Ahora bien, en cuanto a los efectos de la decisión, decidió la Corte Constitucional modular sus efectos, por lo cual, la declaratoria de inexequibilidad sólo comenzará a surtir efectos a partir del 20 de junio de 2023. Es el proceso tecnológico de verificación y validación de la identidad de las personas por medio de la captura de las huellas dactilares. Es la identificación personal inmediata mediante medios tecnológicos que permiten cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en los términos dispuestos en el Decreto Ley 019 de 2012.”
Corte Suprema de Justicia Sala de Casación Civil. Magistrado Ponente: César Julio Valencia Copete. Expediente No 11001-3110-001-1996-00324-01, 31 de agosto de 2009.
“A este respecto ha de verse que, si bien es cierto, acorde con los artículos 18 y 20 del Decreto 960 de 1970, «las escrituras se extenderán procurando su mayor seguridad y perduración’, y sus «originales o matrices se escribirán en papel autorizado por el Estado y al final de cada instrumento se indicarán los números distintivos de las hojas empleadas», lo que traduce la evidente preocupación del legislador por rodear dichos actos de la mayor fidelidad, confiabilidad y perdurabilidad posibles, no lo es menos que tal ordenamiento legal no prevé, como tampoco lo hacen las restantes reglas civiles, aspectos tales como el tipo de tinta que debería utilizarse en la toma de la impresión dactilar o la forma en que esta habría de plasmarse como en sentido contrario lo pregona la censura entre otras motivaciones, porque de hacerlo implicaría imponer, sin razón, un casuismo y un formalismo exagera-dos, aunque lo ideal sería que el fe-datario, a más de acatar con estrictez aquellas disposiciones y las restantes impuestas por la normatividad jurídica, desplegara su quehacer también mediante el acopio del mejor material que atienda a esos propósitos, en orden a lo cual deberá acudir a todos los medios que actualmente le brindan la ciencia y la tecnología, a fin de preservar, para futura memoria, el respectivo instrumento.
Por consiguiente, como no es imperativo, por lo menos de cara a las exigencias legales, que la huella o la correspondiente signatura, luego del paso de los años, se mantengan incólumes o exactas, emerge palmario que la circunstancia de que la una o la otra, o ambas, con el transcurso del tiempo resulten ilegibles, irreconocibles o deterioradas no torna nulo el acto de que se trate, pues, como ya se dijo, en el punto la ley no impone especiales exigencias, sustanciales ni formales.”
Doctrinas.
Evolución del uso tecnológico en Colombia, hasta llegar a la notaría digital (ver página. 67).
CANTIDADES Y REFERENCIAS NUMÉRICAS.
ARTÍCULO 19.
Las cantidades y referencias numéricas se expresarán en letras, y entre paréntesis, se anotarán las cifras correspondientes. En caso de disparidad prevalecerá lo escrito en letras.
Normas concordantes.
Código de Comercio.
“Artículo 623. Diferencias en el título del importe escrito en cifras y en palabras – aparición de varias cifras. Si el importe del título aparece escrito a la vez en palabras y en cifras, valdrá, en caso de diferencia, la suma escrita en palabras. Si aparecen diversas cantidades en cifras y en palabras, y la diferencia fuere relativa a la obligación de una misma parte, valdrá la suma menor expresada en palabras.”
PAPEL AUTORIZADO PARA LA EXTENSIÓN DE LA ESCRITURA PÚBLICA.
ARTÍCULO 20.
Las escrituras originales o matrices se escribirán en papel autorizado por el Estado y al final de cada instrumento, antes de firmarse, se indicarán los números distintivos de las hojas empleadas, si los tuvieren.
Normas concordantes.
Decreto 0188 de 2013.
“Artículo 1. Uso del papel de seguridad. Todos los actos que deban celebrarse por escritura pública de conformidad con la ley, así como las copias que según la ley debe expedir el notario de los instrumentos y demás documentos que reposen en el protocolo, deberán expedirse en papel de seguridad.”
Ley 39 de 1981.
“Artículo 1. A partir de la vigencia de esta ley suprimes el impuesto de papel sellado. En consecuencia, todas las actuaciones que lo requerían se surtirán en papel común.”
“Artículo 3. El Gobierno establecerá para el servicio notarial, en vez de los anteriores procedimientos, la utilización en sus actuaciones de un papel de seguridad cuyas características determine por conducto de la Superintendencia de Notariado y Registro, de modo que se garantice la correcta conservación de los archivos, sin costo alguno para los usuarios.
Artículo 4. El Gobierno reglamentará la presente ley y proveerá a las entidades gubernamentales respectivas de adecuados mecanismos para poner en práctica las disposiciones aquí contenidas a la mayor brevedad posible.”
ACTOS ABSOLUTAMENTE NULOS.
ARTÍCULO 21.
Artículo modificado por el artículo 35 del Decreto 2163 de 1970. El nuevo texto es el siguiente: El notario no autorizará el instrumento cuando quiera que por el contenido de las declaraciones de los otorgantes o con apoyo en pruebas fehacientes o en hechos percibidos directamente por él, llegue a la convicción de que el acto sería absolutamente nulo por razón de lo dispuesto en el artículo 1504 del Código Civil.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 21.
El Notario no autorizará el instrumento cuando quiera que por el contenido de las declaraciones de los otorgantes o con apoyo en pruebas fehacientes o en hechos percibidos directamente por él, llegue a la convicción de que el acto sería absolutamente nulo.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.1.3 No autorización de actos. El notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley
De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si éstos insistieren lo autorizará, dejando constancia de ello en el instrumento.”
Decreto 4720 de 2009.
“Por medio del cual se adiciona el Decreto 2007 de 2001 en lo relativo a medidas de protección sobre predios abandonados por la violencia o en inminente riesgo de desplazamiento.
Artículo 1°. Adicionar al numeral 2 del artículo 1° del Decreto 2007 de 2001 de la siguiente forma: Los notarios se abstendrán de autorizar escrituras públicas de actos jurídicos que impliquen transferencia de dominio de predios rurales ubicados en zonas de desplazamiento, mientras los solicitantes no aporten copia del certificado de libertad y tradición, expedido con una antelación no mayor a cinco (5) días, donde conste que el inmueble no es sujeto de medida de protección alguna. Dicho certificado deberá protocolizarse.”
Ley 258 de 1996.
“Artículo 6. Obligación de los notarios. Para el otorgamiento de toda escritura pública de enajenación o constitución de gravamen o derechos reales sobre un bien inmueble destinado a vivienda, el notario indagará al propietario del inmueble acerca de si tiene vigente sociedad conyugal, matrimonio o unión marital de hecho, y éste deberá declarar, bajo la gravedad del juramento, si dicho inmueble está afectado a vivienda familiar; salvo cuando ambos cónyuges acudan a firmar la escritura.
El Notario también indagará al comprador del inmueble destinado a vivienda si tiene sociedad conyugal vigente, matrimonio o unión marital de hecho y si posee otro bien inmueble afectado a vivienda familiar. En caso de no existir ningún bien inmueble ya afectado a vivienda familiar, el notario dejará constancia expresa de la constitución de la afectación por ministerio de la ley.”
“Artículo 2. Constitución de la afectación. La afectación a que se refiere el artículo anterior opera por ministerio de la ley respecto a las viviendas que se adquieran con posterioridad a la vigencia de la presente ley.
Los inmuebles adquiridos antes de la vigencia de la presente ley podrán afectarse a vivienda familiar mediante escritura pública otorgada por ambos cónyuges, o conforme al procedimiento notarial o judicial establecido en la presente ley.”
“Artículo 3. Doble firma. Los inmuebles afectados a vivienda familiar solo podrán enajenarse, o constituirse gravamen u otro derecho real sobre ellos con el consentimiento libre de ambos cónyuges, el cual se entenderá expresado con su firma.”
“Artículo 4. Levantamiento de la afectación. Ambos cónyuges podrán levantar en cualquier momento, de común acuerdo y mediante escritura pública sometida a registro, la afectación a vivienda familiar. En todo caso podrá levantarse la afectación, a solicitud de uno de los cónyuges, en virtud de providencia judicial en los siguientes eventos:
1. Cuando exista otra vivienda efectivamente habitada por la familia o se pruebe siquiera sumariamente que la habrá; circunstancias éstas que serán calificadas por el juez.
2. Cuando la autoridad competente decrete la expropiación del inmueble o el juez de ejecuciones fiscales declare la existencia de una obligación tributaria o contribución de carácter público.
3. Cuando judicialmente se suspenda o prive de la patria potestad a uno de los cónyuges.
4. Cuando judicialmente se declare la ausencia de cualquiera de los cónyuges.
5. Cuando judicialmente se declare la incapacidad civil de uno de los cónyuges.
6. Cuando se disuelva la sociedad conyugal por cualquiera de las causas previstas en la ley.
7. Por cualquier justo motivo apreciado por el juez de familia para levantar la afectación, a solicitud de un cónyuge, del Ministerio Público o de un tercero perjudicado o defraudado con la afectación.
Parágrafo 1°. En los eventos contemplados en el numeral segundo de este artículo, la entidad pública expropiante o acreedora del impuesto o contribución, podrá solicitar el levantamiento de la afectación.
Parágrafo 2°. Parágrafo modificado por el artículo 2 de la Ley 854 de 2003. El nuevo texto es el siguiente: La afectación a vivienda familiar se extinguirá de pleno derecho, sin necesidad de pronunciamiento judicial, por muerte real o presunta de uno o ambos cónyuges, salvo que por una justa causa los herederos menores que estén habitando el inmueble soliciten al juez que la afectación se mantenga por el tiempo que esta fuera necesaria. De la solicitud conocerá el Juez de Familia o el Juez Civil Municipal o Promiscuo Municipal, en defecto de aquel, mediante proceso verbal sumario.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 3. El notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley.”
Código Civil.
“Artículo 1504. Incapacidad absoluta y relativa. artículo modificado por el artículo 57 de la ley 1996 de 2019. El nuevo texto es el siguiente: son absolutamente incapaces los impúberes. Sus actos no producen ni aún obligaciones naturales, y no admiten caución. Son también incapaces los menores púberes. Pero la incapacidad de estas personas no es absoluta y sus actos pueden tener valor en ciertas circunstancias y bajo ciertos respectos determinados por las leyes. Además de estas incapacidades hay otras particulares que consisten en la prohibición que la ley ha impuesto a ciertas personas para ejecutar ciertos actos.”
“Artículo 1523. Objeto ilícito por contrato prohibido. Hay así mismo objeto ilícito en todo contrato prohibido por las leyes.”
“Artículo 1740. Concepto y clases de nulidad. Es nulo todo acto o contrato a que falta alguno de los requisitos que la ley prescribe para el valor del mismo acto o contrato según su especie y la calidad o estado de las partes.
La nulidad puede ser absoluta o relativa.”
Código de Comercio.
“Artículo 897. Ineficacia de pleno derecho. Cuando en este código se exprese que un acto no produce efectos, se entenderá que es ineficaz de pleno derecho, sin necesidad de declaración judicial.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-345 de 2017. Magistrado Ponente: Alejandro Linares Cantillo.
“Tanto el Código Civil como el Código de Comercio establecen reglas específicas respecto de la nulidad, estableciendo el primero la distinción entre nulidad absoluta y nulidad relativa y el segundo, consagrando el concepto de anulabilidad como equivalente al de nulidad relativa. Una primera diferencia se configura respecto de los eventos que pueden dar lugar a la declaratoria de cada una de ellas. La nulidad absoluta se configura en aquellos casos en los que el acto es celebrado por una persona absolutamente incapaz, se encuentra afectado por causa u objeto ilícito o contraría una norma imperativa -a menos que la ley disponga otra cosa (art. 1741 C.C y art. 899 C. Co.). La nulidad relativa se presenta, por su parte, en aquellos casos en los cuales el acto se celebra por una persona relativamente incapaz o se presenta alguno de los vicios del consentimiento a saber: el error, la fuerza o el dolo (art. 1741 C.C. y art. 900 C. Co.)”.
Sentencia C-093 de 1998. Magistrado Ponente: Vladimiro Naranjo Mesa.
“Resulta claro entonces que la función notarial no está precedida de jurisdicción, entendida esta como la potestad para administrar justicia o decir el derecho mediante sentencia, luego de un proceso previamente establecido y con observancia de los requisitos, exigencias y garantías propias del debido proceso reconocidos en la Constitución Política (art. 29) y en la ley. Obsérvese que la posibilidad de definir derechos e imponer sanciones desborda el ámbito de competencia del notario y se traslada a las autoridades judiciales o administrativas con poder decisorio. Por ello, mal podría exigirse en la actuación notarial el ejercicio del jus postulandi, que comprende el derecho de pedir y defender lo pedido, utilizando los mecanismos y recursos que otorga el proceso para la satisfacción de las pretensiones. En estos términos, ante el notario no es viable exigir el respeto por el derecho de defensa, la presunción de inocencia o el derecho a presentar y controvertir pruebas, razón por la cual el debido proceso, propio de las actuaciones judiciales y administrativas de orden procesal, es absolutamente inoperante.
Cuestión distinta es que el notario, en ejercicio del control de legalidad, deba acatar las disposiciones que regulan la forma de los instrumentos y negocios que se sometan a su conocimiento para cumplir adecuadamente el acto querido por los solicitantes, evitando que el desconocimiento de tales formalidades pueda conducir a la declaración judicial de ineficacia o nulidad del instrumento, y al consecuente juicio de responsabilidad civil, penal o disciplinario del notario en caso de probarse el dolo o la culpa en su actuación (art. 195, Decreto 960/70). Dicho control, que es eminentemente sustancial, se adelanta no en cumplimiento de una potestad juzgadora que, como ha quedado explicado, no cumple el notario, sino en virtud de la función asesora de que ha sido investido por la ley.
En consecuencia, puede afirmarse que no existe propiamente proceso en las actuaciones que se cumplen ante notario, pues si bien la ley señala formalidades y requisitos para perfeccionar el instrumento notarial, las mismas no pueden calificarse como actos procesales, ya que, como se ha explicado, el notario carece de poder decisorio e impositivo, de manera que ante él no se plantean conflictos ni se esgrimen pretensiones y excepciones.
Por ello, dentro de una interpretación armónica de las normas que regulan el trámite notarial, entiende la Corte que las irregularidades o nulidades a las que hace referencia el artículo demandado, las cuales deben ser advertidas por el notario y puestas en conocimiento de los interesados, son las sustanciales del acto o negocio jurídico referidas a su existencia y validez (arts. 1740 y s. del C. C.) y no las originadas en los trámites o nulidades procesales.
Así las cosas, encuentra la Corte que no prospera el cargo formulado por el actor contra la norma demandada, pues la nulidad constitucional de la prueba obtenida con violación del debido proceso no es aplicable al trámite notarial, por tratarse de una nulidad procesal o probatoria, propia de las actuaciones judiciales y administrativas donde se definen derechos que, además, exige para su aplicación la previa declaración de autoridad competente.
De ahí que tampoco encuentre la Corte que se desconozca el contenido de los artículos 121 y 123 constitucionales, pues, aunque el notario deba propugnar por el cumplimiento estricto de la constitución y la ley, como lo señalan las normas citadas, el ejercicio de este deber sólo tiene lugar dentro del marco restringido de su competencia que, como se ha dicho, no es de naturaleza contenciosa ni procesal.
En conclusión, los cargos de la demanda deberán resolverse desfavorablemente por no desconocer la norma acusada ninguna disposición constitucional.”
Doctrinas.
Clases de nulidades (cuadro del autor).
Ilustración Clases de nulidades- cuadro del autor.
LIBRO DE RELACIÓN.
ARTÍCULO 22.
La escritura autorizada por el Notario se anotará en el Libro de Relación, con lo cual se considerará incorporada en el protocolo, aunque materialmente no se haya formado aún el tomo correspondiente.
Normas concordantes.
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 243. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.
Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.”
NUMERACIÓN DE ORDEN.
ARTÍCULO 23.
La escritura se distinguirá con el número de orden que le corresponda expresado en letras y cifras numerales. Se anotarán el Municipio, Departamento y República, el nombre y apellidos del Notario o de quien haga sus veces y el Círculo que delimita su función.
Las escrituras se numerarán ininterrumpidamente en orden sucesivo durante cada año calendario. Con ellas se formará el protocolo con el número de tomos que sea aconsejable para seguridad y comodidad de la consulta.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.2. Firma numeración y fecha de la escritura. La escritura será firmada, numerada y fechada en un mismo acto. Sin perjuicio de las normas especiales previstas en la ley para los testamentos, excepcionalmente y por causa debidamente justificada, el notario podrá aceptar su otorgamiento en diferentes momentos sin que por esto se afecte su unidad formal. Procederá entonces a numerarla y fecharla con la firma del primer otorgante y una vez suscrita por los demás comparecientes, la autorizará. En este caso sus efectos se retrotraen al momento de la primera firma.”
“Artículo 2.2.6.1.3.2.4 Error en la fecha o número de la escritura. El error manifiesto en la fecha o número de la escritura o denominación del funcionario que la autoriza podrá ser corregido por el notario, dejando constancia en la matriz del motivo de la corrección y la fecha en que ella se efectúa, en nota marginal suscrita por él. Igual procedimiento se seguirá si por error se numeran dos escrituras con la misma cifra, caso en el cual a la segunda se le distinguirá con el vocablo «bis».
Si la copia hubiere sido registrada se expedirá además un certificado para que en el registro se haga la corrección a que hubiere lugar.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 253. Fecha cierta. La fecha cierta del documento público es la que aparece en su texto. La del documento privado se cuenta respecto de terceros desde que haya ocurrido un hecho que le permita al juez tener certeza de su existencia, como su inscripción en un registro público, su aportación a un proceso o el fallecimiento de alguno de los que lo han firmado.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 9. La escritura será firmada, numerada y fechada en un mismo acto. Sin perjuicio de las normas especiales previstas en la ley para los testamentos, excepcionalmente y por causa debidamente justificada, el notario podrá aceptar su otorgamiento en diferentes momentos sin que por esto se afecte su unidad formal. Procederá entonces a numerarla y fecharla con la firma del primer otorgante y una vez suscrita por los demás comparecientes, la autorizará. En este caso sus efectos se retrotraen al momento de la primera firma.”
Jurisprudencias.
Sala de Casación Civil, sentencia del 3 de julio de 1983. Magistrado Ponente: Humberto Murcia Ballén.
“LA FECHA DE LA ESCRITURA PÚBLICA
(…)
4. Los artículos 18, 19, 20, 22 y 23 del Decreto 960 de 1970 sobredicho, establecen los requisitos integrales de la estructura formal de la escritura pública: se refieren ellos a la inteligencia, perdurabilidad y seguridad del instrumento, así como al señalamiento de algunos elementos indispensables para la existencia de la escritura como tal.
Es verdad que en tal preceptiva no se indica en forma expresa como requisito el señalamiento de la fecha en que se otorga el instrumento. Tal ausencia no puede significar, sin embargo, que dicho señalamiento no sea un requisito fundamental de la escritura, el que parece obvio pertenece a la esencia de esta y a su alcance probatorio que le asigna la ley, pues conforme al artículo 264 del Código de Procedimiento Civil [hoy artículo
253 del C. G. del P.] el documento público, en cuanto a su fecha y al hecho de haberse otorgado, está amparado por presunción de autenticidad.
Tan esencial es el señalamiento de la fecha en la estructura de la escritura pública que el artículo 99 del Estatuto Notarial, en su numeral 4, indica expresamente la fecha, lo mismo que el lugar de su autorización, como elemento fundamental para la validez formal de la escritura pública. Dice en efecto esta disposición que «desde el punto de vista formal, son nulas las escrituras (…) 4. Cuando no aparezca la fecha y el lugar de autorización, la denominación legal del notario, los comprobantes de la representación, o los necesarios para autorizar la cancelación»
(…)
Pero si la existencia y la fecha de un instrumento público son oponibles no solo contra las partes contratan-tes, sino también contra terceros, erga omnes, por lo que contra las unas y los otros debe darse por demostrado el hecho de haberse otorgado la escritura pública en cierto día, tal como aparece de la lectura del instrumento, no ocurre lo propio en cuanto a la verdad de las declaraciones que allí hayan hecho los interesados, pues ellas no hacen plena fe sino contra sus declarantes y sus causahabientes.”
SECCIÓN I.
COMPARECENCIA.
IDENTIFICACIÓN DE COMPARECIENTES.
ARTÍCULO 24.
La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuáles son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia a falta del documento especial de identificación, podrá el Notario identificarlos con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimientos por parte suya. Y cuando fuere el caso, exigirá también la tarjeta militar.
Normas concordantes.
Circular No. 3296 de 2019 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“El sistema de identificación biométrica en línea ha sido implementado al amparo del marco jurídico colombiano, con el objeto de asegurar la seguridad y confiabilidad de los actos y trámites que requieren de la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, siempre que éstos estén previstos en la ley y se adelanten por medios electrónicos que garanticen la interoperabilidad para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
De manera que al ser eliminada de manera expresa la huella dactilar en todo acto, trámite, procedimiento o actuación, se incorporó una prohibición de exigir requisitos o exigencias de este tipo en el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, salvo cuando las mismas se encuentren expresamente autorizadas por la Ley. Razón suficiente para que esta Superintendencia dentro del marco de sus competencias de inspección, vigilancia y control sobre el servicio público notarial, procediera a impartir las directrices e instrucciones necesarias para asegurar que de manera excepcional en aquellos actos descritos en el artículo 17 ibidem, y que se relacionan con la función fedataria, fuera exigible la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.4. Identificación en caso de urgencia. En caso de urgencia, calificada por el notario, el compareciente que carezca de documento de identificación legal pertinente podrá identificarse con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento personal del notario.”
Circular No. 834 de 2015 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“El proyecto de identificación y autenticación biométrica en línea, en la actualidad se encuentra en un proceso de implementación, como resultado de una decidida y contundente intervención del Gobierno Nacional, que tras una gestión orientada a proteger los intereses del ciudadano como eje central y esencial del servicio notarial, en orden a contrarrestar los crecientes fenómenos de suplantación y falsedad en documento público, ha logrado la materialización de las políticas impulsadas en materia de seguridad y confiabilidad. Logro que fue posible por el compromiso constante del notariado con el país y la responsabilidad social que siempre les ha caracterizado en la guarda de la fe pública, y que, tras un esfuerzo sin antecedentes, permite que el proyecto de biometría en línea sea hoy una realidad, que posiciona al notariado colombiano como primero en el mundo en adoptar este sistema.
Con el mandato previsto en el artículo 18 del Decreto Ley 019 de 2012, y por el cual las entidades públicas y particulares que ejercen funciones públicas, deben contar con medios tecnológicos de interoperabilidad para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en los actos o tramites en los cuales corresponde exigir la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, se hace necesario adoptar por esta Delegada para el Notariado, todas las medidas de orden administrativo, necesarias para la verificación del cumplimiento de tal presupuesto.
A partir del 30 de septiembre de 2015, se adelantarán visitas y/o requerimientos formales a cada uno de los despachos notariales, para constatar el cumplimiento de las obligaciones previstas en el artículo 18 ibidem, y la Resolución 6467 de 2015, con todo esto se busca garantizar prestación del servicio notarial, en los términos dispuestos en el Decreto Ley 019 de 2012.”
Ley 019 de 2012.
“Artículo 17. Eliminación de huella dactilar. Suprímase el requisito de imponer la huella dactilar en todo documento, trámite, procedimiento o actuación que se deba surtir ante las entidades públicas y los particulares que cumplan funciones administrativas. Excepcionalmente se podrá exigir huella dactilar en los siguientes casos:
1. Servicios financieros de entidades públicas
2. Trámites propios del sistema general de seguridad social en pensiones
3. Trámites ante registro públicos
4. Trámites relacionados con el pasaporte y la cédula de extranjería
5. Visas y prórrogas de permanencia
6. Escrituras públicas
7. Visita a internos e internas en establecimientos de reclusión del instituto nacional penitenciario y carcelario -INPEC-
8. Cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad
9. Autorización para salida de menores de país
10. Cesión de derechos
11. Comercio de armas, municiones y explosivos
12. Otorgamiento de poderes
13. Registros delictivos
14. Trámites para el registro de víctimas y ayuda humanitaria
En todo caso la exigencia de la huella dactilar será remplazada por su captura mediante la utilización de medios electrónicos conforme a lo previsto en el presente decreto.
Artículo 18. Verificación de la huella dactilar por medios electrónicos. En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, ésta se hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la registraduría nacional del estado civil.
Si el trámite no requiere de la identificación inmediata de la persona, la autoridad o el particular encargado de funciones administrativas coordinarán con la registraduría nacional del estado civil el mecanismo de verificación de la información requerida.
Cuando por razones físicas la persona que pretenda identificarse no pueda imponer la huella dactilar o esta carezca de calidad suficiente para identificarla, la verificación de la identidad se hará mediante la comparación de su información biográfica con la que reposa en la base de datos de la registraduría nacional del estado civil. De igual forma se procederá para identificar a personas menores de siete (7) años, caso en el cual deberá acompañarse copia del registro civil de nacimiento.
La comprobación de identidad a través de la registraduría nacional del estado civil no tendrá costo para la entidad pública o el particular que ejerza funciones administrativas
Parágrafo 1. La identificación mediante la obtención electrónica de la huella dactilar no excluye la presentación del documento de identidad. En caso de que la persona no tenga documento de identidad, el requisito se surtirá con la exhibición de comprobante del documento en trámite, expedido por la registraduría nacional del estado civil, el cual se presume auténtico.
Parágrafo 2. Cuando sea necesario, y con el fin de obtener la huella dactilar en sitios distintos a su sede operativa, las autoridades o los particulares en ejercicio de funciones administrativas podrán incorporar mecanismos móviles de obtención electrónica remota de la huella dactilar. Las notarías del país están obligadas a contar con sistemas de obtención electrónica remota de la huella dactilar.
Parágrafo 3. Para los efectos de este artículo, entiéndase que el documento de identidad es la cédula de ciudadanía, la cédula de extranjería, la tarjeta de identidad o el pasaporte si el nacional que se identifica se encuentra en el exterior.
Parágrafo 4. Los particulares que prestan servicios públicos podrán incorporar mecanismos de obtención electrónica de la huella dactilar de usuarios, clientes o consumidores cuando resulte indispensable para evitar suplantaciones o fraudes, e interoperar con la base de datos de la registraduría nacional del estado civil para verificar su identidad.
Parágrafo transitorio. Las obligaciones a que se refiere este artículo serán exigibles a las autoridades públicas y a los particulares que cumplan funciones administrativas a partir de las siguientes fechas:
1. Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas en los distritos y municipios de categoría especial, primera y segunda, así como para las oficinas consulares de la república de Colombia, a partir del 1 de julio de 2012.
2. Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas, ubicados en los distritos y municipios de categoría tercera y cuarta, a partir del 1 de enero de 2013.
3. Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas, ubicadas en los distritos y municipios de categoría quinta y sexta, a partir del 1 de julio de 2013.
4. Para el instituto nacional penitenciario y carcelario INPEC, a partir del 1 de julio de 2013.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 11. En caso de urgencia, calificada por el notario, el compareciente que carezca de documento de identificación legal pertinente podrá identificarse con otros documentos auténticos o mediante la fe de conocimiento personal del notario.”
“Artículo 25. El notario no permitirá el otorgamiento del instrumento cuando no se le compruebe la definición de la situación militar por los comparecientes que de acuerdo con normas legales deban cumplir este requisito, salvo en lo relacionado exclusivamente con el estado civil. Cuando se actúe por poder, tal circunstancia debe constar en él certificada por quien lo autentique, a menos que se acredite en el momento de suscribir la escritura.”
Jurisprudencias.
Sentencia T-1136 de 2001. Magistrado Ponente: Clara Inés Vargas Hernández.
“Si bien es cierto que, el artículo primero de la Ley 39 de 1961, expresa en su tenor literal, que: “los mayores de 18 años sólo podrán identificarse con la cédula de ciudadanía laminada”, también es cierto que la norma en comento ha sido modificada por otras normas posteriores, en cuanto a que, ya no es el único documento que sirve para identificar a los ciudadanos en todos sus actos, como lo preceptúa la citada ley; pues tenemos que el artículo 24 del Decreto – Ley 960 de 1970, expresa que: la identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes dejando testimonio de cuales son estos, sin embargo, en caso de urgencia, a falta de documento especial de identificación podrá el notario identificarlos con otros documentos auténticos o mediante fe de los conocimientos de parte suya.”
(…)
“Igualmente el Código de Procedimiento Civil deja abierta la posibilidad de que en ciertas circunstancias puede aceptarse la identificación de los ciudadanos con medios probatorios distintos de la cédula de ciudadanía, cuando al tratar de la declaración de terceros, expresa el Art. 227 que: presente e identificado el testigo, el juez exigirá… ya que no establece que esencialmente sea con cédula de ciudadanía, si se trata de colombianos mayores de 18 años.
la expedición de los documentos de identidad no es una actividad de la administración iniciada en ejercicio del derecho de petición, sino que obedece a un procedimiento preestablecido, que básicamente, está sujeto a los principios de celeridad, eficiencia y eficacia que deben estar presentes en todas las actividades de la administración para el cumplimiento de los fines del Estado.
La Constitución y la ley han asignado a la cédula de ciudadanía, tres funciones particularmente diferentes pero unidas por una finalidad común, cual es la de identificar a las personas, permitir el ejercicio de sus derechos civiles y asegurar la participación de los ciudadanos en la actividad política que propicia y estimula la democracia.”
Sentencia T-578 de 1994. Magistrado Ponente: José Gregorio Hernández Galindo.
“Que los servidores públicos ejerzan su función sobre la base de la buena fe de los administrados no es en modo alguno graciosa concesión otorgada por los primeros a los segundos sino derecho de rango constitucional y, por tanto, regla de obligatoria observancia en todo tipo de trámites y diligencias.
La vigencia del artículo 83 de la Carta ha implicado un cambio sustancial en el desarrollo de las funciones estatales, ya que ha invertido los términos de relación, con miras a eliminar el tradicional esquema de desconfianza y recelo que caracterizaba el comportamiento de las autoridades respecto de los particulares. La carga de probar a cada paso la licitud y lealtad de la propia conducta, que pesaba irremediablemente sobre quien actuara ante los entes oficiales y que suponía el presupuesto de la mala fe, ha sido sustituida por la presunción contraria (la de que toda persona actúa de tales casos la posible buena fe), quedando en cabeza del Estado y de sus funcionarios la responsabilidad de desvirtuarla:
Las actuaciones de los particulares y de las autoridades deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten ante estas». La función pública ha sido puesta al servicio de los intereses colectivos y se ejerce en beneficio de los asociados, no en su contra. De tal modo que, por tanto, que quienes la desempeñan no tienen cometido (como suele creerse en algunas demostrar su validez dependencias) el de obstaculizar y complicar la vida de las personas y su la facultad que normal actividad, sino el de contribuir, dentro del ámbito de las atribuciones que a cada organismo y funcionario corresponde, al desenvolvimiento armónico y ordenado de las múltiples relaciones propias de la convivencia social.
Reitera la Corte lo ya afirmado por ella en Sentencia T-568 del 23 de octubre de 1992 en el sentido de que «el ejercicio de la función estatal no contrapone ni enfrenta al ciudadano con la autoridad, sino que, por el contrario, debe ser la ocasión para su acercamiento y mutua colaboración en aras de los objetivos que identifican a todos los miembros de la colectividad.
(…)
“La perspectiva de la buena fe no puede perderse de vista cuando se trata del ejercicio de actividades lícitas y permitidas pero que, por exigencia del legislador, están sujetas a la regulación y al control de la autoridad.
Ha de entenderse en primer lugar que en tales casos la posibilidad de establecer permisos, licencias, autorizaciones o requisitos está reservada a la ley, que puede hacer las correspondientes exigencias directamente o autorizar que así se haga según expresos mandatos constitucionales.
Partiendo del principio de la buena fe que, se repite, obliga a todo servidor público, tales autoridades no pueden presumir la falsedad o la alteración del documento que se les presenta y, por tanto, ni pueden exigir a su titular que adelante trámites enderezados a demostrar su validez o autenticidad, ni les está permitido desconocer de facto las facultades que mediante el acto administrativo le han sido conferidas.”
DATOS PERSONALES DE LOS COMPARECIENTES.
ARTÍCULO 25.
En la escritura se consignarán el nombre, apellido, estado civil, edad y domicilio de los comparecientes. En caso de representación se expresará, además, la clase de ésta y los datos de las personas naturales representadas como si comparecieran directamente, o de las personas jurídicas tal como corresponda según la Ley o los estatutos, indicando su domicilio y naturaleza.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.5. Suscripción de instrumentos fuera de la sede la notaría. Los representantes legales de las entidades oficiales y particulares que tengan registrada su firma en la notaría podrán ser autorizados por el notario para suscribir los instrumentos fuera del despacho.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.7. Poder en documento privado. El poder otorgado por documento privado deberá ser presentado personalmente o reconocido ante juez o notario, con las formalidades de ley.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.8. Poder para enajenar inmuebles. Quien otorgue poder especial para enajenar, grabar o limitar un inmueble, lo identificará con el número de la matrícula inmobiliaria, nomenclatura o nombre y lugar de ubicación.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.9. Poder otorgado en el exterior. El poder o la sustitución del mismo, conferido en el exterior para realizar actos notariales en Colombia, deberá ser autenticado en la forma indicada en los artículos 65 y 259 del código de procedimiento civil o las normas que lo deroguen, adicionen, modifiquen o complementen.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 54. Comparecencia al proceso. Las personas que puedan disponer de sus derechos tienen capacidad para comparecer por sí mismas al proceso. Las demás deberán comparecer por intermedio de sus representantes o debidamente autorizadas por estos con sujeción a las normas sustanciales.
Cuando los padres que ejerzan la patria potestad estuvieren en desacuerdo sobre la representación judicial del hijo, o cuando hubiere varios guardadores de un mismo pupilo en desacuerdo, el juez designará curador ad ítem, a solicitud de cualquiera de ellos o de oficio.
Las personas jurídicas y los patrimonios autónomos comparecerán al proceso por medio de sus representantes, con arreglo a lo que disponga la Constitución, la ley o los estatutos. En el caso de los patrimonios autónomos constituidos a través de sociedades fiduciarias, comparecerán por medio del representante legal o apoderado de la respectiva sociedad fiduciaria, quien actuará como su vocera.
Cuando la persona jurídica demandada tenga varios representantes o apoderados distintos de aquellos, podrá citarse a cualquiera de ellos, aunque no esté facultado para obrar separadamente. Las personas jurídicas también podrán comparecer a través de representantes legales para asuntos judiciales o apoderados generales debidamente inscritos.
Cuando la persona jurídica se encuentre en estado de liquidación deberá ser representada por su liquidador.
Los grupos de personas comparecerán al proceso conforme a las disposiciones de la ley que los regule.
Los concebidos comparecerán por medio de quienes ejercerían su representación si ya hubiesen nacido.”
“Artículo 58. Representación de personas jurídicas extranjeras y organizaciones no gubernamentales sin ánimo de lucro. La representación de las sociedades extranjeras con negocios permanentes en Colombia se regirá por las normas del código de comercio.
Las demás personas jurídicas de derecho privado y las organizaciones no gubernamentales sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior que establezcan negocios o deseen desarrollar su objeto social en Colombia, constituirán apoderados con capacidad para representarlas judicialmente. Para tal efecto protocolizarán en una notaría del respectivo circuito la prueba idónea de la existencia y representación de dichas personas jurídicas y del poder correspondiente. Además, un extracto de los documentos protocolizados se inscribirá en la oficina pública correspondiente.
Las personas jurídicas extranjeras que no tengan negocios permanentes en Colombia estarán representadas en los procesos por el apoderado que constituyan con las formalidades previstas en este código. Mientras no lo constituyan, llevarán su representación quienes les administren sus negocios en el país.”
“Artículo 74. Poderes. Los poderes generales para toda clase de procesos solo podrán conferirse por escritura pública. El poder especial para uno o varios procesos podrá conferirse por documento privado. En los poderes especiales los asuntos deberán estar determinados y claramente identificados.
El poder especial puede conferirse verbalmente en audiencia o diligencia o por memorial dirigido al juez del conocimiento. El poder especial para efectos judiciales deberá ser presentado personalmente por el poderdante ante juez, oficina judicial de apoyo o notario. Las sustituciones de poder se presumen auténticas.”
Ley 455 de 1998.
“Artículo 1. La presente Convención se aplicará a documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de un Estado contratante y que deben ser exhibidos en el territorio de otro Estado contratante.”
“Artículo 2. Cada estado contratante eximirá de legalización los documentos a los que se aplica la presente Convención y que han de ser presentados en su territorio. A efectos de la presente Convención, la legalización significa únicamente el trámite mediante el cual los agentes diplomáticos o consulares del país en donde el documento ha de ser presentado certifican la autenticidad de la firma, a qué título ha actuado la persona que firma el documento y, cuando proceda, la indicación del sello o estampilla que llevare.”
“Artículo 3. El único trámite que podrá exigirse para certificar la autenticidad de la firma, a qué título ha actuado la persona que firma el documento y, cuando proceda, la indicación sello o estampilla que llevare, es la adición del certificado descrito en el artículo 4o., expedido por la autoridad competente del Estado de donde emana el documento.
Sin embargo, no puede exigirse el trámite mencionado en el párrafo anterior cuando ya sea las leyes, reglamentos o práctica en vigor donde el documento es exhibido o un acuerdo entre dos o más Estados Contratantes la han abolido o simplificado o dispensado al documento mismo de ser legalizado.”
“Artículo 4. El certificado mencionado en el primer párrafo del artículo 3o. será colocado en el documento mismo o en un «otrosí»; su forma será la del modelo anexado a la presente Convención.
Sin embargo, podrá ser redactado en el idioma oficial de la autoridad que lo expide. Los términos corrientes que aparezcan en dicho certificado podrán estar redactados también en un segundo idioma. El título «Apostille (Convention de La Haye du 5 octubre 1961)» estará escrito en francés.”
“Artículo 5. El certificado será expedido a solicitud de la persona que hubiere firmado el documento o de cualquier portador. Cuando estuviere debidamente llenado, certificará la autenticidad de la firma, a qué título ha actuado la persona que firma el documento y, cuando proceda, la indicación del sello o estampilla que lleva el documento.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 14. El poder otorgado por documento privado deberá ser presentado personalmente o reconocido ante juez o notario, con las formalidades de ley.”
“Artículo 15. Modificado. Decreto 231 de 1985 Quien otorgue poder especial para enajenar, gravar o limitar un inmueble, lo identificará con el número de la matrícula inmobiliaria, nomenclatura o nombre y lugar de ubicación.”
“Artículo 16. El poder o la sustitución de este, conferido en el exterior para realizar actos notariales en Colombia, deberán ser autenticados en la forma indicada en los artículos 65 y 259 del Código de Procedimiento Civil.”
Código Civil.
“Artículo 639. Representación legal. Las corporaciones son representadas por las personas autorizadas por las leyes o las ordenanzas respectivas, y a falta de una y otras, por un acuerdo de la corporación que confiera este carácter.”
“Artículo 1468. Aceptación de donaciones. <aparte tachado inexequible> nadie puede aceptar sino por sí mismo, o por medio de una persona que tuviere poder especial suyo al intento, o poder general para la administración de sus bienes, o por medio de su representante legal.
Pero bien podrá aceptar por el donatario, sin poder especial ni general, cualquier ascendiente o descendiente legítimo suyo, con tal que sea capaz de contratar y de obligarse.
Las reglas dadas sobre la validez de las aceptaciones y repudiaciones de herencias o legados se extienden a las donaciones.”
“Artículo 1505. Efectos de la representación. Lo que una persona ejecuta a nombre de otra, estando facultada por ella o por la ley para representarla, produce respecto del representado iguales efectos que si hubiese contratado él mismo.”
“Artículo 1507. Promesa por otro. Siempre que uno que los contratantes se comprometen a que, por una tercera persona, de quien no es legítimo representante, ha de darse, hacerse o no hacerse alguna cosa, esta tercera persona no contraerá obligación alguna, sino en virtud de su ratificación; y si ella no ratifica, el otro contratante tendrá acción de perjuicios contra el que hizo la promesa.”
Código de Comercio.
“Artículo 12. Personas habilitadas e inhabilitadas para ejercer el comercio. Toda persona que según las leyes comunes tenga capacidad para contratar y obligarse, es hábil para ejercer el comercio; las que con arreglo a esas mismas leyes sean incapaces, son inhábiles para ejecutar actos comerciales.
El menor habilitado de edad puede ejercer libremente el comercio y enajenar o gravar, en desarrollo del mismo, toda clase de bienes.
Los menores no habilitados de edad que hayan cumplido 18 años y tengan peculio profesional, pueden ejercer el comercio y obligarse en desarrollo del mismo hasta concurrencia de dicho peculio.
Los menores adultos pueden, con autorización de sus representantes legales, ocuparse en actividades mercantiles en nombre o por cuenta de otras personas y bajo la dirección y responsabilidad de éstas.”
“Artículo 62. Sanciones por violación de reserva de los libros. El revisor fiscal, el contador o el tenedor de los libros regulados en este título que violen la reserva de los mismos, será sancionado con arreglo al código penal en cuanto a la violación de secretos y correspondencia, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias del caso.”
“Artículo 117. Prueba de la existencia, cláusulas del contrato y representación de la sociedad. La existencia de la sociedad y las cláusulas del contrato se probarán con certificación de la cámara de comercio del domicilio principal, en la que constará el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato, si las hubiere; el certificado expresará, además, la fecha y el número de la providencia por la cual se le concedió permiso de funcionamiento y, en todo caso, la constancia de que la sociedad no se halla disuelta.
Para probar la representación de una sociedad bastará la certificación de la cámara respectiva, con indicación del nombre de los representantes, de las facultades conferidas a cada uno de ellos en el contrato y de las limitaciones acordadas a dichas facultades, en su caso.”
“Artículo 118. Inadmisión de pruebas contra el tenor de las escrituras. Frente a la sociedad y a terceros no se admitirá prueba de ninguna especie contra el tenor de las escrituras otorgadas con sujeción a los artículos 110 y 113, ni para justificar la existencia de pactos no expresados en ella.”
EDAD DE LOS OTORGANTES.
ARTÍCULO 26.
Cuando se trate de personas mayores no será necesario indicar sino esta circunstancia sin expresar la edad. El número de años cumplidos se anotará sólo cuando se trate de menores adultos, o de adoptantes y adoptados en las escrituras de adopción.
Normas concordantes.
Decreto 2668 de 1988.
“Artículo 1º Sin perjuicio de la competencia de los jueces civiles Municipales, podrá celebrarse ante Notario el matrimonio civil, el cual se solemnizará mediante escritura pública con el lleno de todas las formalidades que tal instrumento requiere. El matrimonio se celebrará ante el Notario del Círculo del domicilio de la mujer. Los menores adultos celebrarán el matrimonio con el permiso de sus representantes legales, en la forma prevista por la ley.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 24. Se entiende cumplido el requisito de indicar la edad del testigo que firma a ruego con la afirmación que se haga de ser mayor de edad, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 del Decreto-ley 0960 de 1970.”
Código Civil.
“Artículo 117. Permiso para el matrimonio de menores. aparte tachado derogado por el artículo 70 del decreto 2820 de 1974. los menores de la edad expresada no pueden contraer matrimonio sin el permiso expreso, por escrito, de sus padres legítimos o naturales. Si alguno de ellos hubiere muerto, o se hallare impedido para conceder este permiso, bastará el consentimiento del otro; y estando discordes, prevalecerá en todo caso la voluntad del padre.”
“Artículo 1771. Definición de capitulaciones matrimoniales. Se conocen con el nombre de capitulaciones matrimoniales las convenciones que celebran los esposos antes de contraer matrimonio, relativas a los bienes que aportan a él, y a las donaciones y concesiones que se quieran hacer el uno al otro, de presente o futuro.”
“Artículo 1781. Composición de haber de la sociedad conyugal. El haber de la sociedad conyugal se compone:
1.) De los salarios y emolumentos de todo género de empleos y oficios devengados durante el matrimonio.
2.) De todos los frutos, réditos, pensiones, intereses y lucros de cualquiera naturaleza que provengan, sea de los bienes sociales, sea de los bienes propios de cada uno de los cónyuges y que se devenguen durante el matrimonio.
3.) Del dinero que cualquiera de los cónyuges aportare al matrimonio, o durante él adquiriere, obligándose la sociedad a la restitución de igual suma.
4.) De las cosas fungibles y especies muebles que cualquiera de los cónyuges aportare al matrimonio, o durante él adquiere <sic>; quedando obligada la Sociedad a restituir su valor según el que tuvieron al tiempo del aporte o de la adquisición.
Pero podrán los cónyuges eximir de la comunión cualquiera parte de sus especies muebles, designándolas en las capitulaciones, o en una lista firmada por ambos y por tres testigos domiciliados en el territorio.
5.) De todos los bienes que cualquiera de los cónyuges adquiera durante el matrimonio a título oneroso.
6.) <Numeral CONDICIONALMENTE exequible> De los bienes raíces que la mujer aporta al matrimonio, apreciados para que la sociedad le restituya su valor en dinero.
Se expresará así en las capitulaciones matrimoniales o en otro instrumento público otorgado al tiempo del aporte, designándose el valor, y se procederá en lo demás como en el contrato de venta de bienes raíces.
Si se estipula que el cuerpo cierto que la mujer aporta puede restituirse en dinero a elección de la misma mujer o del marido, se seguirán las reglas de las obligaciones alternativas.”
“Artículo 1783. Bienes excluidos del haber social. No obstante, lo dispuesto en el artículo precedente, no entraran a componer el haber social:
1.) El inmueble que fuere debidamente subrogado a otro inmueble propio de alguno de los cónyuges.
2.) Las cosas compradas con valores propios de uno de los cónyuges, destinados a ello en las capitulaciones matrimoniales o en una donación por causa de matrimonio.
3.) Todos los aumentos materiales que acrecen a cualquiera especie de uno de los cónyuges, formando un mismo cuerpo con ella, por aluvión, edificación, plantación o cualquiera otra causa.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-507 de 2004. Magistrado Ponente: Manuel José Cepeda Espinosa.
“A la luz de la Constitución Política es inconstitucional fijar la edad mínima a los 12 años para que las mujeres contraigan matrimonio, cuando ésta es de 14 años para los varones. La regla supone afectar en alto grado (1) el derecho al desarrollo libre armónico e integral de las menores y el pleno ejercicio de sus derechos, (2) el derecho a que el Estado adopte las medidas de protección adecuadas y necesarias para garantizar tales derechos, y (3) el derecho a la igualdad de protección de los niños. Impedir el matrimonio de las mujeres a los 12 años afecta levemente, por el contrario, (4) el derecho a conformar una familia, y (5) el derecho a la autonomía, y (6) no desconoce el margen de configuración del legislador en materia de matrimonio. Por lo tanto, pesan mucho más los argumentos a favor de asegurar la igual protección de niños. En conclusión, fijar en 12 años la edad mínima a partir de la cual las mujeres pueden contraer matrimonio desconoce los mínimos de protección a que tienen derecho, así como el principio de igualdad en la protección.
Teniendo en cuenta (i) que las reglas fijadas por el legislador en materia penal y en materia laboral fijan la edad de catorce (14) años como el momento a partir del cual se deja de brindar una protección reforzada al menor, mediante reglas de incapacidad; y (ii) la obligación constitucional de garantizar igualdad de derechos y obligaciones, así como la igualdad de trato y de protección entre hombres y mujeres, específicamente en lo que se refiere a la institución del “matrimonio”, la Corte Constitucional precisará que la edad mínima para las mujeres en esta materia será igual a la fijada por el propio legislador para los hombres (es decir, 14 años), hasta tanto el propio Congreso de la República no decida reformar las normas relevantes. El margen de configuración del legislador comprende decidir si se quiere implementar una política pública que eleve dicha edad o incluso establezca la mayoría de edad en ambos sexos para contraer matrimonio.”
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“INTERVENCIÓN NOTARIAL EN MATERIA
SUCESORAL Y TESTAMENTARIA
1. ASPECTOS GENERALES RELATIVOS AL TESTAMENTO
(…)
-
- Capacidad para testar
La capacidad jurídica para testar es especial, razón por la cual los principios que la rigen no coinciden con los que gobiernan la capacidad civil en general.
La capacidad es, en una u otra, la regla común, siendo la excepción la incapacidad. Sin embargo, en tratándose de capacidad especial para testar, la regla común se amplía, así como también es más amplio el caso de las incapacidades.
Entonces, de acuerdo con el artículo 1061 del Código Civil no son hábiles para testar:
a) El impúber.
b) El que se halle bajo interdicción por causa de discapacidad mental.”[66]
Procedimientos en sede Notarial- Año: 2006. Autora: Julia Esther Tobón Agudelo.
“Matrimonio
(…)
Capacidad
Es decir, los contrayentes deben ser plenamente capaces de obligarse por sí mismos, consagrándose en la Ley una excepción a esta norma general, y es permitiendo que los menores adultos puedan contraer matrimonio válidamente, así lo señala el Artículo 117 del Código Civil cuando dice que los menores pueden contraer Matrimonio con el consentimiento de sus padres, en concordancia con lo señalado en el Artículo 140 numeral 2º Ib. que estipula que el matrimonio es nulo cuando se ha celebrado entre un hombre menor de 14 años y una mujer menor de 12, es decir, impúberes, sin embargo dice el artículo 143 de la misma codificación que si la menor aunque siendo impúber ha concebido, no habrá lugar a la nulidad, como tampoco si ésta no se intenta dentro de los tres meses siguientes en que los impúberes hayan Llegado a la pubertad. La doctrina ha entendido que, si el menor impúber ha sido capaz de engendrar, igualmente el matrimonio celebrado por éste con mujer púber también será válido. Pero la H. Corte Constitucional e sentencia C- 507 de mayo 25 de 2004, magistrado ponente Dr. Manuel José Cepeda Espinosa, dispuso que ambos meno-res, hombre o mujer, alcanzan la pubertad a los catorce (14) años, aboliendo la diferencia que existía de que la mujer era incapaz absoluta sólo hasta los doce (12) años, en tanto el hombre lo era hasta los catorce (14) años, ahora todas las personas son incapaces absolutos por minoría de edad hasta los 14 años. sin distinción alguna.”[67]
(…)
“Disolución y liquidación de sociedad conyugal
(…)
Capitulaciones matrimoniales
(…)
El menor adulto, hábil para contraer matrimonio, podrá, con la autorización de las personas que deben dar el consentimiento para la celebración de este, hacer las estipulaciones que podría hacer si fuere capaz, con excepción de la renuncia de gananciales, o enajenación o gravamen hipotecario o servidumbres de bienes inmuebles, porque para éstas siempre es necesario la autorización judicial. Pero si quien desea contraer el matrimonio es incapaz por una causa diferente a la minoría de edad y se encontrare bajo guarda, el guardador debe autorizar las capitulaciones que celebre su pupilo.”[68]
SITUACIÓN JURÍDICA DEL INMUEBLE RESPECTO A LA SOCIEDAD CONYUGAL.
ARTÍCULO 27.
Quien disponga de un inmueble o constituya gravamen sobre él, deberá indicar la situación jurídica del bien respecto de la sociedad conyugal, caso de ser o haber sido casado.
Normas concordantes.
Código Civil.
“Artículo 1771. Definición de capitulaciones matrimoniales. Se conocen con el nombre de capitulaciones matrimoniales las convenciones que celebran los esposos antes de contraer matrimonio, relativas a los bienes que aportan a él, y a las donaciones y concesiones que se quieran hacer el uno al otro, de presente o futuro.”
“Artículo 1783. Bienes excluidos del haber social. No obstante, lo dispuesto en el artículo precedente, no entraran a componer el haber social:
1.) El inmueble que fuere debidamente subrogado a otro inmueble propio de alguno de los cónyuges.
2.) Las cosas compradas con valores propios de uno de los cónyuges, destinados a ello en las capitulaciones matrimoniales o en una donación por causa de matrimonio.
3.) Todos los aumentos materiales que acrecen a cualquiera especie de uno de los cónyuges, formando un mismo cuerpo con ella, por aluvión, edificación, plantación o cualquiera otra causa.”
“Artículo 1789. Subrogaciones de inmuebles de la sociedad conyugal. Para que un inmueble se entienda subrogado a otro inmueble de uno de los cónyuges, es necesario que el segundo se haya permutado por el primero, o que, vendido el segundo durante el matrimonio, se haya comprado con su precio el primero; y que en la escritura de permuta o en las escrituras de venta y de compra se exprese el ánimo de subrogar.
Puede también subrogarse un inmueble a valores propios de uno de los cónyuges, y que no consistan en bienes raíces; más para que valga la subrogación será necesario que los valores hayan sido destinados a ello, en conformidad al número 2o. Del artículo 1783, y que en la escritura de compra del inmueble aparezca la inversión de dichos valores y el ánimo de subrogar.”
Doctrinas.
Ministerio de vivienda- Año: 2020. Cancelación gravámenes y limitaciones al derecho de dominio constituidos a favor del ICT-INURBE-MVCT.
“Cancelar los gravámenes y limitaciones al derecho de dominio, que actualmente se encuentren constituidos a favor de los extintos INSTITUTO DE CRÉDITO TERRITORIAL – ICT o INSTITUTO NACIONAL DE VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL Y REFORMA URBANA – INURBE, así como, los constituidos por el MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO – MVCT como subrogatorio de las enunciadas entidades. La cancelación de los gravámenes y limitaciones al derecho de dominio se efectuará atendiendo lo dispuesto en el artículo 2.1.2.2.4.3 del Decreto 1077 de 2015, así como los artículos séptimo y segundo de la Ley 1001 de 2005, este último derogado tácitamente por el artículo 277 de la Ley 1955 de 2019.”
Minutas.
Minutas relacionadas con la hipoteca.
Modelo de escritura pública de hipoteca con cuantía determinada.
Modelo de escritura pública de hipoteca abierta con cuantía indeterminada.
Modelo de escritura pública de compraventa y constitución de hipoteca.
Modelo de escritura pública de ampliación de hipoteca.
Modelo de escritura pública de cancelación de hipoteca, compraventa y constitución de hipoteca.
Modelo de escritura pública de cancelación de hipoteca.
REPRESENTACIÓN.
ARTÍCULO 28.
Artículo modificado por el artículo 36 del Decreto 2163 de 1970. El nuevo texto es el siguiente: En caso de representación, el representante dirá la clase de representación que ejerce y presentará para su protocolización los documentos que la acrediten.
Si se trata de funcionarios públicos que representen al Estado, los Departamentos, Intendencias, Comisarías o Municipios se indicará el cargo, y cuando sean necesarios se protocolizarán los documentos de autorización.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 28.
En caso de representación, el representante dirá la clase de representación que ejerce y exhibirá los documentos que la acrediten. Si se trata de funcionarios públicos que representen al Estado, los Departamentos, Intendencias, Comisarías o Municipios se indicará el cargo, y cuando sea necesario se protocolizarán los documentos de autorización.
Normas concordantes.
Circular No. 98 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Por esta razón, esta Superintendencia en desarrollo de las facultades de orientación consagradas en el numeral 7 del artículo 24 del Decreto 2723 de 2014, modificado por el artículo 6 del Decreto 1554 de 2022, y teniendo en cuenta el llamado efectuado por la Superintendencia Delegada para el Registro, frente al número de notas devolutivas generadas por la ausencia de tal requerimiento, se recuerda a todos los notarios del país que, cuando se para que un poder general tenga la vocación de permitirle al apoderado disponer del derecho de dominio sobre un inmueble, se requerirá que el poder general describa el inmueble con las características estipulados por el artículo 89 del Decreto Ley 019 de 2012.”
Consulta 2021 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro OAJ-0056.
“Las normas referenciadas en torno a los poderes engloban un carácter especial y no genérico, por lo que se deben aplicar de manera preferente en los trámites notariales. Lo anterior obedece que las normas de carácter especial prevalecen en su aplicación sobre aquellas de carácter general. Ahora nos referiremos al contenido normativo del Código General del Proceso, donde en su artículo 74 señala: “Poderes. Los poderes generales para toda clase de procesos solo podrán conferirse por escritura pública. El poder especial para uno o varios procesos podrá conferirse por documento privado. En los poderes especiales los asuntos deberán estar determinados y claramente identificados.
El poder especial puede conferirse verbalmente en audiencia o diligencia o por memorial dirigido al juez del conocimiento. El poder especial para efectos judiciales deberá ser presentado personalmente por el poderdante ante juez, oficina judicial de apoyo o notario. Las sustituciones de poder se presumen auténticas. Los poderes podrán extenderse en el exterior, ante cónsul colombiano o el funcionario que la ley local autorice para ello; en ese último caso, su autenticación se hará en la forma establecida en el artículo 251. Cuando quien otorga el poder fuere una sociedad, si el cónsul que lo autentica o ante quien se otorga hace constar que tuvo a la vista las pruebas de la existencia de aquella y que quien lo confiere es su representante, se tendrán por establecidas estas circunstancias. De la misma manera se procederá cuando quien confiera el poder sea apoderado de una persona. Se podrá conferir poder especial por mensaje de datos con firma digital. Los poderes podrán ser aceptados expresamente o por su ejercicio”.
A partir de la base normativa expuesta anteriormente, se desprende que no es requisito legal el dirigir el poder a una persona determinada, luego si éste se otorgó dirigiéndose a un Notario específico y lo van a hacer efectivo o a utilizar ante otro Notario, esto no es óbice para no aceptarlo, e igualmente, por cuanto no constituye causal de terminación del mandato, señalada por el artículo 2189 del C.C. 1; claro está, que el poder debe estar debidamente diligenciado. Queda en los anteriores términos modificado el concepto SNR2018EE064103 de 30 de noviembre de 2018, en lo relacionado al poder, lo demás queda vigente.”
Concepto Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Notariado y Registro de 2014.
“Unificación Criterio Jurídico Aplicación Artículo 89 del Decreto 019 del 2012.
¿Según lo estipulado en el artículo 89 del Decreto 019 de 2012, cuando se trata de un poder general otorgado por escritura pública y verse sobre actos de disposición gravamen o limitación, deberá identificarse el bien inmueble objeto de dicho acto?
Ahora bien, en tratándose del inciso segundo del Artículo 89 del Decreto 019 de 2012, no obstante la «coma» que aparece después de la palabra especial, pareciera dar a entender que la obligación se predica de los dos tipos de poderes descritos, esto es, especiales y generales; al leer con detenimiento, se puede inferir que la utilización de la conjunción disyuntiva «O», tiene el propósito de distinguir un tipo de poder del otro, es decir, presentar dos supuestos diferentes en los que proceden los actos de disposición, gravamen o limitación al dominio de inmuebles, que son: 1. «El poder general por escritura pública o 2. El poder «especial, que contenga únicamente la identificación precisa del inmueble o inmuebles, su ubicación, dirección, número de matrícula inmobiliaria y cédula catastral».
De otra parte, se hace necesario precisar que la palabra «que contenga», consignada en el Artículo objeto de estudio, está en singular y no en plural, de donde se colige que se trata únicamente de los poderes especiales.2 De los postulados anteriormente expuestos, la Oficina Asesora Jurídica concluye que cuando se trate de poderes generales a través de los cuales se faculte la disposición, gravamen o limitación de bienes inmuebles, no es necesaria la identificación de estos, siempre y cuando en este documento, preferiblemente en clausula especial se faculte al apoderado para este tipo de actos.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.6. Prueba del ejercicio del cargo. El ejercicio del cargo de funcionario público se acreditará con la correspondiente constancia o certificación.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.7. Poder en documento privado. El poder otorgado por documento privado deberá ser presentado personalmente o reconocido ante juez o notario, con las formalidades de ley.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.8. Poder para enajenar inmuebles. Quien otorgue poder especial para enajenar, grabar o limitar un inmueble, lo identificará con el número de la matrícula inmobiliaria, nomenclatura o nombre y lugar de ubicación.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.9. Poder otorgado en el exterior. El poder o la sustitución del mismo, conferido en el exterior para realizar actos notariales en Colombia, deberá ser autenticado en la forma indicada en los artículos 65 y 259 del código de procedimiento civil o las normas que lo deroguen, adicionen, modifiquen o complementen.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.18. Definición de situación militar. El notario no permitirá el otorgamiento del instrumento cuando no se le compruebe la definición de la situación militar por los comparecientes que de acuerdo con normas legales deban cumplir este requisito, salvo en lo relacionado exclusivamente con el estado civil. Cuando se actúe por poder, tal circunstancia debe constar en él certificada por quien lo autentique, a menos que se acredite en el momento de suscribir la escritura.”
Consulta No. 2856 de 2013 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Poder General para disposición de bienes de una persona detenida y solicitada en extradición por narcotráfico.
En el caso en consulta, considera esta oficina, que no se debe permitir el afinamiento de la respectiva escritura pública contentiva de poder general, mediante la cual también se faculta para vender, hipotecar y en general actos de disposición de los bienes inmuebles, a menos, que el Juez que esté conociendo del caso certifique la situación jurídica del procesado, al igual que si se le ha impuesto como pena la indemnización a las víctimas, o si se le adelanta un proceso de extinción del dominio, etc., es decir, si el procesado puede enajenar sus bienes.”
Consulta No. 2344 de 2013 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Efectos de la revocatoria de poder.
La jurisprudencia ha sostenido que el objeto propio de esta clase de contrato es la ejecución de actos jurídicos que deben cumplirse por cuenta del mandante, tales como contratos, cancelaciones, cobranzas, administración de un patrimonio, representación activas y pasivas en juicio y otras de similar o parecida índole, actos que el mandatario ejecuta a nombre y por cuenta y riesgo del mandante, de tal suerte que este último hace o debe hacer las veces del dueño, de manera que si el representante es quien materialmente ejecuta el acto, sus efectos se producen para el representado, siempre que la realización jurídica se haya efectuado como resultado de la voluntad delegada de la persona que se dice representar.”
(…)
“A través de la Instrucción Administrativa No. 5 de 2011, en relación con los poderes otorgados por escritura pública se señala: ‘Si el poder se otorgó por escritura pública, el notado podrá certificar, constatando con el respectivo instrumento, que este no ha sido revocado, es decir, que en la escritura pública de constitución no existe nota de revocatoria, toda vez que quien debe estar pendiente de la ejecución del mandato y de su revocatoria, es el poderdante.
Para que un documento se convierta en escritura pública, es fundamental cumplir con unos requisitos formales que conducen a su realización total. En este sentido, legal y doctrinariamente se reconoce un proceso de formación de la escritura púbica, compuesto de varias etapas. La ley colombiana reconoce cuatro: Recepción, extensión, otorgamiento y autorización.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 74. Poderes. Los poderes generales para toda clase de procesos solo podrán conferirse por escritura pública. El poder especial para uno o varios procesos podrá conferirse por documento privado. En los poderes especiales los asuntos deberán estar determinados y claramente identificados.
El poder especial puede conferirse verbalmente en audiencia o diligencia o por memorial dirigido al juez del conocimiento. El poder especial para efectos judiciales deberá ser presentado personalmente por el poderdante ante juez, oficina judicial de apoyo o notario. Las sustituciones de poder se presumen.”
“Artículo 251. Documentos en idioma extranjero y otorgados en el extranjero. Para que los documentos extendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarse como prueba se requiere que obren en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el ministerio de relaciones exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez. En los dos primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente. En caso de presentarse controversia sobre el contenido de la traducción, el juez designará un traductor.
Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de este o con su intervención, se aportarán apostillados de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. En el evento de que el país extranjero no sea parte de dicho instrumento internacional, los mencionados documentos deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la república de Colombia en dicho país, y en su defecto por el de una nación amiga. La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el ministerio de relaciones exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país amigo, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de este por el cónsul colombiano.
Los documentos que cumplan con los anteriores requisitos se entenderán otorgados conforme a la ley del respectivo país.”
Instrucción administrativa No. 5 de 2011 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Tratándose de un poder que no haya sido limitado por el transcurso del tiempo por parte del mandante, ni frente al cual se configure alguna de las causales de expiración señaladas en el artículo 2189, habrá de estimarse vigente.
Si el poder se otorgó por escritura pública, el Notario podrá certificar, constatando con el respectivo instrumento, que éste no ha sido revocado, es decir, que en la escritura pública de constitución no existe nota de revocatoria, toda vez que quien debe estar pendiente de la ejecución del mandato y de su revocatoria, es el poderdante.”
Decreto 266 de 2000.
“Artículo 124.Prueba de la existencia y representación legal de las personas jurídicas de derecho privado. Modificase el artículo 43 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así:
Artículo 43. La existencia y la representación legal de las personas jurídicas de derecho privado a que se refiere este capítulo se probará con certificación expedida por la Cámara de Comercio competente, la cual llevará el registro de las mismas, con sujeción al régimen previsto para las sociedades comerciales y en los mismos términos y condiciones que regulan sus servicios.
En todo caso, el control de legalidad estará a cargo de la autoridad que de conformidad con la ley ejerza las funciones de inspección, vigilancia y control sobre tales entidades.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 13. El ejercicio del cargo de funcionario público se acreditará con la correspondiente constancia o certificación.”
Código Civil.
“Artículo 1853. Prohibición de venta de establecimientos públicos por los administradores. Se prohíbe a los administradores de establecimientos públicos vender parte alguna de los bienes que administran, y cuya enajenación no está comprendida en sus facultades administrativas ordinarias; salvo el caso de expresa autorización de la autoridad competente.”
“Artículo 1854. Prohibiciones del funcionario público y judicial de comprar los bienes con los que han tenido relación debido al cargo. Al empleado público se prohíbe comprar los bienes públicos o particulares que se vendan por su ministerio; y a los magistrados de la suprema corte, jueces, prefectos y secretarios de unos y de otros, los bienes en cuyo litigio han intervenido, y que se vendan a consecuencia del litigio, aunque la venta se haga en pública subasta.
Queda exceptuado de esta disposición el empleado con jurisdicción coactiva que, conociendo de alguna ejecución y teniendo, por consiguiente, el doble carácter de juez o de prefecto y acreedor, hiciere postura a las cosas puestas en subasta, en su calidad de acreedor, cuya circunstancia debe expresarse con claridad.”
“Artículo 1855. Prohibición de compra para tutores y curadores. No es lícito a los tutores y curadores comprar parte alguna de los bienes de sus pupilos, sino con arreglo a lo prevenido en el título de la administración de los tutores y curadores.”
Doctrinas.
Poder general y poder especial (ver página 104).
TESTIGOS INSTRUMENTALES.
ARTÍCULO 29.
No habrá lugar a la intervención de testigos instrumentales en las escrituras. Respecto de los testamentos se estará a lo previsto en el Título 3o. del Libro III del Código Civil.
Normas concordantes.
Código Civil.
“Artículo 1055. Definición de testamento. El testamento es un acto más o menos solemne, en que una persona dispone del todo o de una parte de sus bienes para que tenga pleno efecto después de sus días, conservando la facultad de revocar las disposiciones contenidas en él mientras viva.”
“Artículo 1095. Testigos instrumentales.
Los testigos instrumentales depondrán sobre los puntos siguientes:
1o.) Si el testador aparecía estar en su sano juicio.
2o.) Si manifestó la intención de testar ante ellos.
3o.) Sus declaraciones y disposiciones testamentarias.”
Jurisprudencias.
Sentencia SC-4751 de 2018. Magistrado Ponente: Margarita Cabello Blanco.
“El testamento puede declararse nulo por falta de los específicos requisitos legales que deben observarse en su otorgamiento, significa que es impugnable, a pesar de la presunción de autenticidad que ampara a los documentos públicos, para demostrar la comisión de errores e inexactitudes en las atestaciones del notario que lo autorice, ya que, si así no fuera, no habría manera de desvirtuar su contenido cuando no se ajustan a la verdad.
La corte advirtió que la exigencia de la presencia de los testigos instrumentales en el acto de otorgamiento del testamento “en todas sus partes” constituye una solemnidad que el artículo 11 de la Ley 95 de 1890 no permite que se omita. En efecto, la Sala indicó que su presencia es fundamental, a fin de que escuchen las disposiciones del testador y puedan dar fe de ellas en el futuro, en caso de controversia sobre su contenido y alcance o acerca de las formalidades en su celebración.”
SECCIÓN II.
DE LAS ESTIPULACIONES.
REDACCIÓN DE LA DECLARACIONES DE LOS OTORGANTES.
ARTÍCULO 30.
Las declaraciones de los otorgantes se redactarán con toda claridad y precisión de manera que se acomoden lo más exactamente posible a sus propósitos y a la esencia y naturaleza del acto o contrato que se celebra y contendrán explícitamente las estipulaciones relativas a los derechos constituidos, transmitidos, modificados o extinguidos, y al alcance de ellos y de las obligaciones que los otorgantes asuman.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.10. Obligación de los notarios frente a las estipulaciones de las partes. El notario al revisar las declaraciones de los otorgantes velará porque no sean contradictorias y se ajusten a la ley.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 17. El notario al revisar las declaraciones de los otorgantes velará porque no sean contradictorias y se ajusten a la ley.”
Código Civil.
“Artículo 1494. Fuente de las obligaciones. Las obligaciones nacen, ya del concurso real de las voluntades de dos o más personas, como en los contratos o convenciones; ya de un hecho voluntario de la persona que se obliga, como en la aceptación de una herencia o legado y en todos los cuasicontratos; ya a consecuencia de un hecho que ha inferido injuria o daño a otra persona, como en los delitos; ya por disposición de la ley, como entre los padres y los hijos de familia.”
“Artículo 1495. Definición de contrato o convención. Contrato o convención es un acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Cada parte puede ser de una o de muchas personas.”
“Artículo 1500. Contrato real, solemne y consensual. El contrato es real cuando, para que sea perfecto, es necesaria la tradición de la cosa a que se refiere; es solemne cuando está sujeto a la observancia de ciertas formalidades especiales, de manera que sin ellas no produce ningún efecto civil; y es consensual cuando se perfecciona por el solo consentimiento.”
“Artículo 1501. Cosas esenciales, accidentales y de la naturaleza de los contratos. Se distinguen en cada contrato las cosas que son de su esencia, las que son de su naturaleza, y las puramente accidentales. Son de la esencia de un contrato aquellas cosas sin las cuales, o no produce efecto alguno, o degeneran en otro contrato diferente; son de la naturaleza de un contrato las que, no siendo esenciales en él, se entienden pertenecerle, sin necesidad de una cláusula especial; y son accidentales a un contrato aquellas que ni esencial ni naturalmente le pertenecen, y que se le agregan por medio de cláusulas especiales.”
IDENTIFICACIÓN DE INMUEBLES.
ARTÍCULO 31.
Los inmuebles que sean objeto de enajenación, gravamen o limitación se identificarán por su cédula o registro catastral si lo tuvieren; por su nomenclatura, por el paraje o localidad donde están ubicados, y por sus linderos. Siempre que se exprese la cabida se empleará el sistema métrico decimal.
Normas concordantes.
N.C. DE IDENTIFICACIÓN DEL INMUEBLE.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.11.1 Plano definitivo del inmueble. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 317 del decreto ley 960 de 1970, para efectos de identificar los inmuebles por sus linderos, se podrá acudir al plano definitivo expedido por la autoridad catastral correspondiente resultante de los procesos de formación, actualización y conservación catastral, el cual se protocolizará con la escritura pública respectiva.
En este evento no será necesario transcribir textualmente los linderos literales del inmueble.
Parágrafo 1. Sin perjuicio de los demás requisitos legales, si se opta por este sistema, en la escritura pública se deberá consignar el número del plano, la nomenclatura cuando fuere el caso, el paraje o localidad donde está ubicado, el área del terreno y el número catastral o predial.
Parágrafo 2. Tratándose de inmuebles sobre los cuales se constituya régimen de propiedad horizontal, los mismos se regirán por lo dispuesto en la normatividad vigente.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.12. Englobamiento de dos o más predios. Cuando en una escritura se engloben dos o más predios, se individualizarán y alinderarán claramente cada uno de ellos, se citarán los títulos de adquisición con los datos de registro y las cédulas catastrales y se individualizará y alinderará el terreno así formado.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 83. Requisitos adicionales. Las demandas que versen sobre bienes inmuebles los especificarán por su ubicación, linderos actuales, nomenclaturas y demás circunstancias que los identifiquen. No se exigirá transcripción de linderos cuando estos se encuentren contenidos en alguno de los documentos anexos a la demanda.
Cuando la demanda verse sobre predios rurales, el demandante deberá indicar su localización, los colindantes actuales y el nombre con que se conoce el predio en la región.
Las que recaigan sobre bienes muebles los determinarán por su cantidad, calidad, peso o medida, o los identificarán, según fuere el caso.
En los procesos declarativos en que se persiga, directa o indirectamente, una universalidad de bienes o una parte de ella, bastará que se reclamen en general los bienes que la integran o la parte o cuota que se pretenda.
En las demandas en que se pidan medidas cautelares se determinarán las personas o los bienes objeto de ellas, así como el lugar donde se encuentran.”
Ley 1183 de 2008.
“Artículo 1. Declaración de la posesión regular. Los poseedores materiales de inmuebles urbanos de estratos uno y dos que carezcan de título inscrito, podrán solicitar ante notario del círculo donde esté ubicado el inmueble, la inscripción de la declaración de la calidad de poseedores regulares de dichos bienes, a fin de quedar habilitados para adquirir su dominio por prescripción ordinaria, de acuerdo con la ley y en los términos y plazos señalados por la Ley 791 de 2002 y las leyes especiales que reglamentan el dominio de los bienes considerados Vivienda de Interés Social, VIS.
En caso de presentarse oposición durante cualquier etapa de la actuación ante el notario, se ordenará el archivo de las diligencias.”
“Artículo 2. Requisitos. Para efectos de la inscripción de la posesión a que se refiere el artículo anterior, el solicitante deberá reunir los siguientes requisitos:
1. Estar en posesión regular del inmueble en nombre propio en forma continua y exclusiva, sin violencia ni clandestinidad durante un año continuo o más.
2. Acreditar que no existe proceso pendiente en su contra en el que se discuta el dominio o posesión del inmueble iniciado con anterioridad a la fecha de presentación de la solicitud.
No será obstáculo para la inscripción de la posesión la circunstancia de que existan inscripciones anteriores sobre todo o parte del mismo inmueble.”
“Artículo 3. Título aparente. Se tendrán, entre otros, como títulos aparentes para la inscripción de la declaración de posesión regular:
1. La promesa de compraventa cuando esta haya dado origen a la entrega del inmueble.
2. La adquisición de mejoras o de derechos y acciones sobre el inmueble, sea por instrumento público o privado.”
“Artículo 4. Prueba de la posesión material. La posesión material deberá probarse en la forma establecida en el artículo 981 del Código Civil y además se podrá acreditar con la prueba del pago de los impuestos, contribuciones y valorizaciones de carácter distrital, municipal o departamental.”
“Artículo 5. Contenido de la solicitud. El interesado en obtener la inscripción de la declaración de posesión regular sobre un inmueble deberá presentar solicitud ante notario, a fin de otorgar una escritura pública que acredite dicha posesión. La solicitud deberá contener:
1. La identificación del solicitante, y de su cónyuge o compañero permanente, domicilio, estado civil y condición en la que actúa.
2. La identificación del inmueble, nomenclatura, certificación y planos catastrales, linderos y cabida.
3. La declaración jurada en la que el solicitante afirme que no existen procesos pendientes sobre la propiedad o posesión del inmueble iniciados con anterioridad a la fecha de la solicitud.”
Decreto 2157 de 1995.
“Artículo 1. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 31 del Decreto Ley 960 de 1970, para efectos de identificar los inmuebles por sus linderos, se podrá acudir al plano definitivo expedido por la autoridad catastral correspondiente resultante de los procesos de formación, actualización y conservación catastral, el cual se protocolizará con la escritura pública respectiva.
Parágrafo 1. Sin perjuicio de los demás requisitos legales, si se opta por este sistema, en la escritura pública se deberá consignar el número del plano, la nomenclatura cuando fuere el caso, el paraje o localidad donde está ubicado, el área del terreno y el número catastral o predial.
Parágrafo 2. Tratándose de inmuebles sobre los cuales se constituya régimen de propiedad horizontal, los mismos se regirán por lo dispuesto en los artículos 4º literal b) y 5º numeral 5º del Decreto 1365 de 1986, reglamentario de las Leyes 182 de 1948 y 16 de 1985.”
Decreto 1711 de 1984.
“Artículo 5. Si el certificado catastral contiene los linderos del inmueble, los bienes objeto de transferencia, constitución o limitación del dominio se identificarán en la escritura en la forma señalada en aquél. En caso de que los linderos descritos en la escritura no coincidan con los del certificado catastral, el registrador de instrumentos públicos no la inscribirá.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 8. El artículo 18 del Decreto reglamentario 2148 de 1983, quedará así: «Cuando en una escritura se segreguen una o más porciones de un inmueble, se identificarán y alinderarán los predios segregados y el de la parte restante. Si se expresa la cabida se indicará la de cada unidad por el sistema métrico decimal».”
“Artículo 19. Cuando en una escritura se engloben dos o más predios, se individualizarán y alinderarán claramente cada uno de ellos, se citarán los títulos de adquisición con los datos de registro y las cédulas catastrales y se individualizará y alinderará el terreno así formado.”
Decreto 1380 de 1972.
“Artículo 8. Las ventas gravámenes y demás actos dispositivos que efectúen el propietario una vez constituido la urbanización, deberán hacer referencia concreta a los lotes y parcelas singularizadas en la escritura de constitución mencionándolo por su número o nombre, manzana o repartición interna nomenclatura urbana si la tierra y en todo caso por los linderos respectivos. Los registradores de Instrumentos públicos no podrán registrar Instrumentos alguno que contravenga lo dispuesto en este artículo, a menos que la operación se refiera a la urbanización como un todo en cuyo caso será aplicable lo dispuesto en el artículo anterior.”
Jurisprudencias.
Sentencia S-228 de 1989. Magistrado Ponente: Eduardo García Sarmiento.
“El artículo 76 del C. de P. C. [hoy art. 83 del C. G. del P.], bajo el título “Requisitos adicionales de ciertas demandas», en armonía con el numeral 4 del artículo 75 ibidem (hoy art. 82 del C. G. del P.), exige que las demandas que versen sobre bienes inmuebles, «los especificarán por su ubicación, linderos actuales según el C. G. del P., nomenclatura y demás circunstancias que los identifiquen.
Especificar, conforme a una de sus acepciones, es individualizar, determinar, identificar por las características que estructuran una cosa permitiendo no confundirla con otra.
La disposición citada exige entonces, que en la demanda en que se pretenda un inmueble, sea para ejercer la tenencia, sea para ejercer posesión, la regla no distingue, es necesario especificarlo, es decir determinarlo o individualizarlo por su ubicación, sus linderos, su nomenclatura y demás circunstancias que lo identifiquen, como cabida o extensión, construcciones u otras circunstancias.
La exigencia legal es clara y desde luego fundada, como que tiene razón lógica que haya identidad entre la cosa sobre que pretende el demandante tener un derecho que aspira se le reconozca o declare en la sentencia y lo que tiene o posee el demandado.
De donde se sigue que, si el demandante no cumple con ese requisito y el juzgador, a pesar de interpretar la demanda, no encuentra la identidad de cosa por no especificarse, tiene que inhibirse porque la falta de requisito le impide un proveimiento de fondo, por no conocer con certeza la cosa sobre que reclama derechos el demandante.”
Doctrinas.
Vivienda de interés social (VIS) y Vivienda de interés prioritario (VIP).
Ministerio De Vivienda, Cultura y Territorio.
“La vivienda en Colombia es legalmente considerada como un producto bien resultado de la conjunción de múltiples materiales y servicios. Para el mejoramiento de la calidad de vida de los sistemas habitacionales, la SPAT (Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico de la Dirección de Inversiones en Vivienda de Interés Social del Viceministerio de Vivienda ) contribuye a garantizar la oferta de bienes y servicios VIS – VIP en un hábitat adecuado, que posibilite el desarrollo de los proyectos de vivienda, a través de la recomendación y orientaciones de la política de vivienda VIS – VIP, regulaciones y promoción de participación de los actores de la vivienda en la República de Colombia.”
(…)
“El Fondo Nacional de Vivienda FONVIVIENDA suscribió el Contrato Interadministrativo No. 003 de 2019 con el Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo FONADE hoy Empresa Nacional Promotora del Desarrollo Territorial ENTERRITORIO el cual tiene como objeto, «Realizar la supervisión de la correcta aplicación de los Subsidios Familiares de Vivienda de Interés prioritario (VIP) y vivienda de interés social (VIS), asignados por el Fondo Nacional de Vivienda FONVIVIENDA y en las modalidades de adquisición de vivienda nueva, construcción en sitio propio, mejoramiento de vivienda y vivienda saludable (VISA), de los recursos de oferta y demanda para atención a población en situación de desplazamiento, destinados a financiar obras de urbanismo básico o vivienda, fenómeno de la niña y población en situación de desplazamiento que apliquen su subsidio de vivienda en suelo urbano o a la vivienda en las cuales los beneficiario aplican el subsidio de manera individual».
FONVIVIENDA supervisara y controlara la correcta ejecución del contrato a través del subdirector de Promoción y Apoyo Técnico de la Dirección de Inversiones VIS o por quien designe por escrito el ordenador del gasto, quien asume la responsabilidad por el seguimiento y control del contrato, así como la correcta y cabal ejecución del mismo.”
Titulación de predios fiscales.
“La titulación es el mecanismo por el cual el Gobierno Nacional faculta a las entidades públicas para transferir los predios de su propiedad ubicados en el perímetro urbano a las familias de escasos recursos que los han ocupado de manera ilegal con vivienda de interés social antes del 30 de noviembre de 2001.
En ese sentido, es necesario precisar que los procesos de titulación establecidos en la normativa vigente se adelantarán solo sobre los bienes en cabeza de las entidades públicas del orden nacional y territorial (municipios o distritos) y no podrán ser objeto de estos programas aquellos asentamientos que se encuentren ubicados sobre predios de carácter privado o de propiedad de personas naturales.
De igual modo, no podrán incluirse los predios o asentamiento que se encuentren ubicados en zonas de riesgo, protección o proyección de las obras contempladas en el Plan de Desarrollo Municipal, bienes de uso público, así como aquellos que se encuentren por fuera del rango de vivienda de interés social.
De acuerdo con lo anterior, solo una vez cumplidos los requisitos exigidos por la Ley 1001 de 2005 y su Decreto Reglamentario 4825 de 2011 y las normas de desarrollo territorial concordantes, será procedente la inclusión de estos inmuebles en los Programas de Titulación que promueve el estado.”
Programa de titulación de predios fiscales.
Ilustración 59 Titulación de predios fiscales-información extraída de la página del Ministerio de Vivienda Cultura y Territorio.
Ilustración Mi casa YA-información extraída de la página del Ministerio de Vivienda Cultura y Territorio.
TÍTULO DE ADQUISICIÓN.
ARTÍCULO 32.
Será necesario indicar precisamente el título de adquisición del declarante que dispone del inmueble o que lo grava o afecta, con los datos de su registro. Si el disponente careciere de título inscrito, así lo expresará indicando la fuente de donde pretende derivar su derecho.
Normas concordantes.
Código Civil
“Artículo 740. Definición de tradición. La tradición es un modo de adquirir el dominio de las cosas, y consiste en la entrega que el dueño hace de ellas a otro, habiendo por una parte la facultad e intención de transferir el dominio, y por otra la capacidad e intención de adquirirlo. Lo que se dice del dominio se extiende a todos los otros derechos reales.”
“Artículo 741. Tradente y adquirente. Se llama tradente la persona que por la tradición transfiere el dominio de la cosa entregada por él, y adquirente la persona que por la tradición adquiere el dominio de la cosa recibida por él o a su nombre.
Pueden entregar y recibir a nombre del dueño sus mandatarios o sus representantes legales.
En las ventas forzadas que se hacen por decreto judicial a petición de un acreedor, en pública subasta, la persona cuyo dominio se transfiere es el tradente, y el juez su representante legal.
La tradición hecha por o a un mandatario debidamente autorizado, se entiende hecha por o a el respectivo mandante.”
“Artículo 743. Consentimiento del adquirente. La tradición para que sea válida requiere también el consentimiento del adquirente o de su representante.
Pero la tradición que en su principio fue inválida, por haber faltado este consentimiento, se valida retroactivamente por la ratificación.”
“Artículo 745. Titulo traslaticio de dominio. Para que valga la tradición se requiere un título traslaticio de dominio, como el de venta, permuta, donación, etc.”
“Artículo 752. Tradición de cosa ajena. Si el tradente no es el verdadero dueño de la cosa que se entrega por él o a su nombre, no se adquieren por medio de la tradición otros derechos que los transmisibles del mismo tradente sobre la cosa entregada.
Pero si el tradente adquiere después el dominio, se entenderá haberse este transferido desde el momento de la tradición.”
“Artículo 756. Tradición de bienes inmuebles. Se efectuará la tradición del dominio de los bienes raíces por la inscripción del título en la oficina de registro de instrumentos públicos.
De la misma manera se efectuará la tradición de los derechos de usufructo o de uso, constituidos en bienes raíces, y de los de habitación o hipoteca.”
“Artículo 759. Registro del título traslaticio de dominio. Los títulos traslaticios de dominio que deben registrarse no darán o transferirán la posesión efectiva del respectivo derecho mientras no se haya verificado el registro en los términos que se dispone en el título del registro de instrumentos públicos.”
“Artículo 1894. Evicción de la cosa comprada. Hay evicción de la cosa comprada, cuando el comprador es privado del todo o parte de ella, por sentencia judicial.”
“Artículo 1895. Saneamiento por evicción. El vendedor es obligado a sanear al comprador todas las evicciones que tengan una causa anterior a la venta, salvo en cuanto se haya estipulado lo contrario.”
Jurisprudencias.
Sentencia SC- 973 de 2021. Magistrado Ponente: Aroldo Wilson Quiroz Monsalvo.
“Los citados componentes denotan la intención de hacerse dueño, si no aparecen circunstancias que la desvirtúen, por lo que quien los invoca debe acreditar los durante el tiempo consagrado legalmente, para el buen suceso de su pretensión.
Lo anterior en razón a que, como ya se anotó, cuando se invoca la unión de posesiones forzosa es la existencia de un vínculo válido habilitador de tal suma, el que, en tratándose de la muerte del poseedor antecesor, puede ser satisfecho probando que el poseedor sucesor ostenta la calidad de heredero aceptador de la herencia a él deferida, lo que en el sub judice no ocurrió.”
Sentencia SU- 454 de 2016. Magistrado Ponente: Gloria Stella Ortiz Delgado.
“El título de dominio que contiene un contrato de compraventa de inmueble es solemne, cuando se encuentra sometido a ciertas formalidades especiales que le permiten desplegar todos sus efectos civiles, que, para el caso de bienes reales, implica su otorgamiento a través de escritura pública. A su turno, la tradición como modo derivado y adquisitivo de la propiedad de bienes inmuebles, está sometida al correspondiente registro de instrumentos públicos. De esta suerte, una vez otorgada la escritura pública que contiene el título, la tradición se realiza mediante su inscripción en la oficina de registro de instrumentos públicos del lugar en el que se encuentre ubicado el inmueble.”
LIMITACIONES DEL DOMINIO.
ARTÍCULO 33.
El disponente está en el deber de manifestar la existencia de gravámenes, derechos de usufructo, uso y habitación, servidumbres, limitaciones o condiciones y embargos o litigios pendientes, y en general, toda situación que pueda afectar al inmueble objeto de su declaración o los derechos constituidos sobre él, y si lo posee materialmente.
Normas concordantes.
Resolución No. 0826 de 2018 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Por la cual se adoptan los códigos para los actos jurídicos notariales en cada una de las notarías del país.
Que de acuerdo con el Decreto 2723 del 29 de diciembre de 2014 en el artículo 49: «La Superintendencia de Notariado y Registro tiene como objetivo la Orientación, Inspección Vigilancia y Control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos, la organización, administración, sostenimiento, vigilancia y control de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, con el fin de garantizar la guarda de la fe pública, la seguridad jurídica y administración del servicio público registra inmobiliario, para que estos servicios se desarrollen conforme a la ley y bajo los principios de eficiencia, eficacia y efectividad». Con base en lo anterior la Entidad está facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable económica y administrativa de cualquier Notaria del País.
Que el artículo 160 de la Ley 1753 de 2015, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 «Todos por un nuevo país», creo el Sistema Estadístico Nacional, SEN con el objetivo de suministrar a la sociedad y al Estado, lenguajes y procedimientos comunes respetuosos de los estándares estadísticos internacionales, para que contribuyan a la transparencia, pertinencia, interoperabilidad, acceso, oportunidad y coherencia de las estadísticas producidas en el país, de manera coordinada con las entidades productoras y estadísticas oficiales nacionales y territoriales de calidad.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 590. Medidas cautelares en procesos declarativos. En los procesos declarativos se aplicarán las siguientes reglas para la solicitud, decreto, práctica, modificación, sustitución o revocatoria de las medidas cautelares:
1. Desde la presentación de la demanda, a petición del demandante, el juez podrá decretar las siguientes medidas cautelares:
a) La inscripción de la demanda sobre bienes sujetos a registro y el secuestro de los demás cuando la demanda verse sobre dominio u otro derecho real principal, directamente o como consecuencia de una pretensión distinta o en subsidio de otra, o sobre una universalidad de bienes.
Si la sentencia de primera instancia es favorable al demandante, a petición de este el juez ordenará el secuestro de los bienes objeto del proceso.
b) La inscripción de la demanda sobre bienes sujetos a registro que sean de propiedad del demandado, cuando en el proceso se persiga el pago de perjuicios provenientes de responsabilidad civil contractual o extracontractual.
Si la sentencia de primera instancia es favorable al demandante, a petición de este el juez ordenará el embargo y secuestro de los bienes afectados con la inscripción de la demanda, y de los que se denuncien como de propiedad del demandado, en cantidad suficiente para el cumplimiento de aquella.
El demandado podrá impedir la práctica de las medidas cautelares a que se refiere este literal o solicitar que se levanten, si presta caución por el valor de las pretensiones para garantizar el cumplimiento de la eventual sentencia favorable al demandante o la indemnización de los perjuicios por la imposibilidad de cumplirla. también podrá solicitar que se sustituyan por otras cautelas que ofrezcan suficiente seguridad.
c) Cualquiera otra medida que el juez encuentre razonable para la protección del derecho objeto del litigio, impedir su infracción o evitar las consecuencias derivadas de la misma, prevenir daños, hacer cesar los que se hubieren causado o asegurar la efectividad de la pretensión.
Para decretar la medida cautelar el juez apreciará la legitimación o interés para actuar de las partes y la existencia de la amenaza o la vulneración del derecho.
Así mismo, el juez tendrá en cuenta la apariencia de buen derecho, como también la necesidad, efectividad y proporcionalidad de la medida y, si lo estimare procedente, podrá decretar una menos gravosa o diferente de la solicitada. El juez establecerá su alcance, determinará su duración y podrá disponer de oficio o a petición de parte la modificación, sustitución o cese de la medida cautelar adoptada.
Cuando se trate de medidas cautelares relacionadas con pretensiones pecuniarias, el demandado podrá impedir su práctica o solicitar su levantamiento o modificación mediante la prestación de una caución para garantizar el cumplimiento de la eventual sentencia favorable al demandante o la indemnización de los perjuicios por la imposibilidad de cumplirla. No podrá prestarse caución cuando las medidas cautelares no estén relacionadas con pretensiones económicas o procuren anticipar materialmente el fallo.
2. Para que sea decretada cualquiera de las anteriores medidas cautelares, el demandante deberá prestar caución equivalente al veinte por ciento (20%) del valor de las pretensiones estimadas en la demanda, para responder por las costas y perjuicios derivados de su práctica. Sin embargo, el juez, de oficio o a petición de parte, podrá aumentar o disminuir el monto de la caución cuando lo considere razonable, o fijar uno superior al momento de decretar la medida. No será necesario prestar caución para la práctica de embargos y secuestros después de la sentencia favorable de primera instancia.
Parágrafo primero. En todo proceso y ante cualquier jurisdicción, cuando se solicite la práctica de medidas cautelares se podrá acudir directamente al juez, sin necesidad de agotar la conciliación prejudicial como requisito de procedibilidad.
Parágrafo segundo. Las medidas cautelares previstas en los literales b) y c) del numeral 1 de este artículo se levantarán si el demandante no promueve ejecución dentro del término a que se refiere el artículo 306.”
“Artículo 591. Inscripción de la demanda. Para la inscripción de la demanda remitirá comunicación a la autoridad competente de llevar el registro haciéndole saber quiénes son las partes en el proceso, el objeto de este, el nombre, nomenclatura, situación de dichos bienes y el folio de matrícula o datos del registro si aquella no existiere. El registrador se abstendrá de inscribir la demanda si el bien no pertenece al demandado.
El registro de la demanda no pone los bienes fuera del comercio, pero quien los adquiera con posterioridad estará sujeto a los efectos de la sentencia de acuerdo con lo previsto en el artículo 303. Si sobre aquellos se constituyen posteriormente gravámenes reales o se limita el dominio, tales efectos se extenderán a los titulares de los derechos correspondientes.
La vigencia del registro de otra demanda o de un embargo no impedirá el de una demanda posterior, ni el de una demanda el de un embargo posterior.
Si la sentencia fuere favorable al demandante, en ella se ordenará su registro y la cancelación de las anotaciones de las transferencias de propiedad, gravámenes y limitaciones al dominio efectuados después de la inscripción de la demanda, si los hubiere; cumplido lo anterior, se cancelará el registro de esta, sin que se afecte el registro de otras demandas. Si en la sentencia se omitiere la orden anterior, de oficio o a petición de parte, la dará el juez por auto que no tendrá recursos y se comunicará por oficio al registrador.”
Código Civil.
“Artículo 793. Modos de limitación. El dominio puede ser limitado de varios modos:
1o.) Por haber de pasar a otra persona en virtud de una condición.
2o.) Por el gravamen de un usufructo, uso o habitación a que una persona tenga derecho en las cosas que pertenecen a otra.
3o.) Por las servidumbres.”
“Artículo 893. Limitaciones al uso de aguas. El uso que el dueño de una heredad puede hacer de las aguas que corren por ella, se limita:
1o.) En cuanto el dueño de la heredad inferior haya adquirido por prescripción u otro título, el derecho de servirse de las mismas aguas; la prescripción, en este caso, será de ocho años, contados como para la adquisición del dominio, y correrá desde que se hayan constituido obras aparentes, destinadas a facilitar o dirigir el descenso de las aguas en la heredad inferior.
2o.) En cuanto contraviniere a las leyes y ordenanzas que provean al beneficio de la navegación o flote, o reglen la distribución de las aguas entre los propietarios riberanos.
3o.) Cuando las aguas fueren necesarias para los menesteres domésticos de los habitantes de un pueblo vecino; pero en este caso se dejará una parte a la heredad, y se la indemnizará de todo perjuicio inmediato.
Si la indemnización no se ajusta de común acuerdo, podrá el pueblo pedir la expropiación del uso de las aguas en la parte que corresponda.”
“Artículo 879. Concepto de servidumbre. Servidumbre predial o simple servidumbre, es un gravamen impuesto sobre un predio, en utilidad de otro predio de distinto dueño.”
“Artículo 1536. Condición suspensiva y resolutoria. La condición se llama suspensiva si, mientras no se cumple, suspende la adquisición de un derecho; y resolutoria, cuando por su cumplimiento se extingue un derecho.”
“Artículo 1546. Condición resolutoria tacita. En los contratos bilaterales va envuelta la condición resolutoria en caso de no cumplirse por uno de los contratantes lo pactado.
Pero en tal caso podrá el otro contratante pedir a su arbitrio, o la resolución o el cumplimiento del contrato con indemnización de perjuicios.”
Jurisprudencias.
Sentencia STC- 2370 de 2021. Magistrado Ponente: Aroldo Wilson Quiroz Monsalvo.
“Actualmente (…) ya se definió el proceso ejecutivo interpuesto por el aquí solicitante ordenando mediante sentencia seguir adelante con la ejecución por parte del Juzgado Civil del Circuito de Arauca, decisión confirmada por el Tribunal Superior del Distrito Judicial de Arauca – Sala Única en el mencionado proceso; también (…) dentro (…) de este proceso se decretaron varias medidas cautelares y respecto a los bienes de la señora Elsa Lourdes Acosta Arias sólo hasta el 14 de mayo 2019 se libró orden de secuestro, conforme fueron puestos a disposición del juzgado por parte de los juzgados de ejecución municipales de Bogotá los bienes al interior del proceso que él aquí demandante tiene en Arauca.
Con este bien observa este despacho que resultaría insuficiente el pago del crédito (…) dado por la misma demandada en contrato de transacción efectuado sobre $100.000.000 y respecto del otro bien que no tiene que aduce la abogada de la parte demandada en sus alegatos esto de ser identificado con folio de matrícula inmobiliaria número 41 035-989 el mismo conforme al avalúo aportado al proceso tiene un valor de $46.767.526, así entonces considera esta juzgadora que el demandante en su calidad de acreedor sí se encuentra perjudicado con la afectación a vivienda familiar efectuada sobre el inmueble identificado con folio de matrícula inmobiliaria número 50N 306000 al no poder materializar las medidas cautelares que solicitó en la demanda en garantía del cumplimiento de una obligación que legalmente fue contraída por la señora Elsa Lourdes Acosta Arias y que fue incumplida conforme a los fallos de primera y segunda instancia dentro del trámite ejecutivo.
De esta manera habiéndose cumplido por la parte demandante con los mandamientos del artículo 167 del Código General del Proceso y sin que la parte demandada desvirtuara jurídicamente los hechos planteados por su contradictor ante la existencia de un motivo justo de acuerdo a lo dicho en precedencia, de no tener la finalidad perseguida con la ley de afectación a vivienda familiar así como también éste tercero acreedor se encuentra perjudicado con dicho gravamen se accederá a las pretensiones de la demanda decretando el levantamiento de la afectación a vivienda familiar sobre el bien ya tantas veces mencionado.
Bajo ese contexto, se evidencia que con la sentencia acabada de reseñar el despacho requerido incurrió en un desafuero que amerita la injerencia del juez de amparo, en tanto que dio por sentada la consumación de un «perjuicio» al allá demandante interpretando indebidamente el artículo 4, numeral 7º de la ley 258 de 1996; situación que denota un defecto de carácter sustantivo, como pasa a explicarse.
A este respecto, destáquese que la agencia judicial repelida halló probada la habilitación del demandante en el litigio n.º 2017-00099, acreedor quirografario de la allá enjuiciada (aquí promotora), para deprecar el levantamiento de la afectación al inmueble adquirido por ésta el 18 de abril de 2005, ante el «perjuicio» originado en «no poder materializar las medidas cautelares que solicitó en (…) demanda» de ejecución singular que le siguió en razón de la obligación antedicha; raciocinio que denota una interpretación indebida de la obra normativa en comento, con relación al «tercero perjudicado» de que trata el canon 4, numeral 7º, si de presente se tiene que para el caso concreto el crédito —inserto en letra de cambio— lo adquirió la actora el 1º de octubre de 2015, esto es, 10 años después de la constitución del gravamen disputado, cuestión que permite concluir que el prestamista conocía o habría de conocer de la memorada afectación al signar el título valor prenotado.”
(…)
“Por el contrario, la problemática que ahora ocupa la atención de la Sala es diversa puesto que, como se ha indicado, primero se afectó el inmueble respectivo a la protección de vivienda familiar y, varios años después, se contrajo el crédito en virtud del que se deprecó su levantamiento, lo que se traduce -huelga repetirlo- en que al acreedor le era oponible (dado su conocimiento real o potencial) la afectación a vivienda familiar y descarta que se le haya producido un perjuicio, presupuesto insoslayable para que pueda levantarse esa importante medida que busca resguardar a la institución familiar.”
Doctrinas.
Limitaciones al dominio (comentario del autor).
Las limitaciones al dominio de un inmueble son restricciones que impiden que se pueda disponer de él o realizarle modificaciones. Estas disminuciones pueden generarse por diferentes causas, pero siempre las consecuencias serán las mismas, ya que el bien no se podrá transferir o reformar adecuadamente, pues privan al titular del ejercicio de ciertos derechos. Estas limitaciones pueden ser canceladas cuando se cumplan ciertos requisitos, unos plazos o unas condiciones.
En Colombia existe una amalgama de limitaciones al dominio de un inmueble, como lo son:
Afectación a vivienda familiar: Es una figura jurídica que restringe la comercialización de la vivienda, para proteger a la cónyuge o compañera permanente del propietario o viceversa, ya que para enajenarla o disponer de ella se requiere la firma de ambos o “doble firma”. El inmueble igualmente goza del blindaje contra posibles hipotecas o embargos.
Patrimonio de familia: Es una figura jurídica que restringe la comercialización de la vivienda, para proteger a la familia al declararse patrimonio familiar, puesto que para transferirla se debe cancelar primero la medida; para lo cual se necesita la firma del otro cónyuge o compañero, y si existen menores de edad, requieren de la autorización judicial o de la defensoría de familia. El inmueble tiene especial salvaguarda contra acciones originadas por embargos y otras medidas cautelares.
Prohibición de enajenar: ocurre en las viviendas adquiridas con subsidios, las cuales tendrán limitantes para la enajenación o arriendo durante determinado tiempo, según el tipo de subsidio y la normativa especial que lo rija. La Ley 2079 del 2021 o ley de vivienda estableció la restricción solo para los subsidios que se otorga en su totalidad en especie y redujo el término de la prohibición a cinco (5) años.
Usufructo de un inmueble: consiste en el derecho de usar y disfrutar una propiedad, con la obligación de conservar su integridad, sin ser el dueño de la misma. El pleno dominio del inmueble se divide en: nudo propietario, que es el dueño del inmueble, pero sin poder gozarlo; y usufructuario, quien tiene el derecho de beneficiarse del inmueble que pertenece al nudo propietario.
El gravamen a la propiedad es una carga que recae sobre un bien, mueble o inmueble, de manera voluntaria o impuesta, para asegurar o garantizar el cumplimiento de una obligación, como por Ej. una prenda (voluntaria sobre un mueble) o una hipoteca (voluntaria sobre un inmueble) o un embargo (impuesta sobre un bien en general).
Embargo: es un gravamen impuesto sobre un bien, que impide su comercialización, originado en una deuda civil, comercial, tributaria, Etc.
Existen gravámenes originados por obligaciones tributarias como lo son: la contribución de valorización, impuesto predial y de plusvalía.
La prenda y la hipoteca son garantías reales, que se constituyen contractualmente, sin solemnidad si se trata de muebles (prenda) y por medio de escritura pública en presencia de inmuebles (hipoteca), para asegurar el cumplimiento de una obligación por parte del deudor a favor del acreedor.
Ministerio de vivienda- Año: 2020. Cancelación gravámenes y limitaciones al derecho de dominio constituidos a favor del ICT-INURBE-MVCT (ver página 268).
ESTIMACIÓN DEL VALOR.
ARTÍCULO 34.
El precio o la estimación del valor de los bienes o derechos objeto de las declaraciones se expresarán en moneda colombiana, y si el acto o contrato estuviere referido a monedas extranjeras, se establecerá su equivalencia en moneda nacional según las normas vigentes sobre el particular.
Normas concordantes.
Código Civil.
“Artículo 1626. Definición de pago. El pago efectivo es la prestación de lo que se debe.”
“Artículo 1627. Pago ceñido a la obligación. El pago se hará bajo todos respectos en conformidad al tenor de la obligación; sin perjuicio de lo que en los casos especiales dispongan las leyes.
El acreedor no podrá ser obligado a recibir otra cosa que lo que se le deba, ni aún a pretexto de ser de igual o mayor valor la ofrecida.”
“Artículo 1634. Persona a quien se paga. Para que el pago sea válido, debe hacerse o al acreedor mismo (bajo cuyo nombre se entienden todos los que le hayan sucedido en el crédito aún a título singular), o a la persona que la ley o el juez autoricen a recibir por él, o a la persona diputada por el acreedor para el cobro.
El pago hecho de buena fe a la persona que estaba entonces en posesión del crédito es válido, aunque después aparezca que el crédito no le pertenecía.”
“Artículo 1849. Concepto de compraventa. La compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquélla se dice vender y ésta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio.”
“Artículo 1850. Venta y permuta. Cuando el precio consiste parte en dinero y parte en otra cosa, se entenderá permuta si la cosa vale más que el dinero; y venta en el caso contrario.”
“Artículo 1864. Determinación del precio. El precio de la venta debe ser determinado por los contratantes.
Podrá hacerse esta determinación por cualesquiera medios o indicaciones que lo fijen.
Si se trata de cosas fungibles y se vende al corriente de plaza, se entenderá el del día de la entrega, a menos de expresarse otra cosa.”
“Artículo 1865. Determinación por un tercero. Podrá asimismo dejarse el precio al arbitrio de un tercero; y si el tercero no lo determinare, podrá hacerlo por él cualquiera otra persona en que se convinieren los contratantes, en caso de no convenirse, no habrá venta.
No podrá dejarse el precio al arbitrio de uno de los contratantes.”
“Artículo 2224. Préstamo de dinero. Si se ha prestado dinero, sólo se debe la suma numérica enunciada en el contrato.
Podrá darse una clase de moneda por otra, aún a pesar del mutuante, siempre que las dos sumas se ajusten a la relación establecida por la ley entre las dos clases de moneda; pero el mutuante no será obligado a recibir en plata menuda o cobre, sino hasta el límite que las leyes especiales hayan fijado o fijaren.
Lo dicho en este artículo se entiende sin perjuicio de convención contraria.”
“Artículo 2231. Exceso del interés. El interés convencional que exceda de una mitad al que se probare haber sido interés corriente al tiempo de la convención, será reducido por el juez a dicho interés corriente, si lo solicitare el deudor.”
Jurisprudencias.
Corte Suprema de Justicia Sala de Casación Civil, Sentencia del 18 noviembre de 1991. Magistrado Ponente: Héctor Marín Naranjo.
“De hecho, el artículo 1626 del C. C. define el pago como «la prestación efectiva de lo que se debe’. Y el artículo 1627 ib. prescribe que «el pago se hará bajo todos respectos en conformidad al tenor de la obligación.”
El anterior orden de ideas, si como ha sido dicho, la prestación a cargo del deudor es dineraria, lo debido será dinero. De modo que solo entregando la cantidad de signos monetarios que, con referencia a determinada unidad de cuenta, constituyan el objeto de la prestación, el deudor quedará liberado de la obligación. O, para expresarlo con una fórmula propia del derecho de obligaciones, el dinero se encontrará no solo in solutione, sino también in obligatione.
El criterio precedente rige sin restricciones en el ámbito propio de las obligaciones en general. Por ende, no puede el acreedor ser constreñido a recibir un cheque u otro título-valor de naturaleza crediticia para el pago de la suma de dinero que se le adeude.
La conclusión precedente no se ve enturbiada por lo prescrito en el artículo 882 del Código de Comercio por cuanto la hipótesis normativa allí considerada, si bien concierne a la posibilidad de pagar con títulos valores, sujeta a ciertos condicionamientos, ella no está edificada sobre una posición de preeminencia del deudor respecto del acreedor en la escogencia del medio con que aquel debe satisfacer el interés de este.
De modo, pues, que el criterio expuesto por el tribunal solo resulta admisible en la medida en que se respete la voluntad del acreedor, o lo que este y su deudor hubieren acordado.”
Doctrinas.
Estimación del valor de la compraventa y permuta (comentario del autor).
En el contrato de compraventa el vendedor entrega una cosa y el comprador, como contraprestación, paga una suma de dinero por ello. En la permuta la obligación de las partes es de dar una cosa a cambio de otra. Pero sucede algunas veces que se entrega una cosa y se paga por ella un tanto en dinero y otro tanto en especie, caso en el cual la naturaleza del contrato emerge dependiendo de si el valor del dinero dado es mayor que el valor en especie costeado, de tal suerte que el contrato será de compraventa, si estamos en presencia de esa eventualidad, pero será de permuta si, por el contrario, no estamos frente a esa contingencia (artículo 1850 del C.C.).
Como similitud tenemos que ambos contratos son nominados, ya que se encuentran regulados por el código civil; y son consensuales, porque se perfecciona con el consentimiento de las partes, a menos que se trate de bienes inmuebles o cesión de derechos hereditarios, en cuyo casos, para la perfección del contrato será necesaria la escritura pública.
No puede cambiarse las cosas que no pueden venderse. Ni son hábiles para el contrato de permutación las personas que no son hábiles para el contrato de venta, artículo 1.957 del C.C.
SECCIÓN III.
DEL OTORGAMIENTO Y DE LA AUTORIZACIÓN.
LECTURA DE LA ESCRITURA PÚBLICA.
ARTÍCULO 35.
Extendida la escritura será leída en su totalidad por el Notario, o por los otorgantes, o por la persona designada por estos, quienes podrán aclarar, modificar o corregir lo que les pareciere y al estar conformes, expresarán su asentamiento. De lo ocurrido se dejará testimonio escrito en el propio instrumento y la firma de los otorgantes demuestra su aprobación.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.15. Lectura de la escritura pública. Extendida la escritura será leída en su totalidad por el notario o por los otorgantes o por la persona designada por éstos. Si se tratare de personas sordas, la lectura será hecha por ellas mismas, y si son ciegas o mudas que no puedan darse a entender por escrito únicamente por el notario, quien debe establecer de manera inequívoca el asentimiento del otorgante. Si el sordo no supiere leer, el contenido de la escritura le será dado a conocer por medio de un intérprete designado por él. En todos los casos el notario dejará constancia de lo ocurrido.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.19. Comprobantes fiscales. Todo otorgante deberá presentar al notario los comprobantes fiscales. El notario no permitirá la firma por ninguno de los comparecientes mientras el instrumento no esté completo, anexos la totalidad de los certificados y documentos requeridos.”
Ley 982 de 2005.
“Artículo 8. Las entidades estatales de cualquier orden incorporan paulatinamente dentro de los programas de atención al cliente, el servicio de intérprete y guía intérprete para las personas sordas y sordociegas que lo requieran de manera directa o mediante convenios con organismos que ofrezcan tal servicio.
De igual manera, lo harán las empresas prestadoras de servicios públicos, las Instituciones Prestadoras de Salud, las bibliotecas públicas, los centros de documentación e información y en general las instituciones gubernamentales y no gubernamentales que ofrezcan servicios al público, fijando en lugar visible la información correspondiente, con plena identificación del lugar o lugares en los que podrán ser atendidas las personas sordas y sordociegas.”
“Artículo 15. Todo establecimiento o dependencia del Estado y de los entes territoriales con acceso al público, deberá contar con señalización, avisos, información visual y sistemas de alarmas luminosas aptos para su reconocimiento por personas sordas, sordociegas e hipoacúsicas.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 23. Cuando los otorgantes no conozcan suficientemente el idioma español serán asesorados por un intérprete, quien también firmará y de cuya intervención e identidad dejará constancia el notario.”
Jurisprudencias.
Gaceta Judicial Órgano de la Corte Suprema de Justicia Corte Suprema de Justicia Sala de Casación Civil Sentencia de 1983.
“Otorgada que sea por los interesados y autorizada por el notario una escritura pública, de acuerdo con los requisitos externos propios de la especie de documento público, queda a partir de entonces amparada por la presunción de autenticidad, «mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad» arts. 251 y 252, C. P. C.; cosa que puede hacer la parte contra la cual se opone al contestar la demanda, si el instrumento se acompaña de esta, y en los demás casos, dentro de los cinco días siguientes a la notificación del auto que ordena tenerlo como prueba, o al día siguiente en que haya sido aportado en audiencia o diligencia [art. 289 ibidem.
Es pues incuestionable el mérito extraordinario que la ley reserva a la prueba por escritura pública: hace fe en todo cuanto, al notario, como guardián de la confianza general, presencia por la vista y el oído, y por esto, en lo que atañe al otorgamiento y a la fecha del instrumento hace plena prueba tanto respecto de las partes como de terceros; estos son hechos que se demuestran por sí mismos con el instrumento: probat se ipsam.
Pero si la existencia y la fecha de un instrumento público son oponibles no solo contra las partes contratantes sino también contra terceros, erga omnes; por lo que contra las unas y los otros debe darse por demostrado el hecho de haberse otorgado la escritura pública en cierto día, tal como aparece en la lectura del instrumento, no ocurre lo propio en cuanto a la verdad de las declaraciones que allí hayan hecho los interesados, pues ellas no hacen plena fe sino contra sus otorgantes y sus causahabientes.
Para el caso que aquí se analiza la presunción de autenticidad que, relativamente al otorgamiento y a la fecha de la escritura pública número 1150 de 7 de junio de 1978, establece la ley, no se ha informado o desvirtuado, desde luego que la entidad demandada, Inversiones Malibú Ltda., ni siquiera intentó formular contra dicho instrumento escriturario y en la oportunidad legalmente indicada la tacha de la falsedad. Luego se impone aceptar que la comparecencia de las partes, lo mismo que el asentimiento suyo al instrumento extendido y la autorización notarial de este ocurrieron en la ciudad de Medellín, el 7 de junio de 1978, pues esto y no otra cosa es lo que aparece de la lectura de su texto.”
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“FUNCIÓN NOTARIAL, NOTARIOS Y
ORGANIZACIÓN NOTARIAL
(…)
3. LOS ACTOS NOTARIALES Y TRADICIONALES
(…)
3.2. Las escrituras públicas
(…)
15) Otorgamiento y autorización
a) Lectura
Extendida la escritura será leída en su totalidad por el notario, o por los otorgantes, o por la persona designada por estos. Si se trata de personas sordas, la lectura será hecha por ellas mismas. Si se trata de personas ciegas o mudas que no puedan darse a entender por escrito la lectura la hará directamente el notario, quien debe establecer de manera inequívoca el asentimiento del otorgante. Si el sordo no sabe leer, el contenido de la escritura le será dado a conocer por medio de un intérprete designado por él. En todos los casos el notario dejara constancia de lo ocurrido.”[69]
LECTURA PARA DISCAPACITADOS.
ARTÍCULO 36.
Si se tratare de personas sordas, la lectura será hecha por ellas mismas, y sí de ciegas, únicamente por el Notario.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.1.3 No autorización de actos. El notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley
De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si éstos insistieren lo autorizará, dejando constancia de ello en el instrumento.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 22. Extendida la escritura será leída en su totalidad por el notario o por los otorgantes o por la persona designada por éstos. Si se tratare de personas sordas, la lectura será hecha por ellas mismas, y si de ciegas o mudas que no puedan darse a entender por escrito únicamente por el notario, quien debe establecer de manera inequívoca el asentimiento del otorgante. Si el sordo no supiere leer, el contenido de la escritura le será dado a conocer por medio de un intérprete designado por él. En todas las casas el notario dejará constancia de lo ocurrido.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-076 de 2006. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño.
“Resulta claro que el notario debe leer de viva voz los respectivos documentos en dos circunstancias distintas: cuando se trate de la firma de personas con ceguera o cuando se trate de la apertura de testamentos cerrados. Para mantener las garantías especiales destinadas a proteger a las personas con ceguera no es necesario impedir que las personas que no pueden hablar ejerzan el cargo de notario.
En efecto, existen múltiples medidas alternativas que permitirían, simultáneamente, la protección de los derechos de las personas invidentes y la defensa del derecho a la igualdad de oportunidades de las personas con afectaciones del habla. La segunda función que supone la lectura de viva voz de un documento es aquella que se relaciona con la lectura de testamentos cerrados. En el caso que se estudia se exige que el notario esté presente durante la apertura y lectura del documento.
De esta manera podrá dar fe sobre su estado y contenido. Dado que se trata de un documento cerrado, parece razonable que quien lo abra y lea, para dar más confianza a todos los interesados, sea el notario. Sin embargo, nada obsta para que ante la imposibilidad de la lectura de viva voz y en presencia del notario, un funcionario distinto pueda cumplir esa función mecánica. En este sentido existen múltiples medidas alternativas que pueden ser incorporadas para facilitar lo esencial: que el notario esté presente y pueda dar fe del estado del documento y del contenido de lo que se lee. En consecuencia, no existe una justificación objetiva y razonable para impedir que las personas con limitaciones del habla puedan ejercer la función notarial. Por esta razón, la expresión “los mudos” demandada será declarada inexequible.”
INSCRIPCIÓN DEL ACTO.
ARTÍCULO 37.
El Notario hará a los otorgantes las advertencias pertinentes según el acto o contrato celebrado, principalmente la relacionada con la necesidad de inscribir la copia en el competente registro dentro del término legal.
Normas concordantes.
Ley 1579 de 2012.
“Artículo 4. Actos, títulos y documentos sujetos al registro. Están sujetos a registro:
a) Todo acto, contrato, decisión contenida en escritura pública, providencia judicial, administrativa o arbitral que implique constitución, declaración, aclaración, adjudicación, modificación, limitación, gravamen, medida cautelar, traslación o extinción del dominio u otro derecho real principal o accesorio sobre bienes inmuebles;
b) Las escrituras públicas, providencias judiciales, arbitrales o administrativas que dispongan la cancelación de las anteriores inscripciones y la caducidad administrativa en los casos de ley;
c) Los testamentos abiertos y cerrados, así como su revocatoria o reforma de conformidad con la ley.
Parágrafo 1. Las actas de conciliación en las que se acuerde enajenar, limitar, gravar o desafectar derechos reales sobre inmuebles se cumplirá y perfeccionará por escritura pública debidamente registrada conforme a la solemnidad consagrada en el Código Civil Escritura Pública que será suscrita por el Conciliador y las partes conciliadoras y en la que se protocolizará la respectiva acta y los comprobantes fiscales para efecto del cobro de los derechos notariales y registrales.
Parágrafo 2. El Gobierno Nacional reglamentará el Registro Central de Testamentos cuyo procedimiento e inscripciones corresponde a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.
El no registrar la escritura pasando el tiempo desconociendo que la ley ha fijado un límite temporal para registrar tal escritura y que de no cumplirse contempla una sanción que se liquida por cada mes o fracción de mes.”
“Artículo 14. Radicación. Recibido el instrumento público por medios electrónicos y con firma digital de las Notarías, Despachos Judiciales o Entidades Públicas o en medio físico o documental presentado por el usuario, se procederá a su radicación en el Diario Radicador, con indicación de la fecha y hora de recibo, número de orden sucesivo anual, naturaleza del título, fecha, oficina y lugar de origen, así como el nombre o código del funcionario que recibe.
Las Notarías y autoridades que envíen vía electrónica los instrumentos, se les dará constancia escrita de recibido por el mismo medio y con las mismas seguridades.
A quien lo presente para su registro se le dará constancia escrita del recibo, fecha, hora y número de orden. Estas circunstancias se anotarán tanto en el documento electrónico que se le comunique a la Notaría o autoridad de origen o al interesado en el instrumento que se le devuelva, como en el ejemplar destinado al archivo de la Oficina de Registro.
Parágrafo 1o. Para radicar físicamente cualquier instrumento público que debe inscribirse en el registro, el interesado deberá aportar otro ejemplar original o una copia especial y autentica expedido por el Despacho de origen, destinado al archivo de la Oficina de Registro, sin el cual no podrá recibirse para su radicación.
Parágrafo 2o. En aquellas Oficias de Registro de Instrumentos Públicos donde se garantice el manejo de imágenes digitales con la debida seguridad jurídica de las mismas y/o que reciban los documentos sujetos a registro por medios electrónicos sea de Notarías, Despachos Judiciales y Entidades Públicas con firma digital, previa concertación de la integración a este servicio no será necesaria la presentación de otro ejemplar del instrumento para archivo, siempre y cuando se garantice la reproducción total y fiel del mismo que sirvió de base para hacer el registro.
Parágrafo 3o. Una vez radicado el instrumento y antes de su calificación, se procederá a verificar que los datos consignados en la radicación correspondan fielmente al mismo.”
“Artículo 28. Oportunidad especial para el registro. La hipoteca y el patrimonio de familia solo podrán inscribirse en el registro inmobiliario dentro de los noventa (90) días hábiles siguientes a su otorgamiento.”
Ley 223 de 1995.
“Artículo 231. Términos para el registro. Cuando en las disposiciones legales vigentes no se señalen términos específicos para el registro, la solicitud de inscripción de los actos, contratos o negocios jurídicos sujetos a registro deberán formularse de acuerdo con los siguientes términos, contados a partir de la fecha de su otorgamiento o expedición:
a) Dentro de los dos meses siguientes, si han sido otorgados o expedidos en el país;
b) Dentro de los tres meses siguientes, si han sido otorgados o expedidos en el exterior.
La extemporaneidad en el registro causará intereses moratorios, por mes o fracción de mes de retardo, determinados a la tasa y en la forma establecida en el Estatuto Tributario para el impuesto sobre la renta y complementarios.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 29. En la apertura y publicación del testamento cerrado, el notario que lo autorice advertirá de la formalidad del registro, tal como se procede para el testamento abierto.”
CONCLUSIÓN DE LA ESCRITURA PÚBLICA.
ARTÍCULO 38.
La escritura concluirá con las firmas autógrafas de los otorgantes y de las demás personas que hayan intervenido en el instrumento. Si alguna firma no fuere completa o fácilmente legible se escribirá, a continuación, la denominación completa del firmante.
Normas concordantes.
Circular No. 167 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Firma fuera del despacho notarial y sus implicaciones. El artículo 12 del Decreto 2148 de 1938, compilado en el artículo 2.2.6.1.2.1.5 del Decreto 1069 de 2015 consagra la posibilidad de que el notario pueda autorizar a los representantes legales de personas jurídicas, ya sea de naturaleza pública o privada, a suscribir los instrumentos públicos fuera del despacho notarial, siempre que su firma se halle registrada en éste. Sin embargo, la Instrucción Administrativa No. 15 de 2011, aclaró que el registro de la firma en la Notaría solo habilita a los otorgantes a suscribir el documento, fuera del despacho, pero dentro del respectivo círculo notarial, so pena de viciar de nulidad el instrumento de conformidad con el artículo 99 del Estatuto Notarial. Por lo anterior, cuando un otorgante (representante legal de una persona jurídica), se encuentre fuera del círculo notarial y se halle en la imposibilidad física de desplazarse al despacho notarial para suscribir la escritura pública, lo pertinente es que se otorgue un poder para que se firme el instrumento en el respectivo círculo y así no se vicie de nulidad al sustraerlo de éste.
Medidas para la conservación y custodia de los documentos que son remitidos a los interesados para firma fuera del despacho.
Cuando se haga necesario que algunos documentos, que están llamados a formar parte del protocolo notarial, salgan del despacho y de la vigilancia del notario, deben adoptarse las medidas necesarias para garantizar que éstos no sean extraviados y/o perdidos, ya que esta situación podría causar traumatismos e inconvenientes para la adecuada consecución de los trámites a su cargo.
La autorización prevista en el artículo 12 del Decreto 2148 de 1938, compilado en el artículo 2.2.6.1.2.1.5 del Decreto 1069 de 2015, solo se refiere a que el notario puede autorizar que los representantes legales de personas jurídicas, con firma registrada en el despacho notarial, suscriban instrumentos públicos por fuera del despacho, pero ello no implica en ningún momento el notario pueda desprenderse de su deber de custodia y adecuada conservación. Sobre el particular, se insiste que, según lo dispuesto en el artículo 113 del Decreto Ley 960 de 1970, modificado por el artículo 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, el notario es responsable de la custodia y adecuada conservación de los libros que conforman el protocolo y demás archivos de la notaría.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.2. Firma numeración y fecha de la escritura. La escritura será firmada, numerada y fechada en un mismo acto. Sin perjuicio de las normas especiales previstas en la ley para los testamentos, excepcionalmente y por causa debidamente justificada, el notario podrá aceptar su otorgamiento en diferentes momentos sin que por esto se afecte su unidad formal. Procederá entonces a numerarla y fecharla con la firma del primer otorgante y una vez suscrita por los demás comparecientes, la autorizará. En este caso sus efectos se retrotraen al momento de la primera firma.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.3. Falta de firma de uno de los otorgantes. Cuando transcurridos dos meses desde la fecha de la firma del primer otorgante no se hayan presentado alguno o algunos de los demás declarantes, el notario anotará en el instrumento lo acaecido, dejará constancia de que por ese motivo no lo autoriza y lo incorporará al protocolo.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.5. Suscripción de instrumentos fuera de la sede la notaría. Los representantes legales de las entidades oficiales y particulares que tengan registrada su firma en la notaría podrán ser autorizados por el notario para suscribir los instrumentos fuera del despacho.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 12. Los representantes legales de las entidades oficiales y particulares que tengan registrada su firma en la notaría podrán ser autorizados por el notario para suscribir los instrumentos fuera del despacho.”
Código de Comercio.
“Artículo 826. Contratos escritos. Cuando la ley exija que un acto o contrato conste por escrito bastará el instrumento privado con las firmas autógrafas de los suscriptores.
Por firma se entiende la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los elementos que la integren o de un signo o símbolo empleado como medio de identificación personal.
Si alguno de ellos no pudiere o no supiere firmar, lo hará otra persona a su ruego, dando fe de ello dos testigos, y se imprimirán en el documento las huellas digitales o plantares del otorgante.
Si la ley no dispone otra cosa, las cartas o telegramas equivaldrán a la forma escrita, con tal que la carta o el original del telegrama estén firmados por el remitente, o que se pruebe que han sido expedidos por éste, o por su orden.”
“Artículo 827. Firma por medio mecánico. La firma que procede de algún medio mecánico no se considerará suficiente sino en los negocios en que la ley o la costumbre lo admitan.”
FIRMA AL RUEGO.
ARTÍCULO 39.
Si alguno de los otorgantes no supiere o no pudiere firmar, el instrumento será suscrito por la persona a quien él ruegue, cuyo nombre, edad, domicilio e identificación se anotarán en la escritura. El otorgante imprimirá a continuación su huella dactilar de lo cual se dejará testimonio escrito con indicación de cuál huella ha sido impresa.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.15. Lectura de la escritura pública. Extendida la escritura será leída en su totalidad por el notario o por los otorgantes o por la persona designada por éstos. Si se tratare de personas sordas, la lectura será hecha por ellas mismas, y si son ciegas o mudas que no puedan darse a entender por escrito únicamente por el notario, quien debe establecer de manera inequívoca el asentimiento del otorgante. Si el sordo no supiere leer, el contenido de la escritura le será dado a conocer por medio de un intérprete designado por él. En todos los casos el notario dejará constancia de lo ocurrido.”
Jurisprudencias.
Sentencia T-873 de 2008. Magistrado Ponente: Mauricio González Cuervo.
“Sostiene el actor que su agenciada es mayor de setenta y cuatro años, no sabe firmar, «muestra una capacidad cognoscitiva baja (..) una baja capacidad para mantener la información (..) le es difícil acceder a un componente semántico (..) evidencia un inadecuado procesamiento de la memoria a largo plazo (..) se evidencia una capacidad inapropiada en el proceso de codificación e interpretación de la información (..) no logra realizar un manejo adecuado de los herramientas necesarias para ejecutar el ejercicio requerido .. pues no logra copiar de manera satisfactoria los elementos, formas y figuras que lo conforman, esto puede ser debido a su bajo nivel educativo (..) «.
(…)
“El Instituto Nacional de Medicina Legal señaló en su dictamen que, examinada, FELICIANA VELA DE ALDANA, es una mujer de 75 años, analfabeta, que ha dedicado gran parte de su vida a las labores domésticas, y requiere apoyo de otras personas para salir por dificultades en la orientación. En el examen mental encontraron una persona con dificultades en el manejo del dinero debido al pobre conocimiento del mismo, un pensamiento empobrecido por su nulo nivel de escolarización, y pobreza en la comprensión, dificultades marcadas en las operaciones matemáticas, con una inteligencia empobrecida, por lo tanto, para fines Psiquiátrico – Forenses dictaminaron lo siguiente:
“La examinada, FELICIANA VELA DE ALDANA, es una persona incapacitada en diferentes áreas del funcionamiento a nivel de lectoescritura, comprensión de lectura, operaciones matemáticas, cálculo y orientación espacial.”.”
Doctrinas.
Notaripedia la Enciclopedia Notarial- Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis.
“FIRMA A RUEGO
La firma del compareciente de un documento privado o instrumento público se puede suplir por la de la otra persona a quien él ruegue o solicite que firme en su nombre, ya porque no sepa, o no pueda firmar.
La persona llamada a firmar a ruego es, jurídicamente hablando, extraña al negocio o acto contenido o extendido en el documento público o privado; por tanto, su actuación no lo vincula u obliga, pues simple mente su participación se limita a firmar y su actuación es una especie de representación indirecta, aunque algunos autores estiman que este llamado que hace la persona imposibilitada o impedida para que alguien firme por él, es inequívocamente un mandato especial. Su firma debe ser la propia o la que utiliza en sus actos públicos o privados; además, este tercero debe identificarse, poseer capacidad negocial, y tanto sus nombres como sus apellidos deben constar en el acta de reconocimiento o en el instrumento.”[70]
Procedimiento.
Procedimiento de la firma a ruego (cuadro del autor).
Ilustración Procedimiento de la firma a ruego- cuadro del autor.
CONTROL SOBRE LA REGULARIDAD FORMAL DEL INSTRUMENTO.
ARTÍCULO 40.
El Notario autorizará el instrumento una vez cumplido todos los requisitos formales del caso, y presentados los comprobantes pertinentes, suscribiéndolo con firma autógrafa en último lugar.
Normas concordantes.
Decreto 1625 de 2016.
“Artículo 1.2.4.5.1. Retención en la fuente en la enajenación de activos fijos. Las personas naturales que vendan, o enajenen a título de dación en pago, activos fijos, deberán cancelar a título de retención en la fuente, previamente a la enajenación del bien, el uno por ciento (1%) del valor de la enajenación.
Cuando la venta o dación en pago corresponda a bienes raíces, el uno por ciento (1%) se cancelará ante el notario.
Cuando corresponda a vehículos y demás activos fijos, se cancelará ante la respectiva administración de impuestos nacionales (hoy bancos comerciales autorizados). En este evento, quienes autoricen la inscripción, el registro, o el traspaso, según corresponda, deberán exigir previamente, copia auténtica del correspondiente recibo de pago. Igual exigencia deberán formular quienes autoricen o aprueben el remate en el caso de ventas forzadas.
Parágrafo 1. Cuando la venta, o enajenación a título de dación en pago del bien raíz, corresponda a la casa o apartamento de habitación del enajenante, el notario disminuirá el porcentaje de retención previsto en este artículo en un diez por ciento (10%) por cada año transcurrido entre la fecha de adquisición y la de enajenación. Para tal efecto, el enajenante deberá exhibir ante el notario copia auténtica de la escritura pública en la cual conste la adquisición del bien y adjuntar una manifestación sobre el carácter de casa o apartamento de habitación del mismo.
Parágrafo 2. El carácter de activo fijo de los bienes a que se refiere el presente artículo podrá desvirtuarse mediante la entrega, por parte del enajenante, de copia auténtica de una cualquiera de las siguientes pruebas:
Certificación de la superintendencia financiera de Colombia en la cual conste su inscripción como constructor o urbanizador;
Las certificaciones de que trata este parágrafo deberán haber sido expedidas con una anterioridad no mayor de un (1) año a la fecha en la cual se realice la enajenación.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.7. Poder en documento privado. El poder otorgado por documento privado deberá ser presentado personalmente o reconocido ante juez o notario, con las formalidades de ley.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.13 Análisis de los comprobantes fiscales. El notario deberá examinar los comprobantes fiscales que se le presentan cuando un certificado de paz y salvo aparezca con enmendaduras, tachaduras o adulteraciones, debe retenerlo y enviarlo al administrador de impuestos respectivo, sin autorizar la escritura.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.14. Casos en los que no se requieren comprobantes fiscales. En los casos de participación material del inmueble no se exigirá la presentación de comprobantes fiscales a menos que en la misma escritura se enajene o agrave alguna de las porciones. Tampoco será necesarios en la ampliación y cancelación de gravámenes.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.19. Comprobantes fiscales. Todo otorgante deberá presentar al notario los comprobantes fiscales. El notario no permitirá la firma por ninguno de los comparecientes mientras el instrumento no esté completo, anexos la totalidad de los certificados y documentos requeridos.”
“Artículo 2.2.6.1.2.2.1. Protocolización de documentos. El causahabiente del crédito o el representante del acreedor deberán protocolizar con la escritura de cancelación de la hipoteca, copia de los documentos pertinentes con los cuales compruebe su calidad.”
“Artículo 2.2.6.1.2.6.3 Escritura de bienes sometidos a propiedad horizontal. En la escritura por medio de la cual se enajene o traspase la propiedad sobre unidad o unidades determinadas de un edificio sometido al régimen de propiedad horizontal, no será necesario insertar copia auténtica del reglamento, siempre que la escritura de constitución se haya otorgado en la misma notaría.
En caso contrario se protocolizará con esta copia auténtica de la parte pertinente del reglamento que sólo contendrá la determinación de áreas y linderos de unidades sobre las cuales verse el traspaso y de las que tengan el carácter de bienes afectados al uso común.”
“Artículo 2.2.6.1.2.9.1. Prueba de la comparecencia. Cuando se trate de comprobar que una persona concurrió a la notaría a otorgar una escritura prometida, el notario dará testimonio escrito de la comparecencia mediante acta o escritura pública, a elección del interesado. En todos los casos el notario dejará constancia de los documentos presentados por el compareciente.”
“Artículo 2.2.6.1.3.2.2. Errores de nomenclatura, denominación o descripción del inmueble. Cuando se trate del otorgamiento de escritura aclaratoria para corrección de errores en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble, en la cita de su cédula o registro catastral, en la de sus títulos antecedentes y sus inscripciones en el registro, o en los nombres o apellidos de los otorgantes, podrá suscribirla el actual titular del derecho presentando los documentos con los cuales acrediten tal calidad y el notario dejará constancia de ellos en la escritura.
El error en los linderos que no configure cambio en el objeto del contrato se aclarará únicamente con fundamento en los comprobantes allegados a la escritura en que se cometió el error y en los títulos antecedentes en que apareciere el de manifiesto, mediante escritura que podrá ser suscrita por el actual titular del derecho. Si el error no apareciere de manifiesto, la escritura de aclaración debe ser suscrita por todos los otorgantes de la que se corrige.”
“Artículo 2.2.6.1.3.2.5. Falta de anotación de comprobante fiscal. Si un comprobante fiscal presentado y protocolizado en la oportunidad legal, no fue anotado en el original de la escritura como lo establece el artículo 44 del decreto-ley 0960 de 1970, podrá el notario hacerlo en cualquier tiempo dejando constancia del hecho con su firma. La reproducción del texto del comprobante se hará también al final de las copias que se hayan expedido, debidamente suscrita por el notario.”
Concepto No. 1238 de 2014 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Los notarios para la autorización de una escritura pública, deben cumplir con lo preceptuado en el artículo 29, inciso 4 de la Ley 675 del 2001, (citado en su escrito), es decir, para la autorización de una escritura de transferencia de dominio de un bien inmueble sometido a propiedad horizontal, el notario deberá exigir la paz y salvo de las contribuciones a las expensas comunes, expedido por el Representante Legal de la copropiedad.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 252. Documentos rotos o alterados. Los documentos rotos, raspados o parcialmente destruidos, se apreciarán de acuerdo con las reglas de la sana crítica; las partes enmendadas o interlineadas se desecharán, a menos que las hubiere salvado bajo su firma quien suscribió o autorizó el documento.”
“Artículo 256. Documentos ad substantiam actus. La falta del documento que la ley exija como solemnidad para la existencia o validez de un acto o contrato no podrá suplirse por otra prueba.”
“Artículo 259. Instrumento público defectuoso. El instrumento que no tenga carácter de público por incompetencia del funcionario o por otra falta en la forma se tendrá como documento privado si estuviere suscrito por los interesados.”
Circular No. 498 de 2012 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“De conformidad con lo establecido en la Ley 527 de 1999, la firma digital emitida por una entidad de certificación garantiza las particularidades de autenticidad, integridad y no repudio de la información, esta norma define y reglamenta el acceso y uso de tos mensajes de datos, así como su validez jurídica y probatoria.
Adicionalmente, los mencionados atributos de seguridad jurídica han sido reiterados por el Decreto Reglamentario 1747 de 2000, la Circular Única 10 de la Superintendencia de Industria y Comercio, la Ley 794 de 2003, la Ley 902 de 2005, la Ley 1150 de 2007, la Circular 052 de 2007 de la Superintendencia Financiera y la Ley 1137 de 2011.
Con el fin de garantizar un intercambio seguro y eficiente de los datos en los servicios notariales en línea, existe la obligación del notario de adquirir el certificado de la firma digital, por cuanto es una pretensión tecnológica en los casos que así lo advierte la ley.
Con el propósito de continuar con las políticas de modernización de la ventanilla única de registro VUR, la solicitud en línea de copias de registro civil, y demás iniciativas tecnológicas que implemente la Superintendencia de Notariado y Registro, es de exigencia legal que todos los notarios del país, en un término perentorio de dos (2) meses adquieran la firma digital como mecanismo de seguridad electrónica y jurídica en los trámites virtuales de sus notarias.
Lo anterior es un requisito legal que garantiza el papel de fedatario público del notariado para la provisión de seguridad en medios electrónicos, luego aquellas notarias que a la fecha no cuenten con firma digital, no pueden acceder al envío de la información por medios electrónicos, con las entidades que interactúen bien sea del orden nacional, departamental o distrital y/o municipal.”
Decreto 356 de 1994.
“Artículo 9. Constitución de empresa de vigilancia y seguridad privada: Para constituir una empresa de vigilancia y seguridad privada se deberá adjuntar con la solicitud de licencia y sus requisitos, un documento en el cual conste la promesa de sociedad conforme la legislación vigente de vigilancia y seguridad privada, informando los nombres de los socios y representantes legales, adjuntando las hojas de vidas con las certificaciones académicas y laborales correspondientes, y fotocopias de la cédula de ciudadanía.”
Decreto 1712 de 1989.
“Artículo 2º La solicitud deberá ser presentada personal y conjuntamente por el donante y el donatario o sus apoderados, ante el notario del domicilio del primero de ellos.
Si el donante tuviere varios domicilios, la solicitud se presentará ante el notario del círculo que corresponda al asiento principal de sus negocios.
Si en el lugar hubiere más de un notario, la solicitud podrá presentarse ante cualquiera de ellos.”
“Artículo 3º La escritura pública correspondiente, además de los requisitos que le son propios y de los exigidos por la ley, deberá contener la prueba fehaciente del valor comercial del bien, de la calidad de propietario del donante y de que éste conserva lo necesario para su congrua subsistencia.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 24. Constitución. Para la constitución de una cooperativa de vigilancia y seguridad privada, se deberán cumplir los requisitos establecidos en el artículo 9º de este Decreto.”
“Artículo 26. Todo otorgante debe presentar al notario los comprobantes fiscales. El notario no permitirá la firma por ninguno de los comparecientes mientras el instrumento no esté completo, anexos la totalidad de los certificados y documentos requeridos.
Parágrafo: Para constituir una cooperativa de trabajo asociado CTA en vigilancia y seguridad privada se deberá adjuntar con la solicitud de licencia y sus requisitos un documento en el cual conste la promesa futura de sus asociados, informando los nombres de los asociados y representantes legales, adjuntando las hojas de vidas con las certificaciones académicas y laborales correspondientes, y fotocopias de la cédula de ciudadanía.”
“Artículo 31. Constitución. Para la constitución de empresas de transporte de valores, deberán cumplirse los requisitos establecidos en el artículo 9 de este decreto.”
“Artículo 67. Constitución. Para constituir una escuela de capacitación y entrenamiento de vigilancia y seguridad privada, deberán cumplirse los requisitos exigidos en el artículo 9 de este Decreto.”
UNIDAD FORMAL DEL INSTRUMENTO.
ARTÍCULO 41.
Cuando algún instrumento ya extendido dejare de ser firmado por alguno o algunos de los declarantes y no llegare a perfeccionarse por esta causa, el Notario, sin autorizarlo, anotará en él lo acaecido.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.2. Firma numeración y fecha de la escritura. La escritura será firmada, numerada y fechada en un mismo acto. Sin perjuicio de las normas especiales previstas en la ley para los testamentos, excepcionalmente y por causa debidamente justificada, el notario podrá aceptar su otorgamiento en diferentes momentos sin que por esto se afecte su unidad formal. Procederá entonces a numerarla y fecharla con la firma del primer otorgante y una vez suscrita por los demás comparecientes, la autorizará. En este caso sus efectos se retrotraen al momento de la primera firma.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.3. Falta de firma de uno de los otorgantes. Cuando transcurridos dos meses desde la fecha de la firma del primer otorgante no se hayan presentado alguno o algunos de los demás declarantes, el notario anotará en el instrumento lo acaecido, dejará constancia de que por ese motivo no lo autoriza y lo incorporará al protocolo.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.19. Comprobantes fiscales. Todo otorgante deberá presentar al notario los comprobantes fiscales. El notario no permitirá la firma por ninguno de los comparecientes mientras el instrumento no esté completo, anexos la totalidad de los certificados y documentos requeridos.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 259. Instrumento público defectuoso. El instrumento que no tenga carácter de público por incompetencia del funcionario o por otra falta en la forma se tendrá como documento privado si estuviere suscrito por los interesados.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 10. Cuando transcurridos dos meses desde la fecha de la firma del primer otorgante no se hayan presentado alguno o algunos de los demás declarantes, el notario anotará en el instrumento lo acaecido, dejará constancia de que por ese motivo no lo autoriza y lo incorporará al protocolo.”
Código Civil.
“Artículo 1760. Necesidad de la prueba por instrumento público. La falta de instrumento público no puede suplirse por otra prueba en los actos y contratos en que la ley requiere esa solemnidad; y se mirarán como no ejecutados o celebrados aun cuando en ellos se prometa reducirlos a instrumento público, dentro de cierto plazo, bajo una cláusula penal; esta cláusula no tendrá efecto alguno.
Fuera de los casos indicados en este artículo, el instrumento defectuoso por incompetencia del funcionario o por otra falta en la forma, valdrá como instrumento privado si estuviere firmado por las partes.”
ARTÍCULO 42.
Artículo derogado por el artículo 46 del Decreto 2163 de 1970, publicada en el Diario Oficial No. 33.213 del 16 de diciembre de 1970.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 42.
El Notario no autorizará la escritura otorgada ante él a que faltaren requisitos que impidan la autorización. El instrumento quedará en suspenso hasta cuando los requisitos faltantes se cumplan. En todo caso el Notario dará fe con su firma de que ha sido otorgado y firmado en su presencia, con indicación de la fecha en que ello ocurrió.
SECCIÓN IV.
DE LOS COMPROBANTES FISCALES.
PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS FISCALES.
ARTÍCULO 43.
Artículo modificado por el artículo 37 del Decreto 2163 de 1970, publicada en el Diario Oficial No. 33.213 del 16 de diciembre de 1970. El nuevo texto es el siguiente: Los comprobantes fiscales serán presentados por los interesados en el momento de solicitar el servicio notarial. Prohíbase a los Notarios extender instrumentos sin que previamente se hayan presentado los certificados y comprobantes fiscales exigidos por la Ley para la prestación de servicios notariales. Aunque dichos instrumentos no sean numerados, fechados ni autorizados inmediatamente con la firma del notario.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 43.
Los comprobantes fiscales serán presentados por los interesados para el acto del otorgamiento y firma de las escrituras en que aquellos se exigen conforme a la Ley. Prohíbase a los Notarios aceptar el otorgamiento y permitir la firma de escrituras, y en todo caso autorizarlas, sin el cumplimiento de este requisito.
Normas concordantes.
N.C. DEL IMPUESTO DE TIMBRE.
Ley 2277 de 2022.
“Artículo 77. Modifíquese el inciso tercero y adiciónese un parágrafo 3 al artículo 519 del estatuto tributario, así:
Tratándose de documentos que hayan sido elevados a escritura pública, se causará el impuesto de timbre, en concurrencia con el impuesto de registro, siempre y cuando no se trate de la enajenación a cualquier título de bienes inmuebles cuyo valor sea inferior a veinte mil (20.000) UVT y no haya sido sujeto a este impuesto, o naves, o constitución o cancelación de hipotecas sobre los mismos. En el caso de constitución de hipoteca abierta, se pagará este impuesto sobre los respectivos documentos de deber.
Parágrafo 3. A partir del año 2023, la tarifa del impuesto para el caso de documentos que hayan sido elevados a escritura pública. Tratándose de la enajenación a cualquier título de bienes inmuebles cuyo valor sea igual superior a veinte mil (20.000) UVT, la tarifa se determinará conforme con la siguiente tabla:”
Ilustración 62 Tarifa impuesto de timbre- ley 2277 de 2022
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.14. Casos en los que no se requieren comprobantes fiscales. En los casos de participación material del inmueble no se exigirá la presentación de comprobantes fiscales a menos que en la misma escritura se enajene o agrave alguna de las porciones. Tampoco será necesarios en la ampliación y cancelación de gravámenes.”
Decreto 624 de 1989. Derogado parcialmente por la ley 2277 de 2022.
“Artículo 514. Contribuyentes o responsables son sujetos pasivos. Son sujetos pasivos de la obligación tributaria o de las sanciones las personas o entidades como contribuyentes o responsables de la obligación o de la sanción.”
“Artículo 515. Quienes son contribuyentes. artículo modificado por el artículo 32 de la ley 6 de 1992. El nuevo texto es el siguiente: son contribuyentes las personas naturales o jurídicas, sus asimiladas, y las entidades públicas no exceptuadas expresamente, que intervengan como otorgantes, giradores, aceptantes, emisores o suscriptores en los documentos.
Así mismo es contribuyente aquel a cuyo favor se expida, otorgue o extienda el documento.”
“Artículo 516. Quienes son responsables. artículo modificado por el artículo 33 de la ley 6 de 1992. El nuevo texto es el siguiente: son responsables por el impuesto y las sanciones todos los agentes de retención, incluidos aquellos, que aún sin tener el carácter de contribuyentes, deben cumplir las obligaciones de éstos por disposición expresa de la ley.”
“Artículo 519. Regla general de causación del impuesto y tarifa. El impuesto de timbre nacional, se causará a la tarifa del uno punto cinco por ciento (1.5%) sobre los instrumentos públicos y documentos privados, incluidos los títulos valores, que se otorguen o acepten en el país, o que se otorguen fuera del país pero que se ejecuten en el territorio nacional o generen obligaciones en el mismo, en los que se haga constar la constitución, existencia, modificación o extinción de obligaciones, al igual que su prórroga o cesión, cuya cuantía sea superior a seis mil (6.000) unidades de valor tributario, UVT, en los cuales intervenga como otorgante, aceptante o suscriptor una entidad pública, una persona jurídica o asimilada, o una persona natural que tenga la calidad de comerciante, que en el año inmediatamente anterior tuviere unos ingresos brutos o un patrimonio bruto superior a treinta mil (30.000) unidades de valor tributario, UVT.
(Inciso 1, modificado por el art. 72 de la ley 1111 de 2006).
Para los contratos celebrados por constructores para programas de vivienda, el aumento de tarifas dispuesto en este artículo sólo será aplicable a partir del primero (1) de julio de 1998.
(Inciso 2, adicionado por el artículo 35 de la ley 383 de 1997).
Tratándose de documentos que hayan sido elevados a escritura pública, se causará el impuesto de timbre, en concurrencia con el impuesto de registro, siempre y cuando no se trate de la enajenación a cualquier título de bienes inmuebles cuyo valor sea inferior a veinte mil (20.000) UVT y no haya sido sujeto a este impuesto, o naves, o constitución o cancelación de hipotecas sobre los mismos. En el caso de constitución de hipoteca abierta, se pagará este impuesto sobre los respectivos documentos de deber.
(Inciso modificado por el art. 77 de la ley 2277 de 2022).
También se causará el impuesto de timbre en el caso de la oferta mercantil aceptada, aunque la aceptación se haga en documento separado.
Cuando tales documentos sean de cuantía indeterminada, el impuesto se causará sobre cada pago o abono en cuenta derivado del contrato o documento, durante el tiempo que dure vigente. Lo anterior será aplicable para los contratos que se suscriban, modifiquen o prorroguen a partir de la presente ley.
Parágrafo 1. El impuesto de timbre generado por los documentos y actuaciones previstas en este libro será igual al valor de las retenciones en la fuente debidamente practicadas. En el evento de los documentos de cuantía indeterminada, cuando fuere procedente, además de la retención inicial de la suma señalada en el último inciso de este artículo, el impuesto de timbre comprenderá las retenciones que se efectúen una vez se haya determinado o se determine su cuantía, si es del caso.
Parágrafo 2. La tarifa del impuesto a que se refiere el presente artículo se reducirá de la siguiente manera: – al uno por ciento (1%) en el año 2008 – al medio por ciento (0.5%) en el año 2009 – al cero por ciento (0%) a partir del año 2010″
(Parágrafo 2, adicionado por el art. 72 de la ley 1111 de 2006).
(Modificado por el art. 36 de la ley 6 de 1992).
Parágrafo 3. A partir del año 2023, la tarifa del impuesto para el caso de documentos que hayan sido elevados a escritura pública. Tratándose de la enajenación a cualquier título de bienes inmuebles cuyo valor sea igual superior a veinte mil (20.000) UVT, la tarifa se determinará conforme con la siguiente tabla:”
(Parágrafo adicionado por el art. 77 de la ley 2277 de 2022).
“Artículo 532. Las entidades oficiales están exentas del pago del impuesto de timbre. <fuente original compilada: l. 02/76 art 28.> <inciso modificado por el artículo 162 de la ley 223 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:> las entidades de derecho público están exentas del pago del impuesto de timbre nacional.”
“Artículo 533. Qué se entiende por entidades de derecho público. <fuente original compilada: l. 02/76 art. 27.> <artículo modificado por el artículo 61 de la ley 1111 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> para los fines tributarios de este libro, son entidades de derecho público la nación, los departamentos, los distritos municipales, los municipios, los entes universitarios autónomos y los organismos o dependencias de las ramas del poder público, central o seccional, con excepción de las empresas industriales y comerciales del estado y de las sociedades de economía mixta.”
“Artículo 534. La exención debe constar en el documento o acto exento. El funcionario que extienda expida o autorice trámite o registre actos o instrumentos sobre los cuales haya exención deberá dejar constancias en ellos, del objeto a que son destinados y de las disposiciones que autorizan la exención.”.
N.C. DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE.
Concepto No. 01970 de 2019 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
“Lo anteriormente expuesto, permite señalar que estos derechos notariales no tienen un carácter tributario, al corresponder a la remuneración de un particular que presta un servicio público, razón por la cual escapa del ámbito de competencia atribuido a este despacho la posibilidad de emitir interpretación sobre la acusación de estos derechos o si son exentos y, en consecuencia, este no se pronunciará sobre las dos primeras preguntas consignadas en la consulta.
Respecto de la posibilidad de aplicar la retención en la fuente a título de renta e impuesto a las ventas (tercer punto de la consulta), es preciso recordar que este mecanismo está instituido para facilitar, acelerar y asegurar el recaudo, con el objeto de conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause. Tratándose del impuesto sobre la renta y complementarios, esta grava los ingresos que puedan llegar a incrementar el patrimonio, siendo contribuyente toda aquella persona tanto natural como jurídica que se encuentren sometidos a este, es decir todos aquellos que no han sido exceptuados por la ley.”
Decreto 1625 de 2016.
“Artículo 1.2.4.5.1. Retención en la fuente en la enajenación de activos fijos. Las personas naturales que vendan, o enajenen a título de dación en pago, activos fijos, deberán cancelar a título de retención en la fuente, previamente a la enajenación del bien, el uno por ciento (1%) del valor de la enajenación.
Cuando la venta o dación en pago corresponda a bienes raíces, el uno por ciento (1%) se cancelará ante el notario.
Cuando corresponda a vehículos y demás activos fijos, se cancelará ante la respectiva administración de impuestos nacionales (hoy bancos comerciales autorizados). En este evento, quienes autoricen la inscripción, el registro, o el traspaso, según corresponda, deberán exigir previamente, copia auténtica del correspondiente recibo de pago. Igual exigencia deberán formular quienes autoricen o aprueben el remate en el caso de ventas forzadas.
Parágrafo 1. Cuando la venta, o enajenación a título de dación en pago del bien raíz, corresponda a la casa o apartamento de habitación del enajenante, el notario disminuirá el porcentaje de retención previsto en este artículo en un diez por ciento (10%) por cada año transcurrido entre la fecha de adquisición y la de enajenación. Para tal efecto, el enajenante deberá exhibir ante el notario copia auténtica de la escritura pública en la cual conste la adquisición del bien y adjuntar una manifestación sobre el carácter de casa o apartamento de habitación del mismo.
Parágrafo 2. El carácter de activo fijo de los bienes a que se refiere el presente artículo podrá desvirtuarse mediante la entrega, por parte del enajenante, de copia auténtica de una cualquiera de las siguientes pruebas:
Certificación de la superintendencia financiera de Colombia en la cual conste su inscripción como constructor o urbanizador;
Las certificaciones de que trata este parágrafo deberán haber sido expedidas con una anterioridad no mayor de un (1) año a la fecha en la cual se realice la enajenación.
(Artículo 9, decreto 2509 de 1985. Inciso segundo tiene decaimiento por evolución legislativa (inciso segundo del artículo 398 del estatuto tributario, modificado por el artículo 18 de la ley 49 de 1990. El literal b) del parágrafo segundo tiene decaimiento por evolución normativa (artículo 4 del decreto 2503 de 1987).”
Decreto 624 de 1989. Derogado parcialmente por la ley 2277 de 2022.
“Artículo 367. Finalidad de la retención en la fuente. La retención en la fuente tiene por objeto conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause.”
“Artículo 383. Tarifa. <inciso 1o. Y tabla de retención modificados por el artículo 42 de la ley 2010 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> la retención en la fuente aplicable a los pagos gravables efectuados por las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas, originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, y los pagos recibidos por concepto de pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos laborales, será la que resulte de aplicar a dichos pagos la siguiente tabla de retención en la fuente:
Ilustración Tarifa de la retención en la fuente- decreto 624 de 1989.
Parágrafo 1o. Para efectos de la aplicación del procedimiento a que se refiere el artículo 386 de este estatuto, el valor del impuesto en UVT determinado de conformidad con la tabla incluida en este artículo, se divide por el ingreso laboral total gravado convertido a UVT, con lo cual se obtiene la tarifa de retención aplicable al ingreso mensual.
Parágrafo 2o. Inciso modificado por el artículo 8 de la ley 2277 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> la retención en la fuente establecida en el presente artículo será aplicable a los pagos o abonos en cuenta por concepto de rentas de trabajo que no provengan de una relación laboral o legal y reglamentaria.
La retención a la que se refiere este parágrafo se hará por «pagos mensualizados». Para ello se tomará el monto total del valor del contrato menos los respectivos aportes obligatorios a salud y pensiones, y se dividirá por el número de meses de vigencia del mismo. Ese valor mensual corresponde a la base de retención en la fuente que debe ubicarse en la tabla. En el caso en el cual los pagos correspondientes al contrato no sean efectuados mensualmente, el pagador deberá efectuar la retención en la fuente de acuerdo con el cálculo mencionado en este parágrafo, independientemente de la periodicidad pactada para los pagos del contrato; cuando realice el pago deberá retener el equivalente a la suma total de la retención mensualizada.
Parágrafo 3o. Las personas naturales podrán solicitar la aplicación de una tarifa de retención en la fuente superior a la determinada de conformidad con el presente artículo, para la cual deberá indicarla por escrito al respectivo pagador. El incremento en la tarifa de retención en la fuente será aplicable a partir del mes siguiente a la presentación de la solicitud.
Parágrafo 4o. La retención en la fuente de que trata el presente artículo no será aplicable a los pagos recibidos por concepto de pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos laborales que correspondan a rentas exentas, en los términos del artículo 206 de este estatuto.
Parágrafo transitorio. La retención en la fuente de que trata el presente artículo se aplicará a partir del 1o de marzo de 2017; en el entre tanto se aplicará el sistema de retención aplicable antes de la entrada en vigor de esta norma.”
N.C. DEL IMPUESTO DE REGISTRO.
Circular No. 639 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Impuesto beneficencia vs. Impuesto de registro y anotación. El término “impuesto de beneficencia” ha sido principalmente adoptado en la capital y en los municipios del departamento de Cundinamarca; sin embargo, se conoce un uso común en otras regiones del país. Así las cosas, resulta necesario adoptar un lenguaje general y adecuado respecto del recaudo originado con la promulgación de la ley 223 de 1995, y que es uno de los requisitos indispensables para efectuar la inscripción de los diferentes actos ante las oficinas de registro instrumentos públicos. En consecuencia, se insta al notariado en general a usar en el lenguaje diario de la prestación del servicio público notarial, su denominación correcta que resulta ser “impuesto de registro y anotación”.”
Ley 1579 de 2012.
“Artículo 15. Radicación de documento o título vía electrónica en las notarías, despachos judiciales o entidades estatales.
Una vez otorgado un título o documento de los relacionados en el artículo 4°, el Notario, la autoridad judicial, administrativa o estatal competente, a petición de cualquiera de los interesados o de manera oficiosa, podrá radicarlo en el sistema de información de registro o sistema adoptado para tal fin, remitiendo vía electrónica a la oficina de registro la copia del documento o título digitalizado con firma digital, así como los soportes documentales del cumplimiento del pago de los impuestos y derechos establecidos en la ley y decretos reglamentarios.
Parágrafo 1°.
El pago de los impuestos y derechos de registro se podrá efectuar a través de medios virtuales o electrónicos bajo condiciones de seguridad y confiabilidad, debidamente integrados al proceso de registro. La Superintendencia de Notariado y Registro, reglamentará el procedimiento y desarrollo tecnológico para la puesta en marcha de este servicio.
Parágrafo 2°.
Ningún acto notarial ni de registro podrá ser gravado con impuestos, tasas o contribuciones municipales o departamentales, con excepción del Impuesto de Registro autorizado por la Ley 223 de 1995 y las que lo modifiquen o adicionen.”
Decreto 650 de 1996.
“Artículo 1°. Actos, contratos y negocios jurídicos sujetos al impuesto de registro. Están sujetas al impuesto de registro, en los términos de la Ley 223 de 1995, las inscripciones de los documentos que contengan actos, providencias, contratos o negocios jurídicos en que los particulares sean parte o beneficiarios que, por normas legales, deban registrarse en las Cámaras de Comercio o en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.
La matrícula mercantil o su renovación, la inscripción en el registro nacional de proponentes y la inscripción de los libros de contabilidad no se consideran actos, contratos o negocios jurídicos documentales.”
“Artículo 2°. Causación y pago. El impuesto se causa en el momento de la solicitud y se paga por una sola vez por cada acto, contrato o negocio jurídico sujeto a registro.
Cuando un mismo documento contenga diferentes actos sujetos a registro, el impuesto se liquidará sobre cada uno de ellos, aplicando la base gravable y tarifa establecidas en la ley.
Parágrafo. No podrá efectuarse el registro si la solicitud no se ha acompañado de la constancia o recibo de pago del impuesto. Cuando se trate de actos, contratos o negocios jurídicos entre entidades públicas, dicho requisito no será necesario.”
Ley 223 de 1995.
“Artículo 229. Base gravable. Modificado por el art. 187, ley 1607 de 2012. Está constituida por el valor incorporado en el documento que contiene el acto, contrato o negocio jurídico. Cuando se trate de inscripción de contratos dé constitución o reforma de sociedades anónimas o asimiladas, la base gravable está constituida por el capital suscrito. Cuando se trate de inscripción de contratos de constitución o reforma de sociedades de responsabilidad limitada o asimiladas, la base gravable está constituida por el capital social.
En los actos, contratos o negocios jurídicos sujetos al impuesto de registro en los cuales participen entidades públicas y particulares, la base gravable está constituida por el 50% del valor incorporado en el documento que contiene el acto o por la proporción del capital suscrito o del capital social, según el caso, que corresponda a los particulares.
En los documentos sin cuantía, la base gravable está determinada de acuerdo con la naturaleza de estos.
Cuando el acto, contrato o negocio jurídico se refiera a bienes inmuebles, el valor no podrá ser inferior al del avalúo catastral, el autoavalúo, el valor del remate o de la adjudicación, según el caso.”
“Artículo 230. Tarifas. Las asambleas departamentales, a iniciativa de los gobernadores, fijarán las tarifas de acuerdo con la siguiente clasificación, dentro de los siguientes rangos:
a) Actos, contratos o negocios jurídicos con cuantía sujetos a registro en las oficinas de registro de instrumentos públicos entre el 0.5% y el 1%;
b) Actos, contratos o negocios jurídicos con cuantía sujetos a registro. en las cámaras de comercio, distintos a aquellos que impliquen la constitución con y/o el incremento de la prima en colocación de acciones o cuotas sociales de sociedades, entre el 0.3% y el 0.7%;
c) Actos, contratos o negocios jurídicos con cuantía sujetos a registro en las cámaras de comercio, que impliquen la constitución con y/o el incremento de la prima en colocación de acciones o cuotas sociales de sociedades, entre el 0.1 % y el 0.3%, y
d) Actos, contratos o negocios jurídicos sin cuantía sujetos a registro en las oficinas de registro de instrumentos públicos o en las cámaras de comercio, tales como el nombramiento de representantes legales, revisor fiscal, reformas estatutarias que no impliquen cesión de derechos ni aumentos del capital, escrituras aclaratorias, entre dos y cuatro salarios mínimos diarios legales.
Parágrafo 1. Para las microempresas definidas en el decreto 957 de 2019 o aquellos que lo modifiquen, las asambleas departamentales, a iniciativa de los gobernadores, fijarán las tarifas de acuerdo con la siguiente clasificación, dentro de los siguientes rangos, aplicables a partir de la vigencia fiscal 2021:
a) Actos, contratos o negocios jurídicos con cuantía sujetos a registro en las cámaras de comercio, distintos a aquellos que impliquen la constitución con y/o el incremento de la prima en colocación de acciones o cuotas sociales de sociedades, entre el 0.3% y el 0.6%; b) actos, contratos o negocios jurídicos con cuantía sujetos a registro en las cámaras de comercio, que impliquen la constitución con y/o el incremento de la prima en colocación de acciones o cuotas sociales de sociedades, entre el 0.1% y el 0.2%.
Parágrafo 2. De conformidad con lo dispuesto en el presente artículo, en concordancia con lo establecido en los artículos 300 numeral 4 y 338 de la constitución política, a las microempresas definidas en el decreto 957 de 2019, no se les podrán adicionar sobretasas o recargos de ningún tipo a la tarifa legal vigente del impuesto de registro.
(Modificado por el art. 3 de la ley 2069 de 2020)
Parágrafo 3. Las asambleas departamentales, podrán en su autonomía, destinar un porcentaje del recaudo entre el 0,5% y el 1% o en su defecto incrementar entre el 0,05 y el 1% el valor de las tarifas de qué trata el presente artículo, con el objeto de financiar la creación de fondos cuenta especiales, sin personería jurídica y administrados por el gobernador FONCOMDIGNIDAD, con el fin de ser invertidos en proyectos de infraestructura, mobiliario y dotación de las comisarías de familia.
(Adicionado por el art. 25 de la ley 2126 de 2021)
Parágrafo nuevo. Para las empresas que hagan parte del programa de «escalera de la formalidad», las tarifas tendrán los siguientes rangos, sin perjuicio de las señaladas en el parágrafo primero:
a) Actos, contratos o negocios jurídicos con cuantía sujetos a registro. En las cámaras de comercio, distintos a aquellos que impliquen la constitución con y/o el incremento de la prima en colocación de acciones o cuotas sociales de sociedades, así:
Tabla Base gravable impuesto de registro- Ley 223 de 1995.
|
Año 1 |
Año 2 |
Año 3 |
Año 4 y adelante |
|
Entre 0.1% y 0.4% |
Entre 0.1% y 0.5% |
Entre 0.2% y 0.6% |
Entre 0.3% y 0.7% |
|
Año 1 |
Año 2 |
Año 3 |
Año 4 y adelante |
|
0.1 % |
0.1% |
Entre 0.1% y 0.2 % |
Entre 0.1% y 0.3% |
b) Actos, contratos o negocios jurídicos con cuantía sujetos a registro en las cámaras de comercio, que impliquen la constitución con y/o el incremento de la prima en colocación de acciones o cuotas sociales de sociedades, así:”
(Adicionado por el art. 14 de la ley 2254 de 2022).
“Artículo 233. Liquidación y recaudo del impuesto. Las oficinas de registro de instrumentos públicos y las cámaras de comercio serán responsables de realizar la liquidación y recaudo del impuesto. Estas entidades estarán obligadas a presentar declaración ante la autoridad competente del departamento, dentro de los quince primeros días calendario de cada mes y a girar, dentro del mismo plazo, los dineros recaudados en el mes anterior por concepto del impuesto.
Alternativamente, los departamentos podrán asumir la liquidación y recaudo del impuesto, a través de las autoridades competentes de la administración fiscal departamental o de las instituciones, financieras que las mismas autoricen para tal fin.
Parágrafo 1. Cuando el acto, contrato o negocio jurídico no se registre en razón a que no es objeto de registro de conformidad con las disposiciones legales, procederá la devolución del valor pagado. Dicha devolución será realizada por la entidad recaudadora y podrá descontarse en la declaración de responsables con cargo a los recaudos posteriores hasta el cubrimiento total de su monto.
Parágrafo 2. Los responsables del impuesto presentarán la declaración en los formularios que para el efecto diseñe y adopte el Departamento Administrativo de la Función Pública, en coordinación con los Departamentos y el Distrito Capital y con el apoyo técnico del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Federación Nacional de Departamentos. Estos formularios serán de uso obligatorio.
(Parágrafo 2 modificado por el Art. 38 del Decreto 2106 de 2019).”
N.C. DE LA PLUSVALÍA.
Ley 388 de 1997.
“Artículo 73. Noción. De conformidad con lo dispuesto por el artículo 82 de la constitución política, las acciones urbanísticas que regulan la utilización del suelo y del espacio aéreo urbano incrementando su aprovechamiento, generan beneficios que dan derecho a las entidades públicas a participar en las plusvalías resultantes de dichas acciones. Esta participación se destinará a la defensa y fomento del interés común a través de acciones y operaciones encaminadas a distribuir y sufragar equitativamente los costos del desarrollo urbano, así como al mejoramiento del espacio público y, en general, de la calidad urbanística del territorio municipal o distrital.
Los concejos municipales y distritales establecerán mediante acuerdos de carácter general, las normas para la aplicación de la participación en la plusvalía en sus respectivos territorios. Artículo declarado exequible por la corte constitucional, mediante sentencia C-517 de 2007.”
“Artículo 74. Hechos generadores. Constituyen hechos generadores de la participación en la plusvalía de que trata el artículo anterior, las decisiones administrativas que configuran acciones urbanísticas según lo establecido en el artículo 8 de esta Ley, y que autorizan específicamente ya sea a destinar el inmueble a un uso más rentable, o bien incrementar el aprovechamiento del suelo permitiendo una mayor área edificada, de acuerdo con lo que se estatuya formalmente en el respectivo Plan de Ordenamiento o en los instrumentos que lo desarrollen. Son hechos generadores los siguientes:
1. La incorporación de suelo rural a suelo de expansión urbana o la consideración de parte del suelo rural como suburbano.
2. El establecimiento o modificación del régimen o la zonificación de usos del suelo.
3. La autorización de un mayor aprovechamiento del suelo en edificación, bien sea elevando el índice de ocupación o el índice de construcción, o ambos a la vez.
En el mismo plan de ordenamiento territorial o en los instrumentos que lo desarrollen, se especificarán y delimitarán las zonas o subzonas beneficiarias de una o varias de las acciones urbanísticas contempladas en este artículo, las cuales serán tenidas en cuenta, sea en conjunto o cada una por separado, para determinar el efecto de la plusvalía o los derechos adicionales de construcción y desarrollo, cuando fuere del caso.
Parágrafo. Para los efectos de esta Ley, los conceptos urbanísticos de cambio de uso, aprovechamiento del suelo, e índices de ocupación y de construcción serán reglamentados por el Gobierno Nacional. Artículo declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-517 de 2007.”
N.C. DEL IMPUESTO PREDIAL.
Ley 44 de 1990.
“Artículo 2º.- Administración y recaudo del impuesto. El Impuesto Predial Unificado es un impuesto del orden municipal.
La administración, recaudo y control de este tributo corresponde a los respectivos municipios.
Los municipios no podrán establecer tributos cuya base gravable sea el avalúo catastral y cuyo cobro se efectúe sobre el universo de predios del municipio, salvo el Impuesto Predial Unificado a que se refiere esta Ley.
Nota. Declarado exequible mediante sentencia C-517 de 2007.”
“Artículo 4º.- Tarifa del impuesto. La tarifa del Impuesto Predial Unificado, a que se refiere la presente Ley, será fijada por los respectivos concejos y oscilará entre el 1 por mil y 16 por mil del respectivo avalúo.
Las tarifas deberán establecerse en cada municipio de manera diferencial y progresiva, teniendo en cuenta:
Los estratos socioeconómicos;
Los usos del suelo, en el sector urbano;
La antigüedad de la formación o actualización del catastro;
A la vivienda popular y a la pequeña propiedad rural destinada a la producción agropecuaria se les aplicarán las tarifas mínimas que establezca el respectivo Concejo.
Las tarifas aplicables a los terrenos urbanizables no urbanizados teniendo en cuenta lo estatuido por la Ley 9 de 1989, y a los urbanizados no edificados, podrán ser superiores al límite señalado en el primer inciso de este artículo, sin que excedan del 33 por mil.
Nota. Declarado exequible mediante sentencia C-517 de 2007.”
Ley 14 de 1983.
“Artículo 27. Para protocolizar actos de transferencias, constitución o limitación de dominio de inmuebles, el Notario, o quien haga sus veces, exigirá e insertará en el instrumento el Certificado Catastral y el Paz y Salvo Municipal expedidos por la Oficina de Catastro o el Tesorero Municipal.
Cuando se trate de inmuebles procedentes de la segregación de uno de mayor extensión, el certificado catastral exigido podrá ser el del inmueble del cual se segrega.
Cuando las escrituras de enajenación total de inmuebles se corran por valores inferiores a los avalúos catastrales vigentes, se tendrá en cuenta para todos los efectos fiscales y catastrales, el avalúo catastral vigente en la fecha de la respectiva escritura.
Cuando se trate de protocolizar escrituras que contengan contratos de compra – venta de inmuebles que se vayan a construir o se estén construyendo, el Notario exigirá copia debidamente sellada y radicada, de la solicitud del avalúo del correspondiente inmueble acompañada del certificado de paz y salvo del lote donde se va a adelantar o se está adelantando la construcción.”
N.C. DEL IMPUESTO DE VALORIZACIÓN.
Decreto 1604 de 1966.
“Artículo 1°. El impuesto de valorización, establecido por el artículo 3° de la ley 25 de 1921 como una «contribución sobre las propiedades raíces que se beneficien con la ejecución de obras de interés público local», se hace extensivo a todas las obras de interés público que ejecuten la nación, los departamentos, el distrito especial de Bogotá, los municipios o cualquiera otra entidad de derecho público y que beneficien a la propiedad inmueble, y en adelante se denominará exclusivamente contribución de valorización.”
“Artículo 2°. El establecimiento, la distribución y el recaudo de la contribución de valorización se harán por la respectiva entidad nacional, departamental o municipal que ejecuten las obras, y el ingreso se invertirá en la construcción de las mismas obras o en la ejecución de otras obras de interés público que se proyecten por la entidad correspondiente.
En cuanto a la Nación, estos ingresos y las correspondientes inversiones funcionarán a través de un Fondo Rotatorio Nacional de Valorización dentro del Presupuesto Nacional.
Cuando las obras fueren ejecutadas por entidades diferentes de la Nación, los Departamentos o los Municipios, el tributo se establecerá, distribuirá y recaudará por la Nación a través de la Dirección Nacional de Valorización, de acuerdo con las mencionadas entidades, salvo las atribuciones y facultades legales anteriores de las mismas entidades en relación con este impuesto.
El texto subrayado fue declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-155 de 2003.”
Doctrinas.
Los artículos 40, 43 y 44 del decreto 960 de 1970, regulan lo relativo a la exigencia de los comprobantes fiscales.
Las normas mencionadas exigen la presentación de los comprobantes fiscales para que el notario autorice la correspondiente escritura. Sin embargo, del análisis de la Ley 14 de 1983 en el artículo 27, se infiere que se debe exigir el Certificado Catastral y el Paz y Salvo Municipal, solamente cuando se trate de la autorización de actos de transferencia, constitución o limitación de dominio de inmuebles.
D.C. IMPUESTO DE TIMBRE.
Breve comentario del autor sobre la historia del Impuesto de timbre.
Ante todo, quiero señalar que el impuesto de timbre nacional no es un tributo nuevo, ya que hace parte de la carga impositiva del estado desde la época de la colonia y viene incorporado al Estatuto Tributarios en su Libro Cuarto, más tarde fue clarificado por la Ley 6ª de 1992 y, finalmente, dimensionado por la ley 2277 de 2022. Es un gravamen esencialmente documental, puesto que recae sobre los documentos públicos y privados.
La novel ley, con su artículo 77, modifica el inciso 3o y adiciona un tercer parágrafo al artículo 519 del E.T., donde vuelve a establecer al notario como responsable del impuesto, quien había dejado de serlo desde el año 2010, cuando gradualmente se redujo la tarifa al cero (0) por ciento mediante la ley 1111 de 2006.
Agente retenedor del impuesto de timbre según lo dispuesto en el artículo 518 del E.T. (cuadro del autor).
Ilustración Agente retenedor del impuesto de timbre- cuadro del autor.
Agente retenedor del impuesto de timbre (comentario del autor).
Como antes lo expresé, la ley 2277 de 2022 modifica y adiciona algunos artículos del E.T., como lo hizo con su canon 77, en los aspectos a saber:
ARTÍCULO 77. Modifíquese el inciso tercero y adiciónese un Parágrafo 3 al artículo 519 del Estatuto Tributario, así:
Tratándose de documentos que hayan sido elevados a escritura pública, se causará el impuesto de timbre, en concurrencia con el impuesto de registro, siempre y cuando no se trate de la enajenación a cualquier título de bienes inmuebles cuyo valor sea inferior a veinte mil (20.000) UVT y no haya sido sujeto a este impuesto, O naves, O constitución o cancelación de hipotecas sobre los mismos. En el caso de constitución de hipoteca abierta, se pagará este impuesto sobre los respectivos documentos de deber.
PARÁGRAFO 3. A partir del año 2023, la tarifa del impuesto para el caso de documentos que hayan sido elevados a escritura pública. tratándose de la enajenación a cualquier título de bienes inmuebles cuyo valor sea igual superior a veinte mil (20.000) UVT.
Ahora bien, dentro de la ley 2277 quedó una gran incógnita: ¿quiénes son los agentes retenedores del impuesto de timbre? Lo que se resuelve con el artículo 518 del E.T., que establece lo siguiente:
ARTICULO 518. AGENTES DE RETENCIÓN.
1. Las personas naturales y asimiladas, cuando reúnan las condiciones previstas en el artículo 519 de este Estatuto, y las personas jurídicas y asimiladas, que, teniendo el carácter de contribuyentes del impuesto, intervengan como contratantes, aceptantes, emisores o suscriptores en los documentos.
2. Los notarios por las escrituras públicas.
3. Las entidades públicas del orden nacional, departamental o municipal, cualquiera sea su naturaleza jurídica.
4. Los agentes diplomáticos del Gobierno Colombiano, por los documentos otorgados en el exterior.
5. <Numeral INEXEQUIBLE>
PARAGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 164 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:> El impuesto de Timbre que se cause en el exterior, será recaudado por los agentes consulares y su declaración y pago estará a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores en la forma como lo determine el reglamento, sin que se generen intereses moratorios. De la suma recaudada en el exterior por concepto del impuesto de Timbre se descontarán los costos de giro y transferencia.
Se concluye que como la ley 2277 de 2022 no le hizo reforma alguna al artículo 518 del E.T., los agentes retenedores allí previstos siguen vigentes.
En lo concerniente a la novedades del impuesto nacional de timbre.
Con la expedición de la Ley 2277 de 2022 (artículo 77 que adicionó y modificó al inciso 3 del artículo 519 del Estatuto Tributario) el impuesto nacional de timbre se causará en los siguientes casos:
- En las enajenaciones (transferencia de propiedad entre partes) a cualquier título (oneroso o gratuito), sin importar el modo (según la D.I.A.N.), por valor igual o superior a 20.000 U.V.T. ($ 848.420.000 para 2023), cuando se eleven a escritura pública, se causará simultáneamente con el impuesto de registro.
- En la constitución de hipotecas abiertas (debe entenderse que esto ocurre cuando sean por valor igual o superior a 20.000 U.V.T. ($ 848.420.000 para 2023).
Y se excluirá el impuesto de timbre en los siguientes casos:
- Enajenaciones de inmuebles cuyo valor sea inferior a $848.240.000;
- Las enajenaciones de naves, o la constitución o cancelación de hipotecas sobre las mismas;
- Los actos no sujetos de este impuesto, que son los contemplados en el artículo 530 y 530-1 del Estatuto Tributario (decreto 624 de 1989), que para los intereses notariales serían:
Artículo 530:
- Numeral 22, modificado por el artículo 27 de la Ley 223 de 1995. Los contratos de promesa de compra – venta de inmuebles. En lo que respecta a este último acto, hoy prevalece lo contemplado en el inciso 3 del artículo 519 del Estatuto Tributario, adicionado por el artículo 77 señalado, por ser ley posterior (lex posterior derogat priori), coherente con el artículo 2 de la Ley 153 de 1887.
- Numeral 23. Las escrituras otorgadas por el Instituto de Crédito Territorial en lo concerniente a la adquisición de vivienda y las del Fondo Nacional del Ahorro con sus afiliados, también para lo relativo a la vivienda.
- Numeral 24. El otorgamiento, la autorización y el registro de cualquier escritura pública de compraventa o de hipoteca de una vivienda de interés social de que trata la Ley 9 de 1989. Está exenta igualmente por no alcanzar el tope mínimo.
- Numeral 25. Las resoluciones de adjudicación de tierras a título gratuito, hechas por el Instituto Colombiano de la Reforma Agraria. Hoy Agencia Nacional de Tierras.
- Numeral 26. Los contratos de prenda o garantía hipotecaria abiertas. En lo que respecta a este último acto, hoy prevalece lo contemplado en el inciso 3 del artículo 519 del Estatuto Tributario, adicionado por el artículo 77 señalado, por ser ley posterior (lex posterior derogat priori), coherente con el artículo 2 de la Ley 153 de 1887.
Artículo 530-1:
- Adicionado por el artículo 56 de la Ley 383 de 1997. En ningún caso estarán sometidas al impuesto de timbre las escrituras públicas de enajenación de inmuebles para viviendas urbanas clasificadas en los estratos socioeconómicos uno, dos y tres.
No constituyen enajenaciones para efectos del tributo, según la D.I.A.N., estos actos (concepto 100208192-224 del 24 de febrero de 2023):
“Ahora bien, para esta Subdirección ciertos actos, aunque conllevan la transferencia de la propiedad del inmueble, no deberían considerarse una enajenación para efectos del Impuesto:
i) Aporte del inmueble a una sociedad nacional, siempre y cuando se cumplan las condiciones listadas en los artículos 319 y 319-1 del Estatuto Tributario.
Al respecto, es de traer a colación lo señalado en el Oficio 000457 del 10 de enero de 2020:
«Los aportes en especie son neutrales desde la perspectiva tributaria, esto es, dichos aportes no califican como una enajenación para efectos fiscales, siempre y cuando se satisfagan los requisitos consagrados en los artículos 319 y 319-1 del Estatuto Tributario (…)» (énfasis propio).
Nótese que, contrario a lo señalado en el mencionado artículo 319, el artículo 319-2 ibidem especifica que constituye «enajenación para efectos fiscales» el aporte en especie a sociedades u otras entidades extranjeras, sin excepción alguna.
ii) Transferencia del inmueble producto de un proceso de fusión o escisión, ya sea adquisitiva o reorganizativa, tanto se cumplan las condiciones previstas en los artículos 319-3 a 319-6 del Estatuto Tributario para que dicha transferencia no constituya enajenación para efectos fiscales.
iii) Transferencia del inmueble como consecuencia de la liquidación de la sociedad conyugal. «En efecto, una vez liquidada la sociedad conyugal los bienes que conformaban el activo de dicha sociedad no producen realmente un incremento neto del patrimonio de ninguno de los cónyuges, toda vez que desde el matrimonio y durante la vigencia de la sociedad conyugal se conforma una sociedad de bienes y estos hacen parte del patrimonio de los consortes desde el momento en que generan el correspondiente ingreso» (énfasis propio) (cfr. Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, C.P. MILTON CHAVES GARCÍA, Sentencia del 15 de junio de 2017, Radicación No. 63001-23-31-000-2011-00261-01(22570)).
Es de advertir que, incluso para efectos de la retención en la fuente, en el artículo 1.2.5.2. del Decreto 1625 de 2016 se asume que «Cuando se trate de apartamento o casa de habitación, recibido por uno de los cónyuges a título de gananciales, se tomará como fecha de adquisición la del título debidamente registrado mediante el cual fue adquirido por cualquiera de los cónyuges, antes de disolverse la sociedad conyugal» (énfasis propio).
En todo caso, cada una de las operaciones antes señaladas, así como cualquier otra afín o similar, debe obedecer a una razón o propósito económico y/o comercial aparente, so pena de configurar abuso en materia tributaria en los términos del artículo 869 del Estatuto Tributario, con sus correspondientes consecuencias (e.g. la Re-caracterización o reconfiguración de la operación o serie de operaciones y el desconocimiento de sus efectos)”.
Consideraciones de la D.I.A, N., en lo relativo a la fiducia mercantil (concepto ibidem):
“A diferencia de los actos previamente listados, se considera que la transferencia de la propiedad de un inmueble en el marco de una fiducia mercantil constituye una enajenación para efectos del Impuesto, al no existir disposición de orden tributario que disponga lo contrario para efectos fiscales. Precisamente, los artículos 1226 y 1233 del Código de Comercio prevén:
«ARTÍCULO 1226. <CONCEPTO DE LA FIDUCIA MERCANTIL>. La fiducia mercantil es un negocio jurídico en virtud del cual una persona, llamada fiduciante o fideicomitente, transfiere uno o más bienes especificados a otra, llamada fiduciario, quien se obliga a administrarlos o enajenarlos para cumplir una finalidad determinada por el constituyente, en provecho de éste o de un tercero llamado beneficiario o fideicomisario.
(…)
ARTÍCULO 1233. <SEPARACIÓN DE BIENES FIDEICOMITIDOS>. Para todos los efectos legales, los bienes fideicomitidos deberán mantenerse separados del resto del activo del fiduciario y de los que correspondan a otros negocios fiduciarios, y forman un patrimonio autónomo afecto a la finalidad contemplada en el acto constitutivo.» (énfasis propio)”
¿Se debe cobrar el impuesto de timbre nacional para las sucesiones?
Para responder este interrogatorio, tenemos que destacar las siguientes premisas: que la Ley 624 de 1989, también conocida como “El Estatuto Tributario”, que fuere expedida para reglar los impuestos del orden nacional, fue derogado parcialmente por la Ley 2.277 de 2022; la que, a su vez, adoptó cargas impositivas en pro de la igualdad y la justicia social, y donde se reactivó nuevamente “el impuesto de timbre” para los bienes inmuebles que superen cierta cantidad de UVT.
La Ley 2.277, por medio de su artículo 77, modifica el inciso tercero y le adiciona un parágrafo al artículo 519 del E.T., estableciendo lo siguiente:
“Tratándose de documentos que hayan sido elevados a escritura pública, se causará el impuesto de timbre, en concurrencia con el impuesto de registro, siempre y cuando no se trate de la enajenación a cualquier título de bienes inmuebles cuyo valor sea inferior a veinte mil (20.000) UVT y no haya sido sujeto a este impuesto, o naves, o constitución o cancelación de hipotecas sobre los mismos. En el caso de constitución de hipoteca abierta, se pagará este impuesto sobre los respectivos documentos de deber.
Parágrafo 3. A partir del año 2023, la tarifa del impuesto para el caso de documentos que hayan sido elevados a escritura pública. tratándose de la enajenación a cualquier título de bienes inmuebles cuyo valor sea igual superior a veinte mil (20.000) UVT, la tarifa se determinará conforme con la siguiente tabla:
”
Ahora bien, se entiende por enajenación: la transferencia de un derecho real de un titular a otro, mediante actos entre vivos, como son: la compraventa, la donación o la cesión de un derecho o dominio.
Se predica también, según la doctrina, que existen varios tipos de enajenación, como lo son:
- A título oneroso: son aquellas enajenaciones que reciben a cambio una contraprestación económica o el derecho real sobre un bien mueble o inmueble. Aquí entrarían actos como la permuta y la compraventa.
- A título gratuito: con ella, el propietario no busca lucrarse. Dicho de otro modo, el objetivo de la enajenación no es el obtener una contraprestación económica o una ganancia patrimonial. Dentro de este tipo de enajenaciones nos encontramos con las cesiones gratuitas y las donaciones.
- Voluntaria: cuando en ella no existe ninguna orden externa que obligue a ello. Dicho de otro modo, cuando el propietario decide realizarla por voluntad propia.
- Obligatoria: la enajenación procede de una orden perentoria de una autoridad.
Partiendo del hecho que el artículo 77 de la Ley 2.277 de 2022 establece que “se causará el impuesto de timbre, en concurrencia con el impuesto de registro, siempre y cuando no se trate de la enajenación a cualquier título de bienes inmuebles cuyo valor sea inferior a veinte mil (20.000) UVT”; se puede concluir lo siguiente:
Que el impuesto de timbre nacional, a partir del año 2023, se cobrará a todas las escrituras públicas cuyo valor sea igual o superior a los 20 mil UVT.
Que opera en enajenaciones “a cualquier título”, lo que significa que está incluyendo los 4 tipos de enajenaciones que se describieron anteriormente.
Manifestación de la D.I.A.N. referente al cobro del impuesto de timbre en las sucesiones.
Teniendo en cuenta que las sucesiones y las donaciones son cualificadas como enajenaciones a título gratuito, y según se explica en el Oficio 006184 del 12 de marzo de 2019: «se debe entender el término enajenación en su sentido natural y obvio; es decir, como aquella actuación por medio de la cual se transfiere la propiedad de un bien sin importar el modo o si es a título oneroso o gratuito» (énfasis propio).
“La respuesta es sí, siempre que correspondan a enajenación de bienes inmuebles tal como se ordena en el artículo 519 del Estatuto Tributario (E.T.) modificado por el artículo 77 de la Ley 2277 del 2022, cuya tarifa es la establecida en el parágrafo 3 del artículo 519 E.T. en la cual los valores entre cero(0) UVT y 20.000 UVT la tarifa es 0% y a partir de 20.000 UVT y hasta 50.000 UVT la tarifa es 1.5% la cual se aplica al valor en el rango restando 20.000 UVT; Para los valores de enajenación desde 50.000 UVT en adelante la tarifa es del 3% del valor en el rango restando 50.000 UVT y sumando al resultado el impuesto del rango anterior o sea 450 UVT; La tarifa es continua como se explica en el concepto 00221 – int 224 de febrero 24 de 2023 emitido por la Unidad Informática de Doctrina de la DIAN; no aplicándose en las enajenaciones exceptuadas del impuesto de timbre que contempla el artículo 530, como la adjudicación de tierras a título gratuito expresada en el numeral 25.
Aplica el impuesto de timbre en la liquidación de la sucesión o del perfeccionamiento del acto de donación cuando los bienes que se transfieren son inmuebles con valor igual o superior a 20.000 UVT, toda vez que el artículo 519 del E.T., manifiesta en su inciso modificado por el artículo 77 de la ley 2277 de 2022 que sobre los documentos que se elevan a escritura pública se causara el impuesto de timbre en la enajenación a cualquier título de bienes inmuebles cuyo valor sea igual o superior a 20.000 UVT, con las excepciones en el previstas.
Entidades exentas del pago del impuesto de timbre (cuadro del autor).
Ilustración Entidades exentas del pago del impuesto de timbre- cuadro del autor.
Notaripedia la Enciclopedia Notarial-Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis.
“IMPUESTO DE TIMBRE
(…)
Naturaleza del tributo
El impuesto de timbre es en esencia un tributo documental, ya que recae sobre los documentos públicos o privados en los que se haga constar la constitución, existencia, modificación o extinción de obligaciones. Es formal, pues sólo grava las formas escritas; es directo, porque está dirigido a gravar al destinatario de impuesto, es decir, a la persona que incurre en el acto o contrato. Se encuentra aún regulado en el Libro Cuarto, del Estatuto Tributario y en la Ley 6a de 1992.[71]
(…)
Escrituras públicas
Atendiendo lo establecido en el inciso segundo, del artículo 518 del Estatuto Tributario y el artículo 23 del Decreto 2076 de 1992, las escrituras públicas están sujetas al impuesto de timbre, siempre y cuando consagren la existencia, constitución, modificación o extinción de obligaciones, cuya cuantía supere el monto de causación y en las cuales intervengan como otorgantes, aceptantes, suscriptores, por lo menos uno de los contribuyentes del impuesto, o reúna esta calidad la persona a cuyo favor se expida, otorgue o extienda la misma. (DIAN, Concepto, marzo 31/93).”[72]
D.C. DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE.
La retención en la fuente no es un impuesto como tal, sino un cobro anticipado de un determinado impuesto, como podría ser de: renta, ventas o industria y comercio. Cuando se genera por la venta de inmuebles, estamos hablando de anticipo del impuesto de renta y complementarios.
Los diferentes escenarios relacionados con la retención en la fuente que se podrían suceder en el ejercicio del derecho notarial son a grandes rasgos los siguientes:
Tabla del autor.
Tabla Retención en la fuente por enajenación de inmuebles- tabla del autor.
|
Retención en la fuente por enajenación de inmuebles |
|||||||
|
Tipo de activo |
Destinción |
Vendedor |
Comprador |
Retenedor |
Cuantía |
Tarifa |
Norma |
|
Fijo |
Cualquiera |
Persona Natural |
Natural |
Notario |
Cualquiera |
1% |
Artículo 398 E.T |
|
Fijo |
Cualquiera |
Persona Natural |
Jurídica |
Notario |
Cualquiera |
1% |
Artículo 398 E.T |
|
Fijo |
Cualquiera |
Persona Jurídica |
Jurídica |
Comprador |
Cualquiera |
1% |
Paragrafo del artículo 401 E.T |
|
Fijo |
Cualquiera |
Persona Jurídica |
Natural |
Concepto DIAN 000456 del 26 de febrero de 2019 |
|||
|
Movible |
Vivienda |
Persona Natural o Jurídica |
Jurídica |
Comprador |
Hasta 20.000 U.V.T. |
1% |
|
|
Movible |
Vivienda |
Persona Natural o Jurídica |
Jurídica |
Comprador |
Mas de 20.000 U.V.T |
2.5% sobre excedente |
|
|
Movible |
Cualquiera |
Persona Natural o Jurídica |
Jurídica |
Comprador |
Cualquiera |
2.5% |
Dian oficio 026246/16 |
|
Movible |
Cualquiera |
Persona Natural o Jurídica |
Natural |
Cualquiera |
|||
D.C. DEL IMPUESTO DE VALORIZACIÓN.
Ilustración 66 Contribución por valorización- información extraída de la página del Ministerio de Vivienda Cultura y Territorio.
Ilustración 67 Contribución por valorización en Colombia- Información extraída de la página del Ministerio de Vivienda Cultura y Territorio.
D.C. DEL IMPUESTO DE REGISTRO INMOBILIARIO.
El impuesto de registro inmobiliario es el gravamen departamental que se paga sobre los actos y contratos, especial y principalmente sobre los recaen en bienes inmuebles, por ser sujetos de registro por disposición legal.
Conforme al artículo 226 de la ley 223 de 1995, en lo referente a inmuebles, consagra que cuando un acto, contrato o negocio jurídico documental, en los cuales sean parte o beneficiarios los particulares, deban registrarse en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos competente, el tributo se causará en el momento de su inscripción.
ARTÍCULO 229. BASE GRAVABLE. <Artículo modificado por el artículo 187 de la Ley 1607 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Está constituida por el valor incorporado en el documento que contiene el acto, contrato o negocio jurídico. Cuando se trate de inscripción de contratos de constitución de sociedades, de reformas estatutarias o actos que impliquen el incremento del capital social o del capital suscrito, la base gravable está constituida por el valor total del respectivo aporte, incluyendo el capital social o el capital suscrito y la prima en colocación de acciones o cuotas sociales.
Cuando un acto, contrato o negocio jurídico deba registrarse tanto en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos como en la Cámara de Comercio, el impuesto se generará solamente en la instancia de inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
En los actos, contratos o negocios jurídicos sujetos al impuesto de registro en los cuales participen entidades públicas y particulares, la base gravable está constituida por el 50% del valor incorporado en el documento que contiene el acto o por la proporción del capital suscrito o del capital social, según el caso, que corresponda a los particulares.
En los documentos sin cuantía, la base gravable está determinada de acuerdo con la naturaleza de los mismos.
Cuando el acto, contrato o negocio jurídico se refiera a bienes inmuebles, el valor no podrá ser inferior al del avalúo catastral, el autoavalúo, el valor del remate o de la adjudicación, según el caso. Para efectos de la liquidación y pago del impuesto de registro, se considerarán actos sin cuantía las fusiones, escisiones, transformaciones de sociedades y consolidación de sucursales de sociedades extranjeras; siempre que no impliquen aumentos de capital ni cesión de cuotas o partes de interés.
ARTÍCULO 230. TARIFAS. <Artículo modificado por el artículo 3 de la Ley 2069 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las asambleas departamentales, a iniciativa de los Gobernadores, fijarán las tarifas de acuerdo con la siguiente clasificación, dentro de los siguientes rangos:
a) Actos, contratos o negocios jurídicos con cuantía sujetos a registro en las oficinas de registro de instrumentos públicos entre el 0.5% y el 1%;
b) Actos, contratos o negocios jurídicos con cuantía sujetos a registro en las Cámaras de Comercio, distintos a aquellos que impliquen la constitución con y/o el incremento de la prima en colocación de acciones o cuotas sociales de sociedades, entre el 0.3% y el 0.7%;
c) Actos, contratos o negocios jurídicos con cuantía sujetos a registro en las Cámaras de Comercio, que impliquen la constitución con y/o el incremento de la prima en colocación de acciones o cuotas sociales de sociedades, entre el 0,1% y el 0.3%, y
d) Actos, contratos o negocios jurídicos sin cuantía sujetos a registro en las oficinas de registro de instrumentos públicos o en las cámaras de comercio, tales como el nombramiento de representantes legales, revisor fiscal, reformas estatutarias que no impliquen cesión de derechos ni aumentos del capital, escrituras aclaratorias, entre dos y cuatro salarios mínimos diarios legales.
D.C. Derecho de registro.
El derecho de registro es el valor que se causa a favor de la Superintendencia de Notariado y Registro con ocasión de la inscripción de documentos en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, en ejercicio de la función registral.
Por su parte, el artículo 4 de la ley 1579 de 2012, consagra:
“ARTÍCULO 4o. ACTOS, TÍTULOS Y DOCUMENTOS SUJETOS AL REGISTRO. “Están sujetos a registro:
a) Todo acto, contrato, decisión contenido en escritura pública, providencia judicial, administrativa o arbitral que implique constitución, declaración, aclaración, adjudicación, modificación, limitación, gravamen, medida cautelar, traslación o extinción del dominio u otro derecho real principal o accesorio sobre bienes inmuebles;
b) Las escrituras públicas, providencias judiciales, arbitrales o administrativas que dispongan la cancelación de las anteriores inscripciones y la caducidad administrativa en los casos de ley;
c) Los testamentos abiertos y cerrados, así como su revocatoria o reforma de conformidad con la ley”.”
Mediante la resolución 00009 de 2023 se fijó la tarifa ordinaria para la inscripción de documentos o derecho de registro a cargo del solicitante, de la siguiente manera:
“a) La suma de veinticuatro mil seiscientos pesos ($24.600) por cada uno de los actos que por su naturaleza carezcan de cuantía en el documento de inscripción. Salvo los casos previstos en esta resolución, también deberá cancelarse la suma de doce mil ochocientos pesos ($12.800) por cada folio de matrícula adicional donde deba inscribirse el documento.
b) En los actos o negocios jurídicos que por su naturaleza tienen cuantía, se les aplicará la tarifa diferencial que corresponda, de conformidad con la siguiente tabla:
Ilustración 68 Tarifa ordinaria de derecho de registro- resolución 00009 de 2023.
En los actos de transferencia de dominio, siempre que la cuantía del acto consignado en el documento a registrar fuere inferior al avalúo catastral, los derechos registrales se liquidarán con base en estos últimos y pagarán las tarifas establecidas en la tabla de actos con cuantía.
Se exceptúa de lo establecido en el inciso anterior lo señalado en el inciso 2 del artículo 51 de la Ley 2197 de 2022, donde se dispone que el precio base de la venta individual de los predios que componen una venta masiva de bienes por parte del administrador del FRISCO, podrá ser inferior al avalúo catastral, sin que este sea menor al sesenta por ciento 60% del avalúo comercial y sin que esto desconozca los derechos registrales a que hay lugar.
En aquel caso en el cual el acto o contrato considerado con cuantía deba inscribirse en más de un folio de matrícula inmobiliaria, no dará lugar al cobro del concepto de inscripción de matrícula adicional; este cobro solo aplica para los actos sin cuantía.
c) La suma de doce mil ochocientos pesos ($12.800) por cada folio de matrícula que deba abrirse como consecuencia de la solicitud de registro;
d) La suma de veinticuatro mil seiscientos pesos ($24.600) por la inscripción o revocatoria de testamentos.
Parágrafo 1. Los derechos de registro a que se refiere el presente artículo se causarán separadamente por cada uno de los actos o contratos, aun cuando éstos aparezcan contenidos en el mismo instrumento o documento.
Parágrafo 2. Para determinar la base de la liquidación del contrato en la transferencia de derechos de cuota a cualquier título o de una porción segregada de otro Inmueble, se tendrá en cuenta el porcentaje del derecho o del área enajenada que se consigne en el instrumento, según el caso, siguiendo lo previsto en el literal b) del presente artículo. Si el porcentaje del derecho o el área enajenada no se señalan, los derechos de registro se liquidarán sobre el ciento por ciento (100%) del avalúo catastral.
Parágrafo 3. Cuando las obligaciones derivadas de lo declarado consistan en prestaciones periódicas de plazo determinable, como el contrato de arrendamiento de bien inmueble, con base en los datos consignados en el documento, los derechos registrales se liquidarán teniendo en cuenta la cuantía total de tales prestaciones. Si el plazo fuere indeterminado, la base de liquidación será el monto de la misma en cinco (5) años.
Parágrafo 4. Los derechos de registro en los instrumentos públicos contentivos de declaración de mejoras o de construcción, se liquidarán con base en el valor consignado en el documento, a falta de este por el avalúo catastral del inmueble.
Parágrafo 5. Los derechos de registro en los instrumentos públicos de transferencia de la nuda propiedad o de usufructo, se liquidarán con base en el valor consignado en el documento, a falta de este por el avalúo catastral del inmueble.
Parágrafo 6. En los casos en los que se transfiera la nuda propiedad y el usufructo en un mismo instrumento y cuyo valor sumando ambos conceptos, dé como resultado un valor inferior al del avalúo catastral o, para realizar la liquidación se deberá aplicar lo establecido en el inciso segundo, literal b), artículo 1° de la presente resolución.
En el evento que la sumatoria de los dos conceptos, sea igual o mayor al avalúo (s) catastral (es) se respetarán los valores dados a cada uno de ellos en la respectiva escritura (nuda propiedad y usufructo).
Si en la misma escritura se transfiere la nuda propiedad con reserva de usufructo, para la liquidación de esta transferencia, se tomará como base el valor pactado por las partes en el contrato y solo a falta de éste (valor) por el avalúo catastral; el usufructo, se liquidará como un acto sin cuantía.
Si en la misma escritura se celebra la transferencia del pleno dominio con constitución de usufructo en favor de un tercero, para la liquidación de la transferencia se tomará como base el mayor valor que surja de la comparación entre el valor del contrato y el avalúo catastral del inmueble; el usufructo, se liquidará como un acto sin cuantía.
Parágrafo 7. La base de la liquidación de los derechos de registro en la constitución de servidumbres voluntarias, legales o judiciales corresponderá al valor fijado por las partes en el negocio jurídico, a falta de este los derechos se fijarán con base en el avalúo catastral del inmueble, o en el que presente el mayor valor si la servidumbre recae sobre dos o más predios, o por el valor fijado en la providencia judicial.
Parágrafo 8. Para el cálculo total de los derechos de registro a pagar por parte del usuario, luego de aplicados los valores que correspondan según el caso, se cobrará, además, una tarifa del dos por ciento (2%) una vez calculado el valor del derecho para cada acto y separando liquidaciones por circulo registral, por concepto de sistematización y conservación documental.
Parágrafo 9. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 90 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 2010 de 2019, para efectos de la debida liquidación de los derechos de registro «(…) En la escritura pública de enajenación o declaración de construcción las partes deberán declarar, bajo la gravedad de juramento, que el precio incluido en la escritura es real y no ha sido objeto de pactos privados en los que se señale un valor diferente; en caso de que tales pactos existan, deberá informarse el precio convenido en ellos. En la misma escritura se debe declarar que no existen sumas que se hayan convenido o facturado por fuera de la misma o, de lo contrario, deberá manifestarse su valor. Sin las referidas declaraciones, tanto el impuesto sobre la renta, como la ganancia ocasional, el impuesto de registro, los derechos de registro y los derechos notariales, serán liquidados sobre una base equivalente a cuatro veces el valor incluido en la escritura, sin perjuicio de la obligación del notario de reportar la irregularidad a las autoridades de impuestos para lo de su competencia y sin perjuicio de las facultades de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -(DIAN) para determinar el valor real de la transacción. (…)»
Artículo 2. Permuta. La liquidación de los derechos registrales en las escrituras públicas que contienen el negocio jurídico de permuta se efectuará tomando como base el mayor valor existente entre el fijado por las partes en el contrato y el del avalúo catastral del inmueble que supere dicho valor. Cuando cada uno de los contratantes permute más de un inmueble, para determinar la base de la liquidación de los derechos de registro, se tomarán los mayores valores resultantes entre los fijados por las partes y los respectivos avalúos catastrales de los bienes inmuebles.
Parágrafo. De manera excepcional, cuando se trate de escrituras públicas que contengan actos de permuta sobre bienes inmuebles que se encuentren ubicados en diferentes círculos registrales, la primera Oficina de Registro a donde sea remitido REL), o presentado el documento que contenga el acto de que trata este artículo, deberá liquidar la totalidad de los derechos de registro, conforme al contenido del artículo segundo de esta Resolución.
Artículo 3. Sucesiones y/o liquidación de la sociedad conyugal o de la sociedad patrimonial de hecho. En la inscripción del acto de sucesión y/o la liquidación de la sociedad conyugal, o de la sociedad patrimonial de hecho, cuando estos se tramiten por la vía notarial, los derechos registrales se liquidarán en la forma prevista en el literal b) artículo de esta resolución, por circulo registral no por inmueble. Sin embargo, si estos actos se dieron por vía judicial la base de liquidación será el valor de la correspondiente adjudicación.
Artículo 4. Donación. Para la liquidación de los derechos de registro del instrumento público que contiene la donación de pleno dominio, se tomará como base el avalúo catastral de los bienes donados. Si lo donado es una parte de un inmueble, la liquidación se hará a prorrata del área transferida. Si ésta no se señala, los derechos de registro se liquidarán sobre el ciento por ciento (100%) del avalúo catastral del bien. Cuando los bienes donados a entidades estatales provengan de organismos internacionales, cuyo objetivo comporta fines de utilidad pública o de interés social, los derechos de registro se liquidarán como acto sin cuantía.
Artículo 5. Fideicomiso civil. En la inscripción de escrituras públicas que incluyen la transferencia de la propiedad inmueble a un tercero (administrador) a título de fideicomiso, los derechos de registro se liquidarán con base en el valor estipulado en el acto y no se tendrá en cuenta lo previsto en el Inciso 2° del literal b) del artículo 1 de la presente resolución. Cuando la propiedad se conserve en cabeza del constituyente, los derechos de registro se liquidarán como acto sin cuantía. Los derechos de registro de la escritura pública por la cual se restituya o traslade la propiedad a la persona o personas en cuyo favor se constituyó el fideicomiso, se liquidarán con base en el avalúo catastral del inmueble.
Artículo 6. Fiducia mercantil. En la inscripción de escrituras públicas por medio de las cuales se constituye fiducia mercantil se causarán los derechos correspondientes a los actos con cuantía de que trata el literal b) del artículo 1 de la presente resolución, sobre el valor más alto que surja entre el dado al contrato y el avalúo catastral del predio de que se trate.
Parágrafo. Cuando se trate de la inscripción del acto de restitución de fiducia mercantil se causarán los derechos correspondientes a los actos con cuantía de que trata el literal b) del artículo 1 de la presente resolución, sobre el valor más alto entre el del contrato y el avalúo catastral del predio de que se trate, en atención a que dentro del acto se presenta trasferencia de dominio.
Artículo 7. Leasing En la inscripción de escrituras contentivas de leasing, al momento de ejercer la opción de compra o su adquisición del derecho del dominio del inmueble que se poseía en razón del contrato de leasing, se tendrá como base de liquidación el valor total fijado en el contrato, el cual debe ser igual al valor comercial de dicho bien. Sin embargo, si el valor de éste es inferior al avalúo catastral, o el valor del remate, según el caso, se tomará el mayor valor entre estos conceptos.
Artículo 8. Renta Vitalicia: Cuando se trate de la inscripción del acto de renta vitalicia se causarán los derechos correspondientes a los actos con cuantía de que trata el literal b) del artículo 1 de la presente resolución, sobre el valor más alto que surja entre el dado al contrato y el avalúo catastral del predio de que se trate. Cuando las obligaciones derivadas de lo declarado consistan en prestaciones periódicas de plazo determinable, con base en los datos consignados en el documento, el valor del contrato se determinará teniendo en cuenta la cuantía total de tales prestaciones. Si el plazo fuere indeterminado, será el monto de la misma en cinco (5) años.
Artículo 9. Constitución de Garantías. Salvo las situaciones especiales previstas en la presente resolución y aquellas reguladas por el legislador, cuando se constituyan hipotecas los derechos regístrales se liquidarán tomando como base el valor señalado en la correspondiente escritura pública de constitución del gravamen.
Las escrituras públicas de constitución de hipoteca originadas en la sustitución de garantía real, otorgadas entre las mismas partes y por el mismo crédito, de lo cual se dejará expresa constancia en el documento, se liquidarán como acto sin cuantía, siempre que en el mismo instrumento se cancele la hipoteca constituida sobre el inmueble objeto de sustitución, esta última también se liquidará como acto sin cuantía.
Parágrafo 1: Entiéndase por hipotecas aquellas constituidas como cerrada, abierta, abierta con cuantía indeterminada y abierta sin límite de cuantía.
Parágrafo 2: La cancelación y liberación de gravámenes hipotecarios se liquidarán por el mismo valor de su constitución, el cual deberá estar consignado en el documento, o por el valor a prorrata de la parte liberada, conforme a lo previsto en el literal b) del artículo 1° de la presente resolución.
Artículo 10. Actos sin cuantía. Se consideran actos sin cuantía para efectos de la liquidación de los derechos registrales, la constitución o cancelación de:
a) El comodato,
b) El reglamento de propiedad horizontal y sus reformas,
c) El régimen de copropiedad,
d) La partición o división material, el englobe, el desenglobe, el loteo o reloteo,
e) La constitución de la administración anticrética,
f) La constitución de la condición resolutoria expresa,
g) La constitución del patrimonio de familia,
h) La constitución de la afectación a vivienda familiar,
i) La constitución y reserva del usufructo,
j) Las escrituras que versen sobre corrección de errores, aclaraciones y/o adiciones,
k) Los actos que se generen en desarrollo de la Ley 1116 de 2006, como se precisa en la Instrucción Administrativa 9 del 6 de octubre de 2009 o la que la modifique o sustituya,
I) La fusión y la escisión de personas jurídicas que autorice la Ley,
m) La inscripción de la certificación técnica de ocupación,
n) La liquidación de la comunidad,
o) La cesión obligatoria de zonas con destino a uso público,
p) La dación en pago de que trata el artículo 88 de la ley 633 de 2000,
q) La cesión de posición contractual del fiduciario,
r) La cancelación de contrato de arrendamiento,
s) La donación de bienes a entidades estatales que provengan de organismos internacionales cuyo objetivo comparta fines de utilidad pública o interés social.
En general, todos aquellos actos y negocios jurídicos que por su naturaleza carezcan de cuantía, salvo las situaciones especiales, previstas en la presente resolución.”
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“FUNCIÓN NOTARIAL, NOTARIOS
Y ORGANIZACIÓN NOTARIAL
(…)
3. LOS ACTOS NOTARIALES TRADICIONALES
(…)
3.2. Las escrituras públicas
(…)
16) Comprobantes fiscales
a) Todo otorgante debe presentar al notario los comprobantes fiscales. El notario no puede permitir la firma de ninguno de los comparecientes mientras el instrumento no esté completo, anexo la totalidad de los certificados y los documentos requeridos.
b) Los comprobantes fiscales deben ser presentados por los interesados en el momento de solicitar el servicio notarial. Se prohíbe a los notarios extender instrumentos sin que previamente se hayan presentado los certificados y comprobantes fiscales exigidos por la ley para la prestación de servicios notariales.
c) El notario examinará los comprobantes fiscales que se le presenten y cuando un certificado de paz y salvo aparezca con enmendaduras, tachaduras o adulteraciones, debe retenerlo y enviarlo a la administración de impuestos respectiva sin autorizar la escritura.
d) Los comprobantes fiscales se agregarán a la escritura a que correspondan en forma original o en fotocopia autenticada por un notario siempre que el original de donde provengan se halle protocolizado y se indique en ella la escritura con la cual lo está. En el original de la escritura se anotarán las especificaciones de todos los comprobantes allegados, por su numeración, lugar, fecha y oficina de expedición, personas a cuyo favor se hayan expedido, con su identificación, cuantía si la tuvieren y fecha límite de su vigencia. Todos estos datos serán reproducidos en las copias que del instrumento llegaren a expedirse.
e) De conformidad con la Ley 1ª de 1981, en los casos de partición material de un bien inmueble no se exigirá la presentación de comprobantes fiscales, a menos que en la misma escritura se enajene o grave algunas de las porciones. Tampoco son necesarios en la ampliación y cancelación de gravámenes.”[73]
¿Qué es la U.V.T.?
La Unidad de Valor Tributario es una herramienta que se creó en el 2006 a través de la Ley 1111 de 2006 que modificó el Estatuto Tributario de Colombia. Un cambio que permitió homogeneizar los diferentes valores tributarios para facilitarles los trámites a todos los ciudadanos.
Descripción cronológica del U.V.T. (tabla del autor).
Tabla Descripción cronológica del U.V.T.- tabla del autor.
|
Año |
Norma |
Valor de 1 UVT |
|
2023 |
Resolución D.I.A.N. 1264 de 2022 |
$ 42.412 |
|
2022 |
Resolución D.I.A.N. 000140 de 2021 |
$ 38.004 |
|
2021 |
Resolución D.I.A.N. 000111 de 2020 |
$ 36.308 |
|
2020 |
Resolución D.I.A.N. 000084 de 2019 |
$ 35.607 |
|
2019 |
Resolución D.I.A.N. 000056 de 2018 |
$ 34.270 |
|
2018 |
Resolución D.I.A.N. 000063 de 2017 |
$ 33.156 |
|
2017 |
Resolución D.I.A.N. 000071 de 2016 |
$ 31.859 |
|
2016 |
Resolución D.I.A.N. 000115 de 2015 |
$ 29.753 |
|
2015 |
Resolución D.I.A.N. 000245 de 2014 |
$ 28.279 |
|
2014 |
Resolución D.I.A.N. 000227 de 2013 |
$ 27.485 |
|
2013 |
Resolución D.I.A.N. 000138 de 2012 |
$ 26.841 |
|
2012 |
Resolución D.I.A.N. 011963 de 2011 |
$ 26.049 |
|
2011 |
Resolución D.I.A.N. 012066 de 2010 |
$ 25.132 |
|
2010 |
Resolución D.I.A.N. 012115 de 2009 |
$ 24.555 |
|
2009 |
Resolución D.I.A.N. 001063 de 2008 |
$ 23.763 |
|
2008 |
Resolución D.I.A.N. 015013 de 2007 |
$ 22.054 |
|
2007 |
Resolución D.I.A.N. 015652 de 2006 |
$ 20.974 |
|
2006 |
Ley 1111 de 2006 Art 50 |
$ 20.000 |
COMPROBANTES FISCALES AGREGADOS A LA ESCRITURA PÚBLICA.
ARTÍCULO 44.
Los comprobantes fiscales se agregarán a las escrituras a que correspondan en forma original o en fotocopia autenticada por un Notario siempre que el original de donde provengan se halle protocolizado y se indique en ella la escritura con la cual lo está. En el original de la escritura se anotarán las especificaciones de todos los comprobantes allegados, por su numeración, lugar, fecha y oficina de expedición, personas a cuyo favor se hayan expedido, con su identificación, cuantía si la tuvieren y fecha límite de su vigencia. Todos estos datos serán reproducidos en las copias que del instrumento llegaren a expedirse.
Normas concordantes.
Concepto No. 01970 de 2019 Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
“Lo anteriormente expuesto, permite señalar que estos derechos notariales no tienen un carácter tributario, al corresponder a la remuneración de un particular que presta un servicio público, razón por la cual escapa del ámbito de competencia atribuido a este despacho la posibilidad de emitir interpretación sobre la acusación de estos derechos o si son exentos y, en consecuencia, este no se pronunciará sobre las dos primeras preguntas consignadas en la consulta.
Respecto de la posibilidad de aplicar la retención en la fuente a título de renta e impuesto a las ventas (tercer punto de la consulta), es preciso recordar que este mecanismo está instituido para facilitar, acelerar y asegurar el recaudo, con el objeto de conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause. Tratándose del impuesto sobre la renta y complementarios, esta grava los ingresos que puedan llegar a incrementar el patrimonio, siendo contribuyente toda aquella persona tanto natural como jurídica que se encuentren sometidos a este, es decir todos aquellos que no han sido exceptuados por la ley.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.13 Análisis de los comprobantes fiscales. El notario deberá examinar los comprobantes fiscales que se le presentan cuando un certificado de paz y salvo aparezca con enmendaduras, tachaduras o adulteraciones, debe retenerlo y enviarlo al administrador de impuestos respectivo, sin autorizar la escritura.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.14. Casos en los que no se requieren comprobantes fiscales. En los casos de participación material del inmueble no se exigirá la presentación de comprobantes fiscales a menos que en la misma escritura se enajene o agrave alguna de las porciones. Tampoco será necesarios en la ampliación y cancelación de gravámenes.”
“Artículo 2.2.6.1.3.2.5. Falta de anotación de comprobante fiscal. Si un comprobante fiscal presentado y protocolizado en la oportunidad legal, no fue anotado en el original de la escritura como lo establece el artículo 44 del decreto-ley 0960 de 1970, podrá el notario hacerlo en cualquier tiempo dejando constancia del hecho con su firma. La reproducción del texto del comprobante se hará también al final de las copias que se hayan expedido, debidamente suscrita por el notario.”
Ley 1430 de 2010.
“Artículo 60. Carácter real del impuesto predial unificado. El impuesto predial unificado es un gravamen real que recae sobre los bienes raíces, podrá hacerse efectivo con el respectivo predio independientemente de quien sea su propietario, de tal suerte que el respectivo municipio podrá perseguir el inmueble sea quien fuere el que lo posea, y a cualquier título que lo haya adquirido.
Esta disposición no tendrá lugar contra el tercero que haya adquirido el inmueble en pública subasta ordenada por el juez, caso en el cual el juez deberá cubrirlos con cargo al producto del remate.
Para autorizar el otorgamiento de escritura pública de actos de transferencia de domicilio <sic> sobre inmueble, deberá acreditarse ante el notario que el predio se encuentra al día por concepto del impuesto predial.
Para el caso del autoevalúo, cuando surjan liquidaciones oficiales de revisión con posterioridad la transferencia del predio, la responsabilidad para el pago de los mayores valores determinados recae en cabeza del propietario y/o poseedor de la respectiva vigencia fiscal.”
Instrucción administrativa No. 01 de 2008 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Mediante sentencia del 10 de octubre de 2007, el Consejo de Estado- Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, declaró la nulidad del concepto emitido por la DIAN No. 051202 del 14 de agosto de 2002, mediante el cual se declaraba la obligación por parte de los señores Notarios de cobrar el Impuesto de Timbre en el otorgamiento de escrituras públicas contentivas de insinuación de donaciones que superen los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales. El impuesto de timbre se causaba sobre el valor de la donación siempre y cuando el valor de la escritura pública que la autorizaba excediera la cuantía tope señalada en el artículo 519 del Estatuto Tributario, salvo que se tratara de la enajenación de inmuebles o de naves, o la constitución o cancelación de hipotecas sobre los mismos.
En la providencia citada se concluye que el impuesto de timbre no se causa por la simple extensión de la escritura, sino que surge a partir del cumplimiento de dos requisitos: que se afecte de alguna manera la órbita obligacional y se supere el tope o cuantía económica indicada en cada vigencia fiscal. Después de analizar el acto de insinuación de una donación, consistente en la autorización que hace el Notario a la manifestación de voluntad del donante de transferir bienes al donatario, se concluye que a través de él no se da nacimiento, modifica, extingue, prorroga o cede alguna obligación, por lo que no es hecho generador del Impuesto de Timbre.
En tales condiciones y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 519 del Estatuto Tributario, es preciso aclarar que la escritura pública mediante la cual se insinúa una donación no genera el pago del Impuesto de Timbre, dado que en dicho acto no hay afectación alguna de obligaciones.”
Instrucción administrativa No. 21 de 2006 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Los artículos 40, 43 y 44 del decreto 960 de 1970, regulan lo relativo a la exigencia de los comprobantes fiscales.
Las normas mencionadas exigen la presentación de los comprobantes fiscales para que el notario autorice la correspondiente escritura. Sin embargo, del análisis de la ley 14 de 1983 en el artículo citado, se infiere que se debe exigir el certificado catastral y la paz y salvo municipal, solamente cuando se trate de la autorización de actos de transferencia, constitución o limitación de dominio de inmuebles. Nótese que la norma no menciona el acto de arrendamiento de bienes inmuebles por escritura pública. Ello conlleva a afirmar que no le está dado a los notarios solicitar o exigir un requisito para un acto escriturario no regulado en la ley.
Conviene precisar que sobre el particular esta Entidad ya se había pronunciado, en un concepto publicado en la revista Infolios ISSN 0120-5145, páginas 232 a 234, en el que se expresa: “Los interesados están en la obligación de presentar al Notario los siguientes comprobantes fiscales: a) Paz y salvo Predial o Municipal. Se exige en aquellos actos de transferencia, constitución o limitación de dominio de inmuebles.”
En este orden de ideas, es claro que a los notarios no les está permitido exigir el Paz y Salvo Predial, cuando se trate de contratos de arrendamiento por escritura pública; sólo en actos de transferencia, constitución o limitación de dominio de inmuebles.”
Ley 33 de 1896.
“Artículo 1. En los departamentos en donde se establecido el impuesto directo sobre propiedad raíz, los notarios o los que hagan sus veces no prestaran su oficio en el otorgamiento de instrumentos que graven o cambien la propiedad de fincas raíces, sin que se les presente por los interesados el comprobante de que la finca o fincas a que el instrumento va a referirse, están a de paz y salvo con el respectivo tesoro departamental por lo que le corresponde por impuesto directo hasta la fecha del mismo otorgamiento. Si el instrumento versa sobre la propiedad de fincas situadas en un departamento distinto, del de su otorgamiento, siempre se exigirá la formalidad apuntada, si en el lugar de la ubicación exigiere el gravamen de que se trata.
El comprobante de haberse pagado el impuesto directo se agregará al protocolo a fin de que se inserte en las copias que se expidan de los instrumentos en que conforme a la ley fuere necesario.”
“Artículo 2. La omisión de lo preceptuado por esta ley no es causa de nulidad de los instrumentos en que se haya incurrido, pero el notario o funcionario responsable será castigado con la suspensión de su empleo por uno o tres meses y además con una multa igual al importe del impuesto que haya dejado de cubrirse hasta la fecha de otorgamiento del instrumento de que se trate.”
CAPÍTULO II.
DE LAS CANCELACIONES
CANCELACIÓN DE ESCRITURA PÚBLICA.
ARTÍCULO 45.
La cancelación de una escritura puede hacerse por declaración de los interesados o por decisión judicial en los casos de Ley. (Aparte subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-355-97 del 4 de agosto de 1997, Magistrado Ponente Dr. Vladimiro Naranjo Mesa.)
Normas concordantes.
Instrucción administrativa No. 04 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“La cancelación de una escritura pública puede realizarse por la voluntad de las partes que intervinieron en el acto constituyente o por decisión judicial; para ello, el Notario deberá dejar constancia de esta situación en la escritura (matriz) que reposa en el protocolo notarial, bajo la imposición de una nota de cancelación en el cuerpo mismo del texto escriturario que se cancela.
Ha de precisarse que las cancelaciones a las que se refieren los artículos transcritos son las que se producen con efectos de fe pública, en otras palabras, las que autoriza el Notario, quien se encuentra llamado al acatamiento riguroso de la formalidad que establece la Ley. En aquella cancelación que ordena el juez, se debe precisar que, mediante ella no se entrega fe pública, por cuanto el operador judicial simplemente ordena la cancelación en virtud de la autoridad que representa y el destinatario de la medida (Notario-registrador) deberá cumplirla previo el lleno de los requisitos establecidos en la Ley.
Por otra parte, aunque en principio el ejercicio fedatario en el contexto notarial se encuentra normado, algunos aspectos no regulados requieren la aplicación de un tratamiento ortodoxo, en aras de garantizar una mejor prestación del servicio. Ejemplo de ello lo constituye la conservación y custodia de la información producida; en efecto, en relación con este ítem la norma detalla la conformación del protocolo, la forma en que debe almacenarse la información correspondiente, el lugar en que debe reposar y el procedimiento o método de expedición de copias y consulta de su información, todo ello, de conformidad con lo establecido en el numerales 6° y 7° del artículo 3, y los artículos 79 al 91 y 106 al 115 del Decreto Ley 960 de 1970; estos parámetros servirían de guía para su implementación voluntaria en la memoria de otras diligencias del servicio.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.14. Casos en los que no se requieren comprobantes fiscales. En los casos de participación material del inmueble no se exigirá la presentación de comprobantes fiscales a menos que en la misma escritura se enajene o agrave alguna de las porciones. Tampoco será necesarios en la ampliación y cancelación de gravámenes.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-839 de 2013. Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.
“La posibilidad de que la víctima solicite la suspensión del poder dispositivo de los bienes sujetos a registro cuando existan motivos fundados para inferir que el título de propiedad fue obtenido fraudulentamente en nada afecta la estructura o los principios del sistema penal acusatorio por los siguientes motivos: (i) desde el punto de vista procesal, la suspensión del poder dispositivo de los bienes sujetos a registro cuando existan motivos fundados para inferir que el título de propiedad fue obtenido fraudulentamente es una medida exclusivamente patrimonial que no tiene una incidencia necesaria sobre la determinación de la responsabilidad penal, a tal punto que puede ordenarse pese a que no exista sentencia condenatoria. (ii) Desde un punto de vista sistemático, el otorgamiento de facultades a la víctima para solicitar la suspensión del poder de los bienes sujetos a registro cuando existan motivos fundados para inferir que el título de propiedad fue obtenido fraudulentamente, no implica una modificación de la estructura o el funcionamiento del sistema acusatorio, pues el Código de Procedimiento Penal permite actualmente que otras medidas cautelares o patrimoniales como el embargo o el secuestro sean solicitadas por las víctimas. (iii)
Finalmente, otorgar a la víctima esta facultad tampoco afecta el principio de igualdad de armas ni representa un desequilibrio para las partes, el cual exige que los actores sean contenedores que se enfrentan a un juez imparcial en un debate al que ambos deben entrar con las mismas herramientas de ataque y protección.”
Sentencia C-355 de 1997. Magistrado Ponente: Vladimiro Naranjo Mesa.
“Por lo que se refiere a la inexistencia de un acto como causa de cancelación de la escritura pública que lo contiene, el legislador tiene plena libertad para decidir en qué circunstancias el notario público puede proceder a tal cancelación, o el registrador a la cancelación de la inscripción de un registro debido a la inexistencia del acto, sin que con ello vulnere precepto superior alguno. No encuentra la Corte que las normas demandadas vulneren la Constitución.
El legislador bien puede considerar que cuando un acto se ha elevado a escritura pública o ha sido inscrito en el registro de instrumentos públicos, tiene por esas solas circunstancias una apariencia de legalidad que debe ser desvirtuada o bien por la declaración de los propios interesados, o bien por la del juez, en caso de controversia.”
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“FUNCIÓN NOTARIAL, NOTARIOS Y
ORGANIZACIÓN NOTARIAL
(…)
3. LOS ACTOS NOTARIALES TRADICIONALES
(…)
3.2. Las escrituras públicas
(…)
17) La cancelación de escrituras
a) La cancelación de una escritura, puede hacerse por declaración de los interesados o por decisión judicial en los casos de ley.
b) El otorgante o los otorgantes de una escritura pueden declararla cancelada o sin efecto por decisión individual o por mutuo acuerdo según el caso, en una nueva escritura, con todos los requisitos legales, siempre que la retractación o revocación no esté prohibida.
c) La cancelación decretada judicialmente se comunicará al notario que conserva el original de la escritura cancelada mediante exhorto, que ha de contener la transcripción textual del encabezamiento, fecha y parte resolutiva pertinente de la providencia, y que será protocolizado directamente por el interesado.
d) La extinción de las obligaciones que consten en escritura pública se producirá por los medios extintivos contemplados en la ley y la cancelación de los instrumentos en que consten las obligaciones, se hará de la manera estatuida en la misma.
e) La cancelación de gravámenes o limitaciones o condiciones que aparezcan en una escritura pública, se hará por el titular del derecho, en otra escritura.
f) Cuando se trate de cancelación de hipoteca, bastará la declaración del acreedor de ser él el actual titular del crédito.
Quien actúe como causahabiente en el crédito o como representante del acreedor deberá comprobar su calidad de tal con los documentos pertinentes, de los cuales se hará mención del mismo instrumento, bajo la fe del notario.”[74]
CANCELACIÓN VOLUNTARIA.
ARTÍCULO 46.
El otorgante o los otorgantes de una escritura pueden declararla cancelada o sin efecto por decisión individual o por mutuo acuerdo según el caso, en una nueva escritura, con todos los requisitos legales, siempre que la retractación o revocación no esté prohibida.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.3.2. Formalidades para la revocatoria del testamento. La escritura que contenga la simple declaración del otorgante de revocar su testamento deberá llenar las mismas formalidades del testamento.”
“Artículo 2.2.6.1.3.2.1 Cambio de inmueble objeto de la escritura pública. Cuando se pretenda cambiar el inmueble objeto del negocio jurídico no podrá autorizarse escritura de corrección ni aclaratoria. En este caso los otorgantes deberán cancelar o dejar sin efecto la anterior, por medio de una nueva de la cual se tomará la correspondiente nota de referencia. Esta escritura de cancelación se tendrá como un acto sin cuantía.
Esta escritura de cancelación se tendrá como un acto sin cuantía.
Sólo procede escritura de aclaración de la de constitución de sociedades, cuando aún no se ha inscrito en la cámara de comercio. Esta escritura debe ser otorgada por todos los socios.”
Código Civil.
“Artículo 15. Renunciabilidad de los derechos. Podrán renunciarse los derechos conferidos por las leyes, con tal que sólo miren al interés individual del renunciante, y que no esté prohibida la renuncia.”
“Artículo 16. Derogatoria normativa por convenio. No podrán derogarse por convenios particulares las leyes en cuya observancia están interesados el orden y las buenas costumbres.”
“Artículo 1057. Revocabilidad del testamento. Todas las disposiciones testamentarias son esencialmente revocables, sin embargo, de que el testador exprese en el testamento la determinación de no revocarlas. Las cláusulas derogatorias de sus disposiciones futuras se tendrán por no escritas, aunque se confirmen con juramento. Si en un testamento anterior se hubiere ordenado que no valga su revocación si no se hiciere con ciertas palabras o señales, se mirará esta disposición como no escrita.”
“Artículo 1858. Derecho de retractación. Si los contratantes estipularen que la venta de otras cosas que las enumeradas en el inciso 2o. Del artículo precedente, no se repute perfecta hasta el otorgamiento de escritura pública o privada, podrá cualquiera de las partes retractarse mientras no se otorgue la escritura o no haya principiado la entrega de la cosa vendida.”
“Artículo 1859. Arras de retractación. Si se vende con arras, esto es, dando una cosa en prenda* de la celebración o ejecución del contrato, se entiende que cada uno de los contratantes podrá retractarse; el que ha dado las arras, perdiéndoles, y el que las ha recibido, restituyéndolas dobladas.”
CANCELACIÓN JUDICIAL.
ARTÍCULO 47.
La cancelación decretada judicialmente se comunicará al Notario que conserva el original de la escritura cancelada mediante exhorto, que ha de contener la transcripción textual del encabezamiento, fecha y parte resolutiva pertinente de la providencia, y que será protocolizado directamente por el interesado.
Normas concordantes.
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 111. Comunicaciones. Los tribunales y jueces deberán entenderse entre sí, con las autoridades y con los particulares, por medio de despachos y oficios que se enviarán por el medio más rápido y con las debidas seguridades. Los oficios y despachos serán firmados únicamente por el secretario. Las comunicaciones de que trata este artículo podrán remitirse a través de mensajes de datos.
El juez también podrá comunicarse con las autoridades o con los particulares por cualquier medio técnico de comunicación que tenga a su disposición, de lo cual deberá dejar constancia.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-839 de 2013. Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.
“La posibilidad de que la víctima solicite la suspensión del poder dispositivo de los bienes sujetos a registro cuando existan motivos fundados para inferir que el título de propiedad fue obtenido fraudulentamente en nada afecta la estructura o los principios del sistema penal acusatorio por los siguientes motivos: (i) Desde el punto de vista procesal, la suspensión del poder dispositivo de los bienes sujetos a registro cuando existan motivos fundados para inferir que el título de propiedad fue obtenido fraudulentamente es una medida exclusivamente patrimonial que no tiene una incidencia necesaria sobre la determinación de la responsabilidad penal, a tal punto que puede ordenarse pese a que no exista sentencia condenatoria. (ii) Desde un punto de vista sistemático, el otorgamiento de facultades a la víctima para solicitar la suspensión del poder dispositivo de los bienes sujetos a registro cuando existan motivos fundados para inferir que el título de propiedad fue obtenido fraudulentamente, no implica una modificación de la estructura o el funcionamiento del sistema acusatorio, pues el Código de Procedimiento Penal permite actualmente que otras medidas cautelares o patrimoniales como el embargo o el secuestro sean solicitadas por las víctimas. (iii) Finalmente, otorgar a la víctima esta facultad tampoco afecta el principio de igualdad de armas ni representa un desequilibrio para las partes, el cual exige que los actores sean contendores que se enfrentan ante un juez imparcial en un debate al que ambos deben entrar con las mismas herramientas de ataque y protección.”
Sentencia C-355 de 1997. Magistrado Ponente: Vladimiro Naranjo Mesa.
“Verificados los Diarios Oficiales números 33.139 y 33.118, se observa que en ambos está publicado, y en versiones diferentes, el Decreto 1250 del 27 de julio de 1970. Se transcriben a continuación las dos versiones correspondientes al artículo 40 del Decreto 1250, aclarando que el texto que fue demandado corresponde a la versión que fue publicada en el Diario Oficial No 33.139. Sobre esta irregularidad se hará claridad en la parte considerativa de esta sentencia. Además, se advierte que la parte subrayada del artículo 40, que corresponde a la versión del Diario Oficial No 33.139, es la demandada, así como la subrayada del artículo 42 del Decreto 960 de 1970.”
Doctrinas.
Estatuto del Notariado Colombiano-Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela.
“De las cancelaciones
Cancelación voluntaria, por orden judicial y por orden administrativa
(…)
CANCELACIÓN DE ESCRITURAS POR ORDEN JUDICIAL
(Fiscalía General de la Nación)
La cancelación de una escritura pública procede mediante la aplicación de dos mecanismos: por declaración de los interesados consignada en un instrumento similar, y por decisión judicial. En el primer evento, la escritura por la cual se cancela otra debe extenderse, otorgarse y autorizarse con la observancia de todos los requisitos legales exigidos para esta clase de documentos. Con fundamento en ella, y una vez formalizada, el notario que la autoriza ha de estampar la nota de cancelación correspondiente en la escritura afectada si esta reposa en el protocolo de la oficina a su cargo.
Si el acto de cancelación se surte ante notario distinto de aquel que conserva el original, este debe expedir certificado con destino a quien lo tiene para que, una vez protocolizado, este produzca la cancelación.
Ahora bien, de conformidad con lo establecido por el artículo 1. ° del Decreto 2699 de 1991, la fiscalía general de la Nación forma parte de la rama judicial; y se entiende por funcionario judicial, el fiscal o el juez, en los términos del artículo 572 del Código de Procedimiento Penal. Estos funcionarios se encuentran facultados por el artículo 61 del Estatuto Procesal (hoy art. 85 y 101 del nuevo Código de Procedimiento Penal, Ley 906 de 2004), para ordenar la cancelación de los títulos de propiedad cuando en cualquier momento procesal se demuestre su obtención de manera fraudulenta; y constituye desacato el no acatarla.”[75]
EXTINCIÓN DE LAS OBLIGACIONES.
ARTÍCULO 48.
La extinción de las obligaciones que consten en escritura pública se producirá por los medios extintivos contemplados en la Ley; la cancelación de los instrumentos en que consten las obligaciones se hará de la manera estatuida en el presente capítulo.
Normas concordantes.
Código Civil.
“Artículo 1625. Modos de extinción. Toda obligación puede extinguirse por una convención en que las partes interesadas, siendo capaces de disponer libremente de lo suyo, consientan en darla por nula.
Las obligaciones se extinguen además en todo o en parte:
1o.) Por la solución o pago efectivo.
2o.) Por la novación.
3o.) Por la transacción.
4o.) Por la remisión.
5o.) Por la compensación.
6o.) Por la confusión.
7o.) Por la pérdida de la cosa que se debe.
8o.) Por la declaración de nulidad o por la rescisión.
9o.) Por el evento de la condición resolutoria.
10.) Por la prescripción.
De la transacción y la prescripción se tratará al fin de este libro; de la condición resolutoria se ha tratado en el título de las obligaciones condicionales.”
“Artículo 1766. Simulación. Las escrituras privadas, hechas por los contratantes para alterar lo pactado en escritura pública, no producirán efecto contra terceros.
Tampoco lo producirán las contraescrituras públicas, cuando no se ha tomado razón de su contenido al margen de la escritura matriz, cuyas disposiciones se alteran en la contraescritura, y del traslado en cuya virtud ha obrado el tercero.”
Jurisprudencias.
Sentencia SL 3276 de 2021. Magistrado Ponente: Carlos Arturo Guarín Jurado.
“El Juez goza de libre valoración de los medios de convicción, por lo que solo podrá quebrarse lo decidido, si en ese ejercicio atentó contra la lógica de lo razonable o arribó conclusiones fácticas en abierta oposición a lo expuesto por la evidencia.
Así lo ha insistido la jurisprudencia, al adoctrinar entre otras, en las sentencias CSJ SL2574-2019; CSJ SL4444-2019; CSJ SL2610-2020; CSJSL3827-2020; CSJ SL1221-2021; CSJ SL1437-2021 y CSJ SL1529-2021, que los yerros fácticos que conducen a casar un proveído son aquellos a los que llega el sentenciador o por desconocimiento de la prueba o por su errónea apreciación, pero con connotación de evidentes, manifiestos o protuberantes.
Se resalta lo anterior, porque conviene recordar que «el hecho de no compartir […] la razonable estimación efectuada por el fallador a las pruebas existentes en el expediente», que es lo que expone el censor, no evidencia un yerro ostensible en el fallo, según se ha explicado en las sentencias CSJ SL2051-2014 y CSJ SL483-2021 con referencia en la CSJ SL, 23 mar. 2001, rad. 15148.”
Sentencia SC-5569 de 2019. Magistrado Ponente: Luis Armando Tolosa Villabona.
“Ausencia de novación. Al tenor del art.1687 del C.C., la novación es un acto jurídico por medio del cual hay «(…) sustitución de una nueva obligación a otra anterior, la cual queda, por tanto, extinguida».
Com o manifestación de la voluntad exige capacidad jurídica y de obrar para expresar el consentimiento; del mismo modo, reviste un animas novandi, como intención de llevar la a cabo; de manera que el acto reclama la validez de la obligación primitiva, así como la «(…) del contrato de novación» (art. 168 9 ejúsdem).
Si la novación es sustitución obligación al (art. 1687), no se puede equiparar, como erróneamente se expone en la censura, con el simple traspaso de un crédito, mutatio creditoris o de la deuda como mutatio debitorís al contrario, la novación siempre apareja, como doble efecto, la extinción de una obligación (extintivo) y e l nacimiento o de otra diferente (constitutivo) , «aliquid novin” cuanto , la segunda obligación es novedos a respect o de la obligación primitiva .
L o aquí razonado, implica que «(…) el procurador o mandatario no puede novar si no tiene especial facultad para ello, o no tiene la libre administración de los negocios del comitente o del negocio a que pertenece la deuda «En su estructura puede revestir las siguientes formas, en los términos del art. 1690.”
Doctrinas.
Clases de obligaciones (cuadro del autor).
Ilustración Clases de obligaciones- cuadro del autor.
CANCELACIÓN DE GRAVÁMENES O LIMITACIONES.
ARTÍCULO 49.
La cancelación de gravámenes o limitaciones o condiciones que aparezcan en una escritura pública se hará por el titular del derecho, en otra escritura.
Normas concordantes.
Código civil.
“Artículo 1546. Condición resolutoria tacita. En los contratos bilaterales va envuelta la condición resolutoria en caso de no cumplirse por uno de los contratantes lo pactado.
Pero en tal caso podrá el otro contratante pedir a su arbitrio, o la resolución o el cumplimiento del contrato con indemnización de perjuicios.”
“Artículo 1548. Enajenación o gravamen de inmuebles debidos bajo condición. Si el que debe un inmueble bajo condición lo enajena, o lo grava con hipoteca o servidumbre, no podrá resolverse la enajenación o gravamen, sino cuando la condición constaba en el título respectivo, inscrito u otorgado por escritura pública.”
“Artículo 1766. Simulación. Las escrituras privadas, hechas por los contratantes para alterar lo pactado en escritura pública, no producirán efecto contra terceros.
Tampoco lo producirán las contraescrituras públicas, cuando no se ha tomado razón de su contenido al margen de la escritura matriz, cuyas disposiciones se alteran en la contraescritura, y del traslado en cuya virtud ha obrado el tercero.”
“Artículo 1933. Efectos de la resolución frente a terceros poseedores. La resolución por no haberse pagado el precio no da derecho al vendedor contra terceros poseedores, sino en conformidad a los artículos 1547 y 1548.”
“Artículo 1935. Concepto de pacto comisorio. Por el pacto comisorio se estipula expresamente que, no pagándose el precio al tiempo convenido, se resolverá el contrato de venta.
Entiéndese siempre esta estipulación en el contrato de venta, y cuando se expresa, toma el nombre de pacto comisorio, y produce los efectos que van a indicarse.”
“Artículo 1940. Efectos respecto a terceros. El pacto de retroventa, en sus efectos contra terceros, se sujeta a lo dispuesto en los artículos 1547 y 1548.”
Doctrinas.
Ministerio de vivienda- Año: 2020. Cancelación gravámenes y limitaciones al derecho de dominio constituidos a favor del ICT-INURBE-MVCT (ver página 268).
CANCELACIÓN DE HIPOTECAS.
ARTÍCULO 50.
Cuando se trate de cancelación de hipotecas, bastará la declaración del acreedor de ser él el actual titular del crédito.
Quien actúe como causahabiente en el crédito o como representante del acreedor deberá comprobar su calidad de tal con los documentos pertinentes, de los cuales ser hará mención en el mismo instrumento, bajo la fe del Notario.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.2.1. Protocolización de documentos. El causahabiente del crédito o el representante del acreedor deberán protocolizar con la escritura de cancelación de la hipoteca, copia de los documentos pertinentes con los cuales compruebe su calidad.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 509. Presentación de la partición, objeciones y aprobación. Una vez presentada la partición, se procederá así:
1. El juez dictará de plano sentencia aprobatoria si los herederos y el cónyuge sobreviviente o el compañero permanente lo solicitan. En los demás casos conferirá traslado de la partición a todos los interesados por el término de cinco (5) días, dentro del cual podrán formular objeciones con expresión de los hechos que les sirvan de fundamento.
2. Si ninguna objeción se propone, el juez dictará sentencia aprobatoria de la partición, la cual no es apelable.
3. Todas las objeciones que se formulen se tramitarán conjuntamente como incidente, pero si ninguna prospera, así lo declarará el juez en la sentencia aprobatoria de la partición.
4. Si el juez encuentra fundada alguna objeción, resolverá el incidente por auto, en el cual ordenará que se rehaga la partición en el término que señale y expresará concretamente el sentido en que debe modificarse. Dicha orden se comunicará al partidor por el medio más expedito.
5. Háyanse o no propuesto objeciones, el juez ordenará que la partición se rehaga cuando no esté conforme a derecho y el cónyuge o compañero permanente, o algunos de los herederos fuere incapaz o estuviere ausente y carezca de apoderado.
6. Rehecha la partición, el juez la aprobará por sentencia si la encuentra ajustada al auto que ordenó modificarla; en caso contrario dictará auto que ordene al partidor reajustarla en el término que le señale.
7. La sentencia que verse sobre bienes sometidos a registro será inscrita, lo mismo que las hijuelas, en las oficinas respectivas, en copia que se agregará luego al expediente.
La partición y la sentencia que la aprueba serán protocolizadas en una notaría del lugar que el juez determine, de lo cual se dejará constancia en el expediente.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 27. El causahabiente del crédito o el representante del acreedor deberá protocolizar con la escritura de cancelación de la hipoteca, copia de los documentos pertinentes con los cuales compruebe su calidad.”
Código Civil.
“Artículo 1400. Entrega de títulos. Efectuada la partición, se entregarán a los partícipes los títulos particulares de los objetos que les hubieren cabido.
Los títulos de cualquier objeto que hubieren sufrido división pertenecerán a la persona designada al efecto por el testador, o en defecto de esta designación, a la persona a quien hubiere cabido la mayor parte; con cargo de exhibirlos a favor de los otros partícipes, y de permitirles que tengan traslado de ellos cuando lo pidan.
En caso de igualdad se decidirá la competencia por sorteo.”
“Artículo 1401. Efectos de la partición. Cada asignatario se reputará haber sucedido inmediata y exclusivamente al difunto, en todos los efectos que le hubieren cabido, y no haber tenido jamás parte alguna en los otros efectos de la sucesión.
Por consiguiente, si alguno de los coasignatarios ha enajenado una cosa que en la partición se adjudica a otro de ellos, se podrá proceder como en el caso de la venta de cosa ajena.”
“Artículo 2457. Extinción de la hipoteca. La hipoteca se extingue junto con la obligación principal.
Se extingue, asimismo, por la resolución del derecho del que la constituyó, o por el evento de la condición resolutoria, según las reglas legales. Se extingue, además, por la llegada del día hasta el cual fue constituida.
Y por la cancelación que el acreedor acordare por escritura pública, de que se tome razón al margen de la inscripción respectiva.”
Jurisprudencias.
Sentencia T-263 de 2005. Magistrado Ponente: Jaime Araujo Rentería.
“La jurisprudencia Constitucional ha manifestado que las entidades financieras, en las actuaciones frente a sus usuarios, se encuentran en una posición privilegiada. Esta condición les otorga prerrogativas superiores a las de los particulares, no obstante, les impone la obligación de garantizar el ejercicio de los derechos fundamentales de sus clientes y, entre ellos, del debido proceso, máxime habida cuenta del carácter de servicio de interés público que la actividad financiera reviste.”
Sentencia SU-157 de 1999. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero.
“En el derecho colombiano es claro que la actividad bancaria es un servicio público, pues sus nítidas características así lo determinan. En efecto, la importancia de la labor que desempeñan para una comunidad económicamente organizada en el sistema de mercado, el interés comunitario que le es implícito, o interés público de la actividad y la necesidad de permanencia, continuidad, regularidad y generalidad de su acción, indican que la actividad bancaria es indispensablemente un servicio público.”
Doctrinas.
Ministerio de vivienda- Año: 2020. Cancelación gravámenes y limitaciones al derecho de dominio constituidos a favor del ICT-INURBE-MVCT (ver página 268).
CANCELACIÓN POR LOS SUCESORES DEL CRÉDITO
ARTÍCULO 51.
Artículo modificado por el artículo 38 del Decreto 2163 de 1970, publicada en el Diario Oficial No. 33.213 del 16 de diciembre de 1970. El nuevo texto es el siguiente: Cuando fallecido el acreedor no se hubiere aún liquidado su sucesión, o el crédito no hubiere sido adjudicado, podrán hacer la cancelación todos los herederos que hayan aceptado la herencia y el cónyuge sobreviviente, quienes probarán su calidad de tales con copia de los autos de reconocimiento y certificación de que no existen otros interesados reconocidos.
Si se tratare de sucesión testada y hubiere albacea con tenencia de bienes, podrá éste, conjuntamente con el cónyuge, hacer las cancelaciones. En tal caso deberá probarse la extensión y vigencia del albaceazgo y la calidad del cónyuge.
En estos casos, y tratándose de sucesiones en curso, el valor del crédito será depositado en el juzgado del conocimiento, y el notario no expedirá certificado de cancelación mientras no se acredite ante él que el depósito ha sido constituido con destino a la sucesión.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 51.
Cuando fallecido el acreedor no se hubiere aún liquidado su sucesión o el crédito no hubiere sido adjudicado, podrán hacer la cancelación todos los herederos que hayan aceptado la herencia y el cónyuge sobreviviente, quienes probarán su calidad de tales con copia de los autores de reconocimiento y certificación de que no existen otros interesados reconocidos.
Si se tratare de sucesión testada y hubiere albacea con tenencia de bienes, podrá éste, conjuntamente con el cónyuge, hacer las cancelaciones. En tal caso deberá probarse la extensión y vigencia de albaceazgo y la calidad de cónyuge.
Normas concordantes.
Ley 2277 de 2022.
“Artículo 292-3. Impuesto al patrimonio-sujetos pasivos. Créase un impuesto denominado impuesto al patrimonio. Están sometidos al impuesto:
- Las personas naturales y las sucesiones ilíquidas, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios o de regímenes sustitutivos del impuesto sobre la renta.
- Las personas naturales, nacionales o extranjeras, que no tengan residencia en el país, respecto de su patrimonio poseído directamente en el país, salvo las excepciones previstas en los tratados internacionales y en el derecho interno.
- Las personas naturales, nacionales o extranjeras, que no tengan residencia en el país, respecto de su patrimonio poseído indirectamente a través de establecimientos permanentes, en el país, salvo las excepciones previstas en los tratados internacionales y en el derecho interno.
- Las sucesiones ilíquidas de causantes sin residencia en el país al momento de su muerte respecto de su patrimonio poseído en el país.
- Las sociedades. o entidades extranjeras que no sean declarantes del impuesto sobre la renta en el país, y que posean bienes ubicados en Colombia diferentes a acciones, cuentas por cobrar y/o inversiones de portafolio de conformidad con el artículo 2.17.2,2.1,2 del Decreto 1068 de 2015 y el 18-1 de este Estatuto, como inmuebles, yates, botes, lanchas, obras de arte, aeronaves o derechos mineros o petroleros. No serán sujetos pasivos del impuesto al patrimonio las sociedades o entidades extranjeras, que no sean declarantes del impuesto sobre la renta en el país, y que suscriban contratos de arrendamiento financiero con entidades o personas que sean residentes en Colombia.
Parágrafo 1. Para que apliquen las exclusiones consagradas en el numeral 5 del presente artículo, las acciones, cuentas por cobrar, inversiones de portafolio y contratos de arrendamiento financiero deben cumplir en debida forma con las obligaciones previstas en el régimen cambiario vigente en Colombia.
Parágrafo 2. Para el caso de los contribuyentes del impuesto al patrimonio señalados en el numeral 3 del presente artículo, el deber formal de declarar estará en cabeza del establecimiento permanente.”
“Artículo 307. Ganancias ocasionales exentas. Las ganancias ocasionales que se enumeran de continuación están exentas del impuesto a las ganancias ocasionales:
- El equivalente a las primeras trece mil (13. 000) UVT del valor de un inmueble de vivienda de habitación de propiedad del causante.
- El equivalente a las primeras seis mil quinientas (6.500) UVT de bienes inmuebles diferentes a la vivienda de habitación de propiedad del causante.
- El equivalente a las primeras tres mil doscientas cincuenta (3.250) UVT del valor. de las asignaciones que por concepto de porción conyugal o de herencia O legado. reciban el cónyuge supérstite y cada uno de los herederos o legatarios, según el caso.
- El veinte por ciento (20%)) del valor de los bienes y derechos recibidos por personas diferentes de los legitimarios y/o el cónyuge supérstite por concepto de herencias y legados, y el veinte por ciento (20%) de los bienes y derechos recibidos por concepto de donaciones y de otros actos jurídicos inter vivos celebrados a título gratuito, sin que dicha suma supere el equivalente a mil seiscientos veinticinco (1.625) UVT.
- Igualmente están exentos los libros, las ropas y utensilios y uso personal y el mobiliario de la casa del causante.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 488. Demanda. Desde el fallecimiento de una persona, cualquiera de los interesados que indica el artículo 1312 del código civil o el compañero permanente con sociedad patrimonial reconocida, podrá pedir la apertura del proceso de sucesión. La demanda deberá contener:
1. El nombre y vecindad del demandante e indicación del interés que le asiste para proponerla.
2. El nombre del causante y su último domicilio.
3. El nombre y la dirección de todos los herederos conocidos.
4. La manifestación de si se acepta la herencia pura y simplemente o con beneficio de inventario, cuando se trate de heredero. En caso de que guarde silencio se entenderá que la acepta con beneficio de inventario.”
“Artículo 491. Reconocimiento de interesados. Para el reconocimiento de interesados se aplicarán las siguientes reglas:
1. En el auto que declare abierto el proceso se reconocerán los herederos, legatarios, cónyuge, compañero permanente o albacea que hayan solicitado su apertura, si aparece la prueba de su respectiva calidad.
2. Los acreedores podrán hacer valer sus créditos dentro del proceso hasta que termine la diligencia de inventario, durante la cual se resolverá sobre su inclusión en él.
3. Desde que se declare abierto el proceso y hasta antes de la ejecutoria de la sentencia aprobatoria de la última partición o adjudicación de bienes, cualquier heredero, legatario o cesionario de estos, el cónyuge o compañero permanente o el albacea podrán pedir que se les reconozca su calidad. Si se trata de heredero, se aplicará lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 488. En caso de que haya sido aprobada una partición parcial, no podrá ser modificada en el mismo proceso.
Si la asignación estuviere sometida a condición suspensiva, deberá acompañarse la prueba del hecho que acredite el cumplimiento de la condición.
Los interesados que comparezcan después de la apertura del proceso lo tomarán en el estado en que se encuentre.
4. Cuando se hubieren reconocido herederos o legatarios y se presenten otros, solo se les reconocerá si fueren de igual o de mejor derecho.
La solicitud de quien pretenda ser heredero o legatario de mejor derecho se tramitará como incidente, sin perjuicio de que la parte vencida haga valer su derecho en proceso separado.
5. El adquirente de todos o parte de los derechos de un asignatario podrá pedir dentro de la oportunidad indicada en el numeral 3, que se le reconozca como cesionario, para lo cual, a la solicitud acompañará la prueba de su calidad.
6. Cuando al proveer sobre el reconocimiento de un interesado el juez advierta deficiencia en la prueba de la calidad que invoca o en la personería de su representante o apoderado, lo denegará hasta cuando aquella se subsane.
7. Los autos que acepten o nieguen el reconocimiento de herederos, legatarios, cesionarios, cónyuge o compañero permanente, lo mismo que los que decidan el incidente de que trata el numeral 4, son apelables en el efecto diferido; pero si al mismo tiempo resuelven sobre la apertura de la sucesión, la apelación se surtirá en el efecto devolutivo.”
“Artículo 492. Requerimiento a herederos para ejercer el derecho de opción, y al cónyuge o compañero sobreviviente. Para los fines previstos en el artículo 1289 del código civil, el juez requerirá a cualquier asignatario para que en el término de veinte (20) días, prorrogable por otro igual, declare si acepta o repudia la asignación que se le hubiere deferido, y el juez ordenará el requerimiento si la calidad de asignatario aparece en el expediente, o el peticionario presenta la prueba respectiva.
De la misma manera se procederá respecto del cónyuge o compañero sobreviviente que no haya comparecido al proceso, para que manifieste si opta por gananciales, porción conyugal o marital, según el caso.
El requerimiento se hará mediante la notificación del auto que declaró abierto el proceso de sucesión, en la forma prevista en este código.
Si se ignora el paradero del asignatario, del cónyuge o compañero permanente y estos carecen de representante o apoderado, se les emplazará en la forma indicada en este código. Surtido el emplazamiento, si no hubiere comparecido, se le nombrará curador, a quien se le hará el requerimiento para los fines indicados en los incisos anteriores, según corresponda. El curador representará al ausente en el proceso hasta su apersonamiento y, en el caso de los asignatarios, podrá pedirle al juez que lo autorice para repudiar. El curador del cónyuge o compañero permanente procederá en la forma prevista en el artículo 495.
Los asignatarios que hubieren sido notificados personalmente o por aviso de la apertura del proceso de sucesión, y no comparezcan, se presumirá que repudian la herencia, según lo previsto en el artículo 1290 del código civil, a menos que demuestren que con anterioridad la habían aceptado expresa o tácitamente. En ningún caso, estos adjudicatarios podrán impugnar la partición con posterioridad a la ejecutoria de la sentencia que la aprueba.
Cuando el proceso de sucesión se hubiere iniciado por un acreedor y ningún heredero hubiere aceptado la herencia, ni lo hubiere hecho el instituto colombiano de bienestar familiar, el juez declarará terminado el proceso dos (2) meses después de agotado el emplazamiento previsto en el artículo 490, salvo que haya concurrido el cónyuge o compañero permanente a hacer valer su derecho.”
Instrucción administrativa No. 14 de 2012 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Trámite notarial de sucesión y su registro respecto de predios ubicados en zona declarada en desplazamiento forzado.
El artículo 4o del decreto 2007 de 2001, señala que los propietarios de los inmuebles ubicados dentro de las zonas rurales declaradas como de riesgo inminente de desplazamiento o de desplazamiento forzado por la violencia, que deseen transferir el derecho de dominio sobre los mismos, antes de que cesen los efectos de esta medida, deberán obtener del comité municipal, distrital o departamental de atención integral a la población desplazada por la violencia, autorización para enajenar el inmueble; o podrán transferirlo al INCORA, en aplicación de lo señalado en el inciso 4o del numeral 1 del artículo 19 de la ley 387 de 1997, evento en el cual, no se requiere de la autorización de dicho comité.”
Decreto 902 de 1988.
“Artículo 1o. Artículo modificado por el artículo 1 del Decreto 1729 de 1989. El nuevo texto es el siguiente: Podrán liquidarse ante notario público las herencias de cualquier cuantía y las sociedades conyugales cuando fuere el caso, siempre que los herederos, legatarios y el cónyuge sobreviviente, o los seccionarios de estos, sean plenamente capaces, procedan de común acuerdo y lo soliciten por escrito mediante apoderado, que deberá ser abogado titulado e inscrito.
También los acreedores podrán suscribir la solicitud, sin perjuicio de la citación a que se refiere el artículo 3o. De este Decreto.
Cuando el valor de los bienes relictos sea menor de cien mil pesos ($100.000.00), no será necesaria la intervención de apoderado. El valor señalado se incrementará en las fechas y porcentajes previstos en el artículo 3o. Del Decreto 522 de 1988.
La solicitud deberá presentarse personalmente por los apoderados o los peticionarios, según el caso, ante el notario del círculo que corresponda al último domicilio del causante en el territorio nacional, y si éste tenía varios, al del asiento principal de sus negocios. Si en el lugar hubiere más de un notario, podrá presentarse la solicitud ante cualquiera de ellos, a elección unánime de los interesados.
Parágrafo. Al trámite de este Decreto también podrá acogerse el heredero único.”
Código Civil.
“Artículo 1282. Derechos de aceptación o repudio de la herencia. Todo asignatario puede aceptar o repudiar libremente.
Exceptúanse las personas que no tuvieren la libre administración de sus bienes, las cuales no podrán aceptar o repudiar, sino por medio o con el consentimiento de sus representantes legales.
Se les prohíbe aceptar por sí solas, aun con el beneficio de inventario.
La mujer casada, sin embargo, podrá aceptar o repudiar con autorización judicial, en defecto de la del marido; conformándose a lo prevenido en el inciso final del artículo 191.”
“Artículo 1327. Definición de ejecutores testamentarios o albaceas. Ejecutores testamentarios o albaceas son aquéllos a quienes el testador da el cargo de hacer ejecutar sus disposiciones.”
“Artículo 1360. Duración del albaceazgo. El albaceazgo durará el tiempo cierto y determinado que se haya prefijado por el testador.”
“Artículo 1361. Duración legal del albaceazgo. Si el testador no hubiere prefijado tiempo para la duración del albaceazgo, durará un año contado desde el día en que el albacea haya comenzado a ejercer su cargo.”
“Artículo 1362. Prórroga del término de duración del albaceazgo. El juez podrá prorrogar el plazo señalado por el testador o la ley, si ocurrieren al albacea dificultades graves para evacuar su cargo en él.”
Jurisprudencias.
Sentencia SC- 3254 de 2021. Sala de Casación Civil. Magistrado Ponente: Álvaro Fernando García Restrepo.
“Por ello se permite al cónyuge debatir este punto mediante incidente en el proceso de liquidación, tal como lo autorizan los numerales 5º del artículo 625 del Código de Procedimiento Civil y 3º del artículo 600 del mismo código, según los cuales en el evento de existir desacuerdo, por medio de dicho trámite incidental deben resolverse previa o durante la diligencia de inventarios y avalúos las diferencias que surjan, entre otras, respecto a la situación jurídica de bien propio o social a efecto de ser excluido en la elaboración de dicho inventario. Igualmente puede el cónyuge controvertir este tópico nuevamente en las objeciones a la partición, habida cuenta de que siendo la sentencia aprobatoria de ésta o de la adjudicación la única providencia sustantiva del proceso, es allí donde, para efecto liquidatario, se precisan los derechos de quienes en el juicio intervinieron y no en los autos intermedios, que aunque tengan la jerarquía de interlocutorios y se hallen ejecutoriados, no atan al fallador, dado que se trata de providencias que no hacen tránsito a cosa juzgada material. También si sobre el mismo punto el cónyuge ha objetado la partición acude a él la legitimación para apelar la decisión y si es del caso para recurrir en casación la sentencia aprobatoria de la partición.
Sin embargo, como quiera que ordinariamente estas decisiones no hacen tránsito a cosa juzgada material, el Código Civil reconoce al tercero, esto es, a quien ha sido extraño al proceso liquidatario o al cónyuge que ha sido parte en el mismo que ha fracasado incidentalmente con el reconocimiento de su derecho exclusivo en la actuación simplemente clasificatoria de bienes, legitimación para controvertir en proceso ordinario, cuando las circunstancias así lo justifiquen (no repetida de la actuación incidental), la existencia de su dominio exclusivo frente a la sociedad conyugal, a fin de que el debate plenario, se excluya su bien de este patrimonio (C.C. arts. 1832, 1388 y 765) y si fuere el caso, se deje sin efecto la partición efectuada, mediante la exclusión del bien que no pertenecía a la masa social mencionada (C.C. arts. 1832, 1401 y 1008). Dijo esta Corporación en sentencia del 16 de mayo de 1990 sobre el tema en materia sucesoral, aplicable en lo pertinente a aquel proceso lo siguiente.”
<<‘En la actual legislación procesal se adopta un criterio semejante, aun cuando más amplio en relación a las partes del proceso de sucesión, porque además de las formas tradicionales de exclusión arriba señaladas, incluyendo la de objeción al inventario y avalúo para pretender la exclusión de un bien indebidamente inventariado, el artículo 605 del Código de Procedimiento Civil le otorga una oportunidad adicional (después de haberse aprobado el inventario y avalúo) al cónyuge y a cualquiera de los herederos para solicitar la exclusión de bienes de la partición (y desde luego del inventario) en el proceso de sucesión en que son partes de él, pero únicamente cuando se conviertan en ‘terceros’ frente a la sucesión por ‘haber promovido proceso ordinario sobre la propiedad de bienes inventariados’ que no es otra cosa que reclamar como dice el artículo 1388, inciso 1º del Código Civil, ‘un derecho exclusivo, y que en consecuencia no deban entrar a la masa partible’ pero alegado por un interesado en la misma sucesión o sociedad conyugal partible’» (CSJ SC, 8 sep. 1998, RAD. 5141).>>
Sentencia SC-4792 de 2020. Magistrado Ponente: Luis Armando Tolosa Villabona.
“La corte refiriéndose a este tema dijo: “La Sala ha sostenido que las copias sin autenticar tanto de los instrumentos privados como de los públicos «carecen de valor probatorio», inclusive en vigencia de la Ley 1395 de 2010. La doctrina, sin embargo, ha sido morigerada. En últimas, con relación al Código de Procedimiento Civil y sus reformas, les ha conferido a las copias simples valor demostrativo.
Lo primero, al asentar que «cuando un documento es aportado por la parte que, ex ante, lo elaboró y firmó, sin ser tachado de falso por ella o por la parte contra quien se presenta, ello es importante, no es menester detenerse a examinar si se trata de original o de copia y, en esta última hipótesis, si cumple con las exigencias del artículo 254 del C. de P.C., pues la autenticidad, en ese evento, se deduce o emerge de su aportación, sin protesta. “Lo segundo, al decir que en la hora de ahora la «directriz jurisprudencial debe entenderse en un marco donde no exista certeza sobre la procedencia o el contenido del instrumento de que se trate, pero no cuando la conducta de los sujetos en contienda, tratándose de copias informales de documentos públicos, cejan la incertidumbre.”
Sentencia STC-6009 de 2018. Magistrado Ponente: Aroldo Wilson Quiroz Monsalvo.
“La Sección Tercera del Consejo de Estado en sentencia 16 mar. 2008, rad. 18846 al examinar un caso en el que persona demandó del Ministerio de Defensa -Ejército Nacional- el pago de perjuicios materiales y morales irroga por la muerte de su padre de crianza en un accidente causado por un vehículo oficial, en esa oportunidad dijo, que:
De la prueba obrante en el proceso, se da por acreditada la condición de «hijo de crianza» de Carlos Mauricio Devia Cerquera, respecto a Rafael Antonio Atara Ortiz, y aunque si bien, es sabido que se encuentra legitimado para intervenir o incoar en el proceso de reparación directa, todo aquel que sea perjudicado directo con el hecho dañoso, al margen del ius sanguinis o parentesco, encuentra oportuno la Sala esbozar unos leves lineamientos sobre lo que con inusitada frecuencia en nuestra realidad social se denomina «hijo de crianza». Condición que puede tener origen no del todo en el marco de la solemnidad de la adopción como institución jurídica, sino en la facticidad de las relaciones sociales propias de nuestra cultura (…)
(…) y es en el anterior entendimiento, que, acreditado por cualquiera de los medios probatorios, la circunstancia o relación de especial afecto y protección que se adjetiva como «hijo de crianza», lo que permite se infiera de allí el dolor moral padecido por aquél o por el parentesco familiar.
A partir de este precedente el Consejo de Estado admite el vínculo de crianza como forma válida de familia, reconociéndole a cualquiera de sus integrantes legitimidad para reclamar resarcimiento de perjuicios por daños antijurídicos imputables al Estado, así lo reiteró en CE, 28 ene. 2009, rad. 18073; CE, ST 6may. 2009, rad. 2009-00197-01; CE, 7 abr. 2011, rad. 20733; CE, 19 nov. 2012, rad. 21285.”
Doctrinas.
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“LAS SUCESIONES
(…)
1. CLASES DE SUCECIONES
La sucesión es testamentaria cuando los herederos son llamados a recibir la herencia en virtud de un testamento y es intestada cuando son llamados a recibir la herencia en virtud de la ley, pero también puede ser la sucesión en parte testada y en parte intestada, lo que se da cuando el causante dispuso en su testamento solo de una parte de sus bienes, distribuyéndose los bienes no incluidos en el estamento según las reglas de la sucesión intestada (Código Civil, art. 1009, inc. 2°).
Ha denominado la doctrina sucesión contractual cuando una persona en vida decide repartir sus bienes o parte de ellos entre sus futuros herederos, mediante donaciones entre vivos. Conforme el art. 1243 del C.C., un padre puede anticipar a sus hijos lo que les pueda corresponder por concepto de legítimas o mejoras.
El parágrafo del artículo 487 del Código General del Proceso prevé la partición del patrimonio en vida para adjudicar todo o parte de sus bienes.”[76]
(…)
“8 SUCESIÓN INTESTADA
La norma general es la de la sucesión testada, en la que el testador dispone la forma en la que se han de distribuir sus bienes después de sus días; sin embargo, en caso de que no haga uso de este derecho, la ley suple su voluntad y regla la distribución de sus bienes.
La sucesión intestada es la que se hace en virtud de la ley o abintestato (C.C., art. 1009, inc. 2), y su fundamento es la presunta voluntad del causante. La ley ha establecido determinados ordenes hereditarios que tienen el carácter de orden público por lo que el causante no los puede desconocer totalmente. En los órdenes hereditarios de los hijos y los padres estos son rigurosos, teniendo más libertad en los demás órdenes hereditarios referidos a los hermanos y sobrinos.”[77]
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“INTERVENCIÓN NOTARIAL EN MATERIA
SUCESORAL Y TESTAMENTARIA
(…)
1. NORMATIVADAD REGULADORA
El Decreto 902 de 1988, modificado y complementado por los Decretos 1729 de 1989 y 2651 de 1991, autorizan la liquidación de herencias y sociedades conyugales vinculadas a ella, por el procedimiento notarial, indicando su procedencia y tramitología.”[78]
(…)
3. REQUISITOS
Para que proceda la liquidación notarial de herencia deben reunirse los siguientes requisitos:
1°) Que exista capacidad plena de los herederos, legatarios y el cónyuge sobreviviente.
Sin embargo, el artículo 33 del Decreto 2651 de 1991, disposición emitida con alcance temporal y dirigida a descongestionar los despachos judiciales, advierte que los notarios pueden liquidar los procesos mencionados así existan menores e incapaces, siempre que se reúnan los siguientes requisitos:
a- Que por lo menos alguno de los interesados sea mayor de edad;
b- Que los interesados menores o incapaces se encuentren representados legalmente;
c- Que exista común acuerdo entre los intervinientes capaces y los representantes de menores o incapaces (pues en estos eventos la responsabilidad recae en cabeza de tales representantes).
Conforme con la norma última relacionada, en la partición y adjudicación debe dársele prelación a los menores e incapaces en la adjudicación de bienes inmuebles, correspondiéndole al notario dar fe del respeto de los derechos sustanciales de tales personas, sin que haya necesidad de licencia judicial alguna.
2°) Que haya común acuerdo, requisito este que ha de darse hasta la culminación de la actuación.
3°) Que la solicitud sea presentada por escrito, mediante apoderado, cuando el valor de los bienes relictos sea considerado por la ley como de menor o mayor cuantía. Significa lo anterior que cuando el valor de tales bienes es de mínima cuantía, no se requiere la presencia de apoderado.”[79]
Notaripedia la Enciclopedia Notarial- Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis.
“APERTURA DE LA SUCESIÓN
Se llama apertura de la sucesión el hecho que marca la transmisión de un patrimonio por causa de muerte. Este hecho, según la ley, es la muerte verdadera o la muerte presunta de la persona de cuya sucesión se trata (de cujus).
Importancia de fijar el momento de la apertura de una sucesión:
a. Sirve para determinar quiénes son las personas herederas.
b. Ayuda a establecer cuándo comienza entre ellas la comunidad a título universal cuyo objeto es
la herencia.
c. Nos indica la ley que ha de regir la sucesión misma.
d. Mide el valor de las cláusulas testamentarias en cuestiones de fondo
e. La apertura determina la ley que rige el derecho de representación y de transmisión en las asignaciones forzosas y en las sucesiones intestadas.”[80]
Orden hereditario (cuadro del autor).
Ilustración 70 Orden hereditario- cuadro del autor.
Grados de parentesco (tabla del autor).
Tabla Grados de parentesco- tabla del autor.
|
PARENTESCO |
|||
|
CONSANGUINIDAD |
AFINIDAD |
CIVIL |
|
|
GRADOS |
TITULAR |
CÓNYUGE |
ADOPTANTE/ADOPTADO |
|
PRIMER |
Padres e hijos |
Padres e hijos |
Padres / hijos |
|
SEGUNDO |
Abuelos, nietos y hermanos |
Abuelos, nietos y hermanos |
Abuelos, Hermanos/ nietos |
|
TERCER |
Bisabuelos, bisnietos, tíos, sobrinos |
Bisabuelos, bisnietos, tíos, sobrinos |
Bisabuelos, tíos, Bisnietos/ sobrinos |
|
CUARTO |
Tíos abuelos y primos |
Tíos abuelos y primos |
Tíos abuelos / primos |
Formas de suceder en Colombia (cuadro del autor).
Ilustración 71 Formas de suceder en Colombia- cuadro del autor.
FORMAS DE LAS CANCELACIONES.
ARTÍCULO 52.
En todo caso de cancelación el Notario pondrá en el original de la escritura cancelada una nota que exprese el hecho, con indicación del número y fecha del instrumento por medio del cual se ha consignado la cancelación o del que contiene la protocolización de la orden judicial o del certificado de otro Notario, caso de que la cancelación no se haga ante el mismo que custodia el original., Dicha nota se escribirá en sentido diagonal, en tinta de color diferente al de la escritura del original, y se pondrá igualmente en todas las copias de la escritura cancelada previamente extendidas que le sean presentadas al Notario.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.8.1. Certificados con destino a otra notaría. El notario ante quien se extienda una escritura que modifique, adicione, aclare o afecte en cualquier sentido el contenido de otra que no reposa en su protocolo, expedirá un certificado que entregará al usuario con destino a la notaría en donde se encuentra la escritura afectada para que, previa su protocolización, se proceda a colocar la correspondiente nota de referencia.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 257. Alcance probatorio. Los documentos públicos hacen fe de su otorgamiento, de su fecha y de las declaraciones que en ellos haga el funcionario que los autoriza.
Las declaraciones que hagan los interesados en escritura pública tendrán entre estos y sus causahabientes el alcance probatorio señalado en el artículo 250; respecto de terceros se apreciarán conforme a las reglas de la sana crítica.”
Código Civil.
“Artículo 1766. Simulación. Las escrituras privadas, hechas por los contratantes para alterar lo pactado en escritura pública, no producirán efecto contra terceros.
Tampoco lo producirán las contraescrituras públicas, cuando no se ha tomado razón de su contenido al margen de la escritura matriz, cuyas disposiciones se alteran en la contraescritura, y del traslado en cuya virtud ha obrado el tercero.”
CERTIFICADO DE CANCELACIÓN.
ARTÍCULO 53.
El Notario ante quien se cancele una escritura por declaración de los interesados o por mandato judicial comunicado a él, expedirá certificación al respecto con destino al Registrador de Instrumentos Públicos a fin de que este proceda a cancelar la inscripción. Si la cancelación fuere hecha ante un Notario distinto del que conserva el original, el primero expedirá, además, certificado con destino al segundo para que ante este se protocolice y con base en él se produzca la nota de cancelación.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.7.1 Numeración de los certificados. Todo certificado que expida el notario tendrá numeración continua que se iniciará en el respectivo año.”
“Artículo 2.2.6.1.2.8.1. Certificados con destino a otra notaría. El notario ante quien se extienda una escritura que modifique, adicione, aclare o afecte en cualquier sentido el contenido de otra que no reposa en su protocolo, expedirá un certificado que entregará al usuario con destino a la notaría en donde se encuentra la escritura afectada para que, previa su protocolización, se proceda a colocar la correspondiente nota de referencia.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 28. El notario ante quien se extienda una escritura que cancele otra que no reposa en su protocolo, advertirá claramente en el mismo instrumento al interesado que ésta implica el otorgamiento de una nueva que es la de protocolización del certificado, para que con base en ella se produzca la nota de cancelación.
Conforme lo dispuesto en el citado artículo 53, el Notario ante quien se cancele una escritura por declaración de los interesados o por mandato judicial comunicado a él, deberá expedir certificación al respecto con destino al Registrador de Instrumentos Públicos con el fin de que este último proceda a cancelar la correspondiente inscripción.”
CONTENIDO DE LAS CERTIFICACIONES DE CANCELACIÓN.
ARTÍCULO 54.
En las certificaciones de cancelación se determinará precisamente el instrumento que contiene la cancelación o la protocolización, en su caso, la autoridad que la haya decretado, con indicación de la fecha de la providencia y la denominación del proceso en donde fue decretada, y, además, se precisará por su número, fecha y Notaría la escritura que contiene el acto, la cuantía de las obligaciones y los datos pertinentes del registro.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.7.1 Numeración de los certificados. Todo certificado que expida el notario tendrá numeración continua que se iniciará en el respectivo año.”
NOTA DE CANCELACIÓN Y EXPEDICIÓN DE COPIAS.
ARTÍCULO 55.
El Notario no podrá expedir copias de las escrituras canceladas, sin transcripción inicial y destacada de la nota de cancelación.
CAPÍTULO III.
DE LAS PROTOCOLIZACIONES
PROTOCOLIZACIÓN.
ARTÍCULO 56.
La protocolización consiste en incorporar en el protocolo por medio de escritura pública las actuaciones, expedientes o documentos que la Ley o el Juez ordenen insertar en él para su guarda y conservación, o que cualquiera persona le presente al Notario con los mismos fines.
Normas concordantes.
Decreto 0188 de 2013.
“Artículo 2. Autorización. La autorización de las declaraciones de voluntad que de conformidad con la ley requieran de la solemnidad de escritura pública, al igual que la de aquellas que los interesados deseen revestir de tal solemnidad, causará los siguientes derechos:
Parágrafo 1°. Cuando la protocolización de un documento que se incorpore a la escritura pública, y no sea de la esencia del acto o contrato y este corresponda a la decisión voluntaria del otorgante se aplicará la tarifa de los actos sin cuantía por cada uno de ellos.
Parágrafo 2°. La protocolización de los expedientes de los tribunales de arbitramento, en cumplimiento del artículo 159 del Decreto número 1818 de 1998, causará derechos notariales correspondientes a lo previsto en los ordinales a) y b) del artículo 2° de este decreto, según sea el caso.”
“Artículo 3. Protocolización. Los derechos notariales que causa la protocolización de documentos se liquidarán teniendo en cuenta lo previsto en los ordinales a) y b) del artículo 2º de este decreto, según el caso.
a) Actos sin cuantía o no determinable. Los actos que por su naturaleza carezcan de cuantía o cuando esta no se pudiere determinar, la suma de cuarenta y seis mil cuatrocientos pesos ($46.400,00).
b) Actos con cuantía. Aquellos cuya cuantía fuere igual o inferior a ciento treinta y dos mil novecientos pesos ($132.900,00), la suma de quince mil ochocientos pesos ($15.800,00).
A las sumas que excedan el valor antes señalado, se le aplicará la tarifa única del tres por mil (3×1000).”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 28. El notario ante quien se extienda una escritura que cancele otra que no reposa en su protocolo, advertirá claramente en el mismo instrumento al interesado que ésta implica el otorgamiento de una nueva que es la de protocolización del certificado, para que con base en ella se produzca la nota de cancelación.”
“Artículo 40. En la escritura por medio de la cual se enajene o traspase la propiedad sobre unidad o unidades determinadas de un edificio sometido al régimen de propiedad horizontal, no será necesario insertar copia auténtica del reglamento, siempre que la escritura de constitución se haya otorgado en la misma notaría.
En caso contrario se protocolizará con esta copia auténtica de la parte pertinente del reglamento que sólo contendrá la determinación de áreas y linderos de unidades sobre las cuales verse el traspaso y de las que tengan el carácter de bienes afectados al uso común.”
“Artículo 44. El notario ante quien se extienda una escritura que modifique, adicione, aclare o afecte en cualquier sentido el contenido de otra que no reposa en su protocolo, expedirá un certificado que entregará al usuario con destino a la notaría en donde se encuentra la escritura afectada para que, previa su protocolización, se proceda a colocar la correspondiente nota de referencia.”
“Artículo 55. El notario, además de los libros que constituyen el archivo, tendrá el de actas que suscriba en ejercicio de su función y que no deban ser protocolizadas según la ley. En los círculos en donde haya más de una notaría se llevará el de actas de reparto, el cual una vez clausurado se enviará a la superintendencia de notariado y registro o a la oficina de registro de instrumento públicos correspondiente.”
Ley 89 de 1890.
“De las protocolizaciones artículo 7 Inciso 2. Hacer protocolizar en la Notaría de la Provincia respectiva, dentro de seis meses, contados desde la fecha de la publicación de esta Ley, todos los títulos y documentos pertenecientes a la comunidad que gobiernan y custodiar las copias que les expidan, previo el correspondiente, registro.”
Jurisprudencias.
Sala de Casación Civil, 19 noviembre de 2001. Expediente No. 6406. Magistrado Ponente: Carlos Ignacio Jaramillo.
“Al fin y al cabo, no puede con-fundirse el documento como continente, que es una cosa, con las manifestaciones vertidas en él, más precisamente, con el acto documentado, en este caso el testimonio.
Esa transmutación es cierta no puede ocurrir, porque las disposiciones probatorias, ab antique, han diferenciado esencial y diáfanamente los dos medios de prueba en comente -testimonio y documento-, de suyo, dueños de fisonomía propia y, por contera, de autogobierno y sustantividad, fijándole a cada uno la forma precisa para ser incorporados al plenario.
Sobre este particular, señala la doctrina especializada que, por el aspecto exterior, «el testimonio es un acto y el documento un objeto y, por tanto el primero es un medio subjetivo y el segundo un medio objetivo de representación», mientras que, desde la perspectiva de su formación, «la representación documental es inmediata y permanente'», porque el factum que se documenta se refleja directamente en el documento, el cual tiene eficacia «para conservar por si la huella del hecho representado independientemente de la memoria del hombre», al paso que la representación testimonial «es mediata y transeúnte», en cuanto «la individualidad del hecho a representar se fija inmediatamente en la memoria de un hombre y solo a través de esta se reproduce en la representación”, lo que explica que la declaración testificial se limite «a una reconstrucción del hecho representado con elementos puramente subjetivos», diferencias estas a las que se agrega, que «el documento puede referirse a hechos pasados, presentes o futuros; en cambio el testimonio hace referencia, siempre, a hechos pasados».
(…)
«Exigencia para la existencia de un acto, mientras que el testimonio no lo es, en ningún caso»; el primero puede provenir de las partes o de un tercero, mientras que el segundo, stricto sensu, solo puede emanar de este, todo lo cual justifica que para la apreciación de un testimonio, itérase, impregnado de una buena dosis de subjetivismo en la evocación de los hechos y caracterizado por la transitoriedad en la fijación de los mismos, el legislador haya previsto que su producción demande la presencia del juez, para que, vox viva, el testigo exprese su relato.
Si ello es así, como en efecto lo es, mucho menos tiene lugar la aducida transformación de la naturaleza del medio probatorio en cuestión por gracia de la mera protocolización en escritura pública del escrito contentivo de unas pruebas testimoniales extra proceso, porque si esa protocolización no tiene la eficacia de darle al continente de las versiones testimoniales más fuerza o firmeza de la que realmente tiene Decreto 960 de 1970, art. 57] -esto es, como demostración viva de esos testimonios extra proceso-, mucho menos puede convertirlos, en puridad, en medio de prueba documental, como si se tratara de un procedimiento o una fórmula, mutatis mutandis, de naturaleza alquimista, detonante de la supuesta metamorfosis.
De lo anterior se desprende, entonces, que las declaraciones extraprocesales so protocolizadas en escritura pública siguen preservando su naturaleza procesal de arquetípicos y genuinos testimonios, formulados, en este específico caso, en forma extraprocesal, por lo cual son objeto de la ineludible exigencia ex lege de la ratificación, de conformidad con lo previsto en el artículo 229 del código de procedimiento civil, ya transcrito. Por tal razón, no resulta aplicable al sub lite el artículo 22 del decreto 2651 de 1991, por manera que no se presentó el yerro de derecho endilgado por el recurrente, habida cuenta que el tribunal aplicó correctamente el mandato inmerso en el artículo 229 de la citada codificación.”
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“FUNCIÓN NOTARIAL, NOTARIOS Y
ORGANIZACIÓN NOTARIAL
(…)
3. LOS ACTOS NOTARIALES TRADICIONALES
(…)
3.2. Las escrituras públicas
(…)
18) Protocolización
a) La protocolización consiste en incorporar en el protocolo medio de escritura pública las actuaciones, expediente o documentos que la ley o el juez ordenen insertar en él para su guarda y conservación, o que cualquiera persona le presenta al no con los mismos fines.
b) Por la protocolización no adquiere el documento protocolizado mayor fuerza o firmeza de la que originalmente tenga.
c) Cuando las actuaciones o documentos que deban protocolizarse estén sujetos al registro, esta formalidad se cumplirá previamente a la protocolización.”[81]
Manual de preguntas frecuentes, funcionamiento del servicio Notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro. Año: 2019.
“¿Qué es el protocolo? El Protocolo es el archivo fundamental del Notario y se forma con todas las escrituras que se otorgan ante él y con las actuaciones y documentos que se insertan en el mismo. ¿Qué significa protocolizar? La protocolización consiste en incorporar en el protocolo por medio de escritura pública las actuaciones, expedientes o documentos que la Ley o el Juez ordenen insertar en él para su guarda y conservación, o aquel que cualquier persona le presente al Notario con los mismos fines.”
EFECTO SOBRE EL DOCUMENTO PROTOCOLIZADO.
ARTÍCULO 57.
Por la protocolización no adquiere el documento protocolizado mayor fuerza o firmeza de la que originalmente tenga.
Normas concordantes.
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 243. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.
Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.”
REGISTRO PREVIO A LA PROTOCOLIZACIÓN.
ARTÍCULO 58.
Cuando las actuaciones o documentos que deban protocolizarse estén sujetos al registro, esta formalidad se cumplirá previamente a la protocolización.
Normas concordantes.
Instrucción administrativa No. 25 de 2004 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Exigencia de comprobante de pago del impuesto predial en remates judiciales de bienes raíces. “Cuando se trate del remate judicial de bienes raíces, los jueces respectivos exigirán la exhibición de que habla la ley 33 de 1905, se descuenta la suma necesaria para atender al pago de la que la finca adeuda por impuesto predial.
Cuando los recaudadores del impuesto no pudieren expedir el certificado de que se trata corresponde su expedición al director de catastro respectivo, para el efecto de que este funcionario introduzca la corrección correspondiente, haga la liquidación y ordene el cobro de lo que la finca pueda deber(…)” El artículo 56 del estatuto del notariado, decreto ley 960 de 1970, : “La protocolización consiste en incorporar en el protocolo por medio de escritura pública las actuaciones, expedientes o documentos que la ley o el juez ordenen insertar en él para su guarda y conservación, o que cualquiera persona le presente al Notario con los mismos fines”. (Subrayado fuera del texto).
Lo que surge de la norma citada es un procedimiento para adelantar la guarda y conservación de determinados documentos que la ley o el Juez prevén incorporar al protocolo notarial. El procedimiento consiste en hacerlo mediante escritura pública ya que por definición el protocolo notarial se forma con ellas. Prevé el artículo 107 del Estatuto Notarial.”
<< “El Protocolo es el archivo fundamental del Notario y se forma con todas las escrituras que se otorgan ante él y con las actuaciones y documentos que se insertan en el mismo. En la anterior definición surge claro que una son la escritura pública con las cuales se cumple la obligación esencial de solemnidad de algunos contratos y otras aquellas que sirven de medio notarial para la guarda y conservación de actuaciones, expedientes o documentos ordenados por la ley o el Juez. Así las cosas, es evidente que la obligación de solucionar lo referido al impuesto predial en aquellos bienes inmuebles sometidos a remate corresponde al Juez respectivo. Lo contrario sería imponerle al Notario una carga, inexistente legalmente, que implicaría en últimas la revisión de actos judiciales.”>>
CAPÍTULO IV.
DE LA GUARDA, APERTURA Y PUBLICACIÓN DEL TESTAMENTO CERRADO.
TESTAMENTO CERRADO Y SU CUSTODIA.
ARTÍCULO 59.
El testamento cerrado se dejará al Notario o Cónsul colombiano que lo haya autorizado, para su custodia, en la forma y condiciones que determine el Reglamento.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.3.1. Obligación del notario en la apertura y publicación del testamento cerrado. En la apertura y publicación del testamento cerrado, el notario quien lo autorice advertirá de la formalidad del registro, tal como se procede para el testamento abierto.”
“Artículo 2.2.6.1.2.3.2. Formalidades para la revocatoria del testamento. La escritura que contenga la simple declaración del otorgante de revocar su testamento deberá llenar las mismas formalidades del testamento.”
“Artículo 2.2.6.1.2.3.3. Guarda del testamento. El testamento será guardado por el notario en la cajilla de un banco, en una caja fuerte o en un lugar que ofrezca seguridad.
El notario llevará una relación de testamentos cerrados en la cual anotará el nombre del testador y el lugar donde están guardados aquellos.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 31. El testamento será guardado por el notario en la cajilla de un banco, en una caja fuerte o en un lugar que ofrezca seguridad. El notario llevará una relación de testamentos cerrados en la cual anotará el nombre del testador y el lugar donde están guardados aquéllos.”
Código Civil.
“Artículo 1080. Esencia del testamento cerrado. Lo que constituye esencialmente el testamento cerrado es el acto en que el testador presenta al notario y los testigos una escritura cerrada, declarando de viva voz, y de manera que el notario y los testigos lo vean, oigan y entiendan (salvo el caso del artículo siguiente), que en aquella escritura se contiene su testamento. Los mudos podrán hacer esta declaración, escribiéndola a presencia del notario y los testigos.”
“Artículo 1061. Inhabilidades testamentarias. No son hábiles para testar:
1o.) El impúber.
2o.) <numeral derogado por el artículo 61 de la ley 1996 de 2019> Legislación anterior. 2o.) El que se hallare bajo interdicción por causa de demencia.
3o.) El que actualmente no estuviere en su sano juicio por ebriedad u otra causa.
4o.) Todo el que de palabra o por escrito no pudiere expresar su voluntad claramente.
Las personas no comprendidas en esta enumeración son hábiles para testar.”
Jurisprudencias.
Sentencia SC-1732 de 2021. Magistrado Ponente: Álvaro Fernando García Restrepo.
“Se solicitó declarar la nulidad absoluta del testamento cerrado otorgado por el señor José de Jesús Bonilla Pérez (q.e.p.d.), que consta en la escritura pública No. 2155 del 15 de julio de 2002, conferida en la Notaria Séptima de Bucaramanga, «por carecer el mismo de las solemnidades del artículo 1080 inciso 2 del C.C.C. y por haber sido otorgado por persona ANALFABETA y l.1 por ende Ll (…) por quien no podía hacerlo (ART. 1079 C.C.C.), requisitos que la ley prescribe para el valor del acto (Art. 1740 del C.C.C.).
Estimó que el problema jurídico a definir, consistía en establecer la validez del testamento cerrado conferido por el señor José de Jesús Bonilla Pérez (q.e.p.d.), de conformidad con el mandato del artículo 1079 del Código Civil, que prohíbe su otorgamiento a las personas que no sepan leer y escribir, restricción en torno de la que explicó que su razón de ser obedece a que ellas se encuentran en imposibilidad de verificar, por sí mismas, los términos del correspondiente escrito y, por lo tanto, de constatar que su voluntad coincide con lo expresado en él.
3. En tal orden de ideas, reprodujo el artículo 107 Código Civil y puso de presente que, si bien es verdad, dicha “no (…) impone expresamente al notario el deber de verificar si las tes saben o no leer y escribir (..), es elemental que ante la duda agote un s examen como pasarle al testador un documento para que lo lea», lo aquél no hizo, quien, por esta omisión y por el paso del tiempo pudo, en la declaración que rindió, «dar fe» de que ello fuera así.”
Sentencia S-043 de 2002. Magistrado Ponente: Jorge Santos Ballesteros.
“En cuanto a los requisitos del testamento abierto, debe decirse que si bien es cierto que lo fundamental de él es que el testador haga sabedor a los testigos y al notario del contenido del testamento (art. 1072), no ha de concluirse por eso que todos los demás requisitos que el Código Civil contempla para el otorgamiento de este sean de poca monta, eludibles o, por mejor decir, inútiles y sin significación. En ese sentido, advierte la Corte que si bien es cierto que esta corporación alguna vez sostuvo que no es nulo el testamento por el solo hecho de hacerse la lectura del mismo por un tercero de la confianza del testador (caso diferente al presente en el que el lector fue el beneficiario), en esa oportunidad también afirmó el necesario cumplimiento de los requisitos sustanciales.”
(…)
“Ahora bien, debe advertirse que la nulidad de que se trata no radica en que se haya omitido en el texto del documento la mención de haberse leído el testamento por uno de los testigos designados para el efecto por el testador, dado que esa mención no es requisito que imponga el Código Civil (G. J., XXXI, p. 3; LIX, p. 366), como sí lo ordena para algunos casos como los contemplados en los artículos 1075, incisos 2. ° y 3. °, y 1076 del Código Civil. Se trata más bien de la omisión misma de esa designación y lectura consiguiente por uno de los testigos; allí está la irregularidad por haberse violado lo mandado en el artículo 1074 del Código Civil. Irregularidad que, por consiguiente, no requiere que aparezca en el documento contentivo del acto, pues puede acreditarse con las otras probanzas recaudadas en el proceso, como ya lo ha repetido la Corte en sentencias de las que son muestra las acabadas de mencionar.”
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“INTERVENCIÓN NOTARIAL EN MATERIA
SUCESORAL Y TESTAMENTARIA
(…)
1.2. Características del testamento
a) El testamento es un acto unilateral, es decir, proveniente de una sola persona. En tal sentido, son nulas todas las disposiciones contenidas en el testamento otorgado por dos o más personas a un mismo tiempo, ya sean en beneficio recíproco de los otorgantes o de una tercera persona. Lo anterior no significa que en la ordenación únicamente debe intervenir el testador. Lo que se quiere dar a significar es que la nulidad opera cuando en un mismo instrumento testan dos o más personas, disponiendo cada una de ellas de sus respectivos bienes.
b) El testamento es un acto personal, en la medida que la facultad de testar es indelegable.
c) El testamento debe provenir de persona capaz. La ley castiga con la nulidad todo testamento emitido por persona incapaz, es decir, por cualquiera de las enumeradas en el artículo 1061 del Código Civil.
d) El testamento es un acto revocable. En efecto, todas las disposiciones testamentarias son esencialmente revocables, a no ser que el testador exprese en el testamento la determinación de no revocarlas. En este orden, las cláusulas derogatorias de sus disposiciones futuras se tendrán por no escritas, aunque se confirmen con juramento. Igualmente, si en un testamento anterior se ha ordenado que no vale su revocación si no se hace con ciertas palabras o señales, se mirará esta disposición como no escrita.
e) Los documentos mencionados en el testamento son independientes a tal instrumento. Así se infiere del artículo 1058 del Código Civil cuando preceptúa: «Las cédulas o papeles a que se refiera el testador en el testamento no se mirarán como partes de éste, aunque el testador lo ordene; ni valdrán más de lo que sin esta circunstancia valdrían.”[82]
(…)
“1.6. Capacidad para testar
La capacidad jurídica para testar es especial, razón por la cual los principios que la rigen no coinciden con los que gobiernan la capacidad civil en general.
La capacidad es, en una u otra, la regla común, siendo la excepción la incapacidad. Sin embargo, en tratándose de capacidad especial para testar, la regla común se amplía, así como también es más amplio el caso de las incapacidades.
Entonces, de acuerdo con el artículo 1061 del Código Civil no son hábiles para testar:
a) El impúber.
b) El que se halle bajo interdicción por causa de discapacidad mental.”[83]
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“LAS SUCESIONES
(…)
21. GUARDA DEL TESTAMENTO CERRADO
Ordena el artículo 59 del Decreto 960 de 1970 que el testamento cerrado se dejará al notario o cónsul colombiano que lo haya autorizado, para su custodia y éste lo guardará en la cajilla de seguridad de un banco, en una caja fuerte o en un lugar que ofrezca seguridad, debiendo llevar el notario una relación de los testamentos cerrados en la que se anotará el nombre del testador y el lugar donde están guardados aquellos, conforme el artículo 2.2.6.1.2.3.3 del Decreto 1069 de 2015, que compiló al artículo 31 del Decreto 2148 de 1983.”[84]
APERTURA DEL TESTAMENTO CERRADO.
ARTÍCULO 60.
El testamento cerrado será abierto y publicado por el Notario o Cónsul que lo haya autorizado.
Normas concordantes.
Concepto No. 3038 de 2013 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“La ley faculta a las personas para disponer de sus bienes y al notario de autorizar la respectiva escritura, siempre y cuando no esté prohibido por la ley o llegue a la conclusión que el acto que contiene seria nulo por incapacidad absoluta de alguno de los comparecientes.
La ley menciona determinados parientes que, conforme a las reglas de prelación que rigen la vocación herencia pueden ser los legitimarios del causante. Se entiende por legitimado la persona que, como reservatoria de una cuota de la herencia llamada legítima, tiene derecho a que el causante se la reserve en su patrimonio.
El testador debe respetar las legítimas, si quiere que su testamento tenga eficacia. Ahora bien, conforme a lo dispuesto por el artículo 1240 del C.C. reformado por el artículo 9 de la Ley 29 de 1982, tales parientes son: a). los hijos legítimos, extramatrimoniales o adoptivos personalmente o representados por su descendencia; y b). los ascendientes y los padres adoptantes.”
Ley 17 de 1971.
“Artículo 5: Funciones consulares. Las funciones consulares consistirán en: f) actuar en calidad de notario, en la de funcionario de registro civil, y en funciones similares y ejercitar otras de carácter administrativo, siempre que no se opongan las leyes y reglamentos del Estado receptor.”
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“INTERVENCIÓN NOTARIAL EN MATERIA
SUCESORAL Y TESTAMENTARIA
(…)
2.3 Apertura y publicación del testamento
a) Intervención notarial y judicial
Anteriormente la apertura y publicación del testamento se hacía ante el juez del último domicilio del testador, pero a partir de la vigencia del Decreto 960 de 1970 es una función notarial, limitándose su intervención sólo a los casos de oposición.”
(…)
“b) Formalidades
Es de advertir que particularmente en materia de testamentos públicos, abiertos o nuncupativos, deben tenerse en cuenta los requisitos de formalidad en las declaraciones, lectura y otorgamiento. Los primeros hacen relación al nombre y apellido del testador, el lugar de nacimiento, su edad, nacionalidad, vecindad, domicilio, la circunstancia de encontrarse en cabal juicio, los nombres de las personas con quienes ha contraído matrimonio, los hijos habidos durante el mismo, distinguiendo los vivos y los fallecidos y el nombre, apellido y domicilio de cada uno de los testigos. El segundo requisito tiene que ver con la obligación impuesta a los notarios de leer en voz alta todo el instrumento. El último, es decir, el otorgamiento se alcanza con las firmas del testador y los testigos, al igual que la del notario si lo hay. Por lo demás si el testador no sabe o no puede firmar, debe dejarse constancia de tal hecho, expresando la causa.”
“c) Seguridad sobre la muerte del testador
Ahora bien, siempre que se haya de proceder a la apertura y publicación de un testamento, debe cerciorarse previamente de la muerte del testador. Se exceptúan los casos en que, según la ley, deba presumirse la muerte.”[85]
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“PRACTICAR LA APERTURA Y PUBLICACIÓN DE LOS
TESTAMENTOS CERRADOS
(…)
7. POSICIÓN A LA APERTURA
Si alguna persona que acredite interés en ello y exponga las razones que tenga, se opusiere a la apertura, el Notario se abstendrá de practicar la apertura y publicación y entregará el sobre y copia de lo actuado al Juez competente para conocer del proceso de sucesión, para que ante él se tramite y decida la oposición a la apertura como un incidente.
El juez competente para conocer del proceso de sucesión es el juez de familia (C.G. del P., art. 22, núm. 10).
Si las firmas del Notario o los testigos no fueren reconocidas o abonadas, o la cubierta no apareciere cerrada, marcada y sellada como cuando se presentó para el otorgamiento, el Notario, dejando constancia de ello, practicará la apertura y publicación del testamento y enviará sobre, pliego y copia de su actuación al juez competente. En este caso el testamento no prestará mérito mientras no se declare su validez en proceso verbal, con citación de quienes tengan interés en la sucesión por ley o por razón de un testamento anterior.
Declarada la validez del testamento el juez ordenará su protocolización y posterior registro.” [86]
SOLICITUD Y ANEXOS PARA APERTURA DE TESTAMENTO.
ARTÍCULO 61.
Cualquier interesado presunto en la sucesión, podrá solicitar la apertura y publicación del testamento, presentando prueba legal de la defunción del testador, copia de la escritura exigida por la Ley 36 de 1931, y cuando fuere el caso, el sobre que la contenga, o petición de requerimiento de entrega a quien lo conserve.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.3.4. Obligación del notario a quien se le pide la apertura de testamento. El notario a quien se pidiera la apertura y publicación de un testamento cerrado dispondrá que se cite a los testigos, señalando el día y hora en que deban comparecer ante él.”
“Artículo 2.2.6.1.2.3.5. Acta. Toda actuación notarial referente a la apertura y publicación del testamento cerrado se hará constar en acta que será suscrita por quienes intervengan en la diligencia.”
Ley 1564 2012.
“Artículo 473. Apertura y publicación judicial del testamento cerrado en caso de oposición. Para la apertura y publicación del testamento cerrado en caso de oposición, se procederá así:
1. Entregada por el notario al juzgado la cubierta del testamento y la copia de lo actuado ante aquel, una vez reconocidas las firmas, se extenderá acta sobre el estado en que aquella se encuentre, con expresión de sus marcas, sellos y demás circunstancias de interés y se señalará fecha y hora para audiencia, con el fin de resolver sobre la oposición. Si fuere conocida la dirección del opositor, a este se le citará mediante cualquier medio de comunicación expedito, dejando constancia de ello en el expediente, haciéndole saber la fecha y hora de la audiencia. Si quien la formuló no comparece sin causa justificada o no se ratifica, el juez la rechazará de plano, por auto que no admite recursos. De lo contrario decretará y practicará en la audiencia las pruebas allí pedidas y las que decrete de oficio, y decidirá.
2. Rechazada la oposición, se abrirá y publicará el testamento, que se protocolizará por el juez con todo lo actuado en una de las notarías del lugar.
3. Si las firmas puestas en la cubierta del testamento no fueren reconocidas por el notario que lo autorizó o por cualquiera de los testigos instrumentales, o no hubieren sido debidamente abonadas, el juez procederá siempre a su apertura y publicación y dejará en el acta el respectivo testimonio.
De igual manera procederá el juez cuando en concepto del notario o de los testigos, la cubierta ofrezca señales evidentes de haber sido abierta.
En los casos anteriores el juez dispondrá que el testamento no es ejecutable mientras no se declare su validez en proceso verbal, con citación de quienes tendrían el carácter de herederos abintestato o testamentarios, en virtud de un testamento anterior.”
“Artículo 489. Anexos de la demanda. Con la demanda deberán presentarse los siguientes anexos:
1. La prueba de la defunción del causante.
2. Copia del testamento y de la escritura de protocolización de las diligencias, y de su apertura y publicación, según el caso.
3. Las pruebas de estado civil que acrediten el grado de parentesco del demandante con el causante, si se trata de sucesión intestada.
4. La prueba de la existencia del matrimonio, de la unión marital o de la sociedad patrimonial reconocida si el demandante fuere el cónyuge o el compañero permanente.
5. Un inventario de los bienes relictos y de las deudas de la herencia, y de los bienes, deudas y compensaciones que correspondan a la sociedad conyugal o patrimonial, junto con las pruebas que se tengan sobre ellos.
6. Un avalúo de los bienes relictos de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 444.
7. La prueba del crédito invocado, si el demandante fuere acreedor hereditario.
8. La prueba del estado civil de los asignatarios, cónyuge o compañero permanente, cuando en la demanda se refiera su existencia, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 85.”
Decreto Ley 1260 de 1970.
“Artículo 105. Hechos posteriores al 1933. Los hechos y actos relacionados con el estado civil de las personas ocurridos con posterioridad a la vigencia de la ley 92 de 1933, se probarán con copia de la correspondiente partida o folio, o con certificados expedidos con base en los mismos.
En caso de pérdida o destrucción de ellos, los hechos, y actos se probarán con las actas o los folios reconstruidos o con el folio resultante de la nueva inscripción conforme a lo dispuesto en el artículo 100.
<inciso 3o. Modificado por el artículo 9o. Del decreto 2158 de 1970. El nuevo texto es el siguiente:> y en caso de falta de dichas partidas o de los folios, el funcionario competente del estado civil, previa comprobación sumaria de aquella, procederá a las inscripciones que correspondan abriendo los folios, con fundamento, en su orden: en instrumentos públicos o en copias de partidas de origen religioso, o en decisión judicial basada, ya sea en declaraciones de testigos presenciales de los hechos o actos constitutivos de estado civil de que se trate, o ya sea en la notoria posesión de ese estado civil.”
“Artículo 106. Formalidad del registro. Ninguno de los hechos, actos y providencias relativos al estado civil y la capacidad de las personas, sujetos a registro, hace fe en proceso ni ante ninguna autoridad, empleado a funcionario público, si no ha sido inscrito o registrado en la respectiva oficina, conforme a lo dispuesto en la presente ordenación, salvo en cuanto a los hechos para cuya demostración no se requiera legalmente la formalidad del registro.”
Código Civil.
“Artículo 1083. Testamento invalido. <artículo subrogado por el artículo 11 de la ley 95 de 1890. El nuevo texto es el siguiente:> el testamento solemne, abierto o cerrado, en que se omitiere cualquiera de las formalidades a que debe respectivamente sujetarse, según los artículos precedentes, no tendrá valor alguno.
Con todo, cuándo se omitiere una o más de las designaciones prescritas en el artículo 1073, en el inciso 4o. Del 1080 y en el inciso 2o. Del 1081, no será por eso nulo el testamento, siempre que no haya duda acerca de la identidad personal del testador, notario o testigo.”
Jurisprudencias.
Sala de Casación Civil 3 de marzo de 1977. Magistrado Ponente: Alberto Ospina Botero.
“Apertura y publicación
Formalidades esenciales para su validez. El requisito exigido por la Ley 36 de 1931 no es formalidad esencial del acto testamentario, por lo que su omisión no acarrea nulidad de este, como tampoco la produce la omisión de la fecha en el sobre que lo contiene o la falta de coincidencia con la fecha de la escritura.”
(…)
“”De conformidad con el ordenamiento, el testamento solemne cerrado se otorgará ante notario y cinco testigos [art. 1076 del C. C.], por persona que sepa leer y escribir [art. 1079 del C. C.], con sujeción a las siguientes solemnidades especiales: a firma del testamento y su colocación en un sobre cerrado, de manera que no pueda extraerse sin romper la cubierta que lo contiene [art. 1080 inciso 2.° del C. C.]; b) presentación por el testador al notario y testigos de la escritura cerrada, declarando aquel de viva voz y de manera que lo vean, oigan y entiendan, salvo el caso del art. 1081, que en aquella escritura se contiene su testamento [art. 1080 inciso 1.° del C. C.]; c) el notario expresará sobre la cubierta, bajo el epígrafe testamento, las circunstancias de hallarse el testador en su sano juicio; el nombre, apellido y domicilio del testador y de cada uno de los testigos, y el lugar, día, mes y año del otorgamiento [art. 1080, inciso 4.° del C. C.];
Sobre la cubierta firmarán el testador, los testigos y el notario. Si el testador no pudiere firmar al tiempo del otorgamiento, firmará por él otra persona diferente de los testigos instrumentales, y si alguno o algunos de los testigos no supieren o no pudieren firmar, lo harán otros por los que no supieren o no pudieren hacerlo, de manera que en la cubierta aparezcan siempre siete firmas: la del testador, las de los cinco testigos y la del notario [art. 1080, incisos 5.° y 6.° del C. C.); e) asistencia ininterrumpida del testador, un mismo notario y unos mismos testigos, salvo los breves intervalos que algún accidente exigiere [art. 1080, inciso 7 del C.C.”
(…)
“Las solemnidades o exigencias referidas en materia de testamento cerrado, algunas de ellas son ad substantiam y otras son simplemente ad probationem. La omisión de las primeras origina la nulidad del acto testamentario y las segundas no. Por tal razón ha sostenido la doctrina de la Corte, con fundamento en la ley, que la omisión de la escritura a que alude la Ley 36 de 1931, así como los vacíos procedimentales cometidos en las diligencias de apertura, la omisión de las designaciones prescritas en el art. 1073, en el inciso 4.° del 1080 y en el inciso 2.° del 1081 del Código Civil, no configuran la nulidad del testamento cerrado, si de otra parte no existe duda acerca de la identidad del testador, notario y testigos [art. 11, Ley 95 de 1890].”
Doctrinas.
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“LAS SUCESIONES
(…)
18. TESTAMENTO CERRADO
18.1. Formalidades
(…)
Conforme lo dispone el artículo 1080 del Código Civil, lo que constituye esencialmente el testamento cerrado es el acto en que el testador presenta al notario y los testigos una escritura cerrada, declarando de viva voz, y de manera que el notario y los testigos lo vean, oigan y entiendan, que en aquella escritura se contiene su testamento. El testamento deberá estar firmado por el testador. La cubierta del testamento estará cerrada o se cerrará exteriormente, de manera que no pueda extraerse el testamento sin romper la cubierta. Queda al arbitrio del testador estampar un sello o marca, o emplear cualquier otro medio para la seguridad de la cubierta.
El notario expresará sobre la cubierta, bajo el epígrafe testamento, la circunstancia de hallarse el testador en su sano juicio; el nombre, apellido y domicilio del testador y de cada uno de los testigos, y el lugar, día, mes y año del otorgamiento.
Inmediatamente después del acto en que el testador presenta al Notario y a los testigos la escritura en que declara que se contiene su testamento, se deberá extender una escritura pública en que conste el lugar, día, mes y año de la constitución del testamento cerrado; el nombre y apellido del Notario; el nombre y apellido, domicilio y vecindad del testador y cada uno de los testigos; la edad del otorgante, la circunstancia de hallarse éste en su entero y cabal juicio, el lugar de sus nacimiento y la nación a que pertenece, dispone el artículo 1º de la Ley 36 de 1931.”[87]
CONSTANCIA RESPECTO DEL ESTADO DEL SOBRE Y COMPARECENCIA DE LOS TESTIGOS.
ARTÍCULO 62.
Artículo modificado por el artículo 39 del Decreto 2163 de 1970. El nuevo texto es el siguiente: Presentada la solicitud y el sobre, el notario hará constar el estado de éste, con expresión de las marcas, sellos y demás circunstancias distintivas, señalará el día y la hora en que deban comparecer ante él los testigos que intervinieron en la autorización del testamento y dispondrá que se les cite.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.3.4. Obligación del notario a quien se le pide la apertura de testamento. El notario a quien se pidiera la apertura y publicación de un testamento cerrado dispondrá que se cite a los testigos, señalando el día y hora en que deban comparecer ante él.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 32. El notario a quien se pidiere la apertura y publicación de un testamento cerrado dispondrá que se cite a los testigos, señalando el día y hora en que deban comparecer ante él.”
Código Civil.
“Artículo 1080. Esencia del testamento cerrado. Lo que constituye esencialmente el testamento cerrado es el acto en que el testador presenta al notario y los testigos una escritura cerrada, declarando de viva voz, y de manera que el notario y los testigos lo vean, oigan y entiendan (salvo el caso del artículo siguiente), que en aquella escritura se contiene su testamento. Los mudos podrán hacer esta declaración, escribiéndola a presencia del notario y los testigos.
El testamento deberá estar firmado por el testador. La cubierta del testamento estará cerrada o se cerrará exteriormente, de manera que no pueda extraerse el testamento sin romper la cubierta.
Queda al arbitrio del testador estampar un sello o marca, o emplear cualquier otro medio para la seguridad de la cubierta.
El notario expresará sobre la cubierta, bajo el epígrafe testamento, la circunstancia de hallarse el testador en su sano juicio; el nombre, apellido y domicilio del testador y de cada uno de los testigos, y el lugar, día, mes y año del otorgamiento.
Termina el otorgamiento por las firmas del testador, de los testigos y del notario, sobre la cubierta.
Si el testador no pudiere firmar al tiempo del otorgamiento, firmará por él otra persona diferente de los testigos instrumentales, y si alguno o algunos de los testigos no supieren o no pudieren firmar, lo harán otros por los que no supieren o no pudieren hacerlo, de manera que en la cubierta aparezcan siempre siete firmas: la del testador, las de los cinco testigos y la del notario.
Durante el otorgamiento estarán presentes, además del testador, un mismo notario y unos mismos testigos, y no habrá interrupción alguna sino en los breves intervalos en que algún accidente lo exigiere.
<Artículo adicionado por la ley 36 de 1931, con el siguiente texto:>
«Artículo 1o. Inmediatamente después del acto en que el testador presenta al notario y a los testigos la escritura en que declara que se contiene su testamento, según el artículo 1080 del código civil, se deberá extender una escritura pública en que conste el lugar, día, mes y año de la constitución del testamento cerrado; el nombre y apellido del notario; el nombre y apellido, domicilio y vecindad del testador y cada uno de los testigos; la edad del otorgante, la circunstancia de hallarse éste en su entero y cabal juicio, el lugar de sus nacimiento y la nación a que pertenece.
«Artículo 2o. En el mismo instrumento se consignará una relación pormenorizada de la clase, estado y forma de los sellos, marcas y señales que como medios de seguridad contenga la cubierta.
«Artículo 3o. La escritura de que tratan los artículos anteriores debe ser firmada por el testador, los cinco testigos y el notario.
«Artículo 4o. Copia de esta escritura debe acompañarse a la solicitud de apertura y publicación del testamento.”
“Artículo 1081. Obligatoriedad de otorgar testamento cerrado. Cuando el testador no pudiere entender o ser entendido de viva voz, sólo podrá otorgar testamento cerrado.
El testador escribirá, de su letra, sobre la cubierta, la palabra testamento, o la equivalente en el idioma que prefiera, y hará del mismo modo la designación de su persona, expresando, a lo menos, su nombre, apellido y domicilio, y la nación a que pertenece; y en lo demás, se observará lo prevenido en el artículo precedente.”
Doctrinas.
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“PRACTICAR LA APERTURA Y PUBLICACIÓN DE LOS
TESTAMENTOS CERRADOS
(…)
4. TRAMITE DE LA APERTURA DEL TESTAMENTO CERRADO
Lo regula el art. 62 del E.N., con la modificación que le introdujo el art. 39 del Decreto 2163 de 1970, que dispone que presentada la solicitud y el sobre, el notario hará constar el estado de éste, con expresión de las marcas, sellos y demás circunstancias distintivas, señalará el día y la hora en que deban comparecer ante él los testigos que intervinieron en la autorización del testamento y dispondrá que se les cite.
Llegados el día y la hora señalados, se procederá al reconocimiento del sobre y de las firmas puestas en él por el testador, los testigos y el Notario, teniendo a la vista el sobre y la escritura original que se haya otorgado con el fin de depositar el testamento constituido.
Acto seguido el Notario, en presencia de los testigos e interesados concurrentes, extraerá el pliego contenido en la cubierta y lo leerá de viva voz; terminada la lectura lo firmará con los testigos a continuación de la firma del testador o en las márgenes y en todas las hojas de que conste.
De lo ocurrido se sentará un acta con mención de los presentes y constancia de su identificación correspondiente, y transcripción del texto íntegro del testamento. El acta será suscrita por todas las personas que intervengan en la diligencia.”[88]
LECTURA DEL TESTAMENTO.
ARTÍCULO 63.
Llegados el día y la hora señalados, se procederá al reconocimiento del sobre y de las firmas puestas en él por el testador, los testigos y el Notario, teniendo a la vista el sobre y la escritura original que se haya otorgado en cumplimiento de lo ordenado en la Ley 36 de 1931. Acto seguido el Notario, en presencia de los testigos e interesados concurrentes, extraerá el pliego contenido en la cubierta y lo leerá de viva voz; terminada la lectura, lo firmará con los testigos a continuación de la firma del testador o en las márgenes y en todas las hojas de que conste.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.3.5. Acta. Toda actuación notarial referente a la apertura y publicación del testamento cerrado se hará constar en acta que será suscrita por quienes intervengan en la diligencia.”
Código Civil.
“Artículo 1077. Publicación de testamento otorgado ante testigos. Si el testamento no ha sido otorgado ante notario, sino ante cinco testigos, será necesario que se proceda a su publicación, en la forma siguiente:
El juez competente hará comparecer los testigos para que reconozcan sus firmas y la del testador.
Si uno o más de ellos no compareciere por ausencia u otro impedimento, bastará que los testigos instrumentales presentes reconozcan la firma del testador, las suyas propias y las de los testigos ausentes.
En caso necesario, y siempre que el juez lo estimare conveniente, podrán ser abonadas las firmas del testador y de los testigos ausentes, por declaraciones juradas de otras personas fidedignas.
En seguida pondrán el juez y su secretario sus rúbricas en cada página del testamento, y después de haberlo el juez declarado testamento nuncupativo, expresando su fecha, lo mandará pasar con lo actuado, al respectivo notario, previo el correspondiente registro.”
ACTA DE DILIGENCIA DE APERTURA Y TRANSCRIPCIÓN DEL TEXTO.
ARTÍCULO 64.
De lo ocurrido se sentará un acta con mención de los presentes y constancia de su identificación correspondiente, y transcripción del texto íntegro del testamento.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.3.5. Acta. Toda actuación notarial referente a la apertura y publicación del testamento cerrado se hará constar en acta que será suscrita por quienes intervengan en la diligencia.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 33. Toda actuación notarial referente a la apertura y publicación del testamento cerrado se hará constar en acta que será suscrita por quienes intervengan en la diligencia.”
COMPARECENCIA DE TESTIGOS Y NOTARIO AL MOMENTO DEL OTORGAMIENTO Y AL MOMENTO DE LA APERTURA DEL TESTAMENTO CERRADO.
ARTÍCULO 65.
Artículo modificado por el artículo 40 del Decreto 2163 de 1970. El nuevo texto es el siguiente: Cuando alguno o algunos de los testigos no concurrieren, el notario ante quien se otorgó el testamento abonará sus firmas mediante su confrontación con las del original de la escritura de protocolización. Si aquel notario faltare, abonará su firma quien desempeñare actualmente sus funciones, mediante la misma confrontación y aún con su firma en otros instrumentos del protocolo.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.3.5. Acta. Toda actuación notarial referente a la apertura y publicación del testamento cerrado se hará constar en acta que será suscrita por quienes intervengan en la diligencia.”
Código Civil.
“Artículo 1077. Publicación de testamento otorgado ante testigos. Si el testamento no ha sido otorgado ante notario, sino ante cinco testigos, será necesario que se proceda a su publicación, en la forma siguiente:
El juez competente hará comparecer los testigos para que reconozcan sus firmas y la del testador.
Si uno o más de ellos no compareciere por ausencia u otro impedimento, bastará que los testigos instrumentales presentes reconozcan la firma del testador, las suyas propias y las de los testigos ausentes.
En caso necesario, y siempre que el juez lo estimare conveniente, podrán ser abonadas las firmas del testador y de los testigos ausentes, por declaraciones juradas de otras personas fidedignas.
En seguida pondrán el juez y su secretario sus rúbricas en cada página del testamento, y después de haberlo el juez declarado testamento nuncupativo, expresando su fecha, lo mandará pasar con lo actuado, al respectivo notario, previo el correspondiente registro.”
PROTOCOLIZACIÓN TESTAMENTO CERRADO.
ARTÍCULO 66.
El testamento así abierto y publicado, se protocolizará con lo actuado por el mismo Notario, quien expedirá las copias a que hubiere lugar. El registro se efectuará sobre copia enviada directamente por aquel y no sobre el original.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.3.1. Obligación del notario en la apertura y publicación del testamento cerrado. En la apertura y publicación del testamento cerrado, el notario quien lo autorice advertirá de la formalidad del registro, tal como se procede para el testamento abierto.”
Decreto 1028 de 1989.
“Artículo 1. Asignase a la Registraduría Nacional del Estado Civil, las funciones del Servicio Nacional de Inscripción señaladas por los Decretos 1260 y 2158 de 1970.”
Decreto 2163 de 1970.
“Artículo 41. La Superintendencia de Notariado y Registro, de conformidad con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional, organizará, con la cooperación del Servicio Nacional de Inscripción, el Registro Central de Testamentos.”
Doctrinas.
Competencias Notariales, Personas y Familia- Año: 2017. Autor: Leovedis Elías Martínez Duran.
“PRACTICAR LA APERTURA Y PUBLICACIÓN DE LOS
TESTAMENTOS CERRADOS
(…)
6. PROTOCOLIZACIÓN DE LA APERTURA DEL TESTAMENTO
El testamento así abierto y publicado, se protocolizará con lo actuado por el mismo Notario, quien expedirá las copias a que hubiere lugar. El registro se efectuará sobre copia enviada directamente por aquel y no sobre el original.
Al señalar el art. 4° de la Ley 1579 de 2012 (Estatuto de Registro de instrumentos Públicos) los «Actos, títulos y documentos sujetos al registro», ora en su literal c) «Los testamentos abiertos y cerrados, así como su revocatoria o reforma de conformidad con la ley». El Parágrafo 2° del mismo lo dispone que «El Gobierno Nacional reglamentará el Registro Central de Testamentos cuyo procedimiento e inscripciones corresponde a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos». El art. 7º del Estatuto indica que el archivo de registro contendrá «el libro de registro de testamentos»
Mientras se organiza el Registro Central de Testamentos, el registro de los testamentos se efectuará en las oficinas de registro de instrumentos públicos de respectivo círculo, con base en la copia que expida el notario, en libro especia que se destinará para el efecto, que se denominará Registro de Testamentos.”[89]
OPOSICIÓN A LA APERTURA.
ARTÍCULO 67.
Si alguna persona que acredite interés en ello y exponga las razones que tenga, se opusiere a la apertura, el Notario se abstendrá de practicar la apertura y publicación y entregará el sobre y copia de lo actuado al Juez competente para conocer del proceso de sucesión, para que ante él se tramite y decida la oposición a la apertura como un incidente.
Si las firmas del Notario o los testigos no fueren reconocidas o abonadas, o la cubierta no apareciere cerrada, marcada y sellada como cuando se presentó para el otorgamiento, el Notario, dejando constancia de ello, practicará la apertura y publicación del testamento y enviará sobre, pliego y copia de su actuación al juez competente. En este caso el testamento no prestará mérito mientras no se declare su validez en proceso ordinario, con citación de quienes tengan interés en la sucesión por Ley o por razón de un testamento anterior.
Declarada la validez del testamento, el juez ordenará su protocolización y posterior registro.
Normas concordantes.
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 473. Apertura y publicación judicial del testamento cerrado en caso de oposición. Para la apertura y publicación del testamento cerrado en caso de oposición, se procederá así:
1. Entregada por el notario al juzgado la cubierta del testamento y la copia de lo actuado ante aquel, una vez reconocidas las firmas, se extenderá acta sobre el estado en que aquella se encuentre, con expresión de sus marcas, sellos y demás circunstancias de interés y se señalará fecha y hora para audiencia, con el fin de resolver sobre la oposición. Si fuere conocida la dirección del opositor, a este se le citará mediante cualquier medio de comunicación expedito, dejando constancia de ello en el expediente, haciéndole saber la fecha y hora de la audiencia. Si quien la formuló no comparece sin causa justificada o no se ratifica, el juez la rechazará de plano, por auto que no admite recursos. De lo contrario decretará y practicará en la audiencia las pruebas allí pedidas y las que decrete de oficio, y decidirá.
2. Rechazada la oposición, se abrirá y publicará el testamento, que se protocolizará por el juez con todo lo actuado en una de las notarías del lugar.
3. Si las firmas puestas en la cubierta del testamento no fueren reconocidas por el notario que lo autorizó o por cualquiera de los testigos instrumentales, o no hubieren sido debidamente abonadas, el juez procederá siempre a su apertura y publicación y dejará en el acta el respectivo testimonio.
De igual manera procederá el juez cuando en concepto del notario o de los testigos, la cubierta ofrezca señales evidentes de haber sido abierta.
En los casos anteriores el juez dispondrá que el testamento no es ejecutable mientras no se declare su validez en proceso verbal, con citación de quienes tendrían el carácter de herederos abintestato o testamentarios, en virtud de un testamento anterior.”
Código Civil.
“Artículo 1077. Publicación de testamento otorgado ante testigos. Si el testamento no ha sido otorgado ante notario, sino ante cinco testigos, será necesario que se proceda a su publicación, en la forma siguiente:
El juez competente hará comparecer los testigos para que reconozcan sus firmas y la del testador.
Si uno o más de ellos no compareciere por ausencia u otro impedimento, bastará que los testigos instrumentales presentes reconozcan la firma del testador, las suyas propias y las de los testigos ausentes.
En caso necesario, y siempre que el juez lo estimare conveniente, podrán ser abonadas las firmas del testador y de los testigos ausentes, por declaraciones juradas de otras personas fidedignas.
En seguida pondrán el juez y su secretario sus rúbricas en cada página del testamento, y después de haberlo el juez declarado testamento nuncupativo, expresando su fecha, lo mandará pasar con lo actuado, al respectivo notario, previo el correspondiente registro.”
Procedimiento.
Procedimiento del testamento cerrado (ver página 151).
CAPÍTULO V.
DEL RECONOCIMIENTO DE DOCUMENTOS PRIVADOS.
DILIGENCIA DE RECONOCIMIENTO DE DOCUMENTO PRIVADO.
ARTÍCULO 68.
Quienes hayan suscrito un documento privado podrán acudir ante el Notario para que este autorice el reconocimiento que hagan de sus firmas y del contenido de aquel. En este caso se procederá a extender una diligencia en el mismo documento o en hoja adicional, en que se expresen el nombre y descripción del cargo del Notario ante quien comparecen; el nombre e identificaciones de los comparecientes; la declaración de estos de que las firmas son suyas y el contenido del documento es cierto, y el lugar y fecha de la diligencia, que terminará con las firmas de los declarantes y del Notario quien, además estampará el sello de la Notaría.
Normas concordantes.
Circular No. 606 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Circulación de documento privado con autenticación presuntamente falsa.
Se hace necesario alertar sobre la circulación del documento privado denominado “poder especial para la enajenación del bien inmueble lote de terreno ubicado en la urbanización El Caney de Cali matricula inmobiliaria No. 370-792769”, el cual podría tratarse de un caso de suplantación.”
Circular No. 531 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Si bien es cierto que los notarios no ostentan la calidad de funcionarios públicos, el notariado es un servicio público que prestan los notarios como particulares que ejercen una función pública bajo la figura de la descentralización por colaboración, y por lo tanto se encuentran autorizados para suscribir documentos que deben surtir efectos en el exterior, por lo que deberán dar cabal cumplimiento al artículo 3 de la Resolución No. 1959 del 2020 el cual establece:
Artículo 3. Registro de firma. Todo servidor público o particular en ejercicio de funciones públicas que suscriba o certifique documentos que deban surtir efectos legales en el exterior, tendrán que registrar y/o actualizar, según el caso, su firma manuscrita ante el Ministerio de Relaciones Exteriores e informar cuando se retire del servicio, se presenten modificaciones en el cargo por él desempeñado o por cambio de Entidad. El servidor público o particular en ejercicio de funciones públicas que firme de forma digital documentos que han de surtir efectos legales en el exterior, deberán, igualmente, registrar su firma manuscrita y digital habiendo uso de los medios tecnológicos que el Ministerio de Relaciones Exteriores disponga para ello y suministrar la lleve pública del certificado digital en el formato establecido.
Parágrafo Primero. El ministerio de Relaciones Exteriores emitirá la apostilla y/o la legalización de documentos firmados de forma digital, previa verificación del cumplimiento de los dispuesto en los artículos 7 y 28 de la Ley 527 de 1999 “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y eso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales.
El Embajador Eufrasio Morales, Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Apostilla y Legalizaciones de Cancillería de Colombia, puso en conocimiento de esta Entidad los siguientes documentos que se extienden a sus despachos para ser tenidos en cuenta durante el ejercicio de la función pública notarial, así: 1. Oficio S-GAOL-21-011749 sobre el “Registro o actualización de firma de los funcionarios autorizados para suscribir documentos que requieran ser apostillados o legalizados y publicación en sitio web de la entidad de la información sobre el trámite.
El registro o actualización del registro de firmas de los funcionarios públicos de esa Entidad autorizados para suscribir documentos objeto del referido tramite, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3 de la Resolución 1959 del 3 de agosto de 2020, por la cual se dictan disposiciones en materia de apostillas y de legalizaciones de documentos.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.4.1. Diligencia de reconocimiento privado. En la diligencia de reconocimiento de un documento privado el notario dejará constancia de la manifestación del interesado, suscrita por éste, de que el contenido de aquél es cierto. Para tal efecto podrá utilizar un sello en donde se exprese de manera inequívoca esta declaración. Si el documento contiene varias hojas, sellará y rubricará cada una de ellas. Esta diligencia será firmada por el notario en último lugar. En igual forma se procederá para el reconocimiento de la firma.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 185. Declaración sobre documentos. Quien pretenda reconocer un documento privado deberá presentarlo e identificarse ante la autoridad respectiva.
Sin perjuicio de la presunción de autenticidad, cualquier interesado podrá pedir que se cite al autor de un documento privado, al mandatario con facultades para obligar al mandante, o al representante de la persona jurídica a quien se atribuye, para que rinda declaración sobre la autoría, alcance y contenido del documento.
El reconocimiento del documento por parte del mandatario producirá todos sus efectos respecto del mandante si aparece probado el mandato.
La declaración del citado será recibida previo juramento. Si el documento está firmado a ruego de una persona que no sabía o no podía firmar, esta deberá declarar si se extendió por su orden, si el signatario obró a ruego suyo, y si es cierto su contenido; cuando el citado no pudiere o no supiere leer el juez deberá leerle el documento. En los demás casos bastará que el compareciente declaré si es el autor del documento, o si se elaboré por su cuenta, o si es suya a firma o el manuscrito que se le atribuye. El reconocimiento de la autoría del documento hará presumir cierto el contenido.
Si el citado no concurre a la diligencia, o si a pesar de comparecer se niega a prestar juramento o a declarar, o da respuestas evasivas no obstante la amonestación del juez se tendrá por surtido el reconocimiento y así se declarará en nota puesta al pie del documento.
Dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha señalada para la diligencia el citado podrá probar al menos sumariamente que su inasistencia obedeció a causa justificada; si así lo hiciere, el juez señalará, por una sola vez, nueva fecha y hora para el reconocimiento, por medio de auto que se notificará por estado.
En el proceso en que se aduzca un documento previamente reconocido en legal forma, ya sea expresa o tácitamente, no procederá la tacha en cuanto al autor jurídico, ni el desconocimiento.”
“Artículo 244. Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.
Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.
También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución.
Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo.
La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos.
Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos y en todas las jurisdicciones.”
“Artículo 250. Indivisibilidad y alcance probatorio del documento. La prueba que resulte de los documentos públicos y privados es indivisible y comprende aun lo meramente enunciativo, siempre que tenga relación directa con lo dispositivo del acto o contrato.”
“Artículo 261. Documentos firmados en blanco o con espacios sin llenar. Se presume cierto el contenido del documento firmado en blanco o con espacios sin llenar.”
Instrucción administrativa conjunta No. 24 de 2003 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
«Quienes hayan suscrito un documento privado podrán acudir ante el Notario para que este autorice el reconocimiento que hagan de sus firmas y del contenido de aquel. En este caso se procederá a extender una diligencia en el mismo documento o en hoja adicional en que se expresen el nombre y descripción del cargo del Notario ante quien comparecen; el nombre e identificaciones de los comparecientes; la declaración de estos de que las firmas son suyas y el contenido del documente es cierto y el lugar y fecha de la diligencia, que terminará con las firmas de los declarantes y del Notario quien, además, estampará el sello de la notaría.»
Ley 962 de 2005.
“Artículo 24. Presunción de validez de firmas. Artículo modificado por el artículo 36 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente: Las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que deban obrar en trámites ante autoridades no requerirán de autenticación. Dichas firmas se presumirán que son de la persona respecto de la cual se afirma corresponden. Tal presunción se desestimará si la persona de la cual se dice pertenece la firma, la tacha de falsa, o si mediante métodos tecnológicos debidamente probados se determina la falsedad de esta.
Los documentos que implican transacción, desistimiento y, en general, disposición de derechos, deberán presentarse y aportarse a los procesos y trámites administrativos de acuerdo con las normas especiales aplicables. De la misma manera, se exceptúan los documentos relacionados con el sistema de seguridad social integral y los del magisterio.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 34. En la diligencia de reconocimiento de un documento privado el notario dejará constancia de la manifestación del interesado, suscrita por éste, de que el contenido de aquél es cierto. Para tal efecto podrá utilizar un sello en donde se exprese de manera inequívoca esta declaración. Si el documento contiene varias hojas, sellará y rubricará cada una de ellas. Esta diligencia será firmada por el notario en último lugar. En igual forma se procederá para el reconocimiento de la firma.”
Decreto 1379 de 1972.
“Artículo 7. Modificado por el artículo 2 del decreto 158 de 1994.
Artículo 2º El artículo 7º del Decreto 1379 de 1972, quedará así:
«La solicitud de inscripción de nacimiento por correo debe formularse por los representantes legales, los parientes mayores más próximos, por las personas mayores de edad que hubieren presenciado el nacimiento o tenido noticia directa y fidedigna del hecho, o por el propio interesado mayor de edad, todos debidamente identificados.
«Quien actúe como denunciante debe consignar en la solicitud de inscripción el número y lugar de expedición del documento de identificación pertinente, así como los prenombres y los apellidos que le correspondan al inscrito, según lo preceptuado por el artículo 53 del Decreto-ley 1260 de 1970 y en lo posible, los demás datos exigidos por el artículo 52 del citado decreto.
«Para acreditar el hecho del nacimiento, a la solicitud de inscripción se acompañará uno de los documentos señalados en el artículo 50 del Decreto 1260 de 1970».”
Jurisprudencias.
Sentencia de Casación del 2 de octubre de 2013. Radicado No. 39373. Magistrado Ponente: Fernando Alberto Castro Caballero.
“La falsedad ideológica en documentos se presenta cuando en un escrito genuino se insertan declaraciones contrarias a la verdad, es decir, cuando siendo el documento verdadero en su forma y origen auténtico, contiene afirmaciones falsas sobre la existencia histórica de un acto o un hecho, o sus modalidades, bien porque se los hace aparecer como verdaderos no habiendo ocurrido, o cuando habiendo acontecido de determinada manera, son presentados de una diferente.
Dado que se trata de una conducta que compromete de manera exclusiva la veracidad del documento [público o privado], doctrina y jurisprudencia han coincidido en señalar que su estructuración presupone en el sujeto agente la obligación jurídica de decir la verdad, puesto que de lo contrario la declaración mendaz devendría irrelevante, y sin aptitud para efectuar la confianza pública en el instrumento, en cuanto medio de prueba de los hechos o relaciones jurídicas que representa.
En tratándose de falsedad ideológica en documento público, la determinación de los casos en los cuales el funcionario está jurídicamente obligado a ser veraz no reviste inconvenientes, puesto que a ellos siempre les asiste el deber de hacerlo en ejercicio de su cargo, en virtud de la función certificadora de la verdad que el Estado les ha confiado, y la presunción de autenticidad y veracidad de que se encuentran amparados los documentos que autorizan, o en cuya elaboración intervienen. De allí que ninguna controversia surja en torno a su carácter delictivo frente a esta clase de documentos.
La discusión se presenta en relación con los documentos privados, toda vez que respecto de los particulares y el deber jurídico de decir la verdad, surgen posiciones doctrinarias contrapuestas: 1) Quienes son del criterio que no les asiste compromiso con ella, y que por tal motivo, no pueden ser, en ningún evento, sujetos activos de falsedad ideológica. 2) Quienes consideran que lo tienen en determinados casos, cuando la propia ley, expresa o tácitamente, les impone la obligación de hacerlo, evento en el cual, por tanto, incurren en el citado delito, si faltan al deber de veracidad que por mandato legal les es exigible.
En la sentencia que viene de ser citada, la Sala, al referirse a este concreto aspecto, precisó: «El particular al extender documentos privados está obligado a ser veraz, fundamentalmente cuando el derecho de un tercero es susceptible de sufrir menoscabo: si el documento privado, falso en sus atestaciones, tiene como finalidad producir actos jurídicos y se pretende hacerlo valer como prueba, estructura delito de falsedad cuando de acuerdo con su clase y naturaleza, formalmente, reúne las condiciones que le son propias, según la ley y, en todo caso, cuando el comportamiento se acomoda a las exigencias del correspondiente tipo penal.”
Sentencia T-972 de 2010. Magistrado Ponente: Gabriel Eduardo Mendoza Martelo.
“Defecto procesal. Se incurre en exceso ritual manifiesto cuando la autoridad judicial considera que no es auténtico un memorial que carece de firma, sin tener en cuenta los demás elementos que permiten dar certeza acerca de su autor.
En la Constitución de 1991, la citada preeminencia quedó establecida, en el artículo 228, como un principio de la administración de justicia, al consagrar que en las actuaciones de la administración de justicia prevalecerá el derecho sustancial. Esta Corporación al establecer el alcance de la mencionada norma ha dicho: Cuando el artículo 228 de la Constitución establece que en las actuaciones de la Administración de Justicia ‘prevalecerá el derecho sustancial, está reconociendo que el fin de la actividad jurisdiccional, y del proceso, es la realización de los derechos consagrados en abstracto por el derecho objetivo, y, por consiguiente, la solución de los conflictos de intereses. Es evidente que, en relación con la realización de los derechos y la solución de los conflictos, el derecho procesal, y específicamente el proceso, es un medio.”
RECONOCIMIENTO POR TESTIGO ROGADO.
ARTÍCULO 69.
Cuando se trate de personas que no sepan o no puedan firmar, en la diligencia de reconocimiento se leerá de viva voz el documento, de todo lo cual dejará constancia en el acta, que será suscrita por un testigo rogado por el compareciente, quien, además imprimirá su huella dactilar, circunstancia que también se consignará en la diligencia indicando cuál fue la impresa.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.15. Lectura de la escritura pública. Extendida la escritura será leída en su totalidad por el notario o por los otorgantes o por la persona designada por éstos. Si se tratare de personas sordas, la lectura será hecha por ellas mismas, y si son ciegas o mudas que no puedan darse a entender por escrito únicamente por el notario, quien debe establecer de manera inequívoca el asentimiento del otorgante. Si el sordo no supiere leer, el contenido de la escritura le será dado a conocer por medio de un intérprete designado por él. En todos los casos el notario dejará constancia de lo ocurrido.”
“Artículo 2.2.6.1.2.1.17. Cumplimiento del requisito de la edad del testigo. Se entiende por cumplido el requisito de indicar la edad del testigo que firma a ruego con la afirmación que se haga de ser mayor de edad, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 del decreto-ley 0960 de 1970.”
Código de Comercio.
“Artículo 826. Contratos escritos. Cuando la ley exija que un acto o contrato conste por escrito bastará el instrumento privado con las firmas autógrafas de los suscriptores.
Por firma se entiende la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los elementos que la integren o de un signo o símbolo empleado como medio de identificación personal.
Si alguno de ellos no pudiere o no supiere firmar, lo hará otra persona a su ruego, dando fe de ello dos testigos, y se imprimirán en el documento las huellas digitales o plantares del otorgante.
Si la ley no dispone otra cosa, las cartas o telegramas equivaldrán a la forma escrita, con tal que la carta o el original del telegrama estén firmados por el remitente, o que se pruebe que han sido expedidos por éste, o por su orden.”
Jurisprudencias.
Sentencia T-873 de 2008. Magistrado Ponente: Mauricio González Cuervo.
“Mediante Acción de Tutela presentada el 22 de febrero de 2007, la señora Feliciana Vela de Aldana, mediante agente oficioso, solicitó al juez de tutela protección de derechos fundamentales a la igualdad y a la protección debida a las personas por su estado de indefensión, situación económica y su condición física o mental, al igual que del derecho a la propiedad que considera fundamental por estar ligado a la subsistencia. Los consideró vulnerados por la vía de hecho en que habría incurrido el Juzgado Trece Civil del Circuito de Bogotá al dar por terminado, en virtud de un contrato de transacción, el proceso reivindicatorio, promovido en contra de la señora Vela de Aldana por la señora Olga Lucía Aldana Gómez, su nieta. Cabe anotar que al final del escrito la señora Feliciana Vela de Aldana dice secundar lo expuesto «con su sola huella dactilar del índice derecho, ya que no sabe firmar, leer ni escribir». Se solicita, consecuencia, declarar la nulidad del contrato de transacción que le sirvió de fundamento, por vicios del consentimiento, y de la providencia de 21 de marzo de 2006 que se fundó en el citado negocio jurídico.”
Procedimiento.
Procedimiento de la firma a ruego (ver página 294).
RECONOCIMIENTO POR PERSONAS CIEGAS.
ARTÍCULO 70.
Si se tratare de personas ciegas, el Notario leerá de viva voz el documento, y si fuere consentido por el declarante, anotará esta circunstancia. Si entre los comparecientes hubiere sordos, ellos mismos leerán el documento y expresarán su conformidad, y si no supieren leer manifestarán al Notario su intención para que establezca su concordancia con lo escrito y se cerciore del asentimiento de ellos tanto para obligarse en los términos del documento como para reconocer su contenido y rogar su firma. De otra manera el Notario no practicará la diligencia.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.15. Lectura de la escritura pública. Extendida la escritura será leída en su totalidad por el notario o por los otorgantes o por la persona designada por éstos. Si se tratare de personas sordas, la lectura será hecha por ellas mismas, y si son ciegas o mudas que no puedan darse a entender por escrito únicamente por el notario, quien debe establecer de manera inequívoca el asentimiento del otorgante. Si el sordo no supiere leer, el contenido de la escritura le será dado a conocer por medio de un intérprete designado por él. En todos los casos el notario dejará constancia de lo ocurrido.”
Código de Comercio.
“Artículo 828. Firma de ciegos-autenticación. La firma de los ciegos no les obligará sino cuando haya sido debidamente autenticada ante juez o ante notario, previa lectura del respectivo documento de parte del mismo juez o notario.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-076 de 2006. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño.
“Uno de estos colectivos desaventajados que conforman lo que la doctrina y la jurisprudencia nacional y comparada ha denominado “minorías discretas u ocultas” está integrado por las personas que tienen una discapacidad o desventaja grave o profunda en el habla, el oído o la visión. En efecto, como lo ha señalado la Corte, pese a que las personas que sufren discapacidad física o sensorial grave constituyen un porcentaje significativo de la población, lo cierto, sin embargo, es que han sido histórica y silenciosamente marginadas. Hasta hace muy poco estos colectivos eran invisibilizados, sus preocupaciones no ocupaban lugar alguno en la agenda pública o en las reivindicaciones de las organizaciones sociales, las autoridades públicas los trataban con desprecio o paternalismo y el propio derecho los asimilaba a incapaces y les imponía, de manera arbitraria, múltiples inhabilidades.”
Sentencia C-952 de 2000. Magistrado Ponente: Carlos Gaviria Diaz.
“En el presente caso nos encontramos justamente frente a una de esas situaciones en las que se busca promover la igualdad real y efectiva respecto de un sector de la población que por sus condiciones físicas se encuentra en desventaja respecto del resto de la comunidad; la medida con que se pretende reducir la disparidad de hecho se encamina, entonces, antes que a crear un trato discriminatorio, a compensar las cargas y a proteger los derechos de sujetos a quienes se les reconoce plena capacidad jurídica.
Los artículos acusados violan el principio de la buena fe «puesto que se desconfiaría de las personas invidentes por el simple hecho de tener esta calidad, además al acudir el ciego ante un notario para que éste en ejercicio de funciones públicas, como la de prestar buena fe, le lea el documento de viva voz, el funcionario no siempre cumple con este requisito por una simple desidia la cual ocasiona perjuicios al ciego».
Finalmente, señala el actor que los ciegos no son incapaces absolutos ni relativos, de manera que sus «actos producen efectos independientemente de que se necesite la autenticación de sus firmas, a menos que la naturaleza del acto lo exija indispensable para la protección de sus negocios».
Esta Corporación ha señalado múltiples veces que cuando la Carta Política autoriza tratamientos diferentes, «ella lo hace con la finalidad de que el Estado brinde a determinado grupo de personas una protección especial, más no con el insano propósito de marginarlos del mundo jurídico»[21], de forma tal que la base sobre la que ha de entenderse la aplicación de los artículos 828 del Decreto 410 de 1971 y 70 del Decreto 960 de 1970, es el reconocimiento de la plena capacidad jurídica de los invidentes, quienes simplemente cuentan con una herramienta para poder perfeccionar los negocios jurídicos que celebren de manera autónoma -i.e. el reconocimiento de la firma y contenido de los documentos que suscriben- siempre y cuando, como se exige de todos los sujetos de derecho, se cumplan con los requisitos establecidos en la ley para el efecto. En estos eventos la intervención de un juez de la República o de un notario, funcionarios a quienes se les encomienda la tarea de dar fe sobre la autenticidad de ciertas actuaciones jurídicas, se convierte en un mecanismo eminentemente garantista, antes que una carga excesiva o innecesaria, que resulta proporcionada con la finalidad protectora que se desea brindar a un grupo de ciudadanos.
Son estas mismas consideraciones alrededor de la conveniencia de normas que protejan a personas que se encuentran en circunstancias de debilidad manifiesta, y que en el caso concreto buscan a asegurar el pleno ejercicio en el mundo jurídico de los invidentes como titulares de derechos y obligaciones –sin tener que recurrir a los buenos oficios de un tercero-, las que sirven para desestimar los argumentos presentados por el actor, quien considera que las disposiciones impugnadas también vulneran la presunción de buena fe que cobija a los invidentes. Nada más lejano a la recta interpretación de las normas comentadas y a la finalidad práctica que se busca con su aplicación; precisamente porque se parte del supuesto de la plena capacidad de los invidentes y de la buena fe en sus actuaciones se ha creado un mecanismo mediante el cual su manifestación de voluntad tenga plenos efectos, evitando que alguien pueda esgrimir la carencia de visión como fuente de nulidad de un acto jurídico, y se ampare a estas personas, precisamente, de la deslealtad de terceros que eventualmente pueden buscar sacar provecho de su condición particular.”
Doctrinas.
La integración social de los discapacitados. Análisis de la normativa internacional en materia de discapacidad desde la perspectiva colombiana. Autor: Miller Soto Solano, Abogado, Magister en Gestión e innovación de la Administración Pública, Magister en Dirección de la Hacienda Pública y Doctor en Derecho y Economía de La Empresa de La Universidad de los Estudios de Verona -Italia-. Docente de la Universidad Autónoma del Caribe, Barranquilla, Colombia.
“La Declaración de los Derechos de los Impedidos. Proclamada por la Asamblea General de las Naciones Unidas -ONU- en su Resolución 3447 del día 9 de diciembre de 1975, es un documento mediante el cual se pretendió instituir como la base y el punto de referencia para la protección de derechos que el mismo documento consagra. En primer lugar, la declaración designa un vocablo para definir a las personas que no tienen la capacidad de desarrollar su vida valiéndose de sí mismas. Véase:
1. El término «impedido» designa a toda persona incapacitada de subvenir por sí misma, en su totalidad o en parte, a las necesidades de una vida individual o social normal a consecuencia de una deficiencia, congénita o no, de sus facultades físicas o mentales.
Aunque en el análisis correspondiente a este primer párrafo de la declaración de 1975, no se hará referencia a las diferentes denominaciones de las personas con cualquier tipo de limitación, es necesario establecer el alcance de la declaración cuando enuncia la causa de lo que en este documento ha decidido denominar «impedimento». Si desde el inicio del presente artículo se ha venido mencionando tres tipos de discapacidad (física, psíquica y sensorial), el lector acucioso ha de preguntarse -al leer el primer punto de la declaración que se analiza- ¿por qué no se menciona al discapacitado sensorial? Pues bien, a lo largo de toda la documentación normativa, doctrinaria y jurisprudencial, se puede encontrar con diferentes denominaciones y clasificaciones de discapacitados que, en más de una ocasión, poco tienen que ver con la población que pretenden abarcar.
Por ello, es indispensable -a la hora de leer una disposición que clasifique la discapacidad- concentrarse más en su alcance que en el enunciado. Pues, como sucede en el presente caso, es normal encontrarse con disposiciones que mencionen discapacidades «físicas y mentales» para referirse a todo tipo de discapacidad. Sin embargo, es necesario anotar que en 1975 eran escasos los documentos emanados por la Organización Mundial de la Salud que hacían una clasificación especializada de discapacidad. No obstante, la clasificación usada por gran parte de la doctrina es aquella que considera discapacitado a aquel que tiene menguadas sus capacidades físicas (parapléjicos, cuadripléjicos, etc.), psíquicas (quienes sufren alteraciones neurológicas y trastornos cerebrales) y sensoriales (quienes padecen deficiencias visuales, auditivas y problemas en la comunicación y el lenguaje).
Al observar el contenido de cada uno de los trece párrafos consagrados en la Declaración de los Derechos de los Impedidos de 1975, se puede afirmar con absoluta tranquilidad que el término «impedido» es sinónimo de «discapacitado» sin importar el tipo de discapacidad que lo afecte.
Lo que sí llama la atención es que la Asamblea General de las Naciones Unidas haya hecho esta declaración en 1975 utilizando consideraciones muy similares a las usadas en 1971 con la Declaración de Los Derechos del Retrasado Mental. Es como si en 1975 hubiera reconocido que en 1971 excluyó a una población discapacitada que también demandaba la consagración de derechos especiales que facilitaran su existencia. En efecto, el párrafo cuatro de la declaración de 1975, se refiere al documento de 1971 en los siguientes términos: «El impedido tiene los mismos derechos civiles y políticos que los demás seres humanos; el párrafo 7 de la Declaración de los Derechos del Retrasado Mental se aplica a toda posible limitación o supresión de esos derechos para los impedidos mentales.». Y al analizar el resto de los párrafos consagrados en el documento referente a los «impedidos», se puede notar una similitud en relación con los derechos a la salud, la educación y el trabajo. Es decir, transcurrieron cuatro años para que el organismo internacional empezara a hablar de los derechos de todos los discapacitados, corrigiendo el gesto excluyente de 1971.”
COMPARECIENTE ABSOLUTAMENTE INCAPAZ.
ARTÍCULO 71.
El Notario no prestará sus servicios si el compareciente fuere absolutamente incapaz y la incapacidad fuere percibida por aquel o constare en pruebas fehacientes.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.1.3 No autorización de actos. El notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley.
De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si éstos insistieren lo autorizará, dejando constancia de ello en el instrumento.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 577. Asuntos sujetos a su trámite. Se sujetarán al procedimiento de jurisdicción voluntaria los siguientes asuntos:
1. La licencia que soliciten el padre o madre de familia o los guardadores para enajenar o gravar bienes de sus representados, o para realizar otros actos que interesen a estos, en los casos en que el código civil u otras leyes la exijan.
2. La licencia para la emancipación voluntaria.
3. La designación de guardadores, consejeros a administradores.
4. La declaración de ausencia.
5. La declaración de muerte presuntiva por desaparecimiento.
6. Numeral modificado por el artículo 36 de la ley 1996 de 2019. Rige a partir del 26 de agosto de 2021. El nuevo texto es el siguiente: la adjudicación, modificación o terminación de apoyos en la toma de decisiones promovido por la persona titular del acto jurídico.”
Código civil.
“Artículo 1502. Requisitos para obligarse. Para que una persona se obligue a otra por un acto o declaración de voluntad, es necesario:
1o.) Que sea legalmente capaz.
2o.) Que consienta en dicho acto o declaración y su consentimiento no adolezca de vicio.
3o.) Que recaiga sobre un objeto lícito.
4o.) Que tenga una causa lícita.
La capacidad legal de una persona consiste en poderse obligar por sí misma, sin el ministerio o la autorización de otra.”
“Artículo 1503. Presunción de capacidad. Toda persona es legalmente capaz, excepto aquéllas que la ley declara incapaces.”
“Artículo 1504. Incapacidad absoluta y relativa. Artículo modificado por el artículo 57 de la ley 1996 de 2019. El nuevo texto es el siguiente: son absolutamente incapaces los impúberes. Sus actos no producen ni aún obligaciones naturales, y no admiten caución. Son también incapaces los menores púberes. Pero la incapacidad de estas personas no es absoluta y sus actos pueden tener valor en ciertas circunstancias y bajo ciertos respectos determinados por las leyes. Además de estas incapacidades hay otras particulares que consisten en la prohibición que la ley ha impuesto a ciertas personas para ejecutar ciertos actos.”
“Artículo 1508. Vicios del consentimiento. Los vicios de que puede adolecer el consentimiento son error, fuerza y dolo.”
“Artículo 1509. Error sobre un punto de derecho. El error sobre un punto de derecho no vicia el consentimiento.”
“Artículo 1510. Error de hecho sobre la especie del acto o el objeto. El error de hecho vicia el consentimiento cuando recae sobre la especie de acto o contrato que se ejecuta o celebra, como si una de las partes entendiese empréstito y la otra donación; o sobre la identidad de la cosa específica de que se trata, como si en el contrato de venta el vendedor entendiese vender cierta cosa determinada, y el comprador entendiese comprar otra.”
“Artículo 1511. Error de hecho sobre la calidad del objeto. El error de hecho vicia asimismo el consentimiento cuando la sustancia o calidad esencial del objeto sobre que versa el acto o contrato es diversa de lo que se cree; como si por alguna de las partes se supone que el objeto es una barra de plata, y realmente es una masa de algún otro metal semejante.
El error acerca de otra cualquiera calidad de la cosa no vicia el consentimiento de los que contratan, sino cuando esa calidad es el principal motivo de una de ellas para contratar, y este motivo ha sido conocido de la otra parte.”
“Artículo 1512. Error sobre la persona. El error acerca de la persona con quien se tiene intención de contratar, no vicia el consentimiento, salvo que la consideración de esta persona sea la causa principal del contrato.
Pero en este caso la persona con quien erradamente se ha contratado tendrá derecho a ser indemnizada de los perjuicios en que de buena fe haya incurrido por la nulidad del contrato.”
“Artículo 1513. Fuerza. La fuerza no vicia el consentimiento sino cuando es capaz de producir una impresión fuerte en una persona de sano juicio, tomando en cuenta su edad, sexo y condición. Se mira como una fuerza de este género todo acto que infunde a una persona un justo temor de verse expuesta ella, su consorte o alguno de sus ascendientes o descendientes a un mal irreparable y grave.
El temor reverencial, esto es, el solo temor de desagradar a las personas a quienes se debe sumisión y respeto no basta para viciar el consentimiento.”
“Artículo 1514. Persona que ejerce la fuerza. Para que la fuerza vicie el consentimiento no es necesario que la ejerza aquél que es beneficiado por ella; basta que se haya empleado la fuerza por cualquiera persona con el objeto de obtener el consentimiento.”
“Artículo 1515. Dolo. El dolo no vicia el consentimiento sino cuando es obra de una de las partes, y cuando además aparece claramente que sin él no hubiera contratado.
En los demás casos el dolo da lugar solamente a la acción de perjuicios contra la persona o personas que lo han fraguado o que se han aprovechado de él; contra las primeras por el total valor de los perjuicios y contra las segundas hasta concurrencia del provecho que han reportado del dolo.”
“Artículo 1516. Presunción de dolo. El dolo no se presume sino en los casos especialmente previsto por la ley. En los demás debe probarse.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-534 de 2005. Magistrado Ponente: Humberto Antonio Sierra Porto.
“Capacidad jurídica del menor–Aptitud de ser sujetos de derechos Para la Corte resulta indispensable distinguir en la institución de la capacidad jurídica de los menores, dos dimensiones. La primera basada en la aptitud de ser sujeto de derechos. Esto es la titularidad de prerrogativas que en nuestro Estado social de derecho se adjudican en cabeza de menores de edad por el sólo hecho de serlo. En este sentido su capacidad es plena y deviene de su condición, sin requisito alguno que la limite. A su vez, esta capacidad de derecho se encuentra configurada constitucionalmente como protección especial, a partir del principio de interés superior del menor, en los artículos 44 y 45 de la Carta. También, las normas internacionales ratificadas por Colombia sobre Derechos Humanos amplían el marco tanto de la capacidad de derecho, como de la especial protección de que son titulares.”
Doctrinas.
Tipos de capacidad e incapacidad (ver página 197).
EFECTOS DEL RECONOCIMIENTO.
ARTÍCULO 72.
El reconocimiento practicado en la forma dispuesta en este Capítulo da plena autenticidad y fecha cierta al documento y procede respecto del otorgado para pactar expresamente obligaciones.
Normas concordantes.
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 240. Requisitos de los indicios. Para que un hecho pueda considerarse como indicio deberá estar debidamente probado en el proceso.”
“Artículo 250. Indivisibilidad y alcance probatorio del documento. La prueba que resulte de los documentos públicos y privados es indivisible y comprende aun lo meramente enunciativo, siempre que tenga relación directa con lo dispositivo del acto o contrato.”
“Artículo 253. Fecha cierta. La fecha cierta del documento público es la que aparece en su texto. La del documento privado se cuenta respecto de terceros desde que haya ocurrido un hecho que le permita al juez tener certeza de su existencia, como su inscripción en un registro público, su aportación a un proceso o el fallecimiento de alguno de los que lo han firmado.”
“Artículo 260. Alcance probatorio de los documentos privados. Los documentos privados tienen el mismo valor que los públicos, tanto entre quienes los suscribieron o crearon y sus causahabientes como respecto de terceros.”
Circular No. 172 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Según esta disposición, los documentos que el cónsul expide en calidad de notario como son el reconocimiento de firmas en documentos privados (poderes, autorizaciones, compromisos, acuerdos, etc.), podrán ser presentados ante personas naturales y jurídicas de derecho público y privado, sin que previamente hayan sido legalizados por el citado ministerio.”
Jurisprudencias.
Sentencia SU- 774 de 2014. Magistrado Ponente: Mauricio González Cuervo.
“Uno de los principales asuntos en relación con la valoración probatoria se centra en determinar la autenticidad de los documentos. Este concepto resulta absolutamente relevante en tanto en ocasiones, debido a su consecuencia valorativa, se confunde con el de originalidad. Por lo tanto, existe la posibilidad de que un documento a pesar de ser original carezca de autenticidad. Un documento auténtico es aquel en el que existe total certeza en relación con la persona que lo elaboró, suscribió o firmó. Se ha establecido que “la autenticidad es un requisito que debe estar cumplido para que el documento pueda ser apreciado y valorado por el juez en lo que intrínsecamente contenga”. La Sala concluye que su valor probatorio deberá ser establecido caso a caso de conformidad con la totalidad del acervo probatorio y de acuerdo con las reglas de la sana crítica.”
CAPÍTULO VI.
DE LAS AUTENTICACIONES
RECONOCIMIENTO DE FIRMAS.
ARTÍCULO 73.
El Notario podrá dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos. También podrá dar testimonio de que las firmas fueron puestas en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.5.1. Diligencia de autenticación. El notario extenderá la diligencia de autenticación de copias directamente o utilizando un sello. En ambos casos se precisará que el contenido del documento corresponde exactamente al que tuvo a la vista.
Para la autenticación de firmas podrá también utilizar un sello que se ajustará a lo dispuesto en el artículo 73 del decreto-ley 0960 de 1970.
Las diligencias de autenticación serán suscritas por el notario con firma autógrafa en último lugar.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 244. Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.
Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.
También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución.
Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo.
La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos.
Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos y en todas las jurisdicciones.”
“Artículo 261. Documentos firmados en blanco o con espacios sin llenar. Se presume cierto el contenido del documento firmado en blanco o con espacios sin llenar.”
Instrucción administrativa No. 01-35 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Exigencias y medidas de prevención que ha de observar el notario en la prestación del servicio público notarial En aras de contribuir a la eficiencia y adecuada prestación del servicio público que le ha encomendado el Estado, me permito recordar y recomendar a usted la necesidad de tomar medidas de control, prevención y seguridad; y, exigir los requisitos que dentro del ámbito legal le corresponde observar a usted, todo lo cual redunda en beneficio de la notaría y del usuario en general. Así tenemos:
a) Para prevenir en cuanto sea posible que personas inescrupulosas lesionen la majestad, dignidad y eficacia del servicio notarial asaltando la buena fe del notario con suplantaciones de identidad personal y adulteración de documentos, se hace necesario, en aquellos casos en que lo juzguen conveniente, que en el otorgamiento de escrituras públicas, se protocolice fotocopia del documento de identificación de cada compareciente y se imprima a cada uno la huella dactilar del índice derecho o de aquella que corresponda a falta de éste, indicando siempre de qué huella trata, diligencia que se efectuará en la última hoja d la escritura matriz; la medida relacionada con la impresión de huellas dactilares se recomienda hacerla extensiva en las diligencias de autenticación de documentos, de firmas, reconocimiento de contenido y firma, reconocimiento de firmas y en las diligencias de presentación personal, entre otras.
Es importante desde luego que la impresión de la huella dactilar sea nítida, puesto que la falta de diligencia al tomarla no representa beneficio alguno en el evento de requerirse dentro de una investigación.
b) Al ejercer el control de legalidad de los actos que autoriza, es importante que en su función de asesoría hacia los otorgantes, les advierta las irregularidades que observe en las declaraciones presentadas por ellos y la imprecisión y la falta de claridad en las estipulaciones; además, debe velar porque el instrumento y el acto o contrato en él contenido reúna los requisitos de forma y de fondo; exigir antes del otorgamiento los documentos fiscales y demás que señale la ley, dejando expresa constancia en el texto del instrumento los casos en que no obstante advertir usted a las partes sobre la existencia de irregularidades, éstas incitan en obtener el servicio solicitado, pudiendo negarse a prestarlo sólo en los expresamente señalados en la ley (D.L. 960/1970, arts. 5º, 6º, 21 y 71; D. 2148/1983, art. 2º).
c) Le recuerdo que si bien el artículo 34 del Decreto-Ley 960 de 1970 permite que el precio de los bienes o derechos materia del negocio jurídico se exprese en moneda nacional o extranjera, cuando se dé este último evento es indispensable establecer su equivalencia en moneda colombiana, de lo cual se dejará constancia en el texto de la escritura pública;
d) Siempre que se actúe por representación es necesario expresar de qué clase de representación se trata y el notario exigirá para protocolizar con el instrumento los documentos que le acrediten;
e) Teniendo en cuenta que la finalidad de la diligencia de autenticación de copias es dar certeza a los interesados acerca de la plena coincidencia de ésta con el original, aspecto importante en materia probatoria, solicitamos a ustedes que tanto el sello como la firma se impongan sobre el texto del documento a autenticar, a fin de lograr total claridad, impedir la posibilidad de cambiar en el documento autenticado el sentido del original y la comisión de hechos punibles al aprovechar la confusión creada.
Les recuerdo igualmente la necesidad de plasmar en las diferentes diligencias de legalización de documentos, tanto la firma como la antefirma del notario actuante.
f) En relación con aquellos documentos que tienen que ver con la salida de menores del país, específicamente en cuanto corresponde a la legalización notarial de los mismos mediante diligencias de reconocimiento de contenido y firma o de presentación personal sugiero que el notario debe atenderlas personalmente en su despacho, a efecto de dialogar con las personas que comparecen con la finalidad antes citada, a quienes es aconsejable interrogar previamente e imprimirles la huella dactilar respectiva, dejando constancia a qué dedo corresponde. De ser posible se sugiere igualmente dejar fotocopia de los documentos de identidad de tales personas;
g) Referente a la autenticación prevista por el artículo 73 del Decreto-Ley 960 de 1970, y particularmente a una de las formas que contempla, debe advertirse que de manera general se constituye en supuesto fundamental para el ejercicio de la función, el que el registro de la firma se haya surtido ante el correspondiente notario que vaya a otorgar el testimonio de que se trate, es decir, el cambio de notario es causa de actualización del registro, circunstancia que, además debe darse cada año.
No obstante que son ustedes los obligados a comunicar al usuario del servicio sobre la necesidad de actualizar el registro de la firma, se entiende el registro de la firma, se entiende que éste es rogado como corresponde en términos generales a la prestación del servicio notarial. Entonces, en pro de la eficacia que caracteriza el servicio, se debe conferir un tiempo prudencial para que el interesado acuda a formalizar la actualización; a su vencimiento, se entiende que el ejercicio de la función derivado del registro de firma no es posible, sin que esta actitud pueda dar lugar a denegación del servicio.
Desde luego que las medidas de control y prevención a las suplantaciones y falsedades le corresponde implementarlas a cada notario en particular, medidas que en todo caso se recomienda hacerlas extensivas a todo tipo de actuaciones y documentos que autoricen con su firma.
El presente instructivo deroga las instrucciones administrativas números 15 de 1991, 1 de 1995, 2 de 1995, 31 de 1995, 4 de 1996 y 28 de 1996.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 35. El notario extenderá la diligencia de autenticación de copias directamente o utilizando un sello. En ambos casos se precisará que el contenido del documento corresponde exactamente al que tuvo a la vista.”
Decreto 1024 de 1982.
“Artículo 1. Ningún documento suscrito por funcionario público en ejercicio de sus funciones requiere autenticación. modificado por decreto 2092 de 2010.”
“Artículo 2. Los documentos originales que deban presentarse ante las entidades oficiales no requieren autenticación ni el cumplimiento de formalidad especial, salvo en los casos de autorización por documento privado y los expresamente señalados por la ley.”
“Artículo 3. La certificación del ejercicio del cargo de Notario sólo se exigirá para los documentos que deban presentarse en el exterior de los Estados no partes de la «Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros», suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961, la cual entró en vigor para Colombia a partir del 30 de enero de 2001.”
Jurisprudencias.
Sentencia SL-9160 de 2017. Corte Suprema de Justicia Sala Laboral. Magistrado Ponente: Clara Cecilia Dueñas.
“La Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia recordó que la eficacia probatoria de un documento depende, en líneas generales, de la posibilidad de conocer a ciencia cierta quién es su autor genuino.
A partir de este conocimiento, se abre la posibilidad de entrar a valorar intrínsecamente su contenido conforme a las reglas de apreciación probatoria y la sana crítica.
Ahora bien, la corporación hizo ver que para este ejercicio de descubrimiento e imputación de la persona que ha elaborado cierto documento el legislador ha implementado ciertos mecanismos que facilitan el trabajo del juez, como las presunciones y el reconocimiento.
Por ejemplo, las normas procesales establecen que los documentos públicos se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.
Para el documento privado, en cambio, la ley prevé unas reglas que permiten reputar un documento como auténtico o tener a algunos como tales por su naturaleza, como ocurre con los libros de comercio debidamente registrados, el contenido y las firmas de las pólizas de seguros y recibos de pago de sus primas, certificados, bonos y títulos de inversión en establecimiento de crédito y contratos de prenda con estos, cartas de crédito, entre otros.
En cuanto a su reconocimiento, el estatuto procesal civil incorpora la figura del reconocimiento implícito de los documentos privados cuando una de las partes los aporta al proceso, sin alegar su falsedad.
Además de lo anterior, el juez puede, a través de la apreciación ponderada y razonada de la conducta procesal de las partes, llegar a adquirir el convencimiento acerca del autor de determinada prueba y atribuírselo, con el propósito de reconstruir los hechos, aproximarse a la verdad e impartir justicia responsablemente a los casos bajo su escrutinio.
Lo que quiere decir que si bien la firma es uno de los medios o formas que conducen a tener certeza de la autoría de un documento no es la única, ya que existen otros que también ofrecen seguridad acerca de la persona que ha creado un documento. Firma es elemento esencial para demostrar autenticidad de la historia laboral.
En suma, la autenticidad de un documento es una cuestión que debe ser examinada caso por caso, de acuerdo con (i) las reglas probatorias de los estatutos procesales, o, en su defecto, con (ii) las circunstancias del caso, los elementos del juicio, las posiciones de las partes y los signos de individualización que permitan identificar al creador de un documento, de ser ello posible.”
Doctrinas.
Notaripedia la Enciclopedia Notarial- Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis.
“FIRMA REGISTRADA
(…)
Dada la configuración de esta actuación y a los innegables riesgos que supone la apreciación fáctica de las firmas estampadas o rubricadas en diferentes tiempos y condiciones, conlleva a la equivocación por parte del funcionario que le corresponde apreciar sobre la base de la confrontación las firmas rubricadas, pues estas se realizan con elementos rudimentarios y sin ninguna pericia grafológica, de ahí la prudencia con que deben actuar los notarios en el procedimiento de la autenticación de firmas registradas. Es por esta razón que la SNR, en repetidas veces, advierte a los Notarios que, no obstante, la autorización legal de autenticar firmas por el sistema de confrontación, ni siquiera deberían hacer uso de esa facultad, por los peligros a que el funcionario se expone. También advierte que el cambio de Notario es causa de la actualización del registro de las firmas, pues esta particular diligencia debe percibirla el Notario ante quien se haya registrado la firma; además, se sugiere que la actualización del registro de las firmas debe hacerse cada año para preservar la seguridad y la pulcritud de los actos y negocios jurídicos que autorice el notario.
los siguientes son los pasos o requisitos para proceder a certificar firmas sujetas a registro:
1. Que una persona haya registrado su firma ante Notario.
2. Que la misma persona haya puesto su firma en un documento.
3. Que el documento haya sido presentado ante el Notario porque no suele ser el mismo autor de la firma.
4. Que se proceda a la confrontación o cotejo de las dos firmas.
5. Que en la diligencia se diga la correspondencia de la firma puesta en el documento con la registrada.
6. Que el Notario la autorice con su firma.”[90]
AUTENTICACIÓN DE COPIAS.
ARTÍCULO 74.
Podrá autenticarse una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que aquella corresponda exactamente al original que se tenga a la vista o que esta comprenda la integridad del documento exhibido y lo reproduzca con entera fidelidad.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.5.1. Diligencia de autenticación. El notario extenderá la diligencia de autenticación de copias directamente o utilizando un sello. En ambos casos se precisará que el contenido del documento corresponde exactamente al que tuvo a la vista.
Para la autenticación de firmas podrá también utilizar un sello que se ajustará a lo dispuesto en el artículo 73 del decreto-ley 0960 de 1970.”
“Artículo 2.2.6.1.2.5.2. Autenticación de copia mecánica o literal. La copia mecánica o literal de un documento tomada de una copia, podrá ser autenticada por el notario y en la respectiva diligencia se indicará que es copia de copia. Y si fuere de copia autenticada así lo expresará.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 245. Aportación de documentos. Los documentos se aportarán al proceso en original o en copia.
Las partes deberán aportar el original del documento cuando estuviere en su poder, salvo causa justificada. Cuando se allegue copia, el aportante deberá indicar en dónde se encuentra el original, si tuviere conocimiento de ello.”
“Artículo 246. Valor probatorio de las copias. Las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, salvo cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o de una determinada copia.
Sin perjuicio de la presunción de autenticidad, la parte contra quien se aduzca copia de un documento podrá solicitar su cotejo con el original, o a falta de este con una copia expedida con anterioridad a aquella. El cotejo se efectuará mediante exhibición dentro de la audiencia correspondiente.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 36. La copia mecánica o literal de un documento tomada de una copia, podrá ser autenticada por el notario y en la respectiva diligencia se indicará que es copia de copia. Y si fuere de copia autenticada así lo expresará.”
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“FUNCIÓN NOTARIAL, NOTARIOS Y
ORGANIZACIÓN NOTARIAL
(…)
3. ACTOS NOTARIALES TRADICIONALES
(…)
3.4. Autenticaciones
a) El notario podrá dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos. También podrá dar testimonio de que las firmas fueron puestas en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes.
b) Podrá autenticarse una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que aquélla corresponda exactamente al original que se tenga a la vista o que ésta comprenda la integridad del documento exhibido y lo reproduzca con entera fidelidad.
La copia mecánica o literal de un documento tomada de una copia, puede ser autenticada por el notario y en la respectiva diligencia se indicará que es copia de copia. Y si es copia autenticada así deberá expresarse.
c) El notario extenderá la diligencia de autenticación de copias directamente o utilizando un sello. En ambos casos se precisará que el contenido del documento corresponde exactamente al que tuvo a la vista.
Las diligencias de autenticación serán suscritas por el notario con firma autógrafa en último lugar.
d) La autenticación se anotará en todas las hojas de que conste el documento autenticado, con expresión de la correspondencia de la firma puesta allí con la registrada, o de su contenido con el del original; cuando éste reposare en el archivo notarial, se indicará esta circunstancia, con cita del instrumento que lo contiene o al cual se halla anexado. El acto terminará con mención de su fecha y la firma del notario.
e) El notario dará testimonio de autenticidad de una fotografía de persona si establece por sus sentidos que corresponde a ella y está agregada a un escrito en que el interesado asevere ser suya y en que reconozca la firma con que autorice dicha afirmación.
f) La autenticación sólo procede respecto de documentos de que no emanen directamente obligaciones, no equivale al reconocimiento, tiene el valor de un testimonio fidedigno, y no confiere al documento mayor fuerza de la que por sí tenga.”[91]
Notaripedia la Enciclopedia Notarial -Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis.
“AUTENTICACIÓN DIGITAL O ELECTRÓNICA
(…)
Servicio de autenticación electrónica
(…)
a. Servicio de autenticación digital: es el procedimiento que, utilizando mecanismos de autenticación, permite verificar los atributos digitales de una persona cuando adelante trámites y servicios a través de medios digitales. Además, en caso de requerirse, permite tener certeza sobre la persona que ha firmado un mensaje de datos, o la persona a la que se atribuya el mismo en los términos de la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen, y sin perjuicio de la autenticación notarial.»[92]
PROCEDIMIENTO DE AUTENTICACIÓN.
ARTÍCULO 75.
La autenticación se anotará en todas las hojas de que conste el documento autenticado, con expresión de la correspondencia de la firma puesta allí con la registrada, o de su contenido con el del original; cuando este reposare en el archivo notarial, se indicará esta circunstancia, con cita del instrumento que lo contiene o al cual se halla anexado. El acto terminará con mención de su fecha y la firma del Notario.
Normas concordantes.
Instrucción administrativa No. 9 de 2007 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“En cumplimiento de los principios de transparencia, eficacia y eficiencia que rigen la administración pública y con el fin de mejorar el control y seguimiento de las actividades notariales, la Superintendencia de Notariado y Registro, se permite expedir la presente Instrucción Administrativa.
1. Digitalización firmas y sellos De conformidad con el numeral 8 del artículo 25 del Decreto 412 del 15 de febrero de 2007, “por el cual se reestructura la Superintendencia de Notariado y Registro”, corresponde al director de Gestión Notarial, “certificar con su firma el ejercicio del cargo de notario”.
Esta función viene desarrollándose en forma manual, apoyados en registros de firmas y sellos que en su oportunidad ustedes han llegado a esta Superintendencia.
Es prioritario para nuestra Entidad, en virtud del plan de modernización que se adelanta, digitalizar esta información, aprovechando los medios tecnológicos que nos permitan agilizar la prestación del servicio, hacerlo más confiable, eficiente y, sobre todo, evitar los documentos en los que se detecte la no correspondencia de sus firmas y sellos con los que aparecen en nuestros archivos.
Por lo anterior, comedidamente les solicito remitir a la Dirección de Gestión Notarial, impresos en una hoja tamaño carta con membrete de la notaría correspondiente, los sellos y la firma oficial que utilizan para la autorización de actos y contratos, en virtud de su facultad fedante.
La firma debe ser una sola, toda vez que la certificación del ejercicio del cargo de notario se efectúa en todos aquellos documentos que los usuarios desean hacer valer en el exterior, lo cual nos permitirá un mayor control y seguridad en la certificación que expide la Superintendencia de Notariado y Registro.
Los sellos y firmas de las personas que actúan como Notarios en calidad de encargados también deben ser enviados en hoja separada.
En el evento que requiera efectuar el cambio de sellos o modificar su firma, tendrá que realizar el mismo procedimiento, indicando la fecha en la cual comenzará a utilizarlos, para incorporarlos.”
AUTENTICIDAD POR MEDIO DE FOTOGRAFÍA.
ARTÍCULO 76.
El Notario dará testimonio de su autenticidad de una fotografía de persona si establece por sus sentidos que corresponde a ella y está agregada a un escrito en que el interesado asevere ser suya y en que reconozca la firma con que autorice dicha afirmación.
Normas concordantes.
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 243. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.
Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.”
Jurisprudencias.
Sentencia T- 269 de 2012. Magistrado Ponente: Luis Ernesto Vargas Silva.
“Fotografías-Pruebas documentales. Valor probatorio. Valoración probatoria Sobre la posible valoración de las fotografías que fueron allegados al proceso por el demandante, y que pretenden demostrar la ocurrencia de un hecho, debe precisarse que éstas sólo dan cuenta del registro de varias imágenes, sobre las cuales no es posible determinar su origen, ni el lugar, ni la época en que fueron tomadas, y al carecer de reconocimiento o ratificación, no pueden ser cotejadas con otros medios de prueba allegados al proceso. (…) se tiene que las fotografías son pruebas documentales que el juez está en la obligación de examinar bajo el criterio de la sana crítica, siempre y cuando se hayan verificado los requisitos formales para la valoración de ese tipo de medios probatorios, esto es, la autenticidad y la certeza de lo que se quiere representar. En el asunto en estudio, de las fotografías aportadas no se puede determinar su origen, ni el lugar, ni la época en que fueron tomadas y carecen de reconocimiento o ratificación. NOTA DE RELATORIA: Sobre el valor probatorio de las fotografías, consultar Corte Constitucional, sentencia del 29 de marzo de 2012, Exp. T-269. En el mismo sentido consultar, Sección Primera, sentencia 3 de febrero de 2002, Exp. 12497.”
AUTENTICACIÓN Y RECONOCIMIENTO.
ARTÍCULO 77.
La autenticación solo procede respecto de documentos de que no emanen directamente obligaciones, no equivale al reconocimiento, tiene el valor de un testimonio fidedigno, y no confiere al documento mayor fuerza de la que por si tenga.
Normas concordantes.
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 188. Testimonios sin citación de la contraparte. Los testimonios anticipados para fines judiciales o no judiciales podrán recibirse por una o ambas y se entenderán rendidos bajo la gravedad del juramento, circunstancia de la cual se dejará expresa constancia en el documento que contenga la declaración. Este documento, en lo pertinente, se sujetará a lo previsto en el artículo 221.
Estos testimonios, que comprenden los que estén destinados a servir como prueba sumaria en actuaciones judiciales, también podrán practicarse ante notario o alcalde.
A os <sic, los> testimonios anticipados con o sin intervención del juez, rendidos sin citación de la persona contra quien se aduzcan en el proceso, se aplicará el artículo 222. Si el testigo no concurre a la audiencia de ratificación, el testimonio no tendrá valor.”
“Artículo 260. Alcance probatorio de los documentos privados. Los documentos privados tienen el mismo valor que los públicos, tanto entre quienes los suscribieron o crearon y sus causahabientes como respecto de terceros.”
“Artículo 261. Documentos firmados en blanco o con espacios sin llenar. Se presume cierto el contenido del documento firmado en blanco o con espacios sin llenar.”
CAPÍTULO VII.
DE LA FE DE VIDA.
SUPERVIVENCIA.
ARTÍCULO 78.
El Notario puede dar testimonio escrito de la supervivencia de las personas que se presenten ante él con tal objeto, anotando el medio de identificación que hubiere tenido en cuenta.
Normas concordantes.
Decreto 019 de 2012.
“Artículo 21. Prohibición de exigencia de presentaciones personales o certificados para probar la fe de vida (supervivencia).
A partir del 1 de julio de 2012, la verificación de la supervivencia de una persona se hará consultando únicamente las bases de datos del registro civil de la registraduría nacional del estado civil. Este servicio es gratuito para la autoridad o el particular en ejercicio de funciones administrativas. En consecuencia, a partir de esa fecha no se podrán exigir certificados de la fe de vida (supervivencia).
La registraduría nacional del estado civil interoperará la base de datos del registro civil de defunción con el sistema de información ministerio de salud y protección social y con los que defina el gobierno nacional, para que a través de del ministerio sea consultada en línea por las entidades de seguridad social que deban verificar la fe de vida (supervivencia) de una persona. El reporte constituirá plena prueba de la existencia de la persona.”
“Artículo 22. Acreditación de la fe de vida (supervivencia) de connacionales fuera del país. En todos los casos, la fe de vida (supervivencia) de los connacionales fuera del país, se probará ante las entidades que forman parte del Sistema General de Seguridad Social Integral cada seis (6) meses mediante una de las siguientes opciones:
- Ante el Consulado de la circunscripción donde se encuentra el connacional. El Cónsul, con fundamento en los medios que a su criterio le permitan tener certeza del estado vital del solicitante, expedirá el correspondiente certificado de supervivencia y lo enviará a la respectiva entidad de seguridad social a través del canal que para tal fin se tenga establecido.
- Mediante documento expedido por parte de la autoridad del lugar sede donde se encuentre el connacional en el que se evidencie la supervivencia. Esta constancia deberá ser apostillada o legalizada, según el caso, y remitida por el interesado a la dirección y dependencia que para tal fin determine la respectiva entidad de seguridad social.”
Instrucción administrativa No. 13 de 2007 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Doy alcance al contenido de la Instrucción Administrativa número 23 de agosto 22 de 2003, que trata de la fe de vida, contemplada en el artículo 78 del Decreto-ley 960 de 1970, para referirme al tema mencionado en el asunto, con el fin de unificar el criterio al respecto y adicionarla en este sentido, teniendo en cuenta la diversidad de conceptos sobre el mismo y su incidencia en la prestación del servicio público encomendado a los notarios.
La fe de vida, como es sabido, se refiere al testimonio que da el Notario sobre la existencia de una persona natural, que la persona que se presenta personalmente ante él es quien dice ser, con base en el documento de identificación que se le presente.”
Instrucción administrativa No. 23 de 2003 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
«El Notario puede dar testimonio escrito de la supervivencia de las personas que se presenten ante él con tal objeto, anotando el medio de identificación que hubiere tenido en cuenta.
El Decreto 2148 de 1983 por el cual se reglamentan los decretos-ley 960 y 2163 de 1970 y la Ley 29 de 1973, Capítulo VI, de la fe de vida, dice en el artículo 37: «En el testimonio escrito de la supervivencia de una persona el Notario anotará el documento con el que la hubiere identificado, los nombres y apellidos completos y el día y hora de la diligencia y hará estampar la huella dactilar del compareciente.» (Subrayas fuera de texto).
Esta competencia mediante la cual el Notario da testimonio de la existencia de una persona natural y firma la correspondiente fe de vida como otras de la misma naturaleza, tiene que ver, de manera principal, con la esencia de la función notarial como dadora de fe auténtica y especializada. El procedimiento mediante el cual el Notario llega a una determinada convicción, entre ellas las referidas a la identidad personal, es delicado y de sumo rigor.
En la norma transcrita las condiciones para que se pueda dar este testimonio son claras. Quien lo demanda debe presentarse ante el Notario con la expresión de dicha finalidad y el Notario anotará en el testimonio escrito correspondiente el medio de identificación que hubiere tenido en cuenta.
Ya es sabido que la ley habla de manera amplia de medio de identificación por cuanto, en este aspecto, al ser el Notario quien recibe una potestad del Estado, fundamentalmente como la fe pública, puede utilizar además de los documentos legales de identificación la fe de conocimiento por parte suya.
El decreto reglamentario citado estableció para el testimonio notarial en cuestión, la obligación del Notario de anotar los nombres y apellidos de la persona que demanda este servicio y de estamparle su huella dactilar.”
Decreto 2150 de 1995.
“Artículo 5.- pago de obligaciones de entidades de previsión social. Reglamentado por el decreto nacional 2751 de 2002. Las entidades de previsión social consignarán en cuentas corrientes o de ahorros o enviarán por correo certificado el importe de las prestaciones sociales a su cargo, a los pensionados o acreedores que así lo soliciten.
Los pagos que se remitan mediante correo se harán a través de cheques cuyo beneficiario será el titular de la prestación, con cláusula restrictiva de negociación y para abono en cuenta abierta a nombre exclusivamente de aquél. En tal caso no será procedente exigir prueba de la supervivencia.
Del mismo modo, cuando el importe de la prestación se cancele a través de cuenta corriente o de ahorros, abierta a nombre del beneficiario de la prestación, las entidades de previsión social deberán convenir con las instituciones financieras, que las cuentas respectivas sólo podrán debitarse por su titular mediante presentación personal o autorización especial. No podrán admitirse autorizaciones de carácter general o que la administración de la cuenta se confíe a un apoderado o representante
En todo caso, si el beneficiario opta por reclamar personalmente ante la administración el pago de su prestación, no se le podrá exigir prueba de supervivencia. En tal evento, ésta se requerirá cuando se obre mediante apoderado.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 37. En el testimonio escrito de la supervivencia de una persona el notario anotará el documento con que la hubiere identificado, los nombres y apellidos completos y el día y hora de la diligencia, y hará estampar la huella dactilar del compareciente.”
CAPÍTULO VIII.
DE LAS COPIAS.
EXPEDICIÓN DE COPIAS TOTALES Y PARCIALES.
ARTÍCULO 79.
Artículo modificado por el artículo 61 del Decreto Ley 2106 de 2019. El nuevo texto es el siguiente: El notario podrá expedir copia total o parcial de las escrituras públicas y de los documentos que reposan en su archivo, por medio de su reproducción mecánica, digitalizada o electrónica. La copia autorizada dará plena fe de su correspondencia con el original.
Si el archivo notarial no se hallare bajo la guarda del notario, el servidor público responsable de su custodia estará investido de las mismas facultades para expedir copias. (Artículo declarado INEXEQUIBLE mediante la sentencia C-159 de 2021, con efectos diferidos a partir del 20 de junio de 2023.)
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 79.
El Notario puede expedir copia total o parcial de las escrituras públicas y de los documentos que reposan en su archivo, por medio de la transcripción literal de unas y otros, o de su reproducción mecánica. La copia autorizada hace plena fe de su correspondencia con el original.
Si el archivo notarial no se hallare bajo la guarda del Notario, el funcionario encargado de su custodia estará investido de las mismas facultades para expedir copias.
Normas concordantes.
Instrucción admirativa No. 2 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Aplicabilidad de la Sentencia C-159 de 2021.
Mediante sentencia C-159 de 2021 proferida por la Corte Constitucional se declararon inexequibles los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, al considerar que el Presidente de la República se habría extralimitado en el ejercicio de las facultades otorgadas por parte del Congreso de la República en la Ley 1955 de 2019, al indicar que no se podía entender que dicha reglamentación pretendía adoptar medidas respecto de trámites innecesarios de la administración motivo por el que no sería posible su modificación en el ejercicio de las facultades excepcionales concedidas por el artículo 333 de la citada Ley—. Aunado a ello, indicó que los efectos de la decisión tendrían aplicación desde el 20 de junio de 2023.”
(…)
“La decisión de la Corte únicamente tiene efectos respecto de los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, por lo que los trámites y procedimientos digitales y electrónicos que estén previstos en cualquier otra regulación y que puedan implicar a los notarios conservan plena validez. Tal es el caso de la radicación electrónica, la facturación electrónica, los informes y pagos de impuestos que deban efectuarse a la DIAN, las actuaciones que deban llevarse a cabo ante la RNEC, los informes y reportes que deban llevarse ante el Ministerio de Justicia y del Derecho, el trámite de apostilla adoptado, el reporte del permiso de salida del país de niños, niñas y adolescentes, el pago de impuestos y la remisión de información a entidades de las diferentes ramas del poder público, del orden nacional o territorial.
Es preciso señalar que el Gobierno Nacional está adelantando un proyecto de Ley respecto de la digitalización del servicio público notarial en consideración de la importancia que ostenta el mismo y el compromiso del Gobierno con este propósito.
Por lo tanto, mientras se expide la reglamentación pertinente, a partir del 20 de junio de 2023, los notarios deberán prestar el servicio notarial de conformidad con las disposiciones que les resulten aplicables.”
Circular No. 439 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“las Notarías y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, deberán procurar que prevalezca el uso de las herramientas tecnológicas dispuestas para la radicación electrónica, sin desconocer la posibilidad de recepcionar los documentos que sean presentados para el trámite registral de manera física, en aras de garantizar la prestación del servicio público notarial y registral. Finalmente, se precisa que aquellas Notarías que vienen utilizando el Aplicativo REL, continuarán haciéndolo y en todo caso los usuarios desde las Notarías tendrán la posibilidad de optar por el mecanismo de radicación de su documento, ya sea físico o electrónico en la Oficina de Registro correspondiente.”
Instrucción administrativa No. 07 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Inicialmente, es importante contextualizar a los notarios que, si bien es cierto que a través de la sentencia C-159 de 2021 la Corte Constitucional declaró inexequibles los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019 –por considerar que el Presidente de la República se habría extralimitado en el ejercicio de las facultades otorgadas por parte del Congreso de la República en la Ley 1955 de 2019, en tanto que los trámites notariales no podrían entenderse como trámites innecesarios de la administración motivo por el que no sería posible su modificación en el ejercicio de las facultades excepcionales concedidas por el artículo 333 de la citada Ley–, también es cierto que dicha Corte resaltó la importancia de virtualizar la prestación del servicio público notarial, razón por la cual considero pertinente no frenar la evolución industrial y tecnológica alcanzada por los notarios, motivo por el que declaró que las disposiciones referidas tendrían efectos y son aplicables hasta el 20 de junio de 2023. En consecuencia, es importante recordar a los notarios del país que las disposiciones establecidas en el Decreto Ley 2106 de 2019 continuarán vigentes hasta el 20 de junio de 2023.”
Resolución No. 04673 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Por medio de la cual se validan los requisitos técnicos establecidos en las Resoluciones 00011 y 00012 del 04 de enero de 2021, y se permite la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos conforme con lo dispuesto en el Decreto Ley 2106 de 2019.
Que, en atención a las competencias atribuidas a la Superintendencia de Notariado y Registro, se profirieron las Resoluciones Nos. 00011 y 00012 del 4 de enero de 2021, “por la cual se dictan directrices para la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos” y “por la cual se establecen pautas para la transferencia de la copia del archivo digital de los actos notariales al repositorio de la Superintendencia de Notariado y Registro”, respectivamente.
Que en el artículo 1 de la Resolución No. 11 de 2021, se precisó que “[t]odas las notarías deberán contar con la correspondiente validación realizada por la Superintendencia Delegada para el Notariado que permita la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos, previo concepto favorable expedido por la OTI de la SNR”.”
Resolución No. 00011 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Por la cual se dictan directrices para la prestación del servicio público notarial a través de medio electrónicos.
De conformidad con el Decreto Ley 2106 de 2019, el servicio ciudadano digital de interoperabilidad será prestado por la Agencia Nacional Digital. El uso y reutilización de la información que repose en bases de datos o sistemas de información que se encuentren integrados en el servicio ciudadano digital de interoperabilidad, se deberá efectuar bajo los principios y reglas de protección de datos personales señaladas, entre otras, en las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, y conforme a los protocolos de clasificación, reserva y protección de datos, que deberán seguir las entidades para su uso.
Que el artículo 10 del Decreto – Ley 2106 de 2019 señaló que «Las autoridades deberán vincular a los mecanismos que disponga la Agencia Nacional Digital, los instrumentos, programas, mecanismos, desarrollos, plataformas, aplicaciones, entre otros, que contribuyan a masificar las capacidades del Estado en la prestación de Servicios Ciudadanos Digitales.»”
Concepto No. 311301 de 2019 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
“Es preciso señalar que sobre la naturaleza de los notarios la Corte Constitucional en la sentencia C-1040 de 2007, señala «Es una condición plenamente asumida que los notarios no son ni empleados públicos ni trabajadores oficiales, sino particulares que en ejercicio de funciones públicas prestan un servicio público, que se acomoda al modelo de administración conocido como descentralización por colaboración, en el que el Estado, por intermedio de particulares, ejerce algunas de las funciones que le han sido constitucionalmente asignadas.
La Corte ha dicho al respecto que los notarios son “particulares que prestan en forma permanente la función pública notarial, bajo la figura de la descentralización por colaboración, de conformidad con los artículos 123 inciso final, 210 inciso segundo, y 365 inciso segundo, de la Carta Política».
En este orden de ideas, y dado que los notarios son particulares que ejercen funciones públicas, en criterio de esta Dirección Jurídica se considera que no se configura la inhabilidad prevista para ser concejal toda vez que la misma se predica del ejercicio de autoridad civil, política y administrativa por parte de empleados públicos.”
Decreto 019 de 2012.
“Artículo 25. Eliminación de autenticaciones y reconocimientos. Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto, no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento.
Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones.
Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos de personas jurídicas que deban registrarse ante las cámaras de comercio, las cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva cámara.
Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite.
Nota: (expresión subrayada declarada inexequible por la corte constitucional mediante sentencia C-634 de 2012).”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 245. Aportación de documentos. Los documentos se aportarán al proceso en original o en copia.
Las partes deberán aportar el original del documento cuando estuviere en su poder, salvo causa justificada. Cuando se allegue copia, el aportante deberá indicar en dónde se encuentra el original, si tuviere conocimiento de ello.”
Decreto 266 de 2000.
“Artículo 26. Supresión de autenticaciones y reconocimientos. Modificase el artículo 1 del decreto 2150 de 1995, el cual quedará así:
Artículo 1. Supresión de autenticaciones y reconocimientos. Está prohibido exigir documentos originales, copias o fotocopias, autenticados o reconocidos notarial o judicialmente, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar salvo en los casos en que la administración pública actúe como entidad de previsión o seguridad social o como responsable en el reconocimiento o pago de pensiones.
Los documentos producidos por las autoridades administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento. A este efecto, bastará con la simple copia o fotocopia de este aportada dentro de la actuación en la que se les requiera.»
Decreto 2150 de 1995.
“Artículo 1. Supresión de autenticaciones y reconocimientos. A las entidades que integran la administración pública les está prohibido exigir documentos originales autenticados o reconocidos notarial o judicialmente.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-159 de 2021. Magistrado Ponente: Alejandro Linares Cantillo.
“Al respecto, encontró la Corte que las normas expedidas desbordaron las facultades legislativas conferidas en cuanto: (i) fueron ejercidas por fuera de las finalidades que motivaron la solicitud de la delegación legislativa al Congreso de la República; y (ii) los trámites notariales reformados no responden a la exigencia de falta de necesidad. Indicó la Corte que, en virtud del requisito de precisión de las facultades extraordinarias, la habilitación para la legislación en la materia debía limitarse a lo estrictamente facultado y no podía ser deducida, mediante interpretaciones extensivas o analógicas. Igualmente, puso de presente la Corte que la interpretación estricta de la norma que atribuye facultades legislativas extraordinarias es una exigencia mayor cuando la delegación legislativa se encuentre en la Ley del Plan Nacional de Desarrollo, como ocurría en el presente caso, si se tiene en cuenta que dicha normativa tiene objetivos constitucionales propios y su relación con las facultades extraordinarias debe soportarse expresamente. Así, concluyó la Corte que el presidente no contaba con facultades para introducir nuevos trámites notariales que claramente no son innecesarios.
Adicionalmente, consideró la Corte que la administración pública es un concepto que debe tener en cuenta tanto el criterio orgánico como el criterio funcional. Además de la rama ejecutiva del Poder Público, la administración pública incluye a las ramas legislativa y judicial y los diferentes órganos del Estado, cuando éstos ejercen las funciones administrativas. Aunque este argumento no constituye ratio decidendi, la Sala llama la atención sobre la necesidad de evaluar si las actividades notariales pueden incluirse en el concepto de administración pública, para entender que las facultades extraordinarias autorizaban al presidente a modificar la forma cómo se adelantan dichas funciones.
En atención a lo anterior, la Sala Plena de la Corte Constitucional declaró la inexequibilidad de los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública”, al materializar una extralimitación en el ejercicio de las facultades legislativas extraordinarias conferidas al Presidente de la República mediante el artículo 333 de la Ley 1955 de 2019, “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022” y vulnerar, por lo tanto, los artículos 121 y 150.10 de la Constitución Política. Al haber prosperado la acusación relativa al exceso en el ejercicio de las facultades extraordinarias, por sustracción de materia, la Corte Constitucional no se pronunció respecto del cargo referente a la vulneración a la reserva de ley.
Ahora bien, en cuanto a los efectos de la decisión, decidió la Corte Constitucional modular sus efectos, por lo cual, la declaratoria de inexequibilidad sólo comenzará a surtir efectos a partir del 20 de junio de 2023. Es el proceso tecnológico de verificación y validación de la identidad de las personas por medio de la captura de las huellas dactilares. Es la identificación personal inmediata mediante medios tecnológicos que permiten cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en los términos dispuestos en el Decreto Ley 019 de 2012.”
Doctrinas.
Notaripedia la Enciclopedia Notarial -Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis.
“EXPEDICIÓN DE COPIAS DEL ARCHIVO NOTARIAL
Esta importante facultad de expedir copias de su propio archivo fluye o emerge por parte de los notarios como consecuencia de ser los directos responsables en la creación, autorización y protocolización del instrumento público. Lo anterior, por cuanto, de un lado, se tiene claro que el sistema de Derecho Notarial adoptado por Colombia, está regido, entre otros principios, por el «principio de la literalidad» y, por tanto, en ejercicio de la función que le es propia, su actividad es esencialmente documental y los actos por ellos intervenidos constan ordinariamente por escrito. De otro lado dicha función, llevan aparejada la necesidad de la guarda y custodia de dichos documentos para las necesidades que impone el mundo negocial, especialmente en lo relacionado con el aspecto probatorio. De ahí que surja, como inevitable respuesta a dichas necesidades, el principio de derecho notarial denominado «principio de reproducción», que a su vez es consecuencia del «principio de matricidad o protocolo.
Dada la especificidad y especialidad de las normas que rigen el tema de la expedición de las copias del archivo notarial, no sobra decir que es acertada la conclusión que se hace en la I.A. No. 15, de la SNR, de fecha 3 de junio de 2003:
<<«(…) la expedición de copias por parte de los Notarios no es una función general derivada de las obligaciones de la Administración Pública y sus deberes correlativos al derecho de petición de informaciones. Se trata de un régimen particular y exclusivo que está en los fundamentos de la función notarial y su naturaleza fedataria.»>>
El artículo 3° del Decreto Ley 960 de 1970, (Estatuto del Notariado), referido a la competencia de los Notarios, previene en su ordinal 7: «Expedir copias o certificaciones según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos.
De otro lado, en el Titulo II, Del ejercicio de las funciones del Notario, Capítulo VIII, De las copias, el artículo 79 del Decreto Ley 960 de 1970, faculta a los notarios para expedir copia total o parcial de las escrituras que reposan en sus archivos, bien sea por transcripción literal o por reproducción mecánica. La misma norma señala que la copia autorizada hace plena fe de su correspondencia con el original y agrega: en aquellos eventos en que el protocolo no se halle bajo la custodia del Notario, el funcionario competente estará investido de la facultad para expedir copias.
De lo anterior, se colige que de los documentos que hacen parte del archivo de la Notaría, pueden expedirse dos tipos de copias, a saber:
Auténticas: cuando han sido autorizadas por el Notario y hacen plena fe de su correspondencia con el original.
simples: cuando por no haber sido autenticadas carecen de valor probatorio. Estas copias, denominadas prelimaginario «copias informales» pueden ser solicitadas por quienes consultan los archivos notariales.
Respecto de estas copias, a las que el citado Decreto 019 de 2012 denomina «copias simples» y que según la IA No. 23 se crean como nueva función de los notarios la expedición de dichas copias, el doctor Eugenio GO Gil. Notario 52 de Bogotá y actual Presidente de la UCNC, en un juicioso análisis acerca de su existencia en el ordenamiento jurídico, con argumentos de gran validez se despacha contra su reconocimiento dentro de la función notarial, lo cual se recoge en el siguiente texto de su autoría: «el último inciso del artículo 25 del Decreto 19 de 2012 hizo expresa mención de una categoría de copias, de manera genérica, con la denominación extraña al derecho notarial y al judicial, por cuanto ni el Código General del Proceso, máxima normatividad en materia de documentos, ni el Estatuto Notarial vigente, principal regulador integral de la función documental, consagran absolutamente nada sobre la denominada copia «simple.» Luego, a modo de conclusión expone dos contundentes puntos que difícilmente hacen sostenible la existencia de la función notarial de dichas copias:
1°. El Decreto Anti-trámites 19 de 2012 no derogó, ni expresa ni tácitamente, el Estatuto Notarial o Decreto Ley 960 de 1970. Es decir, siguen plenamente todas y cada una de las reglas que deben observar los notarios para la expedición de copias de las escrituras públicas que reposan en su archivo, cualesquiera sean su categoría o tipo.
2° No existe en el Decreto Ley 960 de 1970, ni en el Código civil, una categoría de copia denominada simple, relacionada con las escrituras públicas.»”[93]
Evolución del uso tecnológico en Colombia, hasta llegar a la notaría digital (ver página 67).
COPIAS QUE PRESTAN MÉRITO EJECUTIVO.
ARTÍCULO 80.
Artículo modificado por el artículo 62 del Decreto Ley 2106 de 2019. El nuevo texto es el siguiente: Sin perjuicio de lo previsto para el registro civil, toda persona tiene derecho a obtener copias simples o auténticas de las escrituras públicas y demás documentos del archivo notarial.
Si se tratare de un instrumento en fuerza del cual pudiere exigirse el cumplimiento de una obligación que preste mérito ejecutivo, el notario expedirá copia auténtica y señalará la copia que presta ese mérito, que será la primera que del instrumento se expida, expresándolo así en caracteres destacados, junto con el nombre del acreedor a cuyo favor se expida, de lo cual se dejará nota de referencia en la matriz.
Si en una misma escritura constan obligaciones hipotecarias a favor de dos o más personas, el notario expedirá sendos ejemplares de la primera copia expresando en cada una de ellas el número del ejemplar de que se trata y el mérito ejecutivo para el acreedor a quien se le expide.
En la escritura por medio de la cual se enajene o traspase la propiedad sobre unidad o unidades determinadas de un edificio sometido al régimen de propiedad horizontal, no será necesario insertar copia auténtica del reglamento, siempre que la escritura de constitución se haya otorgado en la misma notaría. En caso contrario, se referirá el número, fecha y despacho notarial donde repose dicho reglamento.
La copia electrónica que presta mérito ejecutivo se expedirá conforme a las exigencias legales pertinentes.
Parágrafo 1. En las demás copias que del instrumento se compulsen en cualquier tiempo y salvo lo previsto para el caso de pérdida o destrucción de la copia con mérito para exigir el cumplimiento de la obligación, se pondrá por el notario una nota explicativa de no mérito de dichas copias para exigir el pago, cumplimiento, cesión o endoso de la obligación.
Parágrafo 2. Siempre que de una matriz de escritura se expida copia auténtica, el notario deberá consignar al margen de la misma el número de copia que corresponda, la fecha de expedición y el nombre de quien la solicita.
Parágrafo 3. La Superintendencia de Notariado y Registro, en ejercicio de sus competencias, expedirá los reglamentos y lineamientos técnicos necesarios para la expedición de copias simples, incluyendo la tarifa del trámite y sus características. (Artículo declarado INEXEQUIBLE mediante la sentencia C-159 de 2021, con efectos diferidos a partir del 20 de junio de 2023).
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 80.
Toda persona tiene derecho a obtener copias auténticas de las escrituras públicas. Pero si se tratare de un instrumento en fuerza del cual pudiere exigirse el cumplimiento de una obligación, cada vez que fuere presentado, el Notario señalará la copia que presta ese mérito, expresándolo así en caracteres destacados, junto con el nombre del acreedor a cuyo favor la expide.
Normas concordantes.
Instrucción admirativa No. 2 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Aplicabilidad de la Sentencia C-159 de 2021.
Mediante sentencia C-159 de 2021 proferida por la Corte Constitucional se declararon inexequibles los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, al considerar que el Presidente de la República se habría extralimitado en el ejercicio de las facultades otorgadas por parte del Congreso de la República en la Ley 1955 de 2019, al indicar que no se podía entender que dicha reglamentación pretendía adoptar medidas respecto de trámites innecesarios de la administración motivo por el que no sería posible su modificación en el ejercicio de las facultades excepcionales concedidas por el artículo 333 de la citada Ley—. Aunado a ello, indicó que los efectos de la decisión tendrían aplicación desde el 20 de junio de 2023.”
(…)
“La decisión de la Corte únicamente tiene efectos respecto de los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, por lo que los trámites y procedimientos digitales y electrónicos que estén previstos en cualquier otra regulación y que puedan implicar a los notarios conservan plena validez. Tal es el caso de la radicación electrónica, la facturación electrónica, los informes y pagos de impuestos que deban efectuarse a la DIAN, las actuaciones que deban llevarse a cabo ante la RNEC, los informes y reportes que deban llevarse ante el Ministerio de Justicia y del Derecho, el trámite de apostilla adoptado, el reporte del permiso de salida del país de niños, niñas y adolescentes, el pago de impuestos y la remisión de información a entidades de las diferentes ramas del poder público, del orden nacional o territorial.
Es preciso señalar que el Gobierno Nacional está adelantando un proyecto de Ley respecto de la digitalización del servicio público notarial en consideración de la importancia que ostenta el mismo y el compromiso del Gobierno con este propósito.
Por lo tanto, mientras se expide la reglamentación pertinente, a partir del 20 de junio de 2023, los notarios deberán prestar el servicio notarial de conformidad con las disposiciones que les resulten aplicables.”
Circular No. 439 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“las Notarías y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, deberán procurar que prevalezca el uso de las herramientas tecnológicas dispuestas para la radicación electrónica, sin desconocer la posibilidad de recepcionar los documentos que sean presentados para el trámite registral de manera física, en aras de garantizar la prestación del servicio público notarial y registral. Finalmente, se precisa que aquellas Notarías que vienen utilizando el Aplicativo REL, continuarán haciéndolo y en todo caso los usuarios desde las Notarías tendrán la posibilidad de optar por el mecanismo de radicación de su documento, ya sea físico o electrónico en la Oficina de Registro correspondiente.”
Instrucción administrativa No. 07 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Inicialmente, es importante contextualizar a los notarios que, si bien es cierto que a través de la sentencia C-159 de 2021 la Corte Constitucional declaró inexequibles los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019 –por considerar que el Presidente de la República se habría extralimitado en el ejercicio de las facultades otorgadas por parte del Congreso de la República en la Ley 1955 de 2019, en tanto que los trámites notariales no podrían entenderse como trámites innecesarios de la administración motivo por el que no sería posible su modificación en el ejercicio de las facultades excepcionales concedidas por el artículo 333 de la citada Ley–, también es cierto que dicha Corte resaltó la importancia de virtualizar la prestación del servicio público notarial, razón por la cual considero pertinente no frenar la evolución industrial y tecnológica alcanzada por los notarios, motivo por el que declaró que las disposiciones referidas tendrían efectos y son aplicables hasta el 20 de junio de 2023. En consecuencia, es importante recordar a los notarios del país que las disposiciones establecidas en el Decreto Ley 2106 de 2019 continuarán vigentes hasta el 20 de junio de 2023.”
Resolución No. 04673 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Por medio de la cual se validan los requisitos técnicos establecidos en las Resoluciones 00011 y 00012 del 04 de enero de 2021, y se permite la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos conforme con lo dispuesto en el Decreto Ley 2106 de 2019.
Que, en atención a las competencias atribuidas a la Superintendencia de Notariado y Registro, se profirieron las Resoluciones Nos. 00011 y 00012 del 4 de enero de 2021, “por la cual se dictan directrices para la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos” y “por la cual se establecen pautas para la transferencia de la copia del archivo digital de los actos notariales al repositorio de la Superintendencia de Notariado y Registro”, respectivamente.
Que en el artículo 1 de la Resolución No. 11 de 2021, se precisó que “[t]odas las notarías deberán contar con la correspondiente validación realizada por la Superintendencia Delegada para el Notariado que permita la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos, previo concepto favorable expedido por la OTI de la SNR”.”
Resolución No. 00011 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Por la cual se dictan directrices para la prestación del servicio público notarial a través de medio electrónicos.
De conformidad con el Decreto Ley 2106 de 2019, el servicio ciudadano digital de interoperabilidad será prestado por la Agencia Nacional Digital. El uso y reutilización de la información que repose en bases de datos o sistemas de información que se encuentren integrados en el servicio ciudadano digital de interoperabilidad, se deberá efectuar bajo los principios y reglas de protección de datos personales señaladas, entre otras, en las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, y conforme a los protocolos de clasificación, reserva y protección de datos, que deberán seguir las entidades para su uso.
Que el artículo 10 del Decreto – Ley 2106 de 2019 señaló que «Las autoridades deberán vincular a los mecanismos que disponga la Agencia Nacional Digital, los instrumentos, programas, mecanismos, desarrollos, plataformas, aplicaciones, entre otros, que contribuyan a masificar las capacidades del Estado en la prestación de Servicios Ciudadanos Digitales.»”
Concepto No. 311301 de 2019 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
“Es preciso señalar que sobre la naturaleza de los notarios la Corte Constitucional en la sentencia C-1040 de 2007, señala «Es una condición plenamente asumida que los notarios no son ni empleados públicos ni trabajadores oficiales, sino particulares que en ejercicio de funciones públicas prestan un servicio público, que se acomoda al modelo de administración conocido como descentralización por colaboración, en el que el Estado, por intermedio de particulares, ejerce algunas de las funciones que le han sido constitucionalmente asignadas.
La Corte ha dicho al respecto que los notarios son “particulares que prestan en forma permanente la función pública notarial, bajo la figura de la descentralización por colaboración, de conformidad con los artículos 123 inciso final, 210 inciso segundo, y 365 inciso segundo, de la Carta Política».
En este orden de ideas, y dado que los notarios son particulares que ejercen funciones públicas, en criterio de esta Dirección Jurídica se considera que no se configura la inhabilidad prevista para ser concejal toda vez que la misma se predica del ejercicio de autoridad civil, política y administrativa por parte de empleados públicos.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.6.1 ejemplares de una escritura. Si en una misma escritura constaren obligaciones hipotecarias en favor de dos o más personas, el notario expedirá sendos ejemplares de la primera copia y expresará en cada una de ellas el número del ejemplar de que se trata y el mérito ejecutivo para el acreedor a quien se le expide.”
“Artículo 2.2.6.1.2.6.2 copia sustitutiva. La copia sustitutiva de aquélla que presta mérito ejecutivo sea que se expida por solicitud de las partes mediante escritura pública otorgada después de su destrucción o por orden judicial, contendrá la nota de su expedición con el número de orden que le corresponda, la cantidad de hojas en que se compulsa, la constancia de ser sustitutiva de la primera y el nombre del acreedor en favor de quien se expide.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 617. Trámites notariales. Sin perjuicio de las competencias establecidas en este código y en otras leyes, los notarios podrán conocer y tramitar, a prevención, de los siguientes asuntos:
1. De la autorización para enajenar bienes de los incapaces, sean estos mayores o menores de edad, de conformidad con el artículo 581 de este código.
2. De la declaración de ausencia de que trata el artículo 583 de este código.
3. Del inventario solemne de bienes propios de menores bajo patria potestad o mayores discapacitados, en caso de matrimonio, de declaración de unión marital de hecho o declaración de sociedad patrimonial de hecho de uno de los padres, así como de la declaración de inexistencia de bienes propios del menor o del mayor discapacitado cuando fuere el caso, de conformidad con lo establecido en los artículos 169 y 170 del código civil.
4. De la custodia del hijo menor o del mayor discapacitado y la regulación de visitas, de común acuerdo.
5. De las declaraciones de constitución, disolución y liquidación de la sociedad patrimonial de hecho, y de la existencia y cesación de efectos civiles de la unión marital de hecho, entre compañeros permanentes, de común acuerdo.
6. De la declaración de bienes de la sociedad patrimonial no declarada, ni liquidada que ingresan a la sociedad conyugal.
7. De la cancelación de hipotecas en mayor extensión, en los casos de subrogación.
8. De la solicitud de copias sustitutivas de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo.
9. De las correcciones de errores en los registros civiles.
10. De la cancelación y sustitución voluntaria del patrimonio de familia inembargable.
Parágrafo. Cuando en estos asuntos surjan controversias o existan oposiciones, el trámite se remitirá al juez competente.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-159 de 2021. Magistrado Ponente: Alejandro Linares Cantillo.
“Al respecto, encontró la Corte que las normas expedidas desbordaron las facultades legislativas conferidas en cuanto: (i) fueron ejercidas por fuera de las finalidades que motivaron la solicitud de la delegación legislativa al Congreso de la República; y (ii) los trámites notariales reformados no responden a la exigencia de falta de necesidad. Indicó la Corte que, en virtud del requisito de precisión de las facultades extraordinarias, la habilitación para la legislación en la materia debía limitarse a lo estrictamente facultado y no podía ser deducida, mediante interpretaciones extensivas o analógicas. Igualmente, puso de presente la Corte que la interpretación estricta de la norma que atribuye facultades legislativas extraordinarias es una exigencia mayor cuando la delegación legislativa se encuentre en la Ley del Plan Nacional de Desarrollo, como ocurría en el presente caso, si se tiene en cuenta que dicha normativa tiene objetivos constitucionales propios y su relación con las facultades extraordinarias debe soportarse expresamente. Así, concluyó la Corte que el presidente no contaba con facultades para introducir nuevos trámites notariales que claramente no son innecesarios.
Adicionalmente, consideró la Corte que la administración pública es un concepto que debe tener en cuenta tanto el criterio orgánico como el criterio funcional. Además de la rama ejecutiva del Poder Público, la administración pública incluye a las ramas legislativa y judicial y los diferentes órganos del Estado, cuando éstos ejercen las funciones administrativas. Aunque este argumento no constituye ratio decidendi, la Sala llama la atención sobre la necesidad de evaluar si las actividades notariales pueden incluirse en el concepto de administración pública, para entender que las facultades extraordinarias autorizaban al presidente a modificar la forma cómo se adelantan dichas funciones.
En atención a lo anterior, la Sala Plena de la Corte Constitucional declaró la inexequibilidad de los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública”, al materializar una extralimitación en el ejercicio de las facultades legislativas extraordinarias conferidas al Presidente de la República mediante el artículo 333 de la Ley 1955 de 2019, “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022” y vulnerar, por lo tanto, los artículos 121 y 150.10 de la Constitución Política. Al haber prosperado la acusación relativa al exceso en el ejercicio de las facultades extraordinarias, por sustracción de materia, la Corte Constitucional no se pronunció respecto del cargo referente a la vulneración a la reserva de ley.
Ahora bien, en cuanto a los efectos de la decisión, decidió la Corte Constitucional modular sus efectos, por lo cual, la declaratoria de inexequibilidad sólo comenzará a surtir efectos a partir del 20 de junio de 2023. Es el proceso tecnológico de verificación y validación de la identidad de las personas por medio de la captura de las huellas dactilares. Es la identificación personal inmediata mediante medios tecnológicos que permiten cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en los términos dispuestos en el Decreto Ley 019 de 2012.”
Sentencia T-920 de 2008. Magistrado Ponente: Clara Inés Vargas Hernández.
“En lo que se refiere específicamente a las condiciones para acceder a las copias ante una autoridad jurisdiccional, deben distinguirse dos situaciones: la primera se presenta cuando en ejercicio del derecho de petición se requieren asuntos que están vinculados de manera estricta a la función judicial y, la segunda, cuando ella versa sobre aspectos de carácter meramente administrativo. En el primer evento estas solicitudes encuentran sus límites en las reglas de las formas propias de cada juicio y, por tanto, la presentación de la solicitud no implica, de manera alguna, el desconocimiento de los términos y demás formalidades aplicables al proceso. No obstante, se debe aclarar, cuando las solicitudes son elevadas por los sujetos procesales, a fin de hacer efectivas sus prerrogativas constitucionales, éstas deben ser examinadas de manera minuciosa ya que la efectividad de la petición tendrá un vínculo estrecho con el debido proceso y el acceso a la administración de justicia. En el segundo evento, cuando la solicitud versa sobre asuntos de índole administrativa, ha sido claro para esta corporación que los parámetros que deben guiar su trámite son los establecidos en las disposiciones del Código contencioso Administrativo.
El amparo constitucional de la acción de tutela procede para la protección de los derechos fundamentales cuando éstos se encuentren amenazados por la acción u omisión de las autoridades o de los particulares, cuando existiendo otro medio de defensa judicial para protegerlos sea necesaria evitar un perjuicio irremediable.
Puede establecerse que existe vulneración al derecho fundamental de petición cuando no se da respuesta dentro de los términos legales a la solicitud que ha sido elevada por el interesado o cuando existiendo respuesta dentro del término legal, ésta no resuelve los requerimientos elevados en la solicitud.
Cuando dichas peticiones son elevadas en el curso de una indagación preliminar para hacer efectivas las garantías procesales consagradas en la Constitución y en la Ley, debe entenderse que dicha situación se vincula estrechamente con el respeto al debido proceso. Sin embargo, cuando las peticiones tienen por objeto la solicitud de certificaciones o copias que no guardan relación con los derechos de contradicción y defensa, éstas deben seguir los lineamientos del derecho de petición acatando las restricciones de orden legal que para tal efecto se han consagrado.
Finalmente, del acervo probatorio obrante en el proceso infirió que la entidad accionada había dado respuesta satisfactoria y oportuna al derecho de petición elevado por el accionante, pues indicó que no era posible la expedición de las copias de la indagación preliminar debido a que la información contenida en ella estaba amparada por la reserva. Agregó que la solicitud elevada a la Fiscalía no guarda relación con el derecho al debido proceso por lo que no se vislumbraba ninguna vulneración de algún derecho fundamental.
Derecho de petición. condiciones y restricciones aplicables a las peticiones elevadas ante las autoridades judiciales. alcances del principio de reserva. El artículo 23 Constitucional establece el alcance y contenido del derecho fundamental de petición, al establecer que: “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”. La Corte Constitucional en sus pronunciamientos, se ha preocupado en desarrollar este postulado, reiterando el carácter fundamental de las peticiones, y determinando en primer lugar, un conjunto de exigencias que deben observarse para satisfacer su núcleo esencial y, en segundo lugar, las limitaciones que pueden vincularse a su ejercicio. Estos presupuestos se pueden resumir de la siguiente manera.
(i) El derecho de petición, es un derecho de carácter fundamental que abarca otras prerrogativas constitucionales, tales como el derecho a la información, el derecho a la participación política y el derecho a la libertad de expresión.
(ii) El núcleo esencial del derecho de petición radica en la obligación de la autoridad de dar respuesta pronta y oportuna a la petición elevada
(iii) Esta respuesta debe, además: (i) resolver de fondo el asunto cuestionado y (ii) ser clara, precisa y guardar estrecha relación con lo solicitado.
(iv) La garantía de este derecho no implica que se deba dar una respuesta favorable de lo solicitado.
(v) El derecho fundamental de petición no se satisface a través del silencio administrativo negativo, en su lugar, debe entenderse que esta figura constituye prueba de su desconocimiento.
(vi) La carencia de competencia por parte de la entidad ante la que se eleva la solicitud, no la exime del deber de dar respuesta y de notificarla al interesado.”
Doctrinas.
Evolución del uso tecnológico en Colombia, hasta llegar a la notaría digital (ver página 67).
COPIA SUSTITUTIVA.
ARTÍCULO 81.
En caso de pérdida o destrucción de la copia con mérito para exigir el cumplimiento de la obligación, el Notario solo podrá compulsar una sustitutiva a solicitud de ambas partes, expresada en escritura pública, o por orden judicial proferida con el lleno de los siguientes requisitos:
Que quien solicite la copia afirme ante el Juez competente, bajo juramento:
1. Ser el actual titular del derecho y que sin culpa o malicia de su parte se destruyó o perdió la copia que tenía en su poder.
2. Que la obligación no se ha extinguido en todo o en parte, según fuere el caso.
3. Que, si la copia perdida apareciere, se obliga a no usarla y entregarla al Notario que la expidió para que este la inutilice.
La solicitud se tramitará como incidente, con notificación personal de la parte contraria, que solo podrá formular oposición fundada en el hecho de estar extinguida la obligación.
No habiendo oposición o desestimada ésta, el Juez ordenará que se expida la copia y el Notario procederá de conformidad indicando que lo hace en virtud de orden judicial, mencionando su fecha y el Juez que la profirió.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.6.2 Copia sustitutiva. La copia sustitutiva de aquélla que presta mérito ejecutivo sea que se expida por solicitud de las partes mediante escritura pública otorgada después de su destrucción o por orden judicial, contendrá la nota de su expedición con el número de orden que le corresponda, la cantidad de hojas en que se compulsa, la constancia de ser sustitutiva de la primera y el nombre del acreedor en favor de quien se expide.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 617. Trámites notariales. Sin perjuicio de las competencias establecidas en este código y en otras leyes, los notarios podrán conocer y tramitar, a prevención, de los siguientes asuntos:
1. De la autorización para enajenar bienes de los incapaces, sean estos mayores o menores de edad, de conformidad con el artículo 581 de este código.
2. De la declaración de ausencia de que trata el artículo 583 de este código.
3. Del inventario solemne de bienes propios de menores bajo patria potestad o mayores discapacitados, en caso de matrimonio, de declaración de unión marital de hecho o declaración de sociedad patrimonial de hecho de uno de los padres, así como de la declaración de inexistencia de bienes propios del menor o del mayor discapacitado cuando fuere el caso, de conformidad con lo establecido en los artículos 169 y 170 del código civil.
4. De la custodia del hijo menor o del mayor discapacitado y la regulación de visitas, de común acuerdo.
5. De las declaraciones de constitución, disolución y liquidación de la sociedad patrimonial de hecho, y de la existencia y cesación de efectos civiles de la unión marital de hecho, entre compañeros permanentes, de común acuerdo.
6. De la declaración de bienes de la sociedad patrimonial no declarada, ni liquidada que ingresan a la sociedad conyugal.
7. De la cancelación de hipotecas en mayor extensión, en los casos de subrogación.
8. De la solicitud de copias sustitutivas de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo.
9. De las correcciones de errores en los registros civiles.
10. De la cancelación y sustitución voluntaria del patrimonio de familia inembargable.
Parágrafo. Cuando en estos asuntos surjan controversias o existan oposiciones, el trámite se remitirá al juez competente.”
Jurisprudencias.
Sala de lo Contencioso Administrativo, Consejo de Estado, sentencia del 14 de mayo de 1990. Expedientes No. 2996. Consejero Ponente: Álvaro Lecompte Luna.
“Acerca de la segunda petición que contiene la demanda de la ciudadana Mercado Jarava, o sea, la declaratoria de la nulidad de las palabras «antes o» que se hallan en el art. 39 del Decreto 2148 de 1983 (hoy Decreto 1069 de 2015, artículo 2.2.6.1.2.6.2), se dijo en las motivaciones de la providencia que accedió a decretar la suspensión provisional de las mismas:
Efectuando la confrontación correspondiente de las normas contenidas en los decretos extraordinarios y en el decreto reglamentario, se ve claramente que en este último se amplía el contenido de la ley que se pretende desarrollar, pues la expresión «antes o después de su destrucción» implica necesariamente que la copia sustitutiva podrá otorgarse en los eventos descritos y no en la única posibilidad que establece en el artículo 81 del Decreto 960 de 1970, cuál es en los casos de pérdida o destrucción, circunstancias estas últimas que indican necesariamente que la expedición de la copia sólo puede hacerse después de sucedido el hecho, pero nunca antes.
Cotejando el aparte correspondiente de la norma impugnada con el artículo 81 del Decreto Extraordinario 960 de 1970, resulta evidente la contradicción entre lo que ordena este y lo que autoriza aquella, todo lo cual conduce a la prosperidad de la medida provisora solicitada en la demanda.
La Sección, en el momento de dictar la sentencia que ponga fin al proceso, acoge sin reservas las anteriores observaciones de la Sala Unitaria que en su oportunidad profirió la medida provisional de la suspensión. Y en verdad, si la posibilidad de la expedición de copia sustitutiva de la escritura pública que preste mérito ejecutivo depende de un hecho futuro e incierto, cuál es su pérdida o destrucción ajenas a la culpa o malicia del acreedor, mal puede pretender este que el notario la expida antes de la ocurrencia del acontecimiento. Si la posibilidad de poder solicitar la expedición de la copia sustitutiva depende de una condición casual, está reñido con lógica abrir las puertas para que el interesado pueda solicitar la expedición de la copia sustitutiva antes de la pérdida o destrucción de la primera. Habrá, pues, que acceder a la petición de nulidad de las dos palabras “antes o”, tal como fue impetrado.
En lo que atañe a la nulidad del segundo inciso del artículo 48 del Decreto Reglamentario 2148 de 1983 (hoy Decreto 1069 de 2015, artículo 2.2.6.1.3.2.1), queda, ante todo, recordar su texto. Declárense nulas las palabras «antes o» que aparecen en el artículo 39 del mencionado Decreto 2148 de 1983.”
CESIÓN DE CRÉDITOS.
ARTÍCULO 82.
La cesión de un crédito constituido por escritura pública se hará mediante nota suscrita por la actual titular puesta al pie de la copia con mérito para exigir el cumplimiento y la entrega de la misma al cesionario.
Normas concordantes.
Código Civil.
“Artículo 1960. Notificación o aceptación. La cesión no produce efecto contra el deudor ni contra terceros, mientras no ha sido notificada por el cesionario al deudor o aceptada por éste.”
“Artículo 1961. Forma de notificación. La notificación debe hacerse con exhibición del título, que llevará anotado el traspaso del derecho con la designación del cesionario y bajo la firma del cedente.”
“Artículo 1962. Aceptación. La aceptación consistirá en un hecho que la suponga, como la litis contestación con el cesionario, un principio de pago al cesionario, etc.”
“Artículo 1963. Ausencia de notificación o aceptación. No interviniendo la notificación o aceptación sobredichas podrá el deudor pagar al cedente, o embargarse el crédito por acreedores del cedente; y en general, se considerará existir el crédito en manos del cedente respecto del deudor y terceros.”
“Artículo 1964. Derechos que comprende la cesión. La cesión de un crédito comprende sus fianzas, privilegios e hipotecas; pero no traspasa las excepciones personales del cedente.”
“Artículo 1965. Responsabilidad del cedente. El que cede un crédito a título oneroso, se hace responsable de su existencia al tiempo de la cesión, esto es, de que verdaderamente le pertenecía en ese tiempo; pero no se hace responsable de la solvencia del deudor, si no se compromete expresamente a ello; ni en tal caso se entenderá que se hace responsable de la solvencia futura, sino sólo de la presente, salvo que se comprenda expresamente la primera; ni se extenderá la responsabilidad sino hasta concurrencia del precio o emolumento que hubiere reportado de la cesión, a menos que expresamente se haya estipulado otra cosa.”
“Artículo 1966. Límites a la aplicación de las normas sobre cesión de créditos. Las disposiciones de este título no se aplicarán a las letras de cambio, pagarés a la orden, acciones al portador, y otras especies de transmisión que se rigen por el código de comercio o por leyes especiales.”
Código de Comercio.
“Artículo 888. Formas para hacer la cesión. La sustitución podrá hacerse por escrito o verbalmente, según que el contrato conste o no por escrito.
Si el contrato consta en escritura pública, la cesión podrá hacerse por escrito privado, previa autenticación de la firma del cedente, si ésta no es auténtica o no se presume tal, pero no producirá efectos respecto de terceros mientras no sea inscrita en el correspondiente registro.
Si el contrato consta en un documento inscrito que, a pesar de no ser título-valor, esté otorgado o tenga la cláusula «a la orden» u otra equivalente, el endoso del documento bastará para que el endosatario se sustituya al endosante en las relaciones derivadas del contrato.”
Doctrinas.
Notaripedia la Enciclopedia Notarial- Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis.
“HIPOTECA
(…)
Cesión del crédito hipotecario
Lo primero es determinar la naturaleza jurídica y objeto de la cesión del crédito. Conforme a nuestra legislación la cesión del crédito es un acto bilateral (contrato) mediante el cual la persona del cedente (poseedor del crédito) hace transmisión de derechos incorporados en un contrato o en cualquier otro acto jurídico, incluso títulos valores con restricción en cuanto a su circulación y negociabilidad (títulos valores no a la orden o con la mención «no endosable»), a favor de una persona llamada cesionario.
La cesión del crédito hipotecario no requiere solemnidad alguna o pronunciamiento diferentes de lo propio de la sustitución del acreedor.
Sobre la cesión del crédito hipotecario, la Corte Suprema de Justicia, en sentencia de julio 17 de 1.980, dijo lo siguiente:
«La cesión de un crédito hipotecario no necesita anotarse de nuevo por razón de esta, pues, lo que se cede es la acción principal, o sea, el derecho personal, principal, o el derecho a percibir y cobrar el dinero, cosa mueble; y a esta acción o derecho personal, principal, sigue la seguridad hipotecaria.”
Sobre este aspecto, el Art. 1964 del C.C., establece que la cesión de un crédito comprende sus hipotecas, cual opera del siguiente modo: transferido el crédito amparado, pasa el cesionario a ser acreedor de la obligación garantizada, sin que para esto sea necesaria una voluntad especial respecto de la hipoteca para que se desplace la caución junto con el crédito.
Al tenor del artículo 33 de la Ley 153 de 1887, se elevó a rango de contrato real la cesión de créditos, bastando la entrega del título en que conste el derecho cedido para que se produzcan los efectos perseguidos entre cedente y cesionario.
La cesión de créditos que constan en escritura requiere, según voces del Art. 82 del Decreto Ley 960 de 1970, una nota escrita de cesión firmada por el cedente sobre el ejemplar del instrumento que presta mérito ejecutivo, la cual tiene que ser forzosamente la primera copia, en la cual el Notario consigna constancia de ser la apta para el cobro ejecutivo con el fin de evitar la pluralidad de títulos con igual potencialidad ejecutiva.
En cuanto a la notificación al deudor de que trata el artículo 1960 del C.C., es necesario aclarar que ésta no se exige como requisito de eficacia de la transmisión de los derechos entre cedente y cesionario, pues el deudor no puede distinguir entre persona titular del crédito, por cuanto es una obligación a su cargo.
Lo que se persigue con la notificación es crear un vínculo jurídico pleno entre el cesionario y el deudor y ésta puede cumplirse o satisfacerse -como lo anota el doctor José Alejandro Bonivento Fernández en su obra Los principales contratos civiles- de dos formas: acudiendo ante autoridad judicial para informar a deudor de la transmisión del crédito o, bien, extrajudicial o privada; es decir, con la presentación del título al deudor sin intervención de funcionario alguno, siendo suficiente la mera exhibición del título contentivo del crédito, que debe llevar, como es pertinente, la nota de traspaso.”[94]
MEDIOS DE EXPEDICIÓN DE COPIAS.
ARTÍCULO 83.
Toda copia se expedirá en papel competente; para ello podrán emplearse medios manuales o mecánicos que garanticen entera claridad y ofrezcan las debidas seguridades.
COPIAS PARCIALES.
ARTÍCULO 84.
La copia comprenderá la integridad del instrumento y los documentos anexos, pero podrá limitarse a uno solo de los varios actos o contratos que pueda contener aquel, caso de no existir correlación directa entre ellos, o a piezas separadas de un expediente protocolizado o a uno o varios documentos independientes que formen parte del protocolo. El Notario al expedir copia parcial expresará esta circunstancia y que lo omitido no guarda relación directa con lo copiado, o que se trata de piezas independientes o de documentos varios que se insertaron en el protocolo. La transcripción se hará en forma continua y sin dejar blancos o espacios libres, escribiendo en todos los renglones o llenando partes con rayas u otros trazos que impidan su posterior utilización; se iniciará con el número que tenga el original en el protocolo y su texto será el que aparezca una vez debidamente salvadas de las enmendaduras y correcciones, si fuere el caso.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.6.3 Escritura de bienes sometidos a propiedad horizontal. En la escritura por medio de la cual se enajene o traspase la propiedad sobre unidad o unidades determinadas de un edificio sometido al régimen de propiedad horizontal, no será necesario insertar copia auténtica del reglamento, siempre que la escritura de constitución se haya otorgado en la misma notaría.
En caso contrario se protocolizará con esta copia auténtica de la parte pertinente del reglamento que sólo contendrá la determinación de áreas y linderos de unidades sobre las cuales verse el traspaso y de las que tengan el carácter de bienes afectados al uso común.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 249. Copias parciales. Cuando una parte presente copia parcial de un documento las demás podrán adicionarlo con lo que estimen conducente.”
Ley 1395 de 2010.
“Artículo 43. Autorización de copia de escritura pública. La reposición de copia de escritura pública en los casos previstos por la ley será autorizada por el notario.
El interesado a quien asista un interés legítimo ya sea por haber sido parte en la relación jurídica o su beneficiario, podrá solicitar la reposición de la primera copia auténtica extraviada, perdida, hurtada o destruida, mediante escrito dirigido al notario correspondiente.
El notario, una vez verificado el interés legítimo del solicitante, expedirá copia auténtica de la escritura, con las anotaciones que fueren pertinentes, dejando constancia de ello en el protocolo notarial.”
NOTAS EN LA EXPEDICIÓN DE LAS COPIAS.
ARTÍCULO 85.
Completa la copia, a renglón seguido se pondrá la nota de su expedición que indicará el número ordinal correspondiente a ella, los números de las hojas del papel competente en que ha sido reproducida, la cantidad de éstas y el lugar y la fecha en que se compulsa. Terminará con la firma autógrafa del Notario y la imposición de su sello, con indicación del nombre y denominación del cargo. Todas las hojas serán rubricadas y selladas.
ERRORES EN LAS COPIAS Y SU CORRECCIÓN.
ARTÍCULO 86.
Si se cometieren errores en las copias, se corregirán en la forma prevenida para los originales y lo corregido o enmendado se salvará al final y antes de la firma del Notario; pero si se advirtieren después de firmada la copia, la corrección se salvará a continuación y volverá a firmarse por el Notario, sin lo cual ésta no tendrá ningún valor; en tal caso, si la copia hubiere sido registrada se expedirá, además, un certificado para que en el Registro se haga la corrección a que hubiere lugar.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.6.4. Corrección de errores u omisiones. Los errores u omisiones en la expedición de las copias de las escrituras podrán ser corregidos o subsanados por el notario en el momento en que se adviertan, atendiendo el procedimiento señalado en los artículos 86 del decreto-ley 0960 de 1970 y 2.2.6.1.3.2.4 de este capítulo.”
“Artículo 2.2.6.1.3.2.4 Error en la fecha o número de la escritura. El error manifiesto en la fecha o número de la escritura o denominación del funcionario que la autoriza podrá ser corregido por el notario, dejando constancia en la matriz del motivo de la corrección y la fecha en que ella se efectúa, en nota marginal suscrita por él. Igual procedimiento se seguirá si por error se numeran dos escrituras con la misma cifra, caso en el cual a la segunda se le distinguirá con el vocablo «bis».
Si la copia hubiere sido registrada se expedirá además un certificado para que en el registro se haga la corrección a que hubiere lugar.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 42. Los errores u omisiones en la expedición de las copias de las escrituras podrán ser corregidos o subsanados por el notario en el momento en que se adviertan, atendiendo el procedimiento señalado en los artículos 86 del Decreto-ley 0960 de 1970 y 51 de este Decreto.”
PRIMERA COPIA.
ARTÍCULO 87.
Artículo modificado por el artículo 43 del Decreto 2163 de 1970. El nuevo texto es el siguiente: Las primeras copias serán expedidas tan pronto quede autorizado el instrumento por el notario, en el menor tiempo posible, que en ningún caso excederá de ocho (8) días hábiles. La demora hará al notario responsable de los perjuicios que con ella se causen a los otorgantes.
CONSTANCIA DE EXPEDICIÓN DE COPIAS.
ARTÍCULO 88.
Expedida la primera copia pondrá el Notario en el original una constancia escrita sobre su expedición y la fecha de la compulsa. Esta nota se escribirá al margen del original, al final del mismo o en hoja adicional adosada a aquel.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.6.1 Ejemplares de una escritura. Si en una misma escritura constaren obligaciones hipotecarias en favor de dos o más personas, el notario expedirá sendos ejemplares de la primera copia y expresará en cada una de ellas el número del ejemplar de que se trata y el mérito ejecutivo para el acreedor a quien se le expide.”
CAPÍTULO IX.
DE LOS CERTIFICADOS.
EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES.
ARTÍCULO 89.
Los Notarios están facultados para expedir certificaciones sobre aspectos especiales y concretos que consten en el protocolo, con fuerza probatoria de instrumentos públicos, solo en los casos autorizados por la Ley.
Pertenecen a esta categoría los extractos de las escrituras de constitución, reforma, disolución o liquidación de sociedades, conforme a las normas pertinentes de los Códigos Civil y de Comercio.
Normas concordantes.
Circular No. 95 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“La Resolución 1333 del 18 de febrero del año en curso, “por la cual se incrementa el valor para la expedición de las copias y certificados de Registros Civiles que expiden los Notarios” artículos del 1 al 5 de la resolución. El notario debe dar cumplimiento al referido acto administrativo al momento de prestar el servicio de registro civil de las personas, recordado que este comenzará a regir únicamente a partir del 1 de marzo de 2021.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.7.1 Numeración de los certificados. Todo certificado que expida el notario tendrá numeración continua que se iniciará en el respectivo año.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 257. Alcance probatorio. Los documentos públicos hacen fe de su otorgamiento, de su fecha y de las declaraciones que en ellos haga el funcionario que los autoriza.
Las declaraciones que hagan los interesados en escritura pública tendrán entre estos y sus causahabientes el alcance probatorio señalado en el artículo 250; respecto de terceros se apreciarán conforme a las reglas de la sana crítica.”
OTRAS CERTIFICACIONES.
ARTÍCULO 90.
Los Notarios podrán certificar también sobre aspectos concretos de un determinado instrumento o de un documento protocolizado, tales como el hecho de haberse formalizado una compraventa con indicación del precio pactado o de haberse constituido un gravamen. Dichas certificaciones tendrán el mérito señalado en la Ley.
Normas concordantes.
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 257. Alcance probatorio. Los documentos públicos hacen fe de su otorgamiento, de su fecha y de las declaraciones que en ellos haga el funcionario que los autoriza.
Las declaraciones que hagan los interesados en escritura pública tendrán entre estos y sus causahabientes el alcance probatorio señalado en el artículo 250; respecto de terceros se apreciarán conforme a las reglas de la sana crítica.”
DESTINO DE LOS CERTIFICADOS.
ARTÍCULO 91.
Los certificados de cancelación de hipotecas o condiciones resolutorias se expedirán con destino al Registrador correspondiente y al Notario que custodia el original a que se refiere la cancelación, cuando no sea el mismo ante quien se otorgó el instrumento que contenga el acto de cuya cancelación se trate.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.7.1 Numeración de los certificados. Todo certificado que expida el notario tendrá numeración continua que se iniciará en el respectivo año.”
“Artículo 2.2.6.1.2.8.1. Certificados con destino a otra notaría. El notario ante quien se extienda una escritura que modifique, adicione, aclare o afecte en cualquier sentido el contenido de otra que no reposa en su protocolo, expedirá un certificado que entregará al usuario con destino a la notaría en donde se encuentra la escritura afectada para que, previa su protocolización, se proceda a colocar la correspondiente nota de referencia.”
CAPÍTULO X.
DE LAS NOTAS DE REFERENCIA.
NOTAS DE REFERENCIAS.
ARTÍCULO 92.
Siempre que una escritura contenga declaraciones que modifiquen, adicionen, aclaren o afecten en cualquier sentido el contenido de otra escritura otorgada por las mismas partes o por antecesores o causahabientes en los derechos de los otorgantes, se tomará nota de referencia en la escritura afectada, indicando el número, fecha y Notaría de la escritura en que se contiene la afectación. También habrá lugar a la anotación en los casos de corrección de errores, de conformidad con lo dispuesto en el presente estatuto.
Normas concordantes.
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 254. Contraescrituras. Los documentos privados hechos por los contratantes para alterar lo pactado en otro documento no producirán efecto contra terceros.
Tampoco lo producirán las contraescrituras públicas cuando no se haya tomado razón de su contenido al margen de la escritura matriz cuyas disposiciones se alteran en la contraescritura y en la copia en cuya virtud ha obrado el tercero.”
“Artículo 255. Notas al margen o al dorso de documentos. La nota escrita o firmada por el acreedor a continuación, al margen o al dorso de un documento que siempre ha estado en su poder, hace fe en todo lo favorable al deudor.
El mismo valor tendrá la nota escrita o firmada por el acreedor, a continuación, al margen o al dorso del duplicado de un documento, encontrándose dicha copia en poder del deudor.”
Código civil.
“Artículo 1742. Obligación de declarar la nulidad absoluta. <artículo subrogado por el artículo 2o. De la ley 50 de 1936. El nuevo texto es el siguiente:> la nulidad absoluta puede y debe ser declarada por el juez, aún sin petición de parte, cuando aparezca de manifiesto en el acto o contrato; puede alegarse por todo el que tenga interés en ello; puede así mismo pedirse su declaración por el ministerio público en el interés de la moral o de la ley. Cuando no es generada por objeto o causa ilícitos, puede sanearse por la ratificación de las partes y en todo caso por prescripción extraordinaria.”
NOTA DE REFERENCIA PARA ESCRITURA PÚBLICA EN CUSTODIA DE OTRO NOTARIO.
ARTÍCULO 93.
Si la escritura a la cual deba imponerse la nota de referencia no se hallare bajo la custodia del Notario ante quien se otorga la que produce la afectación, éste expedirá un certificado con destino al funcionario que guarda el original que deba ser anotado, con todos los datos necesarios.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.7.1 Numeración de los certificados. Todo certificado que expida el notario tendrá numeración continua que se iniciará en el respectivo año.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 44. El notario ante quien se extienda una escritura que modifique, adicione, aclare o afecte en cualquier sentido el contenido de otra que no reposa en su protocolo, expedirá un certificado que entregará al usuario con destino a la notaría en donde se encuentra la escritura afectada para que, previa su protocolización, se proceda a colocar la correspondiente nota de referencia.”
NOTAS DE REFERENCIA Y CANCELACIONES.
ARTÍCULO 94.
Las notas de referencia que deban ser puestas cuando se cancele una escritura, se sujetarán a las normas contenidas en el Capítulo 2o. del presente Título.
Normas concordantes.
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 255. Notas al margen o al dorso de documentos. La nota escrita o firmada por el acreedor a continuación, al margen o al dorso de un documento que siempre ha estado en su poder, hace fe en todo lo favorable al deudor.
El mismo valor tendrá la nota escrita o firmada por el acreedor, a continuación, al margen o al dorso del duplicado de un documento, encontrándose dicha copia en poder del deudor.”
Código Civil.
“Artículo 1766. Simulación. Las escrituras privadas, hechas por los contratantes para alterar lo pactado en escritura pública, no producirán efecto contra terceros.
Tampoco lo producirán las contraescrituras públicas, cuando no se ha tomado razón de su contenido al margen de la escritura matriz, cuyas disposiciones se alteran en la contraescritura, y del traslado en cuya virtud ha obrado el tercero.”
CAPÍTULO XI.
DE LOS TESTIMONIOS ESPECIALES.
TESTIMONIO ESCRITO DEL NOTARIO.
ARTÍCULO 95.
El Notario podrá dar testimonio escrito de hechos ocurridos en su presencia de que no quede dato en el archivo, pero que tengan relación con el ejercicio de sus funciones.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.9.1. Prueba de la comparecencia. Cuando se trate de comprobar que una persona concurrió a la notaría a otorgar una escritura prometida, el notario dará testimonio escrito de la comparecencia mediante acta o escritura pública, a elección del interesado. En todos los casos el notario dejará constancia de los documentos presentados por el compareciente.”
Jurisprudencias.
Sentencia SC-4420 de 2014. Magistrado Ponente: Luis Armando Tolosa Villabona.
“Pasa, entonces a examinarse si el hecho de concurrir el demandante a la notaría, el día y hora señalados, a perfeccionar el contrato prometido, pero sin la paz y salvos correspondientes, era signo inequívoco de allanarse a cumplir, dejando bien claro que esa circunstancia debe tenerse por probada, dada la vía escogida, la directa para refutar al tribunal.
Con ese propósito, lo primero que debe preguntarse es si en la hipótesis de haber concurrido el demandado previamente incumplido, el día y hora señalados, a recibir el título de dominio, la sola presencia física del pretensor, ayuno de los documentos referidos, había sido suficiente para que el notario autorizara extender el instrumento respectivo.
La respuesta a ese interrogante, necesariamente, debe ser negativa, porque el artículo 43 del Decreto 960 de 1970 prohíbe a los encargados de llevar la fe pública, «[…] extender instrumentos sin que previamente se hayan presentado los certificados y comprobantes fiscales exigidos por la ley para la prestación de los servicios notariales».
Significa lo dicho que la disposición de ejecutar lo prometido, como es la suscripción del título de dominio, no puede tenerse por superada con la simple presencia del prometiente en la notaría, puesto que la paz y salvos referidos se erigían en los únicos indicativos de que estaba en posibilidad de pagar la prestación. Allanarse a honrar los compromisos adquiridos, supone, conforme al Diccionario de la Real Academia Española, «poner expedito y transitable un camino» para obtener algo.
La Corte tiene explicado que los calificativos de allanarse a cumplir, «en tratándose de los deudores de la prestación de suscribir una escritura pública, se predican de quien comparece a la notaría acatando los requerimientos legales o convencionales necesarios para poder otorgar el instrumento prometido, esto es, que no le basta con querer suscribir el documento público, sino que debe estar en condiciones de poder hacerlo» (énfasis extexto).
3. Puestas, así las cosas, surge claro que el tribunal no pudo violar derechamente ninguna de las normas citadas en el cargo, al negar la acción de cumplimiento de la promesa de contrato blandida, porque el demandante, incumplidor posterior de obligaciones sucesivas, no se había allanado a honrar lo de su cargo en el lugar y tiempo debidos.
Desde luego, ese deber de conducta no lo podía justificar, según el contenido del acta de comparecencia a la notaría, en el incumplimiento previo del demandado, como lo dejó sentado el juzgador, porque si ambas partes se sustrajeron a observar lo estipulado y el actor no estuvo en disposición de cumplir, las consecuencias jurídicas que deben seguirse no son otras que la resolución, según supra quedó indicado.”
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“FUNCIÓN NOTARIAL, NOTARIOS Y
ORGANIZACIÓN NOTARIAL
(…)
3. ACTOS NOTARIALES TRADICIONALES
(…)
3.7. Testimonios especiales
a) El notario podrá dar testimonio escrito de hechos ocurridos en su presencia de que no quede dato en el archivo, pero que tengan relación con el ejercicio de sus funciones.
b) Cuando fuere requerido para presenciar un hecho o situación perceptible por los sentidos en forma directa, relacionados con el ejercicio de sus funciones, podrá dar testimonio escrito de lo percibido por él, siempre que con ello se procure un efecto jurídico.
De lo ocurrido se sentará acta que firmará el notario y entregará al peticionario.
c) Cuando se trate de comprobar que una persona no concurrió a la notaría a otorgar una escritura prometida, el notario dará testimonio escrito de la comparecencia mediante acta o escritura pública, a elección del interesado. En todos los casos el notario dejará constancia de los documentos presentados por el compareciente.”[95]
ACTA NOTARIAL SOBRE TESTIMONIOS RELACIONADOS CON HECHOS JURÍDICOS.
ARTÍCULO 96.
Cuando fuere requerido para presenciar un hecho o situación perceptible por los sentidos en forma directa, relacionados con el ejercicio de sus funciones, podrá dar testimonio escrito de lo percibido por él, siempre que con ello se procure un efecto jurídico. De lo ocurrido se sentará acta que firmará el Notario y entregará al peticionario.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.9.1. Prueba de la comparecencia. Cuando se trate de comprobar que una persona concurrió a la notaría a otorgar una escritura prometida, el notario dará testimonio escrito de la comparecencia mediante acta o escritura pública, a elección del interesado. En todos los casos el notario dejará constancia de los documentos presentados por el compareciente.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 236. Procedencia de la inspección. Para la verificación o el esclarecimiento de hechos materia del proceso podrá ordenarse, de oficio o a petición de parte, el examen de personas, lugares, cosas o documentos.
Salvo disposición en contrario, solo se ordenará la inspección cuando sea imposible verificar los hechos por medio de videograbación, fotografías u otros documentos, o mediante dictamen pericial, o por cualquier otro medio de prueba.
Cuando exista en el proceso una inspección judicial practicada dentro de él o como prueba extraprocesal con audiencia de todas las partes, no podrá decretarse otra nueva sobre los mismos puntos, a menos que el juez la considere necesaria para aclararlos.
El juez podrá negarse a decretar la inspección si considera que es innecesaria en virtud de otras pruebas que existen en el proceso o que para la verificación de los hechos es suficiente el dictamen de peritos, caso en el cual otorgará a la parte interesada el término para presentarlo. Contra estas decisiones del juez no procede recurso.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 45. Cuando se trate de comprobar que una persona concurrió a la notaría a otorgar una escritura prometida, el notario dará testimonio escrito de la comparecencia mediante acta o escritura pública, a elección del interesado. En todos los casos el notario dejará constancia de los documentos presentados por el compareciente.”
CAPÍTULO XII.
DE LOS DEPÓSITOS.
ARTÍCULO 97.
Artículo derogado por el artículo 46 del Decreto 2163 de 1970, publicada en el Diario Oficial No. 33.213 del 16 de diciembre de 1970.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 97.
Los depósitos de dineros, títulos de crédito, efectos negociables, valores o documentos que los otorgantes quieran constituir en poder del Notario para seguridad, garantía o cumplimiento de las obligaciones surgidas de los actos o contratos celebrados por escrituras otorgadas ante él, se harán constar en actas suscritas por todos los interesados, que contendrán la descripción y monto de lo depositado, los fines que se pretenden con el depósito y las condiciones y términos en que deben ser entregados los objetos a la persona que allí mismo se designe. El depósito deberá tener condición o término máximo dentro del cual hayan de realizarse los hechos o actuaciones garantizados, vencido el cual el Notario deberá restituir el depósito al constituyente, directamente, o por consignación en caso de ausencia o renuencia de éste.
ARTÍCULO 98.
Artículo derogado por el artículo 46 del Decreto 2163 de 1970, publicada en el Diario Oficial No. 33.213 del 16 de diciembre de 1970.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 98.
Los depósitos de dinero que los otorgantes constituyan en poder del Notario para el pago de impuestos o contribuciones implican la obligación de darles la destinación que les corresponde, inmediatamente o en los términos señalados y comprometen la responsabilidad civil y penal del Notario en caso de incumplimiento de darles una destinación diferente de la que les corresponde o de emplearlos en provecho propio o de terceros.
TÍTULO III.
INVALIDEZ Y SUBSANACIÓN DE LOS ACTOS NOTARIALES
CAPÍTULO I.
DE LOS ACTOS NOTARIALES INVÁLIDOS
ESCRITURAS PÚBLICAS NULAS.
ARTÍCULO 99.
Desde el punto de vista formal, son nulas las escrituras en que se omita el cumplimiento de los requisitos esenciales en los siguientes casos:
1. Cuando el Notario actúe fuera de los límites territoriales del respectivo Círculo Notarial.
2. Cuando faltare la comparecencia ante el Notario de cualquiera de los otorgantes, bien sea directamente o por representación.
3. Cuando los comparecientes no hayan prestado aprobación al texto del instrumento extendido.
4. Cuando no aparezcan la fecha y el lugar de la autorización, la denominación legal del Notario, los comprobantes de la representación, o los necesarios para autorizar la cancelación.
5. Cuando no aparezca debidamente establecida la identificación de los otorgantes o de sus representantes, o la forma de aquellos o de cualquier compareciente.
6. Cuando no se hayan consignado los datos y circunstancias necesarios para determinar los bienes objeto de las declaraciones.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.6.2.3. Requisito sustancial. Para efectos del artículo 198, ordinal 8, del decreto-ley 0960 de 1970, entiéndese por requisito sustancial aquel cuya omisión acarrea nulidad, invalidez o ineficacia del acto o afecta en materia grave el ejercicio de la función notarial.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 259. Instrumento público defectuoso. El instrumento que no tenga carácter de público por incompetencia del funcionario o por otra falta en la forma se tendrá como documento privado si estuviere suscrito por los interesados.”
Instrucción administrativa No. 15 de 2011 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Con fundamento en las funciones de orientación que el Decreto 2163 de 2011, le adscribe al Superintendente de Notariado y Registro, para el desarrollo de sus objetivos, me permito solicitarles la mayor diligencia en el manejo de los documentos que hacen parte de proyectos escriturarios y del protocolo notarial como tal.
Se tiene conocimiento que por parte de algunos y entidades financieras «se ha generalizado la costumbre de remitir los protocolos notariales por’ parte de los apoderados o representantes en las ciudades diferentes a la Capital de la República, para la revisión previa a la firma de quien por dicha entidad debe suscribirla».
El Notario al permitir que el acto notarial se otorgue fuera del círculo notarial, genera graves consecuencias respecto de la validez del mismo, puesto que la competencia del notario está vinculada al círculo notarial asignado, quedando viciadas de nulidad, las actuaciones notariales efectuadas fuera del mismo como lo prevé el artículo 99 del Estatuto Notarial Sobre el particular, se precisa que el legislador ha contemplado con el mayor cuidado la custodia que los notarios deben efectuar sobre el protocolo y demás documentos que lo conforman, al disponer en el Capítulo 11 de la Guarda y conservación de los Archivos, del Decreto ley 960 de 1970, artículo 113: «Los protocolos y libros de relación e índice serán custodiados con la mayor vigilancia por los notarios de cuyas oficinas no podrán sacarse. Si hubiere de practicarse inspección judicial sobre alguno de estos libros, el funcionario se trasladará con su secretario a la oficina del notario respectivo para la práctica de la diligencia».
Es importante recordarles que el acto escrituraría está concebido como una unidad formal, conforme lo dispone el artículo 9° del Decreto 2148 de 1983, razón por la cual toda la actuación debe efectuarse no sólo ante el notario del círculo elegido por los usuarios del servicio, sino, dentro del respectivo círculo donde éste tiene competencia, para dar fe pública. A su vez, el artículo 12 ídem, establece en lo pertinente: «Los representantes legales de las entidades oficiales y particulares que tengan registrada su firma en la notaría, podrán ser autorizados por el notario para suscribir los instrumentos fuera del despacho».
Por lo tanto, se les recuerda que ese registro sólo los habilita a suscribir el acto, dentro del respectivo círculo notarial, so pena de viciar de nulidad el respectivo documento. En consecuencia y para evitar traumatismos en el proceso de perfeccionamiento de las escrituras y que ellas tengan plena firmeza, se hace necesario cumplir con los requisitos exigidos en las normas que regulan la actividad notarial y si es del caso, acudir a la figura del PODER, cuando para el representante legal le es difícil desplazarse, al círculo notarial escogido.”
Código Civil
“Artículo 1740. Concepto y clases de nulidad. Es nulo todo acto o contrato a que falta alguno de los requisitos que la ley prescribe para el valor del mismo acto o contrato según su especie y la calidad o estado de las partes.
La nulidad puede ser absoluta o relativa.”
“Artículo 1741. Nulidad absoluta y relativa. La nulidad producida por un objeto o causa ilícita, y la nulidad producida por la omisión de algún requisito o formalidad que las leyes prescriben para el valor de ciertos actos o contratos en consideración a la naturaleza de ellos, y no a la calidad o estado de las personas que los ejecutan o acuerdan, son nulidades absolutas.
Hay así misma nulidad absoluta en los actos y contratos de personas absolutamente incapaces.
Cualquiera otra especie de vicio produce nulidad relativa, y da derecho a la rescisión del acto o contrato.”
Jurisprudencias.
Sentencia SC-17154 de 2015. Magistrado Ponente: Margarita Cabello Blanco.
“Nulidad absoluta- Frente a escritura pública por no reunir los documentos necesarios que soporten técnica y jurídicamente los actos suscritos, además de tener objeto y causa ilícita. Existencia de conciliación previa. Resolución mediante la cual el IGAC actualiza área y los linderos de un predio transferido bajo la forma de cuerpo cierto.(SC17154-2015; 11/12 /2015). 1.- En aras de evitar que los extremos de las relaciones negociales soslayen el sometimiento a la legalidad, el ordenamiento confeccionó sanciones de orden civil para los infractores, que se traducen en la cesación de los efectos acordados. En esa dirección, ordena el artículo 1740 del Código Civil, que “es nulo todo acto o contrato a que falte alguno de los requisitos que la ley prescribe para el valor del mismo acto o contrato, según su especie y la calidad o estado de las partes”.
(…)
“Tratándose del vicio castigado ora con nulidad absoluta, bien con relativa, de todos modos, la consecuencia no opera ipso jure; requiere la declaración judicial correspondiente.
2. Por cuanto la presente actuación tuvo origen en la pretensión de nulidad absoluta de dos actos incorporados en instrumentos públicos contentivos de una actualización de áreas de bien inmueble y de ratificación de medidas respectivamente, tras denunciarse, entre otras, disposiciones del Estatuto del Notariado, conviene recordar, cual lo hubiere expuesto la Sala que.”
<<“De conformidad con lo dispuesto por el Decreto-ley 960 de 1970, en el proceso de «perfeccionamiento» de una escritura pública, se distinguen varias etapas sucesivas e independientes entre sí, cuales son: la recepción de las declaraciones de los otorgantes; la extensión de las mismas, es decir, la incorporación al documento de la «versión escrita» de lo declarado; el otorgamiento, o sea, el asentimiento de los otorgantes al texto que ha sido extendido en el instrumento; y, por último, la autorización que, a tenor del artículo 14 del Decreto-ley 960 de 1970, consiste en «la fe que imprime el notario» al instrumento, lo que realiza luego de verificar el cumplimiento de los «requisitos pertinentes» y en atestación pública «de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados».>>
(…)
“El artículo 99 del Decreto 960 de 1970 recoge “desde el punto de vista formal” los motivos de nulidad de las escrituras en los eventos de omitirse los siguientes presupuestos esenciales: “1. Cuando el Notario actúe fuera de los límites territoriales del respectivo Círculo Notarial. 2. Cuando faltare la comparecencia ante el Notario de cualquiera de los otorgantes, bien sea directamente o por representación. 3. Cuando los comparecientes no hayan prestado aprobación al texto del instrumento extendido. 4. Cuando no aparezcan la fecha y el lugar de la autorización, la denominación legal del Notario, los comprobantes de la representación, o los necesarios para autorizar la cancelación. 5. Cuando no aparezca debidamente establecida la identificación de los otorgantes o de sus representantes, o la forma de aquellos o de cualquier compareciente. 6. Cuando no se hayan consignado los datos y circunstancias necesarios para determinar los bienes objeto de las declaraciones”.
(…)
“Las nulidades sustantivas, entonces, pueden ser absolutas o relativas, siendo uno de los criterios para realizar la distinción la naturaleza e importancia de la norma violada, dependiendo de si lo que se resguarda es el orden público o los intereses privados. De la misma manera, emergen otros rasgos característicos para diferenciarlas, dependiendo, verbigracia, de la legitimación para invocarla, el saneamiento y el término de prescripción.
4. A criterio de la Sala el punto de desacuerdo entre las partes de este proceso radica en si las escrituras públicas 3491 del 18 de junio de 2008 y 847 de 20 de febrero de 2009, tuvieron por finalidad corregir simples errores aritméticos del bien inmueble objeto de controversia con base en una decisión judicial, o si por el contrario, involucraron una alteración de la heredad que se dijo esclarecer en dimensiones y linderos; caso último en el cual frente a la omisión de los requisitos que el ordenamiento jurídico impone para su otorgamiento e inscripción posterior, se pretende la declaración de nulidad absoluta.
5. La primera de las documentales materia de discusión consagró explícitamente, como apoyo de la solicitud de aclaración de medidas por corrección de simples errores aritméticos: “SEGUNDO: Que los comparecientes manifiestan que el mencionado inmueble se formó, como producto del englobe efectuado mediante sentencia de fecha 4 de agosto de 1995 proferida por el Juzgado Sexto de Familia de Bogotá, dentro del proceso de sucesión del señor LEOPOLDO POVEDA GALÁN, siendo los inmuebles englobados los siguientes. 1.- LA COMPAÑÍA (…) 2.- LOS LAURELES y 3.- LA ÑAPA (…) Las extensiones de cada uno de los inmuebles señalados se pueden apreciar al examinarse las matrículas inmobiliarias que los identifican, a saber: 50N-87725, 50N-87726 y 50N-340515.”
Doctrinas.
Notaripedia la Enciclopedia Notarial- Tomo II- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis.
“NULIDAD E INEXISTENCIA DE LA ESCRITURA PÚBLICA
La mayoría de las relaciones interpersonales se originan dentro del concepto de la autonomía de la voluntad, para proyectar, desde este ícono de la libre autodeterminación, toda suerte de actos o negocios; una y otros con mayor o menor intencionalidad obligacional o de mayor o menor trascendencia económica impacto patrimonial.
De ahí la razón por la cual los actos o negocios, en algunos casos, se hallan encaminados a unos resultados moldeados o ritualizados por el ordenamiento legal, con el fin de adecuarlos a las necesidades sociales, económicas y éticas del momento.
Por tal razón, son susceptibles de juicios de valor, que se dictaminan entorno a su relevancia o irrelevancia, según si el comportamiento se haya o no ajustado a los marcos legales y a los patrones éticos, o a un juicio descriptivo o de realidad, que concluye o finaliza con una valoración acerca de su existencia o inexistencia.
La omisión de ciertos trámites o formalidades en los negocios jurídicos trae consigo la sanción legal que puede aparejar desde la inexistencia del acto hasta la invalidez o inoponibilidad a terceros.
De otro lado, el ordenamiento legal estatuye algunos requisitos por razones de diferente índole, como presencia de ciertos antecedentes o presupuestos en quien o quienes celebran la relación jurídica o sobre el Objeto u objetos materia de ella. Se habla, entonces, de requisitos internos y externos de existencia, validez y eficacia del negocio jurídico, censurando aquellos que los omiten o actúan discordantes con los mandos legales, ya sea con la inexistencia del acto o con las nulidades sustanciales absolutas y relativas.”
Invalidez e inexistencia de la escritura pública
“Conforme a la doctrina, el negocio jurídico es informal en su generalidad y, de acuerdo con esta regla, una conducta expresada dentro de determinadas circunstancias puede tener a su vez una correlativa significación dispositiva de intereses particulares. No obstante, en muchos casos no se logra esta significación sino a condición de allanarse al cumplimiento de ciertas formas o solemnidades sustanciales sino a condición de allanarse al cumplimiento de ciertas formas o solemnidades impuestas por la ley, formalidades que en algunos casos también son impuestas por disposición de las partes.
Pues bien, es la ley la que dispone qué negocios jurídicos deben celebrarse mediante escritura pública y cuáles son las consecuencias de la omisión o de los defectos de las formas o solemnidades prescritas para ella.
La ley se anticipa en establecer el conjunto de pasos o etapas que deben cumplirse en el proceso de la escritura hasta su culminación con la autorización por el Notario. Este se constituye en el responsable de la regularidad de las formas y la plenitud de los trámites del instrumento público y para cumplir su especial función fedataria se encuentra habilitado por el principio de legalidad, con el fin de evitar la consumación de un acto ostensiblemente nulo o ineficaz.
Dentro de la amplia gama de formalidades estatuidas por virtud de la naturaleza del acto o contrato y las encaminadas a habilitar o proteger al autor, en razón de su calidad o estado, es necesario distinguir el instrumento mismo, en que se vierte la declaración contentiva del negocio jurídico de la declaración en sí misma o del mismo negocio jurídico, porque una cosa es hacer responsable al Notario de la regularidad de la escritura, pues su misión es la de velar por las formas propias del negocio o acto jurídico y otra de las declaraciones de voluntad que emiten los comparecientes que vienen a constituir el negocio jurídico en sí mismo, pues de estas sólo responden sus autores, y, sobre estas, sólo puede caber un juicio por nulidad sustancial absoluta o relativa.
El anterior fenómeno lo explica de modo muy sencillo y práctico el profesor Ocaris Úsuga Varela, con el ejemplo de la tinaja de vino. La escritura o el instrumento, en cierto modo, viene a ser la tinaja o el recipiente (continente) que contiene el vino. Las declaraciones de voluntad o las declaraciones de las partes que se emiten para producir efectos jurídicos vienen a ser el vino que se vierte y con el que se llena la tinaja (contenido).
El legislador ha tipificado algunas omisiones que pueden afectar el proceso de perfeccionamiento de la escritura pública y, por ende, determinar su nulidad. Es el caso de unas conductas negativas que afectan de modo protuberante algunos requisitos esenciales de la forma solemne que deben cumplir los instrumentos públicos. Casos en los cuales se sanciona con la invalidez del acto notarial en cuestión. De estas se ocupa de forma específica el Art. 99 del Decreto Ley 960 de 1970, así:
1. Cuando el Notario actúe fuera de los límites territoriales del respectivo círculo notarial.
2. Cuando faltare la comparecencia ante el Notario de cualquiera de los otorgantes, bien sea directamente o por representación.
3. Cuando los comparecientes no lavan prestada aprobación al texto del instrumento extendido.
4. Cuando no aparezca la fecha y el lugar de la autorización, la denominación legal del Notario, los comprobantes de la representación, o los necesarios para autorizar la cancelación.
5. Cuando no aparezca debidamente establecida la identificación de los otorgantes o de sus representantes, o la firma de aquellos o de cualquier compareciente.
6. Cuando no se haya consignado los datos y circunstancias necesarios para determinar los bienes objeto de las declaraciones.”[96]
Clases de Nulidades (ver página 256).
INEXISTENCIA.
ARTÍCULO 100.
El instrumento que no haya sido autorizado por el Notario no adquiere la calidad de escritura pública y es inexistente como tal. Empero, si faltare solamente la firma del Notario, y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifican la negativa de la autorización, podrá la Superintendencia de Notariado y Registro, con conocimiento de causa, disponer que el instrumento se suscriba por quien se halle ejerciendo el cargo.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.3. Falta de firma de uno de los otorgantes. Cuando transcurridos dos meses desde la fecha de la firma del primer otorgante no se hayan presentado alguno o algunos de los demás declarantes, el notario anotará en el instrumento lo acaecido, dejará constancia de que por ese motivo no lo autoriza y lo incorporará al protocolo.”
“Artículo 2.2.6.1.3.1.1 Documentos no autorizados. El instrumento que no haya sido autorizado por el notario no adquiere la calidad de escritura pública y es inexistente como tal. Empero, cuando en un instrumento solamente faltare la firma del notario y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifican la negativa de la autorización, la superintendencia de notariado y registro, con conocimiento de causa, podrá disponer mediante resolución motivada que el instrumento se suscriba por quien esté ejerciendo el cargo. A la solicitud se allegará certificación expedida por el notario en la cual conste que el instrumento reúne todos los requisitos legales con excepción de la autorización.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 243. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.
Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.”
Instrucción administrativa No. 01-13 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Con fundamento en las previsiones legales contenidas en los artículos 100 del Decreto Ley 960 de 1970 y 47 del Decreto 2148 de 1983, me permito recordarle que con antelación a la solicitud que le corresponde hacer a usted ante esta Superintendencia relacionada con la petición de autorización para firmar aquellos proyectos de escritura que no fueron suscritos por el notario ante quien se otorgaron, es de su entera responsabilidad como requisito sine qua non, evaluar detenida y concienzudamente cada caso en particular, a efecto de establecer si tales documentos cumplen con todos los requisitos exigidos por la ley.
En ese sentido, si una vez efectuado por el notario el análisis cuidadoso y objetivo, concluye que el proyecto o proyectos de escritura reúnen todas las exigencias legales, le corresponde a dicho funcionario expedir con destino a esta Superintendencia el certificado a que aluden las normas precitadas y solicitar autorización para firmarlos.
Desde luego que conjuntamente con la petición debe enviar una relación que contenga los siguientes datos: número y fecha del proyecto escriturario, naturaleza del acto o contrato y el nombre de los otorgantes y explicar sucintamente cual fue la razón para que no se hubiere firmado en su momento, la cual debía averiguar previamente.
Concepto 390: Sobre el particular, inicialmente es importante precisar, que los conceptos emitidos por esta Oficina Asesora Jurídica se ciñen a los parámetros establecidos por el inciso tercero, artículo 25 del decreto 01 de 1984 – Código Contencioso Administrativo -, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatorio acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del país.
Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta Entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 412 de 2007. Las declaraciones, sea que lleguen ya redactadas en una minuta, sea que los particulares las hagan en forma oral ante el Notario, están precedidas de la «Comparecencia», esto es, del acto mediante el cual se presentan en persona los otorgantes se identifican, ante el Notario.
El Notario podrá identificarlos mediante la exhibición que el usuario haga de la Cédula de Ciudadanía, si es ciudadano colombiano; de la Cédula de Extranjería, si es extranjero; o con los documentos propios para el efecto, como son pasaporte, visa vigente, etc.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 47. El instrumento que no haya sido autorizado por el notario no adquiere la calidad de escritura pública y es inexistente como tal. Empero, cuando en un instrumento solamente faltare la firma del notario y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifican la negativa de la autorización, la Superintendencia de Notariado y Registro, con conocimiento de causa, podrá disponer mediante resolución motivada que el instrumento se suscriba por quien esté ejerciendo el cargo. A la solicitud se allegará certificación expedida por el notario en la cual conste que el instrumento reúne todos los requisitos legales con excepción de la autorización.”
CAPÍTULO II.
DE LA CORRECCIÓN DE ERRORES Y DE LA RECONSTRUCCIÓN DE ESCRITURAS.
CORRECCIÓN DE ERRORES ANTES DE LA FIRMA.
ARTÍCULO 101.
Los errores en que se haya incurrido al extender un instrumento advertidos antes de su firma se corregirán subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras o frases que deban suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre líneas las que deban agregarse y salvando al final lo corregido, reproduciéndolo entre comillas e indicando si vale o no vale lo suprimido o agregado. Podrá hacerse la corrección enmendando lo escrito o borrándolo y sustituyéndolo y así se indicará en la salvedad que se haga. Las salvedades serán autorizadas por todas las firmas que deba llevar el instrumento, pero si éste ya se hallare suscrito, sin haberse autorizado aún, se salvarán las correcciones y se volverá a firmar por todos los comparecientes. Sin dichos requisitos no valdrán las correcciones y se tendrán por verdaderas las expresiones originales.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.3.2.4 Error en la fecha o número de la escritura. El error manifiesto en la fecha o número de la escritura o denominación del funcionario que la autoriza podrá ser corregido por el notario, dejando constancia en la matriz del motivo de la corrección y la fecha en que ella se efectúa, en nota marginal suscrita por él. Igual procedimiento se seguirá si por error se numeran dos escrituras con la misma cifra, caso en el cual a la segunda se le distinguirá con el vocablo «bis».
Si la copia hubiere sido registrada se expedirá además un certificado para que en el registro se haga la corrección a que hubiere lugar.”
“Artículo 2.2.6.1.3.2.5. Falta de anotación de comprobante fiscal. Si un comprobante fiscal presentado y protocolizado en la oportunidad legal, no fue anotado en el original de la escritura como lo establece el artículo 44 del decreto-ley 0960 de 1970, podrá el notario hacerlo en cualquier tiempo dejando constancia del hecho con su firma. La reproducción del texto del comprobante se hará también al final de las copias que se hayan expedido, debidamente suscrita por el notario.”
Concepto No. 2563 de 2013 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“El 17 de noviembre de 1993, se radicó y registró como anotación 12 en el folio 001-403773, la escritura pública 9332 de 11 de noviembre de 1993 de la Notaría 12 de Medellín, contentiva de cancelación de hipoteca, cuyas partes son: corporación de ahorro y vivienda conavi, Jaime pineda franco y maría elena Jaramillo sierra. Mediante solicitud de corrección C2013-1555, la señora MARIA CARMENZA URIBE OSPINA solicita corregir el error en la numeración de la citada escritura, porque debe aparecer el número 9233 y no el 9232. Efectuado el correspondiente estudio se negó la corrección, por cuanto el número de la escritura 9332 que aparece en la anotación 12 del folio en mención, es el mismo que figura en el documento que reposa en los archivos de la oficina y que fue el que sirvió de base para la inscripción.
En primer lugar, es necesario precisar que los conceptos emitidos por esta Oficina Jurídica se ciñen a los parámetros establecidos en el artículo 25 del decreto 01 de 1984 (Código Contencioso Administrativo), esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatorio acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del país. Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 2163 de 2011.
Se evidencia que, en tratándose de errores en la numeración de las escrituras, como se da en el asunto que nos ocupa, donde el error es manifiesto, los mismos pueden ser corregidos por el notario, dejando constancia del motivo de la corrección y la fecha en que se efectúa, en nota marginal escrita por él, de lo cual deberá expedir certificación con destino a la oficina de registro, en el entendido de que 14 escritura se encuentra registrada.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 252. Documentos rotos o alterados. Los documentos rotos, raspados o parcialmente destruidos, se apreciarán de acuerdo con las reglas de la sana crítica; las partes enmendadas o interlineadas se desecharán, a menos que las hubiere salvado bajo su firma quien suscribió o autorizó el documento.”
Instrucción administrativa No. 31 de 2003 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Algunas Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos me han expresado su preocupación por el alto índice de errores con que se están radicando, para su correspondiente inscripción, las diferentes escrituras públicas, autorizadas en sus despachos. Tales errores tienen que ver con la frecuente omisión o escritura equivocada del número del documento de identificación y, también en el nombre de los otorgantes de estas.
Dicha situación se atribuye a la falta de mención o anotación precisa, en el texto de los actos escriturarios, por parte de algunas notarías, que se limitan a consignar la expresión «como aparece al pie de su firma«. En la mayoría de estos en la parte correspondiente a la antefirma no se consigna en una forma nítida el nombre y el número del documento de identificación de los intervinientes.
Este hecho genera traumatismo en la elaboración de los índices de propietarios que deben llevar las Oficinas de Registro. De manera especial cuando de inscribir medidas cautelares, en procesos de jurisdicción coactiva, se trate, ya que la información a los entes encargados de la misma se entrega sobre la base de tales índices.”
Instrucción administrativa No. 01-18 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Como es de su conocimiento, dentro del control de legalidad asignado a los notarios, les corresponde velar porque las declaraciones de los otorgantes se ajusten a los fines prácticos y Jurídicos que se proponen y sean compatibles con elementos esenciales y naturales propios del contrato correspondiente.
Esa facultad, de gran alcance y significación, tiene asidero legal fundamentalmente en los artículos 6°, 15 y 21 del Estatuto Notarial. La última de las disposiciones, modificada por el artículo 35 del Decreto-Ley 2163 de 1970, le impone al notario la obligación de negar la autorización de un instrumento cuando quiera que se vislumbre nulidad absoluta, bien por el contenido de las declaraciones de los otorgantes, ora porque concurran pruebas fehacientes o bien en virtud de hechos percibidos directamente por él.
El control que en este campo compete al notario integra el principio de legalidad y tiene relación directa con el principio de matricidad o protocolo, que informa el Derecho Notarial; éste hace referencia a la necesidad de conservación de los componentes propios de la existencia formal de los instrumentos notariales y de él forman parte los mecanismos de corrección que la ley proporciona al notario para los eventos en que se incurra en errores. La aplicación, en sus dos modalidades, se encuentra íntimamente vinculada con el hecho de que el instrumento haya o no alcanzado el carácter de escritura pública.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 48. artículo modificado por el artículo 3º del decreto 231 de 1985. El inciso primero del artículo 48 del Decreto 2148 de 1983, quedará así: Cuando se pretenda cambiar alguno de los elementos esenciales del negocio jurídico no podrá autorizarse escritura de corrección ni aclaratoria. En este caso los otorgantes deberán cancelar o dejar sin efecto la anterior, por medio de una nueva de la cual se tomará la correspondiente nota de referencia. Esta escritura de cancelación se tendrá como un acto sin cuantía.”
“Artículo 51. El error manifiesto en la fecha o número de la escritura o denominación del funcionario que la autoriza, e podrá ser corregido por el notario, dejando constancia en la matriz del motivo de la corrección y la fecha en que en ella se efectúa, en nota marginal suscrita por él. Igual procedimiento se seguirá si por error se numeran dos escrituras con la misma cifra, caso en el cual a la segunda se la distinguirá con el vocablo «Bis». Si la copia hubiere sido registrada se expedirá además un certificado para que en el registro se haga la corrección a que hubiere lugar.”
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“FUNCIÓN NOTARIAL, NOTARIOS Y
ORGANIZACIÓN NOTARIAL
(…)
3. LOS ACTOS NOTARIALES TRADICIONALES
(…)
3.8 Invalidación, saneamiento y corrección de los actos notariales
(…)
c) Corrección de errores y reconstrucción de escrituras
“1) Los errores en que se haya incurrido al extender un instrumento advertidos antes de su firma, se corregirán subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras o frases que deban suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre líneas las que deban agregarse y salvando al final lo corregido, reproduciéndolo entre comillas e indicando si vale o no vale lo suprimido o agregado. Podrá hacerse la corrección enmendando lo escrito o borrándolo y sustituyéndolo y así se indicará en la salvedad que se haga. Las salvedades serán autorizadas por todas las firmas que deba llevar el instrumento, pero si éste ya se hallare escrito, sin haberse autorizado aún, se salvarán las correcciones y se volverá a firmar por todos los comparecientes. Sin dichos requisitos no valdrán las correcciones y se tendrán por verdaderas las expresiones originales.
2) Una vez autorizada la escritura, cualquier corrección que quisieren hacer los otorgantes deberá consignarse en instrumentos separados con todas las formalidades necesarias y por todas las personas que intervinieron en el instrumento corregido, debiéndose tomar nota en éste de la escritura de corrección.
3) Los errores puramente aritméticos cometidos en la escritura y advertidos después de expedidas las copias podrán ser corregidos en cualquier tiempo si los factores que los determinan se hallaren claramente establecidos en el propio instrumento. La cifra aritméticamente verdadera se pondrá en sustitución de la errónea, de la manera y por los trámites indicados anteriormente.
En la copia el notario transcribirá la declaración de los otorgantes corrigiendo el error y las firmas.
4) Cuando se trate del otorgamiento de escritura aclaratoria para corrección de errores en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble, en su cita de su cédula o registro catastral en la de los títulos antecedentes y sus inscripciones en el registro, podrá suscribirla el actual titular del derecho presentando los documentos con los cuales acredite tal calidad y el notario dejará constancia de ellos en la escritura.
El error en los linderos que no configure cambio en el objeto del contrato se aclarará únicamente con fundamento en los comprobantes allegados a la escritura en que se cometió el error y en los títulos antecedentes en que aparezca el de manifiesto, mediante escritura que podrá ser suscrita por el actual titular del derecho.
Si el error no aparece de manifiesto, la escritura de aclaración debe ser suscrita por todos los otorgantes de la que se corrige.
5) El error manifiesto en la fecha o número de la escritura nominación del funcionario que la autoriza, puede ser corregido por el notario, dejando constancia en la matriz del motivo de la corrección y la fecha en que ella se efectúa, en nota marginal suscrita por él. Igual procedimiento se sigue si por error se enumeran dos escrituras con la misma cifra caso en el cual la segunda la distinguirá con el vocablo «bis»
Si la copia ha sido registrada debe expedirse, además, un certificado para que en el registro se haga la corrección a que haya lugar.
6) Una escritura perdida o destruida en todo o en parte, podrá ser reconstruida con su copia auténtica, de preferencia con la que repose en archivo oficial, mediante reproducción total y auténtica de ésta. El notario colocará en el sitio correspondiente del protocolo la reproducción mencionada, indicando bajo su firma que reemplaza al original.
7) Si la pérdida o destrucción fuere de un tomo completo del protocolo, se procederá en igual forma y en testimonio de la reconstrucción se sentará por el notario en acta que enumere todas las escrituras que lo formaban, según el libro de relación. Esta acta encabezará el tomo reconstruido.
8) Cuando se pretenda cambiar el inmueble objeto del negocio jurídico no podrá autorizarse escritura de corrección ni aclaratoria. En este caso los otorgantes deberán cancelar o dejar sin efecto la anterior, por medio de una nueva, de la cual se tomará la correspondiente nota de referencia. La escritura de cancelación se tiene como un acto sin cuantía.
9) Sólo procede la escritura de aclaración de la constitución de sociedades, cuando aún no se ha inscrito en la Cámara de Comercio. Esta escritura debe ser suscrita por todos los socios.
10) Si un comprobante fiscal presentado y protocolizado en la oportunidad legal, no fue anotado en la original de la escritura, puede el notario hacerlo en cualquier tiempo, dejando constancia del hecho con su firma. La reproducción del texto del comprobante se hace también al final de las copias que se hayan expedido, debidamente suscrita por el notario.”[97]
CORRECCIÓN DE ERRORES DESPUÉS DE LA FIRMA.
ARTÍCULO 102.
Una vez autorizada la escritura, cualquier corrección que quisieren hacer los otorgantes deberá consignarse en instrumentos separados con todas las formalidades necesarias y por todas las personas que intervinieron en el instrumento corregido, debiéndose tomar nota en éste de la escritura de corrección.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.3.2.1 Cambio de inmueble objeto de la escritura pública. Cuando se pretenda cambiar el inmueble objeto del negocio jurídico no podrá autorizarse escritura de corrección ni aclaratoria. En este caso los otorgantes deberán cancelar o dejar sin efecto la anterior, por medio de una nueva de la cual se tomará la correspondiente nota de referencia. Esta escritura de cancelación se tendrá como un acto sin cuantía.
Esta escritura de cancelación se tendrá como un acto sin cuantía.
Sólo procede escritura de aclaración de la de constitución de sociedades, cuando aún no se ha inscrito en la cámara de comercio. Esta escritura debe ser otorgada por todos los socios.”
“Artículo 2.2.6.1.3.2.2. Errores de nomenclatura, denominación o descripción del inmueble. Cuando se trate del otorgamiento de escritura aclaratoria para corrección de errores en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble, en la cita de su cédula o registro catastral, en la de sus títulos antecedentes y sus inscripciones en el registro, o en los nombres o apellidos de los otorgantes, podrá suscribirla el actual titular del derecho presentando los documentos con los cuales acrediten tal calidad y el notario dejará constancia de ellos en la escritura.
El error en los linderos que no configure cambio en el objeto del contrato se aclarará únicamente con fundamento en los comprobantes allegados a la escritura en que se cometió el error y en los títulos antecedentes en que apareciere el de manifiesto, mediante escritura que podrá ser suscrita por el actual titular del derecho. Si el error no apareciere de manifiesto, la escritura de aclaración debe ser suscrita por todos los otorgantes de la que se corrige.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 252. Documentos rotos o alterados. Los documentos rotos, raspados o parcialmente destruidos, se apreciarán de acuerdo con las reglas de la sana crítica; las partes enmendadas o interlineadas se desecharán, a menos que las hubiere salvado bajo su firma quien suscribió o autorizó el documento.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 47. El instrumento que no haya sido autorizado por el notario no adquiere la calidad de escritura pública y es inexistente como tal. Empero, cuando en un instrumento solamente faltare la firma del notario y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifican la negativa de la autorización, la Superintendencia de Notariado y Registro, con conocimiento de causa, podrá disponer mediante resolución motivada que el instrumento se suscriba por quien esté ejerciendo el cargo. A la solicitud se allegará certificación expedida por el notario en la cual conste que el instrumento reúne todos los requisitos legales con excepción de la autorización.”
ERRORES ARITMÉTICOS Y NUMÉRICOS.
ARTÍCULO 103.
Sin embargo, los errores puramente aritméticos podrán ser corregidos en cualquier tiempo si los factores que los determinan se hallaren claramente establecidos en el propio instrumento. La cifra aritméticamente verdadera se pondrá en sustitución de la errónea, de la manera y por los trámites indicados en el artículo 101.
Si se cometiere error en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble o en la cita de su cédula o registro catastral, podrá corregirse mediante el otorgamiento de escritura aclaratoria suscrita por el actual titular del derecho, si de los comprobantes allegados a la escritura en que se cometió el error y de los títulos antecedentes apareciere el de manifiesto. De igual modo se procederá si el error se cometiere en relación con los nombres o apellidos de alguno de los otorgantes, considerando los documentos de identificación anotados en el mismo instrumento.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.3.2.1 Cambio de inmueble objeto de la escritura pública. Cuando se pretenda cambiar el inmueble objeto del negocio jurídico no podrá autorizarse escritura de corrección ni aclaratoria. En este caso los otorgantes deberán cancelar o dejar sin efecto la anterior, por medio de una nueva de la cual se tomará la correspondiente nota de referencia. Esta escritura de cancelación se tendrá como un acto sin cuantía.
Esta escritura de cancelación se tendrá como un acto sin cuantía.
Sólo procede escritura de aclaración de la de constitución de sociedades, cuando aún no se ha inscrito en la cámara de comercio. Esta escritura debe ser otorgada por todos los socios.”
“Artículo 2.2.6.1.3.2.2. Errores de nomenclatura, denominación o descripción del inmueble. Cuando se trate del otorgamiento de escritura aclaratoria para corrección de errores en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble, en la cita de su cédula o registro catastral, en la de sus títulos antecedentes y sus inscripciones en el registro, o en los nombres o apellidos de los otorgantes, podrá suscribirla el actual titular del derecho presentando los documentos con los cuales acrediten tal calidad y el notario dejará constancia de ellos en la escritura.
El error en los linderos que no configure cambio en el objeto del contrato se aclarará únicamente con fundamento en los comprobantes allegados a la escritura en que se cometió el error y en los títulos antecedentes en que apareciere el de manifiesto, mediante escritura que podrá ser suscrita por el actual titular del derecho. Si el error no apareciere de manifiesto, la escritura de aclaración debe ser suscrita por todos los otorgantes de la que se corrige.”
“Artículo 2.2.6.1.3.2.3. Errores aritméticos. Los errores aritméticos cometidos en la escritura y advertidos después de expedidas las copias se corregirán en la forma establecida en el artículo 103 del decreto-ley 0960 de 1970. En la copia el notario transcribirá la declaración de los otorgantes corrigiendo el error y las firmas respectivas.”
“Artículo 2.2.6.1.3.2.4 Error en la fecha o número de la escritura. El error manifiesto en la fecha o número de la escritura o denominación del funcionario que la autoriza podrá ser corregido por el notario, dejando constancia en la matriz del motivo de la corrección y la fecha en que ella se efectúa, en nota marginal suscrita por él. Igual procedimiento se seguirá si por error se numeran dos escrituras con la misma cifra, caso en el cual a la segunda se le distinguirá con el vocablo «bis».
Si la copia hubiere sido registrada se expedirá además un certificado para que en el registro se haga la corrección a que hubiere lugar.”
“Artículo 2.2.6.1.3.2.5. Falta de anotación de comprobante fiscal. Si un comprobante fiscal presentado y protocolizado en la oportunidad legal, no fue anotado en el original de la escritura como lo establece el artículo 44 del decreto-ley 0960 de 1970, podrá el notario hacerlo en cualquier tiempo dejando constancia del hecho con su firma. La reproducción del texto del comprobante se hará también al final de las copias que se hayan expedido, debidamente suscrita por el notario.”
Ley 1564 2012.
“Artículo 286. Corrección de errores aritméticos y otros. Toda providencia en que se haya incurrido en error puramente aritmético puede ser corregida por el juez que la dictó en cualquier tiempo, de oficio o a solicitud de parte, mediante auto.
Si la corrección se hiciere luego de terminado el proceso, el auto se notificará por aviso.
Lo dispuesto en los incisos anteriores se aplica a los casos de error por omisión o cambio de palabras o alteración de estas, siempre que estén contenidas en la parte resolutiva o influyan en ella.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 49. Cuando se trate del otorgamiento de escritura aclaratoria para corrección de errores en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble, en la cita de su cédala o registro catastral, en la de sus títulos antecedentes y sus inscripciones en el registro, o en los nombres o apellidos de los otorgantes, podrá suscribirla el actual titular del derecho presentando los documentos con los cuales acredite tal calidad y el notario dejará constancia de ellos en la escritura.
El error en los linderos que no configure cambio en el objeto del contrato se aclarará únicamente con fundamento en los comprobantes allegados a la escritura en que se cometió el error y en los títulos antecedentes en que apareciere él de manifiesto, mediante escritura que podrá ser suscrita por el actual titular del derecho. Si el error no apareciere de manifiesto, la escritura de aclaración debe ser suscrita por todos los otorgantes de la que se corrige.”
“Artículo 50. Los errores aritméticos cometidos en la escritura y advertidos después de expedidas las copias se corregirán en la forma establecida en el artículo 103 del Decreto-ley 0960 de 1970. En la copia el notario transcribirá y la declaración de los otorgantes corrigiendo el error y las firmas respectivas.”
Resolución Conjunta, Instituto Geográfico Agustín Codazzi No.1101 y Superintendencia de Notariado y Registro No. 11344 de 2020.
“Que según lo previsto en el artículo 103 del Decreto Ley 960 de 1970, si se cometiere error en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble o en la cita de su cédula o registro catastral, es posible corregirlo mediante escritura aclaratoria, suscrita por el titular del derecho, siempre que de los comprobantes allegados a la escritura en que se cometió el error y de los títulos antecedentes apareciere el error de manifiesto.
Que el artículo 49 del Decreto 2148 de 1983, compilado en el artículo 2.2.6.1.3.2.2. precisó que «cuando se trate del otorgamiento de escritura aclaratoria para corrección de errores en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble, en la cita de su cédula o registro catastral, en la de sus títulos antecedentes y sus inscripciones en el registro, o en los nombres o apellidos de los otorgantes, podrá suscribirla el actual titular del derecho presentando los documentos con los cuales acrediten tal calidad y el notario dejará constancia de ellos en la escritura», a lo que adicionó que «el error en los linderos no configure cambio en el objeto de contrato, se aclarará únicamente con fundamento en los comprobantes allegados a la escritura en que se cometió el error y en los títulos antecedentes en que apareciere el de manifiesto, mediante escritura que podrá ser suscrita por el actual titular del derecho. Si el error no apareciere de manifiesto, la escritura de aclaración debe ser suscrita por todos los otorgantes de la que se corrige».”
CORRECCIÓN DE ERRORES EN LOS TÍTULOS ANTECEDENTES.
ARTÍCULO 104.
De la misma manera prevista en el artículo precedente podrá corregirse el error en la cita de los títulos antecedentes y sus inscripciones en el Registro, si fuere posible establecerlo con precisión mediante certificado actual del Registrador y éste se protocoliza.
Normas concordantes.
Resolución Conjunta SNR No. 1732 e IGAC No. 221 de 2018, que se modificó parcialmente por la Resolución conjunta No. 5204 SNR e IGAC No. 479 de 2019.
“Por medio de la cual se establecen lineamientos y procedimientos para la corrección o aclaración, actualización, rectificación de linderos y área, modificación física e inclusión de área de bienes inmuebles.
Artículo 1. Objeto. Establecer los lineamientos y procedimientos para la corrección aclaración, actualización, rectificación de linderos y área, modificación física e inclusión área de bienes inmuebles, con el fin de dar solución a las inconsistencias que su presentarse en las transacciones y demás actos sobre este tipo de bienes, y el ajuste d información en los sistemas catastral y registral, de acuerdo con la realidad física de inmuebles, como contribución a la seguridad jurídica del derecho de propiedad.”
Instrucción administrativa No. 01 de 2018 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Procedimiento de inclusión en el campo de descripción cabida y linderos del dato de área en los folios de matrícula inmobiliaria que carezcan de ella y apoyo técnico para el registro de escrituras públicas contentivas del acto de actualización y/o aclaración para corrección de área y/o linderos de inmuebles.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.3.2.2. Errores de nomenclatura, denominación o descripción del inmueble. Cuando se trate del otorgamiento de escritura aclaratoria para corrección de errores en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble, en la cita de su cédula o registro catastral, en la de sus títulos antecedentes y sus inscripciones en el registro, o en los nombres o apellidos de los otorgantes, podrá suscribirla el actual titular del derecho presentando los documentos con los cuales acrediten tal calidad y el notario dejará constancia de ellos en la escritura.
El error en los linderos que no configure cambio en el objeto del contrato se aclarará únicamente con fundamento en los comprobantes allegados a la escritura en que se cometió el error y en los títulos antecedentes en que apareciere el de manifiesto, mediante escritura que podrá ser suscrita por el actual titular del derecho. Si el error no apareciere de manifiesto, la escritura de aclaración debe ser suscrita por todos los otorgantes de la que se corrige.”
Doctrinas.
Corrección de errores (comentario del autor).
Las correcciones o salvedades sobre las escrituras públicas pueden efectuarse:
- Antes de ser firmada por el notario, caso en el cual los errores se corrigen: subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras o frases que deban suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre líneas las que deban agregarse; con una salvación al final, indicando lo que se corrigió y reproduciéndolo entre comillas, indicando que lo suprimido o agregado si vale o no vale.
Las salvedades serán refrendadas por todas las firmas que debe llevar el instrumento; pero si éste se hallare otorgado, sin haberse autorizado aún, se salvarán las correcciones y se volverá a firmar por todos los comparecientes.
- Después de haber sido autorizada la escritura pública, cualquier modificación deberá estipularse en un nuevo instrumento público con todas las solemnidades y formalidades necesarias y suscrito por todos los comparecientes que hicieron parte de la escritura pública que se corrige; refiriéndose en el nuevo documento al instrumento objeto de la rectificación y en éste se colocará notas marginales de tal cambio. En esta eventualidad, las correcciones se efectuarán dependiendo de la causa que lo origina, así:
- Por errores aritméticos. Cuando suceden errores puramente aritméticos, podrán ser corregidos en cualquier tiempo, si las circunstancias que dieron lugar a ello se hallen claramente establecidas en el propio instrumento y podrán sustituir de la forma consagrada para los errores indicados en el numeral 1.
- Por errores en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble o en la cita de su cédula o registro catastral. Podrá corregirse mediante el otorgamiento de escritura aclaratoria suscrita por el actual titular del derecho, presentando los documentos con los cuales acrediten tal calidad y el notario dejará constancia de ello, siempre que el error se encuentre de manifiesto en los comprobantes o en los títulos antecedentes allegados a la escritura en que la cual se cometió el error.
- Por errores en los nombres o apellidos de alguno de los otorgantes, se podrán corregir de igual manera a la antes señalada, basado en los documentos de identificación anotados en el instrumento.
- Por errores en la cita de títulos antecedentes y su inscripción en el registro. Podrán corregirse de igual manera a la antes señalada, si se establece con precisión la falencia comparándola con el certificado actual del registrador, el cual deberá protocolizarse.
- Por error en los linderos que no figure cambio en el objeto del contrato. Podrán corregirse de igual manera a la antes señalada, con fundamento en los comprobantes allegados a la escritura en que se cometió el error y en los títulos antecedentes en que apareciere la falencia de manifiesto. Si el error no apareciere palpable, el instrumento de aclaración debe ser suscrita por todos los otorgantes de la escritura pública que se corrige.
- Por error manifiesto en la fecha o número de la escritura o denominación del funcionario que la autoriza. Podrá ser corregido por el notario, dejando constancia en la matriz del motivo de la corrección y la fecha en que ella se efectúa, en nota marginal suscrita por él. Igual procedimiento se seguirá si por error se numeran dos escrituras con la misma cifra, caso en el cual a la segunda se le distinguirá con el vocablo «Bis».
Si la copia hubiere sido registrada se expedirá además un certificado para que en el registro se haga la corrección a que hubiere lugar.
- Otras situaciones:
- Cuando se pretenda cambiar alguno de los elementos esenciales del negocio jurídico no podrá autorizarse escritura de corrección ni aclaratoria. En este caso los otorgantes deberán cancelar o dejar sin efecto la anterior, por medio de una nueva de la cual se tomará la correspondiente nota de referencia. Esta escritura de cancelación se tendrá como un acto sin cuantía.
Sólo procede escritura de aclaración de la de constitución de sociedades, cuando aún no se ha inscrito en la cámara de comercio. Esta escritura debe ser otorgada por todos los socios.
- Cuando un comprobante fiscal presentado y protocolizado en la oportunidad legal, no fuere anotado en el original de la escritura como lo establece el artículo 44 del Decreto-Ley 0960 de 1970, podrá el notario hacerlo en cualquier tiempo dejando constancia del hecho con su firma. La reproducción del texto del comprobante se hará también al final de las copias que se hayan expedido, debidamente suscrita por el notario.
La Corte Suprema de Justicia se ha manifestado con respecto a este tema y ha sido muy restrictiva en lo referente a la interpretación que se le debe dar a la norma al momento de realizar las correcciones. Se expresa que: “los únicos errores susceptibles de ser enmendados, tratándose de un acto unilateral son aquellos que se califican como lapsus calami o errores de pluma, los cuales no tienen ninguna incidencia en los requisitos esenciales del negocio jurídico, ni en los sujetos que intervinieron en él o en la cosa que se dispuso”.
Así la Corte expresa, reiterando lo manifestado en sentencia del 13 de febrero de 1991 que: «Las escrituras de aclaración simplemente tienen una finalidad explicativa. Limítense, en efecto, a elucidar los errores en que pudieron haber incurrido quienes intervinieron en su extensión. Y no más errores que los que expresamente mencionados en la citada legislación (artículo 103 del Decreto 960 de 1970). En este orden de ideas, no cabe utilizarlas para distorsionar, alterar, modificar, ni suplantar los actos que se pretenden con ellas corregir. El acto o contrato corregido sigue siendo sustancialmente el mismo; o, lo que es igual, el acto aclaratorio no podría ir jamás contra la voluntad que inspira al corregido o aclarado, pues en tal caso será forzoso cancelar la anterior y extender una nueva».
Rutas para que realice la corrección, actualización, rectificación e inclusión del área y linderos de su inmueble. Cartilla practica para el entendimiento de la resolución 1732 de 2018 de la Superintendencia de Notariado y Registro (escanear código QR).
RECONSTRUCCIÓN DE ESCRITURA PÚBLICA PERDIDA O DESTRUIDA.
ARTÍCULO 105.
Una escritura perdida o destruida en todo o en parte, podrá ser reconstruida con su copia auténtica, de preferencia con la que repose en el archivo oficial, mediante reproducción total y auténtica de ésta. El Notario colocará en el sitio correspondiente del protocolo la reproducción mencionada, indicando bajo su firma que reemplaza al original.
Si la pérdida o destrucción fuere de un tomo completo del protocolo, se procederá en igual forma y en testimonio de la reconstrucción se sentará por el Notario en acta que enumere todas las escrituras que lo formaban, según el libro de relación. Esta acta encabezará el tomo reconstruido.
Normas concordantes.
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 252. Documentos rotos o alterados. Los documentos rotos, raspados o parcialmente destruidos, se apreciarán de acuerdo con las reglas de la sana crítica; las partes enmendadas o interlineadas se desecharán, a menos que las hubiere salvado bajo su firma quien suscribió o autorizó el documento.”
Consulta No. 2249 ante la Oficina de Asesora Jurídica de la Superintendencia de Notariado y Registro.
«Una escritura pérdida o destruida en todo o en parte, podrá ser reconstruida con su copia auténtica, de preferencia con la que repose en el archivo oficial, mediante reproducción total y auténtica de ésta. El Notario colocará en el sitio correspondiente del protocolo la reproducción mencionada, indicando bajo su firma que reemplaza al original. Si la pérdida o destrucción fuere de un tomo completo del protocolo, se procederá en igual forma y en testimonio de la reconstrucción se sentará por el Notario en acta que enumere todas las escrituras que lo formaban, según el libro de relación. Esta acta encabezará el tomo reconstruido.
La anterior norma trascrita determina el procedimiento que debe seguir el notario cuando se presenta la pérdida o destrucción de una escritura pública, y nos dice que puede ser reconstruida con su copia auténtica, de preferencia con la que repose en el archivo oficial, y que el Notario colocará en el sitio correspondiente del protocolo la reproducción mencionada, indicando con su firma que remplaza el original. En este orden de ideas, se llega a la siguiente conclusión: La reconstrucción de una escritura pública solamente se puede efectuar con una copia de esta.
Es de anotar, que en el protocolo aparecen los actos que se han realizado en la respectiva Notaría, y por lo tanto se puede dar fe de estos. Caso contrario no sería posible, lo que daría a pensar que todo documento que se diga que ha sido suscrito en la Notaría y que no figure en el protocolo, debe ser objeto de una investigación.”
TÍTULO IV.
DE LOS LIBROS QUE DEBEN LLEVAR LOS NOTARIOS Y DE LOS ARCHIVOS.
CAPÍTULO I.
DE LOS LIBROS.
LIBROS.
ARTÍCULO 106.
Corresponde al Notario llevar los siguientes libros que constituyen el archivo de la Notaría: el Libro de Protocolo; el Libro de Relación; el Índice Anual; y el Libro de Actas de Visita.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.3.5. Acta. Toda actuación notarial referente a la apertura y publicación del testamento cerrado se hará constar en acta que será suscrita por quienes intervengan en la diligencia.”
“Artículo 2.2.6.1.2.9.1. Prueba de la comparecencia. Cuando se trate de comprobar que una persona concurrió a la notaría a otorgar una escritura prometida, el notario dará testimonio escrito de la comparecencia mediante acta o escritura pública, a elección del interesado. En todos los casos el notario dejará constancia de los documentos presentados por el compareciente.”
Instrucción Administrativa No. 01-12 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Los libros que legalmente deben llevar los notarios estarán debidamente organizados para su rápida consulta y diligenciados de manera pulcra, sin tachaduras ni enmendaduras evidentes, además deben llevar notas de apertura y cierre al finalizar el respectivo libro. De igual modo, cuando el libro sea conformado por hojas individuales deberá ordenarse su empaste en material resistente o duro, indicando en su carátula o en el lomo de este, el tema que contiene, el número de escrituras y/o folios si es del caso.
Es deber del notario conservar copia de todas las actas que elabore en el ejercicio de sus funciones, incluyendo las declaraciones extra-proceso, asignándoles una numeración consecutiva con vigencia anual. Al final de las actas anotará el valor de los derechos notariales percibidos y del IVA. Con las copias irá formando libros separados o individuales de acuerdo con la naturaleza de la actuación autorizada, los que clausurará al final de cada año.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 55. El notario, además de los libros que constituyen el archivo, tendrá el de actas que suscriba en ejercicio de su función y que no deban ser protocolizadas según la ley. En los círculos en donde haya más de una notaría se llevará el de actas de reparto, el cual una vez clausurada se enviará a la Superintendencia de Notariado y Registro o a la oficina de registro de instrumentos públicos correspondiente.”
LIBRO DE PROTOCOLO.
ARTÍCULO 107.
El Protocolo es el archivo fundamental del Notario y se forma con todas las escrituras que se otorgan ante él y con las actuaciones y documentos que se insertan en el mismo.
Tendrá vigencia desde el 1o. de enero hasta el 31 de diciembre de cada año y constará del número de tomos que sea necesario formar, procurando que no exceda de mil el número de hojas de cada tomo. Las escrituras se colocarán en el orden numérico sucesivo que les corresponda y se numerarán las hojas que las compongan y las de los documentos agregados.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.4.1.2. Suspensión de la consulta de archivos. La consulta de los archivos de la notaría podrá suspenderse para un determinado grupo de documentos por lapsos no superiores a treinta días con el fin de encuadernarlos con miras a la mayor seguridad e integridad del protocolo. El notario llevará una relación de los números con las escrituras enviadas a empaste y de la fecha de iniciación y terminación del trabajo.”
“Artículo 2.2.6.1.4.2.1. Propiedad de libros y archivos. Los libros y archivos de la notaría pertenecen a la nación. Al archivo nacional o al sitio que la superintendencia de notariado y registro indique, se enviaran aquellos que tengan más de treinta años de antigüedad. De la diligencia de entrega se extenderá un acta suscrita por quienes en ella intervengan, de conformidad con el artículo 116 del decreto-ley 0960 de 1970.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 243. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.
Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.”
Instrucción administrativa No. 01-12 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Los libros que legalmente deben llevar los Notarios, estarán debidamente organizados para su rápida consulta y diligenciados de manera pulcra, sin tachaduras ni enmendaduras evidentes, además deben llevar notas de apertura y cierre al finalizar el respectivo libro. De igual modo, cuando el libro sea conformado por hojas individuales deberá ordenarse su empaste en material resistente o duro, indicando en su carátula o en el lomo de este, el tema que contiene, el número de escrituras y/o folios si es del caso.
Es deber del Notario conservar copia de todas las actas que elabore en el ejercicio de sus funciones, incluyendo las declaraciones extra-proceso, asignándoles una numeración consecutiva con vigencia anual. Al final de las actas anotará el valor de los derechos notariales percibidos y del IVA. Con las copias irá formando libros separados o individuales de acuerdo con la naturaleza de la actuación autorizada los que clausurará al final de cada año.
ESTA INSTRUCCIÓN DEROGA LOS NÚMEROS 18 DE 1992, 25/92, 6/93, 14/93, 24/95 Y CIRCULARES 019/96, 29/96 10/86, 03/87, 06/93 Y 31/93, ADEMÁS, AQUELLAS QUE LE SEAN CONTRARIAS Y/O LAS QUE TRATEN SOBRE LOS MISMOS TEMAS.”
Instrucción Administrativa No. 01-36 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“El protocolo: es inalienable por ser de propiedad de la Nación. Su entrega no está sujeta a transacción.
Esta superintendencia ha tenido conocimiento de la conducta irregular de algunos notarios en relación con el protocolo, al ser sustraído de la oficina correspondiente por quienes son retirados del servicio o trasladados a una notaría distinta de aquella que se encuentre bajo su responsabilidad.
Por ello se impone recordarles su significado y las obligaciones que ustedes tienen y deben observar durante el tiempo que permanezcan al frente de su actividad El protocolo, es la materialización del principio orientador del derecho notarial denominado matricial y formado, fundamentalmente, con las escrituras públicas originales en cuyo proceso intervienen las partes interesadas en el acto y el notario, quien, en ejercicio de la función fedataria que la ley le ha asignado, las autoriza suscribiéndolas con su firma autógrafa, haciéndolas surgir como tales a la vida jurídica.
El Estatuto Notarial o Decreto Ley 960 de 1970 lo define como el archivo fundamental de la notaría, establece su conformación y dispone la manera como deben ubicarse las escrituras en cada uno de los tomos que se formen en la vigencia de cada año calendario.”
CONSERVACIÓN DEL LIBRO DE PROTOCOLO.
ARTÍCULO 108.
Los tomos del Protocolo se coserán y encuadernarán debidamente para que presten las mayores seguridades de integridad y conservación. Al final de cada uno de ellos, el Notario pondrá la correspondiente nota de clausura con su firma entera y la fecha.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.4.2.1. Propiedad de libros y archivos. Los libros y archivos de la notaría pertenecen a la nación. Al archivo nacional o al sitio que la superintendencia de notariado y registro indique, se enviaran aquellos que tengan más de treinta años de antigüedad. De la diligencia de entrega se extenderá un acta suscrita por quienes en ella intervengan, de conformidad con el artículo 116 del decreto-ley 0960 de 1970.”
LIBRO DE RELACIÓN.
ARTÍCULO 109.
Como complementario del Protocolo, el Notario llevará el Libro de Relación en el cual se anotarán las escrituras que vayan numerando, en el orden que lo sean, en cinco columnas que se destinarán a la consignación de los siguientes datos en su orden:
1o. Fecha del instrumento; 2o. Número de la escritura; 3o. apellidos y nombres de los otorgantes, vendedores, permutantes que comparezcan en primer término, donantes, constituyentes de gravámenes, arrendadores, cancelantes, enajenantes, poderdantes, testadores, mutuantes, protocolizantes, declarantes, etc.; 4o. nombre y apellidos de los comparecientes de la otra parte, cuando se trate de relaciones bilaterales, y 5o. naturaleza del acto o contrato.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.4.1.1. Consulta de los archivos. Toda persona podrá consultar los archivos notariales, con el permiso y bajo la vigilancia del notario o del subalterno autorizado por éste. Para tal fin son hábiles todos los días, en las horas que determine el notario.”
COMPONENTES DEL LIBRO DE RELACIÓN.
ARTÍCULO 110.
Cuando en la columna 3a. deban anotarse los apellidos y nombres de varios comparecientes, se escribirán los del primero y se agregará la expresión «y otro» u «otros». Lo mismo se hará para el caso de pluralidad de contratantes que deban inscribirse en la columna 4a. Al tratarse de protocolización de expedientes se indicará la naturaleza del proceso y el nombre de las partes. La constitución, incorporación, reforma, disolución o liquidación de personas jurídicas se anotará por la razón social o la denominación estatutaria.
ÍNDICE DEL LIBRO DE RELACIÓN.
ARTÍCULO 111.
A medida que se vayan anotando los instrumentos en el Libro de Relación, se ira formando el Índice alfabético por los apellidos y nombres que figuren en la columna 3a. de aquel, el cual contendrá, además, los datos de las columnas 1a., 2a., 4a. y 5a. Este índice será también cronológico dentro de cada letra del alfabeto.
LIBRO DE ACTAS DE VISITA.
ARTÍCULO 112.
Las actas de las visitas ordinarias o extraordinarias que practiquen los funcionarios encargados de la vigilancia notarial formarán el Libro de Actas de Visita que mantendrá y guardará el Notario.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.6.3.1. Ejercicio de la vigilancia. En desarrollo de lo dispuesto en el capítulo 4, título 4, del decreto-ley 0960 de 1970, la vigilancia notarial se ejerce principalmente por medio de visitas generales o especiales. De cada visita se levantará un acta de lo observado, suscrita por el visitador y el notario. Cuando éste se niegue a firmarla el visitador dejará la respectiva constancia en el acta y la firmará con un testigo del hecho de la negativa.
En el acta de visita general se dejará constancia detallada de los hechos que permitan establecer la forma como el notario cumple cada una de sus funciones y obligaciones y en la de visita especial la relación precisa de los hechos objeto de ella.
El notario podrá dejar las constancias que estime pertinentes y al acta se acompañarán los documentos que se consideren necesarios para la mejor comprensión de los hechos relatados.”
CAPÍTULO II.
DE LA GUARDA Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
ARTÍCULO 113.
Artículo modificado por el artículo 63 del Decreto Ley 2106 de 2019. El nuevo texto es el siguiente: El notario será responsable de la custodia y adecuada conservación de los libros que conforman el protocolo y demás archivos de la notaría; dichos archivos no podrán retirarse de la notaría. Si hubiere de practicarse inspección judicial sobre alguno de estos libros, el funcionario que realice la inspección se trasladará a la oficina del notario respectivo para la práctica de la diligencia.
El archivo se llevará en formato físico. Cuando su trámite se surta por este medio se deberá guardar copia en medio electrónico que permita su conservación segura, íntegra y accesible, conforme a las disposiciones que regulen la materia.
Cuando los documentos se originen y se gestionen de forma electrónica, se archivarán por el mismo medio, garantizando su seguridad, autenticidad, integridad, accesibilidad, inalterabilidad, disponibilidad y actualización de la información, que a su vez se integrará con la copia electrónica del archivo generado en formato físico, en los términos establecidos por la ley.
Consolidado el archivo digital de los libros, el notario deberá remitir copia del archivo al repositorio que disponga la Superintendencia de Notariado y Registro, conforme a la reglamentación que sobre el particular expida. (Artículo declarado INEXEQUIBLE mediante la sentencia C-159 de 2021, con efectos diferidos a partir del 20 de junio de 2023.)
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 113.
Los Protocolos y libros de Relación e Índice serán custodiados con la mayor vigilancia por los Notarios de cuyas oficinas no podrán sacarse. Si hubiere de practicarse inspección judicial sobre alguno de estos libros, el funcionario se trasladará con su secretario a la Oficina del Notario respectivo para la práctica de la diligencia.
Normas concordantes.
Instrucción admirativa No. 2 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Aplicabilidad de la Sentencia C-159 de 2021.
Mediante sentencia C-159 de 2021 proferida por la Corte Constitucional se declararon inexequibles los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, al considerar que el Presidente de la República se habría extralimitado en el ejercicio de las facultades otorgadas por parte del Congreso de la República en la Ley 1955 de 2019, al indicar que no se podía entender que dicha reglamentación pretendía adoptar medidas respecto de trámites innecesarios de la administración motivo por el que no sería posible su modificación en el ejercicio de las facultades excepcionales concedidas por el artículo 333 de la citada Ley—. Aunado a ello, indicó que los efectos de la decisión tendrían aplicación desde el 20 de junio de 2023.”
(…)
“La decisión de la Corte únicamente tiene efectos respecto de los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, por lo que los trámites y procedimientos digitales y electrónicos que estén previstos en cualquier otra regulación y que puedan implicar a los notarios conservan plena validez. Tal es el caso de la radicación electrónica, la facturación electrónica, los informes y pagos de impuestos que deban efectuarse a la DIAN, las actuaciones que deban llevarse a cabo ante la RNEC, los informes y reportes que deban llevarse ante el Ministerio de Justicia y del Derecho, el trámite de apostilla adoptado, el reporte del permiso de salida del país de niños, niñas y adolescentes, el pago de impuestos y la remisión de información a entidades de las diferentes ramas del poder público, del orden nacional o territorial.
Es preciso señalar que el Gobierno Nacional está adelantando un proyecto de Ley respecto de la digitalización del servicio público notarial en consideración de la importancia que ostenta el mismo y el compromiso del Gobierno con este propósito.
Por lo tanto, mientras se expide la reglamentación pertinente, a partir del 20 de junio de 2023, los notarios deberán prestar el servicio notarial de conformidad con las disposiciones que les resulten aplicables.”
Circular No. 439 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“las Notarías y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, deberán procurar que prevalezca el uso de las herramientas tecnológicas dispuestas para la radicación electrónica, sin desconocer la posibilidad de recepcionar los documentos que sean presentados para el trámite registral de manera física, en aras de garantizar la prestación del servicio público notarial y registral. Finalmente, se precisa que aquellas Notarías que vienen utilizando el Aplicativo REL, continuarán haciéndolo y en todo caso los usuarios desde las Notarías tendrán la posibilidad de optar por el mecanismo de radicación de su documento, ya sea físico o electrónico en la Oficina de Registro correspondiente.”
Instrucción administrativa No. 07 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Inicialmente, es importante contextualizar a los notarios que, si bien es cierto que a través de la sentencia C-159 de 2021 la Corte Constitucional declaró inexequibles los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019 –por considerar que el Presidente de la República se habría extralimitado en el ejercicio de las facultades otorgadas por parte del Congreso de la República en la Ley 1955 de 2019, en tanto que los trámites notariales no podrían entenderse como trámites innecesarios de la administración motivo por el que no sería posible su modificación en el ejercicio de las facultades excepcionales concedidas por el artículo 333 de la citada Ley–, también es cierto que dicha Corte resaltó la importancia de virtualizar la prestación del servicio público notarial, razón por la cual considero pertinente no frenar la evolución industrial y tecnológica alcanzada por los notarios, motivo por el que declaró que las disposiciones referidas tendrían efectos y son aplicables hasta el 20 de junio de 2023. En consecuencia, es importante recordar a los notarios del país que las disposiciones establecidas en el Decreto Ley 2106 de 2019 continuarán vigentes hasta el 20 de junio de 2023.”
Resolución No. 04673 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Por medio de la cual se validan los requisitos técnicos establecidos en las Resoluciones 00011 y 00012 del 04 de enero de 2021, y se permite la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos conforme con lo dispuesto en el Decreto Ley 2106 de 2019.
Que, en atención a las competencias atribuidas a la Superintendencia de Notariado y Registro, se profirieron las Resoluciones Nos. 00011 y 00012 del 4 de enero de 2021, “por la cual se dictan directrices para la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos” y “por la cual se establecen pautas para la transferencia de la copia del archivo digital de los actos notariales al repositorio de la Superintendencia de Notariado y Registro”, respectivamente.
Que en el artículo 1 de la Resolución No. 11 de 2021, se precisó que “[t]odas las notarías deberán contar con la correspondiente validación realizada por la Superintendencia Delegada para el Notariado que permita la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos, previo concepto favorable expedido por la OTI de la SNR”.”
Resolución No. 00011 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Por la cual se dictan directrices para la prestación del servicio público notarial a través de medio electrónicos.
De conformidad con el Decreto Ley 2106 de 2019, el servicio ciudadano digital de interoperabilidad será prestado por la Agencia Nacional Digital. El uso y reutilización de la información que repose en bases de datos o sistemas de información que se encuentren integrados en el servicio ciudadano digital de interoperabilidad, se deberá efectuar bajo los principios y reglas de protección de datos personales señaladas, entre otras, en las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, y conforme a los protocolos de clasificación, reserva y protección de datos, que deberán seguir las entidades para su uso.
Que el artículo 10 del Decreto – Ley 2106 de 2019 señaló que «Las autoridades deberán vincular a los mecanismos que disponga la Agencia Nacional Digital, los instrumentos, programas, mecanismos, desarrollos, plataformas, aplicaciones, entre otros, que contribuyan a masificar las capacidades del Estado en la prestación de Servicios Ciudadanos Digitales.»”
Concepto No. 311301 de 2019 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
“Es preciso señalar que sobre la naturaleza de los notarios la Corte Constitucional en la sentencia C-1040 de 2007, señala «Es una condición plenamente asumida que los notarios no son ni empleados públicos ni trabajadores oficiales, sino particulares que en ejercicio de funciones públicas prestan un servicio público, que se acomoda al modelo de administración conocido como descentralización por colaboración, en el que el Estado, por intermedio de particulares, ejerce algunas de las funciones que le han sido constitucionalmente asignadas.
La Corte ha dicho al respecto que los notarios son “particulares que prestan en forma permanente la función pública notarial, bajo la figura de la descentralización por colaboración, de conformidad con los artículos 123 inciso final, 210 inciso segundo, y 365 inciso segundo, de la Carta Política».
En este orden de ideas, y dado que los notarios son particulares que ejercen funciones públicas, en criterio de esta Dirección Jurídica se considera que no se configura la inhabilidad prevista para ser concejal toda vez que la misma se predica del ejercicio de autoridad civil, política y administrativa por parte de empleados públicos.”
Circular No. 502 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“De conformidad con las disposiciones de la Ley 594 de 20001 , la Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos y el objetivo esencial de éstos, es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; por lo cual, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución.
La pérdida de las escrituras públicas que hacían parte de una serie de turnos de radicación que obedecen al archivo perdido en la ORIP, obedece al acaecimiento de un caso de fuerza mayor, definido por la Corte Constitucional como una causa extraña y externa, un hecho conocido, irresistible e imprevisible, que es ajeno y exterior y que en virtud del principio de coordinación y colaboración, las autoridades administrativas y particulares que cumplan funciones públicas deben garantizar la armonía en el ejercicio de sus respectivas funciones con el fin de lograr los fines y cometidos estatales, se insta a las Notarías del País en cuyos protocolos reposan las escrituras públicas de origen que obedecen a los turnos de radicación cuyos expedientes resultaron incinerados, a que en virtud de aportar al cumplimiento de los fines estatales y el beneficio común, se sirvan allegar a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Pasto, sendas copias del instrumento tal como lo requiera la particularidad del acto jurídico, de conformidad con la solicitud especifica que ésta allegue a cada una. Si bien las notarías no resultan ser autoridades administrativas, en cumplimiento de las funciones públicas encomendadas por la Ley en virtud de la desconcentración por colaboración, están llamados a observar los principios constitucionales invocados y en todo caso, resultan ser los únicos custodios de la documentación de origen que permitirá con éxito la labor de reconstrucción documental de los referidos turnos y poder reestablecer en su totalidad y con éxito, la prestación del servicio público registral en beneficio del interés general.”
Circular Conjunta Superintendencia de Notariado y Registro No. 722 y Archivo General de la Nación No. 187 de 2020.
“El 14 de febrero del año en curso, el Archivo General de la Nación -AGN- y la Superintendencia Delegada para el Notariado – SDN, en virtud de los principios de coordinación y colaboración, expidieron la Circular Conjunta No. 187 de 2020, con el objetivo de censar el protocolo notarial del país. Para lograr dicho cometido, se solicitó a todas las notarías diligenciar y enviar al correo electrónico [email protected] el formulario adjunto a la circular, con el objeto de conocer el estado de conservación de los protocolos notariales superiores a 30 años y el volumen documental de los mismos, para garantizar las mejores condiciones en la prestación del servicio, en cumplimiento del artículo 2.8.2.4.2 del Decreto 1080 de 2015 y los artículos 113 y 115 de Decreto 960 de 1970.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.4.1.1. Consulta de los archivos. Toda persona podrá consultar los archivos notariales, con el permiso y bajo la vigilancia del notario o del subalterno autorizado por éste. Para tal fin son hábiles todos los días, en las horas que determine el notario.”
“Artículo 2.2.6.1.4.1.2. Suspensión de la consulta de archivos. La consulta de los archivos de la notaría podrá suspenderse para un determinado grupo de documentos por lapsos no superiores a treinta días con el fin de encuadernarlos con miras a la mayor seguridad e integridad del protocolo. El notario llevará una relación de los números con las escrituras enviadas a empaste y de la fecha de iniciación y terminación del trabajo.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 226. Procedencia. La prueba pericial es procedente para verificar hechos que interesen al proceso y requieran especiales conocimientos científicos, técnicos o artísticos.
Sobre un mismo hecho o materia cada sujeto procesal solo podrá presentar un dictamen pericial. Todo dictamen se rendirá por un perito.
No serán admisibles los dictámenes periciales que versen sobre puntos de derecho, sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 177 y 179 para la prueba de la ley y de la costumbre extranjera. Sin embargo, las partes podrán asesorarse de abogados, cuyos conceptos serán tenidos en cuenta por el juez como alegaciones de ellas.
El perito deberá manifestar bajo juramento que se entiende prestado por la firma del dictamen que su opinión es independiente y corresponde a su real convicción profesional. El dictamen deberá acompañarse de los documentos que le sirven de fundamento y de aquellos que acrediten la idoneidad y la experiencia del perito.
Todo dictamen debe ser claro, preciso, exhaustivo y detallado; en él se explicarán los exámenes, métodos, experimentos e investigaciones efectuadas, lo mismo que los fundamentos técnicos, científicos o artísticos de sus conclusiones.
El dictamen suscrito por el perito deberá contener, como mínimo, las siguientes declaraciones e informaciones:
1. La identidad de quien rinde el dictamen y de quien participó en su elaboración.
2. La dirección, el número de teléfono, número de identificación y los demás datos que faciliten la localización del perito.
3. La profesión, oficio, arte o actividad especial ejercida por quien rinde el dictamen y de quien participó en su elaboración. Deberán anexarse los documentos idóneos que lo habilitan para su ejercicio, los títulos académicos y los documentos que certifiquen la respectiva experiencia profesional, técnica o artística.
4. La lista de publicaciones, relacionadas con la materia del peritaje, que el perito haya realizado en los últimos diez (10) años, si las tuviere.
5. La lista de casos en los que haya sido designado como perito o en los que haya participado en la elaboración de un dictamen pericial en los últimos cuatro (4) años. Dicha lista deberá incluir el juzgado o despacho en donde se presentó, el nombre de las partes, de los apoderados de las partes y la materia sobre la cual versó el dictamen.
6. Si ha sido designado en procesos anteriores o en curso por la misma parte o por el mismo apoderado de la parte, indicando el objeto del dictamen.
7. Si se encuentra incurso en las causales contenidas en el artículo 50, en lo pertinente.
8. Declarar si los exámenes, métodos, experimentos e investigaciones efectuados son diferentes respecto de los que ha utilizado en peritajes rendidos en anteriores procesos que versen sobre las mismas materias. En caso de que sea diferente, deberá explicar la justificación de la variación.
9. Declarar si los exámenes, métodos, experimentos e investigaciones efectuados son diferentes respecto de aquellos que utiliza en el ejercicio regular de su profesión u oficio. En caso de que sea diferente, deberá explicar la justificación de la variación.
10. Relacionar y adjuntar los documentos e información utilizados para la elaboración del dictamen.”
“Artículo 236. Procedencia de la inspección. Para la verificación o el esclarecimiento de hechos materia del proceso podrá ordenarse, de oficio o a petición de parte, el examen de personas, lugares, cosas o documentos.
Salvo disposición en contrario, solo se ordenará la inspección cuando sea imposible verificar los hechos por medio de videograbación, fotografías u otros documentos, o mediante dictamen pericial, o por cualquier otro medio de prueba.
Cuando exista en el proceso una inspección judicial practicada dentro de él o como prueba extraprocesal con audiencia de todas las partes, no podrá decretarse otra nueva sobre los mismos puntos, a menos que el juez la considere necesaria para aclararlos.
El juez podrá negarse a decretar la inspección si considera que es innecesaria en virtud de otras pruebas que existen en el proceso o que para la verificación de los hechos es suficiente el dictamen de peritos, caso en el cual otorgará a la parte interesada el término para presentarlo. Contra estas decisiones del juez no procede recurso.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-159 de 2021. Magistrado Ponente: Alejandro Linares Cantillo.
“Al respecto, encontró la Corte que las normas expedidas desbordaron las facultades legislativas conferidas en cuanto: (i) fueron ejercidas por fuera de las finalidades que motivaron la solicitud de la delegación legislativa al Congreso de la República; y (ii) los trámites notariales reformados no responden a la exigencia de falta de necesidad. Indicó la Corte que, en virtud del requisito de precisión de las facultades extraordinarias, la habilitación para la legislación en la materia debía limitarse a lo estrictamente facultado y no podía ser deducida, mediante interpretaciones extensivas o analógicas. Igualmente, puso de presente la Corte que la interpretación estricta de la norma que atribuye facultades legislativas extraordinarias es una exigencia mayor cuando la delegación legislativa se encuentre en la Ley del Plan Nacional de Desarrollo, como ocurría en el presente caso, si se tiene en cuenta que dicha normativa tiene objetivos constitucionales propios y su relación con las facultades extraordinarias debe soportarse expresamente. Así, concluyó la Corte que el presidente no contaba con facultades para introducir nuevos trámites notariales que claramente no son innecesarios.
Adicionalmente, consideró la Corte que la administración pública es un concepto que debe tener en cuenta tanto el criterio orgánico como el criterio funcional. Además de la rama ejecutiva del Poder Público, la administración pública incluye a las ramas legislativa y judicial y los diferentes órganos del Estado, cuando éstos ejercen las funciones administrativas. Aunque este argumento no constituye ratio decidendi, la Sala llama la atención sobre la necesidad de evaluar si las actividades notariales pueden incluirse en el concepto de administración pública, para entender que las facultades extraordinarias autorizaban al presidente a modificar la forma cómo se adelantan dichas funciones.
En atención a lo anterior, la Sala Plena de la Corte Constitucional declaró la inexequibilidad de los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública”, al materializar una extralimitación en el ejercicio de las facultades legislativas extraordinarias conferidas al Presidente de la República mediante el artículo 333 de la Ley 1955 de 2019, “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022” y vulnerar, por lo tanto, los artículos 121 y 150.10 de la Constitución Política. Al haber prosperado la acusación relativa al exceso en el ejercicio de las facultades extraordinarias, por sustracción de materia, la Corte Constitucional no se pronunció respecto del cargo referente a la vulneración a la reserva de ley.
Ahora bien, en cuanto a los efectos de la decisión, decidió la Corte Constitucional modular sus efectos, por lo cual, la declaratoria de inexequibilidad sólo comenzará a surtir efectos a partir del 20 de junio de 2023. Es el proceso tecnológico de verificación y validación de la identidad de las personas por medio de la captura de las huellas dactilares. Es la identificación personal inmediata mediante medios tecnológicos que permiten cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en los términos dispuestos en el Decreto Ley 019 de 2012.”
Sentencia T-918 de 2011. Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.
“La Corte estableció el deber de las entidades públicas a propender por el correcto manejo de los archivos públicos y la guarda y custodia de documentos, a su cargo cualquiera que sea su forma de custodia o almacenamiento. También dispuso, que, ante la imposibilidad de acceder a los soportes de estos, debe acudir al Código Procesal Civil trae mecanismos para su reconstrucción, cuando ésta es posible.
Ante la falta de archivos, ya sea por negligencia o por extravío siendo una obligación legal en la conservación y custodia de tales documentos, sostiene el a-quem, respecto a la certificación expedida por el doctor Cesáreo Rocha, Notario para la época en que laboró la accionante, en respuesta al derecho de petición presentado el 15 de febrero de 2008, a la Notaria Blanca Lucía Vallejo, que: “Si bien el citado documento no constituye un certificado laboral en los términos requeridos por la actora, en la medida que no se le informa sobre el salario devengado y monto de los aportes realizados para la pensión, si constituye una prueba sumaría a efectos de que la accionante pueda iniciar los trámites relativos a la pensión, puesto que tal documento está suscrito por la Notaría respectiva, en su función de guardadores de la fe pública, y que por ello debe tener pleno valor probatorio en cuanto a lo que allí se consigna.”
Sala debe establecer (i) procedencia de la acción de tutela para el restablecimiento de los derechos de petición; (ii) la situación de imposibilidad de la entidad en suministrar la información por inexistencia de los archivos; (iii) régimen de los trabajadores de las Notarías; y, (iv) se analizará el caso concreto.
Ahora bien, esta actuación administrativa puede iniciarse mediante petición que ejercen los ciudadanos, es decir que quien solicita la expedición de un documento, a su vez insta a que se adelanten las diligencias para su ubicación, y de ser necesaria, las que exijan su reconstrucción.
Al referirnos específicamente a los casos de guarda y archivo de los documentos que reposan en las entidades públicas, esta Corporación ha considerado que la necesidad de suministrar la información supone su búsqueda la cual, en algunos casos, solo se puede realizar en los sistemas de almacenamiento de datos normalmente utilizados, los cuales deben ser clasificados y organizados de manera que resulte posible la localización y se garantice el acceso a los mismos.”
Sentencia T-656 de 2011. Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.
“Cuando un documento se encuentra bajo la custodia y responsabilidad de la administración y por circunstancias adversas desaparece impidiéndose su a acceso a los ciudadanos, asiste la obligación de ordenar de manera ágil su reconstrucción para alivianar la carga impuesta por la administración sin necesidad, pues de no ser así, se afectaría directamente el derecho fundamental al debido proceso administrativo poniendo en riesgo el acceso oportuno a la administración de justicia. La Sala considera necesario hacer claridad sobre varios aspectos a saber: (i). El acta suscrita entre la administración municipal y los comerciantes es un convenio. (ii). Todo documento que emane de la administración municipal, según lo señalado en nuestra Carta y en la normatividad de archivística, debe estar bajo el cuidado y custodia del órgano que lo emite, so pena de responder ante su omisión. (iii). En cuanto a la argumentación dada por el Ad quem para no conceder la protección invocada, se advierte que en ningún momento la problemática ha girado en torno a la no contestación por parte de la administración, lo cual deja claro que no se ha violado el derecho de petición. Contrario a esto, hay que destacar que la administración siempre manifestó que dicho documento no está en su poder y por tanto no le era posible entregarlo.
Ahora bien, lo que se presenta en realidad en este caso es la vulneración al debido proceso administrativo por parte de la Alcaldía, que, al ser la encargada de poseer, guardar y velar por la custodia de dicho documento, no lo haya hecho, dificultando con su actuar el acceso efectivo por parte de los ciudadanos a la administración de justicia. (iv) Como regla general, la administración tiene la responsabilidad de garantizar la protección de los derechos fundamentales de sus administrados, dentro de los cuales se encuentran el debido proceso y el acceso a la justicia. En este caso, la Sala observa que, a pesar de haberse contestado por parte de la administración sobre la situación del documento, su devolución nunca fue concretada a pesar de que es la Alcaldía la directa responsable de su cuidado y custodia. Contrario sensu, se expusieron evasivas y dilaciones injustificadas que muestran de parte de varios funcionarios la vulneración del debido proceso desatendiendo la prontitud que debe caracterizar los procedimientos de índole administrativo. Ahora bien, la Sala observa que al ser responsabilidad de la Alcaldía la custodia del documento al parecer extraviado se hace necesario que de inmediato se realice la reconstrucción del acta teniendo en cuenta el escrito contenido en el expediente y las declaraciones rendidas por las personas vinculadas so pena de ocasionar una vulneración mayor. En consecuencia, se concluye que debe ser amparado el derecho al debido proceso de los accionantes, como instrumento para garantizar el efectivo acceso a la administración de justicia. Por ello, se ordenará al representante legal del municipio, que en el término de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la notificación de este fallo, inicie la reconstrucción del expediente teniendo en cuenta que no podrá exceder el termino de dos (2) meses para entregar el acta a los accionantes.”
Doctrinas.
Evolución del uso tecnológico en Colombia, hasta llegar a la notaría digital (ver página 67).
CONSULTA DE LOS ARCHIVOS.
ARTÍCULO 114.
Cualquiera persona podrá consultar los archivos notariales, con el permiso y bajo la vigilancia del Notario o de personas autorizadas por éste.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.4.1.1. Consulta de los archivos. Toda persona podrá consultar los archivos notariales, con el permiso y bajo la vigilancia del notario o del subalterno autorizado por éste. Para tal fin son hábiles todos los días, en las horas que determine el notario.”
“Artículo 2.2.6.1.4.1.2. Suspensión de la consulta de archivos. La consulta de los archivos de la notaría podrá suspenderse para un determinado grupo de documentos por lapsos no superiores a treinta días con el fin de encuadernarlos con miras a la mayor seguridad e integridad del protocolo. El notario llevará una relación de los números con las escrituras enviadas a empaste y de la fecha de iniciación y terminación del trabajo.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 53. Toda persona podrá consultar los archivos notariales, con el permiso y bajo la vigilancia del notario o del subalterno autorizado por éste. Para tal fin son hábiles todos los días, en las horas que determine el notario.”
“Artículo 54. La consulta de los archivos de la notaría podrá suspenderse para un determinado grupo de documentos por lapsos no superiores a treinta días con el fin de encuadernarlos con miras a la mayor seguridad e integridad del protocolo. El notario llevará una relación de los números con las escrituras enviadas a empaste y de la fecha de iniciación y terminación del trabajo.”
Decreto 522 de 1971.
“Artículo 46. El que sin facultad legal averigüe hechos de la vida íntima o privada de otra persona, incurrirá, en multa de cincuenta a cinco mil pesos. Si la conducta se realiza por medio de grabación fotografía o cualquier otro mecanismo subrepticio, la multa se aumentará hasta en la mitad.”
Jurisprudencias.
Sentencia T- 656 de 2011. Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.
“En lo concerniente al archivo público, el deber del Estado en garantizar bajo diez principios fundamentales de archivística, la responsabilidad de los servidores públicos en la organización, conservación, uso y manejo de documentos, para servir a la comunidad como soporte documentario y así poder garantizar la efectividad de otros principios tales como el derecho a la información o el debido proceso administrativo, que directa o indirectamente están ligados al servicio de archivo.
De manera tal que se logre facilitar la participación de la comunidad y el control de los ciudadanos en las decisiones que los afecten. Igualmente se señalan varias características de los documentos que conforman los archivos dentro de las cuales se destacan las siguientes: (i). Son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. (ii). Constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia. (iii). Son elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública. (iv). Se desarrollan como agentes dinamizadores de la acción estatal. (v). Cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.
Dentro de la normatividad referente a la archivística, se deja clara la responsabilidad que tienen los servidores públicos en cuanto a la guarda conservación y custodia de los documentos. Tanto así que se exigen unos procedimientos especiales para el trato de los documentos, que garanticen la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información que se contiene. De acuerdo a lo anterior se colige, en primera medida, que por regla general todo ciudadano tiene derecho a acceder a cualquier información pública, contenida en documentos a cargo de la administración, siempre y cuando no esté protegida por reserva legal; y en segundo lugar, todo funcionario público a cuyo cargo esté la custodia y cuidado de los documentos de la administración, deberá garantizar a los administrados su efectivo acceso.”
Sentencia T-473 de 1992. Magistrado Ponente: Ciro Angarita Barón.
“Por todo lo anterior, el ejercicio del derecho al acceso a documentos públicos debe, pues, ceñirse a los postulados de la Constitución y la ley tal como lo dispone expresamente el artículo 74. Vale decir: solo la Carta Fundamental y la ley pueden establecer límites al ejercicio de este derecho que, por supuesto, incluye la consulta de los documentos in-situ y no sólo, como pudiera pensarse, la solicitud de copias de estos.
Es digno de señalar también que el derecho de acceso se garantiza en la medida en que de él se haga un uso responsable y razonable. De consiguiente, sus hondas conexiones tanto con el derecho a la información como con el derecho de petición, exigen que el documento se use respetando fielmente su contenido y el contexto en el cual él se produjo y sin propósito de crear confusión o desorientación.
De otra parte, el titular del derecho debe ejercerlo en forma que evite todo abuso en cuanto respecta tanto a su frecuencia como a la cantidad, contenido y forma de los documentos solicitados, de modo que el ejercicio de su facultad sea compatible con las actividades propias de quien está llamado a permitir el acceso al documento o de sus demás conciudadanos. La petición debe ser, desde todo punto de vista, razonable.
En las labores preparatorias de la Asamblea Nacional Constituyente se manifestó claramente la idea de que la información pertenece al público pero que no todo lo es técnicamente informable es ética y jurídicamente informable. Se pone así de presente la responsabilidad de los medios en la producción de sus mensajes, en la prevención de la anarquía y en la práctica de la tolerancia. Todo lo cual supone un permanente sentido de responsabilidad y objetividad en la presentación de la información.
Ahora bien, si es cierto que el derecho a acceder a los documentos públicos consagrado en el artículo 74, puede considerarse en buena medida como una modalidad del derecho fundamental de petición y como instrumento necesario para el ejercicio del derecho a la información y, por lo tanto, comparte con éstos su núcleo axiológico esencial, no lo es menos que tiene también un contenido y alcance particulares que le otorgan especificidad y autonomía dentro del conjunto de los derechos fundamentales.”
ENVÍO AL ARCHIVO OFICIAL.
ARTÍCULO 115.
El Protocolo y los Libros de Relación e Índice se mantendrán en las Notarías hasta su envío al archivo oficial, según la reglamentación que sobre el particular se expida.
Normas concordantes.
Resolución No. 07030 de 2020 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Artículo 7. Traslado documental: Es el cambio del lugar de custodia y conservación del archivo notarial, sin que ello implique la transferencia de la responsabilidad en la guarda y conservación de los documentos.”
Ley 594 de 2000.
“Articulo 43. Protocolos notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 56. Los libros y archivos de la notaría pertenecen a la Nación. Al Archivo Nacional o al sitio que la Superintendencia de Notariado Registro indique, se enviarán aquéllos que tengan más de treinta años de antigüedad. De la diligencia de entrega se extenderá un acta, suscrita por quienes en ella intervengan, de conformidad con el artículo 116 del Decreto-ley 0960 de 1970.”
CAPÍTULO III.
DE LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS ARCHIVOS.
ENTREGA DEL ARCHIVO POR TRASLADO AL ARCHIVO OFICIAL O CAMBIO DE NOTARIO.
ARTÍCULO 116.
Tanto en el caso de traslado de los libros al archivo oficial como en el de remplazo del Notario, habrá lugar a entrega del archivo a quien deba continuar en el ejercicio del cargo o asuma su guarda, mediante inventario que estará intervenido por funcionario de la vigilancia notarial o delegado de la misma. El inventario se consignará en acta de visita.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.4.2.1. Propiedad de libros y archivos. Los libros y archivos de la notaría pertenecen a la nación. Al archivo nacional o al sitio que la superintendencia de notariado y registro indique, se enviaran aquellos que tengan más de treinta años de antigüedad. De la diligencia de entrega se extenderá un acta suscrita por quienes en ella intervengan, de conformidad con el artículo 116 del decreto-ley 0960 de 1970.”
“Artículo 2.2.6.1.6.3.1. Ejercicio de la vigilancia. En desarrollo de lo dispuesto en el capítulo 4, título 4, del decreto-ley 0960 de 1970, la vigilancia notarial se ejerce principalmente por medio de visitas generales o especiales. De cada visita se levantará un acta de lo observado, suscrita por el visitador y el notario. Cuando éste se niegue a firmarla el visitador dejará la respectiva constancia en el acta y la firmará con un testigo del hecho de la negativa.
En el acta de visita general se dejará constancia detallada de los hechos que permitan establecer la forma como el notario cumple cada una de sus funciones y obligaciones y en la de visita especial la relación precisa de los hechos objeto de ella.
El notario podrá dejar las constancias que estime pertinentes y al acta se acompañarán los documentos que se consideren necesarios para la mejor comprensión de los hechos relatados.”
Instrucción administrativa No. 3 de 2008 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Como es de su conocimiento, a medida que son superadas las diferentes etapas del concurso público y abierto para el nombramiento de notarios y el ingreso a la carrera notarial, convocado por el Consejo Superior, corresponde a las autoridades nominadoras, en ejercicio de las funciones que les ha asignado el legislador, proceder al nombramiento de los notarios en propiedad en los diferentes círculos del país.
Las decisiones que formalizan los resultados anotados imponen en algunos casos el consecuente cambio en los titulares de los Despachos Notariales, circunstancia que motiva un afectuoso saludo de agradecimiento dirigido a quienes dejan sus cargos, acompañado de nuestros mejores deseos por el éxito de sus futuras actividades, en el entendido que en esta Superintendencia los estima como suyos en cualquier ámbito en que se desempeñen.
A continuación, me permito solicitar toda la colaboración de quienes deben proceder a la entrega de sus Despachos, para que el proceso de empalme con su sucesor se adelante de acuerdo con el marco normativo existente y permita una delimitación clara de responsabilidades entre el notario saliente y el notario entrante, con respecto a los asuntos a cargo, diligencia vital para la debida gestión y continuidad del servicio público notarial.
En este sentido, el notario saliente hará constar por escrito los resultados de su gestión y, en forma puntual y detallada, hará la entrega de las actuaciones en curso, el protocolo, reportes de informes por cumplimiento de obligaciones a DIAN, UIAF, entre otros, el inventario de archivos físicos, informáticos, minutas de gestión, programas de sistemas, equipos de sistemas, procesos, procedimientos, personal a cargo, contratos en curso y determinación presupuestal del Despacho a la fecha de entrega.
El empalme debe ser un proceso organizado, transparente e integral, en el cual haya un espacio abierto para el diálogo y el intercambio de información. Un buen empalme es la garantía de una transición armoniosa, que prevenga riesgos de responsabilidades disciplinarias, fiscales, administrativas y penales.
Previo a adentrarnos en el fondo del asunto que aquí nos ocupa, es conveniente precisar que el empalme es un proceso de interacción entre el notario saliente y el notario entrante, mediante el cual el primero hace entrega del despacho a su cargo al segundo.
El proceso de empalme debe iniciarse en el momento en que es nombrado el nuevo titular de la Notaría. El mismo finaliza con el levantamiento del acta respectiva suscrita por el notario entrante y el notario saliente, así como por el funcionario comisionado por la Superintendencia delegada para el Notariado.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 56. Los libros y archivos de la notaría pertenecen a la Nación. Al Archivo Nacional o al sitio que la Superintendencia de Notariado Registro indique, se enviarán aquéllos que tengan más de treinta años de antigüedad. De la diligencia de entrega se extenderá un acta, suscrita por quienes en ella intervengan, de conformidad con el artículo 116 del Decreto-ley 0960 de 1970.”
ENTREGA DEL ARCHIVO NOTARIAL.
ARTÍCULO 117.
La entrega comprenderá todo el archivo a cargo del Notario que la hace, con arreglo al inventario con que lo haya recibido e inclusión del que haya formado en su propio ejercicio.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.4.1.3. Libro de actas. El notario, además de los libros que constituyen el archivo, tendrá el de actas que suscriba en ejercicio de su función y que no deban ser protocolizadas según la ley. En los círculos en donde haya más de una notaría se llevará el de actas de reparto, el cual una vez clausurado se enviará a la superintendencia de notariado y registro o a la oficina de registro de instrumentos públicos correspondiente.”
Ley 588 de 2000.
“Artículo 9. El protocolo y en general el archivo de las notarías podrá ser llevado a través de medios magnéticos o electrónicos.”
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DEL ARCHIVO.
ARTÍCULO 118.
El Notario saliente hará entrega personal del archivo al sucesor, a menos que haya imposibilidad para ello, caso en el cual podrá hacerla su apoderado, curador, heredero, cónyuge o albacea. Si hubiere urgencia lo recibirá otro Notario o el alcalde.
RETIRO TEMPORAL DEL NOTARIO.
ARTÍCULO 119.
No habrá lugar a entrega en los casos de retiro temporal del Notario por licencia, cuando se haya encargado de las funciones a persona insinuada por el Notario y bajo la responsabilidad de éste.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.5.6.4. Licencias ordinarias. Los notarios tienen derecho a licencias ordinarias hasta por noventa días continuos o discontinuos, de cada año.
Los notarios de carrera tienen derecho a solicitar licencia hasta por dos (2) años, para cursos de especialización o actividades de docencia o investigación, o asesoría científica al estado, previo concepto del consejo superior.”
“Artículo 2.2.6.1.5.6.7. Licencia por incapacidad física. Las licencias por incapacidad física temporal y por maternidad se rigen por las normas de la seguridad social establecidas en la ley. La autoridad que las conceda deberá exigir la certificación de incapacidad expedida por entidad competente para tal efecto.
El tiempo de estas licencias no interrumpe el de servicio.”
“Artículo 2.2.6.1.5.6.9. Permiso. El notario puede solicitar permiso hasta por tres días cuando medie justa causa y será concedido por la superintendencia de notariado y registro para los de círculos de la primera categoría y por los gobernadores, para los demás. El permiso no interrumpe el tiempo de servicios. En casos urgentes podrá concederlo la primera autoridad política del lugar, con excepción de los notarios de la capital de la república.”
“Artículo 2.2.6.1.5.6.11. Reemplazo. En todos los casos de licencia y permiso, el notario puede indicar la persona que deba reemplazarlo bajo la responsabilidad, facultad que conserva si considera necesario solicitar su relevo.”
SUSPENSIÓN EN EL EJERCICIO DEL CARGO.
ARTÍCULO 120.
Cuando se trate de suspensión en el ejercicio del cargo, el Notario suspendido hará entrega al designado para sustituirlo, quien, cuando cese la suspensión, hará otro tanto.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.5.6.12. Suspensión del cargo. El notario se encuentra suspendido en el ejercicio de su cargo, cuando se le ha impuesto esta sanción mediante procedimiento disciplinario o en cumplimiento de providencia judicial.”
Jurisprudencias.
Sentencia No. 00296 de 2018. Consejero Ponente: William Hernández Gómez.
“En la investigación que adelantó la Superintendencia de Notariado y Registro en contra de la señora Gladys María Manzano de Castañeda se formuló un único cargo disciplinario por el que se le sancionó. La hoy demandante fue hallada responsable de incumplir con sus obligaciones como notaria única del Círculo de La Plata, Huila, al cancelar en forma extemporánea a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales el impuesto de IVA y la retención en la fuente, entre los meses de enero y octubre de 2002. En el siguiente cuadro se resume la concordancia entre el pliego de cargos y el acto administrativo sancionatorio.
Estructura de la falta disciplinaria. El ente sancionador explicó que la falta cometida por la funcionaria está dada por la violación de los artículos 121, literal c), del Decreto Reglamentario 2148 de 1993; 375, 376, 398, 574, 579, 603 y 604 del Estatuto Tributario; y las Instrucciones Administrativas 17 del 4 de octubre de 2000 y 1-26 del 1 de junio de 2001.
La valoración de las pruebas por parte de la autoridad disciplinaria le condujo a concluir que el IVA de los periodos 01, 02, 03, 04 y 05 del año 2002, correspondiente a los meses transcurridos entre enero y octubre de dicha anualidad, fue declarado por la disciplinada más no pagado en las fechas que fijó el Gobierno Nacional, por lo que al momento de saldar la mencionada obligación tuvo que cancelar el valor de la mora por extemporaneidad.
Asimismo, aseveró respecto de la retención en la fuente que también hubo una demora en su pago, aunque mínima, para lo cual hizo énfasis en la declaración de enero de 2002, presentada el 15 de febrero y pagada el 7 de marzo del mismo año, y la de octubre de 2002, presentada el 15 de noviembre y pagada el 6 de diciembre de esa anualidad.
Sobre esta materia, explicó que la obligación que establece el Estatuto Tributario en cabeza de los agentes retenedores debe acatarse en forma estricta como quiera que su desconocimiento afecta el patrimonio económico de la Nación, lo que se traduce en que la disciplinada incumplió un deber funcional inherente al ejercicio de su función como Notaria.
Seguidamente, señaló que la hoy demandante no se encontraba autorizada para administrar ni para disponer esos dineros tenían carácter público, lo que significa que frente a ellos solo le era dable su cobro y consignación a favor de la DIAN.
Al analizar el argumento de defensa de la señora Gladys María Manzano de Castañeda, según el cual el artículo 22 de la Ley 323 de 1997 le concedía un plazo de pago de dos meses contados a partir de aquel en que se hizo la retención, el titular de la acción disciplinaria estimó que el ámbito de aplicación de la norma anunciada era el penal por lo que no resultaba admisible hacerlo valer en materia disciplinaria.
Aunado a lo anterior, los fallos sancionatorios consideraron que el cargo de notario envuelve una dignidad especial, que le imponía a la disciplinada dar ejemplo en cuanto al cumplimiento de sus deberes inherentes al cargo y a la normativa que regula su actividad. Consideró que tal proceder afectó la eficiencia el servicio notarial y atentó contra el buen funcionamiento del Estado.
Con base en ello, concluyó que la conducta reprochada era típica, antijurídica y culpable, y que no había mediado causal alguna de eximente de responsabilidad disciplinaria.
Al respecto, señaló la providencia que, con el fin de garantizar la tutela judicial efectiva, ese control es de carácter integral por cuanto exige una revisión legal y constitucional de las actuaciones surtidas ante los titulares de la acción disciplinaria, sin que, para tales efectos, el juez se encuentre sometido a alguna limitante que restrinja su competencia. En dicha oportunidad, la corporación fue enfática en explicar que, siendo la función disciplinaria una manifestación de la potestad sancionadora que busca mantener la actividad estatal sujeta a los límites legales y constitucionales, no es dable restringir las facultades de que goza la jurisdicción en la realización de dicho estudio.
Esta integralidad se proyecta en múltiples aspectos que son destacados en la providencia en los siguientes términos:
La competencia del juez administrativo es plena, sin “deferencia especial” respecto de las decisiones adoptadas por los titulares de la acción disciplinaria. 2) La presunción de legalidad del acto administrativo sancionatorio es similar a la de cualquier acto administrativo. 3) La existencia de un procedimiento disciplinario extensamente regulado por la ley, de ningún modo restringe el control judicial. 4) La interpretación normativa y la valoración probatoria hecha en sede disciplinaria, es controlable judicialmente en el marco que impone la Constitución y la ley. 5) Las irregularidades del trámite procesal, serán valoradas por el juez de lo contencioso administrativo, bajo el amparo de la independencia e imparcialidad que lo caracteriza. 6) El juez de lo contencioso administrativo no sólo es de control de la legalidad, sino también garante de los derechos. 7) El control judicial integral involucra todos los principios que rigen la acción disciplinaria. 8) El juez de lo contencioso administrativo es garante de la tutela judicial efectiva.
Así pues, el control judicial que ha de efectuarse en el presente caso tiene como hoja de ruta los parámetros dispuestos en aquella decisión judicial, lo que desde ya implica reconocer las facultades irrestrictas de que goza el juez para efectuar una revisión seria y profunda de todas las actuaciones y etapas surtidas en el proceso disciplinario.
Lo precisado hasta ahora permite concluir que, en materia tributaria, los notarios tienen la condición de agentes retenedores por expresa disposición normativa y esto se traduce en que tal labor pasa a integrar el listado de deberes funcionales que la Constitución y la ley les han asignado a estos particulares. También es del caso señalar que la entrega oportuna del dinero que recaudan por concepto de retención en la fuente impacta directamente en la disponibilidad de recursos económicos por parte del Estado a efectos de que este pueda hacer uso de su patrimonio en la satisfacción de los fines y propósitos que se propone.
Bajo esas premisas, lejos de la posición de la parte actora, se hace necesario considerar que la mora en que incurrió la señora Gladys María Manzano de Castañeda en la consignación del IVA y de la retención en la fuente correspondiente a los meses transcurridos entre enero y octubre de 2002 constituye la violación de sus deberes funcionales y, además, conlleva una verdadera afectación de la función pública por ella ejercida pues al decidir entregar tardíamente estos dineros al Estado truncó la posibilidad de que este pudiere disponer de los mismos de la forma y en el tiempo en que lo definiera para la satisfacción de los intereses generales y sus fines esenciales.
La manera en que esta conducta se proyecta en el ámbito disciplinario se abordó por esta Corporación en sentencia del 25 de mayo de 2006, en la que, al estudiar un asunto similar al que envuelve el sublime, se sostuvo que La omisión en el cumplimiento de las obligaciones tributarias se califica como una falta gravísima, dado que se lesiona el erario público y va en contravía de los principios éticos y jurídicos que guían la actividad notarial, atentándose contra la majestad, dignidad y eficiencia del servicio, habida consideración al hecho de que los dineros recaudados son del Estado y no entran a formar parte del patrimonio del notario, por lo tanto, no puede disponer de ellos a su libre albedrío y como agente retenedor debe, en primer lugar, recaudarlos y, en segundo lugar, consignarlos en la forma y en los términos fijados por la ley. Por lo tanto, el incumplimiento de esta obligación dará origen a la imposición de sanciones, que, dependiendo del grado de participación del notario, sus antecedentes en el servicio y en materia disciplinaria, concordantes con los factores de circunstancias atenuantes y agravantes de responsabilidad, consistirá en multa, suspensión o destitución.
En conclusión, la conducta que se le reprocha a la demandante es antijurídica como quiera que comportase una violación al deber funcional de recaudar y consignar a tiempo los dineros que como notaria recibió por concepto de retención en la fuente. Esta infracción resulta sustancial en la medida en que con ella se afectó el patrimonio del Estado, a quien se le truncó la disponibilidad sobre estos recursos durante el tiempo que duró la mora.”
CAPÍTULO I.
DE LOS CÍRCULOS NOTARIALES.
CÍRCULOS DE NOTARÍA.
ARTÍCULO 121.
Para la prestación del servicio notarial el territorio de la República se dividirá en Círculos de Notaría que corresponderán al territorio de uno o más Municipios del mismo Departamento, uno de los cuales será su cabecera y la sede del Notario.
Normas concordantes.
Constitución Política 1991.
“Artículo 131.Compete a la ley la reglamentación del servicio público que prestan los notarios y registradores, la definición del régimen laboral para sus empleados y lo relativo a los aportes como tributación especial de las notarías, con destino a la administración de justicia. El nombramiento de los notarios en propiedad se hará mediante concurso. Corresponde al gobierno la creación, supresión y fusión de los círculos de notariado y registro y la determinación del número de notarios y oficinas de registro.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.1.5 Pertenencia a juntas directivas. Con las limitaciones establecidas en la ley, el notario podrá ser miembro de juntas o consejos directivos de entidades oficiales siempre y cuando no interfiera el ejercicio de su función.”
Ley 29 de 1973.
“Artículo 16. Los Círculos de Notaría se clasificarán en tres categorías de acuerdo con la división que, teniendo en cuenta el número de escrituras otorgadas en cada uno de ellos en los últimos cinco años y los factores socioeconómicos haga la Superintendencia de Notariado y Registro, con aprobación del gobierno Nacional. Los Círculos de Notaría que tengan por cabecera la capital de la República y las capitales de Departamento con más de trescientos mil habitantes, de acuerdo con los estimativos que haga al efecto el Departamento Administrativo Nacional de Estadística a petición de la Superintendencia de Notaría y Registro, serán clasificados en la primera categoría.
Parágrafo. Mientras la clasificación a que se refiere el presente artículo se lleva a cabo, continuará vigente la actual.”
ORDEN NUMÉRICO.
ARTÍCULO 122.
En cada Círculo de Notaría podrá haber más de un Notario y en este caso los varios que existan se distinguirán por orden numérico.
DETERMINACIÓN DE LA CATEGORÍA DEL CÍRCULO DE NOTARÍA.
ARTÍCULO 123.
El promedio anual de escrituras otorgadas en los últimos cinco años en cada Círculo de Notaría determinará el número de Notarios que deban prestar en él sus servicios durante el periodo siguiente. Cuando el promedio dicho sea superior a tres mil escrituras por cada Notario, podrá crearse uno más por cada tres mil escrituras o fracción de exceso, si el Círculo fuese de primera categoría y de dos mil o fracción, si el Círculo fuese de segunda o tercera categoría.
Normas concordantes.
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 57. Cuando se constituya un nuevo municipio el respectivo gobernador, intendente o comisario comunicará este hecho a la Superintendencia de Notariado y Registro adjuntando copia del acto de su creación, para los fines indicados en el artículo 128 del Decreto-ley 0960 de 1970.”
Ley 29 de 1973.
“Artículo 17. En los Círculos donde haya más de una Notaría y cuyo progreso económico-social sea notorio, el gobierno nacional, oída la Superintendencia de Notariado y Registro podrá aumentar, para el período siguiente y cada cinco años, el número de dichas oficinas.
Parágrafo. El Gobierno, mediante Decreto ejecutivo, y por una sola vez dentro de cada período, podrá variar, a petición de la Superintendencia de Notariado y Registro, y oído el Colegio nacional de Notarios, los números, porcentajes y promedios de que tratan los artículos 123, 124, 126 y 127 del Decreto Ley número 960 de 1970, pero siempre con la restricción de que en un mismo círculo de Notarías creadas no exceda del 50% de las existentes.”
Jurisprudencias.
Consejo de Estado Sala de la Sección Primera, sentencia del 9 de noviembre de 1994. Expediente No. 2794. Magistrado Ponente: Luis Fernando Sereno Patiño.
“La Constitución de 1991 hizo una distribución de competencias en materia de notariado y registro, pues mientras en el régimen anterior las atribuciones generales estaban reservadas a la ley, de tal manera que al no atribuirse competencias directas al ejecutivo las que él tuviera dependían de aquella, la nueva Constitución atribuyó unas competencias a la ley y otras al Gobierno, como es concretamente la de determinar el número de notarios, que equivale a la creación de las notarías.
En consecuencia, de la competencia atribuida a la ley para «la organización y reglamentación del servicio público que prestan los notarios y registradores», debe entenderse excluido lo relativo a «la creación, supresión y fusión de los círculos de notariado y registro y la determinación del número de notarías y oficinas de registro», pues estas últimas facultades le fueron entregadas, a diferencia del régimen anterior, directamente al Gobierno.
Siendo ello así, se trata entonces de la presencia de unas competencias autónomas y directas otorgadas por la Constitución al ejecutivo, que dan lugar a la expedición de los llamados por la jurisprudencia y la doctrina reglamentos o decretos constitucionales o autónomos, que se caracterizan por no estar sometidos a las leyes en el campo preciso de su objeto, pues ellos ejecutan o desarrollan directamente la Constitución. En consecuencia, las normas legales que dentro del régimen anterior regulaban los aspectos precisos que hoy corresponden directa y constitucionalmente al ejecutivo deben entenderse derogadas por la nueva Constitución por ser contrarias e incompatibles con ella, como en el caso de los artículos 123, 125 y 131 del Decreto Ley 960 de 1970, y 17 de la Ley 29 de 1973, que establecían condiciones para la creación de notarías y que son citados por el actor y, por lo mismo, no puede pretenderse que ellos hayan sido violados por el decreto acusado, que constituye simplemente el ejercicio por parte del ejecutivo de una función que ha sido otorgada directamente por la Constitución Política, sin sometimiento a la ley.”
CREACIÓN DE NOTARIAS DENTRO DE UN MISMO CÍRCULO DE NOTARÍA.
ARTÍCULO 124.
Cuando en un determinado Círculo haya tres o más Notarías, no podrá crearse para cada periodo, un desarrollo de lo dispuesto en el artículo 123 precedente, un número que exceda el cincuenta por ciento de las existentes. En los sucesivos periodos se procederá de igual manera hasta completar el número total que deba crearse de acuerdo con el artículo citado.
Normas concordantes.
Ley 29 de 1973.
“Artículo 17. En los Círculos donde haya más de una Notaría y cuyo progreso económico-social sea notorio, el Gobierno Nacional, oída la Superintendencia de Notariado y Registro podrá aumentar, para el período siguiente y cada cinco años, el número de dichas oficinas.
Parágrafo. El Gobierno, mediante decreto ejecutivo, y por una sola vez dentro de cada período, podrá variar, a petición de la Superintendencia de Notariado y Registro, y oído el Colegio Nacional de Notarios, los números, porcentajes y promedios de que tratan los artículos 123, 124, 126 y 127 del Decreto-ley número 960 de 1970, pero siempre con la restricción de que en un mismo Círculo de Notarías creadas no exceda del 50% de las existentes.”
Doctrina.
Estatuto del Notariado Colombiano-Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela.
“Nota
Debe considerarse derogado por el artículo 131 de la Constitución Política conforme lo dice el Consejo de Estado (…) La creación de las notarías es competencia exclusiva del gobierno.”[98]
NOMBRAMIENTO.
ARTÍCULO 125.
Cuando hubiere lugar al aumento del número de Notarios de un Círculo de Notaría, el Gobierno hará la declaración para que se proceda a hacer los nombramientos requeridos por el sistema establecido en el presente estatuto.
Doctrina.
Estatuto del Notariado Colombiano-Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela.
“Nota
Derogado según los términos de la providencia del Consejo de Estado transcrita a la continuación del artículo 125, pues la norma regula un aspecto que hoy corresponde “directa y constitucionalmente al ejecutivo”.”[99]
SUPRESIÓN DE NOTARÍA.
ARTÍCULO 126.
Si el promedio anual de escrituras otorgadas en los cinco años anteriores en un Círculo de Notaría resultare inferior a tres mil por cada Notario, en los de primera categoría o de dos mil por cada Notario, en los de segunda y tercera, podrán suprimirse oficinas sobrantes según el orden numérico y mediante Decreto del Gobierno Nacional.
Doctrina.
Estatuto del Notariado Colombiano-Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela.
“Nota
Debe considerarse derogado por el artículo 131 de la Constitución Política porque esta norma faculta al Gobierno para la determinación del número de notarios sin ninguna limitación.”[100]
CREACIÓN DE UN NUEVO CÍRCULO DE NOTARÍA.
ARTÍCULO 127.
Para la creación de un nuevo Círculo de Notaría se requiere que el Municipio o Municipios que han de formarlo tengan en conjunto no menos de 30.000 habitantes y que el Círculo o Círculos de los cuales se segregan queden por lo menos con igual población. Además, se consultarán las necesidades del servicio, las facilidades de las comunicaciones y otras circunstancias que puedan tener influencia determinante.
Doctrina.
Estatuto del Notariado Colombiano-Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela.
“Nota
Debe considerarse derogado por la constitución política de 1991 porque, a partir de su vigencia, la creación de círculos de notariado es competencia autónoma del Gobierno (art. 131). Así lo ha señalado el Consejo de Estado en la sentencia del 9 de noviembre de 1994.”[101]
FORMA DE AGRUPAR EL CÍRCULO DE NOTARÍA.
ARTÍCULO 128.
No podrán agruparse en un mismo Círculo de Notaría Municipios que pertenezcan a distintos Departamentos. Cuando se constituya un nuevo Municipio, el Gobierno dispondrá a qué Círculo de Notaría habrá de pertenecer y a falta de declaración al respecto continuará adscrito a aquel a que pertenecía el Municipio de donde se desprendió, y si se formare de varios, al que pertenecía la cabecera.
Doctrina.
Estatuto del Notariado Colombiano-Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela.
“Nota
Debe considerarse derogado por el artículo 131 de la Constitución Política en razón de la facultad que esta misma confiere al Gobierno para crear, suprimir y fusionar los círculos de notariado sin restricción legal.”[102]
ARTÍCULO 129.
Artículo derogado por el artículo 46 del Decreto 2163 de 1970, publicada en el Diario Oficial No. 33.213 del 16 de diciembre de 1970.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 129.
Los Círculos de Notaría se clasificarán en tres categorías, así:
1a. Los que tengan por cabecera la capital de la República, las capitales de los Departamentos y Municipios de más de 100.000 habitantes.
2a. Los que tengan por cabecera Municipios con población entre 30.000 y 100.000 habitantes, y
3a. Los que tengan por cabecera Municipios de menos de 30.000 habitantes.
CAMBIO DE CATEGORÍA.
ARTÍCULO 130.
Cuando por modificación de las condiciones previstas, según censo legalmente aprobado, un Círculo de Notaría deba considerarse dentro de una categoría distinta, el Gobierno Nacional hará la declaración con fundamento en los cambios operados y se tendrá en cuenta la nueva categoría – inferior o superior – en el periodo subsiguiente para los efectos legales pertinentes.
Doctrina.
Estatuto del Notariado Colombiano-Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela.
“Nota
Debe considerarse derogado por ser incompatible con la facultad que el artículo 131 de la Constitución Política confiere al Gobierno.”[103]
OBTENCIÓN DEL PROMEDIO.
ARTÍCULO 131.
El promedio anual de escrituras se obtendrá en el primer semestre del último año de cada periodo y dentro del mismo término se declarará el número de Notarios que aumentan o disminuyen en cada Círculo, para el periodo siguiente.
Doctrina.
Estatuto del Notariado Colombiano-Año: 2016. Autor: Ocaris Úsuga Varela.
“Nota
Según la sentencia de noviembre 9 de 1994 dictada por el Consejo de Estado en el expediente 2794, esta disposición fue derogada por el artículo 131 de la Constitución Política.”[104]
CAPÍTULO II.
DE LOS NOTARIOS.
REQUISITOS PARA SER NOTARIO.
ARTÍCULO 132.
Para ser Notario, a cualquier título, se requiere ser nacional colombiano, ciudadano en ejercicio, persona de excelente reputación y tener más de treinta años de edad.
Normas concordantes.
Ley 588 de 2000.
“Artículo 5. Para ser notario a cualquier título se requiere cumplir con las exigencias previstas en el capítulo ii del título v del decreto-ley 960 de 1970.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-676 de 1998. Magistrado Ponente: José Gregorio Hernández Galindo.
“La Corte estima que la Carta Política, cuando confía al legislador la atribución de establecer reglas generales sobre determinadas materias que el propio constituyente se abstiene de regular, le otorga amplias atribuciones, las cuales puede desarrollar aun agregando elementos no contemplados y ni siquiera sugeridos en el texto constitucional, con el solo límite de los postulados y normas fundamentales, cuyos contenidos no le es permitido contrariar ni ignorar.
Es claro además que cuando del desempeño de cargos se trata la actividad del legislador comprende, entre otros aspectos, el muy importante de definir los requisitos exigidos con tal objeto y que, en esa definición, mientras los postulados básicos del ordenamiento no se afecten y las reglas que se introduzcan lleven razonablemente a garantizar la idoneidad de los servicios encomendados, no se contraviene la Constitución.
El señalamiento de una edad mínima para acceder a ella y el solo hecho de exigirla no implica desconocimiento del derecho al ejercicio de la función pública y menos todavía vulneración del derecho al trabajo. El Estado tiene que buscar por distintos medios -uno de los cuales es precisamente este- la aptitud y madurez de las personas para asumir ciertas responsabilidades, en interés de la comunidad. Y no es que la edad per se otorgue una plena seguridad al respecto, sino que ella, unida a otros requisitos -como el nivel de preparación académica y la experiencia adquirida en el campo de la profesión correspondiente- otorga un mayor grado de confiabilidad en el titular del empleo en cuestión.”
INHABILIDAD PARA OCUPAR EL CARGO DE NOTARIO.
ARTÍCULO 133.
No podrán ser designados como Notarios, a cualquier título:
1. Quienes se hallen en la interdicción judicial.
2. Apartes tachados INEXEQUIBLES. Los sordos, los mudos, los ciegos y quienes padezcan cualquier afección física o mental que comprometa la capacidad necesaria para el debido desempeño del cargo. (Apartes tachados declarados INEXEQUIBLES y subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-076-06 de 8 de febrero de 2006, Magistrado Ponente Dr. Jaime Córdoba Triviño.)
3. Quienes se encuentren bajo detención preventiva, aunque gocen del beneficio de excarcelación, y quienes hayan sido llamados a juicio por infracción penal, mientras se define su responsabilidad por providencia firme.
4. Quienes hayan sido condenados a pena de presidio, de prisión o de relegación a colonia por delito intencional, salvo que se les haya concedido la condena condicional.
5. Quienes se encuentren suspendidos en el ejercicio de la profesión de abogado, o hayan sido suspendidos por faltas graves contra la ética, o hayan sido excluidos de aquella.
6. Quienes como funcionarios o empleados de la Rama Jurisdiccional o del Ministerio Público, y por falta disciplinaria, hayan sido destituidos, o suspendidos por segunda vez por falta grave, o sancionados tres veces, cualesquiera que hayan sido las faltas o las sanciones. (Numeral 6. declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-1212-01 de 21 de noviembre de 2001, Magistrado Ponente Dr. Jaime Araujo Rentería.)
7. Quienes hayan sido destituidos de cualquier cargo público por faltas graves. (Numeral 7. declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-1212-01 de 21 de noviembre de 2001, Magistrado Ponente Dr. Jaime Araujo Rentería.)
8. Las personas respecto de las cuales exista la convicción moral de que no observan una vida pública o privada compatible con la dignidad del cargo. (Aparte subrayado del ordinal 8. declarado EXEQUIBLE por la Corte Suprema de Justicia, mediante Sentencia No. 100 del 6 de noviembre de 1986, Magistrado Ponente, Dr. Jaime Pinzón López.)
Normas concordantes.
Ley 1123 de 2007.
“Artículo 29. Incompatibilidades. No pueden ejercer la abogacía, aunque se hallen inscritos:
1. Los servidores públicos, aun en uso de licencia, salvo cuando deban hacerlo en función de su cargo o cuando el respectivo contrato se los permita. Pero en ningún caso los abogados contratados o vinculados podrán litigar contra la Nación, el departamento, el distrito o el municipio, según la esfera administrativa a que pertenezca la entidad o establecimiento al cual presten sus servicios, excepto en causa propia y los abogados de pobres en las actuaciones que deban adelantar en ejercicio de sus funciones.
Parágrafo. Los abogados titulados e inscritos que se desempeñen como profesores de universidades oficiales podrán ejercer la profesión de la abogacía, siempre que su ejercicio no interfiera las funciones del docente. Así mismo, los miembros de las Corporaciones de elección popular, en los casos señalados en la Constitución y la ley.
NOTA: El texto subrayado fue declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-879 de 2014.
2. Los militares en servicio activo, con las excepciones consagradas en el Código Penal Militar.
3. Las personas privadas de su libertad como consecuencia de la imposición de una medida de aseguramiento o sentencia, excepto cuando la actuación sea en causa propia, sin perjuicio de los reglamentos penitenciarios y carcelarios. NOTA: Expresión subrayada Declarada Exequible por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-398 de 2011.
4. Los abogados suspendidos o excluidos de la profesión.
5. Los abogados en relación con asuntos de que hubieren conocido en desempeño de un cargo público o en los cuales hubieren intervenido en ejercicio de funciones oficiales. Tampoco podrán hacerlo ante la dependencia en la cual hayan trabajado, dentro del año siguiente a la dejación de su cargo o función y durante todo el tiempo que dure un proceso en el que hayan intervenido.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-076 de 2006. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño.
“En ningún caso la limitación de una persona podrá ser motivo para obstaculizar una vinculación laboral, a menos que dicha limitación sea claramente demostrada como incompatible e insuperable respecto de las funciones esenciales del cargo que se va a desempeñar. A las personas con discapacidad no se les puede negar, condicionar o restringir el acceso a un puesto trabajo – público o privado – o la obtención de una licencia para ejercer cualquier cargo, con fundamento en la discapacidad respectiva, a menos que se demuestre que la función que se encuentra afectada o disminuida resulta imprescindible para las labores esenciales del cargo o empleo respectivo.”
(…)
“Las personas sordas que directamente o gracias a la implementación de adecuaciones razonables especiales puedan comunicarse sin intermediarios con los oyentes, tienen derecho fundamental a competir, en igualdad de oportunidades con el resto de la población, para acceder al cargo de notario público. En esta medida, las autoridades, al diseñar el respectivo concurso, en aplicación del artículo V-1 de la Convención Interamericana para la eliminación de todas las formas de discriminación contra las personas con discapacidad deben promover la participación de representantes de organizaciones de personas con discapacidad, organizaciones no gubernamentales que trabajan en este campo o si no existieren dichas organizaciones, personas con discapacidad, en la elaboración, ejecución y evaluación de medidas y políticas para que en el proceso de diseño e implementación del concurso de méritos que el Estado debe adelantar, se adopten adecuaciones razonables que se requieran para permitir la libre e igual competencia y eliminar la discriminación contra las personas con discapacidad.”
(…)
“Resulta claro que el notario debe leer de viva voz los respectivos documentos en dos circunstancias distintas: cuando se trate de la firma de personas con ceguera o cuando se trate de la apertura de testamentos cerrados. Para mantener las garantías especiales destinadas a proteger a las personas con ceguera no es necesario impedir que las personas que no pueden hablar ejerzan el cargo de notario.
En efecto, existen múltiples medidas alternativas que permitirían, simultáneamente, la protección de los derechos de las personas invidentes y la defensa del derecho a la igualdad de oportunidades de las personas con afectaciones del habla. La segunda función que supone la lectura de viva voz de un documento es aquella que se relaciona con la lectura de testamentos cerrados.
En el caso que se estudia se exige que el notario esté presente durante la apertura y lectura del documento. De esta manera podrá dar fe sobre su estado y contenido. Dado que se trata de un documento cerrado, parece razonable que quien lo abra y lea, para dar más confianza a todos los interesados, sea el notario. Sin embargo, nada obsta para que ante la imposibilidad de la lectura de viva voz y en presencia del notario, un funcionario distinto pueda cumplir esa función mecánica. En este sentido existen múltiples medidas alternativas que pueden ser incorporadas para facilitar lo esencial: que el notario esté presente y pueda dar fe del estado del documento y del contenido de lo que se lee.
En consecuencia, no existe una justificación objetiva y razonable para impedir que las personas con limitaciones del habla puedan ejercer la función notarial. Por esta razón, la expresión “los mudos” demandada será declarada inexequible.”
INHABILIDAD POR CARGO PÚBLICO.
ARTÍCULO 134.
Artículo declarado INEXEQUIBLE. por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-128-00 del 16 de febrero de 2000, Magistrado Ponente Dr. Antonio Becerra Carbonell.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 134.
No podrán ser nombrados Notarios quienes en el año inmediatamente anterior hayan desempeñado el cargo de ministro del Despacho, Magistrado de la Corte Suprema de Justicia o Magistrado o Fiscal del Tribunal Superior.
Jurisprudencias.
Sentencia C-128 de 2000. Magistrado Ponente: Antonio Barrera Carbonell.
“El segmento normativo acusado quebranta las normas constitucionales referidas, porque impide que un exmagistrado o exfiscal puedan ocupar el cargo de notario, una vez superadas las pruebas de ingreso por concurso y colocados en la situación de elegibles, porque mediaría una inhabilidad legal que lo prohíbe.
Cuando la norma censurada impide que sean nombrados notarios, quienes en el año inmediatamente anterior hayan desempeñado el cargo de ministro de despacho, magistrado de la corte suprema de justicia o magistrado o fiscal de tribunal superior, desconoce a estas personas el derecho de igualdad frente a los demás concursantes, «por el hecho de tener cualidades destacadas y confiables en asuntos de derecho originadas en el ejercicio de la magistratura o la fiscalía».
El aparte acusado del artículo 134 del decreto 960/70, también viola el derecho al trabajo, «porque una vez aprobado el concurso de méritos por una persona que sea o haya sido magistrado de tribunal o fiscal, su derecho a ser nombrado no puede impedírsele mediante disposición legal contraria a la constitución, porque precisamente lo que está garantizando en ella es obtener un trabajo libremente escogidos por el aspirante, que es el resultado del concurso público».
Intervención de la superintendencia de notariado y registro. El ciudadano Carlos Barbosa Malaver, en representación de la Superintendencia de Notariado y Registró, intervino para solicitar la inexequibilidad de la norma acusada, aunque por razones diferentes a las expuestas por la demandante, que se resumen así:
El interviniente comienza por reseñar los antecedentes de la norma cuestionada y en tal sentido advierte que el Estatuto de Notariado consagraba originalmente la intervención de los Tribunales Superiores de Distrito, junto con los Gobernadores, Intendentes o Comisarios en el nombramiento de notarios de su sección territorial.
Debido a tales circunstancias la ley consagró una «incompatibilidad» para quienes, en el año anterior al nombramiento de notarios, hubiesen desempeñado el cargo de ministro del Despacho, Magistrado de la Corte Suprema de Justicia, Magistrado o Fiscal de Tribunal superior. El señalamiento de un año de incompatibilidad posterior a la dejación de los cargos mencionados eliminaba la posibilidad de influencia de las personas referidas en su designación como notarios.
«Pero esto cambió con el correr del tiempo debido a la evolución legal propia del régimen notarial y por sobre todo en lo relativo al mecanismo del nombramiento de los notarios públicos. En efecto, tanto la norma constitucional como la legal, consagran el mecanismo del concurso de méritos para acceder al ejercicio de la función notarial en Colombia. Entonces sucede que la norma jurídica quedó rezagada frente a la realidad fáctica o a los hechos».
En síntesis, la norma acusada es inconstitucional porque «no refleja la realidad jurídica», y no propiamente por las razones señaladas por la actora.
Finalmente estima la Corte, que habiéndose modificado sustancialmente el sistema para la designación de los notarios, en razón de la obligatoriedad del concurso público, y que la atribución del gobierno y de los gobernadores para hacer los respectivos nombramientos es meramente instrumental o ejecutiva, dado que éstos sólo pueden recaer en la persona que haya obtenido el mejor puntaje en el mencionado concurso, no se justifica la inhabilidad que la norma del art. 134 establece para quienes en el año inmediatamente anterior hayan desempeñado el cargo de Ministro de Despacho o de Magistrado de la Corte Suprema de Justicia, porque estas personas no están en condiciones de influir en la realización de los referidos nombramientos. En consecuencia, mantener la inhabilidad, para quienes hayan desempeñado dichos cargos implicaría autorizar la subsistencia de una restricción ilegítima del derecho de acceso a la función pública.
En síntesis, en lo esencial, las mismas razones que militan para considerar que es inconstitucional la inhabilidad con respecto al magistrado, o fiscal de tribunal superior, que es actualmente el delegado del Procurador, son igualmente válidas con respecto al ministro del Despacho y al Magistrado de la Corte Suprema de Justicia. Con fundamento en lo anterior, la Corte hará la unidad normativa con el resto de la disposición del cual forma parte el segmento normativo acusado y declarará inexequible la totalidad del art. 134 del decreto 960 de 1970.”
INHABILIDAD PARA SER NOTARIO EN RAZÓN DEL PARENTESCO.
ARTÍCULO 135.
En ninguna designación de Notario podrá postularse o designarse a persona que sea cónyuge o pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, de alguno de los funcionarios que intervienen en la postulación o nombramiento, o de los que hayan participado en la elección o nombramiento de ellos.
Normas concordantes.
Constitución Política 1991.
“Artículo 126. Los servidores públicos no podrán en ejercicio de sus funciones, nombrar, postular, ni contratar con personas con las cuales tengan parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, primero civil, o con quien estén ligados por matrimonio o unión permanente.
Tampoco podrán nombrar ni postular como servidores públicos, ni celebrar contratos estatales, con quienes hubieren intervenido en su postulación o designación, ni con personas que tengan con estas los mismos vínculos señalados en el inciso anterior.
Se exceptúan de lo previsto en este artículo los nombramientos que se hagan en aplicación de las normas vigentes sobre ingreso o ascenso por méritos en cargos de carrera.
Salvo los concursos regulados por la ley, la elección de servidores públicos atribuida a corporaciones públicas deberá estar precedida de una convocatoria pública reglada por la ley, en la que se fijen requisitos y procedimientos que garanticen los principios de publicidad, transparencia, participación ciudadana, equidad de género y criterios de mérito para su selección.
Quien haya ejercido en propiedad alguno de los cargos en la siguiente lista, no podrá ser reelegido para el mismo. Tampoco podrá ser nominado para otro de estos cargos, ni ser elegido a un cargo de elección popular, sino un año después de haber cesado en el ejercido de sus funciones:
Magistrado de la Corte Constitucional, de la Corte Suprema de Justicia, del Consejo de Estado, de la Comisión Nacional de Disciplina Judicial, Miembro de la Comisión de Aforados, Miembro del Consejo Nacional Electoral, fiscal general de la Nación, Procurador General de la Nación, Defensor del Pueblo, Contralor General de la República y Registrador Nacional del Estado Civil.”
Doctrinas.
Grados de parentesco (ver página 341).
INHABILIDADES PARA DESEMPEÑAR EN UN MISMO CIRCULO NOTARIAL EN RAZÓN DEL PARENTESCO.
ARTÍCULO 136.
No podrán ser designados para un mismo Círculo Notarial personas que sean entre sí cónyuges o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.
Jurisprudencias.
Sentencia C-711 de 2002. Magistrado Ponente: Álvaro Tafur Galvis.
“El artículo 131 de la Constitución Política dispone que el nombramiento de los notarios en propiedad se hará mediante concurso, de modo que cualquier disposición del ordenamiento legal que limite el acceso al cargo de notario en propiedad, de quien por razón de dicho concurso debe ser designado en el mismo sería inconstitucional.
Otro tanto habría de considerarse si los servidores públicos encargados de designar notarios en propiedad tuvieren que prescindir de quien se encuentra en la lista de elegibles en virtud del concurso a causa del vínculo matrimonial, por razón de unión permanente o debido al parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil; porque el artículo 126 de la Carta Política exceptúa de esta restricción los nombramientos que se hagan en aplicación de las normas vigentes sobre ingreso o ascenso por méritos.
Pues bien, como quiera que el artículo 136 del Decreto ley 960 de 1970, en estudio, prohíbe que para un mismo círculo notarial sean designadas en el cargo de Notario personas vinculadas por matrimonio o parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, sin clarificar si la restricción opera para las designaciones en propiedad, en interinidad, o por encargo, en aplicación del principio de conservación del derecho, ha de entenderse que la norma no limita el derecho de acceder a la prestación del servicio notarial en propiedad de quien se encuentra en el registro de elegibles, porque tal previsión sería constitucionalmente inadmisible. Sino que el legislador, en ejercicio de su facultad constitucional de establecer las condiciones en que deben prestarse los servicios de interés general, previó tal restricción para la designación de notarios en interinidad y por encargo, y así se declarará.”
Doctrinas.
Grados de parentesco (ver página 341).
DESIGNACIÓN Y RETIRO FORZOSO.
ARTÍCULO 137.
No podrán ser designados Notarios en propiedad quienes se hallen en condiciones de retiro forzoso, sea en el Notariado, sea en la Administración Pública, sea en la de Justicia o en el Ministerio Público, y quienes estén devengando pensión de jubilación. (Aparte subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-258-08 de 11 de marzo de 2008, Magistrado Ponente Dr. Mauricio González Cuervo.)
Normas concordantes.
Concepto No. 467441 de 2020 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
“El Decreto Ley 960 de 1970, “Por el cual se expide el Estatuto del Notariado”,
“Artículo 137. <designación y retiro forzoso>. No podrán ser designados Notarios en propiedad quienes se hallen en condiciones de retiro forzoso, sea en el Notariado, sea en la Administración Pública, sea en la de Justicia o en el Ministerio Público, y quienes estén devengando pensión de jubilación.” (Se subraya).
Ahora bien, la inhabilidad es la incapacidad, ineptitud o circunstancia que impide a una persona ser elegida o designada en un cargo público y, en ciertos casos, impiden el ejercicio del empleo a quienes ya se encuentran vinculados al servicio. Dado el carácter prohibitivo de las inhabilidades, éstas son taxativas, es decir, están expresamente consagradas en una ley o en la Constitución Política. Así, la prohibición contenida en el citado artículo 137, consagra una inhabilidad, consistente en que no puede gozarse simultáneamente de la calidad de notario y de pensionado.
Ahora bien, la Ley 1821 de 2016 establece:
“Artículo 1. (Corregido por el Decreto 321 de 2017, art. 1) La edad máxima para el retiro del cargo de las personas que desempeñen funciones públicas será de setenta (70) años. Una vez cumplidos, se causará el retiro inmediato del cargo que desempeñen sin que puedan ser reintegradas bajo ninguna circunstancia.
Lo aquí dispuesto no se aplicará a los funcionaros de elección popular ni a los mencionados en el artículo 1° del Decreto-ley 3074 de 1968.
Artículo 2. La presente ley no modifica la legislación sobre el acceso al derecho a la pensión de jubilación, Quienes, a partir de la entrada en vigor de la presente ley, accedan o se encuentren en ejercicio de funciones públicas podrán permanecer voluntariamente en los mismos, con la obligación de seguir contribuyendo al régimen de seguridad social (salud, pensión y riesgos laborales), aunque hayan completado los requisitos para acceder a la pensión de jubilación. A las personas que se acojan a la opción voluntaria de permanecer en el cargo, en los términos de la presente ley, no les será aplicable lo dispuesto en el parágrafo 3° del artículo 9° de la Ley 797 de 2003.
Artículo 3. Esta ley no modifica el régimen de acceso a ningún cargo público, ni el de permanencia y retiro de los mismos, salvo en la edad máxima de retiro forzoso aquí fijada. Tampoco modifica las condiciones, requisitos, circunstancias y demás situaciones establecidas en el régimen general y los regímenes especiales que regulan el acceso al derecho a la pensión de jubilación.” (Destacado nuestro)
En consecuencia, esta Ley amplía de 65 a 70 años la edad máxima para desempeñar funciones públicas en el Estado, a los servidores públicos que prestan sus servicios en las ramas del poder público, órganos autónomos e independientes, órganos de control, entidades o agencias públicas y a los particulares que cumplen funciones públicas, con excepción de los funcionarios de elección popular y los mencionados en el artículo 1 del Decreto ley 3074 de 1968.
De igual forma, el Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública, establece:
“Artículo 2.2.11.1.7 Edad de retiro forzoso. A partir de la entrada en vigor de la Ley 1821 de 2016, la edad de setenta (70) años constituye impedimento para desempeñar cargos públicos, salvo las excepciones señaladas en el artículo 2.2.11.1.5.
Las personas que antes de la entrada en vigor de la Ley 1821 de 2016 tuvieren 65 años o más y continúan vinculadas al servicio público, deberán ser retiradas del servicio. Lo anterior, por cuanto no son destinatarias de la regulación de que trata la citada ley.”
Por consiguiente, las personas que antes de la entrada en vigencia de la ley 1821 de 2016, citada en precedente, tengan 65 años o más y continúen vinculadas deben ser retiradas del servicio.
Adicionalmente, respecto de la Ley 1821 de 2016, el Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, en concepto del 8 de febrero de 2017, con radicado interno número 2326, Número único: 11001-03-06-000-2017-00001-00, con ponencia del Magistrado Álvaro Námen Vargas, argumentó lo siguiente:
“A continuación, el artículo 2º de la Ley 1821 ofrece a las personas cobijadas por la misma una opción que no tenían, de manera general, bajo la legislación anterior, y de paso, elimina una restricción que dicha normatividad establecía, todo lo cual termina siendo confirmado por la última parte de la norma. En efecto, la segunda parte dispone, de manera completa:
“Quienes, a partir de la entrada en vigencia de la presente ley, accedan o se encuentren en ejercicio de funciones públicas podrán permanecer voluntariamente en los mismos, con la obligación de seguir contribuyendo al régimen de seguridad social (salud, pensión y riesgos laborales), aunque hayan completado los requisitos para acceder a la pensión de jubilación”.
Como se observa, esta parte de la norma, a pesar de las deficiencias que presenta en su redacción, contiene un supuesto de hecho y una consecuencia jurídica. El supuesto de hecho consiste en que una persona, a la entrada en vigor de la Ley 1821 de 2016, «acceda» al ejercicio de funciones públicas o se encuentre ejerciéndolas y haya cumplido o cumpla los requisitos para adquirir el derecho a la pensión de jubilación. La consecuencia jurídica, por su parte, consiste en que tal persona puede permanecer en el ejercicio de su cargo o de las funciones respectivas, con la obligación de seguir contribuyendo al régimen de seguridad social. Aunque la norma no dice explícitamente hasta cuándo podría permanecer aquella persona en su cargo o en el ejercicio de las funciones que ejerce, la integración de esta disposición con el artículo 1º de la misma ley, permite deducir, sin mayores esfuerzos, que puede hacerlo hasta llegar a la edad de retiro forzoso que la Ley 1821 establece (70 años).”
Decreto 321 de 2017.
“Artículo 1°. La edad máxima para el retiro del cargo de las personas que desempeñen funciones públicas será de setenta (70) años. Una vez cumplidos, se causará el retiro inmediato del cargo que desempeñen sin que puedan ser reintegradas en ninguna circunstancia. Lo aquí dispuesto no se aplicará a los funcionarios de elección popular ni a los mencionados en el artículo 29 del Decreto-ley 2400 de 1968, modificado por el artículo 1 del Decreto-Ley 3074 de 1968.”
Jurisprudencias.
Sentencia No. 02126 de 2018 Consejo de Estado, Consejo Ponente: William Hernández Gómez.
“Conforme los documentos aportados al plenario, se concluye que el demandante fue retirado del cargo de notario por cuanto cumplió 65 años, situación que como se vio, se constituye en una causal objetiva de retiro para los notarios. De otra parte, en relación con la designación en interinidad en el cargo que quedó vacante definitivamente, como consecuencia del retiro del señor Fernández Herrera, se observa, en primer lugar, que este no probó que su reemplazo no cumpliera los requisitos para el desempeño del cargo.
En segundo lugar, sobre la motivación del nombramiento en interinidad, luego de la decisión de retiro debe señalarse que aquella está dada por la ley y consiste, precisamente, en la de dar continuidad al servicio notarial ante la vacante que se genera con ocasión del retiro definitivo del titular del cargo, pero ello no implica que al retiro de una persona que se encontraba inscrita en la carrera notarial, solamente pueda proveerse el empleo con quien superó el concurso de méritos, sino que puede acudirse a las demás modalidades de vinculación, antes vistas; incluso, se podría presentar el evento descrito en el artículo 187 del Decreto 960 de 1970, que señala «Las personas retiradas forzosamente por edad, podrán desempeñar Notaría en interinidad o por encargo», de lo cual se infiere: 1. Que quien cumple la edad de retiro forzoso debe ser retirado del cargo, aunque no se hubiera adelantado un concurso de méritos para seleccionar al nuevo titular. 2. Que es viable que dicho reemplazo se surta mediante nombramientos en interinidad o por encargo y no solamente en propiedad. En este sentido, conviene invocar las consideraciones compartidas por esta Corporación en la sentencia del 20 de mayo de 1999, según las cuales una situación como la descrita no conlleva la anulación del acto de retiro.
Con todo lo dicho, queda desvirtuado el argumento de ilegalidad contra el acto acusado, expuesto por el señor Mario Fernández Herrera. En conclusión: El nombramiento en interinidad en el cargo de notario, con ocasión del retiro del titular por haber llegado a la edad de retiro forzoso, no se configura en causal de nulidad del acto administrativo que así lo dispone.”
Sentencia T-187 de 2017. Magistrado Ponente: María Victoria Calle Correa.
“Decisión de primera instancia: el Juzgado Primero Civil del Circuito de Ciénaga (Magdalena) resolvió negar la solicitud de amparo, por considerar que, en sentencia del 14 de mayo de 1990, la Sección Segunda del Consejo de Estado estableció que: “es apenas obvio, por ende, que si la ley, de modo general, ha fijado como edad de retiro forzoso para los servidores públicos la de sesenta y cinco años (65) no puede un decreto reglamentario señalar un límite diferente para que ocurra un fenómeno, y mucho menos prolongar o extender más allá de dicha edad el tiempo de retiro, en el caso de que sobrevenga durante el período para el cual fue designado”, en tal virtud, el Decreto 3047 de 1989 se encuentra acorde al ordenamiento jurídico por ajustarse, precisamente a lo dispuesto por el Consejo de Estado en relación con el retiro forzoso por edad de los notarios. Asimismo, en sentencias de 27 de marzo de 2014, con radicados 20120058301 y 20130000301, proferidas por la Sección Quinta del Consejo de Estado, luego de observar una situación generalizada de notarios que se mantenían en su cargo pese a contar con 65 años de edad o más, exhortó al presidente de la República, al Consejo Superior de la Carrera Notarial, al Ministerio de Justicia y a la Dirección de Gestión Notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro “(…) para que en lo sucesivo apliquen lo previsto en el artículo 1 del Decreto 3047 del 29 de diciembre de 1989, sin dilación alguna”. Aunado a lo anterior, el juez de primer grado indicó que a partir del Decreto 1069 de 2015, en su artículo 2.2.6.1.5.3.13 se ratificó la edad de retiro forzoso para los notarios en 65 años.
Decisión de segunda instancia: en conocimiento de la impugnación presentada por el accionante contra la sentencia de primer grado, la Sala Civil-Familia del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Santa Marta, mediante fallo del 8 de septiembre de 2016, decidió confirmar la sentencia controvertida, luego de considerar que en el expediente no se encuentra acreditado que el actor se encuentre imposibilitado para ejercer la profesión de abogado en un ámbito distinto del que ha sido retirado por mandato legal (el de notariado), razón por la cual no se encuentra acreditado el acaecimiento de un perjuicio irremediable que haga justificable el desconocimiento de la jurisdicción de lo contencioso administrativo como el escenario idóneo para discutir la juridicidad de su desvinculación, en donde, inclusive, es posible solicitar cautelarmente la suspensión del acto que así lo dispone.
La Sala Primera de Revisión estudia el caso de un ciudadano de 65 años, quien ha sido desvinculado de su cargo como notario único de Ciénaga (Magdalena) por orden de la Superintendencia de Notariado y Registro, y mediante acto administrativo expedido por la Gobernación del Departamento de Magdalena, cuya motivación se refiere al cumplimiento de la edad de retiro forzoso, correspondiente a 65 años de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1 del Decreto Reglamentario 3047 de 1989. Con tal decisión, la accionante estima vulnerados sus derechos fundamentales a, entre otros, el trabajo, la seguridad social, el mínimo vital y el debido proceso, pues desde su perspectiva no es cierto que legalmente exista una edad máxima para ejercer la labor de notario en Colombia, por lo que una disposición de rango reglamentario no puede introducirla. Como fundamento de tal afirmación, el actor señala que los artículos 183 y 184 del Decreto Ley 960 de 1970, que se referían a la figura bajo mención, fueron derogados por el Decreto Ley 2163 de 1970, eliminando, en consecuencia, el retiro obligatorio por causa de edad del ordenamiento jurídico.
Con el fin de determinar si en este caso se adelanta un estudio de fondo, previamente la Sala agotará el análisis de procedencia de la acción de tutela promovida por el señor Jaime Leandro Zabaraín Ulloa contra la Superintendencia de Notariado y Registro y otros, en reiteración de las subreglas jurisprudenciales que respecto de la interposición de tutelas destinadas a controvertir actos administrativos han sido desarrolladas por esta Corporación.
En caso de lograrse superar los requisitos de procedibilidad, la Sala se ocupará de resolver el siguiente problema jurídico: ¿vulnera la Superintendencia de Notariado y Registro, la Dirección de Administración Notarial y la Gobernación del Departamento de Magdalena los derechos fundamentales a la seguridad social, trabajo y debido proceso administrativo del accionante, al disponer su desvinculación como notario único del municipio de Ciénaga (Magdalena), argumentando la aplicación de la edad de retiro forzoso correspondiente a los 65 años de edad, de acuerdo con lo dispuesto, especialmente, en el artículo 1 del Decreto Reglamentario 3047 de 1989, pese a que el actor estima que dicha normatividad no debe ser tenida en cuenta porque, en su criterio, la figura del retiro obligatorio por edad en el caso de los notarios fue eliminada del ordenamiento jurídico con la derogatoria de los artículos 183 y 184 del Decreto Ley 2163 de 1970.?”
Sentencia C-544 de 2008. Magistrado Ponente: Wilson Pinilla.
“Consideraciones de la corte constitucional. 1) competencia. La Corte es competente para conocer de la presente demanda de conformidad con lo previsto en el artículo 241 numeral quinto de la Constitución, por cuanto la disposición parcialmente demandada hace parte de un decreto expedido por el presidente de la República en virtud de facultades extraordinarias conferidas mediante ley, del mismo tipo de las hoy contempladas en el artículo 150, numeral 10 de la Constitución Política.
2) Los problemas jurídicos planteados. Como quedó atrás indicado, el actor considera que la expresión «y quienes estén devengando pensión de jubilación», que hace parte del inciso único del artículo 137 del Decreto Extraordinario 960 de 1970 (Estatuto del Notariado), es contraria al contenido de los artículos 2°, 4°, 5°, 13, 16, 25, 26, 40 numeral 7°, 116, 121, 125, 126, 127, 128 y 131 de la Constitución Política.
Sin embargo, es de advertir que la demanda no sustenta la supuesta violación de cada uno de los preceptos constitucionales antes referidos, sino que, de manera global, plantea la ocurrencia de un cambio sobreviniente en los supuestos fácticos que, en concepto del demandante, justificaron en su momento el establecimiento de esta restricción. De este cambio de circunstancias resultaría que el segmento demandado: i) vulneraría el derecho a la igualdad de los aspirantes al cargo de notario (art. 13); ii) desconocería el derecho al trabajo y/o restringiría el derecho a escoger libremente profesión u oficio (arts. 25 y 26), y iii) limitaría la posibilidad de acceder al desempeño de funciones y cargos públicos (art. 40, núm. 7°).
Por consiguiente, en esta oportunidad la Corte debería ocuparse, únicamente, de resolver los cuestionamientos de inconstitucionalidad a que se hizo referencia en el párrafo inmediatamente anterior.
3) Solicitud de inhibición y existencia de cosa juzgada. Como se mencionó líneas atrás, el Procurador General en su concepto, plantea a la Corte la necesidad de declararse inhibida, por no cumplirse en este caso los requisitos para adoptar una decisión de fondo. Particularmente, considera que el cargo formulado carece de la indispensable certeza, ya que según explica, el segmento normativo demandado no tiene el alcance que en su escrito le atribuye el demandante.
Sin embargo, al margen de esta consideración, observa la Corte que recientemente ella misma profirió una decisión de fondo con respecto a otra demanda dirigida contra la misma expresión aquí acusada (Sentencia C-258 de marzo 11 de 2008, M. P. Mauricio González Cuervo) [3], decisión que, al tener el claro efecto de cosa juzgada, impide de manera absoluta que la Corte vuelva a pronunciarse sobre el mismo asunto.
Es pertinente agregar que en esa oportunidad se resolvieron cuestionamientos de conformidad con los cuales la expresión demandada desconocía el derecho a la igualdad de algunas de las personas interesadas en participar en los concursos públicos conducentes a la designación de notarios en propiedad, así como el derecho al trabajo, la libertad de escoger profesión u oficio y la posibilidad de acceder al desempeño de funciones y cargos públicos.
Es decir, se observa identidad no sólo en cuanto a la norma demandada, sino también entre los cargos con respecto a los cuales la Corte decidió en esa oportunidad y los que han sido planteados en esta, razón por la cual no existe opción diferente a la de ordenar estarse a lo resuelto en dicha providencia.”
Sentencia C-258 de 2008. Magistrado Ponente: Mauricio González Cuervo.
“Prohibición para ser designados notarios-personas que estén devengando pensión de jubilación/prohibición para ser designados notarios-criterio de diferenciación que no guarda relación con la consideración de incapacidad o minusvalía/prohibición para ser designados notarios-criterio que se relaciona con el hecho de tener una garantía mínima de ingreso y seguridad social. Respecto de la expresión demandada la diferenciación se presenta entonces entre dos grupos de personas claramente identificadas: quienes no tienen una pensión de jubilación y se encuentran en una edad laboral activa y los que ya se encuentran gozando de la misma. Para las primeros, la posibilidad de acceder a un empleo representa no sólo una fuente de ingresos para la satisfacción de sus necesidades básicas, sino la posibilidad de acceder a servicios complementarios como la salud y, más adelante, al beneficio pensional que los segundos ya tienen asegurado. Por tanto, el criterio de diferenciación entre ambos grupos lo constituye el hecho de tener o no asegurada las contingencias de la vejez a través de un ingreso estable y permanente, independientemente de que el amparo pensional se haya obtenido a una edad más o menos temprana según el régimen legal aplicable a cada persona. Se trata de una medida que distingue entre quienes ya tienen asegurada una prestación económica permanente del sistema de seguridad social y quienes no la tienen y apenas aspiran a ella.”
INSUBSISTENCIA.
ARTÍCULO 138.
La designación queda insubsistente:
1. Por la no aceptación.
2. Por la falta de confirmación del nombramiento, en los casos en que ella se exige.
3. Por la demora de diez días en tomar posesión del cargo, contados desde la fecha en que se recibe la confirmación del nombramiento, si ya está corriendo el periodo legal, salvo caso fortuito debidamente comprobado o prórroga hasta de treinta días, concedida justificadamente por quien hizo la designación.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.5.3.1. Confirmación del nombramiento. La superintendencia de notariado y registro confirmará los notarios de círculos de la primera categoría y los gobernadores, los de la segunda y tercera.
Parágrafo. Copia de las providencias de nombramiento y confirmación, y del acta de posesión, serán enviadas de inmediato al consejo superior.”
“Artículo 2.2.6.1.5.3.2. Acumulación de calidades. Las calidades de que tratan los artículos 153 y 154 del decreto-ley 0960 de 1970 son acumulables, en su orden, para el lleno de los requisitos legales.”
“Artículo 2.2.6.1.5.3.3. Comunicación de la designación. Dentro de los cinco (5) días siguientes a la designación de un notario, los gobernadores, la comunicarán al consejo superior, por intermedio de la superintendencia de notariado y registro.
(Decreto 2148 de 1983, artículo 63)”
“Artículo 2.2.6.1.5.3.4. Posesión. El notario tomará posesión del cargo dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que reciba la confirmación del nombramiento si ya se inició el periodo legal, salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado o prórroga hasta de 30 días concedida justificadamente por quien hizo la designación.
Para los efectos de la aplicación de este artículo, constituye causal de fuerza mayor, aplicable al servidor público, la imposibilidad de separarse del cargo que desempeña mientras su renuncia no sea aceptada y no haga la correspondiente entrega a quien sea designado para reemplazarlo, siempre que en tiempo hábil hubiere aceptado el nombramiento de notario y cumplido en tiempo los requisitos legales exigidos para la posesión.
En este caso, el término para tomar posesión empezará a contarse una vez efectuada la entrega del cargo.”
Jurisprudencias.
Sentencia T-683 de 1998. Magistrado Ponente: Alfredo Beltrán Sierra.
“Notario-periodo de permanencia. El periodo de permanencia en el cargo de notario que establecía el artículo 61 del decreto 2148 de 1983 (cinco años), sólo es aplicable para los notarios que venían desempeñando el cargo en forma interina antes de la expedición de la Constitución de 1991, pues no pueden existir cargos en interinidad con período fijo.
Entendiéndose que la inexistencia del acto o la falta de motivación es una violación clara y directa de los derechos fundamentales al debido proceso y a la defensa (artículo 29 de la Constitución), que hace viable la acción de tutela. 3.3.2. A efectos de lograr la prevalencia de los principios de la confianza legítima en los órganos del Estado y el de la buena fe que rigen las relaciones entre los particulares y el Estado, la decisión de desvincular a un notario interino, sólo puede depender de circunstancias objetivas, tales como i) el incumplimiento de sus deberes, ii) la realización de conductas que afecten el interés general que subyace en el servicio que presta, iii) la provisión del cargo en propiedad, es decir, después de la realización del concurso público que para el efecto exige la Constitución.”
ACEPTACIÓN O RECHAZO DEL CARGO.
ARTÍCULO 139.
Los cargos pueden ser libremente aceptados o rehusados.
Quien reciba el nombramiento en propiedad, deberá comprobar ante quien lo hizo, que reúne los requisitos exigidos para el cargo, para los fines de la confirmación. Sin esta no podrá tomar posesión, ni ejercer el cargo.
El término que tiene el nombrado para presentar su documentación es de un mes contado desde el día en que reciba el nombramiento, si reside en el país, y de tres meses si está en el extranjero.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.5.3.1. Confirmación del nombramiento. La superintendencia de notariado y registro confirmará los notarios de círculos de la primera categoría y los gobernadores, los de la segunda y tercera.”
“Artículo 2.2.6.1.5.3.2. Acumulación de calidades. Las calidades de que tratan los artículos 153 y 154 del decreto-ley 0960 de 1970 son acumulables, en su orden, para el lleno de los requisitos legales.”
PRUEBA DE LA CALIDAD DE ABOGADO.
ARTÍCULO 140.
La calidad de abogado se probará con copia del acta de grado o del título y certificación sobre su reconocimiento oficial, o con la tarjeta de inscripción profesional.
El ejercicio de la abogacía se podrá acreditar con el desempeño habitual de cualesquiera actividades jurídicas, tanto independientes, como subordinadas, en cargo público o privado.
Jurisprudencias.
Consejo de Estado Sala de Consulta y Servicio Civil, radicado No. 1.858. Consejero Ponente: Enrique José Arboleda Perdomo.
“El Estatuto del Notariado fue expedido por medio del decreto ley 960 de 1970, que contiene la gran mayoría de las normas que regulan este servicio público, el cual fue adicionado, en cuanto al asunto del concepto, por la ley 588 de 2000, “por medio de la cual se reglamenta el ejercicio de la actividad notarial”, expedida para reorganizar el concurso público de la carrera notarial. las anteriores reglamentaciones traen las calidades y requisitos, que se necesitan para acceder al cargo de notario, los cuales son de dos órdenes: unos generales para todos ellos, y otros especiales que dependen de la clasificación del círculo notarial en el que se ejerza esta función. Los requisitos generales están definidos por el artículo 132 del decreto ley 960 de 1970, que hace parte del capítulo 2° dedicado a la regulación de “los notarios”, que a su vez está ubicado bajo el título V “De la organización del notariado,” que a la letra dice:
Artículo 132.- Para ser notario a cualquier título, se requiere ser nacional colombiano, ciudadano en ejercicio, persona de excelente reputación y tener más de treinta años.” Como se observa, en los requisitos generales no aparece enlistado por la ley el de ser abogado, y por lo mismo tampoco se necesita demostrar experiencia profesional. Es en los requisitos especiales, contenidos en los artículos 153 a 155 del mismo estatuto, en los que se requiere demostrar ser abogado titulado y además acreditar una experiencia, pero simultáneamente consagra, como alternativa, la posibilidad de que quien no sea abogado acceda a esos cargos si acredita otras condiciones que la norma regula como equivalentes.
Para los efectos de estas normas el artículo 140 de esta reglamentación, define la prueba de la calidad de abogado en esta forma:
“Artículo 140.- La calidad de abogado se probará con copia del acta de grado o del título y certificación sobre su reconocimiento oficial, o con la tarjeta de inscripción profesional. El ejercicio de la abogacía se podrá acreditar con el desempeño habitual de cualesquiera actividades jurídicas, tanto independientes, como subordinadas, en cargo público o privado.”
Como se desprende de su lectura, la norma es clara sobre la manera de probar como se acreditará la calidad de abogado, y al definirla, determina el momento a partir de cual se debe contar el tiempo de experiencia profesional requerido para ser notario de primera, o segunda categoría.
Como se expuso, la ley 588 de 2000, reglamentó el concurso y varió algunas de las normas del Estatuto de Notariado, y en cuanto al tema de la consulta es conveniente resaltar que de acuerdo con el artículo 5, remitió al Estatuto del Notariado la regulación de los requisitos para ser notario, en estos términos:
“Artículo 5o. Para ser notario a cualquier título se requiere cumplir con las exigencias previstas en el Capítulo II del Título V del Decreto-ley 960 de 1970”.
A pesar de la remisión general que se encuentra en el artículo 5° que acaba de transcribirse, al reglamentar la ley los aspectos que deben ser evaluados en el concurso para la carrera notarial, se incluyó un parágrafo que en forma expresa definió a partir de qué momento se debe comenzar a contar la experiencia profesional como abogado para estos efectos. Para mayor claridad se transcribe:
“ARTICULO 4o. Para la calificación de los concursos se valorará especialmente la experiencia de los candidatos,
Parágrafo 1o. Para efectos del presente artículo, se contabilizará la experiencia en el ejercicio de la profesión de Abogado desde la fecha de obtención del respectivo título.”
Como se colige, el parágrafo en cita adoptó una decisión, que no ofrece la menor duda, acerca del momento a partir del cual la experiencia en las áreas jurídicas se comienza a contar para los aspirantes a notarios que se presenten al concurso correspondiente, que es la obtención del título profesional. La posible ambigüedad del transcrito artículo 140 del Estatuto Notarial, que definía la prueba de la calidad de abogado con el diploma, el acta de grado o la tarjeta profesional, se supera claramente en el parágrafo copiado.
El problema jurídico planteado a la Sala, no consiste en determinar el momento a partir del cual se cuenta la experiencia para efectos del concurso en la carrera notarial, sino para las personas que son nombradas en interinidad, de manera que, según el Ministro consultante, se han presentado varias posiciones jurídicas sobre el particular, al punto que transcribe en la solicitud el artículo 6° del decreto 263 de 2000, que reglamenta la forma de demostrar la experiencia profesional en los cargos de la Procuraduría General de la Nación. Si bien la consulta no expone la razón de la duda citada, la misma puede suscitarse a partir de la redacción del artículo 149 del decreto ley 960 de 1970 según el cual dentro del respectivo período los interinos que reúnan los requisitos legales exigidos para el cargo, tienen derecho de permanencia mientras subsista la causal de la interinidad y no se provea el cargo en propiedad; los demás, podrán ser removidos libremente, dando a entender claramente que puede haber unos notarios interinos que no cumplan con todos los requisitos legales para el cargo que desempeñan, por lo que no tienen la garantía de la permanencia en el cargo.”
CONFIRMACIÓN DE CARGO Y POSESIÓN.
ARTÍCULO 141.
Para la confirmación de cargo y para la posesión cuando no haya lugar a aquella, deberán acreditarse los correspondientes requisitos legales con certificación de autoridades competentes y presentar certificación sobre conducta y antecedentes (carné judicial), en la que deberá constar la situación o definición de los procesos penales en que el designado hubiere sido sindicado, enjuiciado o condenado, y declaración juramentada de ausencia de todo impedimento. Sin el cumplimiento de tales formalidades no podrá procederse a la posesión, salvo el caso de encargo.
Copia del acta de posesión será enviada junto con los documentos originales al Consejo Superior de la Administración de Justicia. (Aparte tachado declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-741-98 del 2 de diciembre de 1998, Magistrado Ponente Dr. Alejandro Martínez Caballero).
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.5.3.2. Acumulación de calidades. Las calidades de que tratan los artículos 153 y 154 del decreto-ley 0960 de 1970 son acumulables, en su orden, para el lleno de los requisitos legales.”
“Artículo 2.2.6.1.5.3.4. Posesión. El notario tomará posesión del cargo dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que reciba la confirmación del nombramiento si ya se inició el periodo legal, salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado o prórroga hasta de 30 días concedida justificadamente por quien hizo la designación.
Para los efectos de la aplicación de este artículo, constituye causal de fuerza mayor, aplicable al servidor público, la imposibilidad de separarse del cargo que desempeña mientras su renuncia no sea aceptada y no haga la correspondiente entrega a quien sea designado para reemplazarlo, siempre que en tiempo hábil hubiere aceptado el nombramiento de notario y cumplido en tiempo los requisitos legales exigidos para la posesión.
En este caso, el término para tomar posesión empezará a contarse una vez efectuada la entrega del cargo.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 58. El cargo de notario se asume por la designación, la confirmación si fuere del caso, y la posesión.”
“Artículo 59. El hecho de haber sido notario o registrador se acredita con certificación de la superintendencia de notariado y registro.
Esta entidad calificará la práctica o experiencia notarial, registral o judicial que la ley exige.”
“Artículo 60. Para la posesión como notario deberá acreditarse, según el caso:
1. En propiedad, haber sido confirmado en el cargo, previo el lleno de los requisitos legales.
2. En interinidad:
a) ser nacional colombiano, ciudadano en ejercicio, persona de excelente reputación, tener más de treinta años de edad, y
b) certificación sobre conducta, antecedentes penales y declaración juramentada de ausencia de todo impedimento.
3. Por encargo, los señalados en el literal a) del numeral anterior.”
Decreto 2817 de 1974.
“Artículo 1. Delegase en el Ministerio de Justicia la confirmación de los nombramientos en propiedad de los Notarios de primera categoría y de los Registradores de Instrumentos Públicos.”
“Artículo 2. Los Notarios Públicos y el Registrador de Instrumentos Públicos del Círculo de Bogotá tomarán posesión de sus cargos ante el ministro de Justicia.”
“Artículo 3. Los demás Notarios de primera categoría y Registradores de cabecera de círculo tomarán posesión de sus cargos antes los Gobernadores, Intendentes y Comisarios de los respectivos Círculos.”
“Artículo 4. La confirmación de los nombramientos de los Notarios de segunda y tercera categoría corresponde a la autoridad que hubiere hecho la designación. Tales funcionarios y los Registradores de Instrumentos Públicos Seccionales tomarán posesión de sus cargos ante la primera autoridad política del respectivo lugar.
Parágrafo: Para la confirmación de los nombramientos de que trata este artículo es necesario el concepto favorable de la Superintendencia de Notariado y Registro sobre que los designados llenan las cualidades exigidas por la ley para dichas categorías y sobre el cumplimiento de las obligaciones de quienes estén ejerciendo el cargo.”
Jurisprudencias.
Sentencia Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Tercera, sentencia del 14 de octubre de 1999. Expediente No. AC-8490.
“En consecuencia, si bien es cierto que para participar en los concursos para la admisión en las carreras de empleados las entidades pueden exigir que los aspirantes acrediten su idoneidad profesional y moral, también lo es que esas exigencias no pueden desconocer las normas de carácter superior.
En este orden de ideas, considera la Sala que los derechos fundamentales al debido proceso y a acceder al desempeño de funciones y cargos públicos del actor se vulneran con la exigencia del certificado de antecedentes disciplinarios para la inscripción y admisión en el concurso. Este requisito no exigido en el decreto ley para la etapa inicial del concurso y en relación con el cual existe previsión legal sobre la forma como las entidades pueden obtenerlo, no puede ser requerido por la entidad a través de un acto administrativo de menor jerarquía normativa para la inscripción y admisión de los aspirantes al concurso.
El artículo 29 numeral 6 del Decreto Ley 2591 de 1991 que reglamenta la acción de tutela prevé que «cuando la violación o amenaza de violación derive de la aplicación de una norma incompatible con los derechos fundamentales, la providencia judicial que resuelva la acción interpuesta deberá además ordenar la inaplicación de la norma impugnada en el caso concreto.
En consecuencia, se ordenará inaplicar el artículo 5.o del Acuerdo No. 9 de septiembre 20 de 1999 expedido por el Consejo Superior de la Carrera Notarial, que exige a los aspirantes acompañar con la solicitud fotocopia del certificado judicial vigente, dado que no solo desconoce lo establecido en los artículos 141 del Decreto Ley 960 de 1970 y 17 del Decreto 2150 de 1990, sino también el derecho fundamental al debido proceso del accionante.”
Sentencia C-741 de 1998. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero.
“Si la Constitución ordena perentoriamente que los notarios en propiedad sean nombrados por concurso, la existencia de la carrera notarial es la consecuencia natural de ese mandato constitucional. El diseño de la carrera es entonces la forma legal de reglamentar el servicio prestado por los notarios, por lo cual la carrera notarial, como carrera especial para la reglamentación de la función fedante, tiene pleno respaldo constitucional, tal y como esta Corte ya lo había señalado en anteriores decisiones, en donde señaló que, al ser la función notarial una labor eminentemente técnica, y al haber ordenado la Carta el nombramiento en propiedad de los notarios por concurso, entonces debe entenderse que la Constitución establece la carrera notarial como un sistema especial de carrera.”
ASUNCIÓN DEL CARGO.
ARTÍCULO 142.
Las funciones del cargo se asumen por la designación seguida de la posesión, pero las anomalías que se hayan presentado en el nombramiento, confirmación o posesión de quien esté ejerciendo el cargo, no afectan la validez de la actuación oficial de él.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.5.6.1. Servicio activo. El notario se encuentra en servicio activo, cuando debidamente posesionado ejerce sus funciones.”
SEPARACIÓN DEL EJERCICIO DEL CARGO.
ARTÍCULO 143.
Sin perjuicio de la investigación penal a que hubiere lugar, el funcionario que haya hecho la designación podrá en cualquier tiempo, de oficio o a solicitud del Ministerio Público, de la Vigilancia Notarial o de cualquiera persona, separar del cargo, de plano, hasta que se pronuncie la decisión disciplinaria, a quien haya entrado a ejercerlo con fundamento en certificación o declaración manifiestamente apócrifa.
Jurisprudencias.
Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Segunda, sentencia del 4 agosto de 1993. Magistrado Ponente: Diego Younes Moreno.
“El artículo 73 del Código Contencioso Administrativo hoy artículo 97 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo dispone, que cuando un acto administrativo haya creado o modificado una situación jurídica de carácter particular y concreto, no podrá ser revocado sin el consentimiento expreso y escrito del respectivo titular, salvo cuando resulte de la aplicación del silencio administrativo positivo y se den las causales previstas en el art. 60 ibidem, o si fuere evidente que ocurrió por medios ilegales.
En el sub lite la administración calificó como medios ilegales sus propias equivocaciones, en las que se ocurrió sin la intervención del demandante, o por lo menos ello no se probó, por lo que resulta improcedente apoyarse en lo dispuesto en el artículo mencionado del Código Contencioso Administrativo para revocar la resolución acusada, toda vez que en sus maniobras ilegítimas que vician la voluntad administrativa, maniobras que solo pueden generar consecuencias negativas al administrado, cuando provienen de este.
Si el Instituto advirtió su propio error y pretendía hacer desaparecer del ámbito jurídico a través de la revocación directa la designación recaída sobre el demandante, debió obtener su asentamiento a ese efecto o acudir ante esta jurisdicción a fin de obtener su información.
Mas no le era dable revocarla en la forma en que lo hizo, porque no era palpable que la situación jurídica surgida en favor de aquel obedeciera al empleo por parte suya de medios torticeros, ya que solo entonces podría afirmarse que el derecho nacido en su favor no merece protección.”
CAUSALES DE PÉRDIDA DEL CARGO.
ARTÍCULO 144.
El cargo se pierde:
1. Por aceptación de la renuncia.
2. Por ejercer otro cargo público. Sin embargo, quienes ejerzan Notaría en propiedad no la perderán cuando fueren designados interinamente o por encargo para alguno en la Rama Jurisdiccional o en el Ministerio Público, o en otra Notaría o en Oficina de Registro.
3. Por no presentarse el Notario a desempeñarlo, vencido el término de la licencia que se le haya concedido.
4. Por destitución decretada en providencia firme.
CARRERA O SERVICIO.
ARTÍCULO 145.
Los Notarios pueden ser de carrera o de servicio, y desempeñar el cargo en propiedad, en interinidad o por encargo. (Aparte tachado declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-741-98 del 2 de diciembre de 1998, Magistrado Ponente Dr. Alejandro Martínez Caballero, y en el entendido de que la interinidad y el encargo son mecanismos válidos para asegurar la continuidad del servicio notarial en circunstancias excepcionales, pero que no pueden ser utilizados para desconocer el mandato constitucional según el cual el servicio notarial debe ser prestado por notarios en propiedad nombrados por concurso (CP art. 131).
Normas concordantes.
Ley 588 de 2000.
“Artículo 2. Propiedad he interinidad. El nombramiento de los notarios en propiedad se hará mediante concurso de méritos.
En caso de vacancia, si no hay lista vigente de elegibles, podrá el nominador designar notarios en interinidad, mientras el organismo competente realiza el respectivo concurso.
De igual modo se procederá cuando el concurso sea declarado desierto.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 95. La carrera notarial tiene por objeto mejorar el servicio en la función notarial, seleccionar los notarios mediante la comprobación de su capacidad intelectual y moral, garantizar su estabilidad en el cargo y su promoción o ascenso.
Para el ingreso y permanencia en la carrera no podrá hacerse distingo alguno por razón de raza, sexo, estado civil, religión o filiación política.
Se refiere en los art 65-66 a la manera como pueden desempeñar el cargo los notarios. artículo 65. —los notarios pueden ser de carrera o de servicio, así:
1. Es notario de carrera quien desempeñe el cargo en propiedad y conforme a la ley es debidamente escalafonado.
2. Es notario de servicio quien desempeña el cargo sin estar escalafonado.
artículo 66. el notario desempeña el cargo en propiedad, en interinidad o por encargo:
1. En propiedad cuando, con el lleno de los requisitos legales exigidos para el cargo, ha sido seleccionado mediante concurso.
2. En interinidad, cuando ha sido designado como tal:
a) Por no realizarse el concurso convocado o éste se declarare desierto;
b) Por encargo superior a tres meses, y
c) Por falta absoluta del titular.
3. Por encargo cuando ha sido designado para suplir faltas del titular.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-741 de 1998. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero.
“La corte concluye entonces que en nada viola la constitución que la ley distinga entre los notarios en propiedad y aquellos por encargo o interinos. con todo, esta corporación precisa que estas figuras son exequibles en el sentido de que son mecanismos razonables para asegurar la continuidad de la función notarial, pero que la carta ha adoptado un modelo que privilegia la prestación de este servicio por notarios en propiedad, nombrados por concurso, y que por ende hacen parte de la carrera notarial. no otro es el sentido del mandato perentorio del artículo 131 superior sobre la necesidad del concurso para proveer en propiedad el cargo de notario.”
Corte Constitucional.
“En Sentencia C-153-99 del 10 de marzo de 1999, Magistrado Ponente Dr. Eduardo Cifuentes Muñoz, la Corte Constitucional dispuso estarse a lo resuelto en la Sentencia C-741-98.
Artículo declarado EXEQUIBLE salvo el aparte tachado declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-741-98 del 2 de diciembre de 1998, Magistrado Ponente Dr. Alejandro Martínez Caballero, y en el entendido de que la interinidad y el encargo son mecanismos válidos para asegurar la continuidad del servicio notarial en circunstancias excepcionales, pero que no pueden ser utilizados para desconocer el mandato constitucional según el cual el servicio notarial debe ser prestado por notarios en propiedad nombrados por concurso (CP art. 131).”
NOTARIO EN PROPIEDAD.
ARTÍCULO 146.
Para ser Notario en propiedad, se requiere el lleno de los requisitos legales exigidos para la correspondiente categoría, y, además, haber sido seleccionado mediante concurso. Sin embargo, la postulación y la designación podrán hacerse prescindiendo de la selección de candidatos mediante concurso, cuando este no se haya realizado y cuando se haya agotado la lista de quienes lo aprobaron, conforme a los artículos 172 y 174. (Aparte tachado declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-155-99 del 10 de marzo de 1999, Magistrado Ponente Dr. Vladimiro Naranjo Mesa.)
La designación en propiedad da derecho al titular a no ser suspendido ni destituido sino en los casos y con las formalidades que determina el presente estatuto.
Normas concordantes.
Constitución Política de 1991.
“Artículo 131. Compete a la ley la reglamentación del servicio público que prestan los notarios y registradores, la definición del régimen laboral para sus empleados y lo relativo a los aportes como tributación especial de las notarías, con destino a la administración de justicia. El nombramiento de los notarios en propiedad se hará mediante concurso. Corresponde al gobierno la creación, supresión y fusión de los círculos de notariado y registro y la determinación del número de notarios y oficinas de registro.”
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.5.1 Requisitos generales. Podrán participar en el concurso para el ingreso a la carrera notarial los ciudadanos que reúnan y acrediten, en la fecha de la inscripción las condiciones generales descritas en el artículo 132 del decreto-ley 960 de 1970, y los requisitos a que se refieren los artículos 153, 154 y 155 del mismo decreto según la categoría de notaría a que aspire.
Parágrafo. No podrán participar quienes se encuentren dentro de las causales de impedimento previstas en los artículos 133, 135, 136 y 137 del decreto ley 960 de 1970.
(Decreto 3454 de 2006, artículo 1).”
“Artículo 2.2.6.5.2 Estructura del concurso. El concurso se compone de las siguientes fases: (1) convocatoria; (2) inscripción y presentación de los documentos con los que el aspirante pretenda acreditar el cumplimiento de requisitos; (3) análisis de requisitos y antecedentes; (4) calificación de la experiencia; (5) prueba de conocimientos; (6) entrevista, y (7) publicación y conformación de la lista de elegibles.
(Decreto 3454 de 2006, artículo 2).”
“Artículo 2.2.6.5.3 Convocatoria. La convocatoria será efectuada por el consejo superior mediante acuerdo que señalará las bases del concurso, y que contendrá, como mínimo:
1. Fechas y plazos de la inscripción;
2. Notarías para las cuales se convoca a concurso, con indicación del departamento, distrito, municipio, círculo, número y categoría;
3. Requisitos que deben acreditarse según la categoría de la notaría;
4. Puntaje para las fases y naturaleza de cada una de estas, de conformidad con la ley;
5. Fecha de publicación de la lista de los aspirantes convocados a presentar la prueba por haber obtenido el puntaje a que se refiere el artículo 2.2.6.5.7 del presente capítulo;
6. Prueba a aplicar, fecha, hora y lugar de aplicación;
7. Fecha de publicación de los resultados de la prueba y de la convocatoria a entrevista de quienes hayan obtenido el puntaje a que se refiere el artículo 2.2.6.5.8 del presente capítulo;
8. Autoridad competente y procedimiento para resolver las reclamaciones y consultas que formulen los aspirantes, de conformidad con la ley;
9. Direcciones postales, números telefónicos, direcciones de correo electrónico y sitios web donde los interesados pueden obtener información, y
10. Lo relacionado con la presentación de la garantía de que trata la ley 588 de 2000.
Parágrafo. En el acuerdo el consejo superior reglamentará los criterios y condiciones de los aspectos anteriores preservando la publicidad y transparencia en todo el proceso de selección.
(Decreto 3454 de 2006, artículo 3).”
“Artículo 2.2.6.5.4 Inscripción. La inscripción se realizará por vía electrónica en el sitio web que indique el consejo superior, en la fecha que determine el reglamento.
El postulante diligenciará en forma completa el formulario electrónico que para tal fin sea aprobado por el consejo superior, indicando el círculo al que aspira. Si en el círculo existe más de una notaría, indicará también el orden de su preferencia. Serán eliminados del proceso los aspirantes que presenten más de una aplicación en el concurso.
El aspirante tendrá en cuenta que al diligenciar y enviar el formulario estará afirmando bajo la gravedad del juramento, no tener ningún impedimento para ser designado notario, y que no ha sido condenado penal, disciplinaria o administrativamente por conductas lesivas del patrimonio del estado, ni sancionado con pena de suspensión o destitución por faltas en el ejercicio del cargo de notario, de conformidad con lo dispuesto en el decreto-ley 960 de 1970, la ley 734 de 2002 y demás normas que regulen la materia.
Simultáneamente con la inscripción, el aspirante deberá remitir a los lugares y por los medios que establezca el acuerdo, los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos generales y particulares previstos en este capítulo para aspirar al cargo de notario, según el círculo y la categoría de la notaría, con todos los soportes que acrediten experiencia laboral, títulos académicos y publicación de obras jurídicas, en los términos exigidos por la ley 588 de 2000.
Parágrafo. Quienes deseen participar en el concurso, una vez diligenciado el formulario de inscripción, deberán remitir, además de los requisitos señalados en este artículo, los siguientes documentos: certificación sobre conducta y antecedentes en donde conste la situación o definición de los procesos penales en que el aspirante hubiere sido enjuiciado o condenado; certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación; certificado de vigencia de la cedula de ciudadanía expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil; certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría General de la República, y copia del pasado judicial expedido por la autoridad competente.”
Acuerdo No. 1 de 2006.
“Por el cual se convoca a concurso público y abierto para el nombramiento de los notarios en propiedad y el ingreso a la carrera notarial.
Que la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-421 de 2006 ordenó «que el Consejo Superior a que se refiere el artículo 164 del Decreto-ley 960 de 1970, proceda a la realización de los concursos abiertos para la provisión en propiedad por parte del Gobierno del cargo de notario, en un término máximo de seis (6) meses, contados a partir de la notificación de la presente sentencia, en cumplimiento del artículo 131 de la Constitución Política y de conformidad con lo dispuesto en los artículos pertinentes de la Ley 588 de 2000 y demás disposiciones legales, concordantes y complementarias»;
Que el artículo 165 del Decreto 960 de 1970 dispone que con suficiente anticipación el Consejo Superior fijará las bases de cada concurso, con señalamiento de sus finalidades, requisitos de admisión, calendario, lugares de inscripción y realización, factores que se tendrán en cuenta, manera de acreditarlos, y sistema de calificaciones, e indicará la divulgación que haya de darse a la convocatoria;
Que el artículo 82 del Decreto 2148 de 1983 dispone que la Superintendencia de Notariado y Registro proporcionará al Consejo Superior los servicios técnicos y administrativos que requiera para su eficaz funcionamiento;
Que el Gobierno Nacional, mediante Decreto 3454 de 2006, reglamentó la Ley 588 de 2000 y fijó el marco regulatorio para el ejercicio de las funciones del Consejo Superior.
Artículo 1°. Convocatoria. Convóquese a concurso público y abierto para el nombramiento de los notarios en propiedad y el ingreso a la carrera notarial.
Artículo 2°. Nombramiento. El nombramiento de los notarios en propiedad lo hará el Gobierno Nacional o Departamental, según la categoría del círculo notarial a proveer, de la lista de elegibles que presente el Consejo Superior, como resultado del concurso público y abierto que se convoca mediante este acuerdo para proveer titulares en propiedad de los cargos de notarios que no se encuentren provistos mediante concurso público y abierto.
Parágrafo. La garantía de que trata el artículo 7º de la Ley 588 de 2000 se presentará por el notario que corresponda antes de la posesión y conforme a las características y procedimientos que el Consejo Superior fijará en acuerdo posterior.”
Ley 588 de 2000.
“Artículo 2. Propiedad e interinidad. El nombramiento de los notarios en propiedad se hará mediante concurso de méritos.
En caso de vacancia, si no hay lista vigente de elegibles, podrá el nominador designar notarios en interinidad, mientras el organismo competente realiza el respectivo concurso.
De igual modo se procederá cuando el concurso sea declarado desierto.”
N.C. DEL FONDO CUENTA ESPECIAL DEL NOTARIADO.
Resolución No. 09518 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Por la cual se fijan los subsidios en dinero para garantizar la prestación del servicio notarial en las notarías de insuficientes ingresos y se establece el procedimiento para su pago.”
Resolución No. 12657 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Que el artículo 5 del Decreto 1672 de 1997 dispuso que «[l]os recursos actualmente destinados a mejorar las condiciones económicas de los Notarios de insuficientes ingresos, a la capacitación de los Notarios y a la divulgación del Derecho Notarial, de que trata el artículo 11 de la Ley 29 de 1973 y concordantes, serán administrados por la Superintendencia de Notariado y Registro a través de un fondo o un sistema especial de manejo de cuentas, sin personería jurídica, estructura administrativa ni planta de personal propia», cuyo representante legal y ordenador del gasto será el Superintendente de Notariado y Registro.
Que según lo indicado en el inciso segundo del artículo 5 del Decreto ibidem, dicho Fondo será administrado por el Superintendente de Notariado y Registro, quién podrá delegar esta función en el secretario general, con la asesoría de un Consejo integrado por el Ministro de Justicia y del Derecho o su delegado, quien lo presidirá; el presidente del Colegio Nacional de Notarios o su delegado; un Notario de Tercera Categoría, o su suplente, elegido por los de su misma categoría. El Consejo adoptará su propio reglamento para la toma de decisiones.”
Concepto 503141 de 2020 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
“Se debe tener en cuenta que la función notarial constituye, por definición constitucional y legal, un servicio público prestado por particulares; también es característico del derecho colombiano que los Notarios reciban su remuneración de dos fuentes: en primer lugar, de los ingresos percibidos por las tarifas de los servicios prestados y, en segundo lugar, de los subsidios o subvenciones que reciban por parte del Estado…Frente a la naturaleza del “subsidio” creado por la Ley 29 de 1973, no existe duda alguna que se trata de una típica subvención en los términos que se han venido explicando; en efecto, se trata de: i) Una prestación dineraria a cargo del Estado –en un principio por el Fondo Nacional del Notariado en los términos de la Ley 29 de 1973, cuya financiación se derivaba de los aportes realizados por los Notarios del país y a partir del Decreto-ley 1672 de 1997, por la Superintendencia de Notariado y Registro en su condición de encargada de manejar la cuenta especial creada para mejorar las condiciones económicas de los notarios de bajos ingresos–; ii) El sujeto pasivo es una persona natural encargada por el ordenamiento jurídico de prestar el servicio público notarial; iii) El buen funcionamiento del servicio público notarial es un objetivo constitucional de interés general (artículo 131 de la Constitución Política); (…) Así las cosas, se cumplen los requisitos para que el subsidio a favor de los Notarios de ingresos insuficientes sea considerado como una subvención, atendiendo principalmente el hecho de que con su otorgamiento no se retribuye el servicio notarial y que su otorgamiento tiene como destinación específica el mejoramiento del servicio público notarial.”.”
Ley 29 de 1973.
“Artículo 2. La remuneración de los Notarios la constituyen las sumas que reciban de los usuarios por la prestación de sus servicios, de acuerdo con las tarifas legales, y por subsidios que les fije el Fondo Nacional del Notariado o la Superintendencia de Notariado y Registro cuando fuere el caso.”
“Artículo 3. Los Notarios crearán bajo su responsabilidad, los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de las oficinas a su cargo, y enviarán a la Superintendencia copia de las providencias que dicten en ese sentido.”
“Artículo 4. El pago de las asignaciones de los empleados subalternos de los Notarios, así como la dotación y sostenimiento de las respectivas oficinas, se hará por tales funcionarios de los recursos que perciban de los usuarios por concepto de los derechos notariales que autoriza la ley.”
“Artículo 14. La Junta Directiva del Fondo fijará anualmente el monto del subsidio a que tienen derecho los Notarios, según los círculos y regiones, y teniendo en cuenta especialmente el número de escrituras otorgadas en cada uno de aquéllos en el año inmediatamente anterior.
En los círculos donde funciona más de una Notaría, la Junta Directiva señalará la cuantía que corresponda a cada Notario, siguiendo las reglas determinadas en el inciso anterior, y en consideración a las circunstancias especiales de cada uno
Parágrafo. Ningún Notario podrá gozar de este beneficio sin que haya cumplido previamente con las obligaciones para con los usuarios, sus empleados subalternos, la Superintendencia de Notariado y Registro, el Fondo, el Colegio de Notarios y las demás que les imponga la ley.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-155 de 1999. Magistrado Ponente: Vladimiro Naranjo Mesa.
“El principio de aplicación inmediata de la nueva Constitución conlleva dos clases de efectos: efectos frente a las normas jurídicas existentes en el momento de su entrada en vigencia, y efectos frente a los hechos que ocurran a partir de su vigencia, como a las situaciones en tránsito de ejecución en ese momento. En cuanto a los efectos frente a la normatividad jurídica existente en el momento en el que se promulga la nueva Constitución, el principio de aplicación inmediata significa que, como regla general, tal normatividad conserva su vigencia, salvo que resulte contradictoria con el nuevo régimen. A este respecto ha indicado la Corte que «la regla dominante en este nuevo universo normativo reconoce que el tránsito constitucional no conlleva necesariamente la derogación de todas las normas expedidas durante la vigencia de la Constitución derogada.
Por tanto, la legislación preexistente conserva toda su vigencia en la medida en que la nueva Constitución no establezca reglas diferentes.» La necesidad de evitar un colapso normativo, y de mantener la seguridad jurídica, sustentan el anterior principio de interpretación de los efectos de la Constitución en el tiempo, en lo que se refiere a su aplicación en relación con las normas vigentes.
El principio de aplicación inmediata de la nueva Constitución conlleva también efectos frente a los hechos sucedidos con anterioridad y con posterioridad a su entrada en vigor. En este sentido, respecto de los nombramientos de notario en propiedad que en cualquier tiempo hayan podido llevarse a cabo prescindiendo del concurso que exige la Constitución vigente, la Corte precisa que quienes en virtud de tales designaciones ocupan actualmente tales cargos, no pueden alegar un derecho adquirido. En efecto no es dable aducir derechos adquiridos frente a la nueva Constitución, que expresamente ha querido que todos los notarios accedan por concurso a la carrera notarial, y que la estabilidad en el cargo se derive del hecho de la participación en la mencionada oposición y del puntaje obtenido en ella.”
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral-Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“FUNCIÓN NOTARIAL, NOTARIOS Y
ORGANIZACIÓN NOTARIAL
(…)
8. EL NOTARIO COMO SUJETO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
8.1. Vinculación y régimen legal
(…)
b) Proceso de vinculación
La Ley 588 de 2000 regula este proceso.
Como indicó, el nombramiento de los notarios en propiedad se hará mediante concurso de méritos. En caso de vacancia, si no hay lista vigente de elegibles, podrá el nominador designar notarios en interinidad, mientras el organismo competente realiza el respectivo concurso. De igual modo se procederá cuando el concurso sea declarado desierto.
El organismo rector de la carrera notarial realizará directamente los exámenes o evaluaciones académicas o podrá hacerlo a través de universidades legalmente establecidas, de carácter público o privado. Dichas pruebas estarán destinadas a medir los conocimientos de los concursantes.”[105]
Manual de carrera Notarial del proceso, concurso y carrera Notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 131 de la Constitución Política, el nombramiento de los notarios en propiedad se hará mediante concurso público y abierto de méritos. Se entenderá que ha ingresado a la carrera notarial, aquel aspirante que supere todas las etapas de un concurso público y abierto de méritos se encuentre incluido en una lista de elegibles vigente y en consecuencia sea nombrado en propiedad, acepte su designación y tome posesión del cargo.
En concordancia con lo anterior, y con el objetivo de asegurar la continuidad de la función notarial, es posible la vinculación de notarios en interinidad y encargo. Sin embargo, la Constitución Política ha adoptado un modelo que privilegia la prestación de este servicio por notarios en propiedad, nombrados en virtud de un concurso público y abierto de méritos, y que, por ende, hacen parte de la carrera notarial.”
D.C. FONDO CUENTA ESPECIAL DEL NOTARIADO (comentario del autor).
Hoy en día no existe el Fondo Nacional del Notariado; fue sustituido por la Fondo Cuenta Especial de la Superintendencia de Notariado y Registro.
A través de la resolución 12657 de 2022, la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) estableció el procedimiento para llevar a cabo la elección del representante de los notarios de tercera categoría ante el Consejo Asesor del Fondo Cuenta Especial del Notariado y su suplente, esto para el periodo 2022 – 2024.
Historia del Fondo Cuenta Especial del Notariado (cuadro del autor).
Ilustración 72 Historia del Fondo Cuenta Especial del Notariado- cuadro del autor.
Procedimiento para elección del representante de los Notarios y su suplente ante el Consejo Asesor del Fondo Cuenta Especial de Notariado (cuadro del autor).
Ilustración 73 Procedimiento para elección del representante de los Notarios y su suplente ante el Consejo Asesor del Fondo Cuenta Especial de Notariado- cuadro del autor.
ESTABILIDAD EN EL CARGO.
ARTÍCULO 147.
La estabilidad en el cargo ejercido en propiedad podrá extenderse hasta el retiro forzoso, dentro de las condiciones de la carrera, para quienes pertenezcan a ella, y al término del respectivo periodo, para quienes sean de servicio. (Artículo declarado EXEQUIBLE salvo el aparte tachado declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-741-98 del 2 de diciembre de 1998, Magistrado Ponente Dr. Alejandro Martínez Caballero).
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.5.3.9. Falta absoluta del notario. Se produce falta absoluta del notario por:
1. Muerte.
2. Renuncia aceptada.
3. Destitución del cargo.
4. Retiro forzoso.
5. Declaratoria de abandono del cargo.
6. Ejercicio de cargo público, no autorizado por la ley.
7. Supresión de la notaría.”
“Artículo 2.2.6.1.5.3.14. Nueva designación. El notario retirado forzosamente por incapacidad física o mental podrá ser designado nuevamente siempre que acredite plenamente su completa recuperación o rehabilitación con certificado expedido por la junta regional de calificación de invalidez que no ha cumplido la edad de retiro forzoso y que reúne los requisitos propios del cargo.”
“Artículo 2.2.6.1.5.3.16. Deber de comunicación. Cuando la superintendencia de notariado y registro tenga conocimiento de situaciones de retiro forzoso, falta absoluta de notario o abandono del cargo, lo comunicará a la entidad nominadora o a la primera autoridad política del lugar según el caso, con el fin de que se adopten las medidas legales pertinentes.”
“Artículo 2.2.6.1.5.5.2. Exclusión de la carrera notarial. El notario dejará de pertenecer a la carrera en cualquier caso en que se produzca falta absoluta y en el previsto en el artículo 202 del decreto-ley 960 de 1970.”
Jurisprudencias.
Sentencia No. 02126 de 2018. Consejero Ponente: William Hernández Gómez.
“Consejo de estado, nombramiento en interinidad en un cargo de notario – retiro del titular en carrera, por haber llegado a la edad de retiro forzoso / edad como límite máximo para el ejercicio de la función notarial – edad de retiro forzoso para los notarios la edad de 65 años / formas de vinculación como notario – propiedad, interinidad y encargo / nombramiento en interinidad de notario – no es causal de nulidad del acto administrativo que retiro del servicio a notario por cumplir edad de retiro forzoso. Conforme los documentos aportados al plenario, se concluye que el demandante fue retirado del cargo de notario por cuanto cumplió 65 años, situación que como se vio, se constituye en una causal objetiva de retiro para los notarios. De otra parte, en relación con la designación en interinidad en el cargo que quedó vacante definitivamente, como consecuencia del retiro del señor Fernández Herrera, se observa, en primer lugar, que este no probó que su reemplazo no cumpliera los requisitos para el desempeño del cargo.
En segundo lugar, sobre la motivación del nombramiento en interinidad, luego de la decisión de retiro debe señalarse que aquella está dada por la ley y consiste, precisamente, en la de dar continuidad al servicio notarial ante la vacante que se genera con ocasión del retiro definitivo del titular del cargo, pero ello no implica que al retiro de una persona que se encontraba inscrita en la carrera notarial, solamente pueda proveerse el empleo con quien superó el concurso de méritos, sino que puede acudirse a las demás modalidades de vinculación, antes vistas; incluso, se podría presentar el evento descrito en el artículo 187 del Decreto 960 de 1970, que señala «Las personas retiradas forzosamente por edad, podrán desempeñar Notaría en interinidad o por encargo», de lo cual se infiere: 1. Que quien cumple la edad de retiro forzoso debe ser retirado del cargo, aunque no se hubiera adelantado un concurso de méritos para seleccionar al nuevo titular. 2. Que es viable que dicho reemplazo se surta mediante nombramientos en interinidad o por encargo y no solamente en propiedad. En este sentido, conviene invocar las consideraciones compartidas por esta Corporación en la sentencia del 20 de mayo de 1999, según las cuales una situación como la descrita no conlleva la anulación del acto de retiro. (…) Con todo lo dicho, queda desvirtuado el argumento de ilegalidad contra el acto acusado, expuesto por el señor Mario Fernández Herrera. En conclusión: El nombramiento en interinidad en el cargo de notario, con ocasión del retiro del titular por haber llegado a la edad de retiro forzoso, no se configura en causal de nulidad del acto administrativo que así lo dispone.”
NOTARIOS INTERINOS.
ARTÍCULO 148.
Habrá lugar a designación en interinidad:
1. Cuando el concurso sea declarado desierto, mientras se hace el nombramiento en propiedad;
2. Cuando las causa que motive el encargo se prolongue más de tres meses, mientras ella subsista o se hace la designación en propiedad.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.5.3.6. Propiedad, interinidad o encargo. El notario desempeña el cargo en propiedad, en interinidad o por encargo:
1. En propiedad cuando, con el lleno de los requisitos legales exigidos para el cargo, ha sido seleccionado mediante concurso.
2. En interinidad, cuando ha sido designado como tal:
a) Por no realizarse el concurso convocado o éste se declarare desierto;
b) Por encargo superior a tres meses, y
c) Por falta absoluta del titular.
3. Por encargo cuando ha sido designado para suplir faltas del titular.”
Jurisprudencias.
Sentencia T-1585 de 2000. Magistrado Ponente: Fabio Morón Diaz.
“Notario – designación en interinidad procede ante declinación del nombrado en propiedad / consejo superior de la carrera notarial – Termino de vigencia lista de elegibles de notario/ notario – Designación en propiedad debe realizarse respetando la lista de elegibles El problema jurídico consiste en determinar si al designar en interinidad al demando Notario 66 del Círculo de Bogotá, se violaron las normas que en la demanda se alegan. Para el efecto es preciso establecer si para la época en que se profirió el acto de nombramiento, existía lista de elegibles vigente. La Sala anticipa que el acto acusado no transgrede estas disposiciones normativas, por las siguientes razones: De conformidad con el artículo 145 del Decreto 970 de 1970 y 2° de la Ley 588 de 2000 “Por medio de la cual se reglamenta el ejercicio de la actividad notarial”, los notarios pueden desempeñar el cargo en propiedad, en interinidad o por encargo. En el presente caso, mediante Acuerdo 194 de 2009, el Consejo Superior de la Carrera Notarial remitió al Gobierno Nacional, en su condición de nominador de los notarios de primera categoría, la lista de elegibles para el Círculo de Bogotá, contenida en el Acuerdo No. 142 de 2008, que desde entonces se encontraba vigente. En ninguna de las providencias judiciales a las que se refiere la demandante fue suspendida la lista de elegibles contenida en el Acuerdo No. 142 de 2008.
En casos concretos, aunque ninguno en relación con la Notaría 66 del Círculo de Bogotá, se suspendió el nombramiento de algunas personas que la conformaban; en otros casos, esa lista fue modificada o reconformada, pero siempre su vigencia se mantuvo incólume y rigió entre el 10 de junio de 2008 y el 10 de junio de 2010. Por otra parte, la corte Constitucional en el numeral vigésimo noveno de la sentencia SU-913 de 2009, conservó la competencia para revisar el efectivo cumplimiento y ejecución del fallo y para tomar las medidas necesarias para garantizar la materialización del artículo 131 de la Constitución Política y los derechos fundamentales de quienes participaron en el concurso. Por presentarse la vacante del cargo de Notario de la Notaría 66 del Círculo de Bogotá debido a la declinación de quien fue nombrado en propiedad en época en que la lista de elegibles ya había vencido, no era jurídicamente posible efectuar designación en propiedad, que solo puede hacerse cuando existe lista de elegibles.
De conformidad con el artículo 3° de la Ley 588 de 2000, la lista de elegibles tiene un plazo de 2 años, y en el caso concreto venció el 10 de junio de 2010. Por lo tanto, conforme al artículo 138 del Decreto No. 960 de 1970 y, con el propósito de asegurar la continuidad del servicio notarial, el presidente de la República en ejercicio de las facultades que la ley le confiere expidió el Decreto 2830 de 2010, por el cual nombró al Doctor Héctor Adolfo Cintura Varela como Notario 66 del Círculo de Bogotá, en interinidad. Así las cosas, no resultó probado que se presente vulneración a ninguna de las disposiciones citadas como infringidas. En virtud de lo establecido en el artículo 138 del Decreto No. 960 de 1970 y por las razones que se señalan en esta providencia, la designación en interinidad que se le hizo al demandado era viable. NOTA DE RELATORIA: Sentencia de unificación respecto del tema de provisión de las notarías, Corte Constitucional Sentencia SU-913 de 2009. FUENTE FORMAL: DECRETO 970 DE 1970 ARTICULO 145 / LEY 588 DE 2000 – ARTICULO 2 / LEY 588 DE 2000 – ARTICULO 3.”
PERMANENCIA EN EL CARGO DE LOS INTERINOS.
ARTÍCULO 149.
Dentro del respectivo periodo los interinos que reúnan los requisitos legales exigidos para el cargo tienen derecho de permanencia mientras subsista la causa de la interinidad y no se provea el cargo en propiedad; los demás podrán ser removidos libremente.
Normas concordantes.
Decreto 1300 de 1998.
“Artículo 1. Entiéndese por respectivo periodo de los notarios interinos el que está cursando muestra desempeña el cargo de notario. En consecuencia, los notarios interinos continuaran en el desempeño de sus funciones notariales muestra no se convoque a concurso abierto y se realice la designación correspondiente producto del mismo, sin perjuicio de su desviación por retiro forzoso o por faltas cometidas en el desempeño de sus funciones de conformidad con las disposiciones vigentes.
La Corte Constitucional en Sentencia C-041 de 1995, al examinar la constitucionalidad del inciso primero del artículo 161 del Decreto 960 de 1970, concluyó: Es natural concluir que el período allí señalado hace referencia a los nombramientos en propiedad, puesto que los notarios en encargo son elegidos únicamente para un máximo de noventa días, mientras que los notarios interinos son designados exclusivamente en aquellos casos en donde resulta imposible efectuar un nombramiento en propiedad, y mientras se realiza el correspondiente concurso. Por ende, es contrario a la carta predicar un período para esos notarios interinos, lo cual no significa, sin embargo, que puedan ser removidos libremente por el presidente o por los gobernadores.”
Jurisprudencias.
Sentencia SU-250 de 1998. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero.
“Respecto a todos los Notarios interinos, bien sea que hayan sido nombrados antes o después de la Constitución de 1991, el derecho a permanencia se expresa en lo siguiente: como según el artículo 53 de la C.P. debe haber estabilidad en el empleo, ésta solo se puede afectar por motivos de interés general, luego tales motivos deben estar explicitados en el acto de desvinculación; además, la permanencia de Notario parte del presupuesto de que si cumple con sus deberes tiene un grado de confianza que le permite no ser retirado del servicio. Por supuesto que, una vez hecho el concurso, se procederá a nombrar a quien lo gane. El interés general es un principio fundante y es también principio de la función pública por eso, cuando se afecte ese interés general puede haber retiro del interino; y esa afectación del interés general debe expresarse en la motivación del acto administrativo. Este es el alcance de la permanencia para los interinos mientras se hacen los nombramientos en propiedad previo el concurso ordenado por el artículo 131 C.P.
El Tribunal Superior de Medellín, Sala Laboral, el 7 de abril de 1997, concedió la tutela. Estas fueron algunas de las consideraciones expresadas por el aquo:
La doctora Margarita María Duque de Valencia fue nombrada en interinidad para desempeñar el cargo de Notaria veinticinco del círculo de Medellín “mientras se provee el cargo en propiedad mediante concurso”. Es decir que no se le señaló término alguno para el ejercicio de su cargo, y solo se le impuso como limitante a su permanencia en el cargo el nombramiento en propiedad de aquel funcionario que hubiere ganado el derecho a ejercer el cargo en concurso abierto al público.
El decreto 403 del 20 de febrero de 1997 no menciona los motivos por los cuales se decide el cambio de la Doctora Duque para reemplazarla por otro funcionario en igualdad de condiciones, porque éste tampoco reunía las exigencias legales necesarias por no haber concursado y ganado éste. Es decir, se le prefirió, en igualdad de condiciones, por sobre quien venía ocupando el cargo, vulnerando la igualdad que debe imperar en la actuación pública, y mandada por la Constitución.”
NECESIDAD DE REMPLAZO PARA DEJAR EL CARGO.
ARTÍCULO 150.
El Notario no podrá separarse del desempeño de sus funciones mientras no se haya hecho cargo de ellas quien deba remplazarlo.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.5.3.15. Abandono del cargo. Se considera que hay abandono del cargo cuando el notario, sin la correspondiente autorización o causa justificada, deja de asistir a la notaría por más de tres días consecutivos.
El abandono del cargo será declarado por la autoridad nominadora, de oficio o a solicitud de quien tenga conocimiento del hecho.”
NOTARIO ENCARGADO.
ARTÍCULO 151.
Cuando falte el Notario, la primera autoridad política del lugar podrá designar un encargado de las funciones, mientras se provee el cargo en interinidad o en propiedad según el caso.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.5.3.16. Deber de comunicación. Cuando la superintendencia de notariado y registro tenga conocimiento de situaciones de retiro forzoso, falta absoluta de notario o abandono del cargo, lo comunicará a la entidad nominadora o a la primera autoridad política del lugar según el caso, con el fin de que se adopten las medidas legales pertinentes.”
“Artículo 2.2.6.1.5.3.6. Propiedad, interinidad o encargo. El notario desempeña el cargo en propiedad, en interinidad o por encargo:
1. En propiedad cuando, con el lleno de los requisitos legales exigidos para el cargo, ha sido seleccionado mediante concurso.
2. En interinidad, cuando ha sido designado como tal:
a) Por no realizarse el concurso convocado o éste se declarare desierto;
b) Por encargo superior a tres meses, y
c) Por falta absoluta del titular.
3. Por encargo cuando ha sido designado para suplir faltas del titular.”
DURACIÓN DEL ENCARGO.
ARTÍCULO 152.
El encargo no podrá durar más de noventa días y recaerá, de ser ello posible, en la persona que el Notario indique, bajo su entera responsabilidad.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.5.3.9. Falta absoluta del notario. Se produce falta absoluta del notario por:
1. Muerte.
2. Renuncia aceptada.
3. Destitución del cargo.
4. Retiro forzoso.
5. Declaratoria de abandono del cargo.
6. Ejercicio de cargo público, no autorizado por la ley.
7. Supresión de la notaría.”
“Artículo 2.2.6.1.5.3.16. Deber de comunicación. Cuando la superintendencia de notariado y registro tenga conocimiento de situaciones de retiro forzoso, falta absoluta de notario o abandono del cargo, lo comunicará a la entidad nominadora o a la primera autoridad política del lugar según el caso, con el fin de que se adopten las medidas legales pertinentes.”
REQUISITOS ADICIONALES PARA SER NOTARIO EN CÍRCULO DE PRIMERA CATEGORÍA.
ARTÍCULO 153.
Para ser Notario en los Círculos de primera categoría se exige, además de los requisitos generales, en forma alternativa:
1. Ser abogado titulado y haber ejercido el cargo de Notario o el de Registrador de Instrumentos Públicos por un término no menor de cuatro años, o la judicatura o el profesorado universitario en derecho, siquiera por seis años, o la profesión por diez años a lo menos.
2. No siendo abogado, haber desempeñado con eficiencia el cargo de Notario o el de Registrador en un Círculo de dicha categoría, por tiempo no menor de ocho años, o en uno de inferior categoría siquiera por doce años.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.5.3.2. Acumulación de calidades. Las calidades de que tratan los artículos 153 y 154 del decreto-ley 0960 de 1970 son acumulables, en su orden, para el lleno de los requisitos legales.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-069 de 1996. Magistrado Ponente: Antonio Barrera Carbonell.
“La exigencia de títulos de idoneidad para el ejercicio de las profesiones, en forma independiente o a través del desempeño de un empleo o cargo, obedece a razones superiores del interés público o social, fincadas en la necesidad de asegurar que el desarrollo de las actividades profesionales o de las funciones anejas al empleo se cumplan por personas que posean unos acendrados valores éticos, idóneas intelectualmente y suficientemente capacitadas y calificadas con base en una formación académica, pues de este modo se protegen los derechos de la comunidad, contra los posibles riesgos que puede implicar el desarrollo de sus actividades por los profesionales de las diferentes ramas, y se atiende a la eficiencia, eficacia y moralidad del servicio público.
Los títulos de idoneidad son indispensables para acreditar la preparación académica y científica que exija la ley tanto en relación con la profesión en sí misma, como en lo relativo a sus especialidades. Si bien la ley puede establecer títulos de idoneidad y las autoridades están obligadas a exigirlos, no les está permitido imponer a los particulares requisitos adicionales para el ejercicio de su actividad. A la inversa, la carencia de título o la falta de los documentos que acrediten legalmente la idoneidad para ejercer una profesión, facultan y aún obligan a la autoridad a impedir ese ejercicio para hacer cierta la prevalencia del interés general.”
REQUISITOS ADICIONALES PARA SER NOTARIO EN CÍRCULO DE SEGUNDA CATEGORÍA.
ARTÍCULO 154.
Para ser Notario en los Círculos de segunda categoría, además de las exigencias generales, se requiere, en forma alternativa:
1. Ser abogado titulado y haber sido Notario durante dos años, o ejercido la judicatura, o el profesorado universitario en derecho, al menos por tres años, o la profesión con buen crédito por término no menor de cinco años, o haber tenido práctica notarial o registral por espacio de cuatro años.
2. No siendo abogado, haber ejercido el cargo en Círculo de igual o superior categoría durante seis años, o en uno de inferior categoría por un término no menor de nueve años.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.5.3.2. Acumulación de calidades. Las calidades de que tratan los artículos 153 y 154 del decreto-ley 0960 de 1970 son acumulables, en su orden, para el lleno de los requisitos legales.”
REQUISITOS ADICIONALES PARA SER NOTARIO EN CÍRCULO DE TERCERA CATEGORÍA.
ARTÍCULO 155.
Para ser Notario en los Círculos de tercera categoría, además de las exigencias generales, se requiere alternativamente:
1. Ser abogado titulado,
2. No siendo abogado, haber sido Notario por tiempo no inferior a dos años, o haber completado la enseñanza secundaria o normalista y tenido práctica judicial, notarial o registral por espacio de tres años, o tener experiencia judicial, notarial o registral por término no menor de cinco años.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.5.2.2. Acreditación del cargo de notario o registrador. El hecho de haber sido notario o registrador se acredita con certificación de la superintendencia de notariado y registro.
Esta entidad calificará la práctica o experiencia notarial, registral o judicial que la ley exige.”
“Artículo 2.2.6.1.5.3.2. Acumulación de calidades. Las calidades de que tratan los artículos 153 y 154 del decreto-ley 0960 de 1970 son acumulables, en su orden, para el lleno de los requisitos legales.”
INCOMPATIBILIDAD PARA AUTORIZAR SUS PROPIOS ACTOS Y EL DE SUS PARIENTES.
ARTÍCULO 156.
Los Notarios no podrán autorizar sus propios actos o contratos ni aquellos en que tengan interés directo o en que figuren como otorgantes su cónyuge o sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.
Normas concordantes.
Ley 1952 de 2019.
“Artículo 44. Conflicto de intereses. Todo servidor público deberá declararse impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, controlo decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor público deberá declararse impedido.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 68. Cuando el notario no pueda autorizar actos por tener interés directo o por ser otorgantes su cónyuge o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, será designado un notario ad hoc por la Superintendencia de Notariado y Registro si se trata de notario único de círculos de la primera categoría y por la respectiva autoridad nominadora si pertenecieren a la segunda o tercera.”
RESIDENCIA EN LA CABECERA DEL CÍRCULO DE NOTARÍA.
ARTÍCULO 157.
Artículo modificado por el artículo 44 del Decreto 2163 de 1970. El nuevo texto es el siguiente: Los notarios están obligados a residir en la cabecera de su círculo de Notaría, de la cual no podrán ausentarse sino por diligencia en ejercicio de sus funciones o con licencia de la autoridad respectiva.
La Superintendencia de Notariado y Registro determinará la localización de las notarías en los círculos de primera y segunda categoría, de modo que a los usuarios del mismo les sea posible utilizarlo en la forma más fácil y conveniente de acuerdo con la extensión y características especiales de cada ciudad.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 157.
Los Notarios están obligados a residir en la cabecera de su Círculo de Notaría de la cual no podrán ausentarse sino por diligencia en ejercicio de sus funciones o con licencia de la autoridad respectiva cuando la ausencia fuere mayor de setenta y dos horas.
Normas concordantes.
Instrucción administrativa No. 01-12 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Los notarios están obligados a residir en la cabecera de su círculo notarial, de la cual no podrán ausentar sino por diligencias en ejercicio de sus funciones o por licencia de autoridad respectiva , corresponde a la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO, determinar la localización de las notarías de los círculos de primera y segunda categoría, a fin de que la presentación del servicio surta dentro de óptimas condiciones de ubicación, prestación y comodidad, teniendo en cuenta la extensión y característica de cada ciudad.
Las oficinas de las notarías están ubicadas en sitios de fácil acceso al público tendrán las mejores condiciones de prestación y comodidad para los usuarios del servicio y de seguridad para el archivo de esta. Con el objeto de evitar perjuicios resultantes de infructuosas transacciones, les solicito que previamente a toda negociación de carácter inmobiliario, se comunique a esta superintendencia, la ubicación y característica del inmueble que se pretende destinar a la nueva sede, con el fin de establecer si el cambio e procedente y si cumple con las condiciones óptimas para la correcta prestación del servicio, y de esta forma impartir la debida aprobación.”
HORAS DE DESPACHO PÚBLICO.
ARTÍCULO 158.
Los Notarios tendrán las horas de despacho público que sean necesarias para el buen servicio y que señale la vigilancia notarial.
Normas concordantes.
Circular No. 216 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“APLICACIÓN LEY 2101 DE 2021 CON RELACIÓN AL HORARIO DE ATENCIÓN EN LOS DESPACHOS NOTARIALES.
(…)
(…) la Superintendencia de Notariado y Registro expidió la Instrucción Administrativa No. 01-12 del 08 de junio de 2001, mediante la cual se dispuso que el periodo mínimo de la jornada de atención al público en las notaría del país es de 44 horas semanales, sin que ello impidiera al Notario establecer para sus trabajadores una jornada laboral con sustento en el Código Sustantivo del Trabajo.
Ahora bien, mediante la Ley 2101 de 2021 se modificó el artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo, reduciendo la jornada laboral semanal, sin disminuir el salario ni afectar los derechos adquiridos y garantías de los trabajadores, la cual en su artículo 2° dispuso:
“La duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo es de cuarenta y dos (42) horas a la semana, que podrán ser distribuidas, de común acuerdo, entre empleador y trabajador, en 5 o 6 días a la semana, garantizando siempre el día de descanso (…)”
Así las cosas, esta Superintendencia aclara que el periodo mínimo de prestación del servicio no debe confundirse con el horario laboral de los empleados de la notaría, teniendo en cuenta que, el primero obedece al tiempo que el despacho debe estar disponible para el acceso de la ciudadanía al servicio público fedante, mientras que, el segundo, comprende las horas que integran el periodo de trabajo de los empleados de la Notaría.”
Resolución No. 00964 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Por la cual se establecen los turnos de los despachos notariales para la prestación del servicio público notarial en los diferentes centros penitenciarios y carcelarios del país.
Que la Constitución Política en el artículo 365 consagró que “[l]os servicios públicos son inherentes a la finalidad social del Estado. Es deber del Estado asegurar su prestación eficiente a todos los habitantes del territorio nacional. Los servicios públicos estarán sometidos al régimen jurídico que fije la Ley, podrán ser prestados por el Estado, directa o indirectamente, por comunidades organizadas, o por particulares. En todo caso, el estado mantendrá la regulación, el control y la vigilancia de dichos servicios.”
Que el artículo 158 del Decreto Ley 960 de 1970 dispuso que “los Notarios tendrán las horas de despacho público que sean necesarias para el buen servicio y que señale la vigilancia notarial”.
Que a través de la Sentencia T-388 de 2013, la Corte Constitucional declaró un estado de cosas Inconstitucional, que fue reiterado en la Sentencia T-762 de 2015, bajo la premisa de que la desarticulación de la política criminal, engendra la vulneración masiva y generalizada de los derechos fundamentales de las personas privadas de la libertad.”
Circular No. 576 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“De conformidad con el artículo158 del Decreto Ley 960 de 1970, se dispuso que los Notarios tendrán las horas de despacho público que sean necesarias para el buen servicio y que señale la vigilancia notarial”. Teniendo en cuenta que se ha evidenciado que, con ocasión de las manifestaciones sociales, eventualmente, se puede afectar el orden público; en aras de salvaguardar la integridad física del personal de las Notarías, de los usuarios y/o las instalaciones de los Despachos en los que se presta el servicio.”
Instrucción administrativa No. 01-12 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“a) HORARIO DE ATENCION: De conformidad con el Decreto-Ley 960 de 1970, artículo 158, los Notarios tendrán las horas de despacho al público que sean necesarias para el buen servicio y que señale la vigilancia notarial.
En desarrollo de esta disposición, esta Superintendencia considera que la jornada de atención al público que debe cumplirse en todas las Notarías del país será de 44 horas semanales distribuidas de la siguiente manera:
1. JORNADA NORMAL
Lunes a viernes
de 7:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m.
2. JORNADA CONTINUA
Lunes a Jueves de 7:00 a.m. a 4:00 p.m. y Viernes de 7:00 a.m. a 3:00 p.m.
Las 44 horas se fijan siguiendo los lineamientos de funcionamiento y atención al público dispuestos para los establecimientos públicos del orden nacional, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 160 del Estatuto Notarial.
Este horario de atención al público no impide que el notario establezca para sus trabajadores la jornada de trabajo de conformidad con la norma laboral del Código Sustantivo del Trabajo.
Del cumplimiento de este horario se exceptúan aquellas notarías a las cuales, por resolución de la Superintendencia de Notariado y Registro se les haya autorizado un horario diferente.
Las notarías que por estar sometidas al sistema de turnos no laboran los sábados, deberán compensar dicho tiempo en el transcurso de la semana, anterior al sábado que no están de turno, para completar, de esta manera, la jornada de atención al público semanal que aquí se señala.
El horario debe ser fijado en caracteres grandes, a la vista del público y debe cumplirse con igual intensidad en la prestación del servicio de registro civil;
b) HORARIOS EXTENDIDOS: Mediante la DIRECTIVA PRESIDENCIAL de 1996, el Gobierno Nacional ha solicitado a las Entidades Públicas establecer los programas y procedimientos necesarios para dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 2º del decreto 2150 de 1995, relativo a la prestación del servicio en horarios extendidos.
Si bien, los Notarios no forman parte del rol de la Rama Ejecutiva, sin embargo, en consideración a que las necesidades de carácter jurídico o del orden social generalmente se amparan en el testimonio de verdad y certeza que le imprime la FE PUBLICA derivada de los poderes del estado y ejercido por quienes este último ha delegado con suficiente autoridad, esto es, los NOTARIOS, esta Superintendencia comedidamente solicita de ustedes involucrar su participación y buena voluntad para el desarrollo de los objetivos propuestos en las disposiciones en comento.
Como quiera que el mandato legal está encaminado a aquellas diligencias que conllevan un trámite de ejecución inmediata, estima este Despacho que la prestación del servicio puede concretarse en:
– Autenticación de firmas y documentos
– Reconocimiento de contenido y firma (s) en documentos privados respecto de los cuales emanen obligaciones.
– Entrega de copias de escrituras públicas y de registros civiles.
– Recepción y expedición inmediata de copias de registros civiles, en aquellas Notarias donde se tiene implementado este servicio.
– Recepción y autorización de Declaraciones Extra-juicio.
Obviamente corresponderá al titular de cada despacho, establecer los mecanismos de control necesarios para contar con los recursos: HUMANO – TECNICO y PRESUPUESTAL, y así satisfacer dichas necesidades.
El horario extendido para la prestación del servicio deberá fijarse por cada despacho notarial en particular de acuerdo a los requerimientos, parámetros y políticas fijados por cada una de esas dependencias, el que no podrá ser superior a tres (3) horas diarias, frente al ordinario que en su oportunidad aprobó esta Entidad para cada caso en particular, ni exceder de las ocho de la noche (20:00 horas). No debe mediar solicitud de ustedes ni autorización previa de esta entidad para acogerse voluntariamente al horario propuesto, en virtud de lo establecido por el propio artículo 2° del Decreto 2150 de 1995; pero, de manera particular, por lo que dispone el artículo 160 del Decreto-Ley 960 de 1970, que permite el ejercicio de la función notarial «en horas extraordinarias o en días festivos» a título voluntario.
No puede escapar a este Despacho y a la sociedad misma, advertir que la trascendencia e importancia de la función encomendada a ustedes justifica con creces una cobertura de estas características la cual, desde luego, redundaría en una mejor atención del servicio en procura de los objetivos de fe pública, cuáles son los de imprimir testimonio de verdad y certeza a necesidades de carácter jurídico o del orden social.
Ello, se reitera, teniendo en cuenta que es de su cargo el implementar los recursos, humano, técnico y presupuestal que la medida comporta, incluidos aquéllos que implican cumplimiento de obligaciones salariales y prestacionales.
Debo, igualmente, advertirle a título recordatorio que los turnos establecidos para los sábados por esta entidad, continúan vigentes.”
Jurisprudencias.
Sentencia T-182 de 1993. Magistrado Ponente: Fabio Morón Díaz.
“Toda persona tiene derecho a consultar los documentos «que reposan» en las oficinas públicas y a que se le expida copia de estos, siempre que no tengan el carácter de reservados conforme a la Constitución o la ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional. Resulta que el horario establecido por el señor Notario, es un obstáculo para el libre ejercicio del derecho del actor a acceder a los documentos públicos que conforman el protocolo. La Carta Política le confiere la categoría de servicio público a las prestaciones a cargo de los notarios (artículo 131 C.N.), y no existe duda sobre la naturaleza igualmente pública de los documentos que integran los protocolos notariales.”
UBICACIÓN DE OFICINAS.
ARTÍCULO 159.
Las oficinas de las Notarías estarán ubicadas en sitios de los más públicos del lugar de la sede notarial y tendrán las mejores condiciones posibles de presentación y comodidad para los usuarios del servicio.
Normas concordantes.
Instrucción administrativa No. 01-12 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
(…)
“f) AVISOS : Además del aviso que identifica la oficina como Notaría, en su interior se deben fijar en lugar visible al público y en caracteres grandes, los de gratuidad en el Registro Civil, el texto de los decretos sobre tarifas notariales, el de reparto y el de las notarías de turno cuando en el círculo haya más de una notaría, el horario de atención al público y el de consultas al archivo; cuando este último servicio se preste dentro del mismo horario de atención al público, así deberá rezar el aviso.”
EJERCICIO DE LAS FUNCIONES EN HORAS EXTRAORDINARIAS.
ARTÍCULO 160.
Las funciones notariales serán ejercidas dentro de las horas y días hábiles, pero en casos de urgencia inaplazable, a requerimiento de personas que se hallen imposibilitadas para concurrir a la oficina, el servicio se prestará en horas extraordinarias o en días festivos. Fuera de estos casos, los Notarios no están obligados a prestar su ministerio, pero podrán hacerlo voluntariamente.
Normas concordantes.
Circular No. 601 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Mediante Instrucción Administrativa No. 019 del 01 de diciembre de 2020, dispuso permitir la prestación del servicio a domicilio en clínicas, hospitales y establecimientos penitenciarios y carcelarios, bajo lineamientos de bioseguridad.
Respecto de aquellas personas que se encuentren con medida de prisión domiciliaria y que requieran el servicio notarial en su residencia, se insta a los señores notarios para que adopten las medidas que resulten necesarias y convenientes con el fin de lograr la prestación de éste, en atención a la imposibilidad material que igualmente les asiste a estas, de acudir a la sede del despacho notarial de conformidad con lo dispuesto en el artículo 160 del Decreto Ley 960 de 1970.”
CAPÍTULO III.
DE LA PROVISIÓN, PERMANENCIA Y PERÍODO DE LOS NOTARIOS.
DESIGNACIÓN DE NOTARIOS.
ARTÍCULO 161.
Los notarios serán nombrados para periodos de cinco (5) años, así: Los de primera categoría por el Gobierno Nacional; los demás, por los Gobernadores, Intendentes y Comisarios respectivos.
La comprobación de que se reúnen los requisitos exigidos para el cargo se surtirá ante la autoridad que hizo el respectivo nombramiento, la cual lo confirmará una vez acreditados. (Artículo subrogado por el artículo 5o. del Decreto 2163 de 1970 según lo establece la Corte Constitucional en Sentencia C-741-98, Artículo declarado EXEQUIBLE excepto los apartes tachados declarados INEXEQUIBLES por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-741-98 del 2 de diciembre de 1998, Magistrado Ponente Dr. Alejandro Martínez Caballero).
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 161.
Los Notarios serán designados por el respectivo Gobernador, Intendente o Comisario, de listas pasadas a ellos por el competente Tribunal Superior de Distrito Judicial.
Las listas se formarán con tantos candidatos cuantos correspondan a los cargos que deban proveerse, separadamente, a razón de tres por cada Notaría, y a ellas se agregarán los nombres de quienes se encuentren ejerciendo el cargo con el lleno de los requisitos legales.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.5.3.1. Confirmación del nombramiento. La superintendencia de notariado y registro confirmará los notarios de círculos de la primera categoría y los gobernadores, los de la segunda y tercera.”
Instrucción administrativa No. 9 de 2007 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“El artículo 161 del Decreto-ley 960 de 1970, dispone que los nombramientos de notarios de segunda y tercera categoría corresponden al gobernador del respectivo departamento.
Así las cosas, es necesario que el Gobernador remita a la Superintendencia, todos y cada uno de los documentos exigidos por el Decreto-ley 960 de 1970 y su Decreto Reglamentario 2148 de 1983, con los que se demuestren el cumplimiento de requisitos de los candidatos para acceder a la categoría respectiva, al igual que los documentos que certifiquen sobre sus antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales.
Lo anterior, con el fin de emitir concepto sobre el lleno de los requisitos exigidos por ley, para ser nombrado Notario de Segunda y Tercera Categoría.
Este procedimiento se debe tener en cuenta por parte de los gobernadores y alcaldes para los nombramientos en interinidad o por encargo.”
Decreto 2163 de 1970.
“Artículo 5. Los notarios serán nombrados (para período de cinco (5) años,) así: Los de primera categoría por el Gobierno Nacional; los demás, por los Gobernadores, (Intendentes y Comisarios) respectivos. La comprobación de que se reúnen los requisitos exigidos para el cargo se surtirá ante la autoridad que hizo el respectivo nombramiento, la cual lo confirmará una vez acreditados.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-741 de 1998. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero.
“Es claro que la referencia a los intendentes y a los comisarios se ve afectada por una inconstitucionalidad sobreviniente, por cuanto la Carta de 1991 suprimió las antiguas intendencias y comisarías, las cuales fueron transformadas en departamentos, conforme lo ordena el artículo 309 superior. Además, al regular el ordenamiento territorial, la Carta no prevé la existencia de intendencias o comisarías como entidades territoriales. Por tal razón, la Corte procederá a retirar del ordenamiento la expresión «intendentes y comisarios».
(…)
NOTARIO-No es funcionario de libre nombramiento y remoción.
Se entiende que la facultad del Gobierno nacional y de los gobernadores respectivos no es discrecional, por cuanto los notarios no son sus agentes sino personas que ejercen una función pública eminentemente técnica. Los notarios no son entonces, tal y como ya lo precisó esta Corte en anterior decisión, funcionarios de libre nombramiento y remoción, por lo cual no sólo no pueden ser removidos discrecionalmente por el nominador, sino que, además, en el caso de los notarios en propiedad, la facultad del Gobierno Nacional y de los gobernadores se limita a nombrar a la persona que haya obtenido el mejor puntaje en el concurso respectivo. En efecto, esta Corporación tiene bien establecido que «frente al concurso, la administración, carece de libertad para adoptar una solución diferente o privilegiar otra alternativa que considere sin embargo más apropiada para el interés público. Por el contrario, se parte de la premisa de que el interés público en este caso se sirve mejor acatando el resultado del concurso».
NOTARIO-Periodo de cinco años.
Es claro que la referencia al período de cinco años no debe ser interpretada de manera aislada sino en forma sistemática, tomando en consideración no sólo el conjunto del decreto 960 de 1970 y de la Ley 29 de 1973 sino también las disposiciones constitucionales, y en especial el mandato constitucional según el cual el nombramiento en propiedad de los notarios sólo puede hacerse mediante concurso. Por consiguiente, es natural concluir que el período allí señalado hace referencia a los nombramientos en propiedad, puesto que los notarios en encargo son elegidos únicamente para un máximo de noventa días, mientras que los notarios interinos son designados exclusivamente en aquellos casos en donde resulta imposible efectuar un nombramiento en propiedad, y mientras se realiza el correspondiente concurso. Por ende, es contrario a la Carta predicar un período para esos notarios interinos, lo cual no significa, sin embargo, que puedan ser removidos libremente por el presidente o por los gobernadores. La expresión «para períodos de cinco años» únicamente tiene sentido en relación con la diferencia que establece el estatuto notarial entre notarios de servicio y de carrera; por ende, como la Corte ha encontrado que esa diferenciación desconoce la Carta, es obvio que se deba también retirar del ordenamiento la mencionada expresión.”
INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES.
ARTÍCULO 162.
Quienes aspiren a ser designados Notarios deberán inscribirse en la oportunidad, lugar y oficina que señale el Consejo Superior de la Administración de Justicia para el respectivo concurso, y comprobar los factores de calificación que para entonces se fijen. (Aparte tachado declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-741-98 del 2 de diciembre de 1998, Magistrado Ponente Dr. Alejandro Martínez Caballero).
Normas concordantes.
Decreto 3454 de 2006.
“Artículo 1. Requisitos generales. Podrán participar en el concurso para el ingreso a la Carrera Notarial los ciudadanos que reúnan y acrediten, en la fecha de la inscripción las condiciones generales descritas en el artículo 132 del Decreto-ley 960 de 1970, y los requisitos a que se refieren los artículos 153, 154 y 155 del mismo decreto según la categoría de notaría a que aspire.
Parágrafo. No podrán participar quienes se encuentren dentro de las causales de impedimento previstas en los artículos 133, 135, 136 y 137 del Decreto 960 de 1970.”
Ley 588 de 2000.
“Artículo 6. Postulaciones. El aspirante al cargo de notario, en la solicitud de inscripción anotará el círculo al que aspira, si en el círculo existe más de una notaría indicará también el orden de su preferencia.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 87. El Consejo Superior de la Administración de Justicia señalará las bases de los concursos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 165 del Decreto-ley 0960 de 1970.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-097 de 2001. Magistrado Ponente: Fabio Morón Díaz.
“La Corte Constitucional ha sido enfática en indicar que, para ingresar a un cargo de carrera administrativa, notarial o judicial, se exige la superación de un concurso público y abierto, que respete los parámetros constitucionales destinados a garantizar la plena igualdad de oportunidades. En efecto, en reiteradas oportunidades esta corporación ha señalado que no cualquier concurso satisface las condiciones que exige la Constitución para la implementación adecuada de un verdadero régimen de carrera. Si los concursos no tuvieran que respetar parámetros básicos de objetividad, razonabilidad y proporcionalidad, resultaría en extremo sencillo diseñar un régimen perverso que, bajo la máscara del concurso, permita un altísimo grado de subjetividad en la selección del personal de carrera, en virtud de lo cual las personas escogidas no serían, necesariamente, las más idóneas y, sin embargo, tendrían pleno derecho a la estabilidad en sus respectivos cargos.
Por esta razón, la Corte ha indicado que viola el derecho a la igualdad de oportunidades para el ingreso a los cargos públicos, el concurso que no se someta a los criterios de objetividad que exige la constitución.”
ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DEL CONCURSO.
ARTÍCULO 163.
En toda clase de concursos habrá análisis y evaluación de experiencia, rendimiento en las actividades y capacidad demostrada en ellas con relación al servicio notarial; de los estudios de postgrado o de capacitación y adiestramiento, especialmente los relacionados con el notariado, la judicatura y el foro; del ejercicio de la cátedra, preferentemente la universitaria y en particular en materias relacionadas con el Notariado y la Administración de Justicia; de las obras de investigación y de divulgación publicadas y en los mismos sentidos; y se concederá valor propio a la antigüedad y permanencia en el servicio notarial, y a los resultados obtenidos en todos los anteriores concursos en que se haya participado.
Los concursos incluirán, además, entrevistas personales, y según las circunstancias, exámenes orales o escritos o combinados, sobre conocimientos generales de derecho y de técnica notarial, y cursos de capacitación o adiestramiento.
Normas concordantes.
Concepto No. 053031 de 2022 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
En atención a la comunicación de la referencia, en la que solicita concepto sobre si la comisión de servicios, regulada por el Decreto 1083 de 2015, es aplicable a los notarios, o si existe una disposición que permita que los notarios suspendan temporalmente el servicio de notario y se desempeñen en un empleo público, me permito manifestarle lo siguiente:
Sea lo primero señalar que la Constitución Política establece:
“ARTICULO 131. Compete a la ley la reglamentación del servicio público que prestan los notarios y registradores, la definición del régimen laboral para sus empleados y lo relativo a los aportes como tributación especial de las notarías, con destino a la administración de justicia.
El nombramiento de los notarios en propiedad se hará mediante concurso.
Corresponde al gobierno la creación, supresión y fusión de los círculos de notariado y registro y la determinación del número de notarios y oficinas de registro”.
Decreto 3454 de 2006.
“Artículo 5. Documentación exigida para acreditar requisitos. En los términos de la Ley 588 de 2000 y del Decreto 960 de 1970, para acreditar el cumplimiento de los requisitos para aspirar al cargo de notario y la experiencia, títulos y obras que se pretendan hacer valer, se aceptarán los siguientes documentos:
a) El tiempo de desempeño del cargo de notario se acreditará con la certificación que expida la Superintendencia de Notariado y Registro;
b) El tiempo de desempeño del cargo de cónsul se acreditará con la certificación que expida el Ministerio de Relaciones Exteriores;
c) El tiempo de ejercicio de autoridad civil o política, dirección administrativa, función judicial y legislativa o cargos del nivel directivo, asesor o ejecutivo, se acreditará con el certificado expedido por la autoridad competente de la respectiva entidad pública;
d) El ejercicio de la profesión de abogado se acreditará con el desempeño habitual de cualesquiera actividades jurídicas, tanto independientes, como subordinadas, en cargo público o privado. Igualmente, para acreditar la calidad de abogado, deberá acompañar copia de la tarjeta profesional y del acta de grado o del título y certificación sobre su reconocimiento oficial;
e) La cátedra universitaria se acreditará con el certificado expedido por la institución de educación superior donde la ejerce;
f) El desempeño de funciones notariales y regístrales se acreditará con el certificado expedido por la autoridad competente de la respectiva entidad pública o privada;
g) La publicación de obras en áreas del Derecho se acreditará con el certificado de registro de la obra expedida por la Dirección Nacional de Derechos de Autor. Se otorgarán los cinco (5) puntos a los aspirantes que puedan demostrar al menos la autoría de una (1) obra jurídica;
h) Para acreditar estudios de postgrado, en los términos del artículo 10 de la Ley 30 de 1992, los aspirantes deberán aportar una copia del diploma y del acta de grado en tratándose de estudios adelantados en instituciones universitarias de educación superior domiciliadas en el país. En caso de que el título haya sido obtenido en el exterior, se deberá aportar copia del título y certificado de convalidación expedido por el Ministerio de Educación. Por título de postgrado que se acredite debidamente, el aspirante tendrá derecho a diez puntos sin que en ningún caso se asigne por este concepto un puntaje superior.”
Ley 588 de 2000.
“Artículo 4. Para la calificación de los concursos se valorará especialmente la experiencia de los candidatos, así como la capacidad demostrada en actividades relacionadas con el servicio notarial, antigüedad en el mismo, capacitación y adiestramiento que hubieren recibido en materias propias del notariado, obras de investigación y divulgación, estudios de postgrado y estudios de especialización o diplomados, particularmente los relacionados con el notariado, así como el ejercicio de la cátedra universitaria y la participación y desempeño en funciones de orden legislativo, gubernativo y judicial. Todos estos factores serán concurrentes.
Las pruebas e instrumentos de selección son, en su orden:
1. Los análisis de méritos y antecedentes.
2. La prueba de conocimientos.
3. La entrevista.
El concurso se calificará sobre cien puntos, así: a) La prueba de conocimientos, tendrá un valor de 40 puntos, de los 100 del concurso. Los exámenes versarán sobre derecho notarial y registral.
Las experiencias valdrán hasta treinta 35 puntos, así: Cinco (5) puntos por cada año o fracción superior a seis meses por el desempeño del cargo de notario, cónsul; dos (2) puntos por cada año o fracción superior a seis (6) meses en el ejercicio de autoridad civil o política, dirección administrativa, función judicial y legislativa o cargos del nivel directivo, asesor o ejecutivo; un (1) punto por cada año o fracción superior a seis (6) meses de ejercicio de la profesión de abogado; un (1) punto por cada año del ejercicio de la cátedra universitaria, un (1) punto por cada año o fracción superior a seis (6) meses de funciones notariales o registrales.
Especialización o postgrados diez (10) puntos. Autoría de obras en el área de derecho cinco (5) puntos. La entrevista, hasta diez (10) puntos y evaluará la personalidad, vocación de servicio y profesionalismo del aspirante.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-863 de 2012. Magistrado Ponente: Luis Ernesto Vargas Silva.
“En relación con la actividad notarial como una expresión de la descentralización por colaboración, ha dicho la Corte que esta se presenta en los casos en que el Estado decide acudir al apoyo de los particulares para el desempeño de algunas de sus funciones, cuando su manejo exige el concurso de personas con una formación especializada, de quienes no siempre dispone la administración, o cuando los costos y el esfuerzo organizativo que requiere el montaje de una estructura técnica adecuada para llevar a cabo la prestación del servicio especial, resulta fiscalmente onerosa y menos eficiente, que la opción de utilizar el apoyo del sector privado.
Mediante esta forma de descentralización “el Estado soluciona la atención de una necesidad pública, por fuera del esquema tradicional de atribuir a un organismo público el manejo de la función que exige el cumplimiento de un determinado cometido. Por eso, bien se ha dicho, que ¨la descentralización por colaboración viene a ser una de las formas del ejercicio privado de las funciones públicas”.
Corte Constitucional.
“La Corte Constitucional declaró estarse a lo resuelto en la Sentencia C-373-02, mediante Sentencia C-258-09 de 2 de abril de 2009, Magistrado Ponente Dr. Mauricio González Cuervo.
Aparte subrayado del parágrafo 2º del decreto 588 del 2000 (Quien haya sido condenado penal, disciplinaria o administrativamente por conductas lesivas del patrimonio del Estado o por faltas como Notario consagradas en el artículo 198 del Decreto-ley 960 de 1970, no podrá concursar para el cargo de notario). declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-373-02 de 15 de mayo de 2002, Magistrado Ponente Dr. Jaime Córdoba Triviño, en el entendido que la inhabilidad no se extiende a quienes fueron condenados con sanción de multa conforme al Decreto-Ley 960 de 1970.”
CARRERA NOTARIAL.
ARTÍCULO 164.
La carrera notarial y los concursos serán administrados por el Consejo Superior de la Administración de Justicia, integrado entonces, por el Ministro de Justicia, los presidentes de la Corte Suprema de Justicia, el Consejo de Estado y el Tribunal Disciplinario, el Procurador General de la Nación y dos Notarios, uno de ellos de primera categoría, con sus respectivos suplentes personales, elegidos para periodos de dos años por los Notarios del país, en la forma que determine el Reglamento. Para el primer periodo la designación se hará por los demás miembros del Consejo.
En el Consejo tendrá voz, entonces, el Superintendente de Notariado y Registro. (Derogatoria del artículo 164 del Decreto 960 de 1970 declarada INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-421-06 según Comunicado de Prensa de la Sala Plena de 31 de mayo de 2006, Magistrado Ponente Dr. Álvaro Tafur Galvis, a partir de la fecha de promulgación de la misma).
Normas concordantes.
Ley 588 de 2000.
“Artículo 7. Continuidad del servicio notarial. No se podrá remover de su cargo a los notarios que se encuentren participando en el concurso aquí previsto, salvo por las causales establecidas en la ley.
El notario que reemplace al que no supere el concurso o al que se retire por las causas previstas en la ley, prestará la garantía necesaria para asegurar la continuidad en la prestación del servicio notarial, de acuerdo con lo que determine el reglamento del organismo rector.”
Jurisprudencias.
Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección segunda subsección B, radicado No. 11001-03-25-000-2007-00017-00(0222-07). Consejo Ponente: Bertha Lucia Ramírez de Páez.
“EL PROBLEMA JURÍDICO.
Consiste en determinar si el Consejo Superior de la Carrera Notarial al expedir el Acuerdo 01 de 2006, vulneró los artículos 13, 40 numeral 7°, 41, 125 y 131 de la Constitución; artículo 4 literal a) de la Ley 588 de 2000; artículos 84 y 152 del Código Contencioso Administrativo, artículos 164 y 165 del Decreto Ley 960 de 1970, enunciadas por el demandante.
ANALISIS DE LA SALA
De la Carrera Notarial
1. Conforme a lo dispuesto por el artículo 131 de la Constitución Política, el nombramiento de los Notarios en propiedad habrá de hacerse mediante concurso, norma esta que guarda estrecha relación con los artículos 13 y 40-7 de la Carta Política en cuanto la función desempeñada por los Notarios de las distintas categorías constituye un servicio público cuya reglamentación compete a la Ley.
2. Preocupación constante del Legislador desde el año de 1970 fue que quienes ejercen la función notarial accedan a la misma mediante concurso y, en efecto así se dispuso por el Decreto Ley 250 de ese año, que para esa finalidad guardó la debida correspondencia y armonía con el Decreto 960 de la misma anualidad en cuyo artículo 164 se estableció que el Consejo Superior de la Administración de Justicia tendría como función tanto la administración de la Carrera Judicial como de la Carrera Notarial.
3. No obstante la claridad de la disposición constitucional y la existencia del Consejo Superior aludido, por algunos se sostuvo que la existencia misma de ese Consejo Superior habría desaparecido del panorama jurídico como consecuencia de la expedición de la Constitución de 1991. Sin embargo, la Corte Constitucional en sentencia C-741 de 1998, declaró inexequible la expresión “de la administración de justicia” a la cual aludían los artículos 141, 162, 164 y 165 del Decreto 960 de 1970, pero al propio tiempo, mantuvo vigente la existencia del antiguo Consejo Superior para la administración entonces únicamente de la carrera notarial, pues la de la carrera judicial corresponde al Consejo Superior de la Judicatura.
Posteriormente, y mediante la Ley 588 de 2000 se reguló lo atinente a la carrera notarial, sin que se le diera cumplimiento a la convocatoria y realización de los concursos respectivos, razón por la cual la Corte Constitucional mediante sentencia C-421 de 2006 concedió un plazo perentorio de 6 meses al referido Consejo Superior para convocar un concurso con el exclusivo objeto de proveer en propiedad, y sometidos a la carrera notarial, conforme a lo dispuesto por el artículo 131 de la Carta Política.
4. La Convocatoria al Concurso Público y Abierto para el nombramiento de notarios en propiedad y el ingreso a la carrera notarial, implica de suyo la determinación de las reglas conforme a las cuales deberá cumplirse ese concurso. Ello explica entonces que el citado Consejo Superior, procediera a dictar el Acuerdo N° 01 de 2006 con la finalidad anotada y que, entre tales reglas se incluyera la prueba de conocimientos con la determinación de las materias que serían objeto de la misma, las cuales fueron especificadas en el artículo 15 de ese Acto Administrativo.”
(…)
“FALLA
Deniégase la nulidad del artículo 15 del Acuerdo 1° de 2006 “Por el cual se convoca a concurso público y abierto para el nombramiento de los notarios en propiedad y el ingreso a la carrera notarial”, expedido por el Consejo Superior de la Carrera Notarial.”
Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Quinta, radicado No. 25000-23-41-000-2014-00005-01. Consejero Ponente: Alberto Yepes Barreiro.
“CONCURSO DE MERITO DE LOS NOTARIOS – Los participantes podían presentarse a más de un círculo notarial / LISTA DE ELEGIBLES – Una misma persona puede figurar en diversas listas / LISTA DE ELEGIBLES – Se expidió una por cada círculo notarial / PRINCIPIO DEL MERITO – Con el nombramiento del demandado se desconoció al pasar por alto el orden establecido en la lista de elegibles
El Consejo Superior de la Carrera Notarial expidió el Acuerdo No. 011 de 2010 “Por el cual se convoca a concurso público y abierto para el nombramiento de los notarios en propiedad y el ingreso a la carrera notarial”. Una vez finalizado el concurso, el 15 de diciembre de 2011, el Consejo Superior de la Carrera Notarial, mediante Acuerdo No. 029, conformó la lista de elegibles para proveer en propiedad 157 cargos de notario en diferentes círculos notariales del país, entre estos, Medellín.”
(…)
“En el caso objeto de estudio, la Sala observa que se contraponen dos interpretaciones jurídicas respecto de la forma como se deben agotar las listas de elegibles para la provisión de notarías, en particular cuando un participante acepta ser nombrado en un círculo de inferior categoría, y luego, llega su turno en la lista de superior nivel.
Por un lado, se tiene la interpretación del demandante y del Ministerio Público, según la cual, aquellos participantes que aceptaron ser nombrados en una notaría de inferior categoría no renunciaron a su aspiración en el círculo superior, para el cual estaban en turno en la lista; primero, porque cumplieron con los requisitos de cada categoría para la que figuran en lista; y segundo, porque las normas que regulan la carrera notarial no establecen como causal de exclusión de la lista de elegibles, aceptar nombramientos en otros círculos notariales.
Por otro lado, está la interpretación que realiza la Superintendencia de Notariado y Registro, el Ministerio del Interior y el demandado, quienes consideran que cuando un participante es nombrado en cualquier categoría se le está garantizando el derecho a ingresar a la carrera notarial, de manera que no se está creando arbitrariamente una causal de exclusión de la lista de elegibles, lo que sucede es que se agota el objeto del concurso para ese participante y por tanto deja de ser “candidato” en las listas de elegibles. En este orden, el problema jurídico a resolver se trata de determinar cuál de estas dos interpretaciones es la que resulta correcta jurídicamente y la que, en consecuencia, debe aplicarse al caso concreto.
De antemano la Sala anticipa que el entendimiento que considera el correcto, es el expuesto por el demandante y por el Ministerio Público, con fundamento en dos razones; la primera, en aplicación del principio del mérito; y la segunda, en consideración a que para cada categoría se desarrolló un concurso distinto a pesar de tratarse de una misma convocatoria.
Así las cosas, para desarrollar el primero de los argumentos, esto es, el del mérito, la Sala se referirá a su naturaleza y alcance, a los concursos y a las listas de elegibles.
Ahora bien, respecto del hecho de que cada categoría significó un concurso distinto, esta Sección abordará el estudio de: i) la organización del notariado; ii) el ingreso a la carrera notarial; y iii) el concurso de méritos de los notarios.”
(…)
“El principio del mérito, los concursos y las listas de elegibles
La consagración constitucional del principio del mérito como principal forma de acceso al empleo público es reflejo de la necesidad de contar con servidores públicos cuyas capacidades, experiencia, conocimiento y dedicación les permitan atender eficazmente las responsabilidades que les han sido confiadas, ya que para el Constituyente de 1991 resulta claro que el “desarrollo económico y social de un país depende, entre otras variables, de la calidad del talento humano de su burocracia.
Por su parte, el mecanismo para garantizar el principio del mérito es el “concurso público”, ya que está exclusivamente dirigido a comprobar las calidades académicas, la experiencia y las competencias requeridas para el desempeño de los empleos.
Así, la Corte Constitucional, en sentencia C-563 de 2000 consideró que “el mérito se constituye en el fundamento constitucional de los procesos de selección para acceder al ejercicio de cargos públicos, de forma tal que los requisitos y condiciones de acceso deben ser acreditados previamente por los aspirantes, además de superar según se requiera por la convocatoria, pruebas y en ocasiones pruebas y cursos.”
Sentencia C-421 de 2006. Magistrado Ponente: Álvaro Tafur Galvis.
“Carrera notarial-Supresión de organismo competente para administrar carrera y concursos es inconstitucional. Si bien al expedir la Ley 588 de 2000 el Legislador reitera el mandato constitucional según el cual el nombramiento de los notarios en propiedad se hará mediante concurso de méritos.
Es claro que la actuación del Legislador al no señalar de manera concreta cuál era el organismo competente señalado por la ley para convocar y administrar los concursos, así como la carrera notarial y al mismo tiempo derogar el único órgano establecido en una norma con fuerza de ley para el efecto sin crear otro para sustituirlo, -siendo el legislador el único que podía hacerlo dada la clara reserva de ley que existe en este caso- dejó dicha ley sin un elemento indispensable para la realización de los referidos mandatos superiores.
Es claro para la Corte que el resultado de una conducta positiva del legislador generó en este caso la ausencia de un organismo indispensable para la satisfacción de bienes constitucionales de particular importancia. Así, dado que ante la imposibilidad de realizar los concursos, la hipótesis excepcional a que alude el artículo 2 de la ley 588 de 2000 en su segundo inciso, -a saber que “En caso de vacancia, si no hay lista vigente de elegibles, podrá el nominador designar notarios en interinidad, mientras el organismo competente realiza el respectivo concurso”-, se convierte en la regla general, es claro que el acceso a la función notarial como consecuencia de la derogatoria del artículo 164 del Decreto Ley 960 de 1970 no solo es imposible hacerlo mediante el procedimiento señalado por el Constituyente sino que de ello se sigue, de manera necesaria, el desconocimiento de los derechos a la igualdad, debido proceso y acceso a la función notarial, tanto de las personas que ocupan el cargo de notario en provisionalidad, como de los ciudadanos que quieran acceder a ese cargo, en condiciones de igualdad y con base en el mérito, al no existir el órgano que realice los concursos.”
Sentencia C-741 de 1998. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero.
“El artículo 164 del decreto 960 de 1970 se encuentra vigente, pues no ha sido derogado expresa ni tácitamente por normas preconstituyentes, y la Constitución tampoco suprimió expresamente esa norma, ya que ordenó el nombramiento de los notarios en propiedad mediante concurso, pero no le atribuyó a ningún organismo constitucional la administración de la carrera notarial, por lo cual se entiende que esa función sigue siendo ejercida por el organismo legal existente para tal efecto. Es obvio entonces que la función del Consejo Superior de la Administración de Justicia que administraba la carrera judicial fue asumida por el actual Consejo Superior de la Judicatura, por lo cual las normas que lo regulaban fueron derogadas por la Constitución en esa materia.
Por ello el Consejo Superior de la Administración de Justicia, continuó siendo un organismo vigente, sin las funciones atribuidas al Consejo Superior de la Judicatura, pero con la función de administrar la carrera notarial y los concursos de notarios, por cuanto tales funciones no fueron asignadas ni expresa ni tácitamente a ningún otro organismo, ni por la ley o la Constitución. La Corte declarará la inexequibilidad de la expresión «de la Administración de Justicia», contenida en la denominación «Consejo Superior de la Administración de Justicia», en el entendido de que, a partir de la presente sentencia, y mientras el Legislador no regule la materia de manera distinta, la entidad encargada de administrar los concursos y la carrera notarial se denominará «Consejo Superior».
En ese mismo orden de ideas, siendo claro que esta institución ya no se puede confundir con ninguna otra, la Corte también retirará del ordenamiento la expresión «entonces,» de ese mismo artículo, la cual pierde toda eficacia normativa. Finalmente, y por razones de unidad normativa, esta Corporación también procederá a declarar la inexequibilidad de la expresión «de la Administración de Justicia», contenida en la denominación «Consejo Superior de la Administración de Justicia», cuando ésta se encuentre en otros artículos del decreto 960 de 1970.”
Doctrinas.
Notaripedia la Enciclopedia Notarial -Tomo I- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis.
“CARRERA NOTARIAL
Es aquella situación en que se ocupa el cargo de Notario en propiedad, por haber cumplido con los requisitos de ley para ser admitido en la carrera notarial y en tal virtud se encuentre debidamente inscrito.
La carrera notarial tiene por objeto mejorar el servicio de la función notarial, seleccionar los noten mediante la comprobación de su capacidad intelectual y moral, garantizar su estabilidad en el cargo y promoción y ascenso.
La carrera notarial es la consecuencia natural del mandato constitucional que ordena perentoriamente los notarios en propiedad sean nombrados por concurso. El diseño de la carrera es entonces la forma legal de reglamentar el servicio notarial.
Se entenderá que ha ingresado a la carrera notarial aquel aspirante que por el hecho de superar todas las etapas de un concurso público y abierto de méritos y, en consecuencia, encontrarse incluido en la lista de elegibles vigente, conformada para un determinado círculo notarial, sea nombrado en propiedad como Notario, acepte su designación y tome posesión del cargo.
La carrera notarial, como medio especial para la reglamentación de la función fedante tiene pleno respaldo constitucional, y no puede ser de otra forma, pues esta actividad es eminentemente técnica y esta circunstancia es la antítesis del libre nombramiento y remoción. Hay sistemas especiales de carrera, uno de ellos es la carrera notarial. El sistema de «carrera» se inicia con la convocatoria a concurso y concluye con los nombramientos de la lista de elegibles que por cada círculo notarial elabora o integra el Consejo Superior de la Carrera Notarial
En reiteradas sentencias la Corte Constitucional (C-1119 de 2005, C-431 de 2010) ha manifestado que la carrera administrativa para el ejercicio de funciones públicas se fundamenta en tres principios interrelacionados: a) la búsqueda de la eficiencia y eficacia en la función, por lo cual la administración debe seleccionar a la persona exclusivamente por su mérito y capacidad profesional; b) la protección de la igualdad de oportunidades, pues todos los ciudadanos tienen igual derecho a acceder al desempeño de cargos y funciones públicas; c) la protección de los derechos subjetivos de quien pertenece a la carrera, tales como el principio de estabilidad en el empleo, el sistema para el retiro de la carrera y los beneficios propios de la condición de escalafonado, pues las personas vinculadas a la carrera son titulares de unos derechos adquiridos, que deben ser protegidos y respetados por el Estado.”[106]
Manual de carrera Notarial del proceso, concurso y carrera Notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“La Carrera Notarial es un sistema técnico en el que se determinan y desarrollan aspectos relativos al ingreso, vinculación, funcionamiento y la administración de aquellas personas que, como consecuencia de un concurso público y abierto de méritos, fungen como notarios.
Tal y como lo indica el artículo 95 del Decreto 2148 de 1983, la carrera notarial tiene por objeto mejorar el servicio en la función notarial, seleccionar los notarios mediante la comprobación de su capacidad intelectual y moral, garantizar su estabilidad en el cargo y su promoción o ascenso. El ingreso público y abierto para el acceso a la carrera notarial tiene origen en el artículo 131 de la Constitución Política de Colombia , al establecer que el nombramiento de los notarios en propiedad se hará mediante concurso, y en el mismo sentido le dio competencia a la Ley para reglamentar la actividad notarial, concebida como un servicio público bajo el entendido que constituye una labor destinada a satisfacer, de manera continua y obligatoria, una necesidad de interés general, como es la función fedante, sometida a un régimen jurídico especial.”
BASES DEL CONCURSO.
ARTÍCULO 165.
Con suficiente anticipación el Consejo Superior de la Administración de Justicia fijará las bases de cada concurso, con señalamiento de sus finalidades, requisitos de admisión, calendario, lugares de inscripción y realización, factores que se tendrán en cuenta, manera de acreditarlos, y sistema de calificaciones, e indicará la divulgación que haya de darse a la convocatoria. (Aparte tachado declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-741-98 del 2 de diciembre de 1998, Magistrado Ponente Dr. Alejandro Martínez Caballero).
Normas concordantes.
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 99. En la convocatoria del concurso el Consejo Superior de la Administración de Justicia fijará el puntaje para calificar las pruebas y las calidades de conformidad con el artículo anterior, según la categoría de la notaría para la cual se haya hecho la solicitud de ingreso a la carrera, sin exceder en ningún caso de 100 puntos.”
“Artículo 100. La simple posesión de las calidades que exige la ley para el desempeño del cargo no da derecho al otorgamiento de puntos en el respectivo concurso. Para la convocatoria el Consejo Superior de la Administración de Justicia verificará si en ese momento el aspirante reúne los requisitos para desempeñar el cargo e ingresar a la carrera.”
Doctrinas.
Manual de carrera Notarial del proceso, concurso y carrera Notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“De conformidad con lo previsto en los artículos 164 y 165 del Estatuto Notarial, la carrera notarial y los concursos serán administrados por el Consejo Superior de la Carrera Notarial, en virtud de tal competencia se encargará de fijar los lineamientos para el concurso, con señalamiento de sus finalidades, requisitos de admisión, calendario, lugares de inscripción y realización, factores que se tendrán en cuenta, manera de acreditarlos, y sistema de calificaciones, e indicará la divulgación que precise darse a la convocatoria.
En este orden de ideas, una vez el Consejo Superior de la Carrera Notarial en su calidad de administrador surta todas las etapas propias del concurso, deberá proferir lista de elegibles para proceder con el agotamiento de la lista conforme a los términos y condiciones dispuestos para el concurso, y tras agotar el trámite reglado, la Secretaría Técnica del Consejo Superior de la Carrera Notarial oficiará al nominador natural correspondiente para que efectúe los trámites tendientes al nombramiento, confirmación y posesión en el cargo.”
NO ACEPTACIÓN AL CONCURSO.
ARTÍCULO 166.
No serán aceptados a concurso quienes no acrediten en tiempo los requisitos para su postulación.
El Consejo calificará a los concursantes de conformidad con la norma precedente, el Reglamento y las bases que haya sentado para cada ocasión.
Normas concordantes.
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 62. Las calidades de que tratan los artículos 153 y 154 del decreto-ley 0960 de 1970 son acumulables, en su orden, para el lleno de los requisitos legales.”
PÉRDIDA DE UN CONCURSO.
ARTÍCULO 167.
Artículo declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-177-09 de 18 de marzo de 2009, Magistrada Ponente Dra. Clara Elena Reales Gutiérrez.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 167.
Quien por primera vez pierda un concurso no podrá participar en el siguiente; quien lo pierda por segunda vez no podrá participar en los dos siguientes, y quien por tercera vez lo pierda no podrá volver a concursar.
Jurisprudencias.
Sentencia C-177 de 2009. Magistrado Ponente: Clara Elena Reales Gutiérrez.
“La Corte ha insistido en que los notarios, no desarrollan únicamente un servicio público, sino que ejercen una actividad de interés general, que si bien es distinta de las funciones estatales clásicas, a saber, la legislativa, la ejecutiva y la judicial, ha de ser calificada como una verdadera función pública, y precisamente, por la trascendencia de la función notarial, una preocupación central del Constituyente de 1991 fue la de asegurar que quienes ejercen dicha actividad, reúnan las condiciones y méritos necesarios para su adecuado desarrollo.
La norma en cuestión contempla dos tipos de inhabilidades para participar en el concurso notarial. Unos temporales, en el caso en que se pierda una o dos veces el concurso y otro intemporal, en el caso en que se pierda por una tercera vez, resultando evidente que la finalidad es claramente legítima y coherente con los propósitos que fijó el constituyente a la hora de contemplar el concurso como medio principal para acceder a la carrera notarial, pero las restricciones que allí se imponen resultan desproporcionadas para alcanzar dicho fin, pues es claro para la Corte que restringir la participación de una persona en futuros concursos notariales, por haber perdido otro u otros con anterioridad, compromete uno de los postulados básicos de los concursos para proveer cargos de carrera, cual es el de la igualdad de acceso y participación y termina por anular el derecho de participación en la conformación del poder público de las personas que se presentaron en un concurso notarial pero no fueron elegidas, resultando claro que un supuesto como el que se analiza en esta providencia, la pérdida del concurso, ni siquiera puede asemejarse a la comisión de una falta leve, en tanto que una inhabilidad intemporal, sólo puede establecerse por conductas que objetivamente sean de tal gravedad que puedan poner en riesgo la idoneidad y transparencia en el ejercicio de la función fedante.
El artículo 167 del Decreto 960 de 1970 limita la participación en futuros concursos notariales de aquellas personas que han perdido alguno con anterioridad. Puntualmente, de conformidad con la norma acusada, quien pierde el concurso por primera vez, no podrá participar en el siguiente; quien lo pierde por una segunda vez no podrá participar en los dos siguientes y quien lo pierde por una tercera vez, no podrá volver a concursar.
Para el demandante, tal disposición establece una diferenciación injustificada entre los aspirantes a la carrera notarial y aquellos que se postulan a cargos de carrera administrativa, pues a estos últimos no se les impide presentarse a un nuevo concurso, por el hecho de no haber superado otros. De igual forma, considera el demandante, que la norma acusada no sólo desconoce el carácter abierto que deben tener los concursos para acceder a la función pública, sino que establece una limitación irrazonable y desproporcionada al derecho de toda persona de poder participar en la conformación del poder público.
En este proceso se trata, entonces, de determinar si los límites para participar en el concurso notarial que contempla la norma acusada establecen una diferenciación injustificada entre los aspirantes a la carrera notarial y los aspirantes a cargos de carrera administrativa y si tales restricciones obedecen a condiciones de razonabilidad y proporcionalidad.
Para abordar estos problemas, la Corte iniciará reiterando su jurisprudencia en relación con el concurso público para acceder a la llamada carrera notarial y hará un breve recuento histórico de cómo hasta el momento éste ha sido puesto en marcha. Este contexto servirá de base para analizar la constitucionalidad del artículo 167 del Decreto 960 de 1970.”
PROCEDENCIA DEL CONCURSO.
ARTÍCULO 168.
Los concursos se celebrarán para ingreso al servicio y para ingreso a la carrera y ascenso dentro de ella. (Aparte tachado declarado INEXEQUIBLE y aparte subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-153-99 del 10 de marzo de 1999, Magistrado Ponente Dr. Eduardo Cifuentes Muñoz).
Jurisprudencias.
Sentencia C-153 de 1999. Magistrado Ponente: Eduardo Cifuentes Muñoz.
“En principio, la unidad normativa sólo se realiza en aquellos casos en los cuales después de considerar que la disposición acusada es inconstitucional, la Corte concluye que la decisión de inexequibilidad sería inocua si no incluyera otras normas que, pese a no haber sido demandadas, tienen el mismo contenido normativo que el que tiene el precepto que deberá ser excluido del ordenamiento.
Lo anterior ocurre, normalmente, en una sola decisión o sentencia. No obstante, existen algunas hipótesis en las que procede la unidad normativa por razones diferentes o, incluso, en decisiones distintas. Se trata, por ejemplo, de casos en los cuales se necesita integrar la correspondiente proposición jurídica para no producir una decisión inhibitoria o, de aquellas oportunidades en las cuales «la Corte debe estudiar una proposición normativa que fue acusada por un ciudadano, pero frente a la cual resulta materialmente imposible pronunciarse sobre su exequibilidad o inexequibilidad sin analizar globalmente los elementos esenciales del conjunto normativo del cual ella forma parte. “Según la Corporación, «en estos eventos, y con el fin de evitar un pronunciamiento inhibitorio, es válido que la Corte proceda a integrar la unidad normativa, siempre y cuando ello sea estrictamente necesario para examinar en debida forma las acusaciones formuladas en la demanda».
Por último, se trata de aquellos casos en los cuales no se integró, en su momento, la correspondiente unidad normativa, pero en una nueva demanda la Corte encuentra la necesidad de hacerlo para mantener la doctrina constitucional vigente y, especialmente, la eficacia del fallo anterior. En el presente caso nos encontramos frente a una circunstancia en la cual, apartes no demandados de las normas parcialmente cuestionadas, regulan la figura de los llamados notarios de servicio que, según la doctrina constitucional vigente, es inconstitucional. Adicionalmente, tal y como ha sido expuesto, la Corte habrá de aplicar, en esta decisión, la mencionada doctrina constitucional para declarar inexequibles algunas normas que regulan la misma figura. De otra parte, la comprensión integral de la disposición parcialmente demandada sólo es posible si se analizan cada uno de los elementos normativos que la integran, uno de los cuales es la existencia de los notarios de servicio.”
CONCURSO PARA ASCENSO.
ARTÍCULO 169.
Los concursos para ingreso al servicio y para ascenso dentro de la carrera tienen por objeto la selección de candidatos para cargos no desempeñados en propiedad por Notarios pertenecientes a ella. (Aparte tachado declarado INEXEQUIBLE y el aparte subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-153-99 del 10 de marzo de 1999, Magistrado Ponente Dr. Eduardo Cifuentes Muñoz.)
ARTÍCULO 170.
Artículo derogado por el artículo 11 de la Ley 588 de 2000, publicada en el Diario Oficial No. 44.071 del 6 de julio de 2000.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 170.
En los concursos para ingreso al servicio y ascenso, el postulante indicará el cargo a que aspira, con precisión de su ubicación territorial, y cuando fueren varios los vacantes, el orden de su preferencia.
ARTÍCULO 171.
Artículo derogado por el artículo 22 de la Ley 29 de 1973, publicada en el Diario Oficial No. 34.007 del 25 de enero de 1974.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 171.
El Consejo Superior de la Administración de Justicia comunicará al respectivo Tribunal los nombres de quienes hayan aprobado el concurso, con sus antecedentes y calificación.
ARTÍCULO 172.
Artículo derogado por el artículo 22 de la Ley 29 de 1973, publicada en el Diario Oficial No. 34.007 del 25 de enero de 1974.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 172.
En la formación de las listas por parte de los Tribunales, estos deberán escoger a uno de cada tres aspirantes, dentro de los que hayan aprobado el concurso, con posibilidad de incluir también a los restantes en todo o parte.
Cumplida la formación de las listas, los nombres de los aspirantes aprobados y no incluidos en ellas o no designados para el cargo continuarán figurando con sus calificaciones, durante el respectivo periodo, y serán enviados al Tribunal, junto con los de quienes aprueben los concursos que posteriormente se celebren para llenar en propiedad las vacantes que ocurran.
VACANTES.
ARTÍCULO 173.
Dentro de los cinco días siguientes al en que ocurra la necesidad de proveer un cargo en propiedad, el Gobernador, Intendente o Comisario y el Tribunal avisarán la ocurrencia de la vacante al Consejo, para que este envíe actualizada la lista de los candidatos aprobados en concurso.
ARTÍCULO 174.
Artículo derogado por el artículo 22 de la Ley 29 de 1973, publicada en el Diario Oficial No. 34.007 del 25 de enero de 1974.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 174.
Los Tribunales Superiores, los Gobernadores, Intendentes y Comisarios, podrán prescindir del requisito del concurso para la postulación y designación en propiedad, cuando aquel no se haya celebrado y cuando declarado desierto no se celebre uno nuevo dentro del año siguiente, o el que entonces se realice quede también desierto. En tales casos la designación no da derecho a ascenso en la carrera, ni a permanencia más allá del respectivo periodo.
El concurso de ascenso y el de ingreso al servicio se considerarán desiertos cuando el número de candidatos aprobados sea inferior a tres tantos del número de personas que hayan de figurar en las listas; tal declaración se hará en forma singular para cada cargo vacante, por el Consejo Superior de la Administración de Justicia, de acuerdo con los resultados de la selección que haga el Tribunal, conforme al artículo 172.
POSTULACIONES Y DESIGNACIONES.
ARTÍCULO 175.
Los Presidentes de Tribunal y los Gobernadores, Intendentes y Comisarios comunicarán al Consejo Superior y a la Vigilancia Notarial, las postulaciones y designaciones que hagan, dentro de los cinco días siguientes, a aquel en que las hagan.
Normas concordantes.
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 63. Dentro de los cinco (5) días siguientes a la designación de un notario, los gobernadores, intendentes y comisarios la comunicarán al Consejo Superior de la Administración de Justicia, por intermedio de la Superintendencia de Notariado y Registro.”
“Artículo 64. El notario tomará posesión del cargo dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que reciba la confirmación del nombramiento si ya se inició el período legal, salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado o prórroga hasta de 30 días concedida justificadamente por quien hizo la designación.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-741 de 1998. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero.
“Es claro que la referencia a los intendentes y a los comisarios se ve afectada por una inconstitucionalidad sobreviniente, por cuanto la Carta de 1991 suprimió las antiguas intendencias y comisarías, las cuales fueron transformadas en departamentos, conforme lo ordena el artículo 309 superior. Además, al regular el ordenamiento territorial, la Carta no prevé la existencia de intendencias o comisarías como entidades territoriales. Por tal razón, la Corte procederá a retirar del ordenamiento la expresión «, intendentes y comisarios».”
(…)
“Finalmente, el inciso primero del artículo 161 del mismo decreto, tal y como fue subrogado por el artículo 5º del decreto 2163 de 1970, establece que los notarios son nombrados para períodos de cinco (5) años, por el gobierno nacional, si se trata de notarios de primera categoría, y los demás por los gobernadores, intendentes y comisarios respectivos. Este mandato es una competencia propia del Legislador, ya que a éste corresponde reglamentar el servicio prestado por los notarios, por lo cual es natural que establezca quien es la autoridad nominadora. Sin embargo, conforme al análisis efectuado en los fundamentos anteriores de esta sentencia, algunos apartes de esta disposición plantean problemas constitucionales.
En primer término, es claro que la referencia a los intendentes y a los comisarios se ve afectada por una inconstitucionalidad sobreviniente, por cuanto la Carta de 1991 suprimió las antiguas intendencias y comisarías, las cuales fueron transformadas en departamentos, conforme lo ordena el artículo 309 superior. Además, al regular el ordenamiento territorial, la Carta no prevé la existencia de intendencias o comisarías como entidades territoriales. Por tal razón, la Corte procederá a retirar del ordenamiento la expresión “, intendentes y comisarios”.”
(…)
“Declarar EXEQUIBLE el inciso primero del artículo 161 del decreto 960 de 1970, tal y como fue subrogado por el artículo 5º del decreto 2163 de 1970, con excepción de las expresiones “, intendentes y comisarios” y “para períodos de cinco años”, las cuales son INEXEQUIBLES.”
ARTÍCULO 176.
Artículo derogado por el artículo 11 de la Ley 588 de 2000, publicada en el Diario Oficial No. 44.071 del 6 de julio de 2000.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 176.
Para ser admitido a la Carrera Notarial se exigen los siguientes requisitos de modo concurrente:
1. <Numeral INEXEQUIBLE> Estar ejerciendo el cargo en propiedad.
2. <Numeral INEXEQUIBLE> Haber ejercido el cargo de Notario o de Registrador, en propiedad, o en interinidad, pero con el lleno de los requisitos legales, por tiempo no inferior a cuatro años.
3. Haber aprobado el concurso de ingreso a la carrera.
ARTÍCULO 177.
Artículo derogado por el artículo 11 de la Ley 588 de 2000, publicada en el Diario Oficial No. 44.071 del 6 de julio de 2000.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 177.
No será admitido a carrera notarial:
1. Quien se encuentre en cualquiera de las causales que impiden el ingreso al servicio.
2. Quien haya sido sancionado disciplinariamente con suspensión del cargo durante los dos años anteriores o con multa en el último año, o con las mismas sanciones y en iguales tiempos, en el ejercicio de la abogacía o de cargo judicial o del Ministerio Público, o excluido de lista de auxiliares de la justicia, en cualquier tiempo, por razones de índole ética.
OBLIGACIONES POR PERTENECER A LA CARRERA NOTARIAL.
ARTÍCULO 178.
El pertenecer a la carrera notarial implica:
1. Derecho a permanecer en la misma Notaría dentro de las condiciones del presente estatuto.
2. Derecho a participar en concursos de ascenso.
3. Preferencia para ocupar, a solicitud propia y dentro de la misma circunscripción político – administrativa, otra Notaría de la misma categoría que se encuentre vacante. (La Corte Constitucional se declaró INHIBIDA de fallar sobre este numeral (parcial) por ineptitud de la demanda, mediante Sentencia C-097-21 de 15 de abril de 2021, Magistrado Ponente Dr. Paola Andrea Meneses Mosquera.)
4. <Numeral EXEQUIBLE CONDICIONADO> Prelación en los programas de bienestar social general y en los de becas y cursos de capacitación y adiestramiento.
La permanencia en la carrera está subordinada a la continuidad en el servicio, salvo el caso de licencia. (Artículo declarado EXEQUIBLE con excepción al numeral 4 que se declara EXEQUIBLE CONDICIONADO a que no se refiera a la figura de los notarios de servicio, por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-153-99 del 10 de marzo de 1999, Magistrado Ponente Dr. Eduardo Cifuentes Muñoz).
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.3.1.1. Objeto y ámbito de aplicación. El presente capítulo tiene por objeto reglamentar la forma en que los notarios que han ingresado a la carrera notarial procederán a ejercer el derecho de preferencia previsto en el numeral 3 del artículo 178 del decreto-ley 960 de 1970.”
“Artículo 2.2.6.3.2.1. Ingreso a la carrera notarial. Se entenderá que ha ingresado a la carrera notarial, aquel aspirante que por el hecho de superar todas las etapas de un concurso público y abierto de méritos y en consecuencia encontrarse incluido en la lista de elegibles vigente conformada para un determinado círculo notarial, sea nombrado en propiedad como notario, acepte su designación y tome posesión del cargo.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 96. El ingreso a la carrera podrá solicitarse al consejo superior de la administración de justicia en cualquier tiempo, por quien compruebe que reúne los requisitos señalados en los ordinales 1º y 2º del artículo 76 del Decreto-Ley 0960 de 1970.”
“Artículo 97. Dentro del mes siguiente a la presentación de la solicitud para ingreso a la carrera de quien reúne los requisitos legales, el consejo superior de la administración de justicia convocará a concurso y dentro de los dos meses siguientes deberá efectuarlo, evaluar sus resultados y dictar la resolución de escalafona miento o de no incorporación a la carrera.
No podrá nombrarse reemplazo de un notario en propiedad cuya solicitud de ingreso a la carrera, ajustada a la ley en la fecha de su presentación, se encuentre pendiente de decisión.
La secretaría del consejo superior de la administración de justicia informará a los nominadores sobre estas solicitudes.”
“Artículo 98. El concurso para ingreso a la carrera será calificado sobre la base de 100 puntos, así: Hasta 50 puntos por experiencia en el ejercicio del notariado o registro.
Hasta 40 puntos por título de abogado, estudios de especialización en disciplinas jurídicas, cursos de capacitación en notariado o registro, asistencia o participación en foros en esas áreas, judicatura o ejercicio de la profesión de abogado.
Hasta 40 puntos por publicaciones jurídicas, docencia universitaria en derecho, preferentemente en materia notarial, registral o de administración de justicia.
Hasta 40 puntos por las pruebas orales, escritas o mixtas y entrevistas personales.”
“Artículo 99. En la convocatoria del concurso el consejo superior de la administración de justicia fijará el puntaje para calificar las pruebas y las calidades de conformidad con el artículo anterior, según la categoría de la notaría para la cual se haya hecho la solicitud de ingreso a la carrera, sin exceder en ningún caso de 100 puntos.”
“Artículo 100. La simple posesión de las calidades que exige la ley para el desempeño del cargo no da derecho al otorgamiento de puntos en el respectivo concurso. Para la convocatoria el consejo superior de la administración de justicia verificará si en ese momento el aspirante reúne los requisitos para desempeñar el cargo de ingresar a la carrera.”
“Artículo 101.Si el concursante obtuviere un puntaje igual o superior a 60, el consejo superior de la administración de justicia mediante resolución lo incluirá en el escalafón, con lo cual adquirirá todos los derechos y contraerá todas las obligaciones que la ley consagra para los notarios de carrera.”
“Artículo 102. El notario dejará de pertenecer a la carrera en cualquier caso en que se produzca falta absoluta y en el previsto en el artículo 202 del Decreto-Ley 960 de 1970.”
“Artículo 103. Las disposiciones de este capítulo se aplicarán también para los concursos de ascenso dentro de la carrera.
Capítulo VI, de la carrera notarial. artículo 95. La carrera notarial tiene por objeto mejorar el servicio en la función notarial, seleccionar los notarios mediante la comprobación de su capacidad intelectual y moral, garantizar su estabilidad en el cargo y su promoción o ascenso.
Para el ingreso y permanencia en la carrera no podrá hacerse distingo alguno por razón de raza, sexo, estado civil, religión o filiación política.”
Jurisprudencias.
Sentencia C-153 de 1999. Magistrado Ponente: Eduardo Cifuentes Muñoz.
“La Corporación ha señalado que el servicio notarial es una función pública que puede ser ampliamente regulada por el legislador. En este sentido, resulta posible que la precitada función sea ejercida, bien por funcionarios públicos ora, – en virtud de la llamada descentralización por colaboración -, por particulares. Igualmente, la Corte ha indicado que en nada afecta los mandatos constitucionales el régimen legal que confiere a los notarios un estatus sui generis, según el cual al tiempo que les impone ciertos deberes y obligaciones propias de los servidores públicos, les reconoce un altísimo grado de autonomía empresarial.
De manera explícita, esta Corte ha indicado que es la propia Constitución la que impone la carrera notarial, pues no otra cosa puede deducirse de la norma constitucional que establece que todo aquél que ejerza la función fedante debe acceder a su cargo mediante un concurso público de méritos. En este sentido, no cabe duda alguna de que la carrera notarial encuentra pleno respaldo constitucional, pues dicho régimen no hace otra cosa que reglamentar el acceso, permanencia, ascenso y retiro de una función pública de naturaleza eminentemente técnica, la cual, según la constitución, sólo puede ser ejercida, en propiedad, por personas que han superado un concurso público.”
Doctrinas.
Elección de los miembros del Consejo Superior de la Carrera Notarial conforme al Decreto 1069 de 2015 (cuadro del autor).
Ilustración 74 Elección de los miembros del Consejo Superior de la Carrera Notarial- Decreto 1069 de 2015.
ARTÍCULO 179.
Artículo derogado por el artículo 11 de la Ley 588 de 2000, publicada en el Diario Oficial No. 44.071 del 6 de julio de 2000.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 179.
Artículo INEXEQUIBLE. El ingreso a la carrera se hará en el grado correspondiente a la categoría del círculo notarial en que esté clasificada la Notaría que se ejerza en propiedad al momento de la admisión, y en la correspondiente sección territorial.
Jurisprudencias.
Sentencia C-373 de 2002. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño.
“Con base en los siguientes argumentos, la Superintendencia de Notariado y Registro solicita la declaratoria de exequibilidad de la norma demandada:
De acuerdo con el artículo 131 de la Carta, el legislador tenía plenas facultades para reglamentar el ejercicio de la función notarial. En ejercicio de esas facultades, es entendible que propugne porque quien vaya a prestar directamente el servicio de notariado sea una persona idónea, responsable y de excelente reputación. Por ello, mediante la norma demandada simplemente se están exigiendo unos requisitos de idoneidad, profesionalismo y ética para acceder al cargo de notario.
Mal haría el legislador en equipar, para efectos del concurso para acceder a los cargos de notario, a quienes han sido sancionados en su ejercicio como notarios con quienes no lo han sido. Si eso constituyera un tratamiento discriminatorio, para no vulnerar el principio de igualdad sería necesario nivelar por lo bajo las exigencias para participar en el concurso y escoger como candidatos a personas que hubiesen sido sancionadas en su desempeño como notarios.”
Sentencia C-153 de 1999. Magistrado Ponente: Eduardo Cifuentes Muñoz.
“La Corporación ha señalado que el servicio notarial es una función pública que puede ser ampliamente regulada por el legislador. En este sentido, resulta posible que la precitada función sea ejercida, bien por funcionarios públicos ora, – en virtud de la llamada descentralización por colaboración -, por particulares. Igualmente, la Corte ha indicado que en nada afecta los mandatos constitucionales el régimen legal que confiere a los notarios un estatus sui generis, según el cual al tiempo que les impone ciertos deberes y obligaciones propias de los servidores públicos, les reconoce un altísimo grado de autonomía empresarial.
De manera explícita, esta Corte ha indicado que es la propia Constitución la que impone la carrera notarial, pues no otra cosa puede deducirse de la norma constitucional que establece que todo aquél que ejerza la función fedante debe acceder a su cargo mediante un concurso público de méritos. En este sentido, no cabe duda alguna de que la carrera notarial encuentra pleno respaldo constitucional, pues dicho régimen no hace otra cosa que reglamentar el acceso, permanencia, ascenso y retiro de una función pública de naturaleza eminentemente técnica, la cual, según la constitución, sólo puede ser ejercida, en propiedad, por personas que han superado un concurso público.”
Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Segunda Subsección B, sentencia del 25 de febrero del 2021. Consejero Ponente: César Palomino Cortés.
“Mediante Acuerdo 01 de 1989, el Consejo Superior de la Administración de Justicia convocó a concurso de ingreso a la carrera notarial, en el que participó la demandante obteniendo 79 puntos; mediante Resolución 007 de 1989, fue incorporada junto con otros notarios a la carrera notarial, posesionándose el día 1° de febrero de 1990, cargo en el que fue ratificada para el periodo 1990-1994, mediante Decreto 038 de 1990. Posteriormente en el año 1991 la nueva Carta Política en el artículo 131 dispuso que el nombramiento de los notarios en propiedad se haría mediante concurso; por su parte la Corte Constitucional profirió la sentencia SU-250 de 1998, mediante la cual declaró el estado de cosas inconstitucional dado el incumplimiento del artículo 131, al no haberse convocado el concurso de notarios en el país, ordenando que se debía surtir en el término de seis meses.”
(…)
“El Consejo Superior de Administración de Justicia profirió el día 18 de diciembre de 1998, el Acuerdo 01 de 1998, mediante el cual convocó a concurso público y abierto con el objeto de proveer en propiedad las notarías vacantes que se establecerían posteriormente en otro acto administrativo. Varios de los actos expedidos por el Consejo Superior de la Carrera Notarial, fueron declarados nulos por la jurisdicción contencioso-administrativa, hasta que se expidió el Acuerdo 01 de 2001, mediante el cual convocó a concurso la Notaría que ocupaba la ahora actora, acto que fue también declarado nulo, pero sólo en lo que respecta a las notarías de contados notarios accionantes.”
(…)
“En cuanto a los supuestos derechos de carrera adquiridos por la doctora Nancy Niño en el año 1989, indicó que en efecto mediante Resolución No. 007 del 19 de diciembre de 1989, el Consejo Superior incorporó a unos determinados notarios a la carrera notarial pero no a particulares, como quiera que mediante Acuerdo 01 de 1989 se convocó a un concurso cerrado, el cual según la Carta Política de 1991 no genera el ingreso real a la carrera notarial, como tampoco derechos adquiridos para los notarios beneficiados con dicha incorporación. Por tanto, únicamente el concurso público y abierto es el que genera derechos de carrera notarial, características que no cumplió el concurso cerrado llevado a cabo en 1989, siendo el último concurso que cumple con tales características, el convocado mediante Acuerdo 011 del 2 de diciembre de 2010, en acatamiento de la sentencia SU-913 de 2009, el cual se llevó a cabo en diferentes etapas y que, para el mes de enero de 2012, se estaban efectuando los nombramientos de notarios en propiedad.”
(…)
“Este Consejo considera que tanto Usted como los demás notarios que se encuentran relacionados en la Resolución 007 de 1989 no se encuentran vinculados a la carrera notarial por cuanto en la convocatoria realizada por el Consejo Superior de la Administración de Justicia de esa época, no se dieron los elementos que exige la doctrina jurisprudencial de la Corte Constitucional y el Consejo de Estado. Según ella los concursos deben realizarse de forma pública y abierta e invitar a todas las personas interesadas, con los requisitos exigidos para participar en el concurso y garantizando el derecho a la igualdad que debe orientarlo.”.”
PERÍODO DE LOS NOTARIOS.
ARTÍCULO 180.
El periodo de los Notarios es de cinco años, contados a partir del primero de enero de mil novecientos setenta.
Normas concordantes.
Concepto No. 467441 de 2020 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
“El Decreto Ley 960 de 1970, “Por el cual se expide el Estatuto del Notariado”,
Artículo 137. <designación y retiro forzoso>. No podrán ser designados Notarios en propiedad quienes se hallen en condiciones de retiro forzoso, sea en el Notariado, sea en la Administración Pública, sea en la de Justicia o en el Ministerio Público, y quienes estén devengando pensión de jubilación.” (Se subraya).
Ahora bien, la inhabilidad es la incapacidad, ineptitud o circunstancia que impide a una persona ser elegida o designada en un cargo público y, en ciertos casos, impiden el ejercicio del empleo a quienes ya se encuentran vinculados al servicio. Dado el carácter prohibitivo de las inhabilidades, éstas son taxativas, es decir, están expresamente consagradas en una ley o en la Constitución Política. Así, la prohibición contenida en el citado artículo 137, consagra una inhabilidad, consistente en que no puede gozarse simultáneamente de la calidad de notario y de pensionado.
Ahora bien, la Ley 1821 de 2016 establece: “Artículo 1. (Corregido por el Decreto 321 de 2017, art. 1) La edad máxima para el retiro del cargo de las personas que desempeñen funciones públicas será de setenta (70) años. Una vez cumplidos, se causará el retiro inmediato del cargo que desempeñen sin que puedan ser reintegradas en ninguna circunstancia.
Lo aquí dispuesto no se aplicará a los funcionaros de elección popular ni a los mencionados en el artículo 1° del Decreto-ley 3074 de 1968.
Artículo 2. La presente ley no modifica la legislación sobre el acceso al derecho a la pensión de jubilación, Quienes, a partir de la entrada en vigencia de la presente ley, accedan o se encuentren en ejercicio de funciones públicas podrán permanecer voluntariamente en los mismos, con la obligación de seguir contribuyendo al régimen de seguridad social (salud, pensión y riesgos laborales), aunque hayan completado los requisitos para acceder a la pensión de jubilación. A las personas que se acojan a la opción voluntaria de permanecer en el cargo, en los términos de la presente ley, no les será aplicable lo dispuesto en el parágrafo 3° del artículo 9° de la Ley 797 de 2003.
Artículo 3. Esta ley no modifica el régimen de acceso a ningún cargo público, ni el de permanencia y retiro de estos, salvo en la edad máxima de retiro forzoso aquí fijada. Tampoco modifica las condiciones, requisitos, circunstancias y demás situaciones establecidas en el régimen general y los regímenes especiales que regulan el acceso al derecho a la pensión de jubilación.” (Destacado nuestro)
En consecuencia, esta Ley amplía de 65 a 70 años la edad máxima para desempeñar funciones públicas en el Estado, a los servidores públicos que prestan sus servicios en las ramas del poder público, órganos autónomos e independientes, órganos de control, entidades o agencias públicas y a los particulares que cumplen funciones públicas, con excepción de los funcionarios de elección popular y los mencionados en el artículo 1 del Decreto ley 3074 de 1968.
De igual forma, el Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública, establece:
“Artículo 2.2.11.1.7 Edad de retiro forzoso. A partir de la entrada en vigencia de la Ley 1821 de 2016, la edad de setenta (70) años constituye impedimento para desempeñar cargos públicos, salvo las excepciones señaladas en el artículo 2.2.11.1.5.
Las personas que antes de la entrada en vigencia de la Ley 1821 de 2016 tuvieren 65 años o más y continúan vinculadas al servicio público, deberán ser retiradas del servicio. Lo anterior, por cuanto no son destinatarias de la regulación de que trata la citada ley.”
Por consiguiente, las personas que antes de la entrada en vigencia de la ley 1821 de 2016, citada en precedente, tengan 65 años o más y continúen vinculadas deben ser retiradas del servicio.
Adicionalmente, respecto de la Ley 1821 de 2016, el Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, en concepto del 8 de febrero de 2017, con radicado interno número 2326, Número único: 11001-03-06-000-2017-00001-00, con ponencia del Magistrado Álvaro Námen Vargas, argumentó lo siguiente:
“A continuación, el artículo 2º de la Ley 1821 ofrece a las personas cobijadas por la misma una opción que no tenían, de manera general, bajo la legislación anterior, y de paso, elimina una restricción que dicha normatividad establecía, todo lo cual termina siendo confirmado por la última parte de la norma. En efecto, la segunda parte dispone, de manera completa:
“Quienes, a partir de la entrada en vigencia de la presente ley, accedan o se encuentren en ejercicio de funciones públicas podrán permanecer voluntariamente en los mismos, con la obligación de seguir contribuyendo al régimen de seguridad social (salud, pensión y riesgos laborales), aunque hayan completado los requisitos para acceder a la pensión de jubilación”.
Como se observa, esta parte de la norma, a pesar de las deficiencias que presenta en su redacción, contiene un supuesto de hecho y una consecuencia jurídica. El supuesto de hecho consiste en que una persona, a la entrada en vigencia de la Ley 1821 de 2016, «acceda» al ejercicio de funciones públicas o se encuentre ejerciéndolas y haya cumplido o cumpla los requisitos para adquirir el derecho a la pensión de jubilación. La consecuencia jurídica, por su parte, consiste en que tal persona puede permanecer en el ejercicio de su cargo o de las funciones respectivas, con la obligación de seguir contribuyendo al régimen de seguridad social. Aunque la norma no dice explícitamente hasta cuándo podría permanecer aquella persona en su cargo o en el ejercicio de las funciones que ejerce, la integración de esta disposición con el artículo 1º de la misma ley, permite deducir, sin mayores esfuerzos, que puede hacerlo hasta llegar a la edad de retiro forzoso que la Ley 1821 establece (70 años).”
Decreto 2163 de 1970.
“Artículo 5. Los notarios serán nombrados para periodos de cinco (5) años, así: Los de primera categoría por el Gobierno Nacional; los demás, por los Gobernadores, Intendentes y Comisarios respectivos. La comprobación de que se reúnen los requisitos exigidos para el cargo se surtirá ante la autoridad que hizo el respectivo nombramiento, la cual lo confirmará una vez acreditados.”
REELECCIÓN.
ARTÍCULO 181.
Los Notarios pueden ser reelegidos indefinidamente; los de carrera serán confirmados a la expiración de cada periodo. Unos y otros deberán retirarse cuando se encuentren en situación de retiro forzoso. (Artículo declarado exequible con excepción de los apartes tachados declarados INEXEQUIBLES por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-153-99 del 10 de marzo de 1999, Magistrado Ponente Dr. Eduardo Cifuentes Muñoz, únicamente en relación con el cargo formulado por el actor).
Jurisprudencias.
Sentencia C-741 de 1998. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero.
“Sólo procede el nombramiento de notarios en propiedad a quienes aprueben el concurso. Esta condición además de dar mayor estabilidad, le confiere determinados derechos especiales que se encuentran consagrados en el decreto ley 960 de 1970 y su reglamentario 2184 de 1983.
Existen y existirán siempre casos en los cuales se presente falta temporal o absoluta del titular de la notaría y sea necesario designar urgentemente a otra persona para la continuidad del servicio. Es acá cuando se presenta como indispensable el poder designar a otra persona en forma totalmente transitoria mientras se normaliza tal situación.
Si se declara inexequible estas tres clases de nombramiento, los notarios no podrán hacer uso del derecho a permisos y licencias por cuanto quien entre a suplirlo no puede ser designado en propiedad, y si eventualmente lo fuera por haber quedado en lista de elegibles en un concurso, una vez designado notario, perdería su derecho a la estabilidad en el cargo lo que contradice la finalidad de los concursos y la propiedad.”
Finalmente, en relación con el artículo 164 del Decreto-Ley 960 de 1970, la interviniente considera, con base en la sentencia del 18 de diciembre de 1997 de la Sección Quinta del Consejo de Estado, que la nueva Carta eliminó el Consejo Superior de la Administración de Justicia, por lo cual existe un vacío regulativo ya que no hay en la actualidad “un organismo con facultades legales para asumir las funciones de administrador de la carrera notarial, siendo de competencia del Congreso de la República expedir las reglas de derecho pertinentes.” Sin embargo, la ciudadana precisa que la sentencia SU-250/98 de la Corte Constitucional ordenó la convocatoria a concursos a más tardar en diciembre del presente año, pero sin analizar la integración de este Consejo.
Por ende, considera que si el Congreso “no aprueba la ley que reglamente los concursos, la convocatoria se hará por los miembros que aún quedan de dicho consejo, y de demandarse la convocatoria por haber sido convocada por un ente incompetente, o indebidamente integrado, por la vía de lo contencioso administrativo, el demandante tendrá como antecedente jurisprudencial el pronunciamiento del H. Consejo de Estado”, según el cual ese órgano no existe. La interviniente sugiere entonces que existe una paradoja ya que, si el Congreso “no expide la ley que reglamenta los concursos notariales, y se declara inexequible esta norma, no habrá quien convoque a concursos como lo ordenó la Corte Constitucional”, pero si la disposición acusada se declara exequible y se realiza el concurso, “la convocatoria puede ser demandada por emanar de un ente inexistente o indebidamente integrado o incompetente.”
RETIRO FORZOSO.
ARTÍCULO 182.
El Notario que llegue a encontrarse en circunstancia de retiro forzoso deberá manifestarla al funcionario que lo haya designado, tan pronto como ella ocurra.
El retiro se producirá a solicitud del interesado, del Ministerio Público, o de la Vigilancia Notarial, o de oficio, dentro del mes siguiente a la ocurrencia de la causal.
Normas concordantes.
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 75. Señalase como edad de retiro forzoso para los notarios, la de 70 años. El retiro se producirá a solicitud del interesado, del Ministerio Público, de la Superintendencia de Notariado y Registro o de oficio, dentro del mes siguiente a la ocurrencia de la causal, salvo que se trate de un notario en propiedad, caso en el cual podrá terminar el período en curso.”
ARTÍCULO 183.
Artículo derogado por el artículo 46 del Decreto 2163 de 1970, publicada en el Diario Oficial No. 33.213 del 16 de diciembre de 1970.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 183.
Son causales de retiro forzoso la edad y la incapacidad física o mental.
ARTÍCULO 184.
Artículo derogado por el artículo 46 del Decreto 2163 de 1970, publicada en el Diario Oficial No. 33.213 del 16 de diciembre de 1970.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 184.
Señalase como edad de retiro forzoso para los Notarios la de sesenta y cinco años.
Jurisprudencias.
Sentencia No. 2010-00907 de 2020. Consejo de Estado, Consejero Ponente: César Palomino Cortés.
“Cabe mencionar que la causal de retiro por edad ha sido entendida por la jurisprudencia del Consejo de Estado como objetiva, en virtud de la cual se genera la desvinculación del servidor público por haberse configurado el hecho generador, y aun cuando es cierto que la Corte Constitucional ha señalado que se deben evaluar las condiciones especiales de la persona para no vulnerar su derechos fundamentales (mínimo vital), para diferir la decisión hasta el ingreso en nómina de pensionados, sin embargo, tal condición deberá estar suficientemente acreditada, pues no puede estar basada en meras afirmaciones del destinatario de la medida.
En el presente asunto, la parte actora indica que las actuaciones de la administración vulneraron sus derechos a la igualdad, el debido proceso, el trabajo y el mínimo vital, pero lo cierto es que no acreditó ninguna circunstancia especial que evidencie la afectación de sus garantías fundamentales, por lo que no se puede advertir una situación considerable que ameritara diferir la desvinculación del actor y que, por esa razón, fuera irregular su desvinculación. (…) tampoco se observa una falta de competencia de la entidad demandada para retirar al actor de la Notaría Cincuenta Uno del Bogotá, pues analizada en su integridad la actuación de la administración, se advierte que el Gobierno Nacional en ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias previstas en los artículos 189, numeral 13 de la Constitución Política, 182 del Decreto Ley 960 de 1970, 74 del Decreto 2148 de 1983 y 1 del Decreto 3047 de 1989, previamente, dispuso la desvinculación del actor por la causal de retiro forzoso y en consecuencia facultó a la Superintendencia de Notariado y Registro para disponer del despacho notarial.”
OTRAS CAUSALES.
ARTÍCULO 185.
El Notario debe retirarse cuando sea declarado en interdicción judicial y cuando caiga en ceguera, mudez, sordera o sufra cualquier otro quebranto de salud física o mental permanente que implique notoria disminución del rendimiento en el trabajo, o enfermedad que lo inhabilite por más de ciento ochenta días.
El estado físico o mental deberá ser certificado por entidad pública de previsión o seguridad social del lugar, previo reconocimiento practicado a solicitud del propio Notario, de la Vigilancia Notarial o del Ministerio Público. La renuencia a someterse al examen acarreará la pérdida del cargo, que decretará el funcionario a quien competa la designación.
Jurisprudencias.
Sentencia C-076 de 2006. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño.
“En ningún caso la limitación de una persona podrá ser motivo para obstaculizar una vinculación laboral, a menos que dicha limitación sea claramente demostrada como incompatible e insuperable respecto de las funciones esenciales del cargo que se va a desempeñar. A las personas con discapacidad no se les puede negar, condicionar o restringir el acceso a un puesto trabajo – público o privado – o la obtención de una licencia para ejercer cualquier cargo, con fundamento en la discapacidad respectiva, a menos que se demuestre que la función que se encuentra afectada o disminuida resulta imprescindible para las labores esenciales del cargo o empleo respectivo.”
(…)
“Las personas sordas que directamente o gracias a la implementación de adecuaciones razonables especiales puedan comunicarse sin intermediarios con los oyentes, tienen derecho fundamental a competir, en igualdad de oportunidades con el resto de la población, para acceder al cargo de notario público. En esta medida, las autoridades, al diseñar el respectivo concurso, en aplicación del artículo V-1 de la Convención Interamericana para la eliminación de todas las formas de discriminación contra las personas con discapacidad deben promover la participación de representantes de organizaciones de personas con discapacidad, organizaciones no gubernamentales que trabajan en este campo o si no existieren dichas organizaciones, personas con discapacidad, en la elaboración, ejecución y evaluación de medidas y políticas para que en el proceso de diseño e implementación del concurso de méritos que el Estado debe adelantar, se adopten adecuaciones razonables que se requieran para permitir la libre e igual competencia y eliminar la discriminación contra las personas con discapacidad.”
(…)
“Resulta claro que el notario debe leer de viva voz los respectivos documentos en dos circunstancias distintas: cuando se trate de la firma de personas con ceguera o cuando se trate de la apertura de testamentos cerrados. Para mantener las garantías especiales destinadas a proteger a las personas con ceguera no es necesario impedir que las personas que no pueden hablar ejerzan el cargo de notario.
En efecto, existen múltiples medidas alternativas que permitirían, simultáneamente, la protección de los derechos de las personas invidentes y la defensa del derecho a la igualdad de oportunidades de las personas con afectaciones del habla. La segunda función que supone la lectura de viva voz de un documento es aquella que se relaciona con la lectura de testamentos cerrados.
En el caso que se estudia se exige que el notario esté presente durante la apertura y lectura del documento. De esta manera podrá dar fe sobre su estado y contenido. Dado que se trata de un documento cerrado, parece razonable que quien lo abra y lea, para dar más confianza a todos los interesados, sea el notario. Sin embargo, nada obsta para que ante la imposibilidad de la lectura de viva voz y en presencia del notario, un funcionario distinto pueda cumplir esa función mecánica. En este sentido existen múltiples medidas alternativas que pueden ser incorporadas para facilitar lo esencial: que el notario esté presente y pueda dar fe del estado del documento y del contenido de lo que se lee.
En consecuencia, no existe una justificación objetiva y razonable para impedir que las personas con limitaciones del habla puedan ejercer la función notarial. Por esta razón, la expresión “los mudos” demandada será declarada inexequible.”
ARTÍCULO 186.
Artículo derogado por el artículo 46 del Decreto 2163 de 1970, publicada en el Diario Oficial No. 33.213 del 16 de diciembre de 1970.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 186.
Las personas retiradas forzosamente por incapacidad física o mental podrán volver a ser designadas, siempre que acrediten plenamente su completa recuperación o rehabilitación, no hayan llegado a edad de retiro forzoso y reúnan los requisitos propios del cargo.
NOTARIA INTERINA O POR ENCARGO.
ARTÍCULO 187.
Las personas retiradas forzosamente por edad podrán desempeñar Notaría en interinidad o por encargo.
Jurisprudencias.
Sentencia T-1035 de 2012. Magistrados de la Sala Segunda de Revisión: Mauricio González Cuervo, Luis Guillermo Guerrero Pérez y Gabriel Eduardo Mendoza Martelo. Magistrado Sustanciador: Mauricio González Cuervo, Desvinculación de trabajadores que superan la edad de retiro forzoso.
“El fundamento de la edad de retiro forzoso se encuentra en los principios del Estado Social de Derecho, como la igualdad y el derecho al trabajo; empero, esta modalidad de retiro debe realizarse conforme a criterios objetivos y razonables. Este criterio fue expuesto en los siguientes términos por la sentencia T-865 de 2009.”
<< “Siempre y cuando la misma, responda a criterios objetivos y razonables, debe afirmarse que, en principio, resulta proporcional a los fines constitucionales cuyo logro se persigue. En efecto, la posibilidad de retirar a un servidor público de su empleo, una vez ha alcanzado una determinada edad fijada en la ley, es un instrumento de que disponen el legislador y la administración para lograr el principio de igualdad de oportunidades en el acceso a los cargos públicos (C.P., artículos 13 y 40-7) y el derecho al trabajo de los ciudadanos que aspiran a desempeñarse como trabajadores al servicio del Estado (C.P., artículo 25). Así mismo, medidas de esta índole persiguen la efectividad del mandato estatal contenido en el artículo 54 de la Carta Política, según el cual «el Estado debe propiciar la ubicación laboral de las personas en edad de trabajar» que, a su turno, es concordante con las facultades genéricas de intervención del Estado en la economía con la finalidad de “dar pleno empleo a los recursos humanos» (C.P., artículo 334). >>
“En suma, es posible afirmar que la fijación de una edad de retiro forzoso como causal de desvinculación del servicio público, constituye una medida gracias a la cual el Estado redistribuye y renueva un recurso escaso, como son los empleos públicos, con la finalidad de que todos los ciudadanos tengan acceso a éste en condiciones de equidad e igualdad de oportunidades.”
CAPÍTULO IV.
DE LAS LICENCIAS Y REEMPLAZOS.
LICENCIAS.
ARTÍCULO 188.
Los Notarios tienen derecho a separarse del ejercicio de sus cargos mediante licencias hasta por noventa días continuos o discontinuos en cada año calendario, y a obtener licencia por enfermedad o incapacidad física temporal hasta por ciento ochenta días, en cada caso. Los Notarios de carrera, además tendrán derecho a licencia hasta por dos años, pero solo para proseguir cursos de especialización o actividades de docencia o investigación o asesoría científica al Estado, previo concepto favorable del Consejo Superior de la Administración de Justicia. (Artículo declarado exequible con excepción del aparte tachado declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-153-99 del 10 de marzo de 1999, Magistrado Ponente Dr. Eduardo Cifuentes Muñoz).
Normas concordantes.
Concepto No. 032921 de 2022 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
“Artículo 188. Los Notarios tienen derecho a separarse del ejercicio de sus cargos mediante licencias hasta por noventa días continuos o discontinuos en cada año calendario, y a obtener licencia por enfermedad o incapacidad física temporal hasta por ciento ochenta días, en cada caso. Los Notarios de carrera, además tendrán derecho a licencia hasta por dos años, pero solo para proseguir cursos de especialización o actividades de docencia o investigación o asesoría científica al Estado, previo concepto favorable del Consejo Superior de la Administración de Justicia. (Declarado inexequible las expresiones tachadas mediante Sentencia de la Corte Constitucional C-153 de 1999)
De acuerdo con lo anterior, los Notarios tienen derecho a separarse del ejercicio de sus cargos mediante licencias hasta por noventa días continuos o discontinuos en cada año calendario, así como los Notarios de carrera, además tendrán derecho a licencia hasta por dos años, pero solo para proseguir cursos de especialización o actividades de docencia o investigación o asesoría científica, en consecuencia, el estatuto notarial, no contempla la viabilidad que los notarios se separen temporalmente,
Finalmente, es importante destacar que los Artículos 2.2.6.1.5.6.1 y ss del Decreto 1069 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, frente a las situaciones administrativas de los notarios dispone:
Artículo 2.2.6.1.5.6.4. licencias ordinarias. Los notarios tienen derecho a licencias ordinarias hasta por noventa días continuos o discontinuos, de cada año.
Los notarios de carrera tienen derecho a solicitar licencia hasta por dos (2) años, para cursos de especialización o actividades de docencia o investigación, o asesoría científica al estado, previo concepto del consejo superior.
Artículo 2.2.6.1.5.6.6. prohibiciones durante la licencia. durante el lapso de la licencia, el notario está cobijado por las prohibiciones legales, especialmente por las señaladas en el Artículo 10 del Decreto-Ley 960 de 1970.
De acuerdo con lo anterior, los notarios tienen derecho a licencias ordinarias hasta por noventa días continuos o discontinuos, de cada año y los notarios de carrera tienen derecho a solicitar licencia hasta por dos (2) años, para cursos de especialización o actividades de docencia o investigación, o asesoría científica al estado, previo concepto del consejo superior. No obstante, lo anterior, estos poseen la prohibición durante la licencia por las prohibiciones del Artículo 10 del Decreto 960 de 1970, el cual me permito citar:
Artículo 10. El ejercicio de la función notarial es incompatible con el de todo empleo o cargo público; con la gestión particular u oficial de negocios ajenos; con el ejercicio de la profesión de abogado; con el de los cargos de representación política; con la condición de ministro de cualquier culto; con el de los cargos de albacea, curador dativo, auxiliar de la justicia, con toda intervención en política, distinta del ejercicio del sufragio, y en general, con toda actividad que perjudique el ejercicio de su cargo.
Es así como, el ejercicio de la función notarial, es incompatible con el ejercicio de todo empleo o cargo público, en consecuencia, y dado que los notarios son particulares que ejercen funciones públicas, en criterio de esta Dirección Jurídica se considera que no es viable que un notario, se le conceda licencia para desempeñar un empleo público, ni le son aplicables las situaciones administrativas consagradas en el Decreto 1083 de 2015, pues la figura de la comisión de servicios está prevista para los empleados públicos, calidad de la que no goza la dignidad de Notario.
El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”
Instrucción administrativa No. 08 de 2021 por la cual se modifica la instrucción administrativa No. 16 de 2020 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“A partir de la expedición de la presente instrucción, no habrá lugar a la licencia especial con ocasión del coronavirus covid-19, a la que tenían derecho los notarios mayores de 60 años o a aquellos menores de esta edad que presentaran alguna comorbilidad, a que hacían referencia las instrucciones administrativas 07 y 16 de 2020. en consecuencia, los notarios que deseen solicitar licencia por tal motivo podrán hacerlo a través de la licencia ordinaria de hasta 90 días por año calendario a que tienen derecho, consagrada en el artículo 188 del decreto ley 960 de 1970 y artículo 2.2.6.1.5.6.4. Del decreto 1069 de 2015.
Ahora bien, en aquellos eventos en que el notario no se encuentre en condiciones de prestar el servicio público notarial, y como consecuencia de ello, se otorgue una incapacidad para el ejercicio del cargo, podrá solicitar licencia por enfermedad conforme a lo preceptuado en el artículo 2.2.6.1.5.6.8. Del decreto 1069 de 2015, caso en el cual se surtirá el trámite dispuesto por la dirección de administración notarial para el efecto.”
Instrucción administrativa No. 12 de 2016 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Deber Notario Encargado-Incorporación Acto Administrativo por la cual se concede permisos y licencias.
Con el fin de evitar inconvenientes y situaciones que puedan afectar al usuario del servicio notarial, los notarios que sean encargados con ocasión del permiso o licencia concedida al notario titular deberán en desarrollo del artículo 106 del Decreto 2148 de 1983, citar dentro del cuerpo del instrumento público que autoricen, el acto administrativo por el cual fueron encargados.
Lo anterior, está orientado a que los actos o trámites adelantados por quien haya sido encargado, cuenten con la validez jurídica necesaria, en cuanto solo puedan ser emitidos y autorizados por quien efectivamente goza de la investidura de notario, de manera, que los errores u omisiones de orden administrativo que puedan presentarse en este aspecto, no transciendan al usuario final, que en todo caso, tiene el derecho a conocer con absoluta certeza el acto por el cual la autoridad competente designa a quien deberá fungir como notario encargado.”
Instrucción administrativa No. 9 de 2007 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“En cumplimiento de los principios de transparencia, eficacia y eficiencia que rigen la administración pública y con el fin de mejorar el control y seguimiento de las actividades notariales, la Superintendencia de Notariado y Registro, se permite expedir la presente Instrucción Administrativa.
Si bien es cierto que tanto el Decreto-ley 960 de 1970 como su Reglamentario 2148 de 1983, disponen que los Notarios pueden hacer uso de licencias y permisos, respectivamente, no es menos cierto, que el uso que hagan de los mismos debe ser racional, y su solicitud debe hacerse de manera oportuna, presentándola como mínimo con cinco (5) días de antelación si son licencias y con tres (3) si se trata de permiso, salvo los casos de imprevistos, debidamente justificados.
La Superintendencia de Notariado y Registro, ha expedido las Instrucciones Administrativas números 01-30 de junio 8 de 2001 (derogada en lo atinente a permisos, por la No. 04 de 4 de marzo de 2003), la 04 de 2003 y 07 del 26 de enero de 2006, que contemplan la normatividad vigente sobre este tema y el procedimiento para conceder tanto las licencias como los permisos.
En el oficio de solicitud de la licencia y/o del permiso, debe consignarse los nombres y apellidos completos y número de identificación de la persona que se encargue bajo la responsabilidad del notario titular, precisando el tiempo total de los mismos e indicando los días, el mes y año, en que hará uso de ellos. Asimismo, se indicará la causa que los justifique.
Una vez expedido el acto administrativo que concede la licencia y/o permiso, no procederán modificaciones, a no ser que se trate de hecho que así lo justifique. Esta medida permitirá agilidad en el proceso y evitará el desgaste administrativo que ocasiona con las innumerables solicitudes recibidas para tal efecto.”
Instrucción administrativa No.7 de 2006 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Me valgo de esta oportunidad para comunicarle que he observado con preocupación el reiterado incumplimiento del contenido de las instrucciones Administrativas relacionadas con el tema de permisos por parte de algunos Notarios en aspectos tales como: no enviar las solicitudes con anterioridad, no dejar a una misma persona encargada durante el tiempo que solicitan el permiso o licencia , pedir permisos por horas y no por días, desistir reiteradamente de los permisos que han solicitado sin causa debidamente justificada, situación que ocasiona un desgaste administrativo para la Entidad y para los funcionarios que elaboran las correspondientes providencias dado que se deben elaborar dos y tres proyectos de resoluciones para un mismo permiso.
Por lo anterior, se hace necesario un nuevo pronunciamiento de esta Superintendencia sobre el tema buscando que los Notarios tomen conciencia que la función que cumplen es fundamental en la sociedad., su ministerio de consejero civil y su labor rogada y carente de conflictos tiene la altísima responsabilidad que demanda su tiempo, dedicación y cuidado al escoger la persona que lo ha de reemplazar en el permiso que solicite como titular.
Licencias y Permisos
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 188 del Decreto Ley 960 de 1.970, los notarios tienen derecho a separarse del ejercicio del cargo mediante Licencia ordinaria hasta por noventa (90) días hábiles en cada año calendario y, a solicitar Licencia por enfermedad hasta por ciento ochenta (180) días. De igual manera tiene derecho a permiso hasta por tres días debidamente motivado.”
Instrucción administrativa No. 01-30 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“De conformidad a lo dispuesto en el artículo 188 del Decreto Ley 960 de l970, los Notarios tienen derecho a separarse del ejercicio del cargo mediante licencia ordinaria hasta por noventa (90) días en cada año calendario; así mismo licencia especial para Notarios escalafonados en carrera notarial hasta por dos (2) años, previo concepto favorable del Consejo Superior de la administración de Justicia, la cual en la práctica no opera en razón a que éste a partir de la expedición de la Constitución política perdió vigencia; y a obtener licencia por enfermedad o por incapacidad física hasta por ciento ochenta (180) días. También tienen derecho a permisos hasta por tres (3) días, cuando medie justa causa, según lo previsto en el artículo 112 del Decreto 2148 de l983, reglamentario del Estatuto Notarial precitado.
De allí la necesidad de enumerar y recordar no sólo los distintos tipos o modalidades de licencias, sino la antelación con que deben formularse y el compromiso que adquiere tanto el solicitante como la persona postulada para reemplazar al titular. Por lo tanto, les solicito dar estricto cumplimiento a la presente instrucción que señala los parámetros para las solicitudes de permisos y licencias, así:
Tabla Licencias y permisos- Instrucción administrativa 01-30 de 2001 de la S.N.R.
|
NOTARIOS |
LICENCIAS |
PERMISOS |
|
1ª. Categoría.
Notarios 1ª, 2ª y 3ª. |
A) Ordinaria o especial: Se solicitan por escrito ante la Superintendencia (Grupo Actividades Notariales). Cuando la licencia no exceda de 15 días y el Notario sea de fuera de Bogotá puede solicitarla ante el alcalde respectivo, en tal caso debe remitir el acto administrativo correspondiente. Término de antelación para solicitarla: 15 días, indicando la clase de licencia. El tiempo de estas licencias no es computable como tiempo de servicio, salvo la licencia ordinaria que no exceda de 15 días hábiles para el concurso de ingreso a carrera notarial. La licencia no puede ser revocada unilateralmente, pero es renunciable por el notario, caso en el cual debe informar en oportunidad a quien la concedió. Es importante tener presente que, durante el disfrute de la licencia, el notario esta cobijado por las prohibiciones legales, especialmente las previstas en el artículo 10 del Decreto Ley 960 de l970. B) Por maternidad, enfermedad o incapacidad física temporal, se conceden a partir de la fecha que indique el certificado de incapacidad médica expedido por la EPS a que este afiliado. Cuando la incapacidad sea expedida por un médico particular, debe presentarse tal certificación ante el médico del organismo de seguridad social al cual esté afiliado el Notario para que sea convalidada o transcrita. Mientras se expide la certificación correspondiente el Notario puede solicitar licencia ordinaria, y una vez obtenida aquella la remitirá a la Superintendencia de Notariado y Registro (grupo de actividades notariales) o a la entidad nominadora según el caso, para que se modifique la resolución que concedió la licencia. El tiempo de estas licencias no interrumpe el de servicio. |
A) General: se solicitan ante la Superintendencia – Grupo de Actividades Notariales hasta por 3 días. La solicitud debe ser por justa causa sustentada y contener el tiempo por el Cual se solicita El término de antelación para solicitarlo es de 5 días para los de Bogotá y 8 días para los notarios de otros círculos. B) Especial, en cuyo evento se puede solicitar a la primera autoridad del lugar, quien está legalmente facultado para hacerlo, salvo los de Bogotá que deben peticionarlo hacerlo ante la Superintendencia demostrando en que consiste el apremio o urgencia. También, para asistir a eventos académicos o reuniones extraordinarias de interés para el notariado o asuntos propios del gremio, se pueden conceder permisos de “medio tiempo”, es decir, por toda la mañana o por toda la tarde, según el caso. |
|
2da. y 3ª. Categoría. |
A) Ordinaria o especial: se solicitan ante el respectivo Gobernador, debiendo remitir el acto administrativo que la concede a la mayor brevedad posible al Grupo de actividades notariales para que repose en la respectiva hoja de vida. B) Por maternidad, enfermedad o incapacidad física temporal, se conceden a partir de la fecha que indique el certificado de incapacidad médica expedido por la EPS a que esté afiliado. |
A) General se solicitan ante el respectivo gobernador, hasta por tres días, por escrito, indicando la justa causa, anexando el soporte de la misma y la persona que va a quedar encargada, la cual debe reunir los requisitos legalmente establecidos remitiendo la respectiva hoja de vida para que repose en el archivo del grupo de actividades notariales. Así mismo debe remitir a la mayor brevedad posible copia del acto administrativo que concede el permiso. B) Especial, se pueden solicitar a la primera autoridad del lugar (alcalde), quien está legalmente facultado para hacerlo, en los mismos casos de los Notarios de 1ª. Categoría. |
Esta Superintendencia no concederá permisos o licencias por horas: el tiempo mínimo será de un (1) día, para ambos casos. Exceptuarse el caso de los permisos especiales, que podrán ser de medio día.
Sólo se aceptará un encargado durante el tiempo que esté ausente el Notario. La persona que ejercerá el encargo debe reunir los requisitos exigidos en el artículo 60 numeral 2 literal a) del Decreto 2148 de l983. Con el fin de efectuar el control y vigilancia que a la Superintendencia compete, la solicitud de permiso o licencia incluirá breve reseña de las calidades de quien reemplazará al titular de la Notaría.
Los invito a tener prudencia en la solicitud de sus permisos y licencias, pues el sólo hecho de ser designado Notario implica un compromiso de entrega a la comunidad que deposita la confianza en su Notario a quien espera encontrar siempre en el desempeño de sus funciones y no ocasionalmente como se viene presentando en un significativo número de notarías.”
Decreto 2817 de 1974.
“Artículo 5. Delegase en la Superintendencia de Notariado y Registro el otorgamiento de licencias y vacaciones de los Notarios de primera categoría y de los Registradores de Instrumentos Públicos y la designación de quienes deban reemplazarlos temporalmente.”
Doctrinas.
Notaripedia la Enciclopedia Notarial- Tomo II- Año: 2022. Autor: Gonzalo González Galvis.
“LICENCIAS Y PERMISOS A LOS NOTARIOS
El Notario, como los demás empleados, tanto del sector público como en el privado, requiere breves o prolongados periodos de tiempo para atender algunas inaplazables y perentorias circunstancias sobrevinientes de enfermedad o calamidad doméstica. Así mismo requiere de lapsos de tiempos para dedicarlos al estudio, investigación o simplemente al mero asueto. Todo esto sin perder la calidad de Notario por el tiempo indicado en la incapacidad, por el lapso legal permitido por la ley o la duración específica solicitada por el Notario para cumplir compromisos de una temporalidad corta, como es el caso de asistir a foros, seminarios, cursos de capacitación y actualización.
Estas novedades en el servicio las regula el Estatuto al tenor de lo dispuesto en el artículo 188 (Decreto Ley 960 de 1970), según el cual, los notarios tienen derecho a separarse del ejercicio del cargo, mediante licencia, hasta por noventa (90) días en cada año calendario y a obtener licencia por enfermedad o por incapacidad física temporal hasta por ciento ochenta (180) días y, según lo previsto en el artículo 112 del Decreto 2148 de 1983, (incorporado al Decreto 1069 de 2015 como artículo 2.2.6.1.5.6.9) reglamentario del estatuto notarial precitado, a obtener permiso hasta por tres días, cuando medie justa causa.”
Clases de licencias
“Licencia ordinaria. Se ha entendido como el lapso durante el cual el notario, previamente autorizado por la autoridad o funcionario competente y debidamente posesionado su reemplazo, se separa transitoriamente del cargo hasta por noventa días hábiles, continuos o discontinuos en cada año calendario.
Licencia por enfermedad o por incapacidad física temporal hasta por ciento ochenta (180) días calendario en cada caso; en ambos casos, que medie solicitud escrita dirigida a la autoridad competente facultada para concederla y exista el acto administrativo de su concesión.
Licencia especial. Es aquella que se concede a los notarios hasta por dos años, bien sea para adelantar cursos de especialización, postgrados, diplomados, actividades académicas relacionadas con la docencia. Esta licencia entra a operar con la entrada en funcionamiento del Consejo Superior de la Carrera Notarial órgano este que debe dar el concepto favorable.
Se considera igualmente como licencia especial, aquella que se concede a los notarios, cuya finalidad es la asistencia a foros, seminarios nacionales o internacionales relacionados exclusivamente con la actividad notarial, cuya concesión lo será por los días que comprenda el evento, más uno de ida y otro de regreso.
Las licencias no se pueden revocar unilateralmente, pero son renunciables por el Notario, informando de ello al funcionario o autoridad competente tan pronto adopte tal decisión, para los trámites a que haya lugar.
Las licencias ordinarias y las especiales interrumpen el tiempo de servicio, a excepción de la ordinaria, que hasta por el término de quince (15) días en cada año calendario se conceda a los notarios que aún no se encuentren escalafonados en carrera notarial.
Es importante tener presente que, durante el disfrute de la licencia, el Notario se encuentra cobijado por las prohibiciones legales, especialmente las previstas en el artículo 10 del Decreto Ley 960 de 1970.
Los casos de enfermedad o perturbación que causen incapacidad física, que no excedan más de ciento ochenta días y las licencias por maternidad se rigen por las normas de seguridad social establecidas en la ley. En ambos casos, la autoridad o funcionario facultado legalmente para concederlas deben exigir la certificación o el documento idóneo que al respecto expida el ente de seguridad social respectivo; cuando la incapacidad sea expedida por un médico particular, debe presentarse tal certificación ante el médico del organismo de seguridad social al cual esté afiliado el Notario, a efecto de que sea convalidada o transcrita. El tiempo de estas licencias no interrumpe el de servicio.
En caso de no poderse conseguir a tiempo la certificación a que se hizo referencia en la situación de enfermedad, puede el Notario solicitar al funcionario competente licencia ordinaria, mientras legaliza la primera situación. Una vez obtenida la certificación, deberá enviarla al Grupo de Actividades Notariales o a la entidad nominadora, según el caso, para que se produzca la variación del acto administrativo que encaje con la verdadera causa de la novedad.”[107]
ARTÍCULO 189.
Artículo derogado por el artículo 46 del Decreto 2163 de 1970, publicada en el Diario Oficial No. 33.213 del 16 de diciembre de 1970.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 189.
Las licencias se solicitarán al Intendente o Comisario, o al gobernador a quien competa el respectivo nombramiento, quien al concederlas encargará, con límite de noventa días, a la persona que el Notario indique bajo su responsabilidad. Cuando la licencia no exceda de diez días y el Notario no resida en ciudad capital, el alcalde de su sede podrá concederla y hacer el encargo.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.5.6.3. Entidad que concede las licencias. Las licencias a que tiene derecho el notario serán concedidas así:
a) A los notarios de círculos de la primera categoría por la Superintendencia de
Notariado y Registro;
b) A los notarios de círculos de la segunda y tercera categorías por el gobernador, a quien corresponda el nombramiento, y
c) Cuando el término de la licencia no exceda de quince días y el notario no resida en ciudad capital, la licencia podrá serle concedida por el respectivo alcalde.”
Decreto 2163 de 1970.
“Artículo 6. Las licencias de los notarios se solicitarán a la autoridad que haya producido el nombramiento, quien al concederlas encargará, con límite máximo de noventa (90) días, a la persona que el notario indique bajo su responsabilidad. Cuando la licencia no exceda de quince (15) días, y el notario no resida en ciudad capital, el alcalde de su sede podrá concederla y hacer el encargo.”
FALTAS ABSOLUTAS.
ARTÍCULO 190.
Cuando se produzcan faltas absolutas o sanciones de suspensión, el correspondiente gobernador, Intendente o Comisario encargará a la persona que haya de asumir inmediatamente las funciones y, en el primer evento se procederá a designar el reemplazo para el resto del periodo, en la forma prevista en el Capítulo 3o.
Normas concordantes.
Concepto No. 42141 de 2017 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
“Se produce falta absoluta del notario por:
1. Muerte.
2. Renuncia aceptada.
3. Destitución del cargo.
4. Retiro forzoso. Retiro forzoso por cumplir la edad de 65 años. Derogada por el art. 4, Ley 1821 de 2016
5. Declaratoria de abandono del cargo.
Ejercicio de cargo público, no autorizado por la ley.
Supresión de la notaría
Parágrafo. Cuando fuere suprimida una notaría y el notario titular perteneciere a la carrera, deberá preferírsele para ser nombrado en notaría de igual o superior categoría que se encuentre vacante, dentro del mismo departamento.”
Parágrafo 2. En los casos señalados en los numerales 2, 3, 4, 5 y 6 la fecha de la vacante estará determinada por el acto administrativo que acepte la renuncia, declare la destitución, retire al notario por cumplir la edad de retiro forzoso, declare el abandono del cargo o el ejercicio de cargo público no autorizado por la ley, respectivamente.”
Consulta No. 157 de 2013 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Es indiscutible que la figura de la suspensión provisional puede ser aplicada por la Superintendencia de Notariado y Registro en los procesos disciplinarios en contra de los Notarios, pues si bien el artículo 157 de la Ley 734 de 2002 señala que esta es utilizada en contra del servidor público por el funcionario que esté adelantando el proceso, advirtiendo que el Notario es un particular en cumplimiento de funciones públicas, no se puede desconocer el contenido del artículo 53 ibidem que permite el uso del procedimiento general para este régimen especial. En estos términos dejamos rendido el concepto y precisamos que éste sólo constituye un criterio auxiliar de interpretación y que no tiene carácter vinculante de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 230 de la Constitución Política, 5° de la Ley 153 de 1887 y 28 de la ley 1437 de 2011.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 125. El notario ejercerá su función con la cumplida dignidad de quien sirve un encargo público. En consecuencia, responderá de todas las conductas que atentan contra el cumplimiento de la función y la calidad del servicio.”
“Artículo 126. No podrá el notario ofrecer sus servicios, cobrar derechos mayores ni menores de los autorizados en el arancel vigente, hacer cualquier clase de propaganda o dar incentivos a los usuarios distintos del cumplido desempeño de sus funciones.
En ningún caso, se podrá insertar propaganda de índole comercial en las carátulas de las escrituras.”
“Artículo 127.Para efectos del artículo 198, ordinal 8º, del Decreto-Ley 0960 de 1970, entiéndase por requisito sustancial aquel cuya omisión acarrea nulidad, invalidez o ineficacia del acto o afecta en materia grave el ejercicio de la función notarial.”
“Artículo 128. Constituye falta disciplinaria del notario cerrar la oficina sin motivo legal o fuerza mayor, según lo previsto en el artículo 198 del Decreto-Ley 0960 de 1970.”
“Artículo 129. Se considera renuencia a cumplir las orientaciones de la vigilancia notarial el hecho de que el notario desatienda las instrucciones, circulares y resoluciones emitidas por la Superintendencia de Notariado y Registro, dentro de su ámbito legal.”
CAPÍTULO V.
DEL COLEGIO DE NOTARIOS.
COLEGIO DE NOTARIOS.
ARTÍCULO 191.
Artículo declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional en sentencia C-399 de 1999.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 191.
Los Notarios procurarán su asociación en Colegio de Notarios, con miras a la elevación moral, intelectual y material del notariado colombiano y estimular en sus miembros el cumplimiento de los principios de ética profesional y los deberes del servicio que les está encomendado.
Jurisprudencias.
Sentencia C-399 de 1999. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero.
“El notariado no es entonces una «profesión legalmente reconocida» en los términos del artículo 26 de la Constitución, sino una actividad que en virtud de la importancia social que ostenta, ha sido efectivamente regulada por el legislador, con el fin de llevar un control necesario sobre unas atribuciones que implican necesariamente un gran riesgo social. El Decreto 960 de 1970 es una norma anterior a la Constitución de 1991. Por consiguiente, es claro que adolece de inconstitucionalidad sobreviniente en relación con el tema del Colegio de Notarios, pues, a pesar de que sobre estas materias no se suscitaron reflexiones que hicieran suponer la situación irregular en la que se encontraba esta institución a partir de la Nueva Constitución, es claro que las normas que orientan este cuerpo Colegiado no responden de manera efectiva al espíritu de la Carta, motivo por el cual deben ser declaradas inconstitucionales. Los notarios podrán en virtud de esta decisión y con fundamento en la actividad que realizan, asociarse libremente en una asociación o en varias según su propio ejercicio de vinculación colectiva (artículo 38 y 103 de la C.P).
No podrán constituir en consecuencia un colegio de notarios, independientemente de la importancia que a todas luces detenten en relación con el interés general y la promoción de las actividades de la comunidad, no son una «profesión legalmente reconocida», ni por su actividad, ni por su regulación legal, ni por las exigencias de idoneidad y académicas, en los términos constitucionales claramente presentados en esta decisión. Son, sin embargo, una actividad que efectivamente conlleva un riesgo social, situación que le permite claramente al legislador regular su actividad tal y como lo ha adelantado hasta el momento, en virtud de una necesidad de control efectivo a una actividad fundamental para el normal desarrollo de las actividades sociales y jurídicas de una colectividad. Es por ello, que debe dejarse claro que la ley puede otorgarles a asociaciones privadas en virtud del artículo 103 de la Carta, la posibilidad de detentar la calidad de cuerpo consultivo del Gobierno, u otorgarle funciones administrativas específicas. Igualmente, en virtud de lo dispuesto en los artículos 26 y 103 de la Carta de 1991, la ley puede delegar en personas jurídicas de carácter privado algunas atribuciones que de ordinario corresponden a la administración pública, así como funciones de control y fiscalización de la gestión pública. Todo lo anterior no ya con fundamento en el artículo 26 de la Carta, que como vimos en estas materias específicas no es aplicable a los notarios, sino con fundamento en el artículo 103 de la Carta.
Una vez considerada la naturaleza de la actividad notarial de conformidad con lo descrito en el punto anterior, es claro que tal actividad en sí misma considerada no constituye una “profesión legalmente reconocida”, en los términos señalados en esta sentencia.
En efecto, la actividad realizada por los notarios de conformidad con el mismo Estatuto Notarial es descrita como una “función pública que implica el ejercicio de la fe notarial” y no como una profesión que exige una carga académica definida y un título de idoneidad específico.
Adicionalmente, el Decreto 960 de 1970, que establece el llamado estatuto notarial, es esencialmente una norma que regula la función notarial, pero que en modo alguno puede considerarse como el estatuto que configura y determina una actividad profesional titulada.
Así mismo, las exigencias tradicionales de ilustración en áreas específicas del conocimiento, – propias de las actividades profesionales -, si bien pueden ser importantes en el caso de los notarios, no resultan en modo alguno fundamentales para el ejercicio de tal actividad, teniendo en cuenta que las funciones propias del notariado se fundamentan en su mayoría en la misión preponderante de dar fe frente a la realización de actos jurídicos, razón por la cual uno de los requisitos principales respecto a la calidad de Notario, es que quien se desempeñe como tal sea una persona de una gran idoneidad personal y una excelente reputación, aunque no necesariamente debe contar con conocimientos específico en un área profesional. Por consiguiente, no resulta extraño que en virtud del artículo 132 del Decreto 960 de 1970, no se exijan títulos de idoneidad específicos para el desempeño de las funciones notariales salvo los requisitos genéricos relacionados con ser nacional colombiano, ciudadano en ejercicio, persona de excelente reputación y tener más de treinta años. Al respecto, es claro entonces que no se requiere tener una profesión determinada para poder acceder a ciertos cargos notariales. Sin embargo, ello no es óbice para que en la actualidad se pretenda cada vez, con más ahínco que los notarios sean personas profesionales en el Derecho en virtud de las atribuciones propias del servicio que prestan.
En efecto, con la evolución de la actividad notarial, tal y como se señaló anteriormente, se ha pretendido también que los notarios obren como asesores legales de las personas vinculadas en las relaciones jurídicas. En consecuencia, se ha hecho necesario que en algunos casos se exija como requisito para acceder al cargo, el ser profesional en derecho. Esto es lo que ocurre con los notarios de los círculos de primera, segunda y tercera categoría, en donde se exige, a parte de los requisitos generales, ser abogado titulado y haber ejercido el cargo de notario o registrador de instrumentos públicos por un periodo de tiempo, haber estado en la judicatura, haber sido profesor universitario por varios años, o haber ejercido la profesión por 10 años. Para los cargos de notarios en los Círculos de Segunda y Tercera Categoría se exigen iguales requisitos, – también profesionales en derecho -, pero con menos requerimiento en cuanto a al tiempo de experiencia en las otras actividades, según la categoría respectiva. (Art. 153, 154 y 155 del Decreto 960 de 1970).”
ESTATUTOS Y REGLAMENTOS INTERNOS.
ARTÍCULO 192.
Artículo declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional en sentencia C-399 de 1999.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 192.
Los estatutos y reglamentaciones internas del Colegio serán expedidos por éste y sometidos a la aprobación del Ministerio de Justicia a quien informará sobre el nombramiento o cambio de sus directivas y representantes para el permanente registro de los mismos.
CUERPO CONSULTIVO.
ARTÍCULO 193.
Artículo declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional en sentencia C-399 de 1999.
Legislación anterior.
L.A. del Artículo 193.
El Colegio será cuerpo consultivo de los Notarios y de las personas o entidades particulares o del Estado cuando demanden tal servicio. Promoverá estudios e investigaciones sobre organización y funcionamiento de los sistemas notariales, fomentará el estudio de las disciplinas profesionales en forma directa y en colaboración con las Universidades y, en general, el mejoramiento del nivel académico, técnico y moral de todos sus miembros.
INSPECCIÓN Y VIGILANCIA.
ARTÍCULO 194.
La Vigilancia Notarial del Ministerio de Justicia y el Colegio de Notarios estarán en permanente contacto con el fin de mantener información sobre las personas que ejerzan las funciones notariales, la formación de sus hojas de vida y el cumplimiento de los objetivos de la supervigilancia administrativa. (Artículo declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-399-99 del 2 de junio de 1999, Magistrado Ponente Dr. Alejandro Martínez Caballero. En el entendido de que los notarios podrán organizarse en asociaciones y ellas podrán cumplir las funciones de contacto presentadas en la norma).
TÍTULO VI.
DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS NOTARIOS.
CAPÍTULO I.
DE LA RESPONSABILIDAD EN EL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN.
RESPONSABILIDAD CIVIL.
ARTÍCULO 195.
Los Notarios son responsables civilmente de los daños y perjuicios que causen a los usuarios del servicio por culpa o dolo de la prestación del mismo.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.4.4.2.6. Responsabilidad del notario y de los conciliadores de su lista. En caso de que el notario avoque directamente el conocimiento de los procedimientos de insolvencia, será responsable por sus actuaciones como conciliador.
Cuando el notario designe un conciliador de la lista que haya conformado para el efecto, este último responderá por las actuaciones que desarrolle en el trámite de insolvencia.
(Decreto 2677 de 2012, artículo 9).”
“Artículo 2.2.6.1.6.1.1. Autonomía en el ejercicio del cargo. La autonomía del notario en el ejercicio de su función implica que dentro del marco de sus atribuciones interpreta la ley de acuerdo con las reglas establecidas en el código civil y no depende de un superior jerárquico que le revise sus actuaciones para reformarlas, confirmarlas o revocarlas, sino que actúa bajo su personal responsabilidad.”
“Artículo 2.2.6.1.6.1.2. Responsabilidad disciplinaria. Independientemente de la responsabilidad civil o penal que le pueda corresponder, el notario responde disciplinariamente de cualquier irregularidad en la prestación del servicio, aunque no se produzca perjuicio.”
“Artículo 2.2.6.1.6.1.6. Responsabilidad en el ejercicio de funciones. Dentro del ejercicio de sus funciones el notario responderá, además:
a) Por las sumas que deba recaudar y aportar con destino a la superintendencia de notariado y registro, al fondo cuenta especial del notariado y demás entidades oficiales por la prestación de los servicios notariales, según el caso;
b) Por las cuotas y los aportes que por ley deba pagar por él y por sus empleados a las instituciones de seguridad social y demás entidades oficiales;
c) Por los depósitos en dinero que los otorgantes constituyan en su poder para el pago de impuestos o contribuciones;
d) Por los depósitos en dinero, títulos de crédito, efectos negociables, valores o documentos que los otorgantes constituyan en su poder para la seguridad, garantía o cumplimiento de las obligaciones surgidas de los actos o contratos contenidos en escrituras otorgadas ante él, y
e) Por no adherir ni anular el timbre correspondiente en la oportunidad legal.
De conformidad con las normas legales, el incumplimiento de estas obligaciones constituye falta disciplinaria sin perjuicio de las acciones civiles, laborales o penales a que haya lugar.
(Decreto 2148 de 1983, artículo 121).”
“Artículo 2.2.6.1.6.2.1. Responsabilidad del notario. El notario ejercerá su función con la cumplida dignidad de quien sirve un encargo público. En consecuencia, responderá de todas las conductas que atentan contra el cumplimiento de la función y la calidad del servicio.
(Decreto 2148 de 1983, artículo 125).”
Instrucción administrativa No. 05 de 2003 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Tengo el gusto de hacerle llegar el texto del artículo 12 del Decreto reglamentario 449 de 2003, mediante el cual el presidente de la República reglamentó de manera parcial la Ley 788 de 2002 y el Libro VI del Estatuto Tributario.
«Artículo 12. Cuenta Única Notarial. De conformidad con lo señalado en el artículo 112 de la Ley 788 de 2002, los Notarios deberán identificar una Cuenta Única Notarial de ahorros o corriente en un establecimiento de crédito en la cual depositen todos los ingresos de la Notaría.
La disposición de recursos de dicha cuenta con destino a los Fondos o cuentas parafiscales del notariado, a la Dirección de Impuestos Nacionales, DIAN, a la Superintendencia de Notariado y Registro y a los demás organismos públicos que deban recibir ingresos provenientes de los recaudos efectuados, estará exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF).
«Los demás recursos deberán ser trasladados a una cuenta del Notario y la disposición de estos estará sometida al gravamen.»
Como usted observará, en lo fundamental, el reglamento está en un todo de acuerdo con las instrucciones que en ejercicio de su facultad de dirección del servicio público notarial y del poder de instrucción ha venido impartiendo esta Superintendencia sobre la Cuenta Única Notarial.”
Ley 788 de 2002.
“Artículo 112. Cuenta única notarial. Establécesela cuenta única notarial como cuenta matriz de recaudo de los derechos que por todo concepto deban recibir o recaudar los notarios del país en desarrollo de las funciones que les son asignadas por las leyes y reglamentos que regulan el servicio notarial y de registro de instrumentos públicos. La cuenta única notarial será una cuenta bancaria que deben abrir los notarios a nombre de la notaría respectiva, en la cual depositarán todos los ingresos que obtengan la notaría con destino al notario, a los fondos o cuentas parafiscales del notariado, a la dirección de impuestos y aduanas nacionales, Dian, a la superintendencia de notariado y registro y a los demás organismos públicos que deban recibir ingresos provenientes de los recaudos efectuados por los notarios. Texto subrayado declarado inexequible por la corte constitucional mediante sentencia C-574 de 2003.
A través de esta cuenta los notarios deberán hacer los pagos o transferencias a cada uno de los titulares de los ingresos recaudados sin causar el impuesto del tres por mil (3×1.000) a las transacciones financieras. La cuenta se constituye exclusivamente para recaudar los ingresos de la notaría y distribuirlos entre sus titulares y en ningún caso podrá usarse para hacer pagos o transferencias a terceros.”
Jurisprudencias.
Consejo de Estado Sección Tercera, sentencia del 22 de octubre de 1997. Expediente No. 11.464. Consejero Ponente: Jesús María Caballero.
“El notariado es servicio público por delegación del Estado. Los notarios, con sus actuaciones u omisiones, pueden comprometer patrimonialmente al Estado para el resarcimiento de los daños, tanto a los usuarios como a terceros.
La Sala comparte los planteamientos que hace el tribunal con apoyo en los cuales denegó las súplicas de la demanda por las siguientes razones:
1. Se encuentra bien acreditada la excepción por falta de legitimidad pasiva por parte de la Nación Ministerio de Justicia, teniendo en cuenta que la Superintendencia de Notariado y Registro es una entidad administrativa especial con personería y patrimonio autónomo, adscrita al Ministerio de Justicia, razón por la cual se encuentra legitimada como parte pasiva dentro del proceso.
El simple control de tutela que ejerce el mencionado ministerio originado en la adscripción al mismo no obliga demandar a dicho ministerio, antes que, a la mencionada superintendencia, la cual como ya se dijo, es un organismo autónomo con capacidad para comparecer al proceso y nombrar su respectivo apoderado, como en efecto lo hizo […].
2. Comparte también la negativa de declarar la responsabilidad de la entidad demandada, teniendo en cuenta que, si bien es cierto que el servicio de notariado es un servicio público prestado por particulares que consiste fundamentalmente en dar fe pública sobre actos y hechos conforme a las competencias establecidas en el Decreto 960 de 1970, también es claro que en virtud de lo dispuesto en el artículo 8. de la misma norma: «Los notarios son autónomos en el ejercicio de sus funciones y responsables conforme a la ley».
En el artículo 195, el citado decreto dispone:
«Los notarios son responsables civilmente de los daños y perjuicios que causen a los usuarios del servicio por culpa o dolo de la prestación del servicio».
Pero en todo caso, el notariado es un servicio público nacional, dispensado a cargo de la Nación por medio de funcionarios o de particulares que de acuerdo con el art. 90 de la C. P. son autoridades, agentes por tanto del Estado y en esa condición cuando sus actos gravemente dolosos o culposos causen daño antijurídico generan responsabilidad patrimonial de la administración.
En el caso concreto, los demandantes adquirieron el inmueble de una persona que no tenía la facultad para transmitir propiedad, por falsificación que esta hiciera de la firma de su verdadero titular en la escritura pública de la cual pretendía derivar su derecho, y en ningún momento se observa la falla o ineficiencia del ente registrador que pueda servir de título de imputación jurídica de responsabilidad en su contra.
En el evento de falla o deficiencia del servicio esta sería imputable al notario y no a la Superintendencia de Notariado, teniendo en cuenta que, en principio, la función de vigilancia de esta no tiene injerencia en la prestación del servicio notarial directo al usuario.”
Sentencia del 11 noviembre de 1994. Expediente No. 9626. Consejero Ponente: Daniel Suarez Hernández.
“De otra parte y con relación a la conducta del notario sexto del círculo observa la Sala que la misma no da lugar a ningún cuestionamiento, si se toma en cuenta que los comparecientes como vendedor y compradores fueron debidamente identificados en la notaría con los documentos legalmente autorizados para tal fin, es decir, con sus respectivas cédulas de ciudadanía.
Así mismo, se deduce su presentación personal en la notaría, de las huellas dactilares estampadas en el texto de las escrituras públicas de compraventa. De igual manera, no puede pasarse por alto que en la notaría se tomó fotocopia de cada uno de tales documentos, lo que permitió hacer una comparación con la documentación de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Fue pues una conducta normal y diligente la del notario sexto en el trámite de la escritura pública cuestionada. Sus funciones se ajustaron a una razonable y prudente diligencia, sin que haya lugar a atribuirle descuido de ninguna naturaleza.
Las observaciones críticas que formula la parte actora tendientes a que el notario debía examinar hasta el más mínimo detalle de la cédula de ciudadanía, para establecer que el nombre del registrador del estado civil no podía corresponder, o que la numeración no guardaba determinada relación, o las características de la firma, etc., son circunstancias que físicamente resultan inexigibles a los encargados de la función notarial, si se toma en cuenta el alto número de documentos de identidad que deben observar diariamente, los múltiples y distintos comparecientes que se presentan ante las notarías y sobre todo la falta de elementos e información técnica para detectar rápida y fácilmente el uso de documentos falsos, como sucedió en el sub judice. Entender de otra forma la labor de identificación que cumple el notario, conduciría a atribuirle a dicho funcionario labores detectivescas, de grafólogo y dactiloscopista, no establecidas en la ley y absolutamente extrañas a las funciones que legalmente se le han asignado.
Basta advertir, cómo para establecer la falsedad de la cédula utilizada en los hechos de este proceso, la labor de los peritos fue dispendiosa, necesitaron de distintos elementos técnicos, además de sus especializados conocimientos, para arribar a las conclusiones de su experticio. Así las cosas, concluye la Sala que en el sub judice no se presentó la falla del servicio y, consecuencialmente, no hay lugar a declarar la responsabilidad de la ad-ministración, por lo que se confirmará la decisión absolutoria recurrida.”
Doctrinas.
Responsabilidad Penal del Notario- Año: 2019. Autor: Álvaro Enrique Márquez Cárdenas.
“1. RESPONSABILIDAD PENAL DEL NOTARIO
(…)
1.4. RESPONSABILIDAD NOTARIAL
La responsabilidad notarial es una consecuencia derivada de los quehaceres que impone la función y esto se refiere a las tareas ejercidas por el notario, en su carácter de servidor público.
La responsabilidad existe porque el notario atiende una función pública y tiene que atender las solicitudes de las personas que acuden en demanda de sus servicios fedatarios y jurídicos de la cual deriva responsabilidades como la:
Responsabilidad Civil.
Responsabilidad Tributaria.
Responsabilidad Disciplinaria.
RESPONSABILIDAD PENAL.
1.5. RESPONSABILIDAD PENAL DEL NOTARIO.
La responsabilidad penal es esencialmente individual referida tan solo al sujeto del hecho punible que realiza la conducta con dolo o culpa.
Podemos definir la responsabilidad penal como aquella exigible a todo sujeto imputable, por la comisión de un delito.
Responsabilidad que sólo puede exigirse como autor o participe del hecho, sea como determinador, inductor o cómplice, o como autor en un concierto para delinquir.
En la gama de delitos en que puede incurrir el notario en ejercicio de sus funciones, el código penal recoge en diferentes tipos bajo determinados títulos lo que constituye los bienes jurídicos tutelados en cada caso, los siguientes:
Delitos contra la fe pública.
Delitos conta la administración pública.
Delitos contra la eficaz y recta impartición de justicia.
Delitos contra la familia.
Delitos contra el orden económico.
Cada título del código penal relaciona el bien jurídico en concreto que se quiere proteger. El título enumera los delitos que pueden atentar contra ese bien jurídico, como se indica en la siguiente relación:
1.5.1 DELITOS CONTRA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.
“Art. 397. Peculado por apropiación.
Art. 398. Peculado por uso.
Art. 400. Peculado culposo
Art. 402. Omisión del agente retenedor.
Art. 404. Concusión
Art. 405. Cohecho propio.
Art. 406. Cohecho impropió.
Partiendo del concepto que el notario es un funcionario público es un sujeto activo calificado para el derecho penal.”[108]
La responsabilidad del notario (comentario del autor).
La responsabilidad notarial se desprende de la majestuosidad como se debe ejercer ese cargo, que se sintetiza en cumplirlo con dignidad, pues tiene en Colombia la sagrada misión de prestar un encumbrado servicio público mediante la figura de la descentralización por colaboración, que lo obliga a impartir fe de manera íntegra sobre los actos públicos que hacen parte de su encargo fedatario; en otras palabras, le atañe desempeñar una función pública de forma honorable, que se traduce en una excelente y ejemplar calidad de servicio. Por ello y, en consecuencia, responderá por todas las conductas imputables al notario, acciones u omisiones, que atenten contra ese recto proceder y que causen detrimento a una persona o a sus bienes, ya que el desarrollo de los actos civiles y comerciales dentro de la sociedad dependen de la confianza que se le deposita a ese funcionario, la cual no puede ser defraudada por comportamientos lesivos que quebranten los principios éticos y morales inmersos dentro de su pulcra práctica.
Hay varios tipos de responsabilidades en las que puede incurrir un notario por el inadecuado ejercicio de su función fedataria, a saber: civil, penal, administrativa, fiscal y disciplinaria. Las cuales pueden tener ocurrencia de formas separadas o concurrentes, dependiendo del perjuicio singular o plural que se cause al bien o bienes jurídicos amparados.
La responsabilidad civil se presenta cuando se violan solamente intereses privados y, por ende, surge la obligación de resarcir e indemnizar afectaciones contempladas en el ámbito del derecho privado, como por ejemplo: cuando se abstiene injustificadamente de prestar el servicio público notarial o cuando su actuación es ineficiente, y se origina como consecuencia de ello un daño de cualquier índole.
La responsabilidad penal se produce cuando la conducta en la que incurre el notario se adecua en un delito de los consagrados en el Código Penal, o sea, se produce la tipicidad; pero se requiere, además, que ese actuar sea antijurídico, culpable y exista el nexo de causalidad.
La responsabilidad fiscal surge por la desobediencia de las obligaciones tributarias y contables que le incumben a los notarios por la condición que ostentan y, adicionalmente, como agentes retenedores y de información que son ante la D.I.A.N.
La responsabilidad administrativa acontece al presentarse fallas en el servicio notarial, principalmente por retardo, omisión o funcionamiento defectuoso, lo que puede generar una responsabilidad de naturaleza extracontractual.
La responsabilidad disciplinaria ocurre al infringirse las normas establecidas en el estatuto disciplinario nacional (Ley 1952 de 2019) el cual trae en su libro III el régimen para los particulares con un título especial para los notarios de Colombia.
IRREGULARIDADES IMPUTABLES AL NOTARIO.
ARTÍCULO 196.
Cuando se trate de irregularidades que le sean imputables, el Notario responderá de los daños causados siempre que aquellas sean subsanables a su costa por los medios y en los casos previstos en el presente Decreto.
INDEMNIZACIÓN.
ARTÍCULO 197.
La indemnización que tuviere que pagar el Notario por causas que aprovechen a otra persona, podrá ser repetida contra ésta hasta concurrencia del monto del provecho que reciba y si éste se hubiere producido con malicia o dolo de ella, el Notario será resarcido de todo perjuicio.
CAPÍTULO II.
DE LAS FALTAS.
FALTAS DISCIPLINARIAS.
ARTÍCULO 198.
Son conductas del Notario, que atentan la majestad, dignidad y eficacia del servicio notarial, y que acarrean sanción disciplinaria:
1.Numeral declarado INEXEQUIBLE por la Corte Suprema de Justicia mediante Sentencia No. 35 de 1 de junio de 1982, Magistrado Ponente Dr. Ricardo Medina Moyano
2. El reiterado incumplimiento de sus obligaciones civiles o comerciales.
3. Solicitar, recibir, ofrecer dádivas, agasajos, préstamos, regalos y cualquier clase de lucros, directa o indirectamente, en razón de su cargo o con ocasión de sus funciones.
4. Solicitar o fomentar publicidad, de cualquier clase, respecto de su persona o de sus actuaciones, sin perjuicio del derecho de rectificar o aclara informaciones o comentarios relativos a ellas.
5. El empleo de propaganda de índole comercial o de incentivos de cualquier orden para estimular al público a demandar sus servicios.
6. <Numeral INEXEQUIBLE> por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-373-02 de 15 de mayo de 2002, Magistrado Ponente Dr. Jaime Córdoba Triviño.
7. Negarse a prestar su ministerio sin causa justificativa.
8. Omitir el cumplimiento de los requisitos sustanciales en la prestación de sus servicios.
9. Dejar de asistir injustificadamente a la oficina, o cerrarla sin motivo legal, o limitar indebidamente las horas de despacho al público.
10. La afirmación maliciosa de hechos o circunstancias inexactas dentro del ejercicio de sus funciones.
11. El aprovechamiento personal o en favor de terceros de dineros o efectos negociables que reciba para el pago de impuestos o en depósito.
12. El cobro de derechos mayores o menores que los autorizados en el arancel vigente.
13. La renuencia a cumplir las orientaciones que la Vigilancia Notarial imparta dentro del ámbito de sus atribuciones, en lo relacionado con la prestación del servicio.
14. Numeral modificado por el artículo 7o. de la Ley 29 de 1973. El nuevo texto es el siguiente: El incumplimiento de sus obligaciones para con la Superintendencia de Notariado y Registro, el Fondo Nacional del Notariado, el Colegio de Notarios, sus empleados subalternos y las entidades de seguridad o previsión social. (Numeral 14 modificado por el artículo 7o. de la Ley 29 de 1973, publicada en el Diario Oficial No. 34.007 del 25 de enero de 1974. El artículo 7o. de la Ley 29 de 1973, en su expresión ‘el Colegio de Notarios’ fue declarado INEXEQUIBLE, por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-399-99 de 2 de junio de 1999, Magistrado Ponente Dr. Alejandro Martínez Caballero.)
15. La transgresión de las normas sobre prohibiciones, impedimentos e incompatibilidades consagradas en el presente estatuto. (Artículo declarado EXEQUIBLE por la Corte Suprema de Justicia, mediante Sentencia del 1 de junio de 1984.)
Legislación anterior.
L.A. del Numeral 1.
La embriaguez habitual, la práctica de juegos prohibidos, el uso de estupefacientes, el amancebamiento, la concurrencia a lugares indecorosos, el homosexualismo, el abandono del hogar, y, en general, un mal comportamiento social.
L.A. del Numeral 6.
Ejercer directa o indirectamente actividades incompatibles con el decoro del cargo o que en alguna forma atenten contra su dignidad.
L.A. del Numeral 14.
El incumplimiento de sus obligaciones para con las entidades de previsión o de seguridad social.
Normas concordantes.
Ley 1952 de 2019.
“Artículo 77. Faltas gravísimas de los notarios. Constituyen faltas imputables a los notarios, además de las faltas gravísimas contempladas en este código, las siguientes:
1. Incumplir las obligaciones para con la superintendencia de notariado y registro, fondo cuenta especial de notariado, la administración de impuestos nacionales, las demás de carácter oficial y las entidades de seguridad o previsión social.
2. Ejercer la función por fuera del círculo notarial correspondiente o permitir que se rompa la unidad operativa de la función notarial, estableciendo sitios de trabajo en oficinas de los usuarios.
3. Dar uso indebido o aprovecharse en su favor o en el de terceros de dineros, bienes o efectos negociables que reciban de los usuarios del servicio, en depósito o para pagos con destinación especifica.
4. La transgresión de las normas sobre inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades y conflictos de intereses previstos en la constitución, la ley y decretos.
5. Celebrar convenios o contratos con los usuarios o realizar conductas tendientes a establecer privilegios y preferencias ilegales en la prestación del servicio. Son preferencias ilegales, la omisión o inclusión defectuosa de los anexos ordenados por ley, según la naturaleza de cada contrato y el no dejar las constancias de ley cuando el acto o contrato contiene una causal de posible nulidad relativa o ineficacia.
Parágrafo. Las faltas gravísimas solo son sancionables a título de dolo o culpa.”
“Artículo. 78. Faltas de los notarios. Constituye falta disciplinaria grave y, por lo tanto, da lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente, el incumplimiento de los deberes, el abuso o extralimitación de los derechos y funciones.”
“Artículo 79. Deberes y prohibiciones. Son deberes y prohibiciones de los notarios, los siguientes:
1. Les está prohibido a los notarios, emplear e insertar propaganda de índole comercial en documentos de la esencia de la función notarial o utilizar incentivos de cualquier orden para estimular al público a demandar sus servicios, generando competencia desleal.
2. Es deber de los notarios, someter a reparto las minutas de las escrituras públicas correspondientes a los actos en los cuales intervengan todos los organismos administrativos del sector central y del sector descentralizado territorial y por servicios para los efectos contemplados en el literal g) del artículo 38 de la ley 489 de 1998, cuando en el círculo de que se trate exista más de una notaría.
3. Es deber de los notarios no desatender las recomendaciones e instrucciones de la superintendencia de notariado y registro, en lo relacionado con el desempeño de la función notarial y prestación del servicio, contenidas en los actos administrativos dictados dentro de la órbita de su competencia.
4. Los demás deberes y prohibiciones previstos en el decreto-ley 960 de 1970, su decreto reglamentario número 2148 de 1983 y las normas especiales de que trata la función notarial.
(Nota: el decreto 2148 de 1983 fue compilado en el decreto 1069 de 2015).”
Jurisprudencias.
Sentencia C-373 de 2002. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño.
“En materia disciplinaria, la ley debe orientarse a asegurar el cumplimiento de los deberes funcionales que le asisten al servidor público o al particular que cumple funciones públicas pues las faltas le interesan al derecho disciplinario en cuanto interfieran tales funciones. De allí que el derecho disciplinario valore la inobservancia de normas positivas en cuanto ella implique el quebrantamiento del deber funcional, esto es, el desconocimiento de la función social que le incumbe al servidor público o al particular que cumple funciones públicas.
Derecho disciplinario-no tipificación de particulares conducciones de vida que no involucran infracción del deber funcional/inhabilidades-Irrelevancia de particulares conducciones de vida que no involucran infracción del deber funcional.
Aquellas particulares conducciones de vida de los servidores públicos que se explican como alternativas existenciales y que no involucran infracción de deber funcional alguno, son incuestionables para la potestad disciplinaria e irrelevantes para la configuración de inhabilidades pues ni los ilícitos disciplinarios ni los impedimentos para acceder a la función pública pueden orientarse a la formación de hombres buenos y mucho menos a hacerlo de acuerdo con los parámetros de bondad que pueda irrogarse el Estado. A éste le basta con orientar su potestad disciplinaria al cumplimiento de los deberes funcionales de sus servidores y a asegurar la primacía del interés general en la función pública pero no tiene ninguna legitimidad para interferir la esfera interna de cada ser humano.”
Sentencia C-728 de 2000. Magistrado Ponente: Eduardo Cifuentes Muñoz.
“Pero, además, cabe aclarar que lo que se sancionaría disciplinariamente no sería el incumplimiento de una determinada obligación civil, comercial, laboral o de familia, sino la sistemática vulneración del orden jurídico por parte de un servidor público. Es decir, no se trataría de castigar incumplimientos determinados, sino la actitud de un funcionario de transgresión metódica del ordenamiento. En un momento dado, la acumulación de incumplimientos de las obligaciones legales por parte de un servidor público adquiere una entidad, una sustancia propia, distinta de la de cada uno de los hechos que configuran esa invariable actitud de desacato a las normas jurídicas. Es precisamente esa conducta autónoma y propia la que podría llegar a ser sancionada. Ello permite apreciar que no tiene razón el demandante cuando afirma que se estaría juzgando dos veces un mismo hecho. Esta misma precisión conduce a rechazar la objeción con respecto a la violación del principio del juez natural. Lo que se estaría calificando en el proceso disciplinario no es la insatisfacción de obligaciones, sino la burla sistemática del ordenamiento jurídico por parte de un servidor público, con todas las consecuencias negativas que ello genera para el Estado.
El Estado establece un orden jurídico y los servidores públicos son los principales encargados de que impere en la vida social. Los funcionarios deben, entonces, velar por la aplicación y el cumplimiento de las normas constitucionales y legales. Si ello es así, sufre gran mengua la imagen y legitimidad del Estado, cuando algún servidor público se convierte en un violador impenitente del orden jurídico. Esa conducta atenta contra el buen nombre de la actividad estatal y contra el interés de todo Estado democrático participativo de generar con los ciudadanos una relación de cercanía y confianza.”
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“FUNCIÓN NOTARIAL, NOTARIOS Y
ORGANIZACIÓN NOTARIAL
(…)
8. EL NOTARIO COMO SUJETO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
(…)
8.7 Régimen disciplinario de los notarios
(…)
c) Faltas graves
Constituye falta disciplinaria grave y por lo tanto da lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente, el incumplimiento de los deberes, el abuso o extralimitación de los derechos y funciones.”
d) Faltas gravísimas
“Constituyen faltas imputables a los notarios, además de las contempladas en el artículo 48 de la Ley 734 de 2002 en que puedan incurrir en el ejercicio de su función:
1. Incumplir las obligaciones para con la Superintendencia de Notariado y Registro, Fondo Cuenta Especial de Notariado, la Administración de Impuestos Nacionales, las demás de carácter oficial y las Entidades de Seguridad o Previsión Social.
2. Ejercer la función por fuera del Círculo notarial correspondiente o permitir que se rompa la unidad operativa de la función notarial, estableciendo sitios de trabajo en oficinas de usuarios y lugares diferentes de la notaría.
3. Dar uso indebido o aprovecharse en su favor o en el de terceros de dineros, bienes o efectos negociables que reciban de los usuarios del servicio, en depósito o para pagos con destinación específica.
4. La transgresión de las normas sobre inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades y conflictos de intereses previstos en la Constitución, la ley y decretos con fuerza de ley.
5. Celebrar convenios o contratos con los usuarios o realizar conductas tendientes a establecer privilegios y preferencias ilegales en la prestación del servicio. Son preferencias ilegales, la omisión o inclusión defectuosa de los anexos ordenados por ley, según la naturaleza de cada contrato, y el no dejar las constancias de ley, cuando el acto o contrato contiene una causal de posible nulidad relativa o ineficacia.
Las faltas gravísimas, sólo son sancionables a título de dolo o culpa.”[109]
CAPÍTULO III.
DE LAS SANCIONES.
SANCIONES.
ARTÍCULO 199.
Independientemente de las sanciones penales a que hubiere lugar, a los Notarios que incurran en las faltas enumeradas en el Capítulo precedente, se les aplicará según la gravedad de la infracción, los antecedentes y lo dispuesto expresamente en la Ley, una de estas sanciones:
1. Multa.
2. Suspensión.
3. Destitución.
Normas concordantes.
Ley 1952 de 2019.
“Artículo 80. sanciones. Los notarios estarán sometidos al siguiente régimen de sanciones:
1. Destitución e inhabilidad para el caso de faltas gravísimas realizadas con dolo o culpa gravísima.
2. Suspensión en el ejercicio del cargo para las faltas graves realizadas con dolo o culpa y las gravísimas diferentes a las anteriores.
3. Multa para las faltas leves dolosas.”
“Artículo 81. límite de las sanciones. La inhabilidad no será inferior a cinco (5) ni superior a veinte (20) años.
La suspensión no será inferior a un (1) mes, ni superior a cuarenta y ocho (48) meses.
La multa es una sanción de carácter pecuniario la cual no podrá ser inferior al valor de 10, ni superior al de ciento ochenta (180) días del salario mínimo legal mensual vigente establecido por el Gobierno nacional.”
“Artículo 82. criterios para la graduación de la falta y la sanción. Además de los criterios para la graduación de la falta y la sanción consagrados para los servidores públicos, respecto de los notarios se tendrá en cuenta la gravedad de la falta, el resarcimiento del perjuicio causado, la situación económica del sancionado, la cuantía de la remuneración percibida por el servicio prestado y los antecedentes en el servicio y en materia disciplinaria.”
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“FUNCIÓN NOTARIAL, NOTARIOS Y
ORGANIZACIÓN NOTARIAL
(…)
8. EL NOTARIO COMO SUJETO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
(…)
8.7 Régimen disciplinario de los notarios
e) Sanciones
Los notarios estarán sometidos al siguiente régimen de sanciones:
1. Destitución para el caso de faltas gravísimas realizadas con dolo o culpa gravísima.
2. Suspensión en el ejercicio del cargo para las faltas graves realizadas con dolo o culpa y las gravísimas diferentes a las anteriores. La suspensión no será inferior a treinta días ni superior a doce meses.
3. Multa para las faltas leves dolosas. La multa es una sanción de carácter pecuniario la cual no podrá ser inferior al valor de diez, ni superior al de 180 días de salario básico mensual establecido por el Gobierno Nacional.
Además de los criterios para la graduación de la falta y la sanción consagrados para los servidores públicos, respecto de los notarios se tendrá en cuenta la gravedad de la falta, el resarcimiento del perjuicio causado, la situación económica del sancionado, la cuantía de la remuneración percibida por el servicio prestado y los antecedentes en el servicio y en materia disciplinaria.”[110]
PROCESO DISCIPLINARIO.
ARTÍCULO 200.
Cuando la falta, a juicio de la autoridad competente para el proceso disciplinario, no diere lugar a sanción, podrá aquella, de plano y por escrito, amonestar al infractor, previniéndole que una nueva falta le acarreará sanción.
MULTAS.
ARTÍCULO 201.
La multa consiste en la obligación de pagar al Tesoro Nacional una suma no menor de trescientos pesos ni mayor de cinco mil; se impondrá en caso de faltas leves, y se cobrará por jurisdicción coactiva.
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“FUNCIÓN NOTARIAL, NOTARIOS Y
ORGANIZACIÓN NOTARIAL
(…)
8. EL NOTARIO COMO SUJETO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
(…)
8.7 Régimen disciplinario de los notarios
e) Sanciones
Los notarios estarán sometidos al siguiente régimen de sanciones:
1. Destitución para el caso de faltas gravísimas realizadas con dolo o culpa gravísima.
2. Suspensión en el ejercicio del cargo para las faltas graves realizadas con dolo o culpa y las gravísimas diferentes a las anteriores. La suspensión no será inferior a treinta días ni superior a doce meses.
3. Multa para las faltas leves dolosas. La multa es una sanción de carácter pecuniario la cual no podrá ser inferior al valor de diez, ni superior al de 180 días de salario básico mensual establecido por el Gobierno Nacional.
Además de los criterios para la graduación de la falta y la sanción consagrados para los servidores públicos, respecto de los notarios se tendrá en cuenta la gravedad de la falta, el resarcimiento del perjuicio causado, la situación económica del sancionado, la cuantía de la remuneración percibida por el servicio prestado y los antecedentes en el servicio y en materia disciplinaria.”[111]
SUSPENSIÓN EN EL CARGO.
ARTÍCULO 202.
La suspensión en el cargo hasta por seis meses, podrá imponerse frente a falta grave o a reincidencia en las Leyes, puede aparejar la exclusión de la carrera en la primera vez y necesariamente la producirá al repetirse dicha sanción.
Normas concordantes.
Ley 1952 de 2019.
“Artículo 217. Suspensión provisional. Durante la investigación disciplinaría o el juzgamiento por faltas calificadas como gravísimas o graves, el funcionario que la esté adelantando podrá ordenar motivadamente la suspensión provisional del servidor público, sin derecho a remuneración alguna, siempre y cuando se evidencien serios elementos de juicio que permitan establecer que la permanencia en el cargo, función o servicio público posibilita la interferencia del autor de la falta en el trámite de la investigación o permite que continúe cometiéndola o que la reitere.
El término de la suspensión provisional será de tres meses, prorrogable hasta en otro tanto. Dicha suspensión podrá prorrogarse por otros tres meses, una vez proferido el fallo de primera o única instancia.
El auto que decreta la suspensión provisional y las decisiones de prórroga serán objeto de consulta, sin perjuicio de su inmediato cumplimiento.
Para los efectos propios de la consulta, el funcionario remitirá de inmediato el proceso al superior, previa comunicación de la decisión al afectado.
Recibido el expediente, el superior dispondrá que permanezca en la Secretaría por el término de tres días, durante los cuales el disciplinado podrá presentar alegaciones en su favor, acompañadas de las pruebas en que las sustente. Vencido dicho término, se decidirá dentro de los diez días siguientes.
Cuando desaparezcan los motivos que dieron lugar a la medida, la suspensión provisional deberá ser revocada en cualquier momento por quien la profirió, o por el superior funcional del funcionario competente para dictar el fallo de primera instancia.
Parágrafo. Cuando la sanción impuesta fuere de suspensión e inhabilidad o únicamente de suspensión, para su cumplimiento se tendrá en cuenta el lapso en que el disciplinado permaneció suspendido provisionalmente. Si la sanción fuere de suspensión inferior al término de la aplicada provisionalmente, tendrá derecho a percibir la diferencia.”
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“FUNCIÓN NOTARIAL, NOTARIOS Y
ORGANIZACIÓN NOTARIAL
(…)
8. EL NOTARIO COMO SUJETO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
(…)
8.7 Régimen disciplinario de los notarios
e) Sanciones
Los notarios estarán sometidos al siguiente régimen de sanciones:
1. Destitución para el caso de faltas gravísimas realizadas con dolo o culpa gravísima.
2. Suspensión en el ejercicio del cargo para las faltas graves realizadas con dolo o culpa y las gravísimas diferentes a las anteriores. La suspensión no será inferior a treinta días ni superior a doce meses.
3. Multa para las faltas leves dolosas. La multa es una sanción de carácter pecuniario la cual no podrá ser inferior al valor de diez, ni superior al de 180 días de salario básico mensual establecido por el Gobierno Nacional.
Además de los criterios para la graduación de la falta y la sanción consagrados para los servidores públicos, respecto de los notarios se tendrá en cuenta la gravedad de la falta, el resarcimiento del perjuicio causado, la situación económica del sancionado, la cuantía de la remuneración percibida por el servicio prestado y los antecedentes en el servicio y en materia disciplinaria.”[112]
DESTITUCIÓN.
ARTÍCULO 203.
La destitución se aplicará, como primera sanción, en caso de falta muy grave, y como consecuencia de varias faltas de otro orden, según su gravedad y reiteración.
Normas concordantes.
Ley 1952 de 2019.
“Artículo 80. Sanciones. Los notarios estarán sometidos al siguiente régimen de sanciones:
Destitución e inhabilidad para el caso de faltas gravísimas realizadas con dolo o culpa gravísima.
Suspensión en el ejercicio del cargo para las faltas graves realizadas con dolo o culpa y las gravísimas diferentes a las anteriores.
Multa para las faltas leves dolosas.”
SANCIONES DISCIPLINARIAS.
ARTÍCULO 204.
Las sanciones disciplinarias se aplicarán teniendo en cuenta la naturaleza de la falta, el grado de participación del Notario, y sus antecedentes en el servicio y en materia disciplinaria.
Normas concordantes.
Ley 1952 de 2019.
“Artículo 80. Sanciones. Los notarios estarán sometidos al siguiente régimen de sanciones:
Destitución e inhabilidad para el caso de faltas gravísimas realizadas con dolo o culpa gravísima.
Suspensión en el ejercicio del cargo para las faltas graves realizadas con dolo o culpa y las gravísimas diferentes a las anteriores.
Multa para las faltas leves dolosas.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 120. En los casos en que la Nación sea condenada por falla en la prestación del servicio notarial, podrá ejercitar la acción de repetición correspondiente.”
“Artículo 130. Para efectos de la sanción, la calificación de las faltas en leves, graves y muy graves de conformidad con los artículos 201, 202 y 203 del Decreto-ley 0960 de 1970, se hará teniendo en cuenta la naturaleza de la transgresión, al grado de participación del notario, sus antecedentes en el servicio y en materia disciplinaria y las circunstancias agravantes y atenuantes de la responsabilidad.”
APRECIACIÓN DE PRUEBAS.
ARTÍCULO 205.
Las pruebas serán apreciadas conforme a las reglas de la sana crítica.
Normas concordantes.
Ley 1952 de 2019.
“Artículo 110. Facultades de los sujetos procesales. Los sujetos procesales podrán:
1. Solicitar, aportar y controvertir pruebas e intervenir en la práctica de las mismas.
2. Interponer los recursos de ley.
3. Presentar las solicitudes que consideren necesarias para garantizar la legalidad de la actuación disciplinaria y el cumplimiento de los fines de la misma, y
4. Obtener copias de la actuación, salvo que por mandato constitucional o legal esta tenga carácter reservado.
Parágrafo 1. La intervención del quejoso, que no es sujeto procesal, a excepción de lo establecido en el artículo anterior, se limita únicamente a presentar y ampliar la queja bajo la gravedad del juramento, a aportar las pruebas que tenga en su poder y a recurrir la decisión de archivo y el fallo absolutorio. Para estos precisos efectos podrá conocer el expediente en la secretaria del despacho que profirió la decisión.
Parágrafo 2. Las víctimas o perjudicados, cuando se trate de investigaciones por violaciones a los derechos humanos, infracciones al derecho internacional humanitario o actos constitutivos de acoso laboral, tienen la facultad de designar apoderado.”
PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN DISCIPLINARIA.
ARTÍCULO 206.
La acción disciplinaria prescribirá en cinco años, contados desde el día en que se cometió el último acto constitutivo de la falta.
La iniciación del proceso interrumpe la prescripción.
La existencia de un proceso penal sobre los mismos hechos no da lugar a suspensión del trámite disciplinario.
Normas concordantes.
Ley 1952 de 2019.
“Artículo 33 Modificado por el artículo 7 de la ley 2094 de 2021.
Artículo 7. Modificase el artículo 33 de la ley 1952 de 2019, el cual quedará así:
Artículo 33. Prescripción de la acción disciplinaria. La acción disciplinaria prescribirá en cinco (5) años contados para las faltas instantáneas desde el día de su consumación, para las de carácter permanente o continuado, desde la realización del último hecho o acto y para las omisivas, cuando haya cesado el deber de actuar.
Cuando fueren varias las conductas juzgadas en un mismo proceso la prescripción se cumple independientemente para cada una de ellas.
La prescripción se interrumpirá con la notificación del fallo de primera instancia. Interrumpida la prescripción, esta se producirá sí transcurridos dos (2) años desde la notificación del fallo de primera instancia no se notifica la decisión de segunda instancia.
Para las faltas señaladas en el artículo 52 de este código, el término de prescripción será de doce (12) años. La prescripción, en estos casos, se interrumpirá con la notificación del fallo de primera instancia. Interrumpida la prescripción, esta se producirá si transcurridos tres (3) años desde la notificación del fallo de primera instancia no se ha notificado la decisión de segunda instancia.
Parágrafo. Los términos prescriptivos aquí previstos quedan sujetos a lo establecido en los tratados internacionales que Colombia ratifique.”
ACCIÓN DISCIPLINARIA.
ARTÍCULO 207.
La acción disciplinaria y las sanciones procederán aun cuando el Notario haya hecho dejación del cargo.
Cuando la suspensión o la destitución no pueda hacerse efectiva por pérdida anterior del cargo se anotará en la hoja de vida del sancionado, para que surtan sus efectos como impedimento.
Normas concordantes.
Ley 1952 de 2019.
“Artículo 83. Ejercicio de la acción disciplinaria. La acción disciplinaria se ejerce por la procuraduría general de la nación; la comisión nacional de disciplina judicial y las comisiones seccionales de disciplina judicial, o quienes hagan sus veces; la superintendencia de notariado y registro; los personeros distritales y municipales; las oficinas de control disciplinario interno establecidas en todas las ramas, órganos y entidades del estado; y los nominadores.
El poder disciplinario de los personeros distritales y municipales no se ejercerá respecto del alcalde y de los concejales. Tal competencia corresponde a la procuraduría general de la nación.
Nota: (la expresión subrayada se entenderá elimina de conformidad con el artículo 72 de la ley 2094 de 2021, la cual señala: la expresión «o el que haga sus veces» que acompaña a la nominación de la comisión nacional de disciplina judicial y las comisiones seccionales de disciplina judicial y las comisiones seccionales de disciplina judicial, se entenderá eliminada).”
“Artículo 84. Aplicación del procedimiento. El procedimiento disciplinario establecido en la presente ley deberá aplicarse por las respectivas oficinas de control disciplinario interno, personerías municipales y distritales, y la procuraduría general de la nación.
Parágrafo. Los procesos que se adelantan por la jurisdicción disciplinaria se tramitaran conforme al procedimiento establecido en este código en lo que no contravenga la naturaleza de la jurisdicción.”
“Artículo 85. Naturaleza de la acción disciplinaria. La acción disciplinaria es pública.”
“Artículo 86. Oficiosidad y preferencia. La acción disciplinaria se iniciará y adelantara de oficio, o por información proveniente de servidor público o de otro medio que amerite credibilidad, o por queja formulada por cualquier persona, y no procederá por anónimos, salvo en los eventos en que cumpla con los requisitos mínimos consagrados en los artículos 38 de la ley 190 de 1995 y 27 de la ley 24 de 1992.
La Procuraduría General de la Nación, previa decisión motivada del funcionario competente, de oficio o a petición del disciplinado, cuando este invoque debidamente sustentada la violación del debido proceso, podrá asumir la investigación disciplinaria iniciada por otro organismo, caso en el cual este la suspenderá y la pondrá a su disposición, dejando constancia de ello en el expediente, previa información al jefe de la entidad. Una vez avocado el conocimiento por parte de la procuraduría, esta agotara el trámite de la actuación hasta la decisión final.
Los Personeros tendrán competencia preferente frente a la administración distrital o municipal.”
“Artículo 87. Obligatoriedad de la acción disciplinaria. El servidor público que tenga conocimiento de un hecho constitutivo de posible falta disciplinaria, si fuere competente, iniciara inmediatamente la acción correspondiente. Si no lo fuere, pondrá el hecho en conocimiento de la autoridad competente, adjuntando las pruebas que tuviere.
Si los hechos materia de la investigación disciplinaria pudieren constituir delitos investigables de oficio, deberán ser puestos en conocimiento de la autoridad competente, enviándole las pruebas de la posible conducta delictiva.”
“Artículo 88. Exoneración del deber de formular quejas. El servidor público no está obligado a formular queja contra sí mismo o contra su cónyuge, compañero permanente o pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, ni por hechos que haya conocido por causa o con ocasión del ejercicio de actividades que le impongan legalmente el secreto profesional.”
“Artículo 89. Acción contra servidor público retirado del servicio. La acción disciplinaria es procedente, aunque el servidor público ya no esté ejerciendo funciones publicas
Cuando la sanción no pudiere cumplirse porque el infractor se encuentra retirado del servicio, se registrará en la procuraduría general de la nación, de conformidad con lo previsto en este código, y en la hoja de vida del servidor público.”
COMPETENCIA PARA CONOCER DE LOS ASUNTOS DISCIPLINARIOS.
ARTÍCULO 208.
El conocimiento de los asuntos disciplinarios corresponde a la Vigilancia Notarial.
Normas concordantes.
Ley 1952 de 2019.
“Artículo 76. Órgano competente. El régimen especial para los notarios se aplica por la superintendencia de notariado y registro como órgano de control especial con todos sus requisitos y consecuencias, sin perjuicio del poder preferente que podrá ejercer la procuraduría general de la nación.”
CAPÍTULO IV.
DE LA VIGILANCIA NOTARIAL.
VIGILANCIA.
ARTÍCULO 209.
La vigilancia notarial será ejercida por el Ministerio de Justicia, por medio de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Normas concordantes.
Circular No. 566 de 2021 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Con el fin de dar claridad respecto de las disposiciones contenidas en la Instrucción Administrativa 05 de 2021. Con el objetivo de brindar claridad a los usuarios y estandarizar el uso de la imagen institucional de la SNR, en la referida Instrucción se indicó:
1. Aspectos Facultativos: Hace referencia a los avisos de las fachadas utilizados por las notarías. Sobre el particular, en la Instrucción se dispuso que aquellas notarías que “ya tienen sus avisos de fachada e interiores establecidos y no desean actualizarlos, no se encuentran obligadas a hacerlo”. De igual manera, tratándose de notarías nuevas que van a establecer sus avisos o de aquellas que deseen modificar los avisos con los que ya cuentan, se sugirieron lineamientos respecto del uso del logo institucional mediante diversos ejemplos que, en todo caso, pueden ser ajustados a los espacios que cada notaría disponga para ellos. (Numeral 4 del manual).
2. Aspectos obligatorios: Sobre este asunto, todas las Notarías deberán incluir de forma obligatoria, al interior de la sede notarial y en un lugar visible de la zona principal de atención, un aviso que le comunique al usuario del servicio público notarial que, respecto de la notaría, esta Superintendencia ejerce las funciones de inspección, vigilancia y control, para lo cual se sugirió un diseño y tamaño de dicho aviso mediante ejemplos. (Numeral 5 del manual) Adicionalmente, la Superintendente de Notariado y Registro señaló: “(…)
Con el fin de estandarizar el uso de la imagen institucional, el Grupo de Comunicaciones de la SNR emitió el Manual de Diseño de Avisos en Notarías con código MP – CNEA – PO – 01 – PR – 03 – MN – 01, el cual, a partir de la fecha, será implementado en todas las notarías, así como las directrices que se fijen en el documento que lo actualice, modifique o reemplace. el aviso y sus componentes propuestos podrán ser ajustados proporcionalmente en su tamaño dependiendo del espacio con el que cuenta cada notaría en su área de recepción al público”
Igualmente, si la notaría ya cuenta actualmente con un aviso implementado que cumpla con la función referida, esto es, la de informar al usuario del servicio de forma específica que se encuentra “Vigilado por la Superintendencia de Notariado y Registro”, con el mismo se habrá cumplido el requisito del aviso obligatorio descrito en la Instrucción Administrativa No. 5 de 2021. Sin otro motivo.”
OBJETO DE LA VIGILANCIA.
ARTÍCULO 210.
La vigilancia tiene por objeto velar porque el servicio notarial se preste oportuna y eficazmente, y conlleva el examen de la conducta de los Notarios y el cuidado del cumplido desempeño de sus deberes con la honestidad, rectitud e imparcialidad correspondientes a la naturaleza de su ministerio.
IRREGULARIDADES.
ARTÍCULO 211.
Quien quiera que tenga conocimiento de irregularidades en el servicio notarial, podrá formular la correspondiente queja ante la Superintendencia de Notariado y Registro, quien la tramitará sin dilación.
Jurisprudencias.
Sentencia C-093 de 1998. Magistrado Ponente: Vladimiro Naranjo Mesa.
“Como consecuencia de su carácter procesal, y para efectos de garantizar el principio de la seguridad jurídica, el derecho al debido proceso y el principio según el cual está prohibido a los particulares hacer justicia por su propia mano, la nulidad constitucional referida requiere para su realización la previa declaración de autoridad competente, es decir, de aquella que viene conociendo del proceso y, por tanto, la que tiene potestad para declararla. Bajo el entendido de que la nulidad prevista en el artículo 29 es de naturaleza procesal y debe ser declarada previamente por autoridad competente, como ocurre con las demás nulidades procesales de orden legal, se hace necesario establecer si la misma es aplicable al trámite notarial.”
MEDIOS DE LA VIGILANCIA NOTARIAL.
ARTÍCULO 212.
La vigilancia notarial se ejercerá principalmente por medio de visitas generales y especiales:
Las generales se practicarán a cada Notaría por lo menos una vez al año, y tiene por finalidad establecer la asistencia de los Notarios al Despacho, la localización, presentación y estado de las oficinas y sus condiciones de comodidad para el público, la presentación personal del Notario y su atención a los usuarios del servicio, y comprobar el orden, actualidad, exactitud y presentación de los libros y archivos.
Las visitas especiales se practicarán cuando así lo disponga la Superintendencia de Notariado y Registro, para comprobar las irregularidades de que por cualquier medio tenga noticia, o para verificar hechos o circunstancias que le interesen dentro de sus funciones legales.
De cada visita se levantará un acta en el respectivo libro con las conclusiones del caso, dejando constancia tanto de las irregularidades, deficiencias y cargos resultantes, como de los aspectos positivos que merezcan ser destacados, según el caso, firmada por quien la practicó y por el Notario visitado. Copia del acta se remitirá al Superintendente.
Normas concordantes.
Decreto 2723 de 2014.
“Artículo 24. Funciones de la Superintendencia delegada para el Notariado. Son funciones de la Superintendencia delegada para el Notariado, las siguientes:
- Proponer al Superintendente de Notariado y Registro la fijación de las políticas, estrategias, planes y programas en relación con la gestión de orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público notarial, en el ámbito de su competencia.
- Ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control sobre el servicio público notarial.
- Coordinar el estudio técnico para la fijación de nuevas tarifas por concepto de derechos por la prestación del servicio público de notariado.
- Proyectar el acto administrativo de actualización de tarifas para la prestación del servicio público notarial.
- Coordinar con la Oficina Asesora Jurídica y la Dirección Administrativa y Financiera, la fijación de las cuantías de los aportes y recaudos destinados al Fondo Cuenta Especial de Notariado y a la Superintendencia de Notariado y Registro, según decisión tomada por el Consejo Asesor del Fondo Cuenta Especial de Notariado, para la expedición del acto administrativo respectivo.
- Vigilar y controlar la correcta aplicación de las tarifas notariales.
- Orientar e instruir sobre la aplicación de las normas que rigen la actuación notarial, de conformidad con las directrices impartidas por el Superintendente de Notariado y Registro.
- Aprobar los manuales, protocolos y reglamentos que guían las visitas de inspección general, especial y de seguimiento acordes con los procesos y procedimientos actualizados.
- Ordenar y dirigir la práctica de visitas a las Notarías a fin de verificar el cumplimiento de las normas legales que rigen la actividad notarial y tomar las acciones a que haya lugar e impartir las comisiones a las autoridades para adelantar actuaciones administrativas.
- Impartir las directrices para la atención de las peticiones, quejas y reclamos que, sobre los aspectos administrativos, financieros y jurídicos de las Notarías, se formulen ante la Superintendencia de Notariado y Registro, en coordinación con la Oficina de Atención al Ciudadano.
- Impartir las directrices o instrucciones para la gestión documental de las hojas de vida de los Notarios y ex Notarios.
- Impartir directrices para la expedición de las certificaciones para el ingreso y confirmación del ejercicio del cargo de notario y para la declaratoria de las vacancias temporales y definitivas.
- Impartir directrices e instrucciones para la autorización del cambio de horario de la notaría, para el reparto notarial en Bogotá y el resto del país y para la administración de la base de datos de sucesiones y testamentos que se llevan en las Notarías del país.
- Impartir las directrices y lineamientos para apoyar la realización de los concursos para proveer las vacantes en el cargo del notario, de conformidad con la delegación del Consejo Superior de Carrera Notarial y en coordinación con las demás dependencias competentes de la Superintendencia.
- Impartir las instrucciones necesarias para la implementación y actualización del registro público de carrera notarial, atendiendo las directrices impartidas por el Consejo Superior de la Carrera Notarial.
- Expedir junto con el Superintendente el acto administrativo para cambio de local en Notarías de primera y segunda categoría.
- Estudiar y adoptar las medidas e instrucciones a que haya lugar, en relación con los informes que presenten los entes de control, entidades estatales y organismos privados en relación con el servicio notarial.
- Dirigir la elaboración de los documentos técnicos que se requieran para mejorar la prestación del servicio notarial.
- Comisionar a los servidores y a las autoridades para adelantar las pruebas que se requieran para instruir los procesos disciplinarios de su competencia.
- Conocer y suscribir las decisiones interlocutorias que se profieran en la fase de instrucción, de conformidad con la normativa vigente respecto de los procesos disciplinarios que se adelanten contra los Notarios y ex Notarios, sin perjuicio del poder preferente que ejerza la Procuraduría General de la Nación, y trasladarlos oportunamente a la Oficina de Control Disciplinario Interno, con el fin de que se adelante la fase de juzgamiento.
- Orientar, coordinar y revisar con las demás dependencias competentes de la Superintendencia, la elaboración de los estudios que soporten la creación, supresión, fusión y recategorización de las Notarías del país.
- Asistir al Superintendente de Notariado y Registro, cuando así lo determine, en las gestiones y representaciones que ante organismos públicos y privados deben llevarse a cabo en materia de organización y funcionamiento del servicio notarial.
- Identificar los riesgos inherentes a la prestación del servicio notarial en el país y proponer los mecanismos para mitigarlos.
- Aprobar las pólizas que presentan los Notarios en propiedad e interinidad para garantizar la continuidad en la prestación del servicio público notarial.
- Proponer al Superintendente de Notariado y Registro los lineamientos y criterios técnicos para la adopción del modelo de inspección, vigilancia y control bajo el enfoque de gestión de riesgo y responder por su implementación.
- Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión de la dependencia.
- Asesorar, conocer y atender los preceptos establecidos en la Ley 1952 de 20J9, modificada por la Ley 2094 de 2021 y demás normas complementarias relacionadas con el Régimen Disciplinario aplicable a todos los notarios y ex notarios.
- Poner en conocimiento de los organismos de vigilancia, control y de administración de justicia, la comisión de hechos presuntamente irregulares que surjan del proceso disciplinario.
- Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 132. En desarrollo de lo dispuesto en el capítulo IV, título VI, del Decreto-ley 0960 de 1970, la vigilancia notarial se ejerce principalmente por medio de visitas generales o especiales. De cada visita se levantará un acta de lo observado, suscrita per el visitador y el notario. Cuando éste se niegue a firmarla el visitador dejará la respectiva constancia en el acta y la firmará con un testigo del hecho de la negativa.
En el acta de visita general se dejará constancia detallada de los hechos que permitan establecer la forma como el notario cumple cada una de sus funciones y obligaciones y en la de visita especial la relación precisa de los hechos objeto de ella.
El notario podrá dejar las constancias que estime pertinentes y al acta se acompañarán los documentos que se consideren necesarios para la mejor comprensión de los hechos relatados.”
“Artículo 133. Concluida la visita y firmada el acta, ésta y los documentos allegados serán estudiados por la vigilancia notarial. Si no se deducen irregularidades se le informará al notario. Si las irregularidades pueden constituir falta se elaborará un pliego de cargos del cual se dará traslado al notario visitado Si no tienen ese carácter se le amonestará de plano, si fuere del caso.”
PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO.
ARTÍCULO 213.
Si en el acta aparecieren cargos, se correrá traslado de ellos al Notario afectado, para que dentro del término de ocho días presente sus descargos, y aporte las pruebas del caso, hasta dentro de los ocho días siguientes. Vencido dicho término, la Superintendencia diligenciará las pruebas en quince días, y dentro del mes siguiente dictará resolución, en la que relacionará los cargos que a su juicio no hayan sido desvirtuados, indicará las disposiciones que considere infringidas, expresando la razón de su quebranto, e impondrá la sanción disciplinaria correspondiente, o dará por concluido el trámite, según fuere el caso.
NOTIFICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN.
ARTÍCULO 214.
La Resolución se notificará por edicto que se fijará durante cinco días en la Secretaría de la Superintendencia y su ejecutoria será de diez días.
Copia de la Resolución se remitirá al Notario interesado por correo certificado a más tardar al día siguiente de su expedición.
RECURSO DE REPOSICIÓN Y DE APELACIÓN.
ARTÍCULO 215.
Contra la Resolución podrá recurrir el Notario interesado, en reposición ante el propio Superintendente y en apelación en el efecto suspensivo para ante la Junta de la Superintendencia, en escrito presentado dentro del término de la ejecutoria de aquella. La Resolución absolutoria se consultará con la Junta.
Normas concordantes.
Constitución Política de 1991.
“Artículo 31. Toda sentencia judicial podrá ser apelada o consultada, salvo las excepciones que consagre la ley. El superior no podrá agravar la pena impuesta cuando el condenado sea apelante único.”
Ley 1952 de 2019.
“Artículo 130. Clases de recursos. Contra las decisiones disciplinarias proceden los recursos de reposición, apelación y queja.
Parágrafo. Contra las decisiones de simple trámite no procede recurso alguno.”
“Artículo 131. (Modificado por el artículo 25 de la ley 2094 de 2021).
Artículo 25. Modificase el artículo 131 de la ley 1952 de 2019, el cual quedará así:
Artículo 131. Oportunidad para interponer los recursos. Los recursos de reposición y apelación se podrán interponer desde la fecha de expedición de la decisión hasta el vencimiento de los cinco (5) días siguientes a la notificación respectiva.
Si la notificación de la decisión se hace en estrados, los recursos deberán interponerse y, sustentarse en el curso de la audiencia o diligencia. Si la misma se realiza en diferentes sesiones, se interpondrán en la sesión en la que se profiera la decisión a impugnar.”
Decreto 2723 de 2014.
“Artículo 13 numerales 18 y 25.
18. Fallar en segunda instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra los notarios y ex notarios, registradores y ex registradores de instrumentos públicos, servidores y exservidores públicos, Curadores urbanos y ex Curadores urbanos de la Superintendencia.
(Numeral MODIFICADO por el Art. 2 del Decreto 1554 de 2022)
25. Conocer y resolver los recursos de apelación de su competencia, de conformidad con la ley.”
Doctrinas.
Guía de procedimiento disciplinario en segunda instancia de la Superintendencia de Notariado y Registro. Año: 2020.
“Conforme con lo conceptuado por la Corte Constitucional en Sentencia C 095-2003, el principio de la doble instancia se consagra en una garantía constitucional que desarrolla el ejercicio del ius puniendi del Estado en todas sus manifestaciones, no sólo cuando se trata de la aplicación del derecho penal por los órganos judiciales sino también en el derecho administrativo sancionatorio y, específicamente, en el perfeccionamiento y práctica del derecho disciplinario. De la misma manera, este alto Tribunal señala que la doble instancia surge de la necesidad de preservar el principio de legalidad y la integridad en la aplicación del derecho, ya que garantiza la posibilidad de corregir los errores en que pueda incurrir el juez o fallador en la adopción de una decisión judicial o administrativa, y permite enmendar la aplicación indebida que se haga por parte de una autoridad de la Constitución o la ley.
Con este propósito, el citado principio, se configura como una herramienta idónea y eficaz contra la arbitrariedad, y en un mecanismo principal para la corrección de los yerros en que pueda incurrir una autoridad. El derecho de impugnación y la posibilidad de controvertir una decisión, exige la presencia de una estructura jerárquica que permita la participación de una autoridad independiente, imparcial y de distinta categoría en la revisión de una actuación previa, sea porque los interesados interpusieron el recurso de apelación o resulte forzosa su consulta. Para el caso de la Superintendencia de Notariado y Registro, es competencia del señor Superintendente fallar en segunda instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra los notarios, registradores de instrumentos públicos, servidores de la Superintendencia y curadores urbanos, aun cuando se encuentren retirados del servicio.
El recurso de apelación o alzada es un recurso ordinario que procede en materia disciplinaria contra el fallo de primera instancia y contra cierto tipo de autos expedidos por el operador de primera instancia, a través de este recurso el superior jerárquico conoce el proceso y una vez estudiado puede tomar la posición de confirmar el fallo o el auto dependiendo el caso, adicionarlo o revocarlo.”
RESOLUCIÓN EN FIRME.
ARTÍCULO 216.
En firme la Resolución de la Superintendencia, sendas copias de ella se enviarán al Consejo Superior de la Administración de Justicia, al Gobernador, Intendente o Comisario a quien competa la designación, y al Tribunal a quien corresponda la formación de las listas.
En caso de suspensión o de destitución, el gobernador, Intendente o comisario respectivo procederá a designar a quien por encargo asuma las funciones notariales durante la suspensión o mientras se hace la provisión en propiedad o en interinidad, según las circunstancias.
CAPACITACIÓN PARA NOTARIOS.
ARTÍCULO 217.
La Superintendencia de Notariado y Registro, con el fin de capacitar y especializar a los Notarios y a sus empleados, organizará por sí, o con la colaboración de la Escuela Judicial y de Universidades, Escuelas o Establecimientos Públicos, cursos de capacitación, técnica y jurídica.
TÍTULO VIII.
DEL ARANCEL.
CAPÍTULO I.
DE LOS DERECHOS NOTARIALES.
TARIFA DE LOS DERECHOS NOTARIALES.
ARTÍCULO 218.
Las tarifas que señalan los derechos notariales son revisables periódicamente por el gobierno Nacional teniendo en consideración los costos del servicio y la conveniencia pública.
Normas concordantes.
Resolución No. 00387 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Por la cual se actualizan las tarifas de los derechos por concepto del ejercicio de la función notarial.
Que en el artículo 218 del Decreto Ley 960 de 1970, se dispuso que le compete al Gobierno Nacional establecer las tarifas correspondientes a los derechos del servicio público notarial y revisables de manera periódica de acuerdo con el costo del servicio y la conveniencia pública.”
Circular No. 106 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Tarifa de cambio de nombre y corrección del registro civil de población indígena.
Desde esta Superintendencia se observa que en las resoluciones de tarifas expedidas desde 2016 hasta 2023 se ha replicado la versión original previo a su modificación del literal v) del artículo 2.2.6.13.2.9.1. del Decreto 1069 de 2015. Por ende, es indispensable orientar a los Notarios respecto de los actos de cambio de nombre y corrección en el Registro del Estado Civil de los integrantes de las comunidades indígenas.
Así las cosas, en aplicación a lo dispuesto por el literal v) del artículo 2.2.6.13.2.9.1. del Decreto 1069 de 2015, modificado por el artículo 1 del Decreto 304 de 2016, se orienta a los notarios del país en el sentido de que el otorgamiento de la escritura pública, la expedición de copias y todos los trámites necesarios para el cambio de nombre y para la corrección (como ocurre con ocasión del cambio en el componente sexo) y omisiones en el Registro del Estado Civil de integrantes de comunidades indígenas, son exentos.”
Resolución 02589 de 2023 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Artículo 1. Modifíquese el literal v) del artículo 37 de la resolución 00387 del 23 de enero de 2023, el cual quedara así: “v) el otorgamiento de la escritura pública, la expedición de copias y demás trámites necesarios para el cambio de nombre y para la corrección de errores u omisiones en el registro del estado civil de miembros de comunidades indígenas”.”
Instrucción administrativa No. 5 de 2017 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“La Ley 1537 del 20 de junio de 2012, busca facilitar y promover el desarrollo urbano y el acceso a la vivienda mediante el impulso a la ejecución de proyectos de vivienda de interés prioritario VIP, destinados a familias vulnerables de menos ingresos y en estado de desprotección con el fin de proporcionarles una vivienda digna. En cuanto al cobro de derechos notariales y registrales se señaló en sus artículos 33 y 34:
Artículo 33. Exención de pago de derechos notariales. En los negocios jurídicos de constitución de propiedad horizontal, adquisición, incluido el leasing habitacional, cuando se ejerza la opción de compra, hipoteca, afectación a vivienda familiar y/o constitución de patrimonio de familia de inmuebles definidos como Vivienda de Interés Prioritario, de acuerdo con las normas vigentes, independientemente de la naturaleza jurídica de las partes, para ninguna de ellas se causarán derechos notariales.
Artículo 34. Exención de derechos registrales. En los negocios jurídicos de constitución de propiedad horizontal, adquisición, incluido el leasing habitacional cuando se ejerza la opción de compra, hipoteca, afectación a vivienda familiar y/o constitución de patrimonio de familia de inmuebles definidos como Vivienda de Interés Prioritario, de acuerdo con las normas vigentes, independientemente de la naturaleza jurídica de las partes, para ninguna de ellas se causarán derechos registrales. La calidad del inmueble debe ser acreditada ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos respectiva.”
(…)
“Respecto a estos programas de vivienda, la Ley 1753 del 9 de junio de 2015, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018, todos por un nuevo país, señala en sus artículos 90 y 119:
Artículo 90. Vivienda de interés social y vivienda de interés prioritario. De conformidad con el artículo 91 de la Ley 388 de 1997, la vivienda de interés social es la unidad habitacional que cumple con los estándares de calidad en diseño urbanístico, arquitectónico y de construcción y cuyo valor no exceda ciento treinta y cinco salarios mínimos mensuales legales vigentes (135 SMMLV).
Parágrafo 1o. Se establecerá un tipo de vivienda denominada vivienda de interés social prioritario, cuyo valor máximo será de setenta salarios mínimos mensuales legales vigentes (70 SMMLV).
Las entidades territoriales que financien vivienda en los municipios de categorías 3, 4, 5 y 6 de la Ley 617 de 2000, solo podrán hacerlo en vivienda de interés prioritario (…)”
“Artículo 119. Exenciones de pago de derechos notariales y registrales. No se causarán derechos notariales ni registrales para ninguna de las partes independientemente de su naturaleza jurídica, en los negocios jurídicos que se describen a continuación cuando las viviendas objeto de los mismos hayan sido desarrolladas con la financiación o cofinanciación de subsidios familiares de vivienda otorgados por las entidades facultadas por la ley para el efecto:
a) Constitución de propiedad horizontal, cuando todos los bienes de dominio particular que conformen el edificio o conjunto sean viviendas de interés prioritario;
b) Adquisición de viviendas de interés prioritario nuevas, incluido el leasing habitacional de vivienda de interés prioritario nueva, cuando se ejerza la opción de compra;
c) Adquisición de viviendas de interés prioritario usadas, incluido el leasing habitacional de vivienda de interés prioritario usada, cuando se ejerza la opción de compra, en los eventos en que el adquiriente se encuentre en alguna de las condiciones a que se refiere el artículo 12 de la Ley 1537 de 2012;
d) Constitución de hipoteca de viviendas de interés prioritario nuevas;
e) Constitución de hipoteca de viviendas de interés prioritario usadas, en los eventos en que el adquiriente se encuentre en alguna de las condiciones a que se refiere el artículo 12 de la Ley 1537 de 2012;
f) Afectación a la vivienda familiar y/o constitución de patrimonio de familia de viviendas de interés prioritario nuevas;
g) Afectación a vivienda familiar y/o constitución de patrimonio de familia de viviendas de interés prioritario usadas, en los eventos en que quien realiza la afectación o constituye el patrimonio de familia, se encuentre en alguna de las condiciones a que se refiere el artículo 12 de la Ley 1537 de 2012;
h) Protocolización en notaría de la inversión del subsidio familiar de vivienda de interés social rural y/o afectación a vivienda familiar y/o constitución de patrimonio de familia de soluciones de vivienda de interés social rural nueva y mejorada.”
Doctrinas.
Tarifas Notariales 2023-Cuadro practico para el entendimiento de las tarifas. Autor: Jaime Javier Romero Amador, Notario Primero de Valledupar (escanear código QR).
DETERMINACIÓN DE LA CUANTÍA.
ARTÍCULO 219.
Cuando la cuantía de un acto o contrato se determine por el valor de un inmueble y el que estimaren las partes fuere inferior al avalúo catastral, los derechos se liquidarán con base en este.
CONSIGNACIÓN DE DOS ACTOS O CONTRATOS EN LA MISMA ESCRITURA PÚBLICA.
ARTÍCULO 220.
Siempre que una misma escritura se consignen dos o más actos o contratos, se causarán los derechos correspondientes a cada uno de ellos en su totalidad. Sin embargo, no se cobrarán derechos adicionales por la protocolización de los documentos necesarios para el otorgamiento de los actos o contratos que contenga la escritura, ni cuando se trate de garantías accesorias que se pacten entre las mismas partes para asegurar el cumplimiento de las obligaciones surgidas de los actos o contratos otorgados.
CONTRATOS DE TRACTO SUCESIVO.
ARTÍCULO 221.
Cuando las obligaciones emanadas de lo declarado en una escritura consistan en pensión, renta o cualquier otro tipo de prestación periódica de plazo determinado o determinable con base en el mismo instrumento, los derechos se liquidarán teniendo en cuenta la cuantía total de tales prestaciones. Si el plazo fuere indeterminado, la base de liquidación será el monto de las prestaciones periódicas en cinco años.
Jurisprudencias.
Sentencia C-924 de 2007. Magistrado Ponente: Humberto Antonio Sierra Porto.
“Como el contrato de condiciones uniformes es un contrato de tracto sucesivo, su resolución no tiene efectos retroactivos, sino que obra sólo hacia el futuro, o sea que pone término a sus efectos futuros, pero deja en pie los efectos ya producidos. A la resolución del contrato por parte de la empresa prestadora la ley le asigna la consecuencia del corte del servicio, la cual parece tener un carácter definitivo que la diferenciaría de la suspensión del mismo prevista en otros preceptos de la misma ley. Sin embargo, la distinción propuesta por el demandante carece de asidero pues el artículo siguiente de la ley señala que tanto en caso de suspensión como en caso de corte la empresa, una vez eliminadas las causas que dieron lugar a la adopción de esta medida, debe restablecer el servicio.”
DERECHOS ESPECIALES.
ARTÍCULO 222.
No se causarán los derechos especiales señalados en las tarifas para remunerar las diligencias que implican la firma de escrituras fuera del despacho del Notario, cuando se trate de las visitas que suelen hacer dichos funcionarios a los Municipios de su Círculo Notarial, distintos al que es su cabecera.
CAPÍTULO II.
DE LA OBLIGATORIEDAD DEL PAGO.
DERECHOS NOTARIALES PARA ACTOS Y CONTRATOS BILATERALES.
ARTÍCULO 223.
En los actos o contratos bilaterales los derechos serán de cargo de las dos partes, por mitades. Los varios integrantes de una parte responderán solidariamente por la cuota de ella.
DERECHOS NOTARIALES PARA ACTOS Y CONTRATOS UNILATERALES.
ARTÍCULO 224.
En los actos o contratos unilaterales el pago de los derechos será de cargo del otorgante que emita la declaración.
Si interviniere representante, éste será solidariamente responsable con su representado.
DERECHOS NOTARIALES EN CONTRATOS DE MUTUO Y DE GARANTÍA.
ARTÍCULO 225.
En los contratos de mutuo y en los de garantía los derechos notariales serán de cargo del deudor; igual se dispone respecto de las cancelaciones consecuenciales.
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“EJERCICIO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL EN
MATERIA DE BIENES INMUEBLES
(…)
4. MUTUO
1. Características del mutuo
a) La forma extendida del mutuo es el dinero. Pero puede recaer, naturalmente, sobre otras cosas fungibles.
En consecuencia, el mutuo o préstamo de consumo es un contrato en que una de las partes entrega a la otra cierta cantidad de dinero (u otra cosa fungible) con cargo de restituir dicha suma (u otra tanta del mismo género y calidad).
b) No se perfecciona el contrato de mutuo sino por la tradición, y la tradición transfiere el dominio.
c) En materia de intereses, se mira en primer lugar la estipulación de las partes y en segundo término si el negocio es de tipo civil o comercial, para su determinación.
d) Si el mutuo se garantiza con hipoteca debe elevarse a escritura pública.”[113]
Clasificación de los contratos (ver pagina 235).
CONTRATOS DE COMPRAVENTA EN QUE CONCURRA EL ICT.
ARTÍCULO 226.
Los contratos de compraventa en que concurra el Instituto de Crédito Territorial para suministrar vivienda a los particulares causarán derechos equivalentes a la mitad de los ordinarios autorizados en las tarifas.
Normas concordantes.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.13.2.7.2. Compraventa e hipoteca de vivienda de interés social. En los contratos de compraventa e hipoteca referente a la adquisición de vivienda de interés social en los términos previstos en las leyes 9ª de 1989, 3ª de 1991 y 388 de 1997 y las demás que las modifiquen, adicionen o complementen, en que intervengan personas particulares, naturales o jurídicas, se causarán derechos notariales equivalentes a la mitad de los ordinarios señalados en la tarifa.
Parágrafo 1. A las copias con destino a la oficina de catastro, oficina de registro de instrumentos públicos y la primera copia para el interesado se les aplicará la mitad de la tarifa ordinaria señalada para las copias.
Parágrafo 2. En el otorgamiento de escrituras contentivas de mejoramiento de viviendas realizadas con dineros provenientes del subsidio de vivienda familiar, la tarifa a cobrar será la equivalente a la mitad de la ordinaria, la protocolización del acto de subsidio no causará derechos notariales adicionales.
Parágrafo 3. En los casos de compraventa de vivienda de interés social, cuando se cumplan las condiciones de los decretos números 2158 de 1995 y 371 de 1996, los derechos notariales causados serán de siete mil cuatrocientos pesos ($7.400,00) como tarifa única especial sin consideración al número de actos que contenga la escritura.
(decreto 188 de 2013 artículo 31, actualizado por la resolución 641 de 2015 artículo 31).”
“Artículo 2.2.6.13.2.7.3. Sistema especializado de financiación de vivienda. En la constitución o modificación de hipoteca para la adquisición de vivienda individual con crédito a favor de un participante en el sistema especializado de financiación de vivienda, causará derechos notariales equivalentes al 70% de la tarifa ordinaria aplicable.
(Decreto 188 de 2013, artículo 32).”
“Artículo 2.2.6.13.2.7.4. Constitución o modificación de gravámenes hipotecarios en vivienda de interés social subsidiable y no subsidiable. En la constitución o modificación de gravámenes hipotecarios, a favor de un participante en el sistema especializado de financiación de vivienda, para garantizar un crédito de vivienda individual de interés social no subsidiable, los derechos notariales se liquidarán al 40% de la tarifa ordinaria aplicable y para las subsidiables, al 10% de la tarifa ordinaria aplicable.
(Decreto 188 de 2013, artículo 33).”
“Artículo 2.2.6.13.2.7.5. Protocolización de certificados. Para los créditos otorgados en el sistema especializado de vivienda deberá protocolizarse con la escritura que contenga el acto sin costo alguno para el usuario, la certificación de que el crédito se destina para la adquisición y/o construcción de vivienda.
(Decreto 188 de 2013, artículo 34).”
“Artículo 2.2.6.13.2.7.6. Fundaciones de asistencia o beneficencia pública reconocidas por el estado. Las fundaciones de asistencia o beneficencia pública reconocidas por el estado pagarán como suma máxima el valor de ciento sesenta y dos mil cuatrocientos pesos ($162.400,00) por concepto de derechos notariales, en todos aquellos casos cuya cuantía fuere determinable.
(Decreto 188 de 2013 artículo 35, actualizado por la resolución 641 de 2015 artículo 35).”
Ley 1537 de 2012.
“Artículo 2°. Lineamientos para el desarrollo de la política de vivienda. Para el cumplimiento del objeto de la presente ley, las entidades públicas del orden nacional y territorial deberán:
a) Promover mecanismos para estimular la construcción de vivienda de interés social y vivienda de interés prioritario;
b) Promover ante las autoridades correspondientes, la expedición de los permisos, licencias y autorizaciones respectivas, agilizando los trámites y procedimientos;
c) Establecer el otorgamiento de estímulos para la ejecución de proyectos de vivienda de interés social y vivienda de interés prioritario;
d) Aportar bienes y/o recursos a los patrimonios autónomos constituidos para el desarrollo de los proyectos de vivienda de interés social y vivienda de interés prioritario;
e) Adelantar las acciones necesarias para identificar y habilitar terrenos para el desarrollo de proyectos de vivienda de interés social y vivienda de interés prioritario;
f) Estimular la construcción de Proyectos de Vivienda de Interés Social y de Vivienda de Interés Prioritario en las zonas de fronteras, mediante acuerdos de cooperación internacional.
g) Promover la construcción de vivienda que propenda por la dignidad humana, que busque salvaguardar los derechos fundamentales de los miembros del grupo familiar y en particular de los más vulnerables y que procure preservar los derechos de los niños, estimulando el diseño y ejecución de proyectos que preserven su intimidad, su privacidad y el libre y sano desarrollo de su personalidad.
h) Promover la construcción de vivienda de interés social y vivienda de interés prioritario en el desarrollo de proyectos de renovación urbana.
i) Promover mecanismos de generación de ingresos para la población beneficiada con el desarrollo de proyectos de vivienda de interés social y vivienda de interés prioritario.”
“Artículo 5. Distribución de recursos para proyectos de vivienda de interés prioritario. El Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio definirá mediante resolución, los criterios de distribución de los recursos del presupuesto general de la Nación asignados al Fondo Nacional de Vivienda (Fonvivienda) o la entidad que haga sus veces, para que este los aplique.
La distribución de los recursos incluirá un porcentaje mínimo del 20% para los municipios de categorías 4, 5 Y 6. No obstante, si una vez conformado el inventario de predios presentados para la realización de proyectos de vivienda de interés prioritario en estas entidades territoriales, dentro del período que para el efecto fije el Fondo Nacional de Vivienda, no es posible comprometer los recursos destinados, parcial o totalmente, los mismos podrán utilizarse en los demás municipios del país, de acuerdo con la distribución que realice el mismo Fondo.”
“Artículo 9°. Constitución de patrimonio de familia. Los beneficiarios de los proyectos de Vivienda de Interés Prioritario a que se refiere este capítulo deberán constituir sobre los inmuebles que reciban del subsidio familiar de vivienda en especie, patrimonio familiar inembargable por el valor del respectivo inmueble, en los términos de los artículos 60 de la Ley 9 de 1989 y 38 de la Ley 3a de 1991. Los notarios y/o registradores de instrumentos públicos que permitan la enajenación de una vivienda de interés prioritario desconociendo el patrimonio de familia inembargable señalado en el presente artículo, incurrirán en causal de mala conducta.”
Doctrinas.
Evolución histórica y normativa del Instituto de Crédito Territorial I.C.T (cuadro del autor).
Ilustración Evolución histórica y normativa del I.C.T.- cuadro del autor.
DERECHOS NOTARIALES Y VARIOS INTERESADOS.
ARTÍCULO 227.
En la liquidación de sociedades conyugales o herencias, en la partición de bienes comunes, en la constitución de sociedades y en los demás actos o contratos en que concurran varios interesados, los derechos notariales serán de cargo de todos ellos, a prorrata de su correspondiente interés; pero frente al Notario, todos responderán solidariamente.
Doctrinas.
Procedimiento Notarial y Registral- Año: 2014. Autor: Nicolas Vargas Otalora.
“INTERVENCIÓN NOTARIAL EN
SOCIEDADES COMERCIALES
1. CONSTITUCIÓN DE LA SOCIEDAD COMERCIAL
1°. Por el contrato de sociedad dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social.
La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados.
2°. Se tienen como comerciales, para todos los efectos legales, las sociedades que se formen para la ejecución de actos o empresas mercantiles.
3°. Para que el contrato de sociedad sea válido respecto de cada uno de los asociados será necesario que de su parte haya capacidad legal y consentimiento exento de error esencial, fuerza o dolo, y que las obligaciones que contraigan tengan un objeto y una causa lícitos. Se entiende por error esencial el que versa sobre los móviles determinantes del acto o contrato, comunes o conocidos por las partes.
4°. La sociedad comercial se constituye por escritura pública en la cual se expresará:
a) El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con el nombre de las personas naturales deberá indicarse su nacionalidad y documentos de identificación legal; con el nombre de las personas jurídicas, la ley, decreto o escritura de que se deriva su existencia.
b) La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad.
c) El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución.
d) El objeto social, esto es, la empresa o negocio de la sociedad, haciendo una enunciación clara y completa de las actividades principales. Será ineficaz la estipulación en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada o que no tengan una relación directa con aquél.
e) El capital social, la parte del mismo que suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitución. En las sociedades por acciones deberá expresarse, además, el capital suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y términos en que deberán cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año.
f) La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas y las juntas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad.
g) La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia.
h) Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales, y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse.
i) La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada a la misma.
j) La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicación, puedan hacerse distribuciones en especie.
k) Si las diferencias que ocurran a los asociados entre sí o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisión arbitral o de amigables componedores y, en caso afirmativo, la forma de hacer la designación de los árbitros o amigables componedores.
l) El nombre y el domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no corresponda, por la ley o por el contrato, a todos o algunos de los asociados.
m) La facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo éste previsto en la ley o en los estatutos.
n) Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato.
5°. Copia de la escritura social será inscrita en el registro mercantil de la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad establezca su domicilio principal. Si se abren sucursales o se fijan otros domicilios, dicha escritura deberá ser registrada también en las cámaras de comercio que correspondan a los lugares de dichas sucursales, si no pertenecen al mismo distrito de la cámara del domicilio principal.
Cuando se hagan aportes de inmuebles o de derechos reales relativos a dicha clase de bienes, o se establezcan gravámenes o limitaciones sobre los mismos, la escritura social deberá registrarse en la forma y lugar prescritos en el Código Civil para los actos relacionados con la propiedad inmueble.
6°. Mientras la escritura social no sea registrada en la cámara correspondiente al domicilio principal de la sociedad, será inoponible el contrato a terceros, aunque se haya consumado la entrega de los aportes de los socios.
7°. Si en la escritura social se ha omitido alguna de las estipulaciones indicadas o expresado en forma incompleta o en desacuerdo con el régimen legal del respectivo tipo de sociedad, podrán otorgarse escrituras adicionales, por los mismos socios, antes de que se haga la correspondiente inscripción. Tales escrituras se entenderán incorporadas al acto de constitución de la sociedad.”[114]
Características de las sociedades comerciales (ver página 142).
DERECHOS NOTARIALES Y CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.
ARTÍCULO 228.
Los particulares que contraten con la Nación, los Territorios Nacionales, los Departamentos o los Municipios, responderán ante el Notario por los derechos a cargo de aquellas entidades. No causarán derechos los actos exclusivos de las mismas, ni los celebrados entre ellas solas.
Normas concordantes.
Resolución No. 9306 de 2008 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“Artículo 41. Concurrencia de los Particulares con Entidades Exentas y límite de la remuneración notarial. En los actos o contratos en que concurran los particulares con entidades exentas, aquellos pagarán la totalidad de los derechos que se causen. Las entidades exentas no podrán estipular en contrario; tampoco, aquellas a cuyo favor existan tarifas especiales.
De los derechos que se causen por este concepto, el Notario sólo podrá percibir como remuneración por sus servicios hasta tres millones ochenta y dos mil cuatrocientos pesos ($3.082.400,00). El excedente constituye aporte especial del Gobierno al Fondo o sistema especial de manejo de cuentas administrado por la Superintendencia de Notariado y Registro y se remitirá a este dentro de los cinco (5) días siguientes a aquel en que lo perciba del usuario.
Artículo 42. Actos entre particulares o entre Entidades no Exentas y límite de la remuneración notarial. De los derechos que se causen en los actos o contratos entre particulares o entre entidades no exentas, el Notario sólo podrá percibir como remuneración por sus servicios hasta veinte millones ochenta y cinco mil setecientos pesos ($20.085.700,00). El excedente constituye aporte especial del Gobierno al Fondo o sistema especial de manejo de cuentas administrado por la Superintendencia de Notariado y Registro y se remitirá a este dentro de los cinco (5) días siguientes a aquel en que lo perciba del usuario.”
Decreto 1681 de 1996.
“Artículo 24. De la concurrencia de los particulares con entidades exentas. En los actos o contratos en que concurran los particulares con entidades exentas, aquellos pagarán la totalidad de los derechos que se causen. Las entidades exentas no podrán estipular en contrario; tampoco, aquellas a cuyo favor existan tarifas especiales.
De los derechos que se causen el Notario sólo podrá percibir como remuneración por sus servicios hasta un millón de pesos ($1.000.000.00). El excedente constituye aporte especial del Gobierno al Fondo Nacional de Notariado y se remitirá a éste dentro de los cinco (5) días siguientes a aquél en que lo perciba del usuario.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 142. Las normas referentes al pago de derechos notariales consagradas en el Decreto-ley 0960 de 1970, se aplicarán a falta de estipulación diferente de los interesados.
En los actos en que concurran los particulares con la Nación, los departamentos, las intendencias, las comisarías y los municipios, aquéllos pagarán la totalidad de los derechos y no valdrá estipulación en contrario, salvo disposición legal.”
SERVICIOS NOTARIALES.
ARTÍCULO 229.
En servicios notariales no comprendidos en las disposiciones precedentes, los respectivos derechos serán de cargo de quienes los hayan solicitado.
CARÁCTER SUPLETORIO.
ARTÍCULO 230.
Las reglas del presente Capítulo se aplicarán a falta de estipulación diferente de los interesados.
DERECHOS NOTARIALES.
ARTÍCULO 231.
Los Notarios podrán abstenerse de autorizar las escrituras o actuaciones en que hayan intervenido, hasta cuando reciban la totalidad de los derechos que les corresponden por la prestación de sus servicios.
Normas concordantes.
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 118. Bajo su responsabilidad el notario podrá crear los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de la oficina a su cargo, tendrá especial cuidado en la selección de los empleados, velará por su capacitación y por el buen desempeño de sus funciones y cumplirá las obligaciones que para con sus subalternos le señalan las normas legales.”
“Artículo 119. Las cuotas o aportes de carácter patronal sólo se causan cuando el notario tenga por lo menos un empleado.”
“Artículo 143. Salvo las excepciones legales, los notarios podrán abstenerse de autorizar las escrituras o actuaciones en que hayan intervenido o de expedir copias de los documentos, hasta cuando reciban la totalidad de los derechos que les corresponden por la prestación de sus servicios.”
TÍTULO IX.
VIGENCIA DEL ESTATUTO.
DEROGACIÓN.
ARTÍCULO 232.
Deróguense el Título 42 del Libro IV del Código Civil, y las disposiciones que lo han adicionado o subrogado, relativas a las materias reguladas por el presente estatuto.
VIGENCIA.
ARTÍCULO 233.
Este ordenamiento rige desde su promulgación. Sin embargo, para la designación de Notarios para el periodo que comenzó el 1o. de enero de 1970, los Tribunales Superiores formarán las listas del modo establecido en el artículo 161, con prescindencia de concurso, pero teniendo en cuenta lo requisitos señalados para cada categoría notarial en los artículos 152 a 154, así como lo estatuido sobre impedimentos prohibiciones e incompatibilidades en los Capítulos 2o. y 3o. del Título V, y de conformidad con lo que se dispondrá en Decreto extraordinario sobre Círculos Notariales, comprensión territorial, sede y categoría de ellos y número de Notarías, y los Gobernadores, Intendentes y Comisarios podrán hacer la designación en propiedad, siempre que el candidato reúna los requisitos propios del cargo.
Los Tribunales enviarán las listas al Gobernador, Intendente o Comisario respectivo antes del día 9 de julio de 1970, y estos harán la designación dentro de los cinco días siguientes al recibo de aquellas.
COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE.
Dado en Bogotá, D.E., a los 20 días del mes de junio de 1970.
CARLOS LLERAS RESTREPO.
EL MINISTRO DE JUSTICIA, FERNANDO HINESTROSA.
Índice alfabético.
Acción disciplinaria…………………………533
Aceptación o rechazo del cargo………………456
Acta de diligencia de apertura y transcripción del texto…………………………………………358
Acta notarial sobre testimonios relacionados con hechos jurídicos……………………………..404
Actos absolutamente nulos………………….253
Actos sujetos a la solemnidad de la escritura pública………………………………………204
Análisis y evaluación del concurso………….485
Apertura del testamento cerrado…………….351
Apreciación de pruebas………………………532
Artículo 1……………………………………..41
Artículo 2……………………………………..50
Artículo 3……………………………………..54
Artículo 5……………………………………183
Artículo 6……………………………………186
Artículo 7……………………………………192
Artículo 8……………………………………193
Artículo 9……………………………………195
Artículo 10…………………………………..197
Artículo 11…………………………………..202
Artículo 12…………………………………..204
Artículo 13…………………………………..225
Artículo 14…………………………………..227
Artículo 15…………………………………..230
Artículo 16…………………………………..247
Artículo 17…………………………………..248
Artículo 18…………………………………..248
Artículo 19…………………………………..252
Artículo 20…………………………………..252
Artículo 21…………………………………..253
Artículo 22…………………………………..256
Artículo 23…………………………………..257
Artículo 24…………………………………..258
Artículo 25…………………………………..262
Artículo 26…………………………………..265
Artículo 27…………………………………..268
Artículo 28…………………………………..269
Artículo 29…………………………………..272
Artículo 30…………………………………..273
Artículo 31…………………………………..274
Artículo 32…………………………………..279
Artículo 33…………………………………..281
Artículo 34…………………………………..285
Artículo 35…………………………………..287
Artículo 36…………………………………..289
Artículo 37…………………………………..290
Artículo 38…………………………………..291
Artículo 39…………………………………..292
Artículo 40…………………………………..294
Artículo 41…………………………………..297
Artículo 42…………………………………..298
Artículo 43…………………………………..298
Artículo 44…………………………………..322
Artículo 45…………………………………..324
Artículo 46…………………………………..326
Artículo 47…………………………………..327
Artículo 48…………………………………..329
Artículo 49…………………………………..331
Artículo 50…………………………………..332
Artículo 51…………………………………..334
Artículo 52…………………………………..342
Artículo 53…………………………………..343
Artículo 54…………………………………..344
Artículo 55…………………………………..344
Artículo 56…………………………………..344
Artículo 57…………………………………..347
Artículo 58…………………………………..348
Artículo 59…………………………………..348
Artículo 60…………………………………..351
Artículo 61…………………………………..353
Artículo 62…………………………………..356
Artículo 63…………………………………..358
Artículo 64…………………………………..358
Artículo 65…………………………………..359
Artículo 66…………………………………..360
Artículo 67…………………………………..361
Artículo 68…………………………………..362
Artículo 69…………………………………..366
Artículo 70…………………………………..367
Artículo 71…………………………………..369
Artículo 72…………………………………..371
Artículo 73…………………………………..372
Artículo 74…………………………………..376
Artículo 75…………………………………..378
Artículo 76…………………………………..379
Artículo 77…………………………………..380
Artículo 78…………………………………..380
Artículo 79…………………………………..382
Artículo 80…………………………………..387
Artículo 81…………………………………..392
Artículo 82…………………………………..394
Artículo 83…………………………………..396
Artículo 84…………………………………..396
Artículo 85…………………………………..397
Artículo 86…………………………………..397
Artículo 87…………………………………..398
Artículo 88…………………………………..398
Artículo 89…………………………………..399
Artículo 90…………………………………..400
Artículo 91…………………………………..400
Artículo 92…………………………………..401
Artículo 93…………………………………..402
Artículo 94…………………………………..402
Artículo 95…………………………………..403
Artículo 96…………………………………..404
Artículo 97…………………………………..405
Artículo 98…………………………………..406
Artículo 99…………………………………..406
Artículo 100. ………………………………..410
Artículo 101…………………………………412
Artículo 102…………………………………415
Artículo 103…………………………………416
Artículo 104…………………………………418
Artículo 105…………………………………………..420
Artículo 106…………………………………421
Artículo 107…………………………………422
Artículo 108…………………………………423
Artículo 109…………………………………424
Artículo 110…………………………………424
Artículo 111…………………………………425
Artículo 112…………………………………425
Artículo 113…………………………………425
Artículo 114…………………………………432
Artículo 115…………………………………433
Artículo 116…………………………………434
Artículo 117…………………………………435
Artículo 118…………………………………436
Artículo 119…………………………………436
Artículo 120…………………………………437
Artículo 121…………………………………439
Artículo 122…………………………………439
Artículo 123…………………………………440
Artículo 124…………………………………441
Artículo 125…………………………………441
Artículo 126…………………………………442
Artículo 127…………………………………442
Artículo 128…………………………………443
Artículo 129…………………………………443
Artículo 130…………………………………444
Artículo 131…………………………………444
Artículo 132…………………………………445
Artículo 133…………………………………445
Artículo 134…………………………………448
Artículo 135…………………………………449
Artículo 136…………………………………450
Artículo 137…………………………………451
Artículo 138…………………………………455
Artículo 139…………………………………456
Artículo 140…………………………………456
Artículo 141…………………………………458
Artículo 142…………………………………460
Artículo 143…………………………………460
Artículo 144…………………………………461
Artículo 145…………………………………462
Artículo 146…………………………………463
Artículo 147…………………………………470
Artículo 148…………………………………471
Artículo 149…………………………………472
Artículo 151…………………………………474
Artículo 152…………………………………474
Artículo 153…………………………………475
Artículo 154…………………………………476
Artículo 155…………………………………476
Artículo 156…………………………………477
Artículo 157…………………………………477
Artículo 158…………………………………478
Artículo 159…………………………………481
Artículo 160…………………………………481
Artículo 161…………………………………482
Artículo 162…………………………………484
Artículo 163…………………………………485
Artículo 164…………………………………487
Artículo 165…………………………………491
Artículo 166…………………………………492
Artículo 167…………………………………492
Artículo 168…………………………………494
Artículo 169…………………………………494
Artículo 170…………………………………495
Artículo 171…………………………………495
Artículo 172…………………………………495
Artículo 173…………………………………495
Artículo 174…………………………………496
Artículo 175…………………………………496
Artículo 176…………………………………497
Artículo 177…………………………………497
Artículo 178…………………………………498
Artículo 179…………………………………500
Artículo 180…………………………………502
Artículo 181…………………………………504
Artículo 182…………………………………504
Artículo 183…………………………………505
Artículo 184…………………………………505
Artículo 185………………………………….506
Artículo 186…………………………………507
Artículo 187…………………………………507
Artículo 188…………………………………508
Artículo 189…………………………………513
Artículo 190…………………………………514
Artículo 191…………………………………515
Artículo 192…………………………………517
Artículo 193…………………………………517
Artículo 194…………………………………517
Artículo 195…………………………………518
Artículo 196…………………………………523
Artículo 197…………………………………523
Artículo 198…………………………………523
Artículo 199…………………………………527
Artículo 200…………………………………529
Artículo 201…………………………………529
Artículo 202…………………………………530
Artículo 203…………………………………531
Artículo 204…………………………………531
Artículo 205…………………………………532
Artículo 206…………………………………533
Artículo 207…………………………………533
Artículo 208…………………………………535
Artículo 209………………………………….535
Artículo 210…………………………………536
Artículo 211…………………………………536
Artículo 212…………………………………536
Artículo 213…………………………………539
Artículo 214…………………………………539
Artículo 215…………………………………539
Artículo 216…………………………………541
Artículo 217…………………………………541
Artículo 218…………………………………541
Artículo 219…………………………………543
Artículo 220…………………………………544
Artículo 221…………………………………544
Artículo 222…………………………………544
Artículo 223…………………………………545
Artículo 224…………………………………545
Artículo 225…………………………………545
Artículo 226…………………………………546
Artículo 227…………………………………549
Artículo 228…………………………………550
Artículo 229…………………………………551
Artículo 230…………………………………551
Artículo 231…………………………………552
Artículo 232…………………………………552
Artículo 233…………………………………552
Asunción del cargo………………………….460
Autenticación de copias……………………..376
Autenticación y reconocimiento…………….380
Autenticidad por medio de fotografía……….379
Autonomía del notario………………………193
Bases del concurso…………………………..491
Cambio de categoría…………………………444
Cancelación de escritura pública…………….324
Cancelación de gravámenes o limitaciones….331
Cancelación de hipotecas……………………332
Cancelación judicial…………………………327
Cancelación por los sucesores del crédito……334
Cancelación voluntaria………………………326
Cantidades y referencias numéricas…………252
Capacitación para notarios…………………..541
Carácter supletorio…………………………..551
Carrera notarial………………………………487
Carrera o servicio……………………………462
Causales de pérdida del cargo……………….461
Certificado de cancelación…………………..343
Cesión de créditos……………………………394
Círculos de notaría…………………………..439
Colegio de notarios………………………….515
Comparecencia de testigos y notario al momento del otorgamiento y al momento de la apertura del testamento cerrado…………………………..359
Compareciente absolutamente incapaz………369
Competencia para conocer de los asuntos disciplinarios………………………………..535
Componentes del libro de relación…………..424
Comprobantes fiscales agregados a la escritura pública………………………………………322
Conclusión de la escritura pública……………291
Concurso para ascenso………………………494
Confirmación de cargo y posesión…………..458
Conservación del libro de protocolo…………………………………….423
Consignación de dos actos o contratos en la misma escritura pública……………………..544
Constancia de expedición de copias………………………………………..398
Constancia respecto del estado del sobre y comparecencia de los testigos……………….356
Consulta de los archivos……………………..432
Contenido de las certificaciones de cancelación………………………………….344
Contratos de compraventa en que concurra el ICT…………………………………………..546
Contratos de tracto sucesivo…………………544
Control sobre la regularidad formal del instrumento………………………………….294
Copia sustitutiva…………………………….392
Copias parciales……………………………..396
Copias que prestan mérito ejecutivo…………387
Corrección de errores antes de la firma………412
Corrección de errores después de la firma……415
Corrección de errores en los títulos antecedentes…………………………………418
Creación de notarias dentro de un mismo círculo de notaría……………………………………441
Creación de un nuevo círculo de notaría……..442
Cuerpo consultivo……………………………517
Custodia y conservación de los archivos…….425
Datos personales de los comparecientes…….262
Derechos especiales…………………………544
Derechos notariales en contratos de mutuo y de garantía………………………………………545
Derechos notariales para actos y contratos bilaterales……………………………………545
Derechos notariales para actos y contratos unilaterales…………………………………..545
Derechos notariales y contratación administrativa……………………………….550
Derechos notariales y varios interesados…….549
Derechos notariales………………………….552
Derogación………………………………….552
Designación de notarios……………………..482
Designación y retiro forzoso…………………451
Destino de los certificados…………………..400
Destitución…………………………………..531
Determinación de la categoría del círculo de notaría……………………………………….440
Determinación de la cuantía…………………543
Diligencia de reconocimiento de documento privado………………………………………362
Duración del encargo………………………..474
Edad de los otorgantes……………………….265
Efecto sobre el documento protocolizado……347
Efectos del reconocimiento………………….371
Ejercicio de la docencia y actos de administración………………………………202
Ejercicio de las funciones en horas extraordinarias………………………………481
Entrega del archivo notarial…………………435
Entrega del archivo por traslado al archivo oficial o cambio de notario………………………….434
Envío al archivo oficial………………………433
Errores aritméticos y numéricos……………..416
Errores en las copias y su corrección…………397
Escrituras públicas nulas…………………….406
Estabilidad en el cargo………………………470
Estatutos y reglamentos internos…………….517
Estimación del valor…………………………285
Etapas del perfeccionamiento de la escritura pública………………………………………227
Expedición de certificaciones……………….399
Expedición de copias totales y parciales…….382
Extinción de las obligaciones………………..329
Faltas absolutas………………………………514
Faltas disciplinarias…………………………523
Firma al ruego……………………………….292
Forma de agrupar el círculo de notaría………443
Formas de las cancelaciones…………………342
Función de acomodamiento del acto a las normas jurídicas y al tipo contractual………………..248
Función de redacción y control de legalidad del acto………………………………………….186
Funciones de los notarios……………………..54
Horas de despacho público…………………..478
Identificación de comparecientes……………258
Identificación de inmuebles…………………274
Idioma castellano……………………………247
Incompatibilidad para autorizar sus propios actos y el de sus parientes………………………….477
Incompatibilidad y competencia territorial……50
Incompatibilidades………………………….197
Indemnización………………………………523
Índice del libro de relación…………………..425
Inexistencia………………………………….410
Inhabilidad para ocupar el cargo de notario….445
Inhabilidad para ser notario en razón del parentesco……………………………………449
Inhabilidad por cargo público……………….448
Inhabilidades para desempeñar en un mismo circulo notarial en razón del parentesco……..450
Inscripción de aspirantes…………………….484
Inscripción del acto………………………….290
Inspección y vigilancia………………………517
Insubsistencia……………………………….455
Irregularidades imputables al notario………..523
Irregularidades………………………………536
Lectura de la escritura pública……………….287
Lectura del testamento………………………358
Lectura para discapacitados…………………289
Libro de actas de visita………………………425
Libro de protocolo……………………………422
Libro de relación…………………………….256
Libro de relación…………………………….424
Libros………………………………………..421
Licencias…………………………………….508
Limitaciones del dominio……………………281
Medios de expedición de copias……………..396
Medios de la vigilancia notarial……………..536
Medios físicos, digitales o electrónicos………248
Multas……………………………………….529
Necesidad de remplazo para dejar el cargo…..473
No aceptación al concurso…………………..492
Nombramiento………………………………441
Nota de cancelación y expedición de copias………………………………………..344
Nota de referencia para escritura pública en custodia de otro notario………………………402
Notaria interina o por encargo……………….507
Notario en propiedad…………………………463
Notario encargado……………………………474
Notarios interinos……………………………471
Notas de referencia y cancelaciones…………402
Notas de referencias…………………………401
Notas en la expedición de las copias…………397
Notificación de la resolución………………..539
Numeración de orden………………………..257
Objeto de la escritura pública………………..230
Objeto de la vigilancia……………………….536
Obligaciones por pertenecer a la carrera notarial………………………………………498
Obtención del promedio……………………..444
Oposición a la apertura………………………361
Orden numérico……………………………..439
Otras causales……………………………….506
Otras certificaciones…………………………400
Papel autorizado para la extensión de la escritura pública………………………………………252
Pérdida de un concurso………………………492
Perfeccionamiento de la escritura pública……225
Período de los notarios……………………….502
Permanencia en el cargo de los interinos…….472
Postulaciones y designaciones………………496
Prescripción de la acción disciplinaria………533
Presentación de los documentos fiscales…….298
Primera copia………………………………………..398
Procedencia del concurso……………………494
Procedimiento de autenticación……………..378
Procedimiento de entrega del archivo……….436
Procedimiento disciplinario…………………539
Proceso disciplinario…………………………529
Protocolización testamento cerrado…………360
Protocolización………………………………344
Prueba de la calidad de abogado……………..456
Reconocimiento de firmas…………………..372
Reconocimiento por personas ciegas………..367
Reconocimiento por testigo rogado…………366
Reconstrucción de escritura pública perdida o destruida…………………………………….420
Recurso de reposición y de apelación………..539
Redacción de la declaraciones de los otorgantes……………………………………273
Reelección…………………………………..504
Registro previo a la protocolización…………348
Representación………………………………269
Requisitos adicionales para ser notario en círculo de primera categoría…………………………475
Requisitos adicionales para ser notario en círculo de segunda categoría…………………………476
Requisitos adicionales para ser notario en círculo de tercera categoría………………………….476
Requisitos para ser notario…………………..445
Residencia en la cabecera del círculo de notaría……………………………………….477
Resolución en firme…………………………541
Responsabilidad civil………………………..518
Responsabilidad en la forma…………………195
Retiro forzoso……………………………….504
Retiro temporal del notario………………….436
Retribución del notario y obligatoriedad del servicio………………………………………183
Sanciones disciplinarias……………………..531
Sanciones……………………………………527
Separación del ejercicio del cargo……………460
Servicio del derecho y conciliación………….192
Servicios notariales………………………….551
Situación jurídica del inmueble respecto a la sociedad conyugal……………………………268
Solicitud y anexos para apertura de testamento……………………………………353
Supervivencia……………………………….380
Supresión de notaría…………………………442
Suspensión en el cargo………………………530
Suspensión en el ejercicio del cargo…………437
Tarifa de los derechos notariales…………….541
Testamento cerrado y su custodia……………348
Testigos instrumentales………………………272
Testimonio escrito del notario……………….403
Título de adquisición…………………………279
Ubicación de oficinas………………………..481
Unidad formal del instrumento………………297
Vacantes……………………………………..495
Vigencia……………………………………..552
Vigilancia……………………………………535
Bibliografía.
Código Civil.
Código de Comercio.
Código General del Proceso.
Giraldo John, Derecho Notarial y Registral Colombiano, Librería ediciones del profesional LTDA, Colombia, 2012.
González Gonzalo, Notaripedia, la enciclopedia notarial Tomo I, Editorial Zapata, Colombia, 2022.
González Gonzalo, Notaripedia, la enciclopedia notarial Tomo II, Editorial Zapata, Colombia, 2022.
Márquez Álvaro, Responsabilidad Penal del Notario, Ediciones ciencia y derecho, Colombia, 2019.
Martínez Leovedis, Competencias Notariales, Personas y Familia Tomo I, Ediciones Doctrina y Ley, Colombia, 2017.
Martínez Leovedis, Insolvencia de la persona natural no comerciante, Mar Mar ediciones, Colombia, 2020.
Tobón Julia, Procedimientos en sede notarial, Señal editorial, Colombia, 2006.
Úsuga Ocaris y Úsuga Adriana, Estudios de derecho Notarial Segunda edición, Librería Jurídica Sánchez R LTDA, Colombia, 2011.
Úsuga Ocaris, Estatuto del Notariado Colombiano, UCNC, Colombia, 2016.
Vargas Nicolas, Procedimiento Notarial y Registral, Leyer, Colombia, 2014.
-
Notaripedia la enciclopedia Notarial Tomo I. pág. 828. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 7. ↑
-
Estatuto del Notariado. Pág. 14. ↑
-
Incompatibilidades, incumbencias, Responsabilidades de la función notarial. Pág. 3. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 47. ↑
-
Competencias Notariales persona y familia. Pag 37. ↑
-
Competencias Notariales Persona y familia. Pag 38. ↑
-
Competencia Notariales, persona y familia. Pág. 39. ↑
-
Estudios de Derecho Notarial. Pág. 92. ↑
-
Estudios de Derecho Notarial. Pág. 94. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Pág. 175. ↑
-
Competencias Notariales. Personas y Familia. Pág. 181. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Pág. 295. ↑
-
Procedimientos en sede Notarial. Pág. 79. ↑
-
Procedimientos en sede Notarial. Págs. 82 y 83. ↑
-
Procedimientos en sede Notarial. Pág. 93. ↑
-
Procedimientos en sede Notarial. pág. 133. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Pág. 213. ↑
-
Competencias Notariales, Persona y familia. Pág. 227. ↑
-
Competencias Notariales, persona y familia. Pág. 234. ↑
-
Competencias Notariales, persona y familia. Pág. 235. ↑
-
Procedimientos en sede Notarial. Págs. 97 y 98. ↑
-
Competencias Notariales, persona y familia. Pág. 250. ↑
-
Procedimientos en sede notarial. Pág. 45 y 46. ↑
-
Procedimientos en sede notarial. Pág. 128. ↑
-
Procedimientos en sede notarial. Pág. 130. ↑
-
Notaripedia la enciclopedia Notarial Tomo I. Pág. 358. ↑
-
Insolvencia de la persona natural no comerciante. Pág. 31. ↑
-
Insolvencia de la persona natural no comerciante. Pág. 33. ↑
-
Insolvencia de la persona natural no comerciante. Pág. 33. ↑
-
Insolvencia de la persona natural no comerciante. Págs. 47, 48 y 49. ↑
-
Insolvencia de la persona natural no comerciante. Págs. 68 y 69. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Pág. 189. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Pág. 192. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Pág. 207. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Pág. 209. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Pág. 210. ↑
-
Notaripedia, La enciclopedia Notarial Tomo I. pág. 285. ↑
-
Notaripedia, La enciclopedia Notarial Tomo I. pág. 286. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 386. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 387 y 388. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Pág. 273 y 274. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Pág. 277. ↑
-
Notaripedia, la enciclopedia Notarial Tomo I. págs. 638 y 629. ↑
-
Competencias Notariales, personas y familia. Pág. 331. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Pág. 342. ↑
-
Notaripedia, la enciclopedia Notarial Tomo I. pág. 923. ↑
-
Competencias Notariales Personas y Familia. Pág. 354. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Pág. 386. ↑
-
Notaripedia, la enciclopedia Notarial Tomo II. Pág. 294. ↑
-
Estudios de Derecho Notarial. Págs.111 y 112. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Pág. 44. ↑
-
Competencias Notariales, persona y familia. Pág. 41. ↑
-
Estatuto del Notariado Colombiano. Pág. 110 ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 48. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral, págs. 75 y 76. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. págs. 81 y 82. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 104. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 106. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Págs. 110 y 114. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Págs. 122 y 127. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Págs. 132 y 133. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 337. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 343. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 345 ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 387. ↑
-
Procedimientos en sede Notarial. Pág. 25. ↑
-
Procedimiento en sede Notarial. Pág. 81. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 20. ↑
-
Notaripedia, la enciclopedia Notarial Tomo I. pág. 793. ↑
-
Notaripedia la enciclopedia Notarial Tomo I. Pag 880. ↑
-
Notaripedia la enciclopedia Notarial Tomo I. Pag 880. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 22. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Págs. 22 y 23. ↑
-
Estatuto del Notariado Colombiano. Pág. 385. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Pág. 252. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Pág. 260. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 412. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 413. ↑
-
Notaripedia, La enciclopedia Notarial Tomo I. pág. 133. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 25. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 384. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 387. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Pág. 282. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 390. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Pág. 286. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Págs. 280 y 281. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Págs. 284 y 285. ↑
-
Competencias Notariales, Personas y Familia. Pág. 285. ↑
-
Notaripedia la enciclopedia Notarial Tomo I. pág. 795. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 29 y 30. ↑
-
Notaripedia, La enciclopedia Notarial Tomo I. pág. 168. ↑
-
Notaripedia, la enciclopedia Notarial Tomo I. págs. 730 y 731. ↑
-
Notaripedia, la enciclopedia Notarial Tomo I. Pág. 848 y 849 ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 31. ↑
-
Notaripedia, la enciclopedia Notarial Tomo II. Págs. 250 y 251. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 35. ↑
-
Estatuto del Notariado Colombiano. Pág. 571. ↑
-
Estatuto del Notariado Colombiano. Pág. 571. ↑
-
Estatuto del Notariado Colombiano. Pág. 571. ↑
-
Estatuto del Notariado Colombiano. Pág. 572. ↑
-
Estatuto del Notariado Colombiano. Pág. 572. ↑
-
Estatuto del Notariado Colombiano. Pág. 573. ↑
-
Estatuto del Notariado Colombiano. Pág. 573. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 43. ↑
-
Notaripedia, La enciclopedia Notarial Tomo I. pág. 288. ↑
-
Notaripedia, la enciclopedia Notarial Tomo II. Págs. 92 y 93. ↑
-
Responsabilidad Penal en Notarios. Págs. 29 y 30. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Págs. 53 y 54. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 54. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 54. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 54. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Pág. 96 y 97. ↑
-
Procedimiento Notarial y Registral. Págs. 191, 192 y 193. ↑